Análisis de los Puestos de

Trabajo

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Análisis de los Puestos de Trabajo

El análisis de los puestos de trabajo es una herramienta básica

y clásica en la Gestión del Factor Humano. En los Estados
Unidos de América se comenzó a emplear en 1909 en las
Oficinas Municipales de Chicago y se aplicó posteriormente en
1912 en la Compañía Edison. Lo podríamos definir como el
proceso de determinar mediante observación y estudio, los
elementos componentes de un trabajo concreto: la
responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales
que el mismos requiere, los esfuerzos y los riesgos que
comporta y las condiciones ambientales en las que se
desenvuelve.

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En sus comienzos, surgieron confusiones sobre este término, a
causa de un término análogo: "Análisis del Trabajo", usado por
los estudios de los Métodos y Tiempos para determinar los
procedimientos de trabajo y los tiempos asignados para su
ejecución.

El análisis de los puestos de

trabajo pretende estudiar el
trabajo a fin de mejorarlo y
por éste motivo, tiene
necesariamente que derivar
en un estudio analítico de las
tareas que constituyen el
puesto.
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Antes de entrar en materia de conceptos, resulta conveniente realizar una serie
de reflexiones relacionadas todas ellas con la figura del puesto de trabajo, a partir
de la bibliografía consultada:
Respecto a su procedencia podemos afirmar que el análisis de los puestos de
trabajo nace y se desarrolla en el ámbito de la teoría y de las técnicas de la
Organización Científica del Trabajo. Esta escuela del pensamiento
organizativo propugna la racionalización del centro de trabajo como vía
principal para la maximización del rendimiento de los trabajadores. El núcleo
de esta corriente estaba constituido por el estudio organizado del trabajo,
posterior análisis hasta conseguir reducirlo a sus elementos más simples y la
mejora sistemática del rendimiento del trabajador con relación a cada uno de
estos elementos.

El análisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en

que no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo,
sino al puesto en sí. Aparece entonces el peligro que acecha a todo analista
de puestos: perder la orientación y concentrarse en el titular del puesto de
trabajo en lugar de hacerlo en el propio puesto. Esta circunstancia también
está presente en el proceso de valoración de los puestos de trabajo.
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Los puestos, curiosamente, son considerados como una posesión personal por parte
de sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente en la
interpretación de las percepciones individuales induce a los empleados a considerar
este proceso como una intromisión territorial molesta.

El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las
organizaciones. Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un
individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo.

El puesto de trabajo es el principal nexo de unión entre los empleados y la

organización. Efectivamente, este vínculo permite a los individuos realizar
aportaciones para con su organización, al tiempo que les permite recibir las
recompensas pertinentes. Estas recompensas pueden ser intrínsecas (satisfacción
respecto al trabajo realizado, sentimientos de logro, etc.) y extrínsecas (promociones
y remuneraciones principalmente). Hágase constar en este momento que la
remuneración continúa ocupando un lugar ciertamente privilegiado entre los
instrumentos de motivación de que disponen las organizaciones, y que es
precisamente el puesto de trabajo ocupado uno de los principales determinantes del
montante económico recibido por tal concepto.

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Las organizaciones pueden ser entendidas como conjuntos de personas que
desempeñan puestos de trabajo o como conjuntos de puestos de trabajo que son
ocupados por personas. En consecuencia el tándem persona-puesto de trabajo es
el que caracteriza a una organización de forma similar a como el tándem producto-
mercado caracteriza la estrategia desplegada.

Resulta oportuno aclarar en este momento que no siempre existe equivalencia entre
el número de empleados de una organización y el número de puestos de trabajo
distintos que dicha organización contempla. Con frecuencia suele ocurrir que
diversas personas ocupan puestos de idéntico contenido, luego, generalmente el
número de puestos de trabajo es inferior al de miembros de la compañía. No
obstante, también pueden observarse situaciones contrarias cuando una
determinada firma convive con la figura del puesto vacante. En este caso existe el
puesto, pero no la persona que ha de ocuparlo. Esta circunstancia normalmente
tiene carácter coyuntural; no estructural. Las posibles combinaciones resultado de
cruzar la existencia/inexistencia de empleados y puestos de trabajo pueden ser
observadas en el gráfico

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Puesto SI Personal Si Puesto No Personal Si

Puesto SI Personal No Puesto No Personal No

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Normalmente este proceso es acometido en tres típicas ocasiones: una
primera cuando la organización nace y se enfrenta a la necesidad de
sistematizar su flujo de trabajo; en segundo lugar, cuando es creado un nuevo
puesto de trabajo; y, en tercer lugar, cuando un puesto, a consecuencia de la
implantación de nuevos métodos, procedimientos o tecnología, es alterado en
su contenido significativamente.
Como última de las reflexiones apuntadas debemos señalar que la figura del
puesto de trabajo es el principal referente de la gestión de carreras. Por tanto,
los individuos y las organizaciones evaluarán esta faceta a partir de la relación
de puestos de trabajo desempeñados durante el historial profesional de los
empleados.

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Los términos “Análisis de puestos de trabajo”, “Descripción de puestos de
trabajo” y “Especificaciones o requisitos del puesto de trabajo” son
habitualmente utilizados indistintamente; por lo que conviene establecer, al
menos de forma teórica, una diferenciación conceptual:
.• Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtención de
información acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y
condiciones que los rodean.
• Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la
información obtenida por medio del análisis, quedando reflejada
de este modo, el contenido del puesto así como las
responsabilidades y deberes inherentes al mismo.
• Especificaciones del puesto de trabajo: esta relacionado con
los requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un
cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios,
experiencia, características personales, etc. Estos requisitos
emanan de forma directa del análisis y descripción del puesto.
Mediante esta información se elaboraría el perfil profesiográfico.

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El Profesiograma:
El Profesiograma debe contener las seis rúbricas siguientes:
1. La identificación del puesto: Denominación, lugar, número de personas que ejercen el
mismo cargo.
2. El objetivo del puesto: La situación dentro del organigrama.
3. Las responsabilidades del puesto: Competencia, Atribuciones, Funciones
4. Las relaciones: relaciones en el seno de un equipo, contactos, influencias, interna y
externa, intercambio de información.
5. Las condiciones físicas de trabajo: descripción, naturaleza del esfuerzo físico, riesgos
posibles, exigencias mentales (concentración, reflexión, coordinación, juicio,
discernimiento, etc.), complejidad del razonamiento requerido.
6. Requerimientos para ocupar el puesto: Condiciones mínimas que posee el ocupante
real del puesto, incluye:
Estudios: Nivel mínimo y la especialidad de los estudios formales requeridos, para un
puesto específico.
Cursos de especialización: Se especificaran aquellos cursos o actividades
complementarias que proveen conocimientos particulares especializados que son
necesarios para el puesto.
Experiencia previa y entrenamiento: Se indicará el tiempo mínimo de trabajo como
para una persona de características medias y con el nivel de estudios ya descrito,.

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El Profesiograma:
El Profesiograma debe considerar los siguientes aspectos:

•Nombre del cargo u ocupación

•Dirección de trabajo
•Objetivos
•Responsabilidades
•Relaciones con otros puestos
•Calificación técnica
•Nivel de escolaridad requerido
•Habilidades y conocimientos requeridos
•Cualidades Físicas
•Sexo
•Características personológicas
necesarias.

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Es importante, también, aclarar la diferencia existente entre ciertos términos
comúnmente utilizados en el Análisis y descripción de puestos de trabajo:

•Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo.

•Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto.
•Función: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un área
definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una relación de proximidad física o
técnica.
•Obligación: se le denomina así a las diversas compromisos que puede
desarrollar una persona en una organización.
•Puesto: Se trata de una o mas funciones que se organizan constituyendo una
nueva unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la
organización. También puede definirse como “una unidad de organización que
conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y
distinto de los otros”.
•Ocupación: Clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes
organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí. Este término está
relacionado con la calificación profesional de los individuos, que le capacita para el
desempeño de determinados puestos de trabajo.
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El análisis y descripción de puestos de trabajo es una herramienta básica
para toda la Gestión de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos
de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga
laboral y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los
calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización.

En la descripción se detallan:

• “Que hacen” los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que

ejecutan en el desempeño del puesto.
• “Como lo hacen”: Recursos que utilizan, métodos que emplean,
manera como ejecutan cada tarea.
• “Para qué lo hacen”: Objetivos que pretenden conseguir, propósito de
cada tarea.
Junto a esto se han de especificar los requisitos y cualificaciones
necesarias para que el trabajador realice las tareas con una cierta
garantía de éxito.

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Análisis, diseño y
descripción de puestos

Requisitos y Contenido Condiciones

Responsabilidades Del puesto De trabajo

¿Cómo lo ¿Por qué

¿Qué hace?
hace? lo hace?

Profesiograma
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Objetivos
1. Proporcionar datos reales, definidos y sistemáticos para determinar
el valor relativo de los puestos.
2. Proporcionar una base equitativa para la administración de sueldos
y salarios dentro de una compañía.
3. Proporcionar datos para establecer una estructura de salarios
comparables a las de otras compañías, concurrentes al mismo
mercado de mano de obra.
4. Permitir a la administración medir y controlar con mayor precisión
sus costos de personal.
5. Servir de base para los convenios colectivos y negociaciones con
los sindicatos.

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Objetivos
6. Proporcionar una estructura para la revisión periódica de sueldos y
salarios.
7. Crear principios claros y técnicos imparciales que permitan al cuerpo
de mando, un tratamiento más objetivo de los salarios.
8. Ayudar a la colocación, selección,
ascenso, transferencia y capacitación del
personal.
9. Aclarar funciones, autoridad y
responsabilidad, lo que a su vez ayuda
en la simplificación del trabajo y
eliminación de operaciones duplicadas.
10. Reducir quejas y rotación del personal,
aumentando así la moral del mismo y
mejorando las relaciones entre empresa y
empleado/a.
11. Poder llegar a la valoración de los
mismos.
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¿Cuándo se debe aplicar?
1. Cuando no se tienen soportes para las gestión del factor humano:
Inventarios de puestos, Profesiogramas, Distribución por categorías,
Poderes, Coherencias de los pluses, etc.
2. Cuando la organización ha dado pasos importantes: cambios de
dimensión, fusiones, expedientes de regulación, etc.

3. Cuando existen conflictos de

índole organizativa.
4. Cuando se han hecho
converger varias normas o
mandatos sin una oportuna
integración.
5. Cuando el nivel de
insatisfacción está
generalizado..

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¿Cuándo se puede aplicar?
1. Cuando exista una aceptación casi general del resultado.
2. Cuando se han tomado garantías sobre la validez y fiabilidad del los
estudios.
3. Cuando va a aportar orden, estructuración, concreción y racionalidad.
4. Cuando los resultados y sus repercusiones en los costes pueden ser
soportables y se puedan rentabilizar.
5. Cuando exista una expectativa razonable de mejora del clima laboral.

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Metodología
En cuanto a la metodología frecuentemente empleada en esta fase de
recogida y sistematización de datos, se combinan distintas técnicas:
• Cuestionario.
• Entrevista en el puesto de trabajo.
• Entrevista en grupo/Técnica de Grupo.
• Entrevista con mandos y directivos.

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Metodología

• Para el análisis de puestos se aplicarán unas u otras en función del

puesto de trabajo estudiado en ese momento.
• En cualquier caso la redacción de las descripciones se realizará tras
haber consultado con el/la empleado/a que ocupe un puesto y su jefe
inmediato.
• Una vez redactada será presentada de nuevo a empleado y jefe para
que efectúen las precisiones que consideren oportunas y elaborar la
descripción final.
• La recogida de información, en esta fase, será ascendente, es decir, el
inicio se llevará a cabo partiendo de los puestos de menos nivel.
Igualmente, se partirá de una Área concreta, abordando las demás
sucesivamente.
• Al final de esta fase del análisis de puestos se contará con un Catálogo
de Puestos de Trabajo actualizado y suficiente para ser empleado para
las funciones de gestión de recursos humanos.
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¿Cómo se realiza un Programa de Análisis de Puesto?
Fase de Programación
Definición y Planificación del Programa

Selección y Formación
Elección de Factores
Equipo de Valuación

Identificación de
Los puestos

Selección de las muestras

Fase Analítica
Análisis de Contenidos de los Puestos

Fase Valorativa

Valoración de Puestos Ordenamiento Deseado

Calculo de Ponderación de Factores

Fase de Ordenación
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Desarrollo de la Estructura de Niveles
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Desarrollo de las Fases:
1. El Método más eficaz son los cuestionarios, complementado con
entrevistas personales.
1.- Fase de Programación

2. El equipo de analistas debe recibir una formación previa

especializada y poseer además un perfil de competencias
específico.
3. Se identificarán los puestos de mayor relevancia y
representatividad del colectivo, así como el total de la población
a estudiar.
4. Los factores más comunes que deben ser objeto de los análisis
serán los siguientes:
- Autonomía o supervisión operativa.
- Responsabilidad financiera, sobre personas y/o activos.
- Esfuerzo físico y mental.
- Formación. Conocimientos necesarios y capacidad profesional.
- Experiencia (en el puesto, en la profesión, en la empresa).
- Complejidad y comportamiento (orden, objetividad, iniciativas, etc.).
Dr. Juan José Talavera - Riesgos (quemaduras, fracturas, estrés, etc.). 22
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Desarrollo de las Fases:

Haremos un minucioso
2.- Fase Analítica

tratamiento de los datos

recogidos por los analistas y
referente a su:
• Confrontación;
• Depuración;
• Ordenación;
• Simplificación;
• Racionalización y
• Comprobación.

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Desarrollo de las Fases:
Elegiremos el Método de valoración, que normalmente será el de
Asignación de Puntos, aunque existen otros menos precisos como
son los de Jerarquización, Clasificación y Comparación de Factores.
3.- Fase Valorativa

Procedimiento básico de la metodología:

1º) Determinar la ponderación de los 2º) Asignación de puntos a cada factor.
Factores de Valoración. Ejemplo de Ejemplo: (Factor 1, "Supervisión Operativa").
Ponderación:

Autonomía o supervisión operativa. 15%

Responsabilidad financiera, sobre
personas y/o activos. 20%
Grado Tipos de supervisión Puntos
Esfuerzo físico y mental. . 5%
Formación. Conocimientos necesarios y A No supervisión 10
capacidad profesional. 20% B Hasta 3 personas 20
Experiencia (en el puesto, en la
profesión, en la empresa). C De 4 a 15 personas 40
10%
Complejidad y comportamiento (orden, D De 16 a 16 personas 60
objetividad, iniciativas, etc.). 20%
Riesgos (quemaduras, fracturas, estrés,
etc.). 10%
TotalTalavera
Dr. Juan José 100% 24
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Desarrollo de las Fases:

Esta fase permite:

4.- Fase de Ordenación

• La jerarquización de los puestos.

• La asignación de un valor numérico.
• La diferenciación.
• Conocer el "valor añadido" de cualquier tarea.
• Permite ordenar y conferir niveles.
• Permite ajustar la estructura retributiva.
• Permite equilibrar las dependencias jerárquicas
(autoridad/responsabilidad).

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Uso del A.P.T.: Análisis de los Puestos de Trabajo

Entre los objetivos o posibles usos del análisis y descripción de puestos de trabajo
cabe destacar los siguientes:

Reclutamiento: El análisis y descripción de puestos de trabajo

proporciona información sobre las características que debe poseer
el candidato/a a ocupar el puesto de trabajo y por tanto resulta de
utilidad a la hora de determinar las fuentes de reclutamiento, esto
es, aquellos lugares, centros, etc., donde es más probable que
encontremos suficiente número de personas que se ajustan a los
requisitos exigidos.

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Uso del A.P.T.: Análisis de los Puestos de Trabajo

Selección de Personal: El análisis y descripción de puestos de trabajo
proporciona datos suficientes para elaborar el perfil profesiográfico o
profesiograma en el que se especifican las características y requisitos tanto
profesionales como personales que debe cumplir el candidato para desarrollar de
forma adecuada las tareas y actividades propias del puesto.

Esta información guiará la elección de la batería de pruebas psicológicas que

se utilizará para medir las características aptitudinales y de personalidad que
buscamos. También servirá de guía para la entrevista de selección y para los
distintos procedimientos selectivos que se utilicen: dinámicas de grupo,
assesment center, etc.
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Uso del A.P.T.: Análisis de los Puestos de Trabajo

Formación: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el
puesto y los conocimientos, aptitudes y características que aporta el candidato,
podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la
necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las
carencias y potenciar los aspectos positivos. De esta forma, una vez detectada la
necesidad podremos diseñar e implementar los planes de formación más
adecuados.

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Uso del A.P.T.: Análisis de los Puestos de Trabajo

Evaluación del desempeño: Dado que la descripción de puestos nos indica las
tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que
ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta que punto la
persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto. Esto
cobra especial relevancia si se está utilizando un procedimiento de evaluación por
objetivos o por valores.

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Uso del A.P.T.: Análisis de los Puestos de Trabajo

Valoración de Puestos: El análisis y descripción de puestos de trabajo constituye

la herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valoración de
puestos a utilizar. Sin el análisis de puestos de trabajo no resultaría posible la
posterior realización de la valoración, procedimiento mediante el que se pretende
determinar el valor relativo de los distintos puestos que componen una
organización. Esto se hace de cara al establecimiento de sistemas retributivos más
justos y equitativos.

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Uso del A.P.T.: Análisis de los Puestos de Trabajo

Otras Finalidades en las que contribuye o participa:

•Administración de salarios
•Planes de carrera

•Seguridad e higiene del trabajo

•Mejora de la comunicación entre el

personal de la organización y otras.

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Ejemplo
Análisis de los Puestos de Trabajo

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