Sunteți pe pagina 1din 49

UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ

MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

APROBAT

PRIMAR

Ing. ILIE VIOREL

MANUALUL SISTEMULUI DE
MANAGEMENT INTEGRAT
COD : MSMI. PM – 04
editia 4, revizia 0

SR EN ISO 9001 : 2008


SR EN ISO 14001 : 2005
SR OHSAS 18001 : 2008

2
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

1..LISTA RESPONSABILILOR cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a


reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale:

Nr. Elemente privind


Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
crt. responsabilii/operaţiunea
0 1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Nelu Bobeica Auditor 04.05.2015
1.2 Avizat Nelu Bobeica RMSI 04.05.2015
1.3 Avizat Vieru Valentin Viceprimar 04.05.2015
1.4 Avizat Dirlau Marilena Secretar 04.05.2015
1.5 Avizat Berbece Lucian Administrator 04.05.2015
Public

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR /reviziilor si controlul modificarilor în cadrul procedurii operaţionale :

Nr. Ediţia/ Componenta Modalitatea Nume, prenume, semnatura Data


Crt Revizia/ revizuită reviziei aplicarii
. Data cap. /pagina -continutul Responsabilul Aprobat
modificarii reviziei
0 1 2 3 4 5 6
1 Ediţia 1 x x Nelu Bobeica 01.02.2012
Revizia 0 x x Nelu Bobeica 01.02.2012
2 Ediţia 2 x x Nelu Bobeica 15.03.2013
Revizia 0 x x Nelu Bobeica 15.03.2013
3 Ediţia 3 x x Nelu Bobeica 05.12.2013
Revizia 0 x x Nelu Bobeica 05.12.2013
4 Ediţia 4 x x Nelu Bobeica 04.05.2015
Revizia 0 x x Nelu Bobeica 04.05.2015

3
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

CUPRINS
DENUMIRE CAPITOL

1. Prezentarea organizaţiei
2. Documente de referinţă
3. Definiţii şi prescurtări
4. Sistemul de Management Integrat
4.1 Cerinţe generale
4.2 Cerinţe generale referitoare la documentaţie
4.2.1. Generalităţi
4.2.2. Manualul sistemului de management integrat
4.2.3. Controlul documentelor
4.2.4. Controlul înregistrărilor
5. Responsabilitatea Managementului
5.1 Angajamentul managementului
5.2 Orientarea către client
5.3 Politica managementului integrat
5.4 Planificare
5.4.1 Obiectivele SMI
5.4.2 Planificarea SMI
5.4.3 Obiective, programe de mediu şi SSO
5.5. Responsabilitate, autoritate şi comunicare
5.5.1 Responsabilitate şi autoritate
5.5.2 Reprezentantul managementului
5.5.3 Comunicarea internă
5.6 Analiza efectuată de management
5.6.1 Generalităţi
5.6.2 Date de intrare pentru analiză
5.6.3 Date de ieşire a analizei
6. Managementul resurselor
6.1 Punerea la dispoziţie a resurselor
6.2 Resurse umane
6.2.1 Generalităţi
6.2.2 Competenţa, instruire si conştientizare
6.3 Infrastructură
4
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

6.4 Mediul de lucru


7. Realizarea serviciului
7.1 Planificarea realizării serrviciului
7.2 Procese legate de clienţi. ofertare, contractare, comunicare
7.2.1 Identificarea cerinţelor referitoare la serviciu
7.2.2 Analiza cerinţelor referitoare la serviciu
7.2.3 Comunicarea cu clientul
7.3 Proiectare şi dezvoltare
7.4 Aprovizionarea
7.4.1 Procesul de aprovizionare
7.4.2 Informaţii referitoare la aprovizionare
7.4.3 Verificarea produsului aprovizionat
7.5. Furnizare de servicii
7.5.1 Controlul furnizarii serviciului
7.5.2 Validarea proceselor speciale si al furnizarii serviciului
7.5.3 Identificare şi trasabilitate
7.5.4 Proprietatea clientului
7.5.5 Păstrarea documente
7.6 Controlul echipamentelor de măsurarea şi monitorizare
7.7 Controlul operational
8. Măsurare, analiză şi îmbunătăţire
8.1 Generalităţi
8.2 Monitorizare şi măsurare
8.2.1 Satisfacţia clientului
8.2.2 Audit intern
8.2.3 Monitorizarea şi măsurarea proceselor
8.2.4 Monitorizarea şi măsurarea serviciului
8.2.5 Monitorizarea şi măsurarea performanţei
8.3 Controlul serviciului neconform
8.3.a) Neconformităţi, acţiuni corective, preventive în managementul mediului
8.3.b) Accidente, incidente, neconformităţi, acţiuni corective, preventive în SSO
8.3.c) Program pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns
8.4 Analiza datelor
8.5 Îmbunătăţire
8.5.1 Îmbunătăţire continuă
8.5.2 Acţiuni corective
8.5.3 Acţiuni preventive
ANEXE
Anexa 1 -Declaratia Primarului municipiului Moinesti
Anexa 2 -Organigrama Primarie Municipiu Moinesti
Anexa 3 - Harta proceslor SMI
Anexa 4 - Succesiunea proceselor SMI
Anexa 5 - Lista proceselor SMI

5
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

1.PREZENTAREA ORGANIZAŢIEI

1.1 CONSIDERAŢII GENERALE


Manualul descrie Sistemul de Management Integrat: calitate, mediu, sanatate si securitate ocupaţională
(SMI) adoptat de PRIMARIA MUNICIPIULUI MOINESTI in conformitate cu cerintele standardelor SR EN ISO
9001:2008, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008 pentru toate serviciile cuprinse in domeniul de
activitate declarat, in vederea realizarii urmatoarelor deziderate:
a) implementarea efectivă, in cadrul primariei, a standardelor şi principiilor privind managementul calităţii,
mediului , sănătăţii şi securităţii ocupaţionale pornind de la abordarea procesuală legată de îmbunătăţirea continua a
calităţii serviciilor si proceselor primariei, in vederea satisfacerii cerinţelor si asteptarilor cetatenilor.
b) respectarea reglementarilor legale.
c) asigurarea unor metode eficiente de monitorizare pentru cresterea eficientei practicilor activitatilor si
proceselor desfasurate;
d) asigurarea unei baze documentate pentru auditarea interna si externa a sistemului integrat de calitate,
mediu, sănătate şi securitate ocupaţională;
e) imbunatatirea continua a sistemului si mentinerea cerinţelor sale în conditiile schimbărilor de ordin
organizatoric, a nivelului tehnologic şi de calificare a personalului, schimbărilor de ordin legislativ sau de
reglementare;
f) demonstrarea conformităţii SMI implementat cu cerinţele impuse prin condiţii contractuale.
g) Cerintele impuse prin prezentul manual sunt complementare cerintelor pentru furnizarea serviciilor.
Abordare bazată pe procese
Sistemul de management integrat cuprinde o abordare bazată pe procese. Procesele reprezintă pentru
PRIMARIA MUNICIPIULUI MOINESTI, activităţi prin intermediul cărora datele de intrare sunt transformate în
date de ieşire. Identificarea, conducerea şi monitorizarea sistematică a proceselor din cadrul primariei, precum şi
interfeţele dintre acestea, reprezintă elementele principale ale abordării orientate pe procese fiind utilizată pentru
eficacitatea funcţionării sistemului integrat de management.
Generic, categoriile de procese întâlnite în primarie sunt prezentate mai jos.

6
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

PROCESE DE MANAGEMENT

INTRARI IESIRI PROCESE FURNIZARE SERVICII


CERINTE SATISFACTIE
CETATENI PROCESE SUPORT CETATENI

PROCESE DE MĂSURARE

Preambul la Politica referitoare la calitate ,mediu si securitate si sanatate ocupationala .


Primarul Municipiului Moinesti a fundamentat si documentat ,,Politica referitoare la calitate
,mediu si securitate si sanatate ocupationala”. Declaratia Primarului are ca fundament principiul
îmbunatatirii continue a performantelor, luând în considerare necesitatile tuturor partilor implicate:
cetateni, furnizori, angajati, institutii colaboratoare.
DECLARATIA PRIMARULUI MUNICIPIULUI MOINESTI PRIVIND POLITICA
REFERITOARE LA CALITATE, MEDIU, SANATATE SI SECURITATE OCUPATIONALA
Deviza noastra este:,,ADMINISTRATIA TREBUIE SA FIE A CETATENILOR - PENTRU CETATENI ! “

In scopul realizarii unei imbunatatiri continue a performantei Primariei municipiului Moinesti in domeniul
calitatii serviciilor,cresterea eficacitatii in satisfacerea cerintelor cetatenilor si a celorlalte parti interesate ,
precum si crearea unui sistem performant de Control intern managerial in conformitate cu prevederile
OMFP 946/2005.
Conducerea Primariei municipiului Moinesti a decis implemntarea si certificarea unui Sistem de
Management Integrat calitate-mediu-sanatate si securitate ocupationala în conformitate cu cerintele
standardelor SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008.
Prin implementarea si certificarea prezentului Sistem de Management Integrat,in calitate de Primar
al municipiului Moinesti, impreuna cu aparatul de specialitate ma angajeaz sa fie indeplinite :
*Asigurarea unor servicii de cea mai buna calitate, a economisirii timpului cetatenilor si a reducerii
birocratiei;
*Utilizarea eficienta a resurselor financiare si umane implicate in furnizarea serviciilor;
*Cresterea competentei personalului, constientizarea si implicarea activa a acestuia pentru indeplinirea
politicii si obiectivelor strategice stabilite de managementul de la cel mai inalt nivel;
*Reducerea impactului negativ al activitatilor sale asupra mediului;
*Reducerea riscurilor privind securitatea si sanatatea in munca pentru proprii angajati,colaboratori,
comunitatea locala, prin desfasurarea activitatilor in conditii de siguranta.
OBIECTIVELE STRATEGICE ale Primariei municipiului Moinesti sunt:
Obiectivul strategic nr.1. Asigurarea capacitatii Primariei municipiului Moinesti de a solutiona si de
a gestiona necesitatile publice in numele si in interesul cetatenilor;
Obiectivul strategic nr.2. Imbunatatirea functionarii institutionale,conformarea cu cerintele legale de
reglemntare aplicabile si asigurarea transparentei in procesul decizional;
Obiectivul strategic nr.3. Imbunatatirea serviciilor publice oferite cetatenilor si asigurarea protectiei
mediului inconjurator;
Aceasta politica este adecvata scopului organizatiei si are la baza urmatoarele principii:

7
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

*Respectarea principiului transparentei, al aplicarii unitare si al autonomiei cu privire la liberul acces la


informatiile de interes public;
*Dezvoltarea durabila a utilizarii si valorificarii resurselor;
*Imbunatatirea permanenta a calitatii serviciilor oferite;
*Corectitudine si promptitudine in asigurarea serviciilor;
*Consolidarea increderii beneficiarilor serviciilor.
Participarea la implementarea Sistemului de Management Integrat este sarcina de serviciu a fiecarui
angajat, acestia având obligatia sa cunoasca si sa respecte întocmai responsabilitatile ce le revin si
reglementarile aplicabile si sa depuna un efort constant pentru îmbunatatirea sistemului.
Responsabilitatea pentru cresterea calitatii serviciilor este a tuturor si a fiecaruia în parte.
Pentru indeplinirea obiectivelor stabilite,cerintele cetatenilor si comunitatii locale si respectarea
cerintelor legale si de reglemntare ,precum si asigurarea imbunatatirii continue a Sistemului de
Management Integrat , voi asigura si voi pune la dispozitie toate resursele materiale,financiare si umane
necesare.
Atingerea obiectivelor strategice va însemna respectarea angajamentului în domeniul Calitatii Mediului,
Sanatatii si Securitatii Ocupationale si va constitui baza încrederii cetatenilor în Administratia publica
locala a municipiului Moinesti.

Data :
PRIMAR
Ing. VIOREL ILIE

1.2.Modalitati de contact la Primaria Municipiului Moinesti

UAT MUNICIPIUL MOINESTI


ADRESA: Strada Vasile Alecsandri, nr.14, Moinesti , jud. Bacau , cod 605400.
Telefon : 0234363680, Fax: 0234365428
E-mail: office@moinesti.ro
Website:www.moinesti.ro
CONTACT

FUNCTIA DE NUME SI Camera e-mail


STRUCTURA
CONDUCERE PRENUME
Tel.interior/mo
bil

8
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Tel.int. 101/102 primar@moinesti.ro


PRIMARUL
Primar ILIE VIOREL 0744663880 office@moinesti.ro

Cam.107 viceprimar@moinesti.ro
VICEPRIMARUL VIERU
Viceprimar Tel.int. 126
VALENTIN
0733959401

Tel.int. 104 secretar@moinesti.ro


SECRETARUL DIRLAU
Secretar Secretariat
MARILENA
Interior 101/102

Cam.108 adminpublic@moinesti.ro
Administrator BERBECE
ADMINISTRATORUL
Tel.int. 106
PUBLIC public LUCIAN

Coordonator Cam.204/210 resurseumane@moinesti.ro


Compartimentul Resurse compartiment
Tel.int..129/227
umane Securitate si ZOTA MIHAELA
Sanatate in munca

Compartimentul relatii POPESCU Cam.6 arhiva@moinesti.ro


publice si documentare Coordonator GENOVEVA
compartiment Tel.int. 105/220
SIPOS ERNA

Compartimentul Cam.5 regagricol@moinesti.ro


Registrul agricol Coordonator NECHITA
compartiment FLORICA Tel.int. 125

Directia asistenta sociala Tel.0234361011 das@moinesti.ro


Director CEHAN BOGDAN
Strada Capitan Zaganescu
PETRU
nr. 18

Compartimentul Cam.101 consiliulocal@moinesti.ro


Coordonator
Aparatul de lucru al CHIRIAC
compartiment Tel.int. 131
Consiliului local NICULINA

Compartimentul Fond Cam.304 fondlocativ@moinesti.ro


locativ Coordonator ARSENI
compartiment APRONILA Tel.int. 132

9
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Directia Utilitati Cam.205 utilitatipublice@moinesti.ro


Director Executiv
publice BACIU COSTEL Tel.int. 209

Biroul financiar - Cam.106 monitorizareup@moinesti.ro


contabil servicii publice COJOCARU
Sef birou Tel.int. 115
MIRELA

Biroul Iluminat public Subsol electrica@moinesti.ro


GHERMAN
Sef birou
CIPRIAN

Cam.203 //205

Tel.int. 109
Compartiment
Coordonator BODOR SIMONA
Autoritate de autorizare 0733959402 simonabodor@yahoo.com
compartiment CARTAS TITI
Tel.int. 209

0733959417 transport@moinesti.ro

Directia GHERVAN Tel.int.203 arhitectsef@moinesti.ro


Urbanism,amenajarea CATALIN
Arhitect sef
teritoriului si achizitii
publice

Serviciul Cam.304 urbanism@moinesti.ro


Urbanism,amenajarea
teritoriului si achizitii PETECUTA Tel.int. 230 achizitiipublice@moinesti.ro
Sef serviciu
publice si cadastru IUSTINA
Mobil administrativ@moinesti.ro
0733959405

Serviciul Cam.304 /301 investitii@moinesti.ro


DOSPINESCU
Investitii,receptie lucrari Sef serviciu
VALERICA Tel.int. 103/204 contracte@moinesti.ro
si derulari contracte

Compartimentul Subsol proteccivila@moinesti.ro


Coordonator COSTACHE
Protectie civila
compartiment Tel.int. 112
IULIAN

Serviciul voluntar Subsol proteccivila@moinesti.ro


Sef Serviciul
Situatii de urgenta CARP EMIL
Tel.int. 112

Directia Cresa HAMPAU Tel.


Director Cresa 0234361717
RAMONA
Strada Zorilor nr.1

Directia politie locala IFRIM DORIN Cam.1


Director
CRISTIN Tel.int. 134

10
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Serviciul ordine publica IFRIM DORIN Tel.int. 134 politialocala@moinesti.ro


Sef Serviciu
CRISTIN

Compartimentul Tel.int. 148 politialocala@moinesti.ro

Dispecerat si Coordonator
DORU FLORIN
monitorizare video compartiment

Cam.207 inspcomerciala@moinesti.ro
Compartimentul BANUTA Tel.int. 109
inspectii - GABRIELA mediu@moinesti.ro
Coordonator
Inspectia comerciala - Mobil
compartiment disciplconstruct@moinesti.r
Inspectia disciplina in CEANGU 0748117230
constructii si mediul NARCISA o
0744637918

Biroul management
sanitar si asistenta Sef birou
medicala comunitara VACANT

Biroul Cam.206 /207 proiecte@moinesti.ro


Sef birou IVASCU Tel.int. 208
Proiecte IT,stategii de
dezvoltare si promovare RAMONA
Mobil
0733959403

Cladire Anexa
Serviciul Administrarea
domeniului public si Sef serviciu Tel.int. 209/221
privat DASCALU IOAN
Mobil
Strada V.Alecsandri nr.14 0733959401

PIATA admpiata@moinesti.ro
CENTRALA
Biroul Piata GRADINARU
Sef birou Tel.int. 230
EMANOILA
Mobil piata
0733959409

Birou Juridic si Cam.208/307 juridic@moinesti.ro


contencios Sef birou ANGHEL ELENA
Tel.int. 133/222

Directia economica Director PADUREANU Cam.202


economic GABRIELA Tel.int. 128

Serviciul Venituri Sef serviciu Cam.7 taxe@moinesti.ro


DUCA MIHAELA
(Impozite si taxe locale) Tel.int. 107/207

11
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Birou Executare silita Sef birou BARSTAN Cam.315 executari@moinesti.ro


VASILE Tel.int. 122

Compartimentul Buget Coordonator Cam.201 contabilitate@moinesti.ro


contabilitate compartiment ALAZAROAIE
COSTICA Tel.int. 124/224

Cam.105 comunicareprimarie@moine
sti.ro
Biroul cultura,tineret, Tel.int. 110,
activitati publice si Sef birou biblioteca@moinesti.ro
mediul de afaceri COSTEA VIOREL Biblioteca
Tel.int. 111

Mobil
0733959407

Complexul de servicii Mobil


Sef Complex Manolache Ionica
sociale 074511528

Serviciul de evidenta Tel.int. 123 starecivila@moinesti.ro


informatizata a
VIERU LORICA evidentapers@moinesti.ro
persoanelor si Stare Sef serviciu
civila

Str. T Vladimirescu nr.206

Compartimentul Audit Coordonator Cam.209 audit@moinesti.ro


public intern compartiment GHERASIM
PETREA Tel.int. 127

BOBEICA NELU Cam.209 managqms@gmail.com


Compartimentul Coordonator SMI
Managementul Tel.int. 127
Sistemului Inegrat si
Mediu ENEA DANIELA
Coordonator Cam.10
Mediu smimediu@moinesti .ro
Tel.int. 116

1.3.Descrierea localitatii
Pozitionare geografica: Municipiul Moinesti este situat în partea de nord-vest a judetului Bacau, la 45 km distanta
de municipiul Bacau si la 8 km distanta de Comanesti;
Componenta: Moinesti - centru administrativ, Hangani, Vasâiesti, Lunca-Dealu’ Mare, Lucacesti, Micleasca,
Albotesti si Gazarie - cartiere;
Cai de acces: DN 2G, legaturi cu mun. Bacau (45 km.), oras Comanesti (8 km.),DN 11A: Tîrgu-Ocna (30 km.),
statiunea Slanic Moldova (46 km.), mun. Onesti (45 km.);cale ferata Moinesti-Comanesti;
Suprafata: 5490 ha;
Populatia: 20800 locuitori
12
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Municipiul Moinesti este asezat in bazinul mijlociu al sistemului de rauri Trotus-Tazlau, intr-o zona cu
bogate resurse naturale (petrol, carbune,lemn, ape minerale curative). Cele 10 izvoare cu ape minerale din "Parcul
Bai", cantonate pe paraul Gâzu, precum si microclimatul ozonat al zonei, lipsit de pulbere nociva, insotite de
frumusetile reliefului si florei locale, pledeaza pentru statutul de statiune balneoclimaterica. Pe langa toate acestea,
municipiul Moinesti cunoaste o intensa viata spirituala si sportiva, precum si o dezvoltare continua a institutiilor
scolare, judectoresti, bancare si turistice. Ca atare, municipiul are certe perspective de dezvoltare urbanistica,
economica si turistica, dorindu-se ca el sa devina un centru balneoclimateric important, preferat de turistii autohtoni,
dar si de cei din alte localitati ale tarii sau din strainatate.
Prima atestare documentara a localitatii este datata 1437 si primul document in care Moinestiul este
nominalizat ca targ este acela din anul 1832, cand avea 188 de case si 588 de locuitori. Targul Moinesti era un loc
de intalnire intre locuitorii, de pe Valea Trotusului si Valea Tazlaului, a celor veniti din Transilvania, aici existau
izvoare de pacura, exploatari forestiere, alte produse mestesugaresti si agroalimentare.
In anul 1921 Moinestiul devine comuna urbana si odata cu aceasta creste functia lui administrativa.
Moinestiul era resedinta comunei urbane si in acelasi timp resedinta plasei Tazlau. In anul 2001 orasul Moinesti
a fost declarat municipiu. În bazinul petrolifer al Moldovei s-a forat prima sonda mecanica din România (în 1861) si
printre primele din lume. La Moinesti a fost instalata a patra mare rafinarie din tara (1923).

1.4 Oportunitati de investitii:


Industrie
Pentru ocuparea integrala a fortei de munca disponibile si dezvoltarea socio-economica a municipiului, administratia
locala încurajeaza investitile, în special în domeniile nepoluante. Exista în zona forta de munca calificata în foraj-
extractie si mentenanta în industria petroliera, prelucrarea lemnului, facând posibile investitii în amenajarea unor
ateliere de mic mobilier, tâmplarie, profile din lemn, mobilier de gradina, cherestea s.a., dar si persoane calificate în
industria usoara (textile, încaltaminte, artizanat);

Agricultura
Din totalul suprafetei administrative a orasului, terenul agricol acopera 2590 ha, din care terenul arabil este de 538
ha. Pentru a valorifica traditia economica a zonei, pentru a o face mai productiva, un adevarat motor al dezvoltarii
locale, se doreste atragerea de investitii în agricultura si cresterea animalelor.

Turism si agroturism
- Parcul Bai (unde se afla izvoarele cu ape minerale curative),
- Parcul cu Pini (pensiune, motel, casute camping, teren tenis),
- Cetatuia (cetate dacica atestata arheologic),
- Dealul lui Ghindaru (unde arheologii au descoperit artefacte ale culturii pre- Cucuteni cu o vechime de peste
3000 de ani),
- Lacul Tarnita-cel-fara-de-fund si, în imediata proximitate a municipiului:
- Salina Tîrgu-Ocna,
- Statiunea Slanic Moldova,
- Centrul de Cultura Rossetti-Tetcanu (unde a creat compozitorul George Enescu).
Deasemenea, putem mentiona traditiile locale, gastronomia specifica si ospitalitatea proverbiala a moldovenilor.
Administratia locala este preocupata de promovarea potentialului turistic si crearea infrastructurii necesare
pentru cresterea atractivitatii zonei ca destinatie turistica. În acest sens, sunt

încurajate investitiile în domeniul energiei eoliene (orasul este, practic, inconjurat de dealuri), amenajarea unor
pensiuni, case de vacanta, moteluri, hoteluri, baze sportive de iarna, pârtii de schi, sanius, patinoar, tabere si
cantonamente sportive, centru de tratament balnear, bazine de înnot acoperite (pe locul actualului strand
existent), campinguri, baze sportive de vara, trasee montane.

Infrastructura
Strategia administratiei locale prevede masuri menite sa îmbunatateasca conditiile de viata ale locuitorilor,
sa ridice standardul calitativ al ambientului natural, serviciilor si imaginii zonei în general, sa ofere oportunitati
13
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

pentru interventia sectorului privat fie sub forma investitiilor directe fie sub forma parteneriatelor. Sunt necesare
investitii majore în zone de agrement si turism, pentru reabilitarea drumurilor, alimentarea cu apa, canalizare,
amenajarea unor centre sociale, reabilitarea unor cladiri publice, lucrari ce tin de cursurile de apa, dotarea
administratiei publice locale cu masini si utilaje necesare gospodaririi comunei, dotarea institutiilor publice cu
aparatura si tehnica moderna de lucru, dezvoltarea unor baze sportive, amenajare strand cu bazine de înnot acoperite,
patinoar, s.a.

2. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

Documentele de referinta, la care se raporteaza cerintele SISTEMULUI de MANAGEMENT INTEGRAT


CALITATE MEDIU SANATATE SI SECURITATE OCUPATIONALA sunt urmatoarele:
2.1.Standard SR EN ISO 9000:2006: Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si
vocabular. Descrie principiile fundamentale ale sistemelor de management al calitatii si specifica
terminologia pentru sistemele de management al calitatii.
2.2.Standard SR EN ISO 9001:2008: Sisteme de management al calitatii. Cerinte. Specifica cerinte pentru
un sistem de management al calitatii atunci cand o organizatie are nevoie sa-si demonstreze abilitatea de a
furniza produse care indeplinesc cerintele clientului si cerintele de reglementare.
2.3.Standard SR EN ISO 9004:2001: Sisteme de management al calitatii. Linii directoare pentru
imbunatatirea performantei. Furnizeaza linii directoare care iau in considerare atat eficacitatea, cat si
eficienta sistemului de management al calitatii. Scopul acestui standard este imbunatatirea performantei
organizatiei si satisfactiei clientilor precum si a altor parti interesate.
2.4.Standard SR EN ISO 19011:2003: Ghid pentru auditarea sistemului de managementul calitatii si/sau
de mediu . Furnizeaza indrumari referitoare la auditarea sistemelor de management al calitatii si al
mediului.
2.5.SR EN ISO 14001:2005- Sisteme de management de mediu. Specificatii si ghid de utilizare- stabileste
cerintele referitoare la un sistem de management de mediu care permite unei organizatii sa-si formuleze si
sa-si implementeze politica si obiectivele tinand seama de cerintele legale si de alte cerinte la care subscrie
organizatia si informatii referitoare la impacturile semnificative asura mediului.
2.6.ISO 14050:2009 – Management de mediu.Vocabular
2.7.SR OHSAS 18001:2008 - Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale. Cerinte-
stabileste cerintele pentru un sistem de management SSO in scopul dezvoltarii si implementarii politici si
obiectivelor tinand seama de cerintele legale si de informatii referitoare la riscurile de sanatate si securitate
ocupationala.
2.8.SR OHSAS 18002:2009-Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Linii directoare
pentru implementarea OHSAS 18001:2007

ALTE DOCUMENTE DE REFERINTA


Legea 319:2006 Legea securitatii si sanatatii in munca.
HG 955/2010 Norme metodologice de modificare a 1425/2006 si a Legii 319/2006;
14
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

OUG nr. 195/2005 privind protecţia mediului, publicată în M.Of nr. 1196/30 decembrie 2005
Hotărâre privind evidenţa gestiunii deşeurilor şi pentru aprobarea listei
H.G. 856 /6.08.2002
cuprinzând deşeurile, inclusiv deşeurile periculoase, publicată în M.O.;
Regulamentul ROF
Regulamentul intern

3. DEFINITII SI PRESCURTARI
3.1. Definiţii
Termenii mai frecvent folositi in cadrul manualului au urmatoarele semnificatii:
Definitii

2.1.1 Actiune corectiva: actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati detectate sau a altor situatii
nedorite.
2.1.2 Actiuni preventive: actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati potentiale sau a altor
posibile situatii nedorite.
2.1.3 Aprobare: acceptarea unui document de catre o entitate organizatorica sau persoana, in urma
careia documentul devine executoriu.
2.1.4 Asigurarea calitatii: parte a managementului calitatii concentrata pe furnizarea increderii ca
cerintele referitoare la calitate vor fi indeplinite.
2.1.5 Auditor: persoana care are aptitudini demonstrate si competenta demonstrata de a efectua un
audit.
2.1.6 Audit: proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit si
evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masura in care sunt indelinte criteriile de audit
.
2.1.7 Criterii de audit = ansamblu de politici, proceduri sau cerinte care sunt utilizate ca referinta
fata de care se compara dovezile de audit
2.1.8 Dovezi de audit = inregistrari, declaratii despre fapte sau alte informatii care sunt relevante in
raport cu criteriile de audit
2.1.9 Calitate: masura in care un ansamblu de caracteristici intrinseci indeplinesc cerintele.
2.1.10 Mediu: spatiul in care functioneaza o organizatie, care include aerul, apa, pamantul, resursele
naturale, flora, fauna, fiintele umane si relatiile intre acestea.

15
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

2.1.11 Sanatate si securitate ocupationala – conditii si factori care afecteaza sau ar putea afecta starea
de sanatate si securitate angajatilor sau a altor lucratori (inclusiv personal temporar angajat si
personal subcontractat) a vizitatorilor sau a oricarei alte persoane aflate la locul de munca.
2.1.12 Cerinta: nevoie sau asteptare care este declarata, in general implicita sau obligatorie.
2.1.13 Conformitate : indeplinirea unei cerinte..
2.1.14 Client/Beneficiar: organizatie sau persoana care primeste un produs sau servicii.
2.1.15 Parte interesata – parte sau grup, in interiorul sau inafara locului de munca preocupat sau afectat
de performatele SSM ale unei organizatii.
2.1.16 Controlul calitatii: parte a managementului calitatii concentrata pe indeplinirea cerintelor
referitoare la calitate.
2.1.17 Defect: neindeplinirea unei cerinte referitoare la o utilizare intentionata sau specificata.
2.1.18 Imbunatatire continua: activitate repetata pentru a creste abilitatea de a indeplini cerintele.
2.1.19 Inregistrare : document prin care se declara rezultate obtinute sau se furnizeaza dovezi ale
activitatilor realizate.
2.1.20 Inspectie: analiza a conformitatii prin observare si evaluare, insotite dupa caz, de masurare,
incercare sau comparare cu un calibru.
2.1.21 Neconformitate: neindeplinirea unei cerinte.
2.1.22 Obiectiv al calitatii: ceea ce se urmareste sau este avut in vedere referitor la calitate.
2.1.23 Obiectiv de mediu: tel general de mediu, rezultat din politica de mediu, pe care o organizatie
isi propune sa-l atinga si care cuantificat acolo unde acest lucru este posibil.
2.1.24 Obiectiv SSO – tel SSO, in termeni de performante SSO pe care o organizatie si le stabileste
2.1.25 Organism de certificare: organism care este investit sa acorde certificate de conformitate cu
problema solicitata: certificare de produse, sisteme de calitate si/sau personal.
2.1.26 Organizatie: in cazul de fata, Administratia Nationala,,Apele Romane”.
2.1.27 Planul calitatii: document care specifica proceduri si resurse asociate care trebuie aplicate, de
cine si cand pentru un anumit proiect, produs, proces sau contract.
2.1.28 Politica referitoare la calitate: intentii si orientari generale ale unei organizatii, referitoare la
calitate asa cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai inalt nivel.
2.1.29 Politica SSO – intentiile globale si orientarea unei organizatii referitoare la perfomantele sale
SSO asa cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai inalt nivel.
2.1.30 Politica de mediu – intentii globale si directia unei organizatii referitoare la performantele sale
de mediu exprimata oficial de managementul la cel mai inalt nivel.
2.1.31 Proces : ansamblu de activitati corelate sau interactiune, care transforma intrari in iesiri.
2.1.32 Produs : rezultat al unui proces
2.1.33 Satisfactia clientului : perceptie a beneficiarului despre masura in care cerintele clientului au
fost indeplinite.
2.1.34 Aspect de mediu: element al activitatilor, produselor sau serviciilor unei organizatii care poate
interactiona cu mediul.
2.1.35 Performanta de mediu: rezultatele masurabile ale sistemului de management de mediu, legate
de controlul organizatiei asupra aspectelor sale de mediu, bazate pe politica de mediu, obiectivele
si tintele de mediu ale acesteia.
2.1.36 Impact asupra mediului: orice modificare a mediului, daunatoare sau benefica, totala sau
partiala, care rezulta din activitatile, produsele sau serviciile unei organizatii.
2.1.37 Risc – combinatie a probabilitatii de aparitie a unui eveniment periculos sau expunerii
(expunerilor) la acestea si a severitatii ranirii sau imbolnavirii profesionale care poate fi cauzata
de eveniment sau de expunerea (expunerile) la acesta.

16
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

2.1.38 Evaluarea riscului – proces de estimare a riscului (riscurilor) care rezulta dintr-un pericol (din
pericole), tinand seama de caracterul corespunzator al oricaror controale existente si de luare a
unei decizii asupra faptului ca riscul este (riscurile sunt) sau nu este acceptabil (acceptabile).
2.1.39 Incident – eveniment (evenimente) legat (legate) de munca care a generat sau ar fi putut sa
genereze o ranire sau o imbolnavire profesionala (indiferent de gradul de severitate) sau deces.
2.1.40 Pericol – sursa, situatie sau actiune cu un potential de a produce o vatamare in termeni de ranire
sau imbolnavire profesionala sau o combinatie a acestora.
2.1.41 Performanta de SSO – rezultate masurabile ale managementului unei organizatii, referitoare la
riscurile sale SSO.
2.1.42 Sistem de management: sistem prin care se stabilesc politica si obiectivele si prin care se
realizeaza acele obiective.
2.1.43 Sistem de Management al Calitatii: sistem de management prin care se orienteaza si se
controleaza o organizatie in ceea ce priveste calitatea.
2.1.44 Sistem de management de mediu: componenta a sistemului de management general care
include structura organizatorica, activitatile de planificare, responsabilitatile, practicile,
procedurile, procesele si resursele pentru elaborarea, implementarea, realizarea, analizarea si
mentinerea politicii de mediu.
2.1.45 Sistemul de management SSO – parte a sistemului de management al unei organizatii utilizata
pentru dezvoltarea si implementarea politicii SSO si managementul riscurilor SSO.
2.1.46 Specificatie: document care stabileste cerinte.
2.1.47 Trasabilitate: abilitate de a regasi istoricul, realizarea sau localizarea a ceea ce este luat in
considerare.
2.1.48 Verificare: confirmare, prin furnizare de dovezi obiective, ca au fost indeplinite cerintele
specificate.
2.1.49 Proces externalizat: proces de care organizatia are nevoie in cadrul sistemului de management
al calitatii si pe care il alege sa fie efectuat de o parte externa.

3.2. Prescurtări

♦ SMI - Sistem de management integrat al Calitatii ,Mediului si Securitatii si sanatatii ocupationale


♦ RMSI –Reprezentantul Managementului Sistemului Integrat
♦ CMSI – Compartimentul Managementul Sistemelui Integrat
♦ Rcms - Responsabil cu calitatea ,mediul si securitatea si sanatatea ocupationala la nivel de
compartimente functionale
♦ MSI - Manualul Sistemului Integrat (Calitatate-Mediu –SSO)
♦ ROF - Regulament de organizare si functionare
♦ RI- Regulament intern
♦ RN-C - Raport de neconformitate de calitate
♦ RN-M - Raport neconformitate de mediu
♦ RN-M - Raport neconformitate de sso
♦ RN-C - Raport neconformitate de calitate
♦ AM - Aspecte de mediu
♦ AMS - Aspecte de mediu semnificative
♦ PMM - Program de Management de Mediu

PMSS- Program de Management de Securitate si sanatate ocupationala


17
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

♦ PLA - Plan de actiune


♦ FPC - Fisa de proces.
♦ PM-primaria Moinesti
♦ PG - Procedura generala
♦ PS - Procedura de sistem
♦ PL - Procedura operationala
♦ IL - Instructiune de utilizare
♦ Ed - Editie
♦ Rev. - Revizie
♦ F - Formular

4. SISTEMUL DE MANAGEMENT INTEGRAT


4.1 Cerinţe generale
Proiectarea si implementarea unui sistem de management integrat constituie o decizie strategica
luata de managementul de la cel mai inalt nivel al Primariei Municipiului Moinesti, decizie determinata de
necesitatea identificarii si conducerii unui ansamblu de activitati corelate care se desfasoara in cadrul
organizatiei, in vederea indeplinirii obiectivelor sale.
Sistemul de procese care se desfasoara in cadrul primarie impune un control permanent atat asupra
legaturii dintre procesele individuale ale sistemului cat si asupra combinarii si intercatiunii acestora, astfel
incat elementele de iesire ale sistemului sa atinga obiectivul final, satisfactia cetatenilor. Proiectarea unui
sistem integrat de management a avut in vedere siguranta derularii proceselor atat din punctul de vedere al
protectiei mediului inconjurator, cat si din punctul de vedere al sanatatii si securitatii angajatilor si
colaboratorilor primariei.
Structura organizatorică, funcţionarea şi atribuirea responsabilităţilor în cadrul Primariei
Municipiului Moinesti, sunt prezentate în Organigramă (anexa 2).
La proiectarea si documentarea sistemului de management integrat al Primariei Municipiului
Moinesti, s-a avut in vedere:
a).identificarea si interactiunea proceselor necesare sistemului de management si aplicarea acestora
in primarie ( anexa 3);
b)determinarea succesiunii acestor procese ( anexa 4);
c).determinarea criteriilor si metodelor neecsare pentru a se asigura ca atat operarea cat si controlul
acestor procese sunt eficace;
d). identificarea aspectelor de mediu si monitorizarea celor semnificative;
18
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

e). identificarea si evaluarea riscurilor asociate proceselor care se deruleaza in primarie;


f). pregatirea pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns;
g). definirea responsabilitatilor si autoritatilor pentru investigarea si tratarea accidentelor si
incidentelor care pot aparea;
h). sa se asigure de disponibilitatea resurselor si informatiilor necesare pentru a sustine operarea si
monitorizarea proceselor;
i). monitorizarea, masurarea si analiza proceselor;
j). implementarea actiunilor necesare pentru realizarea rezulatelor planificate si imbunatatirea
continua a proceselor.

PRINCIPALELE CATEGORII DE PROCESE

Procese de management

1.Analiza managementului – procesul de analiza a Sistemului de Management Integrat este un proces


complex de analiza, in urma caruia sunt luate masuri / decizii ale managementului / actiuni preventive,
pentru imbunatatirea continua a SIM, proces documentat in procedura de lucru „Analiza managementului
PL-015
2.Elaborarea dispozitiilor – procesul de initiere, elaborare si emitere a DISPOZITIILOR, in vederea
realizarii acestora intr-un sistem unitar, precum si modul de monitorizare a acestora din punct de vedere a
trasabilitatii in timp si respectiv punerea in aplicare a prevederilor acestora. Se aplica in procesul de
elaborare a dispozitiilor – de organizare, tehnice, comerciale, resurse umane, financiar-contabile,
constituire comisii, fiind aplicabila la nivelul tuturor compartimentelor functionale. Procesul este
documentat in PL-016.
3.Realizarea B.V.C. - are drept scop elaborarea si urmarirea Bugetului de Venituri si Cheltuieli anual al
UAT municipiul Moinesti ca instrument de planificare financiara. Procesul constituie componenta a
procesului de bugetare al administratiei. Procesul este documentat in PL-012.

Procese de asigurare a resurselor :

1.Recrutarea si selectia personalului - Stabileste modul de operare în procesele de recrutare şi selecţie a


personalului in una din următoarele situaţii:
- Titularul postului părăseşte postul/unitatea la iniţiativa sa
- Titularul postului părăseşte postul/unitatea la iniţiativa administratiei
- Apariţia unui nou post în structura organizatorică a administratiei
- Restructurarea organizatorică a unui compartiment funcţional, ce are ca rezultat un număr
mai mare de posturi decât numărul de personal ocupat
Procesul este documentat in PL-003.
2.Instruirea - are ca scop mentinerea unui nivel corespunzator al cunostintelor profesionale pentru
personalul ce desfasoara activitati care influenteaza conformitatea cu cerintele clientului referitoare la
produs/serviciu, si cu cerintele legale relevante referitoare la produs/serviciu, la aspectele de mediu si la
cele referitoare la sanatatea si securitatea ocupationala,PL-127. Procesul este planificat prin “Programul
de formare formala/non-formala a personalului”si este documentat in procedura de lucru “Instruire”, cod
PL-036.
3.Realizarea si controlul obiectivelor de investitii – stabileste modul in care se deruleaza si se tine sub
control realizarea obiectivelor de investitii si se aplica tuturor obiectivelor de investitii realizate. Procesul
este documentat in procedura PL-014.

19
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

4.Contractarea lucrarilor – procesul stabileste modul in care se face contractarea lucrarilor , cat si a
comenzilor catre terti. Procedura este aplicabila urmatoarelor tipuri de lucrari: executia SPF, SF, executia
PTh, PAC, DL, DE, verificarea PTh, PAC, DE, executia lucrarilor de investitii. Procesul este documentat
in procedura PL-013.
5.Intocmirea documentatiei pentru obtinerea de finantare externa – stabileste modul in care se deruleaza si
se tine sub control procesul de solicitare si obtinere a fondurilor de finantare externa in vederea
modernizarii si/sau retehnologizarii unor obiective. Se aplica tuturor obiectivelor de investitii cu fonduri
obtinute prin finantare externa prin Biroul Proiecte BPITSDP. Procesul este documentat prin procedurile
PL-058,PL-059,PL-060,PL-061.
6.Evidenta mijloacelor fixe - scopul este acela de a reda modul în care se înregistrează şi se ţine evidenţa
mijloacelor fixe din cadrul organizatiei. Acest proces se aplică tuturor compartimentelor din cadrul
organizatiei, care sunt dotate cu utilaje, mobilier, aparatură de lucru ce intră în categoria de mijloc fix.
Procesul este documentat in procedura PL-049.
7.Inventarierea patrimoniului organizatiei – scopul este acela de a prezenta totalitatea operaţiunilor
necesare organizării şi efectuării inventarierii patrimoniului organizatiei. Inventarierea patrimoniului
urmăreşte stabilirea situaţiei reale a întregului patrimoniu al organizatiei precum şi bunurile deţinute cu
orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii bilanţului contabil care trebuie
să asigure o imagine fidelă şi completă a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute.
Procesul este documentat in procedura PL-038.
8.Intretinerea parcului auto – defineste modul in care se realizeaza actiunile preventive in vederea evitarii
defectiunilor accidentale a autoturismelor si autovehiculelor, cu scopul de mentinere a acestora in buna
stare de functionare, finalitatea fiind asigurarea capacitatii de transport necesare desfasurarii in bune
conditii a activitatilor si proceselor din cadrul Ditectiei de utilitati publice, fara afectarea mediului sau
sanatatii si securitatii angajailor. Procesul este documentat in procedura PL-146.Mentenanta
echipamentelor din dotare – procesul descrie responsabilitatile, autoritatea si mecanismele prin care se
urmareste comportarea echipamentelor si utilajelor din cadrul organizatiei, in timpul exploatarii pentru :
-Identificarea si semnalarea oricarei abateri de la parametrii de functionare proiectati ai utilajului
-Inspectia si analiza tehnica a starii utilajului, stabilirea masurilor operative pentru revenirea la o
functionare normala
-Elaborarea planului de revizii si reparatii anual si urmarirea relizarii acestuia,in scopul realizarii
conformitatii cu cerintele a produsului/serviciului, conformitatii de mediu si de a celei de sanatate si
securitate ocupationala.Procedura se aplica tuturor echipamentelor si utilajelor din dotarea , cu exceptia
mijloacelor de ridicat si transportat descrise in PL-160.
9.Asigurarea su mentinerea structuirii informatice – procesul descrie responsabilităţile, autorităţile şi
mecanismele in vederea conducerii şi controlului activităţilor de service, reparaţii şi inspecţii ale
echipamentelor de calcul.PL-137

Procese de Masurare, Analiza si Imbunatatire:

1.Masurarea satisfactiei clientilor - procesul de monitorizare a serviciilor publice si dorintelor cetatenilor


in vederea imbunatatirii satisfactiei acestora, conform procedurii de lucru „Masurarea satisfactiei
clientilor”.
2.Auditul intern – procesul de masurare a stadiului Sistemului de Management Integrat, conform procedurii
de sistem „Audit intern” cod PSSC-04. Rezultatele procesul de audit intern sunt date de intrare a procesului
de analiza a managementului.

20
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

3.Monitorizarea aspectelor de mediu – procesul descrie modul de urmarire si tinere sub control a deseurilor,
a spatiilor verzi ,a indicatorilor biologici si bacteriologici la ape ,etc si se aplica pentru toate obiectivele
organizatiei. PL-147,PL-148,PL-149
4.Controlul neconformitatilor – procesul prin care se face tratarea tuturor neconformitatilor, atat de sistem,
cat si de produs sau serviciu, de mediu si de SSO, conform procedurii de sistem “Controlul
neconformitatilor si serviciul neconform”, cod PSSC-05.
5.Actiuni corective – procesul prin care sunt eliminate cauzele neconformitatilor, conform procedurii de
sistem “ Actiuni corective si preventive”, cod PSSC-06.
6.Tratarea reclamatiilor si petitiilor – actiune corectiva a carei tratare distincta a fost considerata necesara,
reprezentand procesul de analiza a reclamatiilor clientilor, conform procedurii de lucru „Tratarea
reclamatiilor”, cod PL-032.
7.Actiuni preventive – procesul prin care sunt eliminate cauzele neconformitatilor potentiale, conform
procedurii de sistem “Actiuni corectiv preventive”, cod PSSC-06.
8.Monitorizarea si masurarea performantelor de mediu si de sanatate si securitate ocupationala- procesul
prin care se verifica permanent conformitatea de mediu si de SSO referitoare la aspectele de mediu si
riscurile identificate, conform procedurii de sistem „Monitorizare si masurare performanta”cod PSSM-04
si PSSO-02.

Toate aceste procese vor fi tratate în detaliu în acest manual la capitolele corespunzătoare clauzelor
standardului de referinţă SR EN ISO 9001:2008.

EXCLUDERI:

Datorită neaplicabilităţii, s-a considerat excludere din SMI procesul 7.3.- Proiectare-dezvoltare

4.2 Cerinţe generale referitoare la documentaţie


4.2.1 Generalităţi (cap.4.2./ISO 9001, cap.4.4.4/ISO 14001 si OHSAS 18001)
Documentatia SMI are urmatoarele obiective:
- furnizarea de informatii adecvate;
- demonstrarea conformitatii;
- conservarea experientei acumulate.
Structura documentară a SMI al Primaria Municipiului Moinesti,este făcută în acord cu specificul
primariei şi al activităţilor desfăşurate şi respectă cerinţele standardelor de referinţă. Aceasta cuprinde:
Declaraţia privind politica şi obiectivele referitoare la SMI, respectiv tintele sistemului de mediu si
asigurarea unui mediu de lucru cat mai sigur pentru angajati;
Angajamentul primarului in legatura cu aplicarea politicii referitoare la SMI, implementarea si
imbunatatirea sistemului de management integrat;
Manualul sistemului de management integrat in care sunt descrise domeniul de aplicare a celor 3
sisteme de management adoptate de primarie, elementele principale ale SMI, interactiunea lor, referirea la
documentele conexe, documentele si inregistrarile cerute de standardele adoptate;
Proceduri documentate ale sistemului de management integrat, cerute de standardul SR EN ISO 9001,
SR EN ISO 14001 si OHSAS 18001, precum si proceduri suplimentare (operationale) necesare detalierii
unor activitati si procese;
Documentele necesare primariei pentru a se asigura de eficacitatea planificarii, operarii si controlului
proceselor (ex. proceduri operationale, instructiuni de lucru, formulare etc.);

21
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Inregistrari cerute de standardul SR EN ISO 9001, SR EN ISO 14001 si OHSAS 18001 si alte inregistrari
necesare.

4.2.2 Manualul sistemului de management integrat


4.2.2.1. Scop si domeniu de aplicare
Manualul sistemului de management integrat descrie SMI adoptat in cadrul primariei pentru
derularea proceselor specifice: politie locala, registrul agricol, furnizare utilitati publice, asistenta sociala,
fond locativ, relatii publice, servicii de urbanism si amenajare teritoriu, asistenta medicala, cresa, derulare
proiecte europene, administrarea domeniului public si privat, servicii de ecarisaj.
Prevederile manualului se aplica de personalul primariei si, prin intermediul cerintelor contractuale,
si de colaboratorii acesteia.
Manualul se aplica impreuna cu procedurile de sistem, procedurile operationale, instructiunile de
lucru si setul de formulare generale si specifice aprobate. Manualul constituie un instrument de lucru al
angajatilor primariei putand fi prezentat beneficiarilor sau organelor de control, la cerere sau din initiativa
acestora, pentru a demonstra conformitatea SMI cu conditiile referitoare la calitate/mediu/sanatate si
securitate ocupationala in situatii contractuale.
Celelalte documente contin o serie de elemente confidentiale, care pot fi prezentate beneficiarilor
sau organelor de control in parte sau integral dar numai cu acordul conducerii primariei.
4.2.2.2. Elaborarea si gestionarea manualului
Manualul sistemului de management integrat cod MSMI.PM-04 rev.0 ed.4 respecta structura
standardului SR EN ISO 9001:2008 "Sisteme de management al calitatii. Cerinte.” si este proiectat in
conformitate si cu cerintelor celor 2 standarde de referinta adoptate-SR EN ISO 14001:2005 si SR OHSAS
18001:2008 in scopul imbunatatirii continue a sistemului de management al primariei.
Reproducerea si difuzarea manualului sau a unor parti ale acestuia se fac controlat si limitat.
Dispozitiile privind editarea, reproducerea si difuzarea manualului sau extraselor din acesta sunt in
competenta exclusiva a primarului care stabileste si caracterul confidential al unor parti / elemente ale
manualului.
Tot personalul primariei are obligatia de a asigura securitatea datelor confidentiale la care are acces
prin natura sarcinilor de serviciu sau ocazional, raspunzand pentru eventualele prejudicii aduse organizatiei
prin incalcarea acestei obligatii.
Difuzarea manualului sau a unor parti ale acestuia se face pe baza listei de difuzare aprobata, prin
grija RMSI, care asigura si:
- evidenta reviziilor si a modificarilor;
- operarea modificarilor in toate exemplarele difuzate;
- retragerea documentelor anulate;
- arhivarea fiecarei editii / revizii a manualului, in ordine cronologica.
4.2.2.3. Analiza periodica si revizuirea manualului
Aplicabilitatea, actualitatea si eficienta documentelor SMI se examineaza periodic, prin audituri
interne sau externe de sistem.
Manualul, in intregime sau numai partial, se revizuieste periodic, de regula la interval de doi ani
dar si ori de cate ori situatia impune acest lucru si anume:
- aparitia de modificari ale reglementarilor si ale altor conditii care au stat la baza elaborarii anterioare
(structura organizatorica, resurse, etc.);
-cand auditurile interne / externe identifica necesitati de revizie, actualizare sau modificare a acestuia,
precum si in alte situatii.
Modificarile si actualizarile urmeaza acelasi regim de elaborare, avizare aprobare, difuzare,
retragere si arhivare ca si versiunile initiale.
22
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Evidenta reviziilor si a modificarilor se realizeaza cu ajutorul listelor de control ale acestora.

Arhivarea originalului manualului si a reviziilor acestuia se realizeaza de catre RMSI, perioada de pastrare
in arhiva fiind de 5 ani. Copiile acestora, perimate, dupa retragere, se distrug, prin grija aceluiasi
departament.

4.2.3 Controlul documentelor (4.2.3/ISO 9001, 4.4.5/ISO 14001 si OHSAS 18001)


4.2.3.1. Prevederi generale
Primaria Moinesti asigura si mentine sub control documentele si informatiile referitoare la
activitatile sale in scopul de a asigura ca cei ce realizeaza sarcinile cunosc existenta si disponibilitatea
documentelor ce le guverneaza activitatea.
In activitatea sa, primaria utilizeaza urmatoarele categorii principale de documente:
a). documente externe: legi, hotarari de guvern, ordonante guvernamentale, reglementari tehnice, materiale
cu caracter de informare - documentare, caiete de sarcini si specificatii, carti tehnice si instructiuni de
utilizare a echipamentelor si instalatiilor, documente de atestare externa a echipamentelor si personalului,
documente privind mentenanta asupra instalatiilor si echipamentelor, documente ale auditurilor externe
etc.;
b). documente interne: documentele sistemului de management integrat al Primariei Moinesti, inregistrari
privind calitatea, protectia mediului, sanatatea si securitatea muncii, documente privind proiectele europene
aflate in derulare, documente de atestare interna si de instruire a personalului angajat.
Responsabilitatile si activitatile legate de controlul documentelor sunt detaliate in procedura PSSC-
02 "Controlul documentelor si datelor" .
4.2.3.2. Controlul documentelor externe
Pentru a se asigura utilizarea documentelor externe in vigoare, Compartimentul
Documentare(Registratura si arhivare) primeste si inregistreaza toate documentele asigurand si difuzarea
lor oficiala, in original sau copie, dupa caz, tuturor persoanelor utilizatoare sau interesate. Inregistrarea,
evidenta si difuzarea documentelor de inspectie si de audituri externe se realizeaza si de catre RMSI.
4.2.3.3. Controlul documentelor interne
Elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, modificarea, evidenta, circulatia si arhivarea
documentelor sistemului de management integrat se realizeaza in conformitate cu prevederile procedurilor
PSSC-02 "Controlul documentelor".
Inregistrarile de natura tehnico – economica sau juridica privind activitatea curenta se elaboreaza
in cadrul compartimentelor specializate din cadrul primariei de catre persoane desemnate de catre
primar/viceprimar/secretar in functie de gradul de subordonare, se verifica si se avizeaza de seful
compartimentului si se aproba de catre primar/viceprimar/secretar si se difuzeaza potrivit prevederilor
instructiunilor de lucru care reglementeaza elaborarea acestor documente.
Documentele de atestare interna a personalului operator se elaboreaza, aproba, modifica si circula
potrivit prevederilor instructiunilor de lucru specifice activitatilor de atestare respective.
4.2.3.4. Identificarea documentelor
Fiecare document are o identitate unica. Documentul se identifica printr-un cod care indica:
- tipul documentului;
- prescurtarea denumirii : PM- Primaria Moinesti;
- numarul de serie al documentului.
Pentru identificare, documentele externe poarta codul alocat de catre emitent. Dupa caz, ele vor
purta si un numar de inregistrare dat de catre Compartimetul Documentare.

23
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Codurile documentelor elaborate in cadrul Primariei Moinesti sunt atribuite si gestionate de catre
RMSI.
Stadiul reviziilor documentului se indica printr-o cifra inscrisa in documentul respectiv, in locul
rezervat.

4.2.3.5. Controlul difuzarii documentelor


Documentele sistemului de management integrat se inregistreaza de catre RMSI care realizeaza si
difuzarea copiilor in evidenta a documentelor ( pot fi difuzate si pe mail sau suport magnetic).
Originalele documentelor SMI se pastreaza in arhiva de catre RMSI, iar cate o copie in evidenta la
elaborator si la departamentele cu responsabilitati in utilizarea documentelor respective.
Copiile in evidenta ale documentelor controlate sunt numerotate si difuzate persoanelor sau
colectivelor cu responsabilitati in executia activitatilor prescrise, pe baza de semnatura, conform listei de
difuzare, care se pastreaza la RMSI.
4.2.3.6. Modificarea documentelor
Propunerile de actualizare a documentelor controlate se fac de catre elaborator sau de utilizatori,
sunt avizate de catre RMSI si sunt dispuse de catre persoanele care au aprobat documentul initial.
Pentru a preintampina efectuarea unor modificari ilegale, toate modificarile se supun aceluiasi
regim de elaborare, avizare si aprobare ca si documentele originale, iar difuzarea lor se face numai de catre
RMSI pe baza de semnatura.
Copiile documentelor in evidenta se tin la zi de catre departamentele respective prin persoane
nominalizate de catre sefii de departamente utilizatoare.
RMSI intocmeste si difuzeaza anual sau cand este cazul, departamentelor interesate, lista
documentelor controlate in vigoare.

4.2.4 Controlul înregistrărilor (4.2.4/ISO 9001, 4.5.3/ISO 14001 si OHSAS 18001)

4.2.4.1. Prevederi generale


Primaria Moinesti asigura identificarea, mentinerea sub control si pastrarea inregistrarilor privind
calitatea/mediul/SSO care sunt esentiale in furnizarea dovezilor scrise ca:
a). programul SMI al primariei satisface cerintele specifice serviciilor prestate, cerintele legislatiei de mediu
si cele specifice legii 319/2006 privind SSO si a fost aplicat efectiv si eficient;
b). echipamentele, montarea si punerea lor in functiune satisfac cerintele legale si contractuale;
c). personalul pentru executia lucrarilor este calificat iar procedurile si echipamentele utilizate sunt
prevazute in procedurile aprobate;
d). alegerea si supravegherea furnizorilor este conforma cu procedurile aprobate;
e). sunt luate si sunt eficiente masurile corective si preventive aplicate.
Aceste inregistrari includ si inregistrarile cerute de standarde, alte prescriptii tehnice, caiete de
sarcini precum si de legislatia in vigoare.
Prin audituri si inspectii, RMSI asigura controlul datelor care fac obiectul inregistrarilor SMI.
Activitatile si responsabilitatile referitoare la inregistrarile privind calitatea, protectia mediului si
securitatea si sanatatea muncii sunt stabilite si descrise in procedura PSSC-03 "Controlul
inregistrarilor".

4.2.4.2. Initierea, evidenta si circuitul inregistrarilor


Tipurile de inregistrari care se emit pentru fiecare activitate, modul de emitere, circulatie si pastrare
precum si persoanele implicate sunt precizate in procedurile de sistem, in procedurile operationale sau in
instructiunile de lucru.
24
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

4.2.4.3. Identificarea, pastrarea si accesul la inregistrari


Identificarea inregistrarilor se face prin numerele de inregistrare din registrele de evidenta.
Conditiile de pastrare la in cadrul departamentelor responsabile a documentelor care contin
inregistrari, asigura o regasire usoara, protejarea acestora impotriva deteriorarii prin foc, umezeala,
rozatoare si sustragere sau distrugere.

La expirarea termenelor de pastrare, inregistrarile in cauza se transmit prin grija RMSI la compartimentul
Documentare-arhiva.
Accesul la inregistrari este permis doar cu avizul RMSI.

5. RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

5.1. Angajamentul managementului (5.1 /ISO 9001)


Obiectivul central al managementului Primariei municipiului Moinesti il constituie cresterea satisfactiei
cetatenilor prin indeplinirea cerintelor lor privind imbunatatirea conditiilor de viata ,a dezvoltarii
serviciilor si asigurarea sigurantei cetateanului in municipiului Moinesti.
Pentru a indeplini acest obiectiv, managementul la cel mai inalt nivel al Primariei Moinesti a decis
sa dezvolte si sa implementeze un SMI, intr - o noua abordare, care are in vedere aplicarea in cadrul
primarieii a cerintelor celor 3 standarde de referinta.
In realizarea politicii si obiectivelor sale in domeniul managementului integrat, conducerea
Primariei Moinesti stabileste ca realizarea si imbunatatirea calitatii serviciilor prestate, a mediului si a
conditilor de munca constituie o sarcina si responsabilitate directa in primul rand a conducerii, reprezentata
prin primar.
In scopul asigurarii implicarii fiecarui angajat in realizarea si imbunatatirea SMI, conducerea
primariei comunica acestora importanta satisfacerii cerintelor cetatenilor precum si a cerintelor legale si de
reglementare si da posibilitatea fiecarui angajat sa participe la elaborarea, aplicarea si evaluarea
activitatilor, solicitand chiar ca aceasta sa fie asumata de catre angajati ca o obligatie a lor fata de primarie.
Aplicarea politicii in domeniul SMI este abordata si urmarita sistematic, planificat si continuu de
catre conducere si de catre persoanele si departamentele cu atributii specifice in domeniu.
Managementul la cel mai inalt nivel analizeaza periodic implementarea si functionarea sistemului
de management integrat, eficacitatea acestuia si actioneaza permanent pentru imbunatairea lui.
In vederea implementarii eficace a sistemului de management integrat adoptat, conducerea Primaria
Moinesti asigura urmatoarele conditii:
- defineste clar politica si obiectivele SMI;
- comunicarea cu angajatii si instruirea acestora;
- independenta intre functiile de implementare si functiile de evaluare a SMI;
- independenta intre functiile de executie si functiile de verificare, control si audit intern;

25
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

- independenta functiilor de verificare si audit fata de problemele legate de costuri si termene de


executie;
- structura organizatorica, resursele, infrastructura si mediul de lucru adecvate.

5.2. Orientarea către cetatean (5.2/ ISO 9001)


Managementul cu responsabilităţi executive se asigură că aşteptările şi cerinţele cetatenilor să fie
cunoscute si îndeplinite, iar procesele principale ale primariei sunt cele destinate serviciilor catre cetateni.
Rezultatul evaluării modului de îndeplinire a cerinţelor acestora, precum şi a gradului lor de satisfacţie
reprezintă o parte importantă a datelor de intrare pentru stabilirea obiectivelor calităţii în perioadele
următoare, conform evaluării efectuate de conducere prin analiza anuală a performanţelor SMI.
Pentru a satisface necesităţile şi aşteptările cetăţenilor şi ale celorlalte părţi interesate managementul
la cel mai înalt nivel prin persoana Primarului se asigură de următoarele:
a) că se realizează înţelegerea întregii game de necesităţi şi aşteptări ale cetăţenilor şi ale celorlalte părţi
interesate cu privire la servicii, tarife, încredere, etc.;
b) se asigură o abordare echilibrată a necesităţilor şi aşteptărilor cetăţenilor şi ale celorlalte părţi interesate;
c) se analizează continuu gradul de satisfacţie al cetăţenilor şi ale celorlalte părţi interesate;
d) se identifică permanent oportunităţile pentru îmbunătăţire în vederea creşterii gradului de satisfacţie al
beneficiarilor serviciilor primăriei.
Pe lângă respectarea cerinţelor cetenilor, serviciile prestate de primarie respecta şi cerinţele legale
şi a celor reglementare aplicabile, urmărind continuu satisfacţia cetateanului.

5.3. Politica managementului


5.3.1 Politica in domeniul SMI (5.3/ISO 9001, 4.2 ISO 14001 si 4.4 OHSAS 18001)
In definirea politicii SMI, ca parte integranta a politicii generale a sa, conducerea primariei are in
vedere urmatoarele:
- cunoasterea cu exactitate si satisfacerea deplina a cerintelor cetatenilor;
- stabilirea obiectivelor privind calitatea serviciilor/protectia mediului/SSO si cunoasterea acestora de catre
angajatii primariei precum si constientizarea de catre acestia a faptului ca la obtinerea calitatii serviciilor,
mediului si conditiilor de munca participa toti angajatii, de la toate nivelurile, de conducere, functionale
si operationale, ca ea se realizeaza in toate departamentele, posturile si locurile de munca, activitatile si
operatiile care se efectueaza;
- implementarea eficace a SMI, analiza si imbunatairea acestuia;
- asigurarea unei structuri organizatorice adecvate functionarii SMI si a personalului avand calificarea,
instruirea, abilitatile si experienta adecvata postului; mentinerea instruirii acestuia;
- realizarea si monitorizarea lucrarilor strict in conformitate cu proiectele de executie, caietele de sarcini,
specificatiile si normele tehnice aplicabile;
- selectia, evaluarea si supravegeherea furnizorilor de servicii si controlul lucrarilor externalizate la primire;
- asigurarea infrastructurii, mediului de lucru, dotarii tehnice si tehnologice adecvate indeplinirii
obiectivelor SMI;
- tinerea sub control a tuturor proceselor SMI.
Politica primariei referitoare la calitatea serviciilor:
- este adecvata ;
- include un angajament al managementului de la cel mai inalt nivel pentru satisfacerea cerintelor si
imbunatatirea continua a eficacitatii SMI;
- asigura cadrul adecvat pentru stabilirea si analiza obiectivelor SMI;
- este comunicata si inteleasa de catre angajati;
- este analizata pentru adecvarea ei continua.
26
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Politica primariei referitoare la calitatea mediului si la SSO:


- corespunde naturii, dimensiunilor si impactului asupra mediului, nivelului riscurilor privind SSO ale
activitatilor in derulare;
- include un angajament de imbunatatire continua si de reducere a consumului de energie, apa, combustibil,
hartie;
- include un angajament de conformare cu cerintele legale si cu alte cerinte aplicabile la care subscrie
referitor la aspectele de mediu, SSO;
- ofera cadrul pentru stabilirea si analizarea obiectivelor si tintelor de mediu;

- este documentata, implementata si mentinuta;


- este comunicata si inteleasa de catre angajati;
- este analizata periodic, in sedintele anuale de analiza a SMI pentru adecvarea ei continua;
- este disponibila pentru partile interesate.

5.3.2. Aspecte de mediu (4.3.1/ISO 14001)


Primaria monitorizeaza aspectele de mediu.
Identifica aspectele de mediu ale proceselor in derulare in conformitate cu domeniul declarat, le
controleaza si le influenteaza luand in considerare dezvoltari planificate sau noi activitati, lucrari si servicii
noi sau modificate.
Determina acele aspecte ale mediului care pot avea impact semnificativ asupra mediului.
Toate informatiile rezultate sunt documentate si actualizate. Aspectele de mediu semnificative sunt
luate in considerare in stabilirea, implementarea si mentinerea SMI si prezentate in procedura PSSM-
01„Aspecte de mediu”.

5.3.3. Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor si controlul riscurilor (4.3.1/OHSAS 18001)


Cerintele standardului SR OHSAS 18001:2008 sunt respectate prin existenta unui contract cu o
firma recunoscuta de Ministerul Muncii, firma care a realizat evaluarile de risc pentru activitatile de rutina,
pentru activitatile personalului care are acces la locurile de munca ( vizitatori, inspectori,etc.) si a evidentiat
facilitatile de la locul de munca.
Rezultatele evaluarilor si efectele masurilor de control sunt utilizate la stabilirea obiectivelor SSO.
Identificarea pericolelor si evaluarea riscurilor:
 asigura clasificarea riscurilor si identificarea acelora care trebuie sa fie eliminate sau controlate prin
obiective si programele de management al SSO;
 sunt conforme cu experienta de lucru si capabilitatea masurilor intreprinse pentru controlul
riscurilor;
 asigura date de intrare pentru determinarea cerintelor referitoare la facilitati, identificarea
necesitatilor de instruire si/sau controalelor operationale;
 asigura urmarirea actiunilor necesare pentru a garanta atat efectivitatea cat si programarea
implementarii lor.

5.4. Planificarea SMI


5.4.1. Obiectivele SMI (5.4.1/ISO 9001,4.3.3/ISO 14001 si 4.3.3/OHSAS 18001)
Pentru realizarea politicii sale in domeniul calitatii, mediului si SSO, conducerea primariei
stabileste urmatoarele obiective:
1). Ofertarea si contractarea lucrarilor in conditiile cunoasterii depline a cerintelor cetatenilor si a cerintelor
legale si de reglementare.

27
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

2). Incredintarea lucrarilor numai personalului calificat, instruit, avand abilitatile si experienta necesara si,
dupa caz, autorizat / atestat.
3). Asigurarea infrastructurii necesare pentru realizarea conformitatii cu cerintele contractuale.
4). Procedurarea adecvata a proceselor, evaluarea periodica si imbunatatirea continua a acestora.
5). Tinerea sub control in mod eficace si eficient a proceselor, a neconformitatilor si adoptarea in termenul
necesar a actiunilor corective si preventive corespunzatoare.
6). Imbunatatirea continua a sistemului de management integrat pe baza analizei periodice a implementarii,
dezvoltarii si eficacitatii acestuia.
7). Cunoasterea permanenta a nivelului de satisfacere a cerintelor clientului si adoptarea masurilor
corespunzatoare pentru cresterea acestui nivel.
8). Adecvarea continua a politicii si a obiectivelor SMI.

9). Cresterea gradului de incredere a cetatenilor prin certificarea sistemului de management integrat de
catre un organism acreditat.
Obiectivele si tintele sunt masurabile, in conformitate cu politica adoptata, inclusiv cu
angajamentele de prevenire a poluarii, cu cerintele legale, cu alte cerinte aplicabile la care organizatia a
subscris si cu imbunatatirea continua.

In vederea indeplinirii obiectivelor, inclusiv cele referitoare la SSO, a fost elaborat un program care
include:
 desemnarea responsabilitatilor la toate functiile relevante pentru indeplinirea obiectivelor, pentru
identificarea si minimizarea pericolelor si riscurilor din primarie;
 mijloacele si termenele privind realizarea acestora.
5.4.2. Planificarea sistemului de management integrat (5.4.1/ISO 9001,4.3/ISO 14001,OHSAS 18001)
Conducerea primariei asigura planificarea sistemului de management integrat prin:
a). stabilirea structurii organizatorice capabila sa asigure implementarea si dezvoltarea sistemului de
management integrat, a modului de comunicare si a fiselor posturilor angajatilor;
b). stabilirea cerintelor de instruire a personalului de la toate nivelurile, a sistemului de instruire si
planificarea actiunilor;
c). procedurarea proceselor si activitatilor;
d). programarea alocarii resurselor, asigurarii infrastructurii a conditiilor de mediu si a actiunilor de
mentenanta si imbunatatire a acestora;
e). prevederea si procedurarea activitatilor de tinere sub control a tuturor elementelor sistemului de
management integrat;
f). stabilirea unui sistem de inregistrari adecvat, a suportului acestora si a modului de tinere sub control al
lor;
g). stabilirea unui sistem de furnizare, colectare, analiza a datelor si de analiza periodica la nivelul cel mai
inalt al managementului, a implementarii, dezvoltarii si imbunatatirii sistemului de management integrat.
5.4.3. Obiective si programe de management de mediu, sanatate si securitate ocupationala (4.3.4/ISO
14001 si OHSAS 18001)
Elaborarea programelor de mediu si SSO au ca date de intrare obiectivele stabilite de primar,
aspectele de mediu semnificative, pericolele si riscurile asociate proceselor ce se deruleaza in primarie.
Programele de management integrat (calitate, mediu, SSO) includ:
- responsabilitatea si autoritatea desemnata pentru realizarea obiectivelor la nivelul functiilor relevante;
- resursele (materiale si umane) si termenele pentru realizarea obiectivelor;
Monitorizarea programelor are loc in 2 etape:
- la termenele scadente, de reprezentantul managementului-RMSI;
- anual, la analizele SMI, de catre primar.
28
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Programele SMI pot fi modificate pentru a lua in consideratie schimbarile survenite in activitatile,
serviciile sau conditiile de functionare ale primariei, precum si in legislatia in vigoare.

5.5. Responsabilitate, autoritate şi comunicare


5.5.1. Responsabilitate şi autoritate
Primarul a definit şi comunicat întregii primarii responsabilităţile şi autorităţile personalului, după
cum sunt acestea specificate în documentele de infiintare a primariei, in manualul sistemului de
management integrat şi in fişele de post.
5.5.2. Reprezentantul managementului pentru Sistemul de Management Integrat - RMSI
Decizia de numire a reprezentantului managementului pentru sistemul integrat acordă autoritatea şi
responsabilitatea de a:
 a se asigura ca procesele necesare SMI sunt stabilite, implementate si mentinute;
 a raporta managementului de la cel mai inalt nivel despre functionarea SMI si despre orice necesitate
de imbunatatire;
 a se asigura ca este promovata in cadrul primariei constientizarea cerintelor cetatenilor;
 coordoneaza activitatile de elaborare a documentelor SMI, de modificare, revizie, difuzare, retragere si
arhivare a acestora;
 planifica si asigura efectuarea auditurilor interne si urmareste finalizarea acestora prin aplicarea
actiunilor corective si preventive, dupa caz;
 supravegheaza tinerea sub control a inregistrarilor referitoare la activitatile desfasurate;
 evalueaza implementarea si eficienta SMI si raporteaza primarului in legatura cu acestea;
 asigura gestionarea editiilor documentelor SMI, asigura inregistrarea, identificarea, trasabilitatea,
difuzarea, modificarea, retragerea si arhivarea acestora potrivit procedurilor aprobate;
 analizeaza si avizeaza din punct de vedere SMI ofertele si contractele care se incheie cu furnizorii
precum si contractele de prestari servicii externalizate;
 asigura evaluarea furnizorilor de servicii;
 verifica daca echipamentele utilizate si personalul implicat in realizarea proceselor sunt autorizate /
atestate si, respectiv, instruit;
 asigura interfata cu furnizorii de servicii, precum si cu beneficiarii prestarilor de servicii, referitoare la
reclamatiile privind calitatea acestora;
 colaboreaza cu sefii compartimentelor in stabilirea si realizarea programelor de instruire a personalului;
 asigura initierea, dispunerea, urmarirea si controlul realizarii actiunilor corective, confirmarea si
acceptul acestora;
 participa la analiza cauzelor care genereaza neconformitati si la stabilirea actiunilor corective si
preventive;
 mentine intr - un sistem de evidenta usor de regasit, inregistrarile specifice activitatilor derulate de
primarie;
 in limitele competentelor acordate, reprezinta conducerea primariei in relatiile cu furnizorii si organele
de control ale statului referitoare la problemele managementului calitatii, mediului si SSO.

5.5.3. Consultare si comunicarea interna/externa (5.5.3/ISO 9001, 4.4.3/ISO 14001 si OHSAS 18001)
5.5.3.1. Comunicarea internă
Se realizeaza atât pe verticală cât şi pe orizontală conform responsabilităţilor stabilite în cadrul SMI şi
se face prin următoarele modalităţi:
 Sedinţele periodice ale managementului la care se iau în considerare:

29
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

 Problemele legate de activitatea curentă din perioada următoare şi verificarea rezolvării


problemelor şi a îndeplinirii sarcinilor din perioada anterioară;
 Ţintele pe termen scurt;
 Repartizarea sarcinilor pentru perioadele următoare;
 Diverse probleme.
La aceste şedinţe participă primarul, viceprimarul, secretarul, directorii, sefii de servicii/birouri,
şi alti invitaţi,după caz.
 Şedinţele de lucru la nivelul Direcţiilor, Serviciilor sau Birourilor in care se discută:
 Problemele legate de activitatea curentă din perioada următoare şi verificarea rezolvării
problemelor şi a îndeplinirii sarcinilor din perioada anterioară;
 Ţintele pe termen scurt;
 Repartizarea sarcinilor pentru perioadele următoare;
 Diverse probleme.
 Sarcinile şi dispoziţiile transmise de către conducere şi totodata se centralizează propuneri şi date
care se raportează către management.
La aceste şedinţe participă sefii direcţiilor, serviciilor/ birourilor şi personalul subordonat.
 Comunicări diverse prin telefonie fixă sau mobilă de către toate categoriile de angajaţi prin care :
 Se asigura accesului la informaţiile de interes public din oficiu sau la cerere;
 Se comunică aspecte legate de activitatea curentă;
 Se realizează coordonarea şi corelarea activităţilor curente;
 Se transmit informaţii şi date cu caracter neoficial;
 Se accesează si se transmit documente şi înregistrări diverse.
 Prezentări şi comunicări de grup la care participă specialişti de pe diverse niveluri în cadrul unor
expuneri în sălile de sedinţe sau de protocol.
 Informare, perfecţionare, instruire şi colectare a sugestiilor şi propunerilor din rândul
angajaţilor,.
 seminarii, simpozioane şi alte întâlniri organizate în ţară şi străinătate, privind perfecţionarea
metodelor de organizare şi funcţionare a autorităţilor administraţiei publice locale;
 prin rapoarte sau formulare aflate în procedurile SMI;
 instruiri periodice efectuate intern sau cu terţe organizaţii;
 Sisteme de afişare, prin care anumite documente, informaţii, decizii şi anunţuri se afişează în locuri
special amenajate la nivelul direcţiilor, serviciilor, birourilor sau la nivel de instituţie.

Obiectul comunicării interne este constituit de:


 conţinutul politicii şi a obiectivelor generale şi specifice;
 conţinutul manaualului SMI şi a procedurilor de sistem şi operaţionale
 decizii de numire;
 ROF-uri si regulamente interne ;
 prevederi ale fişelor posturilor şi alte responsabilităţi ale structurilor organizatorice implicate;
 resursele şi termenele de îndeplinire a responsabilităţilor ;
 aplicarea prevederilor legislaţiei naţionale in domeniul de activitate;
 modificări, responsabilităţi, autorităţi, reclamaţii, rezultate ale controalelor, verificărilor,
auditurilor, etc.;
 verificarea cunoaşterii şi aplicării prevederilor documentelor difuzate;
 programe, planuri care conţin acţiuni planificate, responsabilităţi şi termene de finalizare rezultate
în urma analizelor efectuate de către conducere;
 realizarea auditurilor interne/ externe ;
30
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

 instruirea continuă a personalului cu privire la cerinţele SMI, politica, obiective, modul de acţiune
pentru realizarea acestora;

In procesul de comunicare interna se are in vedere ca angajatii sa fie:


 reprezentati la nivelul conducerii de un reprezentant numit prin decizie scrisa de primar;
 implicati in dezvoltarea si analizarea politicilor si procedurilor de management al riscurilor;
 consultati in momentul aparitiei unor modificari care pot afecta sanatatea si securitatea la locul de
munca.

5.5.3.2 Comunicare externă


Se realizează prin telefonie, electronic, mesagerie, curierat etc. şi se referă la următoarele:
 Relaţia cu autorităţile de coordonare (organele administraţiei centrale, Prefectura Municipiului
Moinesti, Consiliul Local al Municipiului Moinesti etc.) se realizează prin:
 Mesagerie sau curierat în cazul documentelor oficiale;
 Prin şedinţele Consiliului Local al Municipiului Moinesti;
 Telefonie sau fax în cazul comunicării neoficiale;
 Identificarea aşteptărilor, reclamaţiilor şi satisfacţiei cetăţenilor se realizează prin;
 Consultările periodice de la sediul primăriei cu cetăţenii în cadrul audienţelor sau a întâlnirilor cu
alegătorii;
 Întâlnirile organizate de către biroul Activitati Publice privind percepţia publica a instituţiei din
mass media ;
 Primirea şi înregistrarea reclamaţiilor şi a sesizărilor la ghişeul unic de înregistrare;
 Prin intermediul site- ului de internet;
 Transmiterea de informaţii oficiale şi neoficiale către cetăţeni şi alte părţi interesate:
 Prin comunicatele de presă pe baza datelor şi informaţiilor primite de la compartimentele de
colaborare;
 Prin asigurarea accesului la informaţiile de interes public din oficiu sau la cerere ;
 Prin punere la dispoziţia cetăţenilor a informaţiilor cu privire la viaţa publică, agenda manifestărilor
culturale, sportive, etc.;
 Prin organizarea de acţiuni care au drept scop promovarea normelor comunitare incurajand
initiativele locale in ceea ce priveste integrarea europeană;
 Prin colaborările realizate cu partenerii în domeniul schimbului de informaţii;
 Prin asigurarea accesului persoanelor (reprezentanţi mass-media, studenţi, cercetători, sau persoane
fizice interesate etc.) care efectuează studii şi cercetări în folos propriu sau în interes de serviciu, la
fondul documentaristic al autorităţii sau al instituţiei publice pe baza solicitării personale, în
condiţiile legii (cf. art. 11 din Legea 544/2001).
 Îmbunătăţirea continuă a imaginii organizaţiei se realizează prin;
 Conferinţe de presă, interviuri susţinute de către primar, Consiliul Local şi direcţiile subordonate;
 Popularizarea prin mass-media principalelor acţiuni organizate de primărie ;
 Prin elaborarea şi difuzarea către populaţie a pliantelor, ghidurilor şi a materialelor informative
destinate tuturor celor interesaţi şi care să contribuie la alcătuirea unei imagini corecte despre
instituţie şi activităţile ei;
 Campanii de educaţie civică prin activităţi specifice;
 Promovarea asocierii şi cooperării la/ cu alte organizaţii, uniuni, federaţii eligibile pentru Consiliul
Local şi Primărie ;
 Consultările periodice de la sediul primăriei cu cetăţenii în cadrul audienţelor sau a întâlnirilor cu
alegătorii;
31
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

 Prin intermediul site- ului de internet şi a publicaţiilor periodice ale Primăriei;

In procesul de comunicare externa se are in vedere ca:


 primarul sa decida asupra documentarii si comunicarii privind aspectele de mediu semnificative, a
pericolelor si riscurilor existente in organizatie;
 transmiterea datelor solicitate conform prevederilor legale catre institutiile abilitate in acest sens.

5.6. Analiza efectuată de management


5.6.1. Generalităţi

Evaluarea SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT se face anual de către PRIMAR si va fi


raportata Consiliului Local prin Raportul Primarului catre Consiliului Local

În cadrul acestei analize, se evalueaza oportunitatile de imbunatatire precum si a necesitatile de


schimbare in SMI, in politica si in obiectivele primariei. Deasemenea, se au in vedere aspectele de mediu
(identificarea si monitorizarea acestora), precum si identificarea pericolelor si evaluarea riscurilor asociate
activitatilor care se deruleaza la nivelul primariei.

5.6.2. Date de intrare


Datele de intrare pentru efectuarea acestei analize, puse la dispoziţia managementului de către
reprezentantul managementului sunt sub forma unui Raport de analiză. Acesta se întocmeşte pe baza
informaţiilor rezultate din:
 Măsurile dispuse în analiza anterioară;
 Rapoarte de audit intern (conform PSSC-04 ”Auditul intern”);
 Fişe de neconformitate şi acţiuni corective;
 Analiza performanţelor proceselor, conform indicatorilor de urmǎrire ai acestora;
 Reclamaţii ale cetatenilor;
 Situaţia activităţii de instruire a personalului angajat şi analiza gradului de acoperire a
necesarului de personal, din punct de vedere al nivelului de instruire;
 Recomandări sau sesizări ale organismelor de evaluare, certificare;
 Modificări organizatorice;
 Schimbările aduse de legislaţia aflatǎ în vigoare.
Raportul de analizǎ, având viza Primarului, este transmis de cǎtre RMSI participanţilor cu o zi
înainte de data şedinţei.
În cadrul şedinţei, pe baza raportului, se analizează în ce măsură au fost realizate obiectivele
prevăzute ale SMI, care sunt măsurile necesare pentru funcţionarea corectă a acestuia şi se identifică
măsurile necesare de îmbunătăţire. Ca o consecinţă a discuţiilor şi comentariilor din timpul şedinţei, se vor
stabili acţiuni corective şi preventive, oportunităţi de îmbunătăţire, cu responsabili şi termene.
5.6.3. Date de ieşire
Ca urmare a analizei efectuate de management rezultă decizii privind:
a) obiectivele pentru perioada următoare;
b) îmbunătăţirea performanţelor SMI şi a proceselor pimariei;
c) îmbunătăţirea performanţelor serviciilor, corelate cu cerinţele si asteptarile cetatenilor;
d) resursele necesare pentru aplicarea măsurilor stabilite de conducere.
Reprezentatul managementului pentru calitate întocmeşte Planul de masuri al analizei de
management al şedinţei în care s-a efectuat această analiză. În urma acestor activităţi, rezultă procesul

32
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

verbal al analizei de management, in care se menţionează numele participanţilor, datele de intrare precum
şi deciziile conducerii.
Derularea anuală a acestor analize are rolul de a sprijini îmbunătăţirea continuă a performanţelor
SMI, a proceselor, respectiv a serviciilor primariei.

6. MANAGEMENTUL RESURSELOR

6.1. Generalitati
Managementul executiv este responsabil pentru identificarea necesităţilor şi condiţiilor referitoare la
resurse şi pentru asigurarea de resurse adecvate, în vederea transpunerii în practică a politicii şi atingerii
obiectivelor, pentru menţinerea SMI, îmbunătăţirea continuă a eficacitatii acestuia şi pentru a creşte
satisfacţia cetatenilor prin îndeplinirea cerinţelor acestora. Prin resurse se înţeleg resurse umane şi abilităţi
specializate, infrastructura organizaţională, tehnologie şi resurse financiare.
6.2. Resurse umane
Personalul instituţiei este format din funcţionari publici si angajati contractuali, cu responsabilităţi
specifice în conformitate cu normele legale în vigoare. În vederea măririi eficacităţii SMI, managementul
executiv se asigură de următoarele aspecte:
a) definirea, documentarea şi comunicarea atribuţiilor, a responsabilităţilor şi a autorităţilor prin fişe ale
posturilor, ROF, decizii şi organigramă cu respectarea prevederilor Legii 215/ 2001 a administraţiei
publice locale şi a Legii 188/ 1999 privind statutul funcţionarului public;
b) numirea unui Reprezentant al Managementului-RMSI pentru probleme referitoare la calitatea
serviciilor prestate, protectia mediului si sanatatea si securitatea muncii cu autoritatea şi
responsabilitatea de a se asigura ca SMI este stabilit, implementat şi menţinut în conformitate cu
cerinţele standardelor de referinta,de a colecta date privitoare la performanţa SMI pentru analizare
inclusiv recomandări de îmbunătăţire.
c) persoanele care efectueaza activitaţi care influenţează calitatea serviciului sunt competente prin studii,
instruire, şi experienţă adecvată iar asupra acestora din urmă se păstrează înregistrările asociate.
De asemenea se dă o importanţă deosebită:
a) recrutării şi angajării personalului pe bază de competenţă şi conform prevederilor legale prin concurs,
fiecare concurent fiind obligat, potrivit normelor legale în vigoare, să promoveze examenele specifice
angajării personalului în domeniu şi a altor norme obligatorii;
b) formării şi instruirii personalului prin programe de instruire pe tematici profesionale şi legate de SMI
prin planuri manageriale ale formării profesionale în mod activ;
c) educării întregului personal în spiritul politicii şi al obiectivelor referitoare la calitate, mediu, sanatate
si securitate ocupationala şi a conceptelor bazate pe satisfacţia cetateanului;

33
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

d) stabilirii metodologiei de implementare a normelor europene în domeniul instruirii şi perfecţionării


pregătirii personalului, instruirii noilor angajaţi şi perfecţionării periodice a celorlalţi, punând accentul
pe lucrul în echipă şi pe comunicare;
e) evaluării performanţelor personalului, în scopul aprecierii necesităţilor de instruire şi pentru a
determina potenţialul său de evoluţie.
Pentru a motiva personalul, evoluţia sa, aptitudinile de comunicare şi performanţele individuale
se întreprind de către Şeful Serviciului RU SSM. următoarele:
a) selecţionarea personalului se realizează în funcţie de capacitatea de a satisface cerinţele
corespunzătoare fiecărei funcţii şi post de lucru;
b) se asigură condiţiile de muncă, se stimulează performanţele individuale şi se stabiliesc relaţii de muncă
optime;
c) se asigura că sarcinile şi obiectivele de realizat, au fost înţelese, inclusiv modul în care acestea pot
afecta calitatea.
Sunt menţinute înregistrări referitoare la studii, instruire, abilităţi şi experienţă. Responsabilitatea
menţinerii acestora revine Şefului Serviciului Resurse Umane.

6.3 Competenţă, instruire si conştientizare


Primaria Municipiului Moinesti acordă o importanţă deosebită instruirii personalului care desfăşoară
activităţi ce pot influenţa calitatea. Instruirea se efectuează intern, în cadrul primariei de către auditori
instruiţi deja şi extern cu diverse organizaţii astfel încât:
a) se determină competenţa necesară (studii, aptitudini şi experienţă) iar înregistrarea rezultatelor se
realizează cu ajutorul ,,Fişele posturilor" (care fac o descriere clară şi completă a sarcinilor,
atribuţiilor, responsabilităţilor şi cerinţelor pe care ocupantul postului trebuie să le îndeplinească
precum şi a limitelor de competenţă cu care acesta a fost mandatat);
b) se identifică periodic de către sefii de servicii/birouri împreună cu seful Serviciului Resurse Umane
necesităţile de instruire şi se înscriu în programele de instruire periodică;
c) se utilizează metode de lucru adecvate pentru asigurarea instruirii sau pentru întreprinderea altor
activităţi necesare (angajări, schimbarea locului de muncă, promovarea personalului etc.) pentru
satisfacerea necesitaţilor identificate;
d) se stabilesc responsabilităţi în ceea ce priveşte procesul de instruire şi alocarea resurselor necesare;
e) se evaluează programele de instruire şi eficacitatea acestora după fiecare instruire realizată;
f) RMSI şi seful RUSSM şi şefii de departamente au fixate atribuţii de a se asigura că personalul primariei
este conştient de:
 relevanţa şi importanţa activităţilor sale şi a modului în care el contribuie la atingerea
obiectivelor;
 importanţa conformităţii cu politica;
 importanţa conformităţii cu cu procedurile şi cerinţele SMI;
 aribuţiile şi responsabilităţile în vederea realizarii conformităţii cu cerinţele SMI;
 urmările posibile ale abaterilor de la procedurile specificate;
g) menţinerea de către seful Serviciului Resurse Umane a înregistrărilor adecvate referitore la studii,
experienţă, instruire şi aptitudini;
h) instruirea personalului care efectuează audituri interne.
Directorii, sefii de servicii si birouri impreuna cu seful Serviciului Resurse Umane sunt responsabili
pentru identificarea şi asigurarea necesităţilor de competenţă a personalului din subordine.
Responsabilitatea coordonării activităţilor de instruire este a sefului Serviciului Resurse Umane şi a RMSI
cu consultarea primarului.

34
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

6.4 Infrastructură
Primaria Municipiului Moinesti pune la dispoziţia angajaţilor şi menţine infrastructura necesară
desfăşurării proceselor în conformitate cu cerinţele pentru efectuarea lor: birouri, spaţii de lucru, cu toate
utilităţile necesare, mijloace de transport, echipamente de lucru, telefoane mobile, utilităţi sociale etc.
Echipamentele pentru desfăşurarea activităţilor de prestare a serviciilor catre cetateni cât şi
serviciile de sprijin (transport, comunicaţii, informare, etc.) necesare sunt identificate şi definite de către
sefii de departamente ţinând cont de necesităţile desfăşurării activitţăilor şi de exigenţele legate de aceste
resurse (legi, reglementări, mentenanţă, etc.).
Primaria Municipiului Moinesti dezvoltă şi implementează programe de mentenanţă stabilite prin
,,Graficele de programare a lucrărilor de mentenanţă" pentru a se asigura că infrastructura continuă să
satisfacă necesităţile. Responsabilitatea programării mentenanţei şi a monitorizării realizării acesteia revine
sefului Serviciului Urbanism, Amanajarea Teritoriului si Achizitii Publice.
6.5. Mediul de lucru
Primaria Municipiului Moinesti asigură un mediu de lucru care să aibă o influenţă pozitivă asupra
motivării, satisfacţiei şi performanţei personalului în scopul de a creşte performanţele institutiei. Pentru
crearea unui mediu de lucru adecvat, ca o combinaţie a factorilor umani şi fizici se întreprind următoarele
activităţi:
 se stabilesc prin intermediul procedurilor de sistem şi operaţionale, prin ROF şi fişele posturilor metode
creative de lucru şi oportunităţi de creştere a implicării pentru a valorifica potenţialul personalului din
primarie;
 se stabilesc reguli şi îndrumări referitoare la securitate, inclusiv utilizarea echipamentului de protecţie;
 se respectă principiile ergonomice în amplasarea locurilor de muncă;
 se iau în considerare şi se stabilesc interacţiunile sociale prin intermediul procedurilor de sistem şi
operaţionale, prin ROF şi fişele posturilor;
 se asigură facilităţi adecvate pentru personalul primariei;
 se respectă normele în vigoare referitoare la confort, încălzire, umiditate, iluminat, circulaţia aerului,
igienă, curăţenie, zgomot, vibraţie şi poluare.
Condiţiile de mediu de lucru sunt determinate în: cerinţele legale şi de reglementare referitoare la
activităţi, în cerinţele cetăţenilor sau ale celorlalte părţi interesate. Aceste condiţii se referă şi la dotările
spaţiile necesare desfăşurării activităţilor primariei.

7 Prestare servicii
7.1 Planificarea prestarii serviciului

35
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Planificarea prestarii serviciilor catre cetateni se face în scopul stabilirii obiectivelor şi proceselor
necesare pentru realizarea unor servicii corespunzatoare solicitarilor cetatenilor cu respectarea cerintelor
legale şi de reglementare cu aplicabilitate în domeniu. În acest sens institutia a identificat procesele care se
deruleaza in primarie (anexa 3şi 4), le planifică şi le dezvoltă într-o maniera sistematică, cu luarea în
considerare a datelor de intrare pentru fiecare subproces şi corelarea lor cu datele de ieşire din subprocesul
precedent, reiterarea unor date, încât la final să se poată îndeplini cerinţele necesare identificate.
Procesele identificate în cadrul SMI care reprezinta obiectul de activitate al primariei sunt:
planificarea SMI şi procesele referitoare la relaţia cu cetăţenii, forurile de conducere pe cale politică şi
administrativă (organele administraţiei publice centrale, Consiliul Local al Municipiului Moinesti), alte
părţi interesate cum ar fi organizaţiile şi asociaţiile de diferite tipuri, societăţile persoane juridice etc.
Celelalte procese identificate se constituie în procese de mangement, procese suport si procese de masurare
si monitorizare.
Procesul de prestare a serviciului, în funcţie de tipul acestuia poate parcurge toate subprocesele sau
o parte din acestea, caz în care datele de intrare şi cele de ieşire sunt specifice produsului respectiv.
Datele de intrare luate în considerare in procesul de planificare sunt:
 obiectivele şi ţintele în domeniul calităţii, mediului si SSO;
 cerinţele legale şi de reglementare referitoare la calitatea serviciilor (termene de soluţionare, moduri
de soluţionare, moduri de aducere la cunoştinţă a rezoluţiilor etc.), protectia mediului si sanatatea
si securitatea muncii;
 responsabilităţi şi autorităţi legale;
 cerinţe specificate sau nu ale cetatenilor (din petiţii, sesizări, reclamaţii, cereri, solicitări etc.);
 cerinţe referitoare la documentaţie;
 cerinţe referitoare la înregistrări, ca dovezi ale realizării conformităţii;
 planuri legate de modul concret de desfăşurare a proceselor de realizare şi furnizare a serviciului,
incluzând modalităţile de realizare a acţiunilor corective/ preventive precizate în timp ca răspuns la
problemele existente identificate sau problemele potenţiale;
 identificarea şi documentarea necesităţilor/ cerinţelor cetatenilor şi stabilirea de responsabilităţi
concrete pentru personalul implicat în această activitate;
 identificarea şi documentarea responsabilităţilor referitoare la activităţile de realizare şi furnizare a
serviciului;
 resursele umane şi materiale necesare;
 responsabilităţile şi metodele necesare pentru activităţile de verificare, validare, monitorizare,
masurare si inspecţie a serviciului;
 criteriile de acceptare a serviciului.
Responsabilitatea generală a procesului de planificare este a Primarului. Responsabilii de proces
asigură caracterul complet, acurateţea şi lipsa contradicţiei dintre datele de intrare ale planificarii.
Datele de ieşire ale planificării realizării serviciului sunt:
 procedurile de sistem şi operaţionale;
 informarea cetăţenilor, forurilor de conducere pe cale politică şi administrativă (organele
administraţiei publice centrale, Consiliul local al Municipiului Moinesti), a altor părţi interesate
cum ar fi organizaţiile şi asociaţiile de diferite tipuri, societăţile persoane juridice etc. cu privire la
termene, modalităţi de lucru, programe etc.;
 planificarea derulării activităţilor de furnizare a serviciilor conform prevederilor legale;
36
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Toate planificările sunt analizate şi sunt aprobate de factorii implicaţi până la nivelul
managementului de la cel mai inalt nivel.
Începând cu faza de planificare sunt prevăzute puncte de decizie în care se fac analize şi se iau
decizii cu privire la continuarea planificării, reluarea unor etape, sau trecerea directă la anumite etape, fapt
care necesită analize şi aprobari, conform planificărilor şi reglementarilor aplicabile.
Planificarea activităţilor pe care le presupune prestarea serviciului se realizează asigurându-se că
aceasta este compatibilă cu cerinţele pentru celelalte procese ale SMI.

7.2 Procese referitoare la relaţia cu cetateanul


7.2.1 Determinarea cerinţelor referitoare la serviciu
Pentru determinarea cerinţelor referitoare la serviciu se urmăresc:
 legislaţia din domeniul dreptului administrativ;
 cerinţele exprimate scris în principiu (dar şi telefonic) de către cetăţean prin petiţii, solicitări,
sesizări, reclamaţii;
 autorităţile şi responsabilităţile cu care este învestită instituţia prin Legi, Decrete ale Preşedintelui
României, Hotărâri şi Ordonanţe ale Guvernului, Ordine şi Instrucţiuni ale Miniştrilor şi ale
celorlaţi conducători ai administraţiei publice centrale, Hotărârile Consiliului Local al Municipiului
Moinesti, dispoziţii cu caracter normativ ale Primarului ).
Se ia în considerare determinarea următoarelor aspecte:
a) cerinţele specificate de către cetăţean - obiectul solicitării, petiţiei, etc.;
b) cerinţele legislative din domeniul dreptului administrativ- competenţă de soluţionare, termen, mod de
formulare, prezentare, emitere, comunicare a rezoluţiilor etc.;
c) orice alte cerinţe suplimentare determinate de către primarie.
Determinarea cerinţelor referitoare la serviciu se realizează în doua faze de către:
 în primă fază de către personalul compartimentului Documentare si Relaţii Publice în cazul
petiţiilor, sesizărilor, solicitărilor de servicii etc. care sunt depuse la registratură. Acesta are
responsabilitatea:
 de a determina obiectul solicitărilor clienţilor (cererii, petiţiei, reclamaţiei, serviciului etc.);
 de a determina gradul de documentare a cerinţelor din solicitările clienţilor (cereri, petiţii,
reclamaţii, solicitări de prestări a serviciului etc.);
 în cazul în care solicitarea se referă la informaţii de ordin public de a determina dacă informaţiile
solicitate sunt de ordin public şi dacă sunt deţinute în cadrul serviciului;
 de a determina iniţial competenţa de soluţionare (sau de prestare a serviciului) a instituţiei;
 de a determina condiţiile şi formele în care are loc accesul la informaţiile de interes public sau
la serviciile prestate de către instituţie;
 de determina direcţia/ serviciul/biroul sub a cărei jurisdicţie intră problema şi care are
competenţa de a o rezolva;

37
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

 în a doua fază (după înregistrarea solicitării la compartimentul Documentare), Directorul, Şeful


Serviciului ,Seful Biroului sau Coordonatorul Compartimentului are responsabilitatea de a determina:
 obiectul solicitării de prestare a serviciului sau a petiţiei, solicitării, sesizării, reclamaţiei;
 competenţa Primăriei sau a Direcţiei, Serviciului, Biroului ,Compartimentului de prestare a
serviciului sau de soluţionare a petiţiei;
 cerinţele legale în domeniu (termen de soluţionare, mod de formulare, prezentare, emitere,
comunicare a rezoluţiilor etc.);
În cazul în care clientul este administraţia publică centrală, Consiliul Local al Municipiului
Moinesti sau Primăria Municipiului Moinesti determinarea cerinţelor se realizează de către:
 personalul serviciului Resurse Umane si SSM care:
 determină autorităţile şi responsabilităţile cu care este învestită instituţia prin Legi, Decrete
ale Preşedintelui României, Hotărâri şi Ordonanţe ale Guvernului, Ordine şi Instrucţiuni
ale Miniştrilor şi ale celorlaţi conducători ai administraţiei publice centrale, Hotărârile
Consiliului Local, dispoziţii cu caracter normativ ale Primarului etc.).
 determină apariţia, modificarea şi modul de aplicare al actelor normative de referinţă;
 personalul biroului Juridic si Contencios care are responsabilitatea:
 de a determina modalităţile de implementare a acquis-ului comunitar în Administraţia
Publică Locală.
7.2.2 Analiza cerinţelor referitoare la serviciu
Înainte ca institutia să se angajeze în furnizarea serviciului cerinţele referitoare la serviciu sunt
analizate.
Această activitate presupune următoarele:
a) Înţelegerea deplină a responsabilităţilor şi competenţelor care revin Primăriei în general sau
Direcţiei, Serviciului sau Biroului de resort în particular în furnizarea serviciului;
b) Identificarea necesarului de resurse (şi alocarea sau suplimentarea acestora dacă este cazul) pentru
furnizarea serviciului;
c) Analiza responsabilităţilor, competenţelor şi capabilităţii care revin Primăriei în general sau
direcţiei/ serviciului/biroului de resort în particular în furnizarea serviciului;
d) Analiza responsabilităţilor şi termenelor de realizare a lucrării;
Analiza cerinţelor referitoare la serviciu se realizează în doua faze de către:

 în primă fază de către personalul compartimentului Documentare si Relaţii Publice în cazul


petiţiilor, sesizărilor, solicitărilor de servicii etc. care sunt depuse la registratură. Acesta are
responsabilitatea:
 de a analiza modul în care sunt definite solicitările clienţilor. În cazul în care nu sunt
documentate cerinţele cetateanului, personalul are obligaţia de a-l îndruma şi ajuta să solicite în
scris informaţia de interes public dacă solicitarea nu se referă la informaţii care sunt deţinute în
cadrul serviciului şi de a îndruma şi ajuta clientul să redacteze solicitarea, petiţia, reclamaţia,
sesizarea etc.;

38
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

 de a analiza caracterul complet al documentelor transmise în cadrul lucrării. În cazul în care


lipsesc documente necesare în vederea stabilirii unei rezoluţii (ex : eliberării de certificate, avize
etc.) se comunică necesarul de documente cetateanului;
 de a analiza iniţial competenţa de soluţionare (sau de prestare a serviciului) a instituţiei;
 de a analiza condiţiile şi formele în care are loc accesul la informaţiile de interes public sau la
serviciile prestate de către instituţie;
 de analiza care este direcţia/ serviciul/biroul sub a cărei jurisdicţie intră problema şi care are
competenţa de a o rezolva;
 de a înregistra solicitarea, petiţia, cererea, etc. în registrul general de intrări- ieşiri al instituţiei
şi de a o transmite către direcţia/ serviciul/biroul sub a cărei jurisdicţie intră problema şi care are
competenţa de a o rezolva; Aceasta se constituie în dovada analizării preliminare a cerinţelor cetateanului.
 de a comunica clientului termenul de soluţionare legal;
 în a doua fază (după înregistrarea solicitării la compartimentului Documentare si Relaţii Publice)
după caz, directorul de direcţie, seful serviciului sau al biroului are responsabilitatea de a analiza:
 obiectul solicitării de prestare a serviciului sau a petiţiei, solicitării, sesizării, reclamaţiei;
 competenţa direcţia/ serviciul/biroul de efectuare a lucrării;
 cerinţele legale în domeniu (termen de soluţionare, mod de formulare, prezentare, emitere,
comunicare a rezoluţiilor etc.);
 de a analiza caracterul complet al documentelor transmise în cadrul lucrării. În cazul în care
lipsesc documente necesare în vederea stabilirii unei rezoluţii (ex : eliberării de certificate, avize
etc.) se comunică aceasta clientului;
 de a analiza necesitatea solicitării sprijinului altor instituţii (Prefectură, Poliţie, instituţii de
învăţământ etc.);
 de a analiza condiţiile şi formele în care are loc accesul la informaţiile de interes public sau la
serviciile prestate de către instituţie;
 de a anliza dacă instituţia dispune de resursele necesare execuţiei lucrării şi dacă nu de a stabili
necesarul de resurse suplimentar;
 de a desemna un responsabil şi de stabili un termen de finalizare a lucrării. Aceasta se constituie
în dovada analizării finale a cerinţelor cetateanului.
În cazul în care clientul este administraţia publică centrală, Consiliul Local al Municipiului
Moinesti sau Primăria Municipiului Moinesti determinarea cerinţelor se realizează de către:
 personalul compartimentului Resurse Umane si SSM care:
-analizeaza autorităţile şi responsabilităţile cu care este învestită instituţia prin Legi, Decrete ale
Preşedintelui României, Hotărâri şi Ordonanţe ale Guvernului, Ordine şi Instrucţiuni ale Miniştrilor
şi ale celorlaţi conducători ai administraţiei publice centrale, Hotărârile Consiliului Local, dispoziţii
cu caracter normativ ale Primarului etc.).
-informează toate serviciile administraţiei publice locale despre apariţia, modificarea şi modul de
aplicare al actelor normative de referinţă; Aceasta se constituie în dovada analizării cerinţelor
cetateanului.
 personalul biroului Juridic si Contencios care are responsabilitatea:
-de a analiza modalităţile de implementare a acquis-ului comunitar si modul de aplicare a legilor in
Administraţia Publică Locală. Aceasta se constituie în dovada analizării finale a cerinţelor
cetateanului.

39
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Atunci când sunt modificate cerinţele referitoare la serviciu, acestea sunt analizate de către
personalul compartimentelor functionale, seful de direcţie, serviciu sau birou iar modificările sunt
comunicate în timp personalului responsabil prin comunicare telefonică sau scrisă.
Managementul la nivelul cel mai înalt al Primăriei Moinesti în persoana Primarului, a luat toate
măsurile pentru a se asigura că cerinţele cetateanului (specificate sau nespecificate) şi cele legale şi de
reglementare referitoare la serviciu şi procese se identifică, se determină şi se îndeplinesc în scopul de a
mări satisfacţia acestuia. Aceasta se realizează prin definirea atribuţiilor şi a responsabilităţilor referitoare
la analiza acestor cerinţe în: procedurile de sistem şi operaţionale, în ROF, în fişele de post ale personalului
responsabil cu analiza cerinţelor clientului şi continua monitorizare a îndeplinirii acestor atribuţii şi
responsabilităţi de către Primar sau de către personalul responsabil desemnat.
7.2.3 Comunicarea cu cetateanul
Primarul stabileşte căi de comunicare şi interfeţe cu clientul- cetăţean, autorităţi, organizaţii,
asociaţii, alte părţi interesate etc. în legătură cu problemele referitoare la serviciu privind: furnizarea de
informaţii asupra serviciului, tratarea solicitărilor, petiţiilor, sesizărilor etc. acestuia prin intermediului
procedurilor de sistem şi operaţionale, a ROF şi a fişelor de post care stabilesc atribuţii şi limite de
competenţă pentru personalul care intră în contact cu cetatenii. De asemenea se iau în considerare aspectele
legate de comunicarea cu cetatenii în stabilirea tematicilor de instruire periodică. Comunicarea cu acestia
se realizează pe mai multe paliere în funcţie de tipul comunicării sau rangul personalului din institutie-
cetatean şi se realizează de către: primar directori, sefii de servicii/birouri, şi personalul anagajat. Eficienţa
comunicării şi îndeplinirea sarcinilor din acest punct de vedere sunt continuu monitorizate de către primar
sau de către personalul responsabil din serviciul audit intern/ compartimentul managementul sistemelor
integrate.
7.3 Proiectare şi dezvoltare
Specificul domeniului de activitate al Primăriei Municipiului Moinesti nu presupune
desfăşurarea de activităţi de proiectare- dezvoltare.
7.4 Aprovizionare
7.4.1 Procesul de aprovizionare
Aprovizionarea cu lucrările, serviciile, materialele, tehnologia şi echipamentele necesare
desfăşurării activităţilor specifice se face de la mai mulţi furnizori în baza prevederilor legislaţiei
referitoare la achiziţiile publice (OUG 34/2006 - legislaţia ce transpune Directivele CE 17 si 18 din 2004
privind achiziţiile publice şi HG 925/2006- Normele de aplicare.
Primarul realizează coordonarea generală a activităţilor de achiziţii publice pentru a se asigura
că produsul aprovizionat este conform cu cerinţele de aprovizionare şi că sunt respectate prevederile legale
în vigoare.
Necesarul anual de aprovizionare şi achiziţii specific direcţiilor/serviciilor/compartimentelor
functionale se întocmeşte de către directori/sefi de servicii/coordonatorii compartimentelor functionale .
Arhitectul Şef/seful serviciului achizitii centralizeaza datele si stabileste (la nivel de propunere)
necesarul de cheltuieli pentru includerea acestora în bugetul de cheltuieli al anului respectiv şi îl transmite
sefului Direcţiei Economice care organizează, coordonează şi asigură elaborarea proiectului de buget
pentru Primărie şi pentru entităţile sale organizatorice.
Achiziţiile curente sau determinate de necesităţi concrete se realizează la propunerea Arhitectului Şef/
Sefii de serviciu care fundamentează, ca specialişti în domeniul respectiv, cererile de oferte şi ofertele
primite de Primărie pentru achiziţii de bunuri şi servicii, în vederea efectuării selectării de ofertă de către
40
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

comisia stabilită în acest scop respectiv. Arhitectul Şef /Sefii de serviciu vizează, ca specialişti pe domeniul
respectiv, contractele de aprovizionare.
În conformitate cu prevederile legii în domeniu, seful serviciului Achiziţii Publice şi seful serviciului
Investitii, Receptie Lucrari si Derulari Contracte fac preselecţia (agrearea) societăţilor comerciale care au
ca obiect de activitate execuţia de lucrări specifice programului de investiţii, întocmirea documentaţiilor
tehnico-economice de specialitate, organizează sistemul de selecţie al societăţilor comerciale care execută
lucrări, constituind o bază de date privind evoluţia preţurilor pe piaţa materialelor, forţei de muncă,
transporturi etc. şi fac propuneri de acordare a unor calificative prestatorilor de servicii, care să permită o
selecţie mai riguroasă a acestora
7.4.2 Informaţii referitoare la aprovizionare
Informaţiile referitoare la necesarul de aprovizionare sunt stabilite:
 în urma planurilor şi strategiilor anuale de dezvoltare, investiţii, achiziţii şi consum şi sunt comunicate
directorului Directiei Economice de către sefii de servicii şi Arhitectul Şef. Şeful Directiei Economice
organizează, coordonează şi asigură elaborarea proiectului de buget care prevede nivelul de cheltuieli
pentru investiţii, achiziţii şi consum şi lista produselor, lucrărilor şi serviciilor care se achiziţionează pentru
primărie şi pentru entităţile organizatorice din cadrul acesteia, buget de cheltuieli care este aprobat în
şedinţele Consiliului Local. Dezvoltare tehnico-edilitară a municipiului este asigurata de către
compartimentul Investiţii iar documentaţiile tehnico-economice necesare realizării obiectivelor de
investiţii care prevăd necesarul de aprovizionare sunt elaborate de către Serviciul Achiziţii. Ambele sunt
aprobate în şedinţele Consiliului Local;
 în urma unor necesităţi curente determinate de o aprovizionare specifica, achizitii publice prin
compartimentul achizitii realizeaza aprovizionarea produselor sau a serviciului ,in cazul in care nu a fost
cuprins in Planul anual de achizitii numai dupa aprobarea Referatului de necesitate aprobat de Primar.
În toate situaţiile aceste informaţii descriu clar produsul sau serviciul de aprovizionat sub aspectul
denumirii şi al caracteristicilor sale. Informaţiile conţin inclusiv cerinţe pentru aprobarea produsului, a
procedurilor, proceselor şi echipamentelor, cerinţe pentru calificarea personalului şi cerinţe pentru sistemul
de management integrat.
7.4.3 Verificarea produsului aprovizionat
Toate produsele şi serviciile aprovizionate înainte de a fi acceptate sunt supuse inspecţiilor de
recepţie, conform prevederilor legale şi contractuale sau din comanda de aprovizionare. Aceasta se
realizează la furnizor sau în organizaţie (inclusiv în locaţiile în care se execută lucrările) şi include
verificarea documentelor asociate. Responsabilitatea efectuării acestei activităţi revine personalului delegat
al Serviciilor Achiziţii Publice şi Derulare Contracte care:
 urmăreşte înclusiv modul de îndeplinire al condiţiilor contractuale pe durata de derulării serviciului,
a execuţiei lucrărilor, cât şi în perioada de garanţie;
 realizarea obiectivelor de investiţii în parametrii tehnico-economici programaţi;
 participă la recepţia obiectivelor de investiţii
 urmăreşte în teren execuţia lucrărilor, pe parcursul desfăşurării investiţiei;
 asigură decontarea serviciilor şi lucrărilor contractate în condiţiile stipulate de lege;
 colaborează permanent cu firmele de proiectare şi de consultanţă pe parcursul derulării contractelor
de investiţii;
 colaborează cu organele abilitate să controleze calitatea lucrărilor executate, cât şi finanţarea şi
decontarea acestora;
 verifica dacă produsul aprovizionat este corespunzător din punct de vedere cantitativ, calitativ şi
sortimental cu specificaţia din comandă sau contract;
41
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

 verifica integritatea produsului aprovizionat şi a ambalajelor;


 verifica însoţirea şi adecvarea cu documentele de însoţire – facturi fiscale, avize de expediţie,
chitanţe, declaraţii de conformitate şi certificate de garanţie.
Dacă produsul aprovizionat este conform, reprezentantul delegat al primariei care efectuează
recepţia semnează pentru primire documentele de însoţire.

7.5. Furnizarea serviciului


7.5.1 Controlul prestarii serviciului
În Primăria Municipiului Moinesti procesele referitoare la furnizarea produsului se efectuează în
mod planificat, într-o manieră continuu controlată şi există dovezi obiective care atestă că factorii ce pot
influenţa calitatea sunt ţinuţi sub control.
Documentele care reglementează controlul furnizării serviciilor sunt întocmite astfel încât să
asigure că:
a) informaţiile care descriu autoritatea şi responsabilitatea cu care este învestită Primăria Municipiului
Moinesti în ansamblu ca autoritate publica administrativă teritorială şi direcţiile, serviciile şi birourile
acesteia în particular sunt disponibile personalului responsabil;
b) informaţiile care descriu caracteristicile serviciului sunt disponibile funcţiilor responsabile inclusiv în
cadrul procedurilor de sistem şi operaţionale sunt disponibile tuturor funcţiilor responsabile;
c) se utilizează materiale, echipamente şi tehnologie corespunzătoare care nu contravin scopului, politicii
şi obiectivelor primariei în domeniul calităţii cu pastrarea unui mediu de lucru este adecvat si sigur
pentru angajati;
d) procesele sunt conforme cu legislaţia în vigoare, documentele de referinţă sau cu alte cerinţe la care
primaria subscrie;
e) sunt definite în cadrul procedurilor operaţionale şi sunt disponibile dispozitivele şi modalităţile de
măsurare, monitorizare şi control ale parametrilor adecvaţi ai proceselor şi ai caracteristicilor adecvate
ale utilajelor si aparaturii utilizate;
f) criteriile aplicabile de identificare a trasabilitatii serviciilor sunt definite clar în cadrul procedurilor
operaţionale;
g) activităţile de eliberare a autorizaţiilor şi aprobărilor, de emitere a avizelor sau a răspunsurilor sau a
altor documente specifice (chitanţe, dovezi de achitare a taxelor etc.) sunt implementate.
7.5.2 Validarea proceselor de prestare a serviciului
Procesele desfasurate la nivelul primariei presupun derularea de contacte cu cetatenii, procese care
pot fi considerate de baza . Orice lipsa de tact, de profesionalism in derularea serviciului, de rabdare si
intelegere a cerintelor cetateanului pot influenta negativ perceptia acestuia. Astfel, in primarie se deruleaza
activităţi ai căror parametri să nu mai poată fi măsuraţi ulterior ( activitatile desfasurate de politia locala,
de serviciul de utilitati publice, da serviciul de asistenta sociala, etc.). Aceste servicii presupun existenta
unor regulamente de functionare-ROF, RI si stabilirea cu exactitate a unor proceduri operationale ce
descriu activitatile desfasurate, instruirea corespunzatoare a angajatilor.
7.5.3 Identificare şi trasabilitate

42
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Primăria Municipiului Moinesti identifică serviciul prin mijloace şi metode corespunzătoare, pe


întreaga durată de realizare a acestora iar stadiul inspecţiilor şi al încercărilor este identificat pe întreaga
durată de prestare a serviciului.
Mijloacele prin care este identificată conformitatea sau neconformitatea serviciului, determinată
în urma inspecţiilor sunt:
 marcarea şi etichetarea produsului, respectiv documente specifice (NRCD, procese verbale, note etc.)
pentru înregistrarea rezultatelor inspecţiilor, desemnarea şi marcarea unor zone pentru izolarea
produsului neconform aprovizionat.
 Stadiul inspecţiilor asigură informaţii privind conformitatea, sau neconformitatea, după efectuarea
inspecţiei, reţinerea, sau izolarea produsului sau serviciului, când este posibilă, în vederea reluării
serviciului, sau clasificarea ca rebut.
 Stadiul realizării serviciilor specifice se identifică cu ajutorul registrului general-registratura şi al
registrelor departamentale de intrări- ieşiri în care sunt completate rubricile referitoare la stadiul
serviciului în raport cu cerinţele legale de soluţionare.
7.5.4 Proprietatea cetateanului
Primăria Municipiului Moinesti utilizează proprietatea cetateanului pentru realizarea serviciului.
Proprietatea acestuia este reprezentată de către documentele transmise la dosare în vederea soluţionării
petiţiilor, cererilor, solicitărilor, sesizărilor. Aceasta se păstrează şi se protejează.
Personalul care întră în contact cu proprietatea cetateanului, care o utilizează sau care o are sub
control în timpul proceselor specifice de realizare şi furnizare a serviciului este instruită periodic în vederea
tratării cu grijă, a identificării, a verificării şi a protejării acesteia. Deasemenea, intreg personalul a semnat
angajamente de confidentialitate in conformittae cu cerintele legale in vigoare.
În cazul depistării unor situaţii care presupun deteriorarea sau aducerea într-o stare inaptă pentru
utilizare a proprietăţii cetateanului se informează de urgenţă seful de birou/serviciu care raportează imediat
cetateanului printr-o notificare scrisă care se păstrează împreună cu restul înregistrărilor referitoare la
situaţie. Se sistează imediat continuarea lucrării pâna la luarea unei decizii de către seful de birou/serviciu
sau de viceprimar/primar. Deasemenea sunt menţinute înregistrări, conform procedurii “Controlul
produsului/serviciului neconform” cod PSSC-05.

7.5.5 Păstrarea documentelor


Primăria Municipiului Moinesti asigură integritatea şi conformitatea documentelor si
inregistrarilor care fac obiectul activitatilor sale. Aceasta presupune depozitarea, conservarea, identificarea,
manipularea şi arhivarea documentelor si inregistrarilor in concordanta cu prevederile procedurilor
”Controlul documentelor” cod. PSSC-02 si „Controlul inregistrailor” cod PSSC-03.

7.6 Controlul echipamentelor de monitorizare şi măsurare


Primăria Municipiului Moinesti are externalizate serviciile de verificare metrologica si service
pentru EMM-urile din dotare, dar are o preocupare permanentă în menţinerea acestora la parametrii tehnici
necesari pentru a demonstra prin măsurătorile efectuate conformitatea acestora cu condiţiile specificate.
Procedura„Controlul EMM-urilor”- stabileşte activitatile şi responsabilitatile primariei referitoare
la identificarea, repartizarea si controlul echipamentelor de monitorizare şi masurare privind
funcţionalitatea acestora.

43
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Achizitionarea echipamentelor de masurare si monitorizare se face in conditiile generale descrise


de procedura "Achizitii publice". Pentru fiecare echipament, în fişa de evidenţă a aparatului de măsura se
completează datele de identificare ale acestuia, intervalul reviziilor periodice, rezultatele verificărilor,
numărul buletinului de încercare. Mentenanta si service-ul EMM se realizeaza de furnizor in baza unor
contracte de prestari servicii atribuite in conformitate cu procedura ”Achizitii publice”.
Operatiunile de etalonare si de verificare se realizeaza pe baza unui program de verificari anual,
elaborat de catre persoana responsabila cu evidenta EMM-lor si aprobat de catre primar si se efectueaza de
laboratoarele autorizate. Frecventa minima a verificarilor echipamentelor de masurare si monitorizare
supuse controlului metrologic al statului este stabilita potrivit normelor legale de metrologie.
Pregatirea personalului pentru operare se efectueaza de catre furnizorul de echipament:
- la achizitionarea unui echipament de masurare nou;
- cand operatorul urmeaza a utiliza pentru prima data un echipament de masurare si monitorizare;
- periodic, in urma rezultatelor verificarilor referitoare la modul in care operatorii utilizeaza echipamente
de masurare si monitorizare.
Necesitatile de instruire a personalului operator se identifica de catre RMSI, care elaboreaza un
program de instruire, il supune aprobarii primarului.
Instruirea personalului operator se face, dupa caz:
- in cadrul primariei de personal specializat prin grija RMSI;
- in afara primariei, dupa caz, la furnizorul echipamentelor de masurare si monitorizare sau de catre
organele de metrologie autorizate.
Personalul operator care, potrivit normelor legale, trebuie sa posede autorizatie de la organele de
metrologie va fi supus acestei autorizari prin grija responsabilului cu metrologia

7.7. Controlul operational ( cap.4.4.6/ISO 14001 si SR OHSAS 18001)


Primaria identifica si planifica operatiile/activitatile/procesele necesare realizarii obiectivelor
stabilite, respectiv activitatilor asociate riscurilor identificate in conditii controlate, pentru a asigura:
 Stabilirea, mentinerea si imbunatatirea continuua a procedurilor/instructiunilor pentru prevenirea
abaterilor de la politica si obiectivele referitoare la SMI;
 Disponibilitatea informatiilor referitoare la caracteristicile lucrarilor/proceselor precum si a
criteriilor de operare pentru reducerea riscurilor identificate;
 Disponibilitatea si utilizarea echipamentelor de lucru, a utilajelor adecvate;
 Implementarea monitorizarii si masurarii;
 Implementarea activitatii de receptie a lucrarilor;
 Comunicarea procedurilor si cerintelor relevante catre furnizori si cetateni.
O data cu intocmirea Lista aspectelor de mediu in conditii de functionare normala si anormala »,
primaria a determinat operatiile/procesele/lucrarile/instalatiile ce genereaza aspect semnificative asupra
riscurilor identificate in vederea elaborarii de proceduri operationale. Deasemenea, s-au stabilit parametrii
necesari a fi controlati si modul in care ei pot fi influentati.
„Planul de prevenire si protectie”-este intocmit de o firma autorizata de Ministerul Muncii si
contine masurile necesare privind sanatatea si securitatea muncii, cu termene de realizare si responsabilitati.
In documentatia tehnologica se documenteaza masurarile si monitorizarile ce urmeaza a fi
efectuate, tipul si precizia echipamentelor de masurare si monitorizare.
Procesele de realizare a lucrarilor se desfasoara planificat conform graficelor de executie, inclusiv
adaptarea acestora la capabilitatile umane.
Utilajele si instalatiile sunt verificate conform unei planificari anuale avizate de RMSI.
In cazul in care parametrii procesului sunt gasiti in afara limitelor prevazute de documentatia
tehnica, procesul se intrerupe pana la efectuarea interventiilor necesare.
44
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Procesele speciale, la care conformitatea lucrarii nu poate fi verificata prompt, se monitorizeaza


continuu. Frecventa monitorizarilor si a inregistrarilor masuratorilor este stipulata in procedurile specific
fiecarui proces.
Toate procesele (de la identificarea cerintelor clientului pana la procesele verbale de receptie finala)
sunt procedurate si se urmareste imbunatatirea lor continuua.

8. MĂSURARE, ANALIZĂ, ÎMBUNĂTĂŢIRE


8.1 Generalităţi
Procesele de monitorizare, analiză şi îmbunătăţire sunt determinate, planificate şi implementate
având ca scop demonstrarea conformităţii serviciilor cu cerinţele şi asigurarea îmbunătăţirii continue a
SMI. Astfel, sunt planificate procesele de analiză a managementului (anual), de audit intern, de instruire a
personalului din primaria, de culegere şi raportare a datelor specifice conform reglementărilor în vigoare,
de culegere a datelor privind satisfacţia cetatenilor.

8.2 Monitorizare şi măsurare


8.2.1 Satisfacţia cetateanului
Monitorizarea informaţiilor referitoare la percepţia cetateanului asupra satisfacerii de către primarie
a cerinţelor sale, este una din preocupările esenţiale ale institutiei fiind o modalitate de măsurare a
performanţei SMI.
Obţinerea de către primarie a informaţiilor referitoare la satisfacţia ceteteanului se realizează prin
una sau mai multe din următoarele metode.
 discuţii ocazionale cu cetateanul (audiente, mese rotunde, telefoane, e-mail, fax, întâlniri);
 reclamaţii.
Informaţiile colectate, indiferent de metodă, se colecteaza de catre biroul Activitati Publice
,cultura,tineret si mediul de afaceri si de compartimentul documentare si relatii publice in relatia directa cu
cetateanul ,se analizează de către RMSI şi sunt supuse analizei generale în Raportul de analiză de
management.
Analizarea acestor date la niveluri şi de către funcţii relevante şi dispunerea de măsuri
corespunzătoare au drept scop creşterea satisfacţiei cetateanului şi, implicit, demonstrarea abilităţii
primariei de a furniza constant servicii conforme cu cerinţele.

8.2.2 Audit intern (cap.8.2.2./ISO 9001, cap.4.5.5./ISO 14001 si SR OHSAS 18001)


Auditul intern se efectuează la intervale planificate urmărind în principal să ofere date despre
conformitatea SMI adoptat în organizaţie cu cerinţele SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005 si
SR OHSAS 18001:2008 cât şi date despre modul de implementare şi de menţinere a SMI, eficacitatea sa
şi conformitatea cu măsurile planificate.
Programul de audit implică planificarea activităţilor de audit intern, luând în considerare statutul şi
importanţa proceselor şi zonelor care trebuie auditate, precum şi rezultatele auditurilor precedente.
Prin selectarea auditorilor, care nu îşi vor audita propria activitate şi prin modul procedural de
efectuare al auditurilor, se asigură obiectivitatea şi imparţialitatea procesului de audit.
45
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Responsabilităţile şi cerinţele pentru planificarea şi efectuarea auditurilor, pentru raportarea


rezultatelor şi menţinerea înregistrărilor, precum şi pentru activităţile de urmărire sunt definite în "Audit
intern" cod PSSC-04.

8.2.3 Monitorizarea şi măsurarea proceselor


Monitorizarea proceselor este o activitate care se desfăşoară fiind una din sarcinile Monitorizarea
proceselor constituie responsabilitatea RMSI şi a responsabililor de procese.
Monitorizarea proceselor se realizeaza prin audituri interne de proces cod PSSC-04. Monitorizarea
proceselor este prezentata in procedura PSSM-04 " Monitorizare si masurare procese si aspecte de
mediu.Evaluarea conformarii "si PSSO-02 Monitorizare si masurare procese SSO. Aceste audituri au ca
scop verificarea gradului de conformitate a proceselor cu specificatiile aplicabile.
RMSI se preocupă de colectarea datelor referitoare la procese şi prelucrarea acestora în vederea
analizei periodice. Prin analiza acestor date se are în vedere determinarea gradului în care procesele
monitorizate au abilitatea de a obţine rezultatele planificate. Atunci când rezultatele planificate nu sunt
obţinute, RMSI trebuie să întreprindă corecţii şi/sau acţiuni corective/preventive.

8.2.4 Monitorizarea şi măsurarea serviciului


Monitorizarea si masurarea serviciului se realizeaza in urmatoarele faze:
a). la identificarea cerintelor cetateanului si a cerintelor legale si de reglementare din domeniul respectiv;
b). pe parcursul derularii serviciilor catre cetateni;
c). la final, prin identificarea perceptiei cetatenilor cu privire la serviciile prestate.
In afara auditurilor interne, actiuni planificate avand ca obiectiv verificarea periodica a conformitatii
serviciilor cu documentatia aplicabila, primaria asigura monitorizarea si masurarea proceselor pe tot
parcursul derularii acestora. Monitorizarile se efectueaza in conformitate cu cerintele specificate de
legislatie/proiectant, cu cerintele contractuale.
Rezultatele neconforme ale verificarilor sunt tratate conform procedurilor:
- PSSC-05 “Controlul neconformitatilor”;
- PSSC-06 “Actiuni corective si preventive”.
In functie de rezultatele verificarilor efectuate se vor lua urmatoarele decizii:
- continuarea lucrarii
- oprirea lucrarii neconforme pana la tratarea neconformitatilor.
În situaţiile în care unele dintre procesele care influenţează conformitatea serviciului cu cerinţele
sunt încredinţate unor furnizori de servicii, controlul acestor procese externe revine primariei. În unele
cazuri, contractele de aprovizionare conţin prevederi referitoare la modalităţile de monitorizare ale
proceselor / produselor furnizate, incluzând metodele şi procedurile aplicate pentru receptia serviciilor
externalizate.

8.2.5.Monitorizarea si masurarea performantei (cap.4.5.1/ISO 14001si SR OHSAS 18001)


Metodele utilizate pentru monitorizarea si masurarea performantei proceselor identificate sunt:
- evaluarea periodica prin audituri interne;
- analiza planificata (anual) de catre primar pe baza raportului de analiza intocmit de RMSI;
- monitorizarea proceselor pe baza de proceduri scrise ;
-monitorizarea si masurarea unor procese de catre firme autorizate in domeniu (externalizarea unor
procese).
Primaria aplica metode adecvate de masurare cu scopul de a evalua performanta proceselor si de a
introduce masuri de imbunatatire a acestora. Masurile de performanta ale proceselor au in vedere:
- capabilitatea proceselor;
46
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

- timpul de reactie;
- durata ciclului sau cantitatea de munca prestata intr-un timp dat;
- aspecte masurabile ale monitorizarii performantei de mediu;
- controlul operational aplicabil;
- realizarea caracteristicilor principale ale activitatilor care pot avea un impact semnificativ asupra
mediului;
- realizarea conformitatii cu obiectivele si tintele de mediu stabilite;
- calitatea mediului de lucru si respectarea normelor de sanatatea si securitatea muncii.
Procedura PSSM-04 „Masurare si monitorizare” documenteaza cerintele privitoare la
monitorizarea si masurarea activitatilor cu impact semnificativ asupra mediului si cele privind sanatatea si
securitatea ocupationala. Procedura include documentarea informatiilor care permit monitorizarea
performantei, a controlului operational si a conformitatii cu obiectivele si tintele de mediu, respectiv pentru
sanatatea si securitatea ocupationala.
8.2.6. Evaluarea conformarii (cap. 4.5.2/ISO 14001 si OHSAS 18001)
Pornind de la politica in domeniul mediului si sanatatii si securitatii ocupationale, primaria a acordat
o grija deosebita identificarii, actualizarii si comunicarii cerintelor legale si de reglementare din domeniu.
Astfel, biroul juridic si contencios urmareste saptamanal legislatia aparuta (referitoare la calitate, mediu,
sanatate si securitate ocupational precum si la procesele desfasurate in cadrul organizatiei) si trimite
primarului si compartimentelor functionale orice reglementare legala aplicabila si publicata in Monitorul
Oficial in termen de 24 de ore de la aparitie. De asemenea, in functie de aria de interes, juristul difuzeaza
un exemplar al cerintelor legale aplicabile, persoanelor responsabile din cadrul organizatiei. Cunoasterea
si respectarea legii este obligatorie si nu poate fi invocata necunoasterea ei.
Primarul verifica cel putin o data pe an modul de respectare a legislatiei cu ocazia analizei de
management, iar cu ocazia auditurilor interne si externe se va verifica de catre echipa de audit modul de
conformare a practicilor cu cerintele legale aplicabile conform formularelor de evaluare a conformarii.
Rezultatele vor fi consemnate atat in rapoartele de audit, cat si in Raportul de analiza intocmit de RMSI cu
ocazia analizei de management. Aceste date au rolul de a contribui la imbunatatirea sistemului de
management in intrega organizatie.
Anual , RMSI actualizeaza „Lista cerintelor legale si de reglementare aplicabile”

8.3 Controlul neconformitatilor, cod PSSC-05


Metodele de control, responsabilităţile şi autorităţile asociate pentru tratarea
echipamentului/serviciului neconform sunt descrise în procedura"Controlul neconformitatilor", cod
PSSC-05, în scopul identificării acestuia şi a prevenirii utilizării neintenţionate.
Întotdeauna după corectarea unei neconformităţi se întreprind acţiuni de verificare a conformităţii
cu cerinţele.

8.3.a) Neconformitati, actiuni corective si preventive in managementul mediului, sanatatii si


securitatii ocupationale (cap. 4.5.3/ISO 14001, 4.5.3.2/OHSAS 18001)
Neconformitatile privind sistemul de management al mediului si al SSO sunt tinute sub control pentru a
permite initierea si finalizarea actiunilor corective/preventive. Monitorizarea acestora presupune
identificarea si inregistrarea neconformitatilor, analiza, stabilirea si implementarea actiunilor corective
(adaptate impactului asupra mediului si tinand seama de riscurile asociate proceselor in derulare),
verificarea realizarii acestora.
Implementarea actiunilor corective include etapele urmatoare:
- analiza reclamatiilor, rapoartelor de neconformitate, rapoartelor de audit referitoare la aspectele de mediu
cu impact semnificativ;
47
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

- stabilirea si implementarea actiunilor corective;


- verificarea realizarii actiunilor corective.
Evaluarea si modul de conformare este determinat prin audituri interne si are ca date de intrare
cerintele legale aplicabile primariei si alte cerinte la care aceasta a subscris (acte normative, standarde,
reglementari tehnice din domeniu).
Primarul ia la cunostinta de rezultatul evaluarii in raportul intocmit anual de RMSI.

8.3.b) Investigarea incidentelor (cap. 4.5.3.1/OHSAS 18001)


Au fost definite autoritatile si responsabilitatile pentru:
- inregistrarea, investigarea si analiza accidentelor, incidentelor, neconformitatilor;
- adoptarea unor masuri in vederea reducerii consecintelor care rezulta din accidente, incidente,
neconformitati;
- initierea si finalizarea actiunilor corective si preventive;
- confirmarea eficacitatii actiunilor corective si preventive intreprinse;
- identificarea oportunitatilor de imbunatatire continua;
- comunicarea rezultatelor unor astfel de investigatii.
Evaluarea riscului fiecarui loc de munca permite stabilirea obiectivelor care sa conduca la
prevenirea imbolnavirilor si accidentelor de munca.
Evaluarea si modul de conformare este determinat prin audituri interne si are ca date de intrare
cerintele legale aplicabile primariei si alte cerinte la care aceasta a subscris (acte normative, standarde,
reglementari tehnice din domeniu).
Primarul ia la cunostinta de rezultatul evaluarii in raportul intocmit anual de responsabilul cu SSO.

8.3.c) Pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns (cap.4.4.7/ISO 14001 si SR OHSAS 18001
In conformitate cu prevederile procedurii „Pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de
raspuns” PSSM-03, organizatia:
- a identificat posibilele situatii de urgenta si accidente care pot avea impact asupra mediului si a modului
de raspuns in astfel de situatii;
- a identificat posibilele situatii de urgenta si accidente care pot aparea in mod curent in sanatatea si
securitatea ocupationala;
- previne si/sau reduce impacturile asupra mediului;
-revizuieste periodic procedurile/planurile de pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns,
in special dupa producerea accidentelor sau aparitia unor situatii de urgenta;
- identifica potentialul pentru incidente si situatii de urgenta pentru a sti sa raspunda la acestea;
- stabileste actiuni pentru a preveni si minimiza posibilele imbolnaviri sa raniri care pot fi asociate acestora.
Primaria aplica (testeaza) in practica periodic situatiile respective anual.
8.4 Analiza datelor
Datele necesare pentru a demonstra adecvarea şi eficacitatea SMI şi pentru a evalua necesitatea
aplicării de metode de îmbunătăţire, sunt colectate şi analizate.
Sunt supuse analizei urmatoarele tipuri de date:
a). date privind gradul de satisfactie al cetateanului;
b). date privind SMI;
c). date privind procesele;
d). date privind echipamentele si serviciile prestate;
e). date privind furnizorii;
f). date privind eficacitatea si eficienta actiunilor corective si actiunilor preventive.
Sursele datelor supuse analizei sunt, in principal:
48
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

a). audituri interne sau externe;


b). feedback-ul de la cetateni (sesizari, reclamatii, solicitari, oportunitati de imbunatatire);
c). monitorizarea proceselor si echipamentelor;
d). autoevaluari;
e). evaluari, inspectii si audituri la furnizori;
f). inspectii ale organelor de stat;
g). alte surse.
Datele se furnizeaza de catre responsabilii proceselor implicati in implementarea SMI potrivit
atributiilor si raspunderilor acestora si in conformitate cu procedurile de sistem aplicabile precum si din
exterior, de catre clienti, alte organisme.
Indiferent de sursa si de modul de furnizare, datele se colecteaza la RMSI care asigura colectarea,
sistematizarea, intretinerea si pastrarea acestora in condiriile prevazute de procedurile PSSC-02 "Controlul
documentelor si datelor" si PSSC-03 "Controlul inregistrarilor".
La nivelul de executie, analizele nu sunt programate, ele avand loc ori de cate ori datele obtinute
sunt semnificative sau vizeaza neconformitati majore in activitatea curenta.
Analizele furnizeaza managementului concluziile necesare adoptarii unor masuri de imbunatatire:
- care sunt in competenta de dispunere si aplicare directa;
- care se propun spre analiza si aprobare nivelurilor ierarhice superioare.
Analizele, efectuate lunar sau ori de cate ori situatia impune, se efectueaza de catre RMSI pentru
datele colectate din toate sursele mentionate anterior.
Aceste analize au ca scop:
- identificarea posibilitatilor de imbunatatire a activitatii SMI;
- stabilirea masurilor de imbunatatire a elementelor SMI, aflate in competenta de dispunere a sefului acestui
departament;
- elaborarea rapoartelor de analiza si a propunerilor de masuri care urmeaza a fi prezentate pentru a fi
analizate de managementul de la cel mai inalt nivel.
In activitatea de analiza a datelor, RMSI, dar si celelalte departamente, acolo unde este posibil,
utilizeaza metode si tehnici statistice.

8.5. Îmbunătăţire
8.5.1 Îmbunătăţire continuă
Primaria Moinesti are permanent în vedere îmbunătăţirea continuă a eficacităţii SMI, prin utilizarea
politicii referitoare la calitate, mediu, SSO, a obiectivelor stabilite, a rezultatelor auditurilor, a analizei
datelor, a acţiunilor corective/preventive şi a analizei efectuate de management.
Acţiunile corective/preventive reprezintă acţiunile de îmbunătăţire care sunt adoptate în urma
analizelor şi a depistării necesităţilor de îmbunătăţire.

8.5.2 Acţiunile corective aplicate în cadrul primariei au rolul de a acţiona asupra cauzelor care au generat
situaţii de neconformitate referitoare la SMI.
Acţiunile corective sunt stabilite conform procedurii Acţiuni corective şi preventive, cod: PSSC-
06 ca urmare a apariţiei tuturor situaţiilor de neconformitate, identificate prin activităţile de monitorizare a
proceselor, prin derularea auditurilor interne, şi prin reclamaţii de la cetateni. Situaţiile de neconformitate,
analiza cauzelor care au generat neconformităţile, aplicarea acestora şi eventualele consecinţe ale acestora
sunt comunicate tuturor departamentelor implicate.

8.5.3 Acţiunile preventive aplicate în cadrul primariei au rolul de a acţiona asupra cauzelor care pot genera
posibile situaţii de neconformitate.
49
UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ
MUNICIPIUL MOINEŞTI
Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacău, cod 605400
Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340;
Fax: 0234365428, e-mail: office@moinesti.ro
www.moinesti.ro

Prin activităţile de monitorizare a proceselor, prin derularea auditurilor interne, analiza reclamaţiilor
de le cetateni, analiza cauzelor care au generat situaţii de neconformitate, se identifică posibile probleme
care pot apărea sau care au apărut întâmplător.
Datele culese în cadrul acestor activităţi reprezintă datele de intrare pentru procesul de iniţiere şi
aplicare a acţiunilor preventive. Aplicarea acestora şi eventualele consecinţe ale aplicării lor sunt
comunicate tuturor departamentelor implicate si se face conform procedurii Acţiuni corective şi
preventive, cod: PSSC-06
Anexe
 ANEXA 1 - Declaratia Primarului municipiului Moinesti
ANEXA 2 - Organigrama municipiului Moinesti
ANEXA 3 - Harta Proceselor SMI
ANEXA 4 – Succesiunea proceselor SMI
ANEXA 5 - Lista documentelor SMI

50