HOJAS DE CÁLCULO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

AUTOR: Politécnico Grancolombiano
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1. ÍNDICE 

 Introducción 

 Recomendaciones académicas 

 Desarrollo de cada una de las unidades temáticas 
Acceso rápido
1. ALGO DE TEORÍA ‐ CONCEPTOS 

2. TIPOS DE HOJA DE CÁLCULO 

3. ARCHIVOS – EXTENSIONES 

 Referencias 
GENERALIDADES DESARROLLO
 Textos 

 Lista de figuras 

 Lista de tablas 

   
REFERENCIAS

Este material pertenece al Politécnico

Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproducción total
o parcial.
 01 -------
   
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INTRODUCCIÓN  DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMÁTICAS 

Apreciados estudiantes, en la presente cartilla se describen los conceptos, clases y el uso básico de los  Hablaremos acá de conceptos básicos sobre hojas de cálculo, cuáles son los archivos que puede abrir una 
programas conocidos como hojas de cálculo.   hoja de cálculo, la interfaz básica de una hoja de cálculo y crearemos un documento básico de principio a 
fin. 
Se busca, además, dar a conocer las bases para que, entendiendo el concepto de ciclo de vida de un 
documento tipo hoja de cálculo, puedan crear uno de principio a fin.   

Esperamos que con esta cartilla podamos contribuir de manera importante en su formación profesional 
dándole una herramienta clave como es el uso de las hojas de cálculo. 
1. ALGO DE TEORÍA ‐ CONCEPTOS 
Una hoja de cálculo es un programa o aplicación usado para crear, modificar y en general, procesar un 
RECOMENDACIONES ACADÉMICAS  documento que contiene datos alfanuméricos dispuestos en forma de matriz o tablas.   

 
En las cartillas trataremos los temas que se van a desarrollar en cada semana: 

 En la semana 5 trataremos lo básico de las hojas de cálculo y veremos el ciclo de vida de un 
documento de hoja de cálculo. 
2. TIPOS DE HOJA DE CÁLCULO  
 En la semana 6 nos centraremos en ciertas funciones automáticas que tiene Excel para 
ayudar al usuario a ser más productivo.  Podemos hacer una clasificación de los programas tipo hoja de cálculo de acuerdo a dos parámetros: 
primero, dónde están instalados y dónde se ejecutan, y segundo, de acuerdo a su precio. También se 
    puede pensar en una tercera clasificación que sería en qué entorno (plataforma o sistema operativo) 
pueden funcionar. 

2.1. Aplicación de escritorio vs Online 
Una hoja de cálculo puede estar instalado en un servidor en la nube o puede estar instalado 
directamente en su computador.   

Una hoja de cálculo que está instalada en el computador del usuario, se dice que es una aplicación de 
escritorio. Estas aplicaciones de escritorio funcionan independientemente de su conectividad y solo hace 
copias locales del documento. Ejemplos de hoja de cálculo que trabajan como aplicación de escritorio 
son Office Excel, iWork Numbers, LibreOffice Calc y OpenOffice Calc.    

Una hoja de cálculo que está en un servidor en la nube(cloud), se dice que es una aplicación Online. Estas 
aplicaciones necesitan una conexión a internet permanente para funcionar y el archivo que crean queda 
guardado en la nube. Ejemplos de procesadores de texto online son Office Excel Online, Google Sheets.  
Para poder usar estos sistemas online se debe crear cuentas en sendos servicios de correo, es decir, para 
usar Excel Online, crear una cuenta de correo en Microsoft (Hotmail, MSN, Outlook.com, etc.) y para 
poder usar Google Sheets se necesita una cuenta de Google (Google Mail, Gmail, etc.). 

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  Se presenta un resumen de la clasificación de los procesadores de texto en la tabla 1.  
 
   HOJA DE CÁLCULO  
2.2. Licencias – Precio  Criterio de 
clasificación   Excel  Numbers  Calc  Excel Online  Google Sheets 
Las aplicaciones de escritorio de hojas de cálculo pueden ser de 3 tipos:  licencia de suscripción, licencia 
de un único pago o gratis:  Escritorio vs Online  Escritorio  Escritorio  Escritorio  Online  Online 
En hojas de cálculo de suscripción se debe pagar una cuota mensual o anual para el 
funcionamiento de la aplicación de escritorio. Ejemplo de esto es Microsoft Excel 365  Tipo de   Suscripción ‐  Gratis3 con 
Gratis  Gratis  Gratis 
Licencia  único Pago  Mac 
En hojas de cálculo con licencia de un único pago, como su nombre lo indica, se debe pagar un 
monto una sola vez, para la activación de la aplicación de escritorio. Ejemplo de esto es  Plataforma o  Windows,  Windows,  Windows,  Windows, OSX, 
OSX 
Microsoft Excel 2003, 2007, 2010 y 2016.  Sistema  operativo  OSX4  OSX, Linux  OSX, Linux  Linux 
  
En las hojas de cálculo gratuitas no se debe pagar nada para activar la aplicación de escritorio.   Tabla 1. Clasificación de las hojas de cálculo. 
En los tres principales sistemas operativos se tiene hojas de cálculo gratuitas:  Fuente: (Elaboración propia) 

a. En el caso de los computadores Mac, tienen una hoja de cálculo que ya viene 
instalado (su nombre es Numbers).  
2.4. Algo de práctica 
b. En el caso de Linux y Windows existen hojas de cálculo que se descargan e instalan y 
son gratuitos. Ejemplos de este tipo de programas son OpenOffice y LibreOffice  Para hacer una práctica general de las hojas de cálculo y explicar su interfaz básica, se usará la hoja de 
Calc12.   cálculo Calc, específicamente el Calc de OpenOffice, ya que es sencillo, potente, multiplataforma y 
gratuito. 
 

2.3. Plataforma – Entorno  2.5. Interfaz básica 

En la figura 1 se ilustra la interfaz típica de una hoja de cálculo, se pueden identificar las siguientes 
Esta clasificación hace referencia al sistema operativo en el cual se puede usar la hoja de cálculo. Los 
secciones:   
sistemas operativos de los que hablaremos son Windows, OSX y Linux.  
 
En el sistema operativo Windows, solo la hoja de cálculo iWork Numbers no funciona, el resto de  1. Barra de título 
procesadores de texto si funcionan.  En OSX, que es el sistema operativo de MAC, funcionan todas las 
2. Barra de menú 
hojas de cálculo, haciéndolo el sistema operativo con mayor compatibilidad. Y en Linux, es un sistema 
operativo abierto, en él no funcionan iWork Numbers ni Microsoft Excel.  3. Barra de herramientas 
    4. Barra de formateo de texto 

5. Barra de fórmulas/funciones 

                                                                                                                         
1
Tanto OpenOffice como LibreOffice tiene un programa de hojas de cálculo llamado Calc.  3
Debe tener el Computador Apple Mac, con Sistema operativo OSX.  
2
Tanto OpenOffice como LibreOffice se pueden instalar en Windows y en OSX.   4
El Sistema OSX solo se debe instalar en computadores marca Apple. 

5   POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO   HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 6

    

6. Celda/espacio de trabajo  En la figura 2 se tiene las hojas de un libro de un programa hoja de cálculo. 

 
Figura 2. Hojas de un libro (archivo tipo hoja de cálculo). 
Fuente: (Elaboración propia) 

  A continuación, se muestra el contenido de cada uno de los ítems dentro de la barra de menú. 
Figura 1. Interfaz típica de una hoja de cálculo.  En la figura 3. Se ilustra el menú desplegado de la barra de menú‐> Archivo 
Fuente: (Elaboración propia) 

Es importante que cada uno revise las preferencias de cada una de esas opciones, características y 
herramientas con las que cuenta la hoja de cálculo: 

En la barra de Título se muestra el nombre del archivo sobre el que se está trabajando. En algunas 
hojas de cálculo al lado del nombre puede aparecer un “*” lo que indica que el documento tiene 
cambios aun no guardados.  

En la barra de menú se tiene las opciones de Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Datos, Ventana Y 
Ayuda. 

En la barra de herramientas tiene iconos para crear un archivo nuevo, abrir, guardar un archivo, 
imprimir, buscar dentro del archivo, revisión de ortografía, etc. También opciones de ordenar hacer 
gráficos y conexiones a fuentes de datos externas. 

En la barra de formateo de texto hay opciones predeterminadas como Estilos predefinidos, cambiar 
fuente, tamaño del texto, cambiar estilo, alineación de la celda, etc. 

En la barra de funciones o fórmulas está el identificador de la celda en la cual se está trabajando y un 
espacio donde se puede editar el contenido de la celda. 

Importante que un archivo de hoja de cálculo se puede también pensar como un libro, en un libro puede 
haber varias hojas, esas hojas pueden o no tener relación entre sí. Se pueden insertas nuevas hojas y 
renombrarlas si así se requiere. 

   

 
Figura 3. barra de menú‐> Archivo 
Fuente: (Elaboración propia)   

7   POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO   HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 8

    

En la figura 4 Se ilustra el menú desplegado de la barra de menú‐> Editar   En la figura 5 se ilustra el menú desplegado de la barra de menú‐> Ver 

 
Figura 5. barra de menú‐> Ver 
Fuente: (Elaboración propia) 

En la figura 6  Se ilustra el menú desplegado de la barra de menú‐> Insertar 

 
Figura 4. barra de menú‐> Editar 
Fuente: (Elaboración propia) 

   

 
Figura 6. barra de menú‐> Insertar 
Fuente: (Elaboración propia) 

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En la figura 8 se ilustra el menú desplegado de la barra de menú‐> Herramientas. 
En la figura 7  Se ilustra el menú desplegado de la barra de menú‐> Formato  
 
 

 
Figura 8. barra de menú-> Herramientas 
Fuente: (Elaboración propia) 

     

Figura 7. barra de menú‐> Formato
Fuente: (Elaboración propia) 
   

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En la figura 9, se ilustra el menú desplegado de la barra de menú‐> Datos.  En la figura 11, se ilustra el menú desplegado de la barra de menú‐> Datos. 
 

 
Figura 11. barra de menú-> Ayuda 
Fuente: (Elaboración propia) 

3. ARCHIVOS – EXTENSIONES  
 
Figura 9. barra de menú-> Datos 
No todas las hojas de cálculo trabajan nativamente con todos los archivos generados por hojas de 
Fuente: (Elaboración propia) 
cálculo.  Por esta razón, se pueden presentar problemas de compatibilidad, quiere decir esto que un 
  usuario de Windows, usando Calc, no necesariamente puede abrir un documento creado en un MAC, con 
la hoja de cálculo Numbers. La compatibilidad de hojas de cálculo con extensiones (formatos de archivo) 
En la figura 10, se ilustra el menú desplegado de la barra de menú‐> Ventana. 
se muestra en la tabla 2. 

   HOJA DE CÁLCULO  
Criterio  EXCEL   NUMBERS  CALC  EXCEL ONLINE  GOOGLESHEETS 
Extension nativa 
.xls, .xlsx  .numbers  .ods  ‐  ‐ 
 
NO graba como  .docx,   . numbers,  
.numbers  .numbers  .numbers 
  .ods  .ods 
 
Tabla 2. Archivos y compatibilidad en algunas hojas de cálculo (2016) 
  Fuente: (Elaboración propia) 
Figura 10. barra de menú-> Ventana   
Fuente: (Elaboración propia) 

   

13   POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO   HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 14

    

3.1. Ciclo de vida de un documento (extensión .xls)  Note que, el espacio de trabajo consiste en unos cuadritos o celdas, estas celdas están ubicadas e 

identificadas con una letra y un número; la letra corresponde a la columna donde está ubicada la celda y 
La idea de ciclo de vida de un documento es, primero crear el documento, después la edición   del  el numero corresponde a la fila donde está ubicada la celda. Con esta nomenclatura y sistema de 
documento y finalmente es guardar el documento con un nombre.  referencia es sencillo encontrar determinado dato guardado en una celda la realización de cálculos.   
Para crear el documento siga alguno de los siguientes pasos: 
 

 Abra la hoja de cálculo (buscarlo en la lista de programas o darle doble clic a un  3.2. Recomendaciones para creación de una tabla 

acceso directo).  Los programas del tipo hoja de cálculo tienen gran capacidad de almacenamiento de datos. La mayor 
 Busque la opción de crear documento nuevo (hay un botón (figura 12), barra de  capacidad en sentido vertical(columnas), y no tanto en sentido horizontal(Filas)5 .  
menú ‐> Archivo ‐> nuevo o también puede usar Control+N en el teclado).  Ubique los datos en filas, los atributos de los datos en columnas:   

En la figura 13 se muestra las dos formas posibles de organizar la información dentro de una hoja de 
cálculo, claramente la mejor es la organización por filas. 

 
 
Figura 12. Nuevo Archivo 
Fuente: (Elaboración propia)  Figura 13. Dos formas de organizar la información. A. por columnas, B. por filas
Fuente: (Elaboración propia) 
     
Para escribir, editar, modificar el documento siga los siguientes pasos (sin orden particular): 

 Ubique el cursor. 

 Escriba el texto. 
                                                            
 Marque (con el cursor) las partes que desea modificar.  5
1.048.576 filas por 16.384 columnas 
 Aplique los cambios deseados.   

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Es mucho más fácil hacer crecer y visualizar los datos en B.    Segundo se selecciona el área de trabajo y se sigue la ruta Datos, filtros, filtro automático como se 
muestra en la figura 15. 
Las hojas de cálculo permiten la manipulación de los datos para la extracción de información relevante 
para el usuario.     

Como un ejemplo se hará una tabla de clientes y se aplicará el auto filtro que permite varias opciones. 

Primero se insertan los datos como se muestra en la figura 14. 

 
Figura 15. Datos ->Filtros -> filtro automático 
Fuente: (Elaboración propia) 

   

Figura 14. Datos de clientes  

Fuente: (Elaboración propia) 
     

   

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En la tabla aparecen ahora unos menús desplegables por cada columna, estos menús se muestran en la   
figura 16. 
Para guardar el documento siga los siguientes pasos: 

1. busque la opción de “Guardar como” (Barra de menú ‐> Archivo ‐> Guardar como). 

2. escoja la ubicación final del documento ver figura 12. 

3. escriba un nombre para el documento ver figura 13. 

4. busque tipo de documento que desea hacer (.xls) Ver figura 14. 

5. dé clic en el Botón de Guardar. 

En la figura 18 se muestra las opciones de Guardar como ‐ > escoger ruta destino. 

 
Figura 16. Autofiltros en la tabla de clientes 
Fuente: (Elaboración propia) 

 
Finalmente, si uno despliega esos filtros, restringe lo que muestra la tabla, como se muestra en la figura 
17. 

   
Figura 17.Auto filtro desplegados Figura 18. Guardar como ‐ > escoger ruta destino. 
Fuente: (Elaboración propia)  Fuente: (Elaboración propia) 

19   POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO   HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 20

    

  En la figura 20 se muestran las opciones de Guardar como ‐ > escoger tipo de archivo. 

En la figura 19 se muestra las opciones de Guardar como ‐ > escoger nombre del archivo.   

   
Figura 19. Guardar como ‐ > escoger el nombre del archivo. 
Fuente: (Elaboración propia) 
 
 
Figura 20. Guardar como ‐ > escoger tipo de Archivo. 
    Fuente: (Elaboración propia) 
 

   

21   POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO   HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 22

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TEXTOS 

File:TRABAJO DE HOJA DE CALCULO.pdf ‐ Wikimedia Commons. (2014).Commons.wikimedia.org. 
Retrieved 16 May 2016, from: 

https://commons.wikimedia.org/wiki/File:TRABAJO_DE_HOJA_DE_CALCULO.pdf 

Especificaciones y límites de Excel ‐ Excel. (2016). Support.office.com. Retrieved 15 May 2016, from 
https://support.office.com/es‐es/article/Especificaciones‐y‐l%C3%ADmites‐de‐Excel‐ca36e2dc‐1f09‐
4620‐b726‐67c00b05040f  

LISTA DE FIGURAS 

Figura 1. Interfaz típica de una hoja de cálculo 
Figura 2. Hojas de un libro (archivo tipo hoja de cálculo). 
Figura 3. barra de menú‐> Archivo 
Figura 4. barra de menú‐> Editar 
Figura 5. barra de menú‐> Ver 
Figura 6. barra de menú‐> Insertar 
Figura 7. barra de menú‐> Formato 
Figura 8. barra de menú‐> Herramientas 
Figura 9. barra de menú‐> Datos 
Figura 10. barra de menú‐> Ventana 
Figura 11. barra de menú‐> Ayuda 
Figura 12. Nuevo Archivo 
Figura 13. Dos formas de organizar la información. A. por columnas, B. por filas 
Figura 14. Datos de clientes 
Figura 15. Datos ‐>Filtros ‐> filtro automático 
Figura 16. Autofiltros en la tabla de clientes 
Figura 17.Auto filtro desplegados 
Figura 18. Guardar como ‐ > escoger ruta destino. 
Figura 19. Guardar como ‐ > escoger el nombre del archivo. 
Figura 20. Guardar como ‐ > escoger tipo de Archivo. 

LISTA DE TABLAS 

Tabla 1. Clasificación de las hojas de cálculo. 
Tabla 2. Archivos y compatibilidad en algunas hojas de cálculo (2016). 

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