TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

CONDUCCIÓN DE REUNIONES

LA DISCUSIÓN. TÉCNICAS PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN.

Vamos a enfrentarnos a la reunión y deberemos, según la intención de nuestra intervención y de la

reunión en concreto, usar las técnicas más adecuadas para organizar y dirigir la discusión y el
intercambio de información que se producirá durante el desarrollo de la misma.

Dentro del epígrafe Técnicas de discusión o intercambio de información se halla un conjunto de

técnicas basadas en la interacción entre los diferentes integrantes de un grupo, normalmente con
una finalidad productiva, que se usarán para conseguir una correcta evolución del grupo hacia su
objetivo común.

Para conseguir el objetivo propuesto o cubrir la finalidad principal del grupo, se utilizan medios
como la discusión, la confrontación de opiniones, el análisis, la libre expresión de ideas y opiniones,
la solicitud de informes a personas expertas, etc. Existen gran cantidad de técnicas o medios para
llevar al grupo al objetivo que lo fundamenta, para conseguir cubrir su finalidad principal.

LA ASAMBLEA.

La asamblea es una de las forma de discusión o intercambio de información, formada por el grupo
completo. Cumple con diferentes funciones y, si se prepara adecuadamente y se dirige de forma
adecuada, es uno de los medios más adecuados para proporcionar información oficial o de
relevancia al grupo, así como confirmar el compromiso respecto a acciones o actividades que se
han organizado o se tienen intención de programar y realizar.

Estará formada por un auditorio donde se encuentran la mayoría de miembros del grupo y una
mesa directiva, donde se encuentran los coordinadores de la asamblea. Las personas que forman la
mesa directiva son las encargadas de transmitir el orden del día a las que forman el auditorio. En la
asamblea se utilizan las disertaciones, los paneles, los debates y los simposios como métodos
(quizás los más conocidos) para dirigirla. Las asambleas se desarrollan siguiendo los siguientes
pasos o reglas:

 El grupo cuenta con una dirección (generalmente elegida por él mismo), compuesta por
personas expertas, que son las encargadas de poner a disposición del auditorio el material
específico, trasladar la información y dotarse de las herramientas necesarias para el
desarrollo de la misma.
 La función de moderador o moderadora recaerá sobre una persona elegida por el grupo o
por la dirección.
 La información debe transmitirse de forma activa al auditorio, de forma que se fomente la
participación y el debate.
Las conclusiones generales y el discurrir de los trabajos y debates se anotarán en un acta. De esta
forma quedarán recogidos y servirán de punto de partida para futuras asambleas o para que las
partes integrantes actúen en función de lo tratado en asamblea.

EL BRAINSTORMING O LLUVIA DE IDEAS.

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

Vemos que podemos utilizar diferentes formas de discusión entre las que deberemos elegir a la
hora de planificar una reunión o, caso de ser invitado a participar en alguna, conocer su
funcionamiento. El Brainstorming, se refiere a una actividad genérica englobada en el ámbito de lo
creativo, fundamentado en la generación de ideas, tanto de forma individual como en grupo. En
esta técnica, utilizada en grupo, los participantes participan aportando idas o soluciones a un
problema, dando su aportación personal con absoluta libertad. El coordinador o coordinadora
expone una situación o problema y los diferentes miembros del grupo aportan ideas en busca de
soluciones.

Son sesiones planificadas donde se explican las reglas de funcionamiento a los miembros del grupo
que participan en la sesión y donde se busca la espontaneidad y libertad en la exposición de las
ideas, obteniendo el mayor número de posibles soluciones al problema, de ideas de las que partir
para obtener la solución definitiva o mejor posible.

Una vez explicado el problema, los participantes inician una lluvia de ideas en la que se irán
exponiendo, sin restricciones, todas las posibles soluciones que se irán anotando a la vista del
grupo. Estas ideas provocarán, casi con seguridad, la generación de nuevas ideas o soluciones,
produciéndose una retroalimentación dentro del grupo. Una vez que ya no hay nuevas ideas para
aportar, el grupo pasa a estudiar las ideas propuestas con el fin de decidir la solución más eficaz.
Esta discusión se puede realizar por comisiones, tanto repartiendo el problema en diferentes
apartados, como haciendo la discusión completa en diferentes comisiones para luego poner en
común los resultados de cada una de ellas y llegar a un consenso final.

El Brainstorming nos ofrece muchas potencialidades y se muestra como una técnica altamente
productiva. Esta técnica favorece el desarrollo de la creatividad del grupo, el descubrimiento de
conceptos nuevos y soluciones para los problemas, contribuye a superar el conformismo y anima al
grupo a actuar. Las principales ventajas que podemos extraer de ella son:

 Se obtiene un número alto de ideas en poco tiempo y con pocos recursos.

 Se consigue el mayor número de alternativas o soluciones para abordar el problema.
 Es una técnica que facilita la participación de todos los miembros del grupo.
 Estimula la creatividad del grupo y de sus miembros.
 Facilita y favorece la cohesión del grupo.
 Promueve la cooperación entre los miembros del grupo a través del intercambio de ideas y
de la selección de la mejor solución.
 Favorece el respeto hacia las ideas de otras personas.

LOS CORRILLOS.

Quizás sea una de las más habituales y utilizadas de forma habitual en ámbitos educativos.
Consiste en dividir al grupo en subgrupos pequeños, con lo que se facilita la discusión. El
coordinador o coordinadora prepara las preguntas sobre el tema que se va a tratar y las entrega a
los diferentes subgrupos escritas, en tarjetas, de forma oral, etc. Cada subgrupo deberá discutir
sobre el tema en cuestión, siguiendo la guía de las preguntas propuestas por el coordinador o
coordinadora y con el fin de llegar a conclusiones. Posteriormente, cuando se ponen en común los
informes de cada subgrupo, se llega a la conclusión final.

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

Esta técnica se utiliza y es útil para:

 Facilitar a los miembros del grupo la posibilidad de informar sobre sus intereses,
necesidades, sugerencias, inquietudes y puntos de vista.
 Fomentar la intervención e los participantes durante su intervención en el pequeño grupo.
 Alentar y propiciar la división del trabajo y la responsabilidad.
EL CUCHICHEO.
Si analizamos las técnicas que hemos visto hasta ahora, observamos que hemos desarrollado un
recorrido que nos lleva de técnicas para intervención con grupos más numerosos a grupos más
pequeños durante la discusión de los problemas y la búsqueda de soluciones. Pues bien, bajamos
un peldaño más y analizamos ahora una técnica que se realiza por parejas.

En la técnica del cuchicheo se realiza una presentación, dividiendo al grupo en parejas que
discutirán sobre el tema propuesto y tendrán que llegar a una solución. Para conseguirlo deberán
dialogar en voz baja, evitando molestar a los demás compañeros y sin realizarse traspaso de
información u opiniones a otras parejas de discusión. Para que la técnica sea eficaz deberemos:

 Plantear al grupo una pregunta concreta que evite que la discusión se desvíe del tema.
 La conclusión o solución que aporte cada pareja deberá de haberse tomado por unanimidad
de ambos participantes de la pareja.
 Se acotará un tiempo determinado para la discusión, variable en función de la dificultad del
tema a tratar y la pregunta planteada. Pasado el tiempo de discusión la pareja expondrá la
conclusión a que ha llegado.
Esta técnicas es útil para conocer los que piensan los diferentes miembros del grupo sobre una
cuestión concreta y sin verse influenciados por la opinión de la mayoría. Se utiliza para proponer
actividades de grupo como viajes, talleres, visitas, etc. A su vez permite comprobar el grado de
aceptación de estas actividades entre los miembros del grupo, lo que nos permitirá elegir las de
mayor consenso.

EL DEBATE.

Ya sabes que un debate es una situación en la que discute, por parte de un grupo más o menos
numeroso, sobre un tema. Para nosotros, el debate como técnica es aquella en la que todo el grupo
discute sobre una situación, acontecimiento o tema concreto que resulte importante, polémico o
simplemente interesante. Generalmente se lleva a cabo después de la realización de una actividad
de interés general y de amplia participación (acudir a una exposición, asistencia a una obra de
teatro, ver una película,...) o de tener conocimiento de un problema importante y que afecta al
grupo como tal o a sus miembros en particular.

Para la realización del debate se cuenta con un moderador o moderadora que es la persona
encargada de abrir el foro, explicar el tema o temas a tratar y regule la participación y el
intercambio de opiniones. Esta persona deberá tomar anotaciones de las participaciones de los
diferentes miembros del grupo para sacar conclusiones. El debate presenta las siguientes ventajas:

 Permite la expresión libre de todos los miembros del grupo.

 Facilita que se amplíe la información a todos los miembros del grupo.

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

 Tiene una función enriquecedora, ya que permite contrastar la visión de cada uno con la de
los demás miembros del grupo.
Podemos utilizar el debate para solucionar problemas, para sensibilizar al grupo sobre una cuestión
concreta, para llegar a la toma de decisiones con amplio consenso y para solventar situaciones que
requieran de una decisión que vaya contra una anterior tomada por el grupo.

Buscaremos que el debate sea productivo y útil para el grupo para lo que, durante la planificación y
el desarrollo del mismo, cuidaremos de que las personas participantes tengan derecho a participar
obteniendo turnos de palabra por parte de la persona moderadora, se disponga de un tiempo
limitado para cada exposición, intentaremos no apartarnos del tema, evitaremos las referencias
personales e intentaremos que nos se produzcan diálogos entre personas participantes. Si no
conseguimos mantener un cierto orden y nivel de participación durante el desarrollo del debate,
esta técnica no será efectiva.
LA MESA REDONDA.

Consiste en un grupo de personas reducido que se reúne para estudiar una tema, tratar un asunto
o resolver un problema concreto. El problema se aborda mediante la discusión, de forma informal,
pero con la presencia de una persona encargada de moderar las intervenciones si fuese necesario.
Se pretende que la conversación se produzca de forma natural entre los integrantes de la mesa
redonda y que los participantes puedan discutir libremente, aportando diferentes visiones sobre el
problema o asunto a tratar.

Cada participante expondrá su punto de vista y escuchará el de los demás, abriéndose así una
discusión que debe llevar a deducir unas recomendaciones o acuerdos sobre el tema discutido o
tratado. Es conveniente establecer un tiempo máximo de duración que podría estar entre los 60-90
minutos, aunque dependiendo del tema y de los integrantes de la mesa, este tiempo podría ser
mayor.
La mesa redonda, como técnica de discusión, es útil para reflexionar sobre un tema y para enfocar
la discusión hacia distintos puntos de vista y presenta una serie de ventajas, como:

 Facilita la participación de todos los miembros de la mesa.

 Permite el intercambio fluido de ideas mediante la discusión entre los miembros de la mesa.

OTRAS TÉCNICAS DE DISCUSIÓN.

Evidentemente, existen otras muchas técnicas de discusión que podemos utilizar, así como
múltiples variaciones y adaptaciones de las que hemos visto hasta ahora. Vemos en este apartado,
de forma muy rápida, algunas de ellas.

 Panel. Un grupo de personas expertas en una materia se reúnen ante un grupo para dialogar
sobre un tema determinado, contestando a las respuestas del grupo bajo la dirección de
una persona que ejerce el papel de moderadora.
 Philips 66. Un grupo numeroso se divide, para discutir sobre un tema, en grupos de seis
personas que disponen de 6 minutos para realizar las deliberaciones y llegar a una

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

conclusión. Las conclusiones de cada grupo se pondrán, por parte de la persona que ejerce
la coordinación en la pizarra para que todos los miembros del grupo puedan verlas. En ese
momento será el gran grupo el que debatirá, partiendo de las soluciones expuestas por los
diferentes grupos.
 Simposio. Consiste en un conjunto de charlas, presentaciones o exposiciones sobre
diferentes temas y expuestas por personas especialistas en los mismo que tratan de integrar
una visión completa del tema central. Los tiempos de las charlas se establecen previamente
y se controlan, no durando, generalmente, más de 20 ó 30 minutos.
 Estudio de casos. Consiste en analizar un caso concreto que puede tener varias soluciones,
conclusiones o alternativas y se desarrolla pasando por una fase preliminar (presentación
del caso), fase eclosiva (exposición de opiniones, impresiones, alternativas,...), fase de
análisis y fase de conceptualización.
Es de muy importante que no olvidemos que, cuando afrontemos la dirección o coordinación de
cualquier técnica de discusión de las aquí expuestas, debemos preparar bien el caso a tratar,
conocer la técnica que vamos a utilizar (a ser posible haberla experimento antes, tanto en el rol de
coordinación como en el de participante), animar a la participación, formular preguntas adecuadas
evitando dar opiniones propias y juicios de valor. Una correcta dirección de las técnicas nos
facilitará la obtención de conclusiones y nos permitirá una correcta toma de decisiones y una mayor
cohesión en el grupo.
LA REUNIÓN COMO TRABAJO EN GRUPO.

Vamos a estudiar la reunión como actividad que se realiza colectivamente con un propósito
determinado y en un momento, tanto temporal como espacial, preestablecido. Para empezar,
vamos a definir reunión.

Ezequiel Ander-Egg define reunión como "una actividad que se genera en una situación de grupo,
en un momento y espacio determinados y que tiene un objetivo específico."
Vemos en esta definición como quedan recogidos los tres elementos básicos que caracterizan toda
reunión, que serían los que hacen alusión a que es una actividad, a su carácter concreto en el
espacio y el tiempo y en lo referente a objetivos.
 Una reunión es una actividad. Lo es porque toda reunión supone una interacción,
comunicación y participación, además se da en una situación de grupo, ya que una reunión
puede producirse sin necesidad de que exista un grupo, pero si tiene que existir, al menos,
una situación de grupo.
 Una reunión tiene un espacio y tiempo determinado. Cada reunión tiene una definición
concreta en lo referente a espacio y tiempo y, una vez cumplidos los propósitos de la
reunión o finalizado su tiempo, esta termina y los participantes se separan.
 Una reunión busca conseguir un objetivo específico. Las reuniones deben tener objetivos
claros y definidos previamente. Olvidar este elemento aspecto nos lleva a reuniones sin
sentido que no consiguen nada útil y que no llegan a conclusiones o toma de decisiones.

TIPOS DE REUNIONES Y SU FUNCIÓN.

Estudiamos la reuniones con el objetivo de poseer más y mejores estrategias en el desarrollo de
nuestra actividad profesional, por lo que nos vamos a centrar en las reuniones de trabajo, no
obstante, podemos decir que existen diferentes tipos de reuniones y de clasificaciones (en función
del número de participantes en la reunión, de las características del grupo que se reúne, etc).

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

Nosotros, vamos a estudiar los diferentes tipos de reuniones clasificadas en función de sus
objetivos, donde nos encontramos con la siguiente clasificación:

 Reuniones amistosas. Son las que se realizan con el grupo de amigos y el objetivos es
encontrarse con los otros, estar junto, conversar, etc. El motivo de que se produzcan es la
amistad y no hay reglas preestablecidas, sino que se actúa de forma espontánea.
 Reuniones formativas. Tienen como finalidad la adquisición de conocimientos, habilidades,
conductas y capacidades. También pueden tener el propósito de ayudar a la adquisición de
ciertas actitudes o para crear opinión.
 Reuniones informativas. Tienen como finalidad transmitir y/o recibir información. La
información se completa con la realización de preguntas y sus respuestas.
 Reuniones consultivo-deliberativas. Tienen la finalidad de estudiar o analizar propuestas o
soluciones a problemas que se plantean. En este tipo de reuniones se busca la toma de
decisiones.
 Reuniones para llegar a un acuerdo. También conocidas como reuniones de estrategia o de
negociación, tienen la finalidad de llevar a un punto de encuentro a las partes que están
opuestas o en desacuerdo. Hay un interés por encontrar un acuerdo para superar una
situación conflictiva o para que el grupo siga funcionando.
 Reuniones centradas sobre el grupo. Se realizan para analizar el funcionamiento del grupo y
tienen la finalidad de sensibilizar a sus miembros sobre los fenómenos que ocurren en el
interior o sobre alguno de sus problemas o conflictos. En estas reuniones interesan más las
relaciones interpersonales que el contenido que se trata y, para su realización, se utilizan
técnicas de dinámica de grupos con la intervención de una persona como animadora,
realizando las funciones de coordinación de la reunión.
 Reuniones de trabajo. Tienen la finalidad de tomar decisiones y/o resolver problemas. Este
tipo de reuniones son una herramienta muy importante para realizar una gestión
participativa dentro de una organización, ya que implica procedimientos de análisis, por una
parte, y de participación, por otra.
 Reuniones para intercambiar experiencias o puntos de vista en torno a un tema o
problema. Tienen similitud con las de recogida de información y, en algunos aspectos, con
las de trabajo. Su finalidad es que los participantes expresen su opinión, sus conocimientos y
experiencias en torno a un tema o problema, de forma que resulte provechoso para el resto
de los participantes. Se trata de conseguir un enriquecimiento común sobre la base de la
experiencia propia.
 Reuniones creativas o para generar ideas. Son, quizás, las menos frecuentes y su finalidad
es proponer ideas. En este tipo de reuniones se utilizan técnicas específicas de mayor
complejidad.
 Reuniones de significación. La gente se reúne para plantear problemas o cuestiones
existenciales, tales como el sentido de la vida o de la muerte. Son reuniones de reflexión en
las que hay intercambio de experiencias y suelen producirse en un ambiente de amistad o
fraternidad.
Como hemos comentado, vamos a centrarnos en las reuniones de trabajo, objetivo de estudio de
este apartado, pero no olvidaremos que, muchos de los aspectos que vamos a estudiar o que ya
hemos estudiado en los apartados anteriores, son de aplicación a cualquier de los tipos de
reuniones que hemos presentado. Nuestra participación como animador en una reunión o como
miembro del grupo, puede mejorar si tenemos en cuenta estos factores, con lo que ayudaremos al
desarrollo de reuniones más eficaces.

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

LAS REUNIONES DE TRABAJO.

Como hemos apuntado, vamos a centrarnos, de alguna forma, en las reuniones de trabajo como
objetivo de este apartado. Sin embargo, los conocimientos que aquí veremos podrán ser adaptados
a casi cualquier tipo de reunión en las que participemos, tanto como simples miembros del grupo
de reunión, como si ejercemos funciones de coordinación.

En nuestra sociedad las reuniones son constantes y se producen en todos los ámbitos sociales,
formativos o laborales, por lo que merece la pena pararnos a estudiar los medios, procedimientos y
técnicas para que las reuniones sean productivas y se desarrollen en ambientes gratificantes.

Para alcanzar los propósitos de una reunión de trabajo es necesario lograr un grado adecuado de
participación, eficacia, productividad, integración y creatividad en el grupo de trabajo, con el fin de
facilitar la toma de decisiones y la resolución de problemas.

 Participación. Se utilizan técnicas con el objetivo de que todos los miembros del grupo
participen activamente e intervengan en el proceso de toma de decisiones.
 Eficacia. La complejidad de las cuestiones que nos ocupan nos llevan a una exigencia de
organización de modo que puedan aprovecharse al máximo las potencialidades de cada uno
de los miembros del grupo, así como la potencialidad de la concurrencia simultánea de las
mismas en el trabajo conjunto.
 Productividad. La reuniones de trabajo tienen que ser productivas en relación a los
objetivos que se proponen, produciendo soluciones y decisiones.
 Integración. Se busca lograr un modo de pensar y de actuar que exprese el espíritu de
equipo, sin que esto signifique, en absoluto, la anulación o limitación del pensamiento,
opiniones o pareceres personales. Se tratará de lograr zonas de acuerdo mínimos lo más
amplias posibles que posibiliten el desarrollo adecuado del trabajo del grupo.
 Amistad. Mediante una correcta comunicación y un uso adecuado de la empatía, podemos
mejorar el clima de amistad entre los miembros del grupo, lo que produce reuniones más
gratificantes, ayuda a mejorar las relaciones y mejora el rendimiento grupal.
 Creatividad. Se busca la capacidad para hacer propuestas operativas y realizables, creando
para ello un espacio adecuado para la creación colectiva, basada en la complementariedad
de los miembros del grupo de trabajo.
Vamos ahora a estudiar las técnicas que podemos utilizar para conseguir que estos objetivos se
cumplan en mayor grado y que el grupo de trabajo funcione al mayor nivel posible de rendimiento
y las reuniones sean eficaces. Vamos a conocer la técnica de reuniones de trabajo como un
conjunto de pautas de actuación que buscan el mejor funcionamiento de las reuniones del grupo
de trabajo. La aplicación de la técnica de reuniones de trabajo se desarrolla en tres fases, cada una
de ellas con unas tareas específicas:

1. Antes: Preparación de la reunión.

 Convocatoria en tiempo oportuno.
 Temas a tratar, orden del día o temario.
 Preparación del material de la reunión.
 Contenido de la convocatoria de la reunión.

2. Durante: Desarrollo de la reunión.

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

 Acogida.
 Inició de la reunión
 Presentación de los temas a abordar.
 Diálogo y discusión.
 Animación de la reunión.
 Utilización del método analítico.
 Final de la reunión.
3. Después: Actividades posteriores.
 Realización de lo acordado.
ANTES, LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN.
Puede parecer obvio, pero no es menos importante hacer hincapié en la importancia de preparar
las reuniones adecuadamente, comenzando por realizar una valoración sobre si la reunión es
necesaria o si se pueden conseguir los objetivos por otros medios más eficaces. Es de suma
importancia esta preparación anterior y resulta de suma irresponsabilidad convocar una reunión sin
saber bien lo que se va a tratar en ella.

Para realizar una correcta preparación de una reunión deberíamos atender a cuatro cuestiones
principales:

1. Establecer los objetivos y motivos de la reunión. Toda reunión se realiza para algo y debe tener
un objetivo definido. A veces, al plantearnos el objetivo de la reunión nos damos cuenta que ese
objetivo puede cubrirse, de mejor forma, por otros medios diferentes a la reunión. Una vez
establecida la necesidad de realizar la reunión deberemos definir claramente sus objetivos, lo que
nos llevará a establecer el orden del día o temario de la reunión. Buena parte del éxito de una
reunión se basa en que las personas que van a participar en la misma sepan de qué van a tratar.

2. Preparar el material o documentación destinado a la reunión. Además de elaborar el orden del

día y hacer una convocatoria adecuada en tiempo y forma, también hay que preparar el material y
documentación necesarios para el desarrollo de la reunión en consecución con los objetivos
propuestos. Hay dos tipos de documentos principales en una reunión:

a. Los documentos de trabajo destinados a los participantes, que habrá que entregar a los
participantes con suficiente antelación como para que puedan ser estudiados o revisados.

b. Los documentos que la persona encargada de la coordinación o alguna de las personas

participantes han de presentar durante la reunión (gráficos, informes, presentaciones, etc)

3. Realizar la convocatoria en tiempo oportuno. Es el aviso en el que se hace saber cuándo se va a

desarrollar la reunión y el orden del día de la misma y consta de:

 Fecha, lugar, hora y duración prevista de la reunión. Deberá determinarse facilitando la

asistencia a los miembros, con un horario adecuado, así como un lugar adaptado al número
de personas y que reúna las condiciones adecuadas.
 Orden del día, anunciando los puntos sobre los que se tomarán decisiones. Facilitaremos
que se adopten decisiones y la preparación previa de la reunión por todos los participantes,
haciendo que sea más fácil el desarrollo de la reunión.

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

4. Ayudar a crear una buena atmósfera y dinámica grupal. Es muy importante considerar los
factores del entorno físico y psicosocial antes de planificar la reunión. Debemos cuidar el espacio
físico dónde vamos a celebrar a reunión y que disponga de las condiciones necesarias y adecuadas,
aspectos materiales como disponer de bebidas, sillas y mesas adecuadas, elementos técnicos para
las exposiciones, pizarra o rotafolios, etc. deberán ser tenidos en cuenta y resueltos con
anterioridad al inicio de la reunión. Con respecto al entorno psicosocial, será muy importante hacer
una planificación que nos pueda llevar a un ambiente cordial y amigable; este clima de amistad
facilita la consecución de objetivos. Sería conveniente planificar la reunión teniendo en cuenta que
será nuestro objetivo este ambiente amigable.

Insistimos en la necesidad de planificar adecuadamente cada detalle de la reunión, teniendo

siempre en cuenta el objetivo para la que se realiza. Si tenemos el objetivo y objetivos siempre
presente, será más fácil que lleguemos a una reunión efectiva.

DURANTE, LA CELEBRACIÓN DE LA REUNIÓN. 1ª PARTE.

Llegado a este punto es importante que observemos que, una reunión no es sólo un conjunto de
personas que se reúnen con un propósito determinado, sino que podemos obtener mucho más que
esto si entendemos lo más profundo de lo que ocurre en el funcionamiento de las mismas.

Para conseguir el logro de que las reuniones sean lo más productivas y gratificantes, conviene que
tengamos en cuenta algunos aspectos básicos y es que no es suficiente con contar con un buen
animador, coordinador o facilitador del grupo, sino que es necesario que utilicemos procedimientos
adecuados, que vendrán dados desde la misma forma de iniciar la reunión y que cuidaremos
durante todo el desarrollo de la misma.

1. Forma de Iniciar la reunión. Es un momento crucial para la formación del ambiente grupal,
siendo predecible el fracaso de una reunión en los 10-15 primeros minutos. Para conseguir un clima
adecuado que favorezca el desarrollo de la reunión hay que proponerse, expresamente:

 Producir una pequeña distensión inicial con el fin de crear buena disposición al diálogo y al
trabajo en grupo y que ayude a que se produzca el tránsito hacia la reunión.
 Motivar al grupo suficientemente para que exista una voluntad de trabajo y logro de
objetivos de la reunión.
2. Presentación de los temas a tratar. Hay que plantear quién va a hacer la presentación de cada
uno de los temas a tratar. Si lo hace el coordinador es posible que la presentación sea más clara,
pero evita que el resto aprenda a presentar los temas que se deben discutir. En cualquier caso sería
bueno seguir algunas recomendaciones:

 Comenzar planteando claramente el tema, delimitándolo de manera clara, concisa y

comprensible para todos, evitando, tanto la retórica y reiteración, como la esquematización
excesiva.
 Hacerlo de manera atractiva e interesante ayuda a motivar para la participación, no
excluyendo el apoyo en medios visuales (pizarra, rotafolios, proyector,...)
3. Forma de dialogar. Una reunión es, sobre todo, diálogo y discusión o mejor dicho, discusión
dialogante. Hacemos un especial hincapié en el diálogo como comunicación bidireccional,
convirtiéndose en tarea de quien conduce, coordina o anima la reunión, conseguir una buena

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

interacción-comunicación entre todos los miembros del grupo. En cuanto a los aspectos formales
para el diálogo o discusión, se puede actuar de dos formas:

 El coordinador establece un turno de intervenciones concediendo la palabra según orden de

petición.
 Los miembros del grupo se moderan a sí mismos, facilitando la espontaneidad. Si el grupo
funciona bien y es pequeño, esta forma de dialogar es más ágil y amistosa.
4. Calidad de la comunicación. Dentro de los grupos existen barreras que dificultan la
comunicación, como la falta de claridad de las expresiones, la falta de coherencia del lenguaje, la
incapacidad para concretar ideas o la tendencia a criticar y reprobar las afirmaciones y conductas
de otras personas. Si no superamos los obstáculos en la comunicación intragrupal, el rendimiento
del grupo será bajo. Sugerimos algunas estrategias para superarlos:

 Crear una atmósfera favorable a la comunicación para lo que hay que saber escuchar a los
otros, respetarlos en lo que tienen de diferentes, estar disponible para los otros, dar
importancia al calor humano en el grupo, fomentar la sinceridad, etc.
 Comprender que, acerca de cada problema, no hay un solo punto de vista y que nadie es
poseedor de toda la verdad, lo que nos permitirá enriquecernos con los puntos de vista de
los otros.
 Evitar prejuicios sobre los otros y creer en sus posibilidades y potencialidades, estando
dispuestos a recibir algo nuevo o diferente.

DURANTE LA CELEBRACIÓN DE LA REUNIÓN. 2ª PARTE.

Ya hemos visto lo aspecto que inciden directamente sobre la calidad de la comunicación en la

reunión, ahora continuamos con los factores propios a la propia reunión como tal.

5. Calidad de las reuniones. Además de que haya una actitud dialogante y una buena
comunicación, hay otros elementos que contribuyen a mejorar la calidad de las reuniones como:

 El estímulo: Debemos mantener siempre el estímulo a los demás y conseguir que los
miembros del grupo se estimulen entre sí. Evitaremos "derrotar" a los compañeros en una
discusión, no se trata de una competición, sino de conseguir con el diálogo, no
menospreciaremos a los más lentos o que menos intervienen y entremos en cuenta sus
aportaciones, etc.
 Maduración del grupo: La mayor madurez de un grupo contribuye a su mejor producción.
Contribuiremos a esa madurez desde la aceptación de lo que somos, como individuos y
como grupo. Evitaremos situaciones de superioridad de un individuo sobre el grupo y
valoraremos todas las aportaciones, solicitándola a los miembros.
 Espíritu de grupo: Nos referimos ahora al nivel emocional de la relación en el grupo, lo que
tiene que ver con el espíritu de grupo. Dentro del grupo hablaremos de nosotros, nos
dirigiremos a todo el grupo y no a personas individuales y, sobre todo, no nos excluiremos
en los momentos que toca hacer crítica al grupo o a los resultados.
 Escucha activa: Es fundamental, durante el transcurso de las reuniones, que practiquemos
una escucha activa, dejando terminar a los miembros en sus intervenciones y no dando

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

sentado lo que quieren transmitir. Así mismo, admitiremos la discrepancia y las diferencias
de pareceres, respetando las ideas y las creencias de los demás.
 Intervenciones constructivas: Haremos propuestas y mantendremos un tono esperanzador,
que permita liberar las potencialidades de los miembros. Para ello, fundamentaremos
nuestras aportaciones e intentaremos basarlas en las de otros, utilizaremos argumentos,
huyendo del uso de calificativos, evitaremos el uso de expresivos "no estoy..." cuando
discrepemos, usaremos un lenguaje asertivo y no monopolizaremos la palabra. Son algunos
ejemplos de intervenciones constructivas, pero podríamos poner muchos más.
6. Método analítico. Se presenta, probablemente, como el método más efectivo para conseguir
reuniones eficaces, pero, a la vez, como el más complejo de realizar y que requiere más experiencia
para poner en práctica. Cuenta de las siguientes fases:

 Definición del problema: Se trata de delimitar, con claridad el problema a tratar, buscando
la mayor exactitud posible.
 Análisis del problema: Juzgar el problema y averiguar por qué es así.
 Elaboración de soluciones: Es el momento, una vez conocido el problema y delimitado, de
elaborar las posibles soluciones.
 Toma de decisiones: Continuando con el proceso, llega el momento de tomar decisiones y
decidir cuál es la solución a aplicar de las posibles que encontrábamos, una vez valoradas
convenientemente. Las decisiones se pueden adoptar por unanimidad, votación, consenso o
por una vía intermedia.
 Actuación: Una vez tomada la decisión hay que proceder a actuar, programando lo que se va
a realizar.
7. Final de la reunión. Toda reunión hay que terminarla de forma expresa, no dejándola morir,
siendo ideal que termine una vez que se han concluido todos los temas a tratar. En cualquier caso,
deberemos terminarla una vez finalizado el tiempo previsto. Igualmente, se documentará lo tratado
confeccionando un acta de la reunión donde queden reflejados los debates y acuerdos de la
reunión.

8. Evaluación de la reunión. Finalmente habrá que realizar la evaluación de la reunión, lo que nos
permitirá reuniones más eficaces en el futuro y un mejor conocimiento del grupo.

TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES EN LAS REUNIONES.

Ya hemos visto que un grupo es mucho más que la suma de los individuos que lo componen, sin
embargo, hay aspectos en los grupos en los que se proyectan las características personales. Esto lo
vemos en el rol o roles que cada miembro desempeña en el grupo.

Son muchos los estudios que han profundizado en la importancia de los roles y su influencia sobre
el grupo y su funcionamiento. De la misma manera, se han realizado diferentes clasificaciones de
roles, siendo una de las más aceptadas la de Marton Deusthc, que diferencia los roles en tres
grandes grupos:

- Roles centrados en la tarea.

- Roles centrados sobre el mantenimiento del grupo.
- Roles individuales.

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

En las reuniones, como grupo de trabajo, vamos a encontrar diferentes roles unidos a los diferentes
miembros. Ya hemos visto en unidades anteriores cómo estos roles afectan al grupo y cómo
podremos hacer para potenciar los roles más positivos, utilizar la figura del líder o integrar a los
miembros que desempeñan roles que les llevan al aislamiento a la situación de conflicto con el
resto del grupo.

Nos vamos a centrar, por su importancia para las reuniones, en el estudio de los roles facilitadores
o colaboradores y los roles boicoteadores o negativos.

Los roles son desempeñados de una manera más o menos espontánea pero, de la misma forma,
mediante el adiestramiento y conocimiento del tema, podemos ser conscientes de nuestros roles y
capaces de mejorarlos o corregirlos. Podemos mejorarnos en el ámbito personal con respecto a
nuestra relación con el grupo. Igualmente, como animadores de grupo, debemos conocer todo lo
referentes a los roles de los miembros del grupo, lo que nos facilitará la realización de las funciones
tendentes a que el grupo crezca o trabaje de forma productiva.
ROLES FACILITADORES O COLABORADORES.

Ya conocemos los roles y vamos a centrarnos en los roles de grupo desde el punto de vista concreto
de las reuniones. Esto nos lleva al estudio de los roles facilitadores o colaboradores que son
aquellos que ayudan en la tarea y el buen funcionamiento del grupo. Los desempeñan,
prácticamente, todos los miembros del grupo y los principales son:

 El iniciador: Tiene iniciativas, sugiere y propone ideas, procedimientos, temas para la

discusión. Hace propuestas y sugerencias.
 El alentador: Es el que estimula al grupo para una actividad mayor o de más calidad. Es
entusiasta, amistoso, buen compañero y solidario, reconoce los aportes de los otros,
aceptando sus contribuciones.
 El activador: Impulsa al grupo hacia la adopción de decisiones, induce a la acción y al
cumplimiento de lo propuesto. Busca concretar, sobre todo cuando se pierde el tiempo y la
discusión se enreda.
 El opinante: Propone ideas aportando su punto de vista, opinión y sugerencia sobre el tema
que se trata.
 El interrogador: Hace preguntas, busca orientación, pide aclaraciones o solicita información
autorizada y la presentación de datos.
 El informante: Es una fuente de información para el grupo, dispone de más datos para el
tratamiento de los temas y toma de decisiones. Da información y expone experiencias.
 El compendiador: Reúne ideas, sugerencias y comentarios. Es la persona capaz de
sintetizar, en el momento oportuno, el trabajo que se está realizando en la reunión.
 El integrador o coordinador: Aclara las relaciones entre las diversas ideas y aportaciones,
extrae ideas claves de las diferentes contribuciones y las integra en un todo significativo.
Articula e integra las propuestas de diversos miembros o subgrupos.
 El orientador: Ayuda a que el grupo no pierda su dirección respecto de sus objetivos,
haciendo notar los puntos en que el grupo se aparta del tema u objetivo.
 El evaluador: Somete el logro del grupo a evaluación o pone en duda la factibilidad, la
lógica, los hechos o el procedimiento de una sugerencia o de algún aspecto que discute el
grupo. Ayuda a valorar la viabilidad de las propuestas o decisiones.

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

 El conciliador-armonizador: Distrae el clima para aliviar tensiones producidas por

situaciones de conflicto, sabe hacer bromas o tiene ocurrencias en momentos oportunos,
busca los puntos comunes que existen entre los que tienen posiciones encontradas y trata
de armonizar las diferencias.
 El transigente: En situación de conflicto en la que se ven involucradas sus opiniones, cede su
posición totalmente o en parte para ponerse de acuerdo con el grupo o para que su
funcionamiento sea más armonioso.
 El técnico en procedimientos: Acelera la actividad grupal haciendo cosas reclamando tareas
rutinarias como distribuir sillas, organizar el espacio, etc.
 El registrador: Anota todo lo que se va tratando, sugerencias, ideas, acuerdos y decisiones
del grupo. Actúa como secretarios y redacta las actas de las reuniones.
 El facilitador: Intenta mantener abiertas las vías de comunicación alentando la participación
de otros o regulando las comunicaciones (por ejemplo, el tiempo de intervención ante
intervenciones demasiado extensas).
 El seguidor pasivo: Sin hablar, participa del grupo, acepta las propuestas de los otros
escuchando las discusiones y decisiones grupales. Suelen ser personas tímidas pero que
están verdaderamente interesadas en las tareas y vida del grupo.

ROLES BOICOTEADORES O NEGATIVOS.

En la situación opuesta a los roles que hemos visto en el punto anterior, nos encontramos ahora
con roles negativos o boicoteadores, que dificultan la labor del grupo, llegando a provocar, incluso,
su disolución. Son aquellos que perturban el buen funcionamiento del grupo y obstaculizan el
trabajo en las reuniones. Suelen manifestar la búsqueda de intereses personales, pero lo más
frecuente en estos roles negativos son conductas y comportamientos que expresan problemas de
personalidad (agresividad, competitividad, etc) o falta de capacidad (les lleva a hacer comentarios
irrelevantes). Tienen un significado emocional negativo para el funcionamiento del grupo.

 El dominador: Quiere que todos se plieguen a sus exigencias, manipulando al grupo o a

alguno de sus miembros mediante el chantaje, la astucia, la adulación o el miedo. Intenta
manipular al grupo para llevarlo en la dirección que desea, pero haciendo creer que es
decisión del grupo.
 El negativista u obstructor: Lleva la contraria a todo el mundo, adoptando una actitud
negativa respecto de las cuestiones que se tratan. Discuten por tonterías o nimiedades.
 El desertor: Se mantiene al margen de lo que se dice y lo que se hace, no participa y
cuchichea con otros. Cuando interviene expresa lo que a él le interesa, aunque no esté
relacionado con el tema.
 El agresor: Aquel que, de manera permanente, manifiesta hostilidad al grupo o a sus
miembros, critica o censura menoscabando a los otros y siente envidia de los que hacen
buenas aportaciones. Es uno de los roles más negativos en el grupo, puesto que perturba su
funcionamiento, deteriora las relaciones interpersonales y atenta la cohesión del grupo.
 El obstinado: Ignora el punto de vista de los demás y es incapaz de cualquier
retroalimentación con los otros, manteniendo, sistemáticamente, inamovible su punto de
vista.
 El charlatán: Habla de todo, aunque esté fuera de tema y no deja intervenir a los demás. Le
gusta utilizar el grupo como auditorio o habla sin saber bien lo que dice con el objetivo de
hacerse notar. Interrumpe y, a veces, se embarca en monólogos interminables.

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 TEMA 3 HABILIDADES SOCIALES

 El sabelotodo: Creen que los saben todo y son irritantes para el grupo a causa de su
petulancia. Se manifiestan como los únicos capacitados y hablan de todo como si fueran
expertos.
 El pasota: Es el que no se interesa en nada y no le importa nada. No participa en nada,
ningún tema le interesa y es indiferente.
 El de ideas fijas: Tiene manías que repite sin cesar, es monotemático e incapaz de salir de
las dos o tres ideas que maneja, mostrándose impasible ante las propuestas que puedan
hacer los demás.
 El conferenciante: Aprovecha cualquier oportunidad para expresar sus sentimientos o ideas,
sin importarle el interés para el grupo. Lo que pretende es llamar la atención hacia su
persona.

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