Sunteți pe pagina 1din 136

Suport curs Modul Aprovizionare

MODUL APROVIZIONARE

1. DATE DE BAZA .............................................................................................................................................................................4


1.1. SETARI UNITATE ECONOMICA...........................................................................................................................................4
1.2. INTRODUCEREA UNITATILOR DE MASURA ......................................................................................................................5
1.3. DEFINIREA DEPOZITELOR..................................................................................................................................................6
1.4. DEFINIREA SI ADMINISTRAREA ARTICOLELOR ...............................................................................................................7
1.5. DEFINIREA CONDITIILOR DE PLATA ...............................................................................................................................11
1.6. INTRODUCEREA LOCALITATILOR ...................................................................................................................................11
1.7. GESTIONAREA FURNIZORILOR .......................................................................................................................................12
2. PROCESUL DE APROVIZIONARE .............................................................................................................................................14
2.1. INREGISTRAREA CERERILOR DE OFERTE/OFERTE FURNIZORI ................................................................................14
2.1.1. FORM PRESELECTIE OFERTE ..........................................................................................................................................14
2.1.2. FEREASTRA “CERERE DE OFERTE / OFERTE FURNIZORI” ...................................................................................................14
2.2. INREGISTRAREA CONTRACTELOR CU FURNIZORII SI A COMENZILOR FURNIZORI ................................................17
2.2.1. FUNCTIONALITATI GENERALE VALABILE ATAT PENTRU CONTRACTELE FURNIZORI CAT SI PENTRU COMENZILE FURNIZORI .......18
2.2.2. CONTRACTE FURNIZORI .................................................................................................................................................19
2.2.3. COMENZI FURNIZORI ......................................................................................................................................................24
2.2.4. PRELUARE CONTRACT PE COMANDA FURNIZOR ................................................................................................................25
2.2.5. PRELUARE REFERATE DE NECESITATE PE COMENZI FURNIZORI .........................................................................................27
2.2.6. VALORI PRIMARE CASH FLOW PREVIZIONAT......................................................................................................................27
2.3. PRELUARE OFERTA FURNIZOR PE CONTRACT/COMANDA FURNIZOR .....................................................................28
3. APROVIZIONARE PE BAZA DE AVIZE......................................................................................................................................29
3.1. CULEGERE AVIZ DE INTRARE ................................................................................................................................................30
3.1.1. PRELUARE COMANDA FURNIZOR PE AVIZ .........................................................................................................................31
3.1.2. PRELUARE REFERAT DE NECESITATE PE AVIZ DE INTRARE ................................................................................................33
3.2. INREGISTRARE NOTA DE INTRARE RECEPTIE .............................................................................................................33
3.2.1. VIZUALIZARE NIR ..........................................................................................................................................................36
3.3. CONTARE AUTOMATA AVIZ DE INTRARE .......................................................................................................................38
3.4. STORNARE AVIZ DE INTRARE .........................................................................................................................................38
3.5. ANULARE AVIZ DE INTRARE ............................................................................................................................................39
3.6. INREGISTRARE FACTURA DE INTRARE PE BAZA DE AVIZ ..........................................................................................40
4. APROVIZIONARE PE BAZA DE FACTURI ................................................................................................................................40
4.1. CULEGERE FACTURA FURNIZORI ...................................................................................................................................41
4.1.1. PRELUARE COMANDA FURNIZORI PE FACTURA FURNIZORI .................................................................................................43
4.1.2. PRELUARE REFERAT DE NECESITATE PE FACTURA FURNIZORI ...........................................................................................43
4.1.3. VALORI PRIMARE CASH FLOW PREVIZIONAT......................................................................................................................43
4.2. INREGISTRARE NOTA DE INTRARE RECEPTIE .............................................................................................................43
4.3. CONTARE AUTOMATA FACTURA FURNIZORI ................................................................................................................43
4.4. PLATA FACTURII ................................................................................................................................................................44
4.5. STORNARE FACTURA FURNIZORI...................................................................................................................................45
4.6. ANULARE FACTURA FURNIZORI......................................................................................................................................45
5. RETUR DE MARFA CATRE FURNIZORI ....................................................................................................................................45
5.2. INTRODUCERE RETUR DE MARFA CATRE FURNIZOR .......................................................................................................45
5.2.1. OPERAREA MISCARILOR IN DEPOZIT ........................................................................................................................................47
5.2.2. CONTARE AUTOMATA RETUR DE MARFA ..................................................................................................................................48
5.3. CULEGERE FACTURA FURNIZOR CU MINUS .......................................................................................................................48
5.3.1. CONTARE AUTOMATA FACTURA ..............................................................................................................................................49
5.4. PRELUARE COMANDA FURNIZOR PE RETUR DE MARFA ............................................................................................50
5.5. STORNARE RETUR DE MARFA ........................................................................................................................................50

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 1 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

5.6. ANULARE RETUR DE MARFA ...........................................................................................................................................50


6. SISTEMUL TVA LA INCASARE/PLATA .....................................................................................................................................50
6.1. SETARI NOI LA NIVEL DE MANDANT .....................................................................................................................................51
6.2. CATALOG TIPURI DE TVA .......................................................................................................................................................51
6.3. APROVIZIONARE................................................................................................................................................................52
6.3.1. MODIFICARI FACTURA FURNIZOR / FACTURA IMPORT.........................................................................................................52
6.3.2. PRELUARE AVIZ DE INTRARE PE FACTURA FURNIZOR ........................................................................................................54
6.4. INREGISTRARE PLATA FACTURA FURNIZOR ................................................................................................................59
6.4.1. TIP DOCUMENT TVA EXIGIBIL LA INCASARE/PLATA DE TIP NOTA CONTABILA DIVERSA ..........................................................59
6.4.2. PLATA FACTURA PRIN TREZORERIE/BANCA......................................................................................................................60
6.4.3. PLATA FACTURA PRIN TREZORERIE/CASA........................................................................................................................64
6.5. FEREASTRA OPERATIUNI TVA AMANAT .........................................................................................................................65
7. AVIZ DE INTRARE - DIVERSE ....................................................................................................................................................66
8. FLUX AVANSURI .........................................................................................................................................................................67
7.1. CONFIGURARE PLAN DE CONTURI .......................................................................................................................................67
7.2. INREGISTRARE AVANSURI PE COMENZILE FURNIZORI.....................................................................................................67
7.3. OPERARE FACTURA DE AVANS.............................................................................................................................................68
8.3. INTOCMIRE FACTURA DE STORNARE AVANS ...............................................................................................................70
8.4. REGULARIZARI AVANSURI FURNIZORI ...........................................................................................................................71
8.5. ACTUALIZARE AVANSURI IN VALUTA .............................................................................................................................73
9. PROFORMA FURNIZORI ............................................................................................................................................................75
8.1. CONFIGURARI PLAN DE CONTURI SI FORMULE CONTABILE FACTURA PROFORMA ....................................................76
8.2. PLATA PROFORME IN TREZORERIE .....................................................................................................................................78
8.3. PROFORMA FURNIZOR SI GENERARE DOCUMENTE .........................................................................................................79
9.3. REGULARIZARE AVANSURI FURNIZORI .........................................................................................................................79
10. APROVIZIONARE DIN IMPORT CU AVIZ DE ACHIZITII INTRACOMUNITARE ..................................................................79
9.1. CULEGERE AVIZ ACHIZITII INTRACOMUNITARE..................................................................................................................80
9.1.1. PRELUARE COMANDA FURNIZORI PE AVIZ ACHIZITII INTRACOMUNITARE ..............................................................................81
9.1.2. INREGISTRARE NOTA DE INTRARE RECEPTIE ...................................................................................................................82
9.2. CONTARE AUTOMATA AVIZ ACHIZITII INTRACOMUNITARE .........................................................................................82
9.3. PRELUARE AVIZ ACHIZITII INTRACOMUNITAR PE FACTURA IMPORT .......................................................................82
9.4. CONTARE AUTOMATA FACTURA IMPORT ......................................................................................................................83
10. REPARTIZARE DIFERENTE RECEPTIE................................................................................................................................84
10.1. MOD DE FUNCTIONARE / PAS 1.......................................................................................................................................85
10.2. DESCRIERE FEREASTRA ..................................................................................................................................................87
10.3. MOD DE FUNCTIONARE/PAS 2.........................................................................................................................................89
11. AVIZ ACHIZITII INTRACOMUNITARE – DIVERSE ................................................................................................................91
12. APROVIZIONARE DIN IMPORT FACTURA IMPORT CU DVI ...............................................................................................91
12.1. CULEGERE FACTURA IMPORT ........................................................................................................................................91
12.1.1. PRELUARE COMANDA FURNIZORI PE FACTURA IMPORT .....................................................................................................93
12.1.2. PRELUARE REFERAT DE NECESITATE PE FACTURA IMPORT ...............................................................................................93
12.1.3. VALORI PRIMARE CASH FLOW PREVIZIONAT......................................................................................................................94
12.1.4. PRELUARE PROFORMA PE FACTURA IMPORT ....................................................................................................................94
12.2. INTOCMIRE DVI ..................................................................................................................................................................94
12.3. CONTARE AUTOMATA FACTURA IMPORT CU DVI ........................................................................................................96
13. MAJORARE DE VALOARE ....................................................................................................................................................97
14. RETUR IMPORT ....................................................................................................................................................................100
14.1. OPERARE RETUR IMPORT .............................................................................................................................................100
14.2. OPERAREA MISCARILOR IN DEPOZIT ...........................................................................................................................102
14.3. PRELUARE RETUR IMPORT PE FACTURA SI CONTARE .............................................................................................103

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 2 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

14.4. PRELUARE COMANDA FURNIZOR PE RETUR IMPORT ...............................................................................................103


14.5. ANULARE RETUR IMPORT ..............................................................................................................................................103
15. PROFORMA IMPORT............................................................................................................................................................104
16. DECLARATIE VAMALA PENTRU OPERATIUNI TEMPORARE .........................................................................................104
16.1. DEFINIREA DEPOZITELOR..............................................................................................................................................104
16.2. DEFINIRE CARACTERIZARE CONTABILA PENTRU ARTICOLELE DE TIP LOHN .......................................................104
16.3. DEFINIRE FORMULA CONTABILA DVOT .......................................................................................................................105
16.4. DEFINIRE FORMULA CONTABILA PENTRU BON DE CONSUM OPERATIUNI TEMPORARE BCOT .........................105
16.5. DEFINIREA SI ADMINISTRAREA ARTICOLELOR ...........................................................................................................106
16.6. GESTIONAREA FURNIZORILOR SI CLIENTILOR ...........................................................................................................106
16.7. OPERARE DECLARATII VAMALE PENTRU OPERATIUNI TEMPORARE .....................................................................107
16.8. BON DE CONSUM PENTRU OPERATIUNI TEMPORARE ..............................................................................................108
16.9. INTOCMIRE FACTURA EXPORT – PENTRU PRODUSUL FINIT ...................................................................................110
16.10. INTOCMIRE NOTA DE CONSUM .....................................................................................................................................110
17. CONSUMURI LUNARE NEFACTURATE .............................................................................................................................112
18. CONFIRMARE COMENZI FURNIZORI .................................................................................................................................113
19. REFERATE DE NECESITATE ..............................................................................................................................................115
19.1. INREGISTRARE REFERATE DE NECESITATE ..............................................................................................................115
19.1.1. PREVIZUALIZARE REFERAT DE NECESITATE....................................................................................................................117
19.2. PRELUARE REFERATE DE NECESITATE PE DOCUMENTE DE APROVIZIONARE ...................................................118
19.3. INREGISTRARE REFERATE DE NECESITATE CU PRELUARE ARTICOLE DE PE COMENZI ...................................118
20. FISA ARTICOL FURNIZOR ...................................................................................................................................................120
21. RAPOARTE ...........................................................................................................................................................................121
21.1. LISTE OFERTE..................................................................................................................................................................121
21.2. SITUATIE ACHIZITII ..........................................................................................................................................................123
21.3. LISTE CONTRACTE ..........................................................................................................................................................124
21.4. LISTE COMENZI................................................................................................................................................................124
21.5. STATISTICI APROVIZIONARE .........................................................................................................................................125
21.5.1. SITUATII CUMPARARI ....................................................................................................................................................125
21.5.2. SITUATII COMPARATIVE CUMPARARI ..............................................................................................................................127
21.5.3. SITUATII DESFASURATE CUMPARARI ..............................................................................................................................127
21.5.4. SITUATII PERSONALIZATE CUMPARARI ...........................................................................................................................127
21.5.5. STATISTICA REFERATE DE NECESITATE .........................................................................................................................128
21.6. AVIZE NEFACTURATE .....................................................................................................................................................129
21.7. COMENZI NERECEPTIONATE.........................................................................................................................................132
21.8. SITUATIE AVANSURI COMENZI FURNIZORI .................................................................................................................135

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 3 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

1. DATE DE BAZA

1.1. Setari unitate economica


(Meniu Date de baza - Setari unitate economica)

Modul de functionare al unor ferestre poate fi stabilit de utilizator prin setari la nivel de mandant. Sunt permise
urmatoarele setari aferente modulului de aprovizionare.

 Nr de zecimale pentru pretul RON - se pot selecta valorile: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6

 Nr de zecimale pentru pretul in valuta - se pot selecta valorile: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6

 Nr de zecimale pentru valoarea RON - se pot selecta valorile: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6

 Nr de zecimale pentru valoarea in valuta - se pot selecta valorile: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6

 Loturi - valorile pe care le poate lua sunt:


False – aceasta setare nu da posibilitatea de a lucra cu loturi. Aceasta inseamna ca nu poate fi configurat
formatul loturilor, pe documentele de gestiune (NIR, Nota de predare, Bon de consum, Bon de consum pentru
operatiuni temporare si Nota de restituire) nu poate fi mentionat numarul de lot al articolului. In cazul acestei
setari nu poate fi utilizat nici “Raportul de trasabilitate pe comenzi si loturi”.
True - aceasta setare da posibilitatea de a lucra cu loturi. Aceasta inseamna ca poate fi configurat formatul
loturilor, pe documentele de gestiune (NIR, Nota de predare, Bon de consum, Bon de consum pentru
operatiuni temporare si Nota de restituire) poate fi mentionat numarul de lot al articolului. In cazul acestei
setari poate fi utilizat si “Raportul de trasabilitate pe comenzi si loturi”.

 Se utilizeaza unitati de masura secundare - valorile pe care le poate lua sunt:


False - prin aceasta setare nu se vor putea utiliza unitatile de masura secundare.
True - prin aceasta setare se vor putea utiliza unitatile de masura secundare.

 Se utilizeaza caracteristici de gestiune - valorile pe care le poate lua sunt:


False – aceasta setare nu va permite utilizarea caracteristicilor la nivel de articol. Inregistrarea documentelor
si urmarirea stocurilor va fi facuta numai la nivel de articole fara caracteristicile acestora.
True - aceasta setare va permite utilizarea caracteristicilor la nivel de articol. Inregistrarea documentelor si
urmarirea stocurilor va putea fi facuta la nivel de articole cu caracteristici (pentru aceasta se vor utiliza numai
caracteristici de tip multime).

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 4 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

 Utilizare DISCOUNT financiar cu modificare conturi de TVA - valorile pe care le poate lua sunt:
False – aceasta setare permite selectarea pe documentele de aprovizionare/desfacere (FF, FC, INVI, INVE) a
cotei de TVA aferente operatiunii (pt documentele de aprovizionare /desfacere se vor putea selecta tipurile de
TVA aferente cumpararilor/vanzarilor).
True – aceasta setare permite selectarea pe documentele de aprovizionare/desfacere (FF, FC, INVI, INVE) a
cotei de TVA aferente operatiunii inverse (pt documentele de aprovizionare /desfacere se vor putea selecta
tipurile de TVA aferente vanzarilor/cumpararilor).

 Validare note contabile conform monografiei - valorile pe care le poate lua sunt:
False - aceasta setare permite salvarea notei contabile in fereastra "Note contabile diverse" fara a se verifica
daca aceasta are sablon inregistrat in "Monografia contabila";
True - aceasta setare permite verificarea si atentionarea utilizatorului la salvarea notei contabile in fereastra
"Note contabile diverse" daca aceasta are sablon inregistrat in "Monografia contabila".

 Contare DVI cu cont intermediar (473) - valorile pe care le poate lua sunt:
True - aceasta setare presupune contarea documentelor Factura import, Declaratie vamala de import,
element de valoare repartizat prin intermediul contului 473;
False - aceasta setare presupune contarea documentelor Factura import, Declaratie vamala de import,
Element de valoare repartizat fara contul intermediar 473.
Obs: In cazul utilizarii setarii cu valoarea „False” este necesara si redefinirea formulelor contabile, eliminandu-
se contul 473.

 Verificare la operarea documentelor/contractelor furnizor cu pret mai mare decat pretul


standard - valorile pe care le poate lua sunt:
DA cu atentionare – in cazul operarii de documente de intrare (factura furnizor, aviz de intrare, factura import,
contract furnizor) se atentioneaza utilizatorul daca pretul unitar al articolului depaseste pretul standard stabilit
in catalogul de articole.
DA cu blocare – in cazul operarii de documente de intrare (factura furnizor, aviz de intrare, factura import,
contract furnizor) se atentioneaza utilizatorul daca pretul unitar al articolului depaseste pretul standard stabilit
in catalogul de articole, blocand salvarea documentului.
NU – in cazul operarii de documente de intrare (factura furnizor, aviz de intrare, factura import, contract
furnizor) NU se atentioneaza utilizatorul daca pretul unitar al articolului depaseste pretul standard stabilit in
catalogul de articole.
OBS: Setarea nu se ia in considerare daca pretul standard este zero.

1.2. Introducerea unitatilor de masura


(Meniu Gestiunea stocurilor – Cataloage - Unitati de masura)

In cazul in care articolele Dvs. sunt exprimate in unitati de masura diferite de cele existente in aplicatie, veti
putea defini aceste unitati de masura in fereastra “Unitati de masura”. Orice unitate de masura este definita de
urmatoarele elemente:

Cod – unic, identifica o unitate de masura;


Denumire - descrierea detaliata a unitatii de masura;
Clasa - o grupa de unitati in care poate fi incadrata o anumita unitate de masura (cantitati, greutati, suprafete,
timpi, diverse).

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 5 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Pentru fiecare unitate de masura se poate face o corelatie cu o alta unitate de masura din aceeasi clasa. Nu
se admite crearea de corelatii intre unitati de masura din clase diferite.

1.3. Definirea depozitelor


(Meniu Gestiunea stocurilor – Cataloage – Depozite)

Pentru a putea inregistra intrarile si iesirile din gestiune este necesara definirea depozitelor sau magaziilor
in/din care se opereaza aceste miscari.

Orice depozit este definit de urmatoarele elemente:


Cod – unic, identifica un depozit;
Denumire - denumirea depozitului;
Tip - pentru fiecare depozit, puteti preciza tipul acestuia (depozit propriu, depozit furnizor, depozit de
productie, depozit de tip custodie, depozit de tip magazin propriu, etc). Depozitele de tip „furnizor” se folosesc
in procesele de prelucrare la terti, operatiunile temporare sau custodii. Depozitele de tip custodie se folosesc
in procesul de primire in custodie, iar depozitele de tip „magazin propriu” se folosesc la comertul cu
amanuntul.
Partener - este necesara completarea acestui camp numai in cazul in care se defineste un depozit de tip
“furnizor” sau “client”. In acest caz se va alege din lista partenerul pentru care se defineste acest depozit.
In stoc curent - optiunea are functionalitati legate de Analiza stocurilor/Necesar de aprovizionare; depozitele
care nu au bifata optiunea nu se iau in calcul la determinarea stocului liber (stocului curent efectiv) in fereastra
Necesar de aprovizionare (ex. depozite de tip furnizor sau custodie, sau orice alt depozit in functie de
necesitati).
In rezervare – optiunea are functionalitati legate de Analiza stocurilor/Repartizare si rezervare de stocuri;
depozitele care nu au bifata optiunea nu pot fi folosite pentru rezervarea stocurilor existente pentru anumite
comenzi de productie sau client in functie de configurarile salvate.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 6 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

1.4. Definirea si administrarea articolelor


(Meniu Gestiunea stocurilor – Cataloage – Articole)

Orice produs stocabil sau nestocabil trebuie definit ca articol.

Articol - in acest camp se va introduce denumirea articolului. Denumirea trebuie sa fie unica.
Cod - reprezinta codul de identificare al produsului, este unic.
Index - un articol, pe langa codul de identificare, mai poate avea si un index. Indexul unui articol poate sa
identifice o anumita caracteristica a produsului, de ex. culoare, lungime, latime. Un anumit cod de articol poate
avea unul sau mai multi indecsi. Lungimea unui index nu poate depasi 20 de caractere.
Grupa - grupa de produs din care face parte articolul. Apasand tasta F5 se pot defini grupe de produse noi
care inainte de a fi atribuite unui articol trebuie caracterizate contabil in modulul ”Contabilitate financiara”.
Tip articol - se va alege din lista un tip valabil pentru articolul definit, de ex.: Articol standard, Ambalaje,
Servicii, etc. Apasand tasta F5 se pot defini tipuri de articole noi.
Pret standard - acest camp se va completa optional atat pentru materiile prime, materiale cu un pret standard
care va fi folosit in antecalculatii, cat si pentru produse finite sau semifabricate cu un pret standard care va fi

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 7 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

folosit la predarile din productie. Acest pret va fi actualizat cu pretul mediu de fiecare data, prin apasarea
butonului “Actualizare preturi standard articole” din fereastra “Stocuri” din meniul gestiunea stocurilor.
Moneda – pret standard – moneda aferenta pretului standard.
Ultima modif. – afiseaza data si ora la care s-a efectuat ultima modificare a pretului standard (valoarea
implicita 01.01.1900 reprezinta valoarea null default pentru acest camp, ceea ce inseamna ca pretul standard
pentru articol nu a fost modificat).
Pret de vanzare - va fi completat optional doar pentru produsele finite cu pretul lor de vanzare. Pretul de
vanzare va fi propus automat in contractele clienti, factura de vanzare si avize de iesire.
Moneda – pret vanzare – moneda aferenta pretului de vanzare.
Stocabil - se bifeaza optiunea daca este vorba de un articol stocabil si nu se bifeaza daca este vorba de un
articol nestocabil.
Depozit - se selecteaza depozitul in care se gestioneaza in mod curent articolul.
Stoc minim - se poate defini optional un stoc minim de rezerva. In fereastra „Stocuri curente” (Meniu
Gestiunea stocurilor - Stocuri) veti fi atentionati in cazul in care stocul actual este mai mic decat limita minima
prin colorarea liniei de detaliu in rosu.
Stoc maxim – valoare informativa.
Permite stoc negativ - se bifeaza optiunea daca articolul permite lucrul cu stocuri negative.
Contabilitate de gestiune – Centru de cost, Proces, Purtator de cost – se definesc la nivel de articol
obiectele de cost.
Articol activ - daca acest camp nu este bifat atunci articolul devine inactiv si nu va mai putea fi folosit pe
documente.
UM – unitatea de masura de baza a articolului.
Metoda - metoda de descarcare de gestiune.
Articol SDV – articolele care au bifata optiunea pot fi atasate ca SDV-uri in fisa tehnologica.
Ambalaj - se bifeaza optiunea pentru articolele de tip ambalaj.
Stas
Den. scurta - se introduce in acest camp denumirea scurta a articolului (campul este specific comertului cu
amanuntul).
Cod bare - se introduce in acest camp codul de bare al articolului (campul este specific comertului cu
amanuntul).
Descriere articol – se poate introduce o descriere a articolului.
Imagine - apasand in camp butonul se poate selecta si atribui o imagine aferenta unui articol.

Tab „Caracteristici articol”


Daca setarea „Se utilizeaza caracteristici de gestiune” din „Setari unitate economica” are valoarea True,
articolelor li se pot asocia caracteristici de gestiune.

Clasa caracteristici - unui articol i se poate atribui o clasa de caracteristici. Clasa de caracteristici se
defineste distinct in fereastra “Caracteristici tehnologice” si reprezinta o grupare de caracteristici. Daca doriti
ca in fisa tehnologica a unui produs finit/semifinit sau materie prima, material, sa cuprindeti si caracteristicile
produsului atunci acestea vor trebui mai intai inregistrate in aceasta fereastra. Acest tip de caracteristici vor
avea atribuite tipul “Intreg”, “Fractionar” sau “Caracter”.

Caracteristici - pentru fiecare caracteristica din clasa vor putea fi atribuite valori implicite. Pentru
caracteristicile de tip “Multime” se vor atribui valori din plaja de valori definite in fereastra “Caracteristici”.
Caracteristicile de gestiune vor fi intotdeauna de tip „Multime”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 8 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Caracteristici:
In aceasta sectiune se vor introduce caracteristicile cu urmatoarele informatii:
Caracteristica – denumirea caracteristicii.
UM – unitatea de masura valabila pentru carcateristica.
Tip – daca se atribuie unei caracteristici tipul “Multime” in campul “Valori” vor fi inregistrate valorile pe care le
poate lua caracteristica de acest tip.

Tab „Unitati de masura secundare”


Daca setarea “Se utilizeaza unitati de masura secundare” din “Setari unitatea economica” are valoarea
True articolelor li se pot atribui si unitati de masura secundare.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 9 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Configurarea conversiilor intre UM Baza si UMS asociate unui articol:


Cantitate Articol in UMS-> Cantitate Articol in UM Baza

Tab „Alte informatii”


Se introduc diverse informatii suplimentare printre care „Intervalul/UM“ de aprovizionare, „Stoc Minim“ si
„Furnizor agreat“.
Pe rubrica Intrastat se introduce pozitia tarifara (cod de 8 cifre) si UMS conform nomenclatoarelor Intrastat.

Tab „Ambalaj”
Diferentierea intre un articol stocabil care nu este de tip ambalaj si un articol de tip ambalaj il reprezinta bifa pe
checkbox-ul “Ambalaj”. Un articol de tip “Ambalaj” nu are tab-ul Ambalaj pentru definirea ambalajelor.

Definirea asocierilor intre articole stocabile (produs finit/marfa) si ambalaje se realizeaza in grid-ul de detalii din
tab-ul “Ambalaj” si este de tip 1 la N, adica unui articol stocabil i se pot asocia N ambalaje.

Configurarea ambalajelor asociate unui articol este de forma:


Cantitate Articol in UM Baza Articol ->se asociaza un ambalaj: Cantitate Ambalaj in UM Baza Ambalaj

Caracterizarea contabila a articolelor se poate realiza prin butonul .


Crearea unui articol nou prin copiere de pe un articol existent se realizeaza prin butonul .
Folosind butonul „Activare/Inactivare in bloc” se acceseaza fereastra „Selectie articole pentru
activare/inactivare” care permite activarea/inactivarea in bloc a articolelor stocabile.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 10 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

1.5. Definirea conditiilor de plata


(Meniu Aprovizionare – Cataloage – Conditii de plata)

Conditia de plata impreuna cu data facturii stabilesc scadenta facturii. O conditie de plata poate contine
urmatoarele informatii:
- scont-ul aplicat
- scadenta in numar exact de zile
- periodic la o data a unui numar definit de luni urmatoare

In functie de optiuni se completeaza campurile:


Scont
Scadent la
Periodic la
Descrierea - se compune automat in functie de modul in care a fost compusa conditia de plata sau se
completeaza manual.

1.6. Introducerea localitatilor


(Meniu Date de baza - Localitati)

In acesta fereastra vor fi introduse localitatile cu judetele si tarile care vor fi apoi atribuite furnizorilor.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 11 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

1.7. Gestionarea furnizorilor


(Meniu Aprovizionare - Furnizori)

Adaugarea tertilor de tip furnizor se face in fereastra “Furnizori” din modulul Aprovizionare. Daca un furnizor
are si statut de client se vor bifa ambele optiuni “Furnizor” si “Client”. In functie de tipul tertului se va selecta PJ
pentru o persoana juridica sau PF pentru o persoana fizica.

Denumire – denumire furnizor;


Cod – codul unic asociat de sistem tertului;
Cod fiscal – codul fiscal al furnizorului se va introduce cu atribut fiscal atunci cand acesta exista;
CUI
Cod acciza
Capital social
Nr. Reg. Comert – numarul de inregistrare la Registrul comertului;
Grupa - se va selecta grupa din care face parte tertul; prin incadrarea unui tert intr-o anumita grupa acesta
primeste caracterizarea contabila asociata grupei. Atentie!!! – nu este posibila reincadrarea tertilor in alta
grupa daca tertul a fost deja folosit pe documente;

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 12 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Categorie – informativ;
Preluare coduri ONRC – functionalitate ce permite accesarea site-ului ONRC prin butonul
. La accesarea acestui buton, pentru inregistrarea curenta, se verifica informatiile
existente in baza de date a ONRC si sunt afisate cod fiscal, Numar inregistrare RC, adresa si starea. Aceste
informatii (mai putin starea) se pot prelua in Clarvision.
In funct. (ONRC) - - la operarea documentelor de aprovizionare, desfacere si a
documentelor de gestiune „Iesire la prelucrare la terti“, „Note de transfer intre gestiuni“ cu depozitul de tip
furnizor, utilizatorul va fi atentionat daca este implicat un tert care nu este in functiune.
Actualizare ‘In funct. (ONRC)‘ – se poate folosi pentru actualizarea statusului unui tert conform site-ului
ONRC. Actualizarea se poate realiza pentru toti tertii sau filtrat pentru anumiti terti.
Din terit. fisc. UE – functionalitate aferenta declaratiei Intrastat. In declaratia Intrastat se pot prelua numai
documentele emise de catre si catre tertii care au bifata in catalog optiunea.
Adresa - adresa furnizorului formata din: Strada, Numar, Bloc, Scara, Etaj, Apartament, Localitate, Cod postal
si Localitate; la completarea localitatii se vor prelua automat judetul si statul conform celor salvate in fereastra
“Localitati” din modulul Date de baza.
Tert master – optiunea va fi folosita pentru generarea corecta a declaratiilor fiscale atunci cand in sistem
exista mai multi terti cu cod fiscal identic diferentiati in Clarvision de forma (RO222222 si RO222222_ sau
RO222222.). In acest caz utilizatorul trebuie sa identifice in catalog un singur tert dintre cei cu cod fiscal
identic si sa il declare “Tert master” prin bifarea optiunii. Pasul urmator este atasarea pe campul “Tert master”
asociat celorlalti terti cu acelasi cod fiscal a tertului declarat “Tert master”. Declaratiile fiscale vor fi
exportate/vizualizate cu optiunea „Tert master” bifata.

Date bancare – pe tabul Date bancare se introduc urmatoarele informatii: Banca, Cont si Sucursala; pot fi
salvate doua conturi pentru fiecare tert;

Date contact – pe tabul Date contact se introduc urmatoarele informatii: Tel, Fax, Mobil, Email, Site precum si
persoanele de contact din partea tertului;

Furnizor – pe tabul Furnizor se introduc conditiile de plata si conditiile de livrare asociate tertului; conditiile de
plata si de livrare vor fi preluate implicit la intocmirea documentelor de aprovizionare (ex. factura furnizori,
comenzi furnizori).
Observatii

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 13 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Caracterizarea contabila a furnizorului/clientului curent se poate face prin butonul ; operatiunea este
necesara daca grupa in care a fost incadrat tertul nu are asociata o caracterizare contabila.
Prin accesarea butonului se poate consulta raportul “Situatie facturi cu sold” pentru tertul curent.
Buton “Verificare cod fiscal” - se verifica existenta codului fiscal pentru un tert nou introdus, atat in
catalogul de furnizori, cat si in cel de clienti.

2. PROCESUL DE APROVIZIONARE

In cadrul acestui proces se inregistreaza achizitiile de articole stocabile si nestocabile de la furnizorii interni
sau externi, atat din punct de vedere cantitativ cat si valoric.

2.1. Inregistrarea cererilor de oferte/oferte furnizori


(Meniu Aprovizionare – Cerere de oferte/Oferte furnizori)

2.1.1. Form preselectie oferte

Deschiderea ferestrei „Cerere de oferte/oferte furnizori“, la accesare direct din meniu, se face prin intermediul
unui form de preselectie, care permite selectia ofertelor in functie de urmatoarele date:
- Responsabil – pentru afisarea ofertelor indiferent de responsabil se propune implicit „_-0“, utilizatorul
pote interveni si selecta responsabilul dorit
- Data de la – data de start a valabilitatii ofertei, implicit este inceputul perioadei financiare curente
- Data pana la – data de final a valabilitatii ofertei, implicit este finalul perioadei financiare curente
- Status oferte - implicit sunt selectate statusurile: Operate si Transmise/in asteptare, iar nebifate:
Suspendate, Refuzate, Acceptate

2.1.2. Fereastra “Cerere de oferte/oferte furnizori”

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 14 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

O cerere de oferta este formata din 3 sectiuni:


- Antet
- Articole oferta
- Preturi oferta

a. Antet

Cerere/Data – Cerere – camp obligatoriu de tip aflanumeric care reprezinta numarul cererii de oferta/ofertei
furnizor; Data – data cererii de oferta/ofertei furnizor
Oferta/Var/Data – Oferta – camp alfanumeric care reprezinta numarul ofertei furnizor; Var – varianta pentru
numar oferta; camp alfanumeric; Data – data ofertei furnizor
Registru/Data - numar si data registru
Valabil de la – camp obligatoriu, data de inceput a valabilitatii ofertei
Valabil pana la – camp obligatoriu, data incetarii valabilitatii ofertei
Tip oferta – catalog editabil, se acceseaza cu F5 sau dublu clic in coltul drept sus; se pot defini tipuri de oferte
furnizor

Furnizor
Proiect – catalog editabil, se acceseaza cu F5 sau dublu clic in coltul drept, sus
Responsabil furnizor – camp optional – se poate completa cu numele persoanei responsabile de oferta la
furnizor – prin preluare persoana de contact definita in catalogul „Furnizori” pentru furnizorul de pe oferta.

Responsabil – camp obligatoriu – se completeaza persoana responsabila de inregistrarea ofertei


Moneda – reprezinta moneda documentului
Curs moneda - pentru valute cursul va fi preluat conform cursurilor de schimb definite in fereastra „Curs de
schimb”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 15 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Conditii de plata – camp optional – se pot completa conditiile de plata specifice furnizorului
Conditii de livrare - camp optional – se pot completa conditiile de livrare specifice furnizorului
Status oferta - Operata, Transmisa/in asteptarea raspunsului, Suspendata, Refuzata, Acceptata
 Cele 3 serii de numar si data se vor incrementa conform configurarii definite in Configurare coduri si
serii (Modul Date de baza) si sunt editabile, iar la orice modificare a numarului de oferta se va
transmite informatia si pe numarul registru
 Unicitate: numar oferta, varianta, data, tert, tip oferta.
 Cu ajutorul butonului copiere se copiaza oferte.
 Modificare status oferta se poate face conform urmatorului tabel:

Operata Transmisa Refuzata Suspendata Acceptata


Operata - DA DA NU DA
Transmisa NU - DA DA DA
Refuzata NU NU - DA DA
Suspendata NU DA DA - DA
Acceptata NU NU DA DA -

- Ofertele cu status Operat, Transmis, Suspendat sunt modificabile


- Ofertele cu status Refuzat si Acceptat devin readonly, se mai poate modifica campul
Status, cu validarea ca oferta sa nu fie preluata pe comenzi

b. Articole oferta

 Nr. Crt. - pozitia se propune automat, dar se poate si edita


 Buton depozit - pentru consultare stoc
 Buton steluta - caracteristici de tip articol
 Caracteristici - de tip multime
 UM oferta - modificabil – se poate selecta o unitate de masura din aceeasi clasa cu UM baza a
articolului; implicit este UM baza articol
 UM baza - nemodificabil – UM de baza articol
 Clasificare articol - catalog editabil, se acceseaza cu F5 sau dublu clic in coltul drept, sus
 Observatii

c. Preturi oferta

Documentul este considerat oferta in momentul in care are inregistrate preturi.

 Checkbox(bifa) Selectat – se poate selecta o singura linie pentru un articol, conform acestei bife se
determina campul Valoare totala ca si suma valorilor detaliilor bifate
 Cantitate de la – cantitatea in UM oferta de la care este valabil pretul inregistrat in oferta
 Pret - se introduc preturile in functie de cantitate
 Valoare – camp calculat: Cantitatea de la * Pret
 %Discount, Valoare discount – discountul ca procent, respectiv valoare
 UMs – unitati de masura secundare
 Cant. UM baza – cantitatea in UM de baza a articolului

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 16 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

 Pret UM baza – pretul in UM de baza a articolului


 Pret original – pretul fara discount; coloana este vizibila la accesare „Afiseaza pret fara discount“

Functionare :

 Pretul pe documentele de tip oferte furnizori se va propune din fisa articol furnizori sau din catalogul
de articole – pretul standard
 Discount comercial: se completeaza rubrica cu procentul dorit; aplicarea discountului pentru toate
liniile din gridul Preturi oferta se face prin optiunea „Repartizeaza discount“ din partea dreapta jos –
similar cu mecanismul intalnit la detaliile de pe facturi.

2.2. Inregistrarea contractelor cu furnizorii si a comenzilor furnizori


(Meniu Aprovizionare – Contracte furnizori / Comenzi furnizori)

Contractele furnizori si comenzile furnizori se gestioneaza prin intermediul a doua ferestre distincte. Preluarea
unui contract pe o comanda furnizor se va realiza in fereastra “Comenzi furnizori” prin accesarea butonului
“Preluare contract”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 17 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Pe documentele de aprovizionare: facturi, avize, retururi vor putea fi preluate doar comenzile furnizori.

2.2.1. Functionalitati generale valabile atat pentru contractele furnizori cat si pentru comenzile
furnizori

Filtrare informatii afisate

Informatiile afisate pot fi filtrate dupa urmatoarele criterii:

- Responsabil: responsabilul pe document


- Data de la „zz.ll.aaaa” Pana la „zz.ll.aaaa” – implicit se va afisa perioada financiara curenta ( ex:
pentru perioada financiara curenta noiembrie-2012 „Data de la” va fi 01.nov.2012 iar „Pana la” va fi
30.nov.2012); se pot face alte selectii ale perioadei in functie de necesitati. Data de referinta este „Data”
documentului:

- Status: „Inactive”, „Active”, „Suspendate”, „Anulate”, „Terminate”


Afisarea informatiilor pe fereastra dupa selectarea filtrarilor dorite se va realiza dupa accesarea butonului
Refresh . Filtrarea functioneaza similar cu facilitatea existenta pe ferestrele de pe documentele de
gestiune.

Status bifat implicit

La incarcarea ferestrelor „Contracte furnizori”, respectiv „Comenzi furnizori” statusul „active” este bifat implicit.
Astfel, la accesarea butonului „Refresh” pe fereastra fara a mai efectua alte filtre vor fi afisate
contractele respectiv comenzile care au status „Activa”.

Blocare documente

S-a introdus ca functionalitate noua pe ferestrele contracte si comenzi furnizori butonul „Blocare documente”
.
Prin dobandirea statusului „blocat”, documentul devine in totalitate readonly, raman accesibile optiunile de
previzualizare, listare, rasfoire, copiere.
Blocarea este reversibila si poate fi realizata doar de utilizatorii care au drepturi de blocare pe fereastra. Mai
mult, butonul este vizibil in bara de butoane numai pentru utilizatorii care au dreptul de blocare, acordat din
fereastra „Administrare utilizatori”, similar dreptului de vizualizare/modificare.

Proprietati noi sectiune obiectul contractului

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 18 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Datorita cantitatii mari de informatii cuprinse in antetul ferestrelor contract/comanda furnizor, spatiul existent
pe rubrica de detalii este limitat. In acest sens s-a introdus o functionalitate noua pe sectiunea obiectul
contractului, respectiv comenzii: posibilitatea de modificare a dimensiunii sectiunii. Intre sectiunea obiect si
cea de esalonari exista deja aceasta functionalitate.

Pentru a redimensiona sectiunea ne vom pozitiona cu mouse-ul pe linia obiectul contractului pana cand
cursorul devine de forma marcata in imaginea de mai jos, efectuam un click stanga, dupa care, fara a elibera
click-ul efectuat miscam mouse-ul in sus sau jos, in functie de necesitati.

Data preluare propusa automat

Campul „Data preluare” care este camp obligatoriu pe esalonare se propune automat de pe data
documentului. In cazul in care se doreste completarea unei alte date, utilizatorul va modifica informatia pe
campul data preluare.

2.2.2. Contracte furnizori


(Meniu Aprovizionare – Contracte furnizori)

In aceasta fereastra se vor introduce contractele cu furnizorii. Contractele cu furnizorii vor putea fi preluate
ulterior pe comenzi furnizori.

Descrierea ferestrei

Fereastra „Contracte furnizori” este formata din 3 parti:

- Antetul contractului
- Obiectul contractului - contine articolele care constituie pozitiile contractului
- Esalonari - livrarile de la furnizor pentru articolele care fac obiectul contractului pot fi esalonate

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 19 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

a. Antet

a.1. Sectiunea filtrare informatii afisate – descrisa la functionalitati generale noi

a.2. Campuri antet:

Nr./Data contract – campuri obligatorii, se vor completa cu numarul contractului cu furnizorul, respectiv data
acestuia.
Nr. / Data inreg. - aceste campuri vor fi completate cu numarul corespunzator pentru contract din registrul
intern de documente si data la care a fost inregistrat contractul in registru. Aceste campuri sunt optionale doar
pentru un contractele care se salveaza cu status „inactiv”, pentru oricare alt status campurile sunt obligatorii.
Nr. / Data tert - campuri optionale, vor fi completate cu numarul, respectiv data de inregistrare a contractului
la tert.
Status - unui contract i se pot atribui urmatoarele statusuri: Inactiva, Activa, Suspendata, Anulata, Terminata.
S-a introdus un status nou: „suspendata”. Atunci cand un contract, respectiv o comanda furnizor are unul din
statusurile: anulat, suspendat sau terminat pe fereastra este editabil doar campul status; pentru efectuarea de
modificari documentul va fi salvat cu status activ sau inactiv.
Un contract furnizor poate fi preluat pe o comanda furnizor doar daca are statusul activ sau inactiv.
Tip contract - in acest camp se va putea atribui un anumit tip (de ex. contract “vanzare-cumparare”)
contractului sau se poate defini un tip nou apasand tasta F5.
Formular - se alege din lista tipul de formular pe care se va tipari contractul. Tiparirea pe formular se
realizeaza prin apasarea butonului de tiparire .
Tert - camp obligatoriu - acest camp se va completa cu furnizorul.
Responsabil la tert – camp optional – se poate completa cu numele persoanei repsonsabile de contract la
furnizor – prin preluare persoana de contact definita in catalogul „Furnizori” pentru tertul de pe contract.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 20 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Responsabil - camp obligatoriu – acest camp se va completa cu persoana responsabila de inregistrarea


contractului.
Moneda – camp obligatoriu – se va completa moneda in care se intocmeste contractul; pentru valuta cursul va
fi preluat conform cursurilor de schimb definite in fereastra „Curs de schimb”.
Observatii
Conditii de plata – camp optional – se pot completa conditiile de plata specifice aferente furnizorului; la
selectare tert, daca conditiile de plata sunt completate in catalogul furnizori acestea se vor prelua implicit pe
contracte.
Conditie de livrare – camp optional – se pot completa conditiile de livrare specifice aferente furnizorului; la
selectare tert, daca conditiile de livrare sunt completate in catalogul furnizori acestea se vor prelua implicit pe
contracte.
Val. Totala – camp readonly – calculat prin insumarea coloanei „Valoare contract” de pe detaliile din obiectul
contractului (valoare contract = pret contract*cantitate contract)
Val. Efectiva – camp readonly – calculat prin insumarea coloanei „Valoare efectiva” de pe detaliile din
obiectul contractului (valoare efectiva = pret efectiv*cantitate efectiva)

Butoane:

Preluare oferte – buton de preluare oferte pe contracte furnizori (descris la punctul 5)


Sit. achizitii – butonul deschide raportul „Situatie contracte furnizori” unde se afiseaza in format grafic
procentual stadiul de realizare al contractelor furnizori. Graficele vor fi afisate pentru contractele filtrate
conform selectiilor (perioada, responsabil, status) din antetul documentului.

b. Obiectul contractului

In aceasta sectiune se cuprind articolele care fac obiectul contractului cu furnizorul. Sectiunea cuprinde
urmatoarele coloane:
Nr.crt. – numarul curent al liniei din sectiune
Stoc: Buton nou, care deschide fereastra „Stocuri” care afiseaza stocurile la data intocmirii
documentului. Se poate astfel consulta stocul existent inainte de preluarea unui articol pe contract in vederea
stabilirii cantitatii de comandat.
Selectie Butonul deschide fereastra „Articole” in vederea selectiei articolului dorit atunci cand se
lucreaza cu caracteristici de tip articol.

Articol - se introduc articolele care fac obiectul contractului


UM – camp nou, reprezinta unitatea de masura aferenta articolului in care se intocmeste contractul, va fi
preluata pe comanda furnizor si ulterior pe factura furnizor (poate face parte din aceeasi clasa de UM precum
UM Baza a articolului)
UM Baza – unitatea de masura a articolului conform catalogului de articole.
UMs – camp nou, reprezinta cantitatea in unitatea de masura secundara definita pentru articolele care fac
obiectul contractului.
Cantitate contract - se introduce cantitatea contractata din fiecare articol.
Cantitate efectiva - insumeaza cantitatile din esalonarile efectuate pentru fiecare articol in parte.
Cantitate receptionata - afiseaza cantitatea din contract care a fost preluata pe avize de intrare sau facturi
furnizori (ulterior preluarii contractului pe o comanda furnizor).
Pret contract - se va completa cu pretul produsului stabilit in contract. Pretul contract ramane fix, nu se
recalculeaza ca un pret mediu al esalonarilor. Pretul aferent articolului va fi preluat din pretul standard existent

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 21 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

in catalogul de articole, sau din fisa articol furnizor atunci cand exista. In situatia in care exista ambele detalii
pretul va fi preluat cu prioritate din fisa articol furnizor.
Valoare contract – calculata ca si produs dintre cantitate contract si pret contract
Pret efectiv – camp readonly, se va completa automat cu pretul de pe esalonare aferent articolului. Pretul
efectiv la nivel de articol se recalculeaza ca un pret mediu al esalonarilor.
Valoare efectiva – calculata ca si produs dintre cantitate efectiva si pret efectiv
Nr. / Data cerere – atunci cand pe contractul furnizor se preia o oferta, campul va fi completat cu numarul
cererii de oferta trimisa furnizorului si data la care a fost inregistrata cererea de oferta respectiva.
Proiect - camp nou
Clasificare - camp nou
Obiecte de cost – camp nou, de tip buton la accesarea caruia se deschide fereastra „Costing” unde se pot
completa obiectele de cost care se vor transmite pe documente la preluarea comenzilor furnizori.

Garantie - in acest camp se pot introduce informativ valori procentuale referitoare la garantie
Observatii - in acest camp se pot introduce observatii legate de pozitia din comanda

Functionalitate Cautare/filtrare
In partea dreapta a sectiunii fereastra dispune de butoanele de cautare, filtrare, anulare filtrare
care permit utilizatorului cautarea unui articol in detaliile obiectului contractului.

c. Esalonari

Articolele din detaliul contractului vor fi preluate pe esalonari. In aceasta sectiune se va introduce planul de
achizitii pentru un anumit articol din contract. Se vor introduce urmatoarele informatii:

Articol - se selecteaza articolul pentru care se inregistreaza esalonarea


Caracteristici – in cazul in care setarea “Se utilizeaza caracteristici de gestiune” din “Setari unitate
economica” are valoarea “True” se vor putea inregistra in contract si caracteristicile articolelor (de tip multime).
La salvarea documentului se va opera intrarea in depozit pentru articolul cu caracteristica inregistrata.
UM
UM Baza
Ums
Cantitate efectiva - se introduce cantitatea esalonata pentru articolul din contract

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 22 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Cant. receptionata - afiseaza cantitatea achizitionata din fiecare esalonare in parte. Prin apasarea butonului
din campul "Cant. receptionata " se va deschide fereastra "Documente" din care va putea fi vizualizat
documentul cu care s-a facut achizitia (aviz de intrare, factura furnizor, factura import, aviz intracomunitar,
retur). Cantitatea se considera receptionata chiar daca documentele de achizitie nu sunt contate.
Cantitate confirmata – camp numeric, poate fi completat cu cantitatea confirmata.
Pret - se introduce pretul aferent fiecarui articol cuprins in contract. Valoarea efectiva a contractului este
calculata tinand cont de pretul din esalonare si cantitatea efectiva (din esalonare). La preluarea articolelor pe
esalonare, pretul pe esalonare va fi propus de pe pret contract, insa poate fi modificat la nevoie.
Data tert - se introduce data de livrare stabilita de furnizor pentru cantitatea esalonata
Data preluare – camp obligatoriu, se introduce data pentru livrarea cantitatii esalonate
Incepand cu noua versiune, data preluare se propune automat de pe data documentului. In cazul in
care se doreste completarea unei alte date, utilizatorul va modifica informatia pe campul data preluare.
Data confirmare tert – camp nou optional, se poate introduce data confirmarii la tert
Status – statusul la nivel de esalonare poate lua urmatoarele valori: Inactiva, Activa, Suspendata, Anulata,
Terminata. Esalonarile preiau initial statusul de pe antetul contractului.
Daca se lucreaza cu setarea „Schimbare status esalonari cu cantitate livrata diferita de cantitate
comanda” pe false, o esalonare nu poate primi statusul terminat daca cantitatea de pe esalonare nu a fost
preluata pe documente de achizitie in intregime, mai exact daca cantitatea receptionata de pe esalonare nu
este egala cu cantitatea efectiva. Setarea mentionata mai sus pe true permite modificarea statusului in
terminat si in conditiile in care cantitatea de pe esalonare nu a fost preluata pe documente de achizitie in
intregime.
Discount – camp calculat – discountul calculat in functie de procentul de pe rubrica Discount(%) pentru
valoarea articolului de pe esalonare.
Discount % - procentul de discount care va fi aplicat pe esalonare; se preia de pe rubrica „Discount
comercial”.
Observatii - in acest camp se pot introduce observatii legate de esalonare
Avansuri – camp de tip buton la accesarea caruia se deschide fereastra „Avansuri pe esalonari” care ofera
posibilitatea de inregistrare a avansurilor pe comenzile furnizori si preluarea acestora pe facturile furnizori.
Fluxul este descris la punctul 7.2.

Functionalitati esalonari

 Cautare/filtrare
In partea dreapta a sectiunii fereastra dispune de butoanele de cautare, filtrare, anulare filtrare
care permit utilizatorului cautarea unui articol in detaliile esalonarii.

 Discount comercial
Modul de functionare al discountului comercial este similar cu cel de pe facturi. Se completeaza rubrica cu
procentul de discount care a fost obtinut de la furnizor, dupa care se acceseaza butonul sageata pentru
repartizarea discountului pe esalonari.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 23 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Exista 2 posibilitati de repartizare a discountului: pe esalonarile curente sau pe toate esalonarile de pe


contractul furnizor.

Sectiunea de esalonari afiseaza si pretul original, inainte de aplicarea discountului comercial, daca utilizatorul
opteaza pentru optiunea „Afiseaza pret fara discount”:

2.2.3. Comenzi furnizori


(Modul Aprovizionare – Comenzi furnizori)

Fereastra „Comenzi furnizori” este formata din 3 parti:

- Antetul comenzii
- Obiectul comenzii - contine articolele care constituie pozitiile comenzii furnizor
- Esalonari - livrarile de la furnizor pentru articolele care fac obiectul comenzii pot fi esalonate

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 24 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Intrucat sectiunile ferestrei „Comenzi furnizori” sunt similare cu cele de pe fereastra „Contracte furnizori”, vom
detalia in cele ce urmeaza functionalitatile care sunt diferite.

 Butonul Preluare comanda - introdus in bara de butoane de pe fereastra


 In sectiunea de antet apar in plus:

- Campul contract si data contract – campuri readonly


pe care se completeaza numarul si data contractului care a fost preluat pe comanda furnizor.

- Bifa „Transport” – camp readonly bifat implicit pentru acele comenzi furnizori care au fost
generate din Comenzi de transport (modul Desfacere/Operatii de desfacere/Transport).
Comenzile generate in acest mod, au bifa de „Transport” si sunt readonly pe formul de comenzi
furnizori, nu pot fi modificate.
- Butonul Prel. Referat – se pot prelua pe comenzi furnizori Referate de necesitate.

2.2.4. Preluare contract pe comanda furnizor

In fereastra „Comenzi furnizori” pot fi introduse in mod direct comenzile furnizor, fie pot fi preluate contractele
furnizori care au fost deja introduse in fereastra „Contracte furnizori”. Pentru a putea fi preluat pe o comanda
furnizor, un contract trebuie sa aiba definite esalonarile aferente.

Preluarea unui contract pe o comanda furnizori se face folosind butonul „Preluare contract”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 25 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Dupa completarea datelor din antet (numar, data contract si tert), se poate apasa butonul „Preluare contract“
care va deschide fereastra de selectie „Preluare contract“.

In fereastra „Preluare contract“ se selecteaza contractul care se doreste a fi preluat pe comanda, implicit se
incarca detaliile de pe esalonarile contractului. Cantitatea care se doreste a fi preluata pe comanda poate fi
modificata pe campul „Cantitate de preluat“.
Folosind butonul „Cantitate 0“ se actualizeaza cu valoarea 0 pe toate detaliile esalonarii cantitatea de preluat.
Butonul devine „Se preia tot contractul“, accesarea acestuia determina refacerea valorilor pe cantitate de
preluat.

Cantitatea de preluat nu poate depasi cantitatea efectiva la prima preluare, iar daca cantitatea nu a fost
preluata integral initial, la preluarile ulterioare nu poate depasi cantitatea ramasa. Implicit, cantitatea ramasa
este propusa pe cantitate de preluat.

La incercarea de preluare a unei cantitati mai mari decat cea ramasa utilizatorul primeste urmatorul mesaj de
informare:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 26 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Accepta – cu acest buton se preiau pe comanda (atat pe detalii cat si pe esalonari) articolele pentru care
exista completata cantitate de preluat >0.

La preluarea unui contract pe o comanda se completeaza implicit informatiile referitoare la Nr/Data inreg si
Nr/Data tert de pe contractul furnizor. Ulilizatorul poate interveni pentru modificarea acestora.

Pentru a putea fi preluat pe o comanda, contractul si comanda trebuie sa aiba aceeasi moneda a
documentului.

2.2.5. Preluare referate de necesitate pe comenzi furnizori

Preluarea unui referat de necesitate pe o comanda furnizori se face folosind butonul „Prel.referat” care va
deschide fereastra „Referat de necesitate”.

Se selecteaza referatul care se va prelua pe comanda furnizor.


Accepta – cu acest buton se preiau pe comanda (atat pe detalii cat si pe esalonari) articolele de pe referatul
de necesitate.
Articolele de pe referatul de necesitate se vor prelua in totalitate pe comanda furnizor, nu se pot modifica
cantitatile sau selecta doar o parte dintre articole.

2.2.6. Valori primare cash flow previzionat

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 27 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

De pe esalonarile aferente unei comenzi furnizor se pot face repartizari pe indicatori de cash flow previzionat.
Pe coloana „Cash flow” se acceseaza butonul care deschide fereastra „Valori primare cash flow
previzionat”:

In cadrul ferestrei in detaliile de pe „Valori primare” se repartizeaza valoarea pe indicatorii de cash flow
previzionat. Valoarea repartizata nu poate depasi valoarea initiala (valoarea pe linia de pe esalonare).

2.3. Preluare oferta furnizor pe contract/comanda furnizor

In ferestrele Contracte furnizori/Comenzi furnizori dupa completarea datelor din antet (numar, data contract si
tert), se poate apasa butonul care va deschide fereastra de selectie „Preluare oferte“.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 28 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Modul de preluare al articolelor de pe oferta difera in functie de setarea la nivel de mandant „Preluare oferte
pe comenzi cu cantitatea propusa de pe pozitia marcata pe oferta“.

Articole oferta

1) Daca se lucreaza cu setarea „Preluare oferte pe comenzi cu cantitatea propusa de pe pozitia


marcata pe oferta“ pe true: in sectiunea „Articole oferta“ se propune implicit cantitatea si pretul
aferent de pe pozitia marcata pe oferta.
Dupa bifarea ofertei care se doreste a fi preluata pe contract/comanda furnizor, se acceseaza butonul
„Accepta“.

2) Daca se lucreaza cu setarea „Preluare oferte pe comenzi cu cantitatea propusa de pe pozitia


marcata pe oferta“ pe false: in sectiunea „Articole oferta“, pe masura ce se completeaza cantitatea
ce se doreste a se prelua pe contract/comanda furnizor, se vor propune preturile de pe pe oferta (strict
pretul ce corespunde cantitatii precizate). Completarea cantitatii care se doreste a fi preluata
determina bifarea implicita a optiunii preluat pentru oferta in cauza.

Accepta – cu acest buton se preiau in sectiunea Obiectul contractului articolele pentru care exista completata
cantitate contract >0

Preluare cu esalonari – daca se doreste ca articolele preluate de pe oferta in obiectul contractului sa apara
direct si in esalonari, se va marca aceasta optiune.

3. APROVIZIONARE PE BAZA DE AVIZE

Procesul de aprovizionare pe baza de avize presupune parcurgerea urmatorilor pasi, dupa introducerea
articolelor (punctul 1.4) si furnizorilor (punctul 1.7).

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 29 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

3.1. Culegere Aviz de intrare


(Meniu Aprovizionare - Operatii de aprovizionare –Intern – Aviz de intrare)

Fereastra „Aviz de intrare“ este formata din 3 parti:


- Antetul avizului
- Detaliile avizului
- Documente referite

a. Antetul avizului

Numar – camp obligatoriu, numarul avizului de intrare primit de la furnizor


Data inreg. – camp obligatoriu, data avizului
Ref. intern – camp readonly, afiseaza referinta interna generata de catre sistem pentru fiecare aviz in parte
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul curent
Moneda – camp readonly, afiseaza moneda documentului; pentru avizele de intrare moneda poate fi doar
RON;
Curs EUR – cursul pentru moneda paralela; cursul poate fi modificat prin accesarea ferestrei “Curs de schimb”
care se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei F5 sau la accesarea butonului “triunghi”
din coltul dreapta sus al campului
Responsabil – camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;
Furnizor
Explicatii

b. Detaliile avizului – contine pozitiile de pe avizul de intrare

Articol – se introduc articolele conform avizului de intrare

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 30 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Caracteristici – in cazul in care setarea “Se utilizeaza caracteristici de gestiune” din “Setari unitate
economica” are valoarea “True” se vor putea inregistra caracteristicile articolelor (de tip multime). La salvarea
documentului se va opera intrarea in depozit pentru articolul cu caracteristica inregistrata.
UM – unitatea de masura aferenta fiecarui articol introdus pe avizul de intrare
Cantitate – se introduce cantitatea aferenta fiecarui articol introdus pe avizul de intrare
Pret Unitar – se introduce pretul unitar in moneda inscrisa pe avizul de intrare corespunzator fiecarui articol in
parte
Valoare – camp calculat Cantitate*Pret Unitar
Tip TVA – se alege tipul de TVA corespunzator fiecarui articol; implicit se propune pentru fiecare articol tipul
de TVA selectat pe caracterizarea contabila asociata articolului
Valoare TVA – afiseaza valoarea TVA aferenta fiecarui detaliu
UM rec. – camp readonly care afiseaza unitatea de masura in care se va face receptia aceasta fiind unitatea
de masura de baza definita pentru articolul din linia curenta
Cantitatea de receptionat – afiseaza cantitatea pentru articolul din linia curenta in unitatea de masura
inscrisa in campul UM rec. Daca unitatea de masura selectata in campul UM difera de cea inscrisa in campul
UM rec. conversia se va realiza conform conversiilor definite in catalogul “Unitati de masura” pentru unitatile
de masura care fac parte din aceeasi clasa sau a conversiilor definite la nivel de articol (daca se lucreaza cu
unitati de masura secundare). Atunci cand nu exista echivalente definite cantitatea de receptionat se va
completa manual. Aceasta cantitate se preia pe NIR. Nu se poate opera NIR daca aceasta cantitate este zero.
Explicatii - se pot introduce explicatii aferente pozitiei din avizul de intrare. In cazul in care detaliile de pe
avizul de intrare au fost preluate de o comanda furnizor in camp se va completa automat numarul comenzii.
Obiecte de cost - se acceseaza fereastra “Costing” unde se pot defini obiectele de cost
Valoare – valoarea pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare”
Val TVA - valoarea TVA pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare TVA”
Val totala – valoarea totala a documentului incluzand TVA

c. Documente referite
Afiseaza documentele referite de catre avizul de intrare cu urmatoarele detalii: Nr.ref.interna, Nr.document, Tip
document, Data si detaliu referitor la faptul ca documentul in cauza este sau nu stornat.

De exemplu: NIR referita pe un aviz de intrare

La dublu clic pe numar document pe liniile aferente documentelor referite se deschide fereastra care afiseaza
documentul in cauza.

3.1.1. Preluare comanda furnizor pe aviz

In cazul in care avizul de intrare refera o anumita comanda furnizor inregistrata deja in aplicatie, comanda
poate fi preluata pe avizul de intrare. Pe avizele de intrare se pot prelua doar comenzile furnizor care au status
“activa”. In fereastra “Aviz de intrare” dupa completarea numarului documentului, datei de inregistrare si
obligatoriu a furnizorului se acceseaza butonul “Preluare comanda”:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 31 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

In fereastra “Preluare comanda” se selecteaza pe comanda care se doreste a fi preluata pe avizul de intrare,
implicit se incarca detaliile de pe esalonarile comenzii. Cantitatea care se doreste a fi preluata pe comanda
poate fi modificata pe campul „Cantitate preluata“.
Folosind butonul „Cantitate 0“ se actualizeaza cu valoarea 0 pe toate detaliile esalonarii cantitatea de preluat.
Butonul devine „Se preia toata comanda“, accesarea acestuia determina refacerea valorilor pe cantitate de
preluat.

Accepta – cu acest buton se preiau pe aviz articolele pentru care cantitatea preluata este >0.

La preluarea unei comenzi furnizor pe un aviz de intrare exista posibilitatea preluarii explicatiilor cu informatii
detaliate. In sectiunea “Preluare explicatii” se va bifa optiunea “Avansat” si se vor prelua explicatiile de pe
comanda cu o serie de optiuni disponibile.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 32 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Explicatiile astfel preluate se regasesc pe avizul de intrare pe rubrica “Explicatii” din sectiunea Detalii.

Optiunea “Preluare explicatii antet comanda in antet document” va determina ca la preluarea unei comenzi
furnizor pe un aviz sa fie preluate explicatiile din antetul comenzii pe campul “Explicatii” din antetul avizului de
intrare.

Pe un aviz de intrare se poate prelua si o comanda furnizor cu moneda diferita de RON, pretul unitar pe aviz
va fi convertit in RON conform cursului monedei paralele de pe document.

Daca avizul de intrare nu se refera la o anumita comanda, datele avizului vor fi completate manual.

3.1.2. Preluare referat de necesitate pe aviz de intrare

Preluarea unui referat de necesitate pe un aviz de intrare se face folosind butonul „Prel.referat” care va
deschide fereastra „Referat de necesitate” (similar cu punctul 2.2.5.).

3.2. Inregistrare Nota de Intrare Receptie

Pentru operarea notei de intrare receptie aferente avizului de intrare se acceseaza butonul “NIR”. Se deschide
fereastra “Tip NIR” unde se va selecta tipul NIR si depozitul in care se face receptia:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 33 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Fereastra “Nota intrare receptie” este formata din doua parti:


- Antet
- Detalii

a. Antet

Numar – camp obligatoriu, numarul notei de intrare receptie;


Daca se lucreaza cu „Configurare coduri si numere“ pentru tipul de documente NIR numarul pe document se
propune automat de catre sistem.
Data - camp obligatoriu, se propune implicit data de pe avizul de intrare, poate fi modificata de catre utilizator;
Ref. intern – camp readonly, afiseaza referinta interna generata de catre sistem pentru NIR
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul curent
Curs EUR – cursul pentru moneda paralela; cursul poate fi modificat prin accesarea ferestrei “Curs de schimb”
care se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei F5 sau la accesarea butonului “triunghi”
din coltul dreapta sus al campului
Responsabil – camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;
Depozit – camp obligatoriu, se completeaza cu depozitul selectat in fereastra intermediara “Tip NIR”
Furnizor - camp readonly se preia de pe avizul de intrare
Document – numar aviz de intrare/data pentru care se inregistreaza receptia
Comanda – numarul comenzii furnizor daca pe avizul de intrare a fost preluata o comanda furnizor

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 34 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

b. Detalii

Articolele de pe detalii se preiau automat de pe avizul de intrare cu toate informatiile aferente.

Daca setarea “Se utilizeaza Unitati de masura secundare” are valoarea True si se lucreaza cu unitati se
masura secundare care nu au definite conversii prin apasarea butonului din coloana „UMs” se va deschide
fereastra „Unitati de masura secundare” in care se pot mentiona cantitatea receptionata si pretul exprimate in
unitatea secundara definita in catalogul de articole. Pentru unitatile de masura secundare cu conversii
cantitatea si pretul se completeaza automat, fereastra poate fi deschisa informativ sau pentru consultare.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 35 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Cant.Doc – se preia din campul „Cantitate” de pe documentul de intrare sau cantitatea ramasa de receptionat,
campul este editabil
Cant. Rec – implicit egala cu Cant.Doc, reprezinta cantitatea receptionata efectiv, campul este editabil
Pret Unitar – afiseaza pretul unitar preluat de pe documentul de intrare
Valoare – camp calculat Cant.rec*PretUnitar
Dif. valorice – camp calculat ca diferenta intre Cant.Doc.*PretUnitar si Cant.rec*PretUnitar
Din vina – se selecteaza cauza aparitiei diferentelor intre cant.document si cant. Receptionata
Obs. Fiecare optiune are atasat formula contabila definita in fereastra „Definire formule contabile“ (Meniu
Contabilitate financiara/Contare automata) pentru tipul de document "Nota de intrare receptie stocuri".
Vechime stocuri migrate – se pot introduce eventuale observatii la nivel de articole

Daca setarea “Loturi” din “Setari unitate economica” are valoarea True in momentul inregistrarii NIR-ului in
campul “Cod lot” se poate introduce numarul lotului valabil pentru cantitatea de produs receptionata. Daca au
fost configurate tipurile de loturi in fereastra “Configurare tipuri loturi” cu tasta F7 in campul “Cod lot” se
genereaza automat numarul de lot.

In cazul in care setarea “Se utilizeaza caracteristici de gestiune” din “Setari unitate economica” are
valoarea “True” se vor putea inregistra in nota de intrare receptie si caracteristicile articolelor (de tip multime)
sau se pot modifica cele preluate de pe aviz. La salvarea notei de intrare receptie se va opera intrarea in
depozit pentru articolul cu caracteristicile inregistrate.
Prin apasarea butonului se poate vizualiza miscarea in depozitul selectat (cantitate, pret, valoare
precum si pret si valoare in moneda paralela).

3.2.1. Vizualizare NIR

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 36 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Dupa salvarea notei de intrare receptie aceasta poate fi vizualizata si tiparita. Previzualizarea se realizeaza
folosind butonul „Previzualizare”.

In fereastra intermediara se poate completa mijlocul de transport, delegatul, eventuale observatii, precum si
comisia de receptie si angajatul care primeste in gestiune articolele.

Previzualizarea efectiva a raportului se face accesand butonul „Previzualizare”. Raportul este de forma:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 37 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

3.3. Contare automata aviz de intrare

Contarea avizului de intrare se realizeaza dupa inregistrarea notei de intrare receptie. La salvarea notei de
intrare receptie aceasta primeste statusul “operat”. La revenirea pe aviz acesta primeste statusul “Contat”.

Consultarea notei contabile asociate avizului de intrare se face accesand butonul “Nota contabila” care
deschide fereastra cu acelasi nume. Aceasta este de forma:

3.4. Stornare aviz de intrare

Stornarea oricarui document este o procedura ireversibila.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 38 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Pasii pentru stornarea unui document sunt:


1) Validare document: se acceseaza fereastra “Borderou de operatii” folosind butonul . Se
bifeaza optiunea „Validat” pentru documentul care urmeaza sa fie stornat, dupa care se
acceseaza butonul „Validare”.

Se primeste mesajul “Sigur doriti validarea documentelor?”, utilizatorul trebuie sa confirme validarea. Un
document validat nu mai poate fi sters din interfata si nu se mai poate reveni la starea anterioara validarii.
Dupa validarea unui document butonul devine activ.
2) Stornare document: se acceseaza butonul „Stornare” care deschide fereastra cu acelasi nume:

Se editeaza numarul documentului de stornare si se verifica cu atentie data selectata, intrucat este data la
care se va inregistra documentul de stornare. Se valideaza stornarea.

Rezultatul: Avizul de intrare primeste statusul „Stornat”. Documentul de stornare se regaseste in fereastra
„Aviz de intrare” si are statusul „Validat”.

3.5. Anulare aviz de intrare

Anularea unui document se realizeaza folosind butonul . Anularea unui document inseamna stergerea
acestuia. Documentele anulate se regasesc informativ (fara detalii) in fereastra “Documente anulate” (Modul
date de baza).

In fereastra “Anulare document” se completeaza obligatoriu campurile “Data”, “Motivul anularii” si


“Responsabilul”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 39 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

3.6. Inregistrare factura de intrare pe baza de aviz


(Meniu Aprovizionare - Operatii de Aprovizionare – Intern – Facturi furnizori)

Preluarea avizului de intrare pe o factura furnizor se realizeaza folosind butonul “Preluare aviz/retur”. Anterior
accesarii butonului se va completa tertul pe factura. Se deschide fereastra “Preluare aviz retur” unde se
selecteaza documentul care va fi preluat pe factura:

Campul “Cantitate preluata” este editabil, pe factura se poate prelua o cantitate partiala de pe avizul de intrare.
Nu poate fi preluata o cantitate mai mare decat cea de pe avizul de intrare, se primeste mesajul: “’Cantitate
preluata’ trebuie sa fie <= ‘Cantitate’”!

4. APROVIZIONARE PE BAZA DE FACTURI

Procesul de aprovizionare pe baza de facturi presupune parcurgerea urmatorilor pasi, dupa introducerea
articolelor (punctul 1.4) si furnizorilor (punctul 1.7).

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 40 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

4.1. Culegere factura furnizori

Fereastra „Factura furnizori“ este formata din 3 parti:


- Antetul facturii
- Detaliile facturii
- Documente referite

a. Antetul facturii

Numar – camp obligatoriu, numarul facturii primite de la furnizor


Data inreg. – camp obligatoriu, data inregistrarii documentului
Data emit. – camp obligatoriu, data emiterii documentului de catre furnizor
Ref. intern – camp readonly, afiseaza referinta interna generata de catre sistem pentru fiecare factura
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul curent
Moneda – camp readonly, afiseaza moneda documentului; pentru facturile furnizori moneda poate fi doar
RON;
Curs EUR – cursul pentru moneda paralela; cursul poate fi modificat prin accesarea ferestrei “Curs de schimb”
care se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei F5 sau la accesarea butonului “triunghi”
din coltul dreapta sus al campului
Responsabil – camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;
Furnizor
Cond. plata – se alege din lista conditia de plata valabila pentru factura furnizor curenta;
Scadenta – camp obligatoriu reprezinta scadenta de plata a facturii; daca factura are atribuita o anumita
conditie de plata, scadenta se va calcula automat in functie de data facturii si conditia de plata aleasa.
Explicatii – se introduc explicatiile aferente documentului

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 41 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

b. Detaliile facturii – contine pozitiile de pe factura

Articol – se introduc articolele conform facturii furnizor


Caracteristici – in cazul in care setarea “Se utilizeaza caracteristici de gestiune” din “Setari unitate
economica” are valoarea “True” se vor putea inregistra caracteristicile articolelor (de tip multime). La salvarea
documentului se va opera intrarea in depozit pentru articolul cu caracteristica inregistrata.
UM – unitatea de masura aferenta fiecarui articol introdus pe factura
Cantitate – se introduce cantitatea aferenta fiecarui articol introdus pe factura
Pret Unitar – se introduce pretul unitar corespunzator fiecarui articol in parte
Valoare – camp calculat Cantitate*Pret Unitar
Tip TVA – se alege tipul de TVA corespunzator fiecarui articol; implicit se propune pentru fiecare articol tipul
de TVA selectat pe caracterizarea contabila asociata articolului
Valoare TVA – afiseaza valoarea TVA aferenta fiecarui detaliu
% Discount – se introduce valoarea procentuala a discountului comercial primit
UM rec. – camp readonly care afiseaza unitatea de masura in care se va face receptia aceasta fiind unitatea
de masura de baza definita pentru articolul din linia curenta
Cantitatea de receptionat – afiseaza cantitatea pentru articolul din linia curenta in unitatea de masura
inscrisa in campul UM rec. Daca unitatea de masura selectata in campul UM difera de cea inscrisa in campul
UM rec. conversia se va realiza conform conversiilor definite in catalogul “Unitati de masura” pentru unitatile
de masura care fac parte din aceeasi clasa sau a conversiilor definite la nivel de articol (daca se lucreaza cu
unitati de masura secundare). Atunci cand nu exista echivalente definite cantitatea de receptionat se va
completa manual. Aceasta cantitate se preia pe NIR. Nu se poate opera NIR daca aceasta cantitate este zero.
Explicatii - se pot introduce explicatii aferente pozitiei din factura furnizor. In cazul in care detaliile de pe
factura furnizor au fost preluate de pe o comanda furnizor in camp se va completa automat numarul comenzii.
Obiecte de cost - se acceseaza fereastra “Costing” unde se pot defini obiectele de cost
Valoare – valoarea pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare”
Val TVA - valoarea TVA pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare TVA”
Val totala – valoarea totala a documentului incluzand TVA

c. Documente referite
Afiseaza documentele referite de catre factura furnizor cu urmatoarele detalii: Nr.ref.interna, Nr.document, Tip
document, Data si detaliu referitor la faptul ca documentul in cauza este sau nu stornat.

De exemplu: Aviz de intrare referit pe o factura furnizor

Discount comercial – exista posibilitatea ca in footer-ul facturii sa se introduca un procent de discount; la


apasarea butonului „%” si selectarea optiunii „Repartizeaza discount” se distribuie procentul pe toate detaliile
facturii. La accesarea butonului „%” si selectarea optiunii „Afisare pret fara discount” pe factura se poate
vizualiza factura cu pretul unitar si cu pretul original (va aparea o coloana suplimentara pret original).

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 42 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

4.1.1. Preluare comanda furnizori pe factura furnizori

Pe facturile furnizor se pot prelua doar comenzile furnizor care au status “activa”. In fereastra “Factura
furnizori” dupa completarea numarului documentului, datei de inregistrare, datei de emitere si obligatoriu a
cumparatorului se acceseaza butonul “Preluare comanda”.

Modul de preluare si functionalitatile disponibile sunt similare cu cele de preluare a comenzilor furnizori pe
avizele de intrare si au fost deja descrise la punctul 3.1.1.

4.1.2. Preluare referat de necesitate pe factura furnizori

Preluarea unui referat de necesitate pe o factura furnizori se face folosind butonul „Prel.referat” care va
deschide fereastra „Referat de necesitate” (similar cu punctul 2.2.5.).

4.1.3. Valori primare cash flow previzionat

De pe facturile furnizori se pot face repartizari pe indicatorii de cash flow previzionat. Se acceseaza butonul
„Cash flow” care deschide fereastra „Valori primare cash flow previzionat”.

4.2. Inregistrare Nota de Intrare Receptie

Pentru operarea notei de intrare receptie de pe factura furnizor se acceseaza butonul “NIR”. Daca in prealabil
pe factura s-a preluat deja un aviz de intrare pentru care s-a intocmit deja NIR la accesarea butonului se
primeste mesajul de informare: “Documentul nu are articole stocabile nepreluate!”.

Modul de intocmire a NIR de factura furnizor este similar cu cel de pe avizul de intrare prezentat la punctul 3.2.

4.3. Contare automata Factura furnizori

Contarea facturii se realizeaza la salvare daca s-a preluat un aviz de intrare pe o factura sau dupa
inregistrarea notei de intrare receptie. La salvarea notei de intrare receptie aceasta primeste statusul “operat”.
La revenirea pe factura acesta primeste statusul “Contat”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 43 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Consultarea notei contabile asociate facturii furnizor se face accesand butonul “Nota contabila” care
deschide fereastra cu acelasi nume.

Pentru cazul in care s-a preluat un aviz de intrare pe factura furnizor nota contabila poate fi de forma:

4.4. Plata facturii

Din fereastra “Factura furnizori” se poate inregistra plata integrala sau partiala unei facturi furnizor folosind
butonul care deschide fereastra cu acelasi nume.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 44 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

In aceasta fereastra se completeaza numarul documentului de plata, se editeaza daca se doreste suma care
se plateste, se selecteaza modalitatea de plata: “Casa”, “Banca” sau “Angajat”, trezoreria, tipul de document,
se completeaza eventualele explicatii si se selecteaza grupa documentului. Finalizarea platii se realizeaza cu
butonul “Accepta”. O factura pentru care s-a efectuat plata primeste un status suplimentar “Platit”, documentul
de plata apare intre documentele referite. Butonul de stergere document devine inactiv, factura nu poate fi
stearsa decat daca se sterge anterior documentul de plata.

4.5. Stornare Factura furnizori

Modul de stornare a unei facturi este similar modului de stornare al avizelor de intrare si a fost descris la
punctul 3.4.

4.6. Anulare Factura furnizori

Modul de anulare al unei facturi este similar modului de anulare al avizelor de intrare si a fost descris la
punctul 3.5.

5. RETUR DE MARFA CATRE FURNIZORI

5.2. Introducere retur de marfa catre furnizor


(Meniul Aprovizionare –Operatii de aprovizionare – Intern – Retur de marfa)

Fereastra „Retur de marfa“ este formata din 3 parti:


- Antet
- Detalii

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 45 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

- Documente referite

a. Antetul returului

Numar – camp obligatoriu, numarul documentului de retur


Data inreg. – camp obligatoriu, data inregistrarii
Ref. intern – camp readonly, afiseaza referinta interna generata de catre sistem pentru fiecare document de
retur
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul curent
Moneda – camp readonly, afiseaza moneda documentului; pentru retururile de marfa moneda poate fi doar
RON;
Curs EUR – cursul pentru moneda paralela; cursul poate fi modificat prin accesarea ferestrei “Curs de schimb”
care se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei F5 sau la accesarea butonului “triunghi”
din coltul dreapta sus al campului
Depozit – se selecteaza depozitul din care se face returul
Responsabil – camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;
Furnizor
Explicatii

b. Detaliile returului

Articol – se introduc articolele care vor fi returnate


In dreptul articolului apare un buton de tip imagine care permite accesarea ferestrei “Stocuri” si
vizualizarea stocurilor existente la data documentului.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 46 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Caracteristici – caracteristicile articolelor (de tip multime); in cazul in care setarea “Se utilizeaza
caracteristici de gestiune” din “Setari unitate economica” are valoarea “True” se vor putea inregistra in
documentul de retur si caracteristicile articolelor (de tip multime). La salvarea avizului de retur se va opera
iesirea din depozit pentru articolul cu caracteristica inregistrata.

UM – unitatea de masura de baza a fiecarui articol


UMs – unitati de masura secundare: camp de tip buton unde se pot consulta sau se vor introduce (daca exista
unitati de masura secundare asociate articolelor care nu au definita o conversie in raport cu unitatea de
masura de baza)
Cantitate – se introduce cantitatea aferenta fiecarui articol care se returneaza
Pret achizitie – se introduce pretul unitar de achizitie al fiecarui articol care se returneaza
Pret de stoc – camp readonly, la salvarea documentului se va completa cu pretul de stoc aferent articolului
care se returneaza
Valoare – camp readonly, la salvarea documentului se va completa cu valoarea calculata Cantitate*Pret de
achizitie
Tip TVA – se alege tipul de TVA corespunzator fiecarui articol; implicit se propune pentru fiecare articol tipul
de TVA selectat pe caracterizarea contabila asociata articolului
Valoare TVA – afiseaza valoarea TVA aferenta fiecarui detaliu
Explicatii - se pot introduce explicatii aferente pozitiei din returul de marfa. In cazul in care detaliile de pe
returul de marfa au fost preluate de pe o comanda furnizor in camp se va completa automat numarul comenzii.
Obiecte de cost - se acceseaza fereastra “Costing” unde se pot defini obiectele de cost
Valoare – valoarea pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare”
Val TVA - valoarea TVA pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare TVA”
Val totala – valoarea totala a documentului incluzand TVA

c. Documente referite
Afiseaza documentele referite de catre returul de marfa cu urmatoarele detalii: Nr.ref.interna, Nr.document, Tip
document, Data si detaliu referitor la faptul ca documentul in cauza este sau nu stornat.

5.2.1. Operarea miscarilor in depozit

La salvarea avizului de retur se va opera miscarea in depozit.

Operarea miscarilor in depozit:

La salvarea avizului de retur se va opera miscarea in depozit. Inainte de salvarea documentului, accesand
butonul din detalii se poate selecta documentul de intrare pentru care se face returul. In fereastra “Lista
intrari” se completeaza campul cantitate de pe documentul de intrare pentru care se face returul si se
acceseaza butonul “Selecteaza”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 47 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

5.2.2. Contare automata retur de marfa

In mod standard, documentul de retur de marfa catre furnizori nu se conteaza, nota contabila aferenta va fi
inclusa pe factura de storno primita de la furnizori dupa preluarea returului pe factura. Daca se doreste
contarea automata a acestui tip de document se va bifa optiunea “Contare automata” pentru acest tip de
document in fereastra “Tipuri de documente” (Meniu Contabilitate financiara/Cataloage) si se va defini o
formula contabila in fereastra “Definire formule contabile” (Meniu Contabilitate financiara/Contare automata).

5.3. Culegere factura furnizor cu minus

Preluarea returului de marfa pe factura furnizor se face folosind butonul “Preluare aviz/retur”. In fereastra
“Preluare aviz/retur” se selecteaza documentul de retur.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 48 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Campul “Cantitate preluata” este editabil, pe factura se poate prelua o cantitate partiala de pe avizul de retur.
Nu poate fi preluata o cantitate mai mare decat cea de pe avizul de retur, se primeste mesajul: “’Cantitate
preluata’ trebuie sa fie <= ‘Cantitate’”!

5.3.1. Contare automata factura

Contarea automata se realizeaza dupa ce a fost salvata factura. Aceasta primeste statusul “Contat”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 49 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Consultarea notei contabile asociate facturii furnizor se face accesand butonul “Nota contabila” care
deschide fereastra cu acelasi nume.

Pentru cazul in care s-a preluat un retur de marfa pe factura furnizor nota contabila poate fi de forma:

5.4. Preluare comanda furnizor pe retur de marfa

Modul de preluare si functionalitatile disponibile sunt similare cu cele de preluare a comenzilor furnizori pe
avizele de intrare si au fost deja descrise la punctul 3.1.1.

5.5. Stornare Retur de marfa

Modul de stornare a unui retur de marfa este similar modului de stornare al avizelor de intrare si a fost descris
la punctul 3.4.

5.6. Anulare Retur de marfa

Modul de anulare al unui retur de marfa este similar modului de anulare al avizelor de intrare si a fost descris
la punctul 3.5.

6. SISTEMUL TVA LA INCASARE/PLATA

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 50 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Incepand cu versiunea 6904 sistemul Clarvision furnizeaza posibilitatea de aplicare a sistemului TVA amanat
la incasare/plata conform OG nr. 15/2012 pentru modificarea si completarea Legii nr. 571/2003 privind codul
fiscal si HG nr. 1071/2012 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice de aplicare a Codului
fiscal aprobate prin HG nr. 44/2004.

In Clarvision facturile furnizor/client cu TVA amanat la plata se vor diferentia de restul facturilor astfel:
- printr-un marcaj „TVA amanat“ din antetul documentului si
- tipurile de TVA selectate pe documente.

Configurari necesare:

6.1. Setari noi la nivel de mandant


(Meniu Date de baza/Setari unitate economica)

a. “Se lucreaza cu TVA amanat la plata / incasare” cu optiunile Nu / Da – se aplica numai pentru
Desfacere; Intrucat sistemul de TVA amanat la incasare se aplica doar anumitor operatori economici
(a caror cifra de afaceri se incadreaza in limita stabilita prin lege), setarea a fost introdusa astfel incat
acest mod de lucru sa fie accesibil in modulul Desfacere doar operatorilor care vor aplica acest
sistem.
In ceea ce priveste modulul Aprovizionare posibilitatea de inregistrare a facturilor furnizor prin
sistemul TVA amanat va fi disponibila pentru toti operatorii, deci si pentru operatorii care nu aplica
acest sistem la incasare, dar intra in relatii de achizitie cu furnizori care aplica sistemul.

b. In ceea ce priveste modul de repartizare pe tipuri de TVA la incasare/plata sistemul este configurat
implicit ca „Procent maxim“. Mai exact daca pe o factura exista cote diferite de TVA, in momentul
platii/incasarii se va calcula TVA deductibil/colectat in ordinea cotelor de TVA incepand cu cea mai
mare.

6.2. Catalog tipuri de TVA


(Meniu Contabilitate financiara/Cataloage/Tipuri de TVA)

Pentru a inregistra o factura cu marcaj ‘Tva amanat’, in detalii trebuie selectate obligatoriu tipuri de tva ‘tva
amanat’.
In catalogul “Tipuri de TVA” se vor gestiona distinct tipurile de TVA amanate. In acest sens s-au introdus doua
coloane noi: “TVA amanat” si “TVA Corespondent”.

Noile tipuri de TVA vor fi definite de catre utilizatori, nu sunt de tip sistem. Aceste tipurui de tva
trebuie definite in corespondenta cu cele utilizate inainte de introducerea sistemul de tva amanat la plata.
De exemplu, pentru ‘24% achizitii nevoile firmei’ se va defini un tip de tva corespondent “24% achizitii
nevoile firmei amanat la plata”. Acesta din urma va avea bifata optiunea “TVA amanat” si va fi declarat
corespondentul tipului de tva ‘24% achizitii nevoile firmei’.

Pentru a intelege noile functionalitati exemplificam cum se va crea un nou tip de TVA:

Adaugam un nou tip de TVA “24% TVA amanat” cu cota 24% de tip achizitie. Noul tip de TVA definit va avea
bifa de achizitie, bifa de impozabil, cele de intern, extern in functie de documentele pe care va fi folos it. Par-
ticularitatile fata de un tip de TVA care nu este amanat la plata sunt:
- Bifa TVA amanat

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 51 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

si
- Conturile completate pe coloanele Cont TVA: 4428 (analitic in cazul in care lucrati cu analitice) si
Cont TVA2:4426.

Pentru versiunea curenta 6904 va recomandam sa nu completati pozitiile pentru Jurnalele de


Cumparari/Vanzari sau Decont de TVA, modificarile referitoare la jurnale si declaratii pentru a va permite sa
obtineti din Clarvision informatiile necesare raportarilor cu termenul de 25.02.2013 vor fi lansate in urmatoarea
versiune a aplicatiei.

Coloana „TVA Coresp.” se va completa pentru cotele de TVA care nu sunt amanate la plata (cele existente si
pana acum) cu cota corespondenta de TVA amanat la plata:

Functionalitatea are doua utilizari:


- Pentru cazul in care se preia un aviz de intrare pe o factura marcata cu TVA amanat se va
propune tipul de TVA amanat corespunzator tipului de TVA de pe aviz (daca exista TVA pe aviz);
- La culegerea articolelor pe factura furnizor marcata cu TVA amanat se va propune pe rubrica Tip
TVA tipul de TVA amanat corespondent tipului de TVA care este salvat pe caracterizarea
contabila a articolului.

Adaugarea unui tip de TVA amanat de tip desfacere se realizeaza similar cu descrierea facuta mai sus.

6.3. APROVIZIONARE

Solutia din punct de vedere contabil pentru documentele de aprovizionare cu TVA amanat este de forma:
Factura furnizor cu TVA exigibil la plata va fi contata de forma:
% = 401
628
4428

Plata:
401 = 5121
4426 = 4428 (proportional cu valoarea platita)

Daca plata se face in numerar:


401 = 5311
4426 = 4428 (la intreaga valoare a TVA de pe factura, indiferent de valoarea platii)

6.3.1. Modificari factura furnizor/ factura import

Pe factura furnizor/client s-a introdus in antet bifa “TVA amanat”. Bifa este obligatorie pentru documentele pe
care se aplica sistemul TVA la incasare/plata.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 52 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

La operarea facturii furnizor/client daca se bifeaza optiunea „TVA amanat” la culegerea articolelor se va
propune pe rubrica „Tip TVA” tipul de TVA amanat corespondent tipului de TVA care este salvat pe
caracterizarea contabila a articolului.

Validari pe o factura marcata „TVA amanat”:


- Nu se pot combina in detalii tipuri de TVA amanat cu tipuri de TVA neamanat cu procent diferit de
0 si/sau TVA de tip taxare inversa;
- Se pot combina detalii cu tip de TVA amanat si detalii fara TVA sau TVA neamanat cu procent 0;
- Nu se permite salvarea unui document avand marcaj de TVA amanat si valoare cumulata pentru
unul din tipurile de TVA de pe document negativa.

Daca se lucreaza cu setarea „Utilizare DISCOUNT financiar cu modificare conturi de TVA” cu valoarea „True”
facturile marcate cu TVA amanat nu vor putea fi salvate intrucat valoarea cumulata pentru tipul de TVA aferent
articolului de discount este negativa. Recomandarea noastra in acest caz este modificarea setarii pe valoarea
„False.”

Nota: In exemplele prezentate vom folosi contul 4428.01 pentru inregistrarea valorii TVA neexigibile pe fac-
turile marcate cu TVA amanat.

Nota contabila asociata facturii va fi de forma:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 53 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Pentru a nu intampina probleme la contarea facturii furnizor trebuie sa va asigurati ca linia asociata contarii
TVA este de forma:

Si ca tipul de TVA selectat pe factura are contul corespunzator completat pe coloana “ContTVA” (=Cont1).

6.3.2. Preluare aviz de intrare pe factura furnizor

6.3.2.1. Culegere aviz de intrare cu TVA

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 54 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Nota: in exemplele prezentate vom folosi contul 4428.02 pentru inregistrarea valorii TVA provenite de pe avi-
zele de intrare. In acest mod vom putea face distinctie intre TVA-ul neexigibil de pe avize si cel de pe facturile
marcate cu TVA amanat. In practica, puteti alege modul de lucru potrivit Dvs, cu sau fara analitice.

Nota contabila asociata avizului de intrare va fi de forma:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 55 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Un aviz de intrare se preia pe factura furnizor folosind butonul “Preluare aviz retur”. Daca factura este cu TVA
amanat se va bifa optiunea “TVA amanat”. Daca tipul de TVA cules pe aviz are asociat un tip de TVA amanat
acesta se va propune automat pe factura furnizor.

In cazul preluarii unui aviz de intrare cu TVA pe factura furnizor marcata TVA amanat formula contabila aso-
ciata tipului de document “Factura furnizori” si operatiei “Cumparare factura/aviz” trebuie sa fie de forma:

Nota contabila asociata facturii va fi de forma:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 56 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

6.3.2.2. Culegere aviz de intrare fara TVA

Preluarea avizului pe factura furnizor se face cu ajutorul butonului “Preluare aviz retur”. Daca factura este cu
TVA amanat se va bifa optiunea “TVA amanat”. Intrucat pe aviz nu exista TVA, la preluarea avizului pe factura
articolele nu vor avea asociat un tip de TVA, dupa cum se poate observa in captura de mai jos:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 57 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Functionalitate noua

Pentru ergonomie in operare, intrucat pot exista multe articole pe avizul de intrare preluat pe factura furnizor
s-a introdus o functionalitate noua de aplicare pe detalii a tipului de TVA dorit. Se acceseaza butonul mar-
cat in captura de mai jos, se selecteaza tipul de TVA dorit care va fi repartizat pe detaliile facturii:

In cazul preluarii unui aviz de intrare fara TVA pe factura furnizor marcata TVA amanat formula contabila aso-
ciata tipului de document “Factura furnizori” si operatiei “Cumparare factura/aviz” trebuie sa fie de forma:

Nota contabila asociata facturii va fi de forma:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 58 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

DESFACERE: In cazul preluarii unui aviz de iesire fara TVA pe factura client marcata TVA amanat formula
contabila asociata tipului de document “Factura client” si operatiei “Vanzare factura/aviz” trebuie sa fie de
forma:

6.4. INREGISTRARE PLATA FACTURA FURNIZOR

6.4.1. Tip document TVA exigibil la incasare/plata de tip nota contabila diversa

S-a introdus un nou tip de document TVA exigibil la incasare/plata de tip nota contabila diversa. La fiecare
plata aferenta unei facturi cu marcajul TVA amanat se genereaza cate un astfel de document (cate un detaliu
pentru fiecare tip de TVA de pe factura), pastrandu-se legatura intre documente.

Pentru acest tip de documente se vor defini formulele contabile asociate de forma:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 59 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

A. Tip Document: “TVA exigibil la incasare/plata” si operatia “TVA exigibil la plata”

B. Tip Document: “TVA exigibil la incasare/plata” si operatia “TVA exigibil la incasare”

6.4.2. Plata factura prin Trezorerie/Banca


(Modul Contabilitate financiara/Trezorerie/Banca)

Nota: Exemplele prezentate sunt plati aferente facturilor furnizor.

6.4.2.1. Plata partiala in banca

La plata partiala in banca a unei facturi furnizor cu marcajul TVA amanat se salveaza automat si o nota
contabila diversa de tip TVA exigibil la incasare plata.

Pentru factura furnizor FF568 in valoare de 256.77 lei prezentata anterior efectuam o plata partiala de 150 lei.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 60 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Aferent platii se genereaza nota contabila diversa aferenta TVA exigibil care poate fi consultata in Modulul
Contabilitate financiara/Operatiuni Diverse/Note contabile diverse:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 61 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Modul de determinare al sumei TVA-ului exigibil la plata este conform prevederilor legislative cel al sutei
marite, se considera ca fiecare plata partiala include si TVA. Pentru exemplul nostru:

150 lei x 24/124 = 29.03 reprezentand suma TVA din total plata.

Important:
- Notele contabile diverse de tip TVA exigibil la incasare plata generate automat la efectuarea
unei plati sunt read-only, nu se vor putea sterge decat odata cu documentul care le-a gen-
erat; aceste note contabile diverse nu pot fi stornate.
- Notele contabile diverse generate la platile in valuta vor avea la cursul valutei cursul de pe factura
import care se plateste:

La consultarea notelor contabile diverse de tip TVA exigibil identificarea documentului asociat se face prin
intermediul informatiilor de pe campurile de explicatii. Exista doua campuri de explicatii:

- In antet – contine urmatoarele informatii: Tert si cod fiscal, factura si data, document de plata si
data;
- In detalii – tipul de TVA amant, factura la care se refera si data acesteia

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 62 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Explicatiile din detaliile NCD se regasesc si pe raportul “Fisa cont analitica” pentru a oferi posibilitatea de a
urmari mai usor in cadrul unei fise cont caror facturi le sunt aferente platile:

6.4.2.2. Plata partiala cote TVA diferite

Daca pe o factura furnizor exista mai multe cote de TVA in momentul inregistrarii unei plati partiale TVA
exigibil se calculeaza aplicand setarea implicita a sistemului „Procent maxim”.

Exemplificam:

Valoarea totala a facturii este 133.81 lei, efectuam o plata partiala de 100 lei in banca. Nota contabila care se
genereaza pentru TVA exigibila este de forma:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 63 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

S-a inregistrat intreaga valoare ca TVA exigibila aferenta procentului maxim al TVA 24% si doar partial pentru
cota mai mica de 9%.

6.4.3. Plata factura prin Trezorerie/Casa


(Modul Contabilitate financiara/Trezorerie/Casa)

La plata prin casa a unei facturi marcata cu TVA amanat chiar daca este vorba de o plata partiala intreaga
suma a TVA devine exigibila.
Exemplificam pentru factura de la punctul 3.2.2. plata partiala prin casa 100 lei:

Nota contabila diversa este de forma:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 64 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

6.5. FEREASTRA OPERATIUNI TVA AMANAT

Pentru consultarea operatiunilor TVA amanat s-a introdus un form nou “Operatiuni TVA exigibil”. Fereastra
poate fi consultata prin accesarea butonului “TVA amanat” de pe toate documentele care genereaza operati-
uni TVA amanat: facturi, trezorerie, instrumente, compensari/regularizari.

Fereastra este de forma:

Nr.doc – numarul documentului primar factura care genereaza operatiuni TVA amanat
Ref. int.doc – referinta interna a facturii
Tip doc – tipul documentului FF, FI, FC, FE
Data inreg.doc – data inregistrarii facturii
Data emitere – data emiterii facturii
Val. doc. – valoarea pe document fara TVA
Val. TVA – valoarea TVA
TVA – tipul de TVA
%TVA – procentul TVA
Cont TVA – contul TVA preluat de pe coloana “ContTVA” aferenta tipului de TVA (vezi catalog “Tipuri de
TVA”)
Nota: daca exista mai multe cote de TVA pe document acestea vor aparea pe linii distinct, cate o linie pentru
fiecare cota de TVA
Tert – codul tertului
Nr. doc. plata – numarul documentului de plata
Ref. int. – referinta interna a documentului de plata
Data doc. plata
Val . plata – valoarea platii (nu include TVA)
Val. TVA plata – valoarea platii aferenta TVA
Numerar - optiunea este bifata daca plata s-a facut in numerar si nu este bifata daca s-a facut prin cont
bancar
Nr.NCD – numarul notei contabile diverse care s-a generat la efectuarea platii
Data NCD – data notei contabile diverse

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 65 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Fereastra poate fi consultata inca de la introducerea facturii, insa informatiile legate de documentul de pla-
ta/incasare si nota contabila diversa generate apar doar in momentul inregistrarii platii/incasarii.

7. AVIZ DE INTRARE - DIVERSE


(Meniu Aprovizionare – Operatii de aprovizionare – Intern – Aviz de intrare - diverse)

Avizele de intrare diverse se diferentiaza de avizele de intrare prin faptul ca acestora li se pot asocia formule
contabile specifice. Acestea vor fi folosite pentru cazuri speciale cand se doreste obtinerea pe documente a
unor note contabile diferite de cele standard.

Tipurile de avize de intrare – diverse se definesc in functie de operatii.


Operatii – cu cursorul pozitionat in campul Operatii se acceseaza tasta F5 pentru a se defini tipuri de avize de
intrare diverse. Pentru fiecare aviz de intrare diverse se poate alcatui o formula contabila. Nota contabila
generata pentru un aviz de intrare diverse se va face in functie de formula contabila definita pentru tip
document “Aviz de intrare” si operatia aferenta.

La adaugarea unui aviz de intrare – diverse se va selecta mai intai operatia dupa care se acceseaza butonul
“Adaugare”.

Fereastra “Aviz de intrare - diverse” este structurata similar cu fereastra “Aviz de intrare”, campurile sunt
similare.

Pe avizele de intrare - diverse pot fi preluate comenzi furnizori folosind butonul “Preluare comanda”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 66 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Aferent avizelor de intrare - diverse se pot genera documentele de receptie folosind butonul NIR.

8. FLUX AVANSURI

7.1. Configurare plan de conturi

In Planul de conturi, se bifeaza optiunile Cont avans furnizori conturile 4091, 4092, pentru ca la operarea
documentelor (facturi, trezorerie) sa se genereze sold pentru aceste conturi. Pentru ca acest cont sa se stinga
efectiv, pe langa note contabile cu plus si minus (de exemplu, factura de avans, stornare factura de avans)
este necesara si inregistrarea unor documente de regularizare.

7.2. Inregistrare avansuri pe comenzile furnizori

In fereastra “Comenzi furnizori” la nivelul esalonarii, cu butonul “Avansuri” se pot inregistra avansurile furnizori.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 67 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

In fereastra “Avansuri pe esalonari” se culege articolul de avans si se precizeaza valoarea care poate fi maxim
valoarea esalonarii. Valoarea se poate determina prin completarea rubricii procent daca se cunoaste procentul
avansului acordat.

7.3. Operare factura de avans

Pe baza avansului precizat pe comanda furnizor, se poate opera factura de avans, prin preluarea avansului de

pe comanda . Cu acest buton se deschide fereastra de mai jos, in care apare lista tuturor
avansurilor de pe comenzi.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 68 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Valoarea avansului se preia implicit integral in campul “Avans preluat” marcat cu verde in fereastra, valoarea
este insa editabila, poate fi modificata de catre utilizator.

Se apasa butonul accepta care determina preluarea pe factura a detaliilor cu valoarea diferita de zero pe
rubrica „Avans preluat“.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 69 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

8.3. Intocmire factura de stornare avans

Pe factura, se utilizeaza butonul , prin care sunt propuse detaliile de avans ce au fost preluate anterior
pe o factura (valoarea respectiva apare in campul “Avans acordat facturi”). Valoarea ce urmeaza sa se preia
pe facturi apare in campul “Avans preluat”.

La accesarea butonului “Accepta” pe factura se propun detaliile de avans cu minus.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 70 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Fluxul de aprovizionare cu avansuri in valuta functioneaza corect numai in cazul in care se opereaza o factura
distincta de cea finala cu livrabile. Altfel contul de avans nu se inchide corect la nivel de moneda. Acest mod
de lucru asigura si stingerea avansului la cursul la care a fost constituit pe factura initiala, conform legii.

8.4. Regularizari avansuri furnizori

Pentru a stinge soldul de pe contul de avans si pentru generarea eventualelor note contabile de inregistrare a
diferentelor de curs, se inregistreaza o Regularizare avansuri – facturi furnizori.
La buton Regularizari de pe factura de storno avans se deschide fereastra de mai jos:

Prin butonul “Genereaza regularizare” se deschide fereastra “Regularizari avansuri – facturi furnizori” unde se
poate salva documentul de regularizare a avansurilor furnizori.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 71 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Daca avansurile au fost preluate pe “Facturi import” in momentul salvarii documentului de regularizare pentru
eventualele diferente de curs se genereaza note contabile diverse. Acestea pot fi consultate in fereastra “Note
contabile diverse” (modul Contabilitate financiara/Operatiuni diverse).

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 72 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Daca avansurile au fost preluate pe “Facturi import” si acestea nu s-au decontat in cursul perioadei financiare
curente se va proceda la sfarsitul perioadei la reevaluarea avansurilor in valuta. Se acceseaza fereastra
“Actualizare creante si datorii in valuta” (modul Contabilitate financiara/Operatiuni diverse) si mai apoi tab-ul
“Reevaluare avansuri in valuta”.

8.5. Actualizare avansuri in valuta

Daca avansurile au fost preluate pe “Facturi import” si acestea nu s-au decontat in cursul perioadei financiare
curente se va proceda la sfarsitul perioadei la reevaluarea avansurilor in valuta. Fereastra “Actualizare creante
si datorii in valuta” (modul Contabilitate financiara/Operatiuni diverse) permite actualizarea soldurilor in valuta
pentru conturile de avansuri ale facturilor / trezoreriilor. Fereastra are doua taburi: Reevaluare creante si
datorii in valuta si Reevaluare avansuri in valuta.

Reevaluarile genereaza NCD pentru care se vor configura formulele contabile aferente in fereastra „Definire
formule contabile“ (Modul Contabilitate financiara/Contare automata):

1. Diferente favorabile avans furnizor - sold pozitiv


Parametru/Parametru Cont din plan/765 Valoare/+ Diferente din reevaluare

2. Diferente nefavorabile avans furnizor - sold pozitiv

Cont din plan/665 Parametru/Parametru Valoare/+ Diferente din reevaluare

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 73 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Folosind butonul “Vizualizare avansuri in sold” pot fi consultate prin intermediul raportului “Situatie facturi cu
sold” facturile de avans in sold la data reevaluarii pentru moneda selectata. Se acceseaza butonul
“Reevaluare” care deschide fereastra „Facturi de reevaluat” unde se selecteaza facturile care vor fi reevaluate
si se apasa butonul „Reevaluare”.

Daca reevaluarea se salveaza cu succes se primeste mesajul: „Documentele de reevaluare au fost generate
cu succes!”. Reevaluarea genereaza o nota contabila ale carei date nu pot fi modificate sunt readonly, poate fi
insa stearsa folosind butonul „Stergere” .

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 74 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Raportul de reevaluare poate fi consultat folosind butonul si este de forma:

9. PROFORMA FURNIZORI

Fereastra „Proforma furnizori“ se foloseste pentru introducerea facturilor proforme primite de la furnizori.
Fereastra „Proforma furnizori“ este similara cu fereastra „Facturi furnizori“.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 75 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

8.1. CONFIGURARI PLAN DE CONTURI SI FORMULE CONTABILE FACTURA PROFORMA

In fereastra “Definire formule contabile” (Meniu Contabilitate financiara/Contare automata) se definesc


formulele contabile pentru facturile proforme pe conturi de clasa 8. Aceste conturi se completeaza si pe
caracterizarea contabila a tertilor.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 76 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

In planul de conturi (Meniu Contabilitate financiara/Cataloage) e important sa se bifeze optiunea „Tert“ pe


rubrica „Analitice detaliate“ pentru contul de clasa 8 asociat soldului proformei (se poate defini de exemplu
contul 806). Altfel, contul nu preia tertul care nu apare pe documentul de trezorerie, in momentul platii
proformei, tert care nu se preia nici pe contul de avans din detaliile platii.

Chiar daca se lucreaza cu setarea „Selectie implicita cont furnizor pe detalii facturi“ cu valoarea „true“ si
formula contabila asociata Proformei furnizor contine „parametru“, trebuie completat contul in caracterizarea
contabila a tertului pe randul „Proforme furnizori“.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 77 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

8.2. PLATA PROFORME IN TREZORERIE

Se defineste formula contabila pentru tip document “Trezorerie” si operatia “Plata proforma”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 78 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Pentru a obtine formula contabila corecta pe documentul de banca trebuie definite formulele contabile pentru
fiecare dintre operatiile Plata Proforma (DM-, DC-), Plata Proforma (DM+, DC-), Plata Proforma (DM-, DC+),
Plata Proforma (DM+, DC+).

In “Trezorerie”, fereastra “Registru de banca” se opereaza plata facturii proforme furnizor. Pe campul
“Sursa/Dest.” se selecteaza optiunea “Proforme furnizor” care deschide fereastra “Selectie facturi” unde se
selecteaza furnizorul, iar apoi pe documentul de plata se completeaza rubrica Valoare I/P. Pe rubrica cont
avans se selecteaza contul de avans furnizori dorit.

8.3. PROFORMA FURNIZOR SI GENERARE DOCUMENTE

Folosind butonul “Generare documente” de pe proforma furnizor se poate genera factura furnizor. Dupa plata
in trezorerie factura proforma primeste status “Platit”.

9.3. Regularizare avansuri furnizori


(Meniu Contabilitate financiara/Operatiuni diverse/Regularizari)

Prin intermediul unui document de tip “Regularizare avansuri furnizori” se stinge soldul contului 409 generat
prin plata prin banca a proformei (operatiune Plata cu destinatie Proforma furnizori, document pe care se
precizeaza in detalii si Cont de avans (pe care se genereaza sold).

10. APROVIZIONARE DIN IMPORT CU AVIZ DE ACHIZITII INTRACOMUNITARE

Procesul de aprovizionare pe baza de avize intracomunitare presupune parcurgerea urmatorilor pasi, dupa
introducerea articolelor (punctul 1.4) si furnizorilor (punctul 1.7).

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 79 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

9.1. Culegere Aviz achizitii intracomunitare


(Meniu Aprovizionare - Operatii de aprovizionare – Import – Aviz achizitii intracomunitare)

Fereastra „Aviz achizitii intracomunitare“ este formata din 3 parti:


- Antetul avizului
- Detaliile avizului
- Documente referite

a. Antetul avizului

Numar – camp obligatoriu, numarul avizului intracomunitar primit de la furnizor


Data inreg. – camp obligatoriu, data avizului
Ref. intern – camp readonly, afiseaza referinta interna generata de catre sistem pentru fiecare aviz in parte
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul curent
Moneda – documentul se poate inregistra numai in moneda diferita de moneda mandantului (RON); Pentru
documente in moneda mandantului se utilizeaza fereastra Aviz de intrare din Operatiuni de
aprovizionare/Intern.
Curs (curs moneda document) – cursul pentru moneda documentului; cursul poate fi modificat prin
accesarea ferestrei “Curs de schimb” care se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei
F5 sau la accesarea butonului “triunghi” din coltul dreapta sus al campului
Curs (curs moneda paralela) – cursul monedei paralele;

Responsabil – camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;


Furnizor
Explicatii

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 80 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

b. Detaliile avizului – contine informatii referitoare la

Articol – se introduc articolele conform avizului intracomunitar


Caracteristici – in cazul in care setarea “Se utilizeaza caracteristici de gestiune” din “Setari unitate
economica” are valoarea “True” se vor putea inregistra caracteristicile articolelor (de tip multime). La salvarea
documentului se va opera intrarea in depozit pentru articolul cu caracteristica inregistrata.

UM – unitatea de masura aferenta fiecarui articol introdus pe avizul de intrare; poate fi unitatea de masura de
baza propusa implicit (care este unitatea de masura a articolului din Catalog Articole) sau o alta unitate de
masura din aceeasi clasa cu unitatea de masura de baza (modul Gestiunea stocurilor\Cataloage\Unitati de
masura). Cantitatea si pretul se refera la aceasta unitate de masura
Cantitate – se introduce cantitatea aferenta fiecarui articol introdus pe avizul de intrare
Pret Unitar – se introduce pretul unitar in moneda inscrisa pe document corespunzator fiecarui articol in parte
Valoare – camp calculat Cantitate*Pret Unitar
Tip TVA – se alege tipul de TVA corespunzator fiecarui articol; implicit se propune pentru fiecare articol tipul
de TVA selectat pe caracterizarea contabila asociata articolului
Valoare TVA – afiseaza valoarea TVA aferenta fiecarui detaliu
UM rec. – camp readonly care afiseaza unitatea de masura in care se va face receptia aceasta fiind unitatea
de masura de baza definita pentru articolul din linia curenta
Cantitatea de receptionat – afiseaza cantitatea pentru articolul din linia curenta in unitatea de masura
inscrisa in campul UM rec. Daca unitatea de masura selectata in campul UM difera de cea inscrisa in campul
UM rec. conversia se va realiza conform echivalentelor definite in catalogul “Unitati de masura” pentru unitatile
de masura care fac parte din aceeasi clasa sau a conversiilor definite la nivel de articol (daca se lucreaza cu
unitati de masura secundare). Atunci cand nu exista echivalente definite cantitatea de receptionat se va
completa manual. Aceasta cantitate se preia pe NIR. Nu se poate opera NIR daca aceasta cantitate este zero.
Explicatii - se pot introduce explicatii aferente pozitiei din aviz. In cazul in care detaliile de pe aviz au fost
preluate de o comanda furnizor in camp se va completa automat numarul comenzii.
Obiecte de cost - se acceseaza fereastra “Costing” unde se pot defini obiectele de cost
Valoare – valoarea pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare”
Val TVA - valoarea TVA pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare TVA”
Val totala – valoarea totala a documentului incluzand TVA

c. Documente referite
Afiseaza documentele referite de catre avizul intracomunitar cu urmatoarele detalii: Nr.ref.interna,
Nr.document, Tip document, Data si detaliu referitor la faptul ca documentul in cauza este sau nu stornat.

De exemplu: NIR referita pe un aviz achizitii intracomunitare

La dublu clic pe numar document pe liniile aferente documentelor referite se deschide fereastra care afiseaza
documentul in cauza.

9.1.1. Preluare comanda furnizori pe aviz achizitii intracomunitare

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 81 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Pe facturile furnizor se pot prelua doar comenzile furnizor care au status “activa”. In fereastra “Factura
furnizori” dupa completarea numarului documentului, datei de inregistrare, datei de emitere si obligatoriu a
cumparatorului se acceseaza butonul “Preluare comanda”.

Modul de preluare si functionalitatile disponibile sunt similare cu cele de preluare a comenzilor furnizori pe
avizele de intrare si au fost deja descrise la punctul 3.1.1.

9.1.2. Inregistrare Nota de Intrare Receptie

Pentru operarea notei de intrare receptie de pe avizul achizitii intracomunitare se acceseaza butonul “NIR”.
Indiferent de moneda avizului de achizitii intracomunitare, nota de intrare receptie va fi intotdeauna in moneda
mandantului (RON).
Modul de intocmire a NIR de factura furnizor este similar cu cel de pe avizul de intrare prezentat la punctul 3.2.

9.2. Contare automata aviz achizitii intracomunitare

Contarea avizului de achizitii intracomunitare se realizeaza dupa inregistrarea notei de intrare receptie. La
salvarea notei de intrare receptie aceasta primeste statusul “operat”. La revenirea pe aviz acesta primeste
statusul “Contat”.

Formula contabila asociata avizului de achizitii intracomunitare se defineste in modulul Contabilitate


financiara/Contare automata/Definire formule contabile
 Pentru tip document “Aviz achizitii intracomunitare”
 tip operatie Aviz achizitii intracomunitare (captura de mai jos), Aviz achizitii intracomunitare – diverse
(pentru fiecare operatie nou definita), Aviz achizitii intracomunitare - intrare in custodie (formula
contabila dorita pentru receptiile pe baza de Aviz intracomunitar in depozite de tip “custodie”).

Consultarea notei contabile asociate avizului de intrare se face accesand butonul “Nota contabila” care
deschide fereastra cu acelasi nume.

9.3. Preluare aviz achizitii intracomunitare pe factura import


(Meniu Aprovizionare - Operatii de aprovizionare – Import – Factura import)

Avizul de achizitii intracomunitare se preia pe factura import cu butonul “Preluare aviz/retur”. Avizul se propune
la preluare daca moneda documentului Factura import este aceeasi cu moneda Avizului achizitii
intracomunitare.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 82 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Daca factura import contine numai detalii preluate de pe Aviz achizitii intracomunitare salvarea trebuie facuta
fara a bifa optiunea “DVI”. In acest caz, Factura import dobandeste statsul “Contat” la salvare.

Detaliile preluate de pe aviz nu se preiau pe DVI. Daca se incearca preluarea pe DVI a unei Facturi ce contine
exclusiv detalii preluate de pe Aviz, se primeste mesajul “Nu exista date pentru selectia facuta”.

9.4. Contare automata factura import

Daca factura import contine numai detalii preluate de pe Aviz achizitii intracomunitare, salvarea trebuie facuta
fara a bifa optiunea “DVI”. In acest caz, factura import dobandeste statusul “Contat” la salvare.
Daca factura contine si alte detalii cu articole stocabile, acestea se preiau pe DVI. Factura import dobandeste
statusul “Contat” dupa inregistrarea NIR pe baza DVI-ului.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 83 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Formula contabila asociata facturii import se defineste in modulul Contabilitate financiara/Contare


automata/Definire formule contabile
 Pentru tip document “Factura import”
 tip operatie Factura import cu aviz intracomunitar, Factura import cu aviz intracomunitar cu taxare
inversa (captura de mai jos)

10. REPARTIZARE DIFERENTE RECEPTIE


(Meniu Aprovizionare – Operatii de aprovizionare – Repartizare diferente receptie)

Repartizarea diferentelor din receptie se poate aplica numai pentru articolele care utilizeaza metoda de
descarcare FIFO.

Pentru articolele cu metoda de descarcare FIFO, in cazurile in care exista:


 Majorari de valoare, provenite de pe Factura furnizor sau Factura import de repartizat asupra detaliilor
de pe Aviz achizitii intracomunitare.
 Diferente de pret in lei, intre Factura import si Aviz achizitii intracomunitare, datorate diferentelor de
curs
se utilizeaza documentul „Repartizare diferente receptie“ pentru repartizarea acestor diferente de curs sau
majorari de valoare asupra pretului initial de receptie de pe NIR. Pentru inregistrarea diferentelor de pret in
lei (diferente de curs) se utilizeaza optiunea: „Numai avize de intrare preluate pe facturi a caror pret difera
de pretul de pe factura”.

Prin documentul Repartizare diferente receptie se pot inregistra urmatoarele majori de valoare:
- majorare de valoare a pretului de pe NIR provenit de pe Aviz de intrare\Aviz achizitie
intracomunitara cu o factura de Majorare de valoare;
- majorare de valoare a pretului de pe NIR provenit de pe o Factura furnizor cu o factura de Majorare
de valoare;
- majorare de valoare a pretului de pe NIR provenit de pe Aviz de intrare cu diferenta de pret de
pe Factura furnizor (in cazul in care pretul in RON de pe factura difera de pretul de pe aviz);
- majorare de valoare a pretului de pe NIR provenit de pe Aviz de intrare sau Factura furnizor cu o
valoare precizata manual de utilizator.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 84 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

10.1. Mod de functionare / Pas 1

Dupa accesarea butonului „Adaugare” se pot selecta documentele (NIR-urile) pe care se doreste repartizarea
de valoare folosind butonul „Selectare documente” care deschide o fereastra de selectie cu urmatoarele
optiuni :
- Interval: Data de la... Pana la ... se refera la data NIR-ului
- Furnizori: lista de selectie
- Optiune: „Numai avize de intrare preluate pe facturi a caror pret difera de pretul de pe factura“:
prin marcarea acestei optiuni in fereastra de repartizare diferente receptie vor fi aduse numai acele
NIR-uri ce receptioneaza avize ce indeplinesc conditia descrisa
- Document: este un camp care permite filtru dupa numar NIR: la accesarea butonului „Accepta” in
fereastra va fi adus numai NIR-ul cu numarul precizat

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 85 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

La click pe butonul „Accepta” se va deschide un grid unde se afiseaza toate detaliile (articolele) de pe NIR-
urile ce indeplinesc criteriile de filtrare precizate in fereastra „Selectie note receptie”. In aceasta fereastra se
pot aplica diferite filtre pe coloanele existente.

Se selecteaza detaliile de pe NIR care se vor prelua pe documentul de repartizare diferente si se apasa din
nou butonul „Accepta”. In documentul de repartizare diferente receptie se afiseaza situatia stocurilor provenite
de pe receptiile respective - detaliata pe pozitii existente de stoc - si a iesirilor (descarcarilor de gestiune deja
inregistrate) de pe aceste documente.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 86 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Buton Preluare element valoare: deschide o fereastra ce permite selectarea unui document de tip Factura
furnizor ce contine articole de tip „element de valoare”. Valoarea de pe o astfel de factura se poate repartiza
integral sau partial pe NIR-urile selectate.

CheckBox-ul “Cumuleaza valoarea” are urmatoarea functionalitate :


 Daca este bifat valoarea distribuita a elementului de valoare se aduna la valoarea campului „Diferente
valoare EV“
 Daca nu este bifat, valoarea campului „Diferente valoare EV“ va avea valoarea distribuita a
elementului de valoare.

Observatie: Momentan nu se pastreaza referinta la elementele de valoare preluate. Valoarea lor va putea fi
preluata ori de cate ori se doreste.

10.2. Descriere fereastra

Fereastra „Repartizare diferente receptie“ este formata din 3 parti:


- Antet
- Pozitii stoc
- Descarcari de gestiune

a. Antet

Numar – camp obligatoriu, numarul documentului de repartizare diferente receptie


Data – camp obligatoriu, data documentului
Destinatie consum
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul curent

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 87 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Curs – cursul pentru moneda paralela; cursul poate fi modificat prin accesarea ferestrei “Curs de schimb” care
se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei F5 sau la accesarea butonului “triunghi” din
coltul dreapta sus al campului
Responsabil – camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;
Explicatii

b. Pozitii stoc
Sectiunea cuprinde pozitiile de stoc ce se pot reevalua: stocurile provenite de pe notele de receptie.
Dat fiind numarul mare de coloane din aceasta sectiune, pentru vizualizarea acestor coloane exista butoanele
de Extindere/Restrangere informatii grid si .

Coloane grid – descrise cu optiunea extinsa:


Document generat - document Reevaluare stoc; camp de tip buton la click se deschide documentul generat
Denumire articol
Cod articol
Caracteristici
UM
Depozit
Nota receptie – documentul de intrare receptie; camp de tip buton la click se deschide documentul
Document primar – aviz intrare sau factura furnizor; vizibil la click buton “Extindere informatii grid”
Factura - vizibil la click buton “Extindere informatii grid”
Document stoc – document stoc care provine din receptie prin NIR, DVOT sau Nota de transfer, Reevaluare
pret de stoc, Iesire spre prelucrare la terti
Stoc – stocul disponibil la data inregistrarii documentului de repartizare diferente receptie
Pret stoc
Valoare stoc
Diferenta pret aviz – factura

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 88 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Diferente valoare EV – editabil ; in aceasta versiune se completeaza manual


Pret propus – readonly ; se modifica la modificarea campului Diferente valoare Element de valoare; formula
de calcul este urmatoarea:
Pret propus = Pret NIR + Diferenta pret aviz – factura + Diferente valoare Element de valoare /
Pret nou calculat - editabil
Valoare noua calculata - editabil
Diferenta calculata – camp calculat = Valoare noua calculata – Valoare stoc
Cont de stoc – editabil;
Furnizor - vizibil la click buton “Extinde informatii grid”
Cod furnizor - vizibil la click buton “Extinde informatii grid”
Cantitate receptie - vizibil la click buton “Extinde informatii grid”
Pret receptie
Valoare receptie
Dif. Receptie – diferente valorice receptie ; vizibil la click buton “Extindere informatii grid”
Cantitate document primar – cantitate AI, FF ; vizibil la click buton “Extindere informatii grid”
Pret document primar – pret Aviz intrare / Factura furnizor ; vizibil la click buton “Extindere informatii grid”
Valoare document primar - vizibil la click buton “Extindere informatii grid”
Cantitate factura – in cazul Avizului de intrare receptionat si preluat in continuare pe o Factura furnizor ; vizibil
la click buton “Extindere informatii grid”
Pret factura
Valoare factura
Cantitate document stoc
Pret document stoc

c. Sectiunea Descarcari de gestiune: reprezinta iesirile din stoc pana la data documentului descarcate de pe
pozitia de stoc curent din gridul Pozitii stoc.

Document generat – Nota contabila diversa; camp de tip buton la click se deschide documentul generat
Document descarcare – documentul de descarcare de gestiune
Cantitate descarcata
Pret descarcare
Valoare descarcare
Valoare alte reevaluari - reprezinta diferentele repartizate din alte documente de repartizare diferente pret
Pret nou calculat – preia pretul nou de pe pozitia de stoc corespunzatoare
Valoare noua calculata = Cantitate document descarcare * Pret nou calculat
Diferenta descarcare = Valoare noua calculata – Valoare descarcare – Valoare alte reevaluari
Cont Debit – editabil; se propune contul corespondent al contului de stoc
Cont credit – editabil; se va completa contul pe care se inregistreaza diferentele la receptie pentru stocul deja
descarcat
Document descarcat – documentul de stoc descarcat
Nota de receptie
Obiecte cost – se propun obiectele de cost de pe documentul de descarcare; editabil

10.3. Mod de functionare/pas 2

Dupa selectarea NIR conform pas 1 (descris la punctul 10.1), la salvarea documentului :

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 89 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Pentru pozitiile de stoc pentru care pretul nou difera de pretul vechi se va genera document de reevaluare
stocuri cu operatia „Reevaluare stoc pe documente de intrare” (operatie noua). Se va genera cate un astfel de
document de reevaluare pentru fiecare depozit pentru care exista o pozitie de stoc careia i se modifica pretul.

Pentru stocul descarcat deja, aferent NIR-urilor selectate, pentru care pretul nou difera de pretul vechi se va
genera cate un detaliu de Nota contabila diversa cu nota contabila conform conturilor completate pe campurile
„Cont debit” si „Cont credit” in sectiunea Descarcari de gestiune.

Pentru documentele de tip „Reevaluarea pretului de stoc” (Meniu Gestiunea stocurilor/Operatii de gestiune)
s-a adaugat o operatie „Reevaluare stoc pe documente de intrare”. La selectia acestei operatii se vor putea
consulta readonly documentele de reevaluare provenite de pe documente de Repartizare diferente receptie.
Aceste documente de reevaluare de stoc sunt diferite de cazul obisnuit prin aceea ca se reevalueaza o pozitie
de stoc si nu intregul stoc existent la data documentului.

Formula contabila asociata documentului „Reevaluarea pretului de stoc” si operatia „Reevaluare stoc pe
documente de intrare” este de forma:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 90 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

In fereastra Note contabile diverse din modulul Contabilitate financiara/Operatiuni diverse se vor putea
consulta NCD provenite de pe documente de Repartizare diferente receptie. Tipul de document alocat este
„Repartizare diferente receptie”.

11. AVIZ ACHIZITII INTRACOMUNITARE – DIVERSE


(Meniu Aprovizionare – Operatii de aprovizionare – Import – Aviz de achizitii intracomunitare - diverse)

Avizele de achizitii intracomunitare diverse se diferentiaza de avizele de intrare prin faptul ca acestora li se pot
asocia formule contabile specifice. Vor fi folosite pentru cazuri speciale cand se doreste obtinerea pe
documente a unor note contabile diferite de cele standard.

Modul de definire a operatiilor si functionalitatile existente sunt similare cu cele descris la punctul 6 Aviz de
intrare – diverse.

12. APROVIZIONARE DIN IMPORT FACTURA IMPORT CU DVI


(Meniu Aprovizionare – Operatii de aprovizionare – Import – Factura import)

12.1. Culegere Factura import

Fereastra „Factura import“ este formata din 3 parti:


- Antetul facturii
- Detaliile facturii
- Documente referite

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 91 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

a. Antetul facturii

Numar – camp obligatoriu, numarul facturii primite de la furnizor


Data inreg. – camp obligatoriu, data inregistrarii documentului
Data emit. – camp obligatoriu, data emiterii documentului de catre furnizor
Ref. intern – camp readonly, afiseaza referinta interna generata de catre sistem pentru fiecare factura
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul curent
Moneda – moneda documentului;
Curs Moneda – cursul pentru moneda documentului; cursul poate fi modificat prin accesarea ferestrei “Curs
de schimb” care se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei F5 sau la accesarea
butonului “triunghi” din coltul dreapta sus al campului
Responsabil – camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;
Furnizor - combo „Furnizor“ apar toti furnizorii, inclusiv cei din grupele de tip intern
Cond. plata – se alege din lista conditia de plata valabila pentru factura curenta;
Scadenta – camp obligatoriu reprezinta scadenta de plata a facturii; daca factura are atribuita o anumita
conditie de plata, scadenta se va calcula automat in functie de data facturii si conditia de plata aleasa.
Explicatii – se introduc explicatiile aferente documentului
Optiunea “DVI” – daca aceasta optiune este bifata atunci factura va fi preluata pe DVI, factura va primi
statusul „Contat“ dupa intocmirea NIR de pe DVI; in cazul in care nu este bifata factura va genera automat
nota contabila (se utilizeaza pentru articole de tip nestocabil; cheltuieli, etc.)

b. Detaliile facturii – contine pozitiile de pe factura

Articol – se introduc articolele conform facturii furnizor

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 92 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Caracteristici – in cazul in care setarea “Se utilizeaza caracteristici de gestiune” din “Setari unitate
economica” are valoarea “True” se vor putea inregistra caracteristicile articolelor (de tip multime). La salvarea
documentului se va opera intrarea in depozit pentru articolul cu caracteristica inregistrata.
UM – unitatea de masura aferenta fiecarui articol introdus pe factura
Cantitate – se introduce cantitatea aferenta fiecarui articol introdus pe factura
Pret Unitar – se introduce pretul unitar corespunzator fiecarui articol in parte
Valoare – camp calculat Cantitate*Pret Unitar
Tip TVA – se alege tipul de TVA corespunzator fiecarui articol; implicit se propune pentru fiecare articol tipul
de TVA selectat pe caracterizarea contabila asociata articolului
Valoare TVA – afiseaza valoarea TVA aferenta fiecarui detaliu
% Discount – se introduce valoarea procentuala a discountului comercial primit
UM rec. – camp readonly care afiseaza unitatea de masura in care se va face receptia aceasta fiind unitatea
de masura de baza definita pentru articolul din linia curenta
Cantitatea de receptionat – afiseaza cantitatea pentru articolul din linia curenta in unitatea de masura
inscrisa in campul UM rec. Daca unitatea de masura selectata in campul UM difera de cea inscrisa in campul
UM rec. conversia se va realiza conform conversiilor definite in catalogul “Unitati de masura” pentru unitatile
de masura care fac parte din aceeasi clasa sau a conversiilor definite la nivel de articol (daca se lucreaza cu
unitati de masura secundare). Atunci cand nu exista echivalente definite cantitatea de receptionat se va
completa manual. Aceasta cantitate se preia pe NIR. Nu se poate opera NIR daca aceasta cantitate este zero.
Explicatii - se pot introduce explicatii aferente pozitiei din factura import. In cazul in care detaliile de pe factura
au fost preluate de pe o comanda furnizor in camp se va completa automat numarul comenzii.
Obiecte de cost - se acceseaza fereastra “Costing” unde se pot defini obiectele de cost
Valoare – valoarea pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare”
Val TVA - valoarea TVA pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare TVA”
Val totala – valoarea totala a documentului incluzand TVA

c. Documente referite
Afiseaza documentele referite de catre factura import cu urmatoarele detalii: Nr.ref.interna, Nr.document, Tip
document, Data si detaliu referitor la faptul ca documentul in cauza este sau nu stornat.

Discount comercial – exista posibilitatea ca in footer-ul facturii sa se introduca un procent de discount; la


apasarea butonului „%” si selectarea optiunii „Repartizeaza discount” se distribuie procentul pe toate detaliile
facturii. La accesarea butonului „%” si selectarea optiunii „Afisare pret fara discount” pe factura se poate
vizualiza factura cu pretul unitar si cu pretul original (va aparea o coloana suplimentara pret original).

12.1.1. Preluare comanda furnizori pe factura import

Pe facturile import se pot prelua doar comenzile furnizor care au status “activa”. In fereastra “Factura furnizori”
dupa completarea numarului documentului, datei de inregistrare, datei de emitere si obligatoriu a
cumparatorului se acceseaza butonul “Preluare comanda”.

Modul de preluare si functionalitatile disponibile sunt similare cu cele de preluare a comenzilor furnizori pe
avizele de intrare si au fost deja descrise la punctul 3.1.1. O comanda furnizor poate fi preluata pe o factura
import indiferent de moneda comenzii, mai exact la preluare se realizeaza conversia intre moneda comenzii si
moneda facturii import (daca este cazul).

12.1.2. Preluare referat de necesitate pe factura import

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 93 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Preluarea unui referat de necesitate pe o factura import se face folosind butonul „Prel.referat” care va
deschide fereastra „Referat de necesitate” (similar cu punctul 2.2.5.).

12.1.3. Valori primare cash flow previzionat

De pe facturile import cu status „Contat” se pot face repartizari pe indicatorii de cash flow previzionat. Se
acceseaza butonul „Cash flow” care deschide fereastra „Valori primare cash flow previzionat”.

12.1.4. Preluare proforma pe factura import

Prin intermediul butonului “Preluare proforma” pe factura import se poate prelua o factura proforma import.

12.2. Intocmire DVI


(Meniu Aprovizionare – Import – Declaratia vamala de import)

Fereastra se foloseste pentru introducerea si contarea declaratiilor vamale de import.


Fereastra „Declaratie vamala de import“ este formata din 3 parti:
- Antetul DVI-ului
- Facturi externe/Elemente de valoare
- Detalii DVI/ Detalii facturi extene

a. Antetul DVI-ului

Numar - camp obligatoriu, numarul documentului;


Data - camp obligatoriu reprezinta data documentului;

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 94 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Moneda – camp obligatoriu, moneda documentului, trebuie sa fie aceeasi cu moneda facturii import care se
va prelua pe DVI;
Curs – cursul monedei documentului;
Responsabil - camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul
Explicatii - se pot introduce explicatiile aferente documentului

Observatii!
Cursul valutar trebuie introdus in mod obligatoriu (daca acesta nu este completat, DVI-ul nu va putea fi
operat).
Cursul introdus pe DVI se va prelua automat in momentul salvarii acestuia si pe factura de import.
Facturilor de import care au selectata cota de TVA pe factura, nu li se mai poate atasa o alta cota de TVA pe
detalii DVI.

b. Tab Facturi externe/Elemente de valoare

In tabul “Facturi externe” se selecteaza factura import care se preia pe DVI folosind combo boxurile de pe
coloanele “Ref. interna” sau “Numar”. La selectarea facturii import, se preiau pe DVI toate detaliile de pe
factura (moneda, data, articole, cantitate, pret, valoare atat in RON cat si in moneda documentului). Acestea
se pot consulta in sectiunea “Detalii DVI” si “Detalii facturi externe”:

In tabul “Elemente de valoare” se introduce (daca este cazul) factura de element de valoare (transport,
asigurare) care mareste valoarea de import a articolelor; factura de element de valoare poate avea cota si
valoare TVA.

Observatii!
Cursul valutar trebuie introdus in mod obligatoriu (daca acesta nu este completat, DVI-ul nu va putea fi
operat).
Cursul introdus pe DVI se va prelua automat in momentul salvarii acestuia si pe factura de import.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 95 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Facturile de achizitii intracomunitare care au selectat cota de tva nu li se mai pot atasa o alta cota de tva pe
detalii DVI.

c. Detalii DVI

In sectiunea detalii DVI se vor mai completa urmatoarele informatii:


Taxa vamala - fie folosind campul „% Taxa“, fie campul „Taxa vama“
Vama – camp obligatoriu
Comision - fie folosind campul „% Comision“, fie campul „Comision“
Accize - fie folosind campul „% Accize“, fie campul „Accize“
TVA Vama - reprezinta valoarea TVA calculata conform cotei selectate
Tip TVA – daca nu s-a completat cota TVA pe factura import. La incercarea de selectare a unui tip de TVA
pentru detalii care provin de pe facturi import cu TVA se primeste mesajul de informare: „Pentru detaliile
provenite de pe Facturi impot cu TVA nu poate fi specificat TVA-ul“.

Observatii!
Facturile de import cu articol „Discount furnizor“ – nu pot avea taxe vamale, comisioane si nici TVA.
Nu se pot repartiza elemente de valoare pentru articolele provenite de pe document de tip „Retur Import“
preluat pe „Factura Import“.

12.3. Contare automata factura import cu DVI

Dupa completarea campurilor obligatorii si salvarea DVI-ului acesta primeste statusul „Operat“. Contarea
efectiva a documentului se realizeaza in momentul in care se salveaza NIR pentru produsele achizitionate.
Dupa salvarea NIR, atat declaratia vamala de import cat si factura import primesc status „Contat“.

Formula contabila asociata facturii import se defineste in modulul Contabilitate financiara/Contare


automata/Definire formule contabile
 Pentru tip document “Factura import”
 tip operatie “Invoice import – cu Taxare inversa” (sau “Invoice import”, “Invoice import imobi”, “Invoice
import imobilizari – cu Taxare inversa” – dupa caz)
Exemplificam pentru operatia “Invoice import – cu Taxare inversa”:

Formula contabila asociata declaratiei vamale de import se defineste in modulul Contabilitate


financiara/Contare automata/Definire formule contabile
 Pentru tip document “Declaratie vamala de import”

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 96 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare


tip operatie “DVI” (sau “DVI cu TVA taxare inversa”, “DVI – factura retur”, “DVI – factura retur cu
taxare inversa” – dupa caz)
Exemplificam pentru operatia “DVI”:

13. MAJORARE DE VALOARE


(Meniu Aprovizionare – Operatii de aprovizionare – Majorare de valoare)

Majorarea de valoare se foloseste in cazurile in care se doreste majorarea preturilor la articolele stocabile cu
anumite elemente de valoare: prestari servicii terti, transport, alte cheltuieli.
Documentele primare care pot fi preluate pentru majoare de valoare sunt :
a. Facturi cu elemente stocabile si nereceptionate
b. DVI cu elemente stocabile si nereceptionate
c. Aviz de intrare (mai putin transfer intre locatii)
Articolele de tip element de valoare se preiau pe factura. Pentru ca facturile de elemente de valoare sa se
poata prelua pe majorare de valoare trebuie sa aiba statusul contat.

Fereastra „Majorare de valoare“ este formata din 3 parti:


- Antet
- Detalii document primar cu taburile – Document Primar si Element Valoare
- Detalii document majorare

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 97 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

a. Antet

Numar – camp obligatoriu, numarul documentului de majorare de valoare


Data – camp obligatoriu, data documentului
Ref. intern – camp readonly, afiseaza referinta interna generata de catre sistem pentru fiecare document de
retur
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul curent
Curs Moneda Paralela – cursul pentru moneda paralela; cursul poate fi modificat prin accesarea ferestrei
“Curs de schimb” care se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei F5 sau la accesarea
butonului “triunghi” din coltul dreapta sus al campului
Responsabil – camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;
Furnizor – campul furnizor se completeaza automat la selectarea documentului primar pentru care se
inregistreaza majorarea de valoare aferenta articolelor stocabile nereceptionate
Explicatii

b. Detalii document primar

Tab Document primar


Numar – se selecteaza din lista documentul primar pentru care se inregistreaza majorarea de valoare
aferenta articolelor stocabile nereceptionate
Data – campul se completeaza automat la selectarea documentului primar
Ref interna – camp readonly care afiseaza referinta interna a documentului primar selectat pe majorarea de
valoare
Detaliile documentului primar – la selectarea documentului primar gridul se populeaza cu articolele stocabile
nereceptionate de pe documentul primar cu urmatoarele informatii: Articol, Cantitate, Pret unitar, Valoare,
Diferenta

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 98 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Tab Element Valoare


Numar – se selecteaza factura cu element de valoare cu care se majoreaza valoarea aferenta articolelor
stocabile nereceptionate
Data – campul se completeaza automat la selectarea facturii
Ref interna – camp readonly care afiseaza referinta interna a documentului primar selectat pe majorarea de
valoare
Detaliile element primar – la selectarea facturii gridul se populeaza cu articolele elemente de valoare de pe
factura cu urmatoarele informatii: Articol, Cantitate, Pret unitar, Valoare
Butonul - la accesarea butonului Nota contabila se deschide o fereastra care afiseaza nota contabila
asociata facturii de element de valoare

c. Detalii document majorare


Gridul detaliile documentului de majorare se populeaza la selectarea documentului primar pentru care se
inregistreaza majorarea de valoare.
Valoare repartizat – camp obligatoriu, se completeaza valoarea care se repartizeaza asupra articolelor
stocabile
Dupa completarea campului valoare repartizat, in detaliile documentului de majorare se propune automat
valoarea de majorare la nivel de articol proportional cu valoarea aferenta fiecarui articol:

Daca se doreste repartizarea valorii in alt mod decat proportional cu valoarea aferenta articolelor campul
majorare se poate edita manual al nivelul fiecarui detaliu. Daca suma valorilor din campul Majorare din detalii
difera de valoarea de repartizat la salvarea documentului se primeste mesajul de informare „Valoare de
repartizat este diferita de suma valorilor din detalii”.

Cont regularizare – camp obligatoriu, se selecteaza contul pe care se face regularizarea majorarii (daca se
preia un element de valoare, contul de regularizare este contul pe care s-a inregistrat elementul de valoare).

Contarea documentului de majorare valoare se realizeaza la salvare, iar nota contabila care se genereaza
este conform formulei contabile definite in modulul Contabilitate financiara/Contare automata/Definire formule
contabile
 Pentru tip document “majorare de valoare - stocuri”
 tip operatie “Modificare valoare”

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 99 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

La operarea Notei de intrare receptie de pe documentul primar pentru care s-a inregistrat majorarea de
valoare, pretul unitar de receptie si implicit valoarea sunt actualizate cu valoarea majorata.

14. RETUR IMPORT

14.1. Operare retur import

Fereastra „Retur import“ este formata din 3 parti:


- Antet
- Detalii
- Documente referite

a. Antetul returului

Numar – camp obligatoriu, numarul documentului de retur


Data inreg. – camp obligatoriu, data inregistrarii

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 100 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Ref. intern – camp readonly, afiseaza referinta interna generata de catre sistem pentru fiecare document de
retur
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul curent
Moneda – camp obligatoriu, se selecteaza moneda documentului;
Curs Moneda – cursul pentru moneda documentului; cursul poate fi modificat prin accesarea ferestrei “Curs
de schimb” care se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei F5 sau la accesarea
butonului “triunghi” din coltul dreapta sus al campului
Depozit – se selecteaza depozitul din care se face returul
Responsabil – camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;
Furnizor
Explicatii

b. Detaliile returului

Articol – se introduc articolele care vor fi returnate


In dreptul articolului apare un buton de tip imagine care permite accesarea ferestrei “Stocuri” si
vizualizarea stocurilor existente la data documentului.

Caracteristici – caracteristicile articolelor (de tip multime); in cazul in care setarea “Se utilizeaza
caracteristici de gestiune” din “Setari unitate economica” are valoarea “True” se vor putea inregistra in
documentul de retur si caracteristicile articolelor (de tip multime). La salvarea avizului de retur se va opera
iesirea din depozit pentru articolul cu caracteristica inregistrata.

UM – unitatea de masura de baza a fiecarui articol


UMs – unitati de masura secundare: camp de tip buton unde se pot consulta sau se vor introduce (daca exista
unitati de masura secundare asociate articolelor care nu au definita o conversie in raport cu unitatea de
masura de baza)
Cantitate – se introduce cantitatea aferenta fiecarui articol care se returneaza
Pret achizitie – se introduce pretul unitar de achizitie al fiecarui articol care se returneaza in moneda
documentului
Pret de stoc – camp readonly, la salvarea documentului se va completa cu pretul de stoc aferent articolului
care se returneaza. Pretul de stoc este intotdeauna in moneda mandantului (RON)
Valoare – camp readonly, la salvarea documentului se va completa cu valoarea calculata Cantitate*Pret de
achizitie
Explicatii - se pot introduce explicatii aferente pozitiei din returul de marfa. In cazul in care detaliile de pe
returul de marfa au fost preluate de pe o comanda furnizor in camp se va completa automat numarul comenzii.
Obiecte de cost - se acceseaza fereastra “Costing” unde se pot defini obiectele de cost
Val totala – valoarea totala a documentului

c. Documente referite

Afiseaza documentele referite de catre returul de marfa cu urmatoarele detalii: Nr.ref.interna, Nr.document, Tip
document, Data si detaliu referitor la faptul ca documentul in cauza este sau nu stornat.

Documentul retur import face descarcarea de gestiune insa NU genereaza nota contabila, statusul pe
document ramane intotdeauna “Operat”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 101 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

14.2. Operarea miscarilor in depozit

La salvarea avizului de retur import se va opera miscarea in depozit.

Operarea miscarilor in depozit:

La salvarea avizului de retur se va opera miscarea in depozit. Inainte de salvarea documentului, accesand
butonul din detalii se poate selecta documentul de intrare pentru care se face returul. In fereastra “Lista
intrari” se completeaza campul cantitate de pe documentul de intrare pentru care se face returul si se
acceseaza butonul “Selecteaza”.

Prin apasarea butonului “Miscari depozite” marcat in captura de mai jos se poate vizualiza miscarea in
depozitul selectat (cantitate, pret, valoare precum si pret si valoare in moneda paralela).

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 102 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

14.3. Preluare retur import pe factura si contare

Returul se preia pe factura import prin accesarea butonului “Preluare aviz/retur”. In functie de moneda si tertul
selectate pe factura import se filtreaza documentele de retur in fereastra “Preluare retur”. Se selecteaza
documentul dorit si se acceseaza butonul “Accepta”.
Retururile de import se preiau integral pe facturile import.

Daca factura de import nu are bifata optiunea “DVI” atunci se va genera automat nota contabila; documentul
primeste status “Contat”.

Formula contabila asociata facturii import se defineste in modulul Contabilitate financiara/Contare


automata/Definire formule contabile
 Pentru tip document “Factura import”
 tip operatie “Factura import cu retur import – cu Taxare inversa” (sau “Factura import cu retur import”
dupa caz)
Exemplificam pentru operatia “Factura import cu retur import – cu Taxare inversa”:

Daca are bifata optiunea “DVI” atunci factura import va fi preluata pe DVI si apoi se va genera nota contabila.

14.4. Preluare comanda furnizor pe retur import

Modul de preluare si functionalitatile disponibile sunt similare cu cele de preluare a comenzilor furnizori pe
avizele de intrare si au fost deja descrise la punctul 3.1.1.

14.5. Anulare retur import

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 103 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Modul de anulare al unui retur de marfa este similar modului de anulare al avizelor de intrare si a fost descris
la punctul 3.5.

15. PROFORMA IMPORT

Documentele de tip “Proforma import” sunt similare cu cele de tip “Proforma furnizori” al caror mod de
functionare este descris la punctul 8.

Formulele contabile asociate acestor documente se definesc in fereastra “Definire formule contabile” (Meniu
Contabilitate financiara/Contare automata) similar proformelor furnizori pe conturi de clasa 8. Aceste conturi se
completeaza si pe caracterizarea contabila a tertilor. Formula contabila dorita se va completa pentru tip
document „Proforma import” si operatia „Proforma import”.

16. DECLARATIE VAMALA PENTRU OPERATIUNI TEMPORARE

Documentele de tip DVOT permit operarea declaratiilor vamale pentru operatiuni temporare (ex. lohn),
incarcare in gestiune a articolelor si contarea taxelor vamale aferente in cazul cand acestea exista. Mai jos
exemplificam un flux posibil folosind DVOT.

Nota: Formulele contabile prezentate au strict valoare de exemplu, pot fi modificare conform nevoilor de
utilizare.

16.1. Definirea depozitelor


(Meniu Gestiunea stocurilor – Cataloage – Depozite)

Pentru a putea inregistra declaratia vamala pentru operatiuni temporare si bonurile de consum pentru
operatiuni temporare este necesara definirea unui depozit de tip furnizor care va fi indentificat cu numele
furnizorului de materiale in regim de import temporar. Depozitele se definesc in fereastra „Depozite” din
modulul Gestiunea stocurilor/Cataloage.

Depozitul va fi definit de urmatoarele elemente:


Cod
Denumire
Tip - depozit furnizor
Partener – se selecteaza furnizorul de materiale in regim de import temporar

16.2. Definire caracterizare contabila pentru articolele de tip lohn


(Meniu Contabilitate financiara – Contare automata – Definire caracterizari contabile)

Se defineste o caracterizare noua, pe sablon de articol stocabil, cu metoda de descarcare FIFO.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 104 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

16.3. Definire formula contabila DVOT


(Meniu Contabilitate financiara – Contare automata – Definire formule contabile)

Formula contabila asociata declaratiei vamale pentru operatiuni temporare se defineste in modulul
Contabilitate financiara/Contare automata/Definire formule contabile
 Pentru tip document “Declaratie vamala pentru operatiuni temporare”
 tip operatie “Decl.vamala pt op. temporare”

16.4. Definire formula contabila pentru Bon de consum operatiuni temporare BCOT
(Meniu Contabilitate financiara – Contare automata – Definire formule contabile)

Formula contabila asociata bonului de consum pentru operatiuni temporare se defineste in modulul
Contabilitate financiara/Contare automata/Definire formule contabile

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 105 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

 Pentru tip document “Bon de consum op. temporare”


 tip operatie “Bon de consum pt. operatiuni temporare”

16.5. Definirea si administrarea articolelor


(Meniu Gestiunea stocurilor - Cataloage - Articole)

Materiile prime si materialele provenite din operatiuni in regim de import temporar trebuie definite in catalogul
de articole.:
Articol - in acest camp se va introduce descrierea detaliata a articolului. Denumirea trebuie sa fie unica.
Cod - reprezinta codul de identificare al produsului, este unic.
Index - un articol, pe langa codul de identificare, mai poate avea si un index. Indexul unui articol poate sa
identifice o anumita caracteristica a produsului, de ex. culoare, lungime, latime. Un anumit cod de articol poate
avea unul sau mai multi indecsi.
Grupa - grupa de produs din care face parte articolul. Ar trebui creata o grupa noua special pentru acest tip de
articole; cu tasta F5 se defineste grupa noua, careia i se ataseaza caracterizarea contabila special creata la
punctul 16.2.
Tip articol - se va alege din lista un tip valabil pentru articolul definit, de ex.: Articol standard,
Amabalaje,Tarife, Servicii, etc. Apasand tasta F5 se pot defini tipuri de articole noi.
Stocabil - se bifeaza acest camp
Depozit - se completeaza cu numele depozitului in care se gestioneaza in mod curent articolul; in acest caz
va fi depozitul de tip furnzior creat la punctul 16.1.; in acest fel, la actiunea de generare automata bonuri de
consum se vor genera Bonuri de consum pentru operatiuni temporare pentru acele articole care in
catalog au atasat un depozit standard de tip furnizor.
Articol activ - daca acest camp nu este bifat atunci articolul devine inactiv si nu se va mai putea lucra cu el.
UM – se introduce in acest camp unitatea de masura de baza a articolului.Acesta este unitatea in care se tine
stocul.

16.6. Gestionarea furnizorilor si clientilor


(Meniu Aprovizionare / Desfacere - Cataloage - Furnizori / Clienti)

Furnizorul materialelor in regim de import temporar este in acelasi timp si beneficiarul produselor rezultate prin
fluxul tehnologic, prin urmare pentru respectivul tert se vor bifa in catalog ambele ambele optiuni “Furnizor” si
“Client”. Pentru a putea fi selectat pe un document de tip DVOT furnizorul trebuie sa faca parte dintr-o grupa
externa, adica sa nu aiba bifata optiunea “Intern”.

Fereastra “Grupe de terti” poate fi accesata pozitionarea cursorului in campul “Grupa” si apasarea tastei F5
sau la accesarea butonului “triunghi” din coltul dreapta sus al campului:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 106 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Se pot introduce urmatoarele informatii legate de furnizori si clienti:


Denumire
Cod
Cod fiscal
Capital social
Adresa
Date bancare, inclusiv moneda.
Conditii de plata
Conditii de livrare

16.7. Operare declaratii vamale pentru operatiuni temporare


(Meniu Aprovizionare – Import - Declaratie vamala pentru operatiuni temporare)

Fereastra „Declaratie vamala pentru operatiuni temporare“ este formata din 2 parti:
- Antet
- Detalii

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 107 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

a. Antet DVOT

Numar - camp obligatoriu, numarul documentului


Data
Moneda – camp obligatoriu, se selecteaza moneda documentului;
Curs Moneda – cursul pentru moneda documentului; cursul poate fi modificat prin accesarea ferestrei “Curs
de schimb” care se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei F5 sau la accesarea
butonului “triunghi” din coltul dreapta sus al campului
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul
Furnizor
Termen export - se refera la termenul de export al produsului fabricat. Automat se va propune ca termen de
export 6 luni.
Responsabil – camp obligatoriu, responsabilul pe document
Explicatii
Vama

b. Detalii DVOT

In detalii se vor introduce urmatoarele informatii:


Articole – se culeg detaliile importate in regim de lohn (ex. materii prime, material, produse)
Pret unitar - pretul in moneda documentului
Valoare – camp calculat cantitate*pret unitar
Taxa vamala - taxa vamala pentru import (se introduce in RON).
Taxa vamala de plata - se bifeaza acest camp daca taxa vamala se plateste.
Observatii – se pot introduce daca exista eventuale observatii

Observatie! Pentru a putea fi inregistrat DVOT-ul este necesar ca furnizorul de la care se face importul de
materiale sa aiba atribuit un depozit de tip furnizor. La salvare se opereaza intrarea in depozitul de tip furnizor
pentru articolele din DVOT.

Contarea DVOT-ului se realizeaza automat la salvare, pe baza notei contabile definite la punctul 16.3.

16.8. Bon de consum pentru operatiuni temporare


( Meniu Gestiunea stocurilor – Operatii de gestiune – Documente productia discreta – Bon de consum
pentru operatiuni temporare)

Prin acest document se vor inregistra consumurile pentru materiile prime, materialele importate temporar care
sunt folosite in procesul de productie.
Bonurile de consum pentru operatiuni temporare se pot genera automat. Generarea automata este posibila
numai daca articolele importate temporar au atribuit un depozit de tip “Furnizor” in catalogul Articole din
modulul Gestiunea Stocurilor.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 108 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

a. Antet Bon de consum pentru operatiuni temporare

Numar – numarul bonului de consum


Data – data documentului
Destinatie consum – daca consumul nu se realizeaza pentru o comanda interna se va selecta o destinatie a
consumului
Comanda interna - comanda interna pentru care se opereaza consumurile (daca e cazul)
Depozit - se alege depozitul de tip furnizor din care se scot materialele pentru consum.
Responsabil - persoana responsabila cu intocmirea documentului
Butonul “Preluare CI” - prin apasarea acestui buton vor fi preluate automat din comanda interna articolele ce
se consuma pentru obtinerea produsului finitului sau semifabricat.

b. Detalii Bon de consum pentru operatiuni temporare

Detaliile sunt completate automat cu datele din comanda interna. Daca bonul de consum nu este aferent unei
comenzi interne se vor selecta din depozit produsele care se consuma. In acest scop se poate folosi butonul
“Preluare stocuri”.

In cazul in care setarea “Se utilizeaza caracteristici de gestiune” din “Setari unitate economica” are
valoarea “True” se vor putea inregistra in bonul de consum si caracteristicile articolelor (de tip multime).

Observatie!
In detaliile bonului de consum pentru operatiuni temporare vor fi operate numai acele materii prime, materiale
care au fost importate pentru operatiuni temporare. Consumurile pentru restul materiilor prime sau restul
materialelor vor fi operate pe bonurile de consum obisnuite.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 109 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

16.9. Intocmire factura export – pentru produsul finit


(Meniu Desfacere – Operatii de desfacere – Factura export)

Operarea facturii de export este descrisa in cursul dedicat modulului Desfacere si este similara cu operarea
unei facturi import. In detaliile facturii externe prin butonul “Costing” se deschide fereastra cu elementele de
cost, unde se completeaza in campul CS numarul comenzii de sectie prin care s-a lansat produsul finit
exportat.

16.10. Intocmire Nota de consum


(Meniu Desfacere – Operatii de desfacere – Nota de consum)

La adaugarea unei note de consum noi se va inregistra factura externa pentru care se face nota de consum.
Dupa accesarea butonului “Adaugare” se deschide fereastra “Preluare document” in care se selecteaza
factura externa.
La adaugare vor fi completate automat antetul si detaliile notei de consum.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 110 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

a. Antet nota de consum

Numar - se completeaza automat la preluarea facturii de export de forma: NC NumarFacturaExport


Data – se completeaza automat la preluarea facturii de export cu data de pe factura de export
Curs EUR – se preia de pe factura export
Responsabil – se preia de pe factura export
Grupa – se preia de pe factura export
Client – se preia de pe factura export

b. Detalii nota de consum

Produs - produsul finit care se realizeza pentru export si pentru care se consuma materia prima / materialul
importat
DVOT - numarul DVOT-ului pe care s-a facut importul de materii prime materiale pentru operatiuni temporare
Articol - materia prima, materialul importat.
Cantitate consumata - consumul de materie prima sau material calculat tinand cont de norma de consum si
cantitatea de produs finit exportata
Cantitate DVOT - cantitate materie prima sau material inregistrate pe DVOT
Valoare inclusa in produs - se calculeaza tinand cont de cantitatea consumata si pretul unitar din DVOT
Taxa vamala
Taxa de plata
Prel. fisa tehn.

Contarea Notei de consum se realizeaza la salvare si numai pentru taxele vamale de plata conform formulei
contabile definite pentru tip document „Nota de consum“ si operatie „Nota de consum“ (meniu Contabilitate
financiara – Contare automata – Definire formule contabile).

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 111 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

17. CONSUMURI LUNARE NEFACTURATE

Fereastra permite inregistrarea consumurilor aferente perioadei financiare curente care vor fi facturate intr-o
perioada financiara ulterioara.

Fereastra Consumuri lunare nefacturate este alcatuita din 3 parti:


 Antet
 Detalii
 Documente referite

a. Antet

Numar – camp obligatoriu, numarul documentului


Data inreg. – camp obligatoriu, data inregistrarii documentului
Ref. intern – camp readonly, afiseaza referinta interna generata de catre sistem pentru fiecare document
Grupa – camp obligatoriu, grupa din care face parte documentul curent
Moneda – moneda documentului;
Curs Moneda – cursul pentru moneda documentului; cursul poate fi modificat prin accesarea ferestrei “Curs
de schimb” care se deschide la pozitionarea cursorului in camp si apasarea tastei F5 sau la accesarea
butonului “triunghi” din coltul dreapta sus al campului
Responsabil – camp obligatoriu, se selecteaza persoana responsabila pentru intocmirea documentului;
Furnizor

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 112 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Explicatii – se introduc explicatiile aferente documentului

b. Detalii

Articol – se introduc articolele care fac obiectul documentului de consumuri lunare nefacturate
Caracteristici – in cazul in care setarea “Se utilizeaza caracteristici de gestiune” din “Setari unitate
economica” are valoarea “True” se vor putea inregistra caracteristicile articolelor (de tip multime).
UM – unitatea de masura aferenta fiecarui articol cules pe document
Cantitate – se introduce cantitatea aferenta fiecarui articol cules pe document
Pret Unitar – se introduce pretul unitar corespunzator fiecarui articol in parte
Valoare – camp calculat Cantitate*Pret Unitar
Tip TVA – se alege tipul de TVA corespunzator fiecarui articol; implicit se propune pentru fiecare articol tipul
de TVA selectat pe caracterizarea contabila asociata articolului
Valoare TVA – afiseaza valoarea TVA aferenta fiecarui detaliu
Explicatii - se pot introduce explicatii aferente pozitiei din documentul de consumuri lunare nefacturate. In
cazul in care detaliile de pe document au fost preluate de pe o comanda furnizor, in camp se va completa
automat numarul comenzii.
Obiecte de cost - se acceseaza fereastra “Costing” unde se pot define obiectele de cost
Valoare – valoarea pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare”
Val TVA - valoarea TVA pe document, camp calculat ca suma a detaliilor de pe coloana “Valoare TVA”
Val totala – valoarea totala a documentului incluzand TVA

c. Documente referite
Afiseaza documentele referite de catre documentul de consumuri lunare nefacturate urmatoarele detalii:
Nr.ref.interna, Nr.document, Tip document, Data si detaliu referitor la faptul ca documentul in cauza este sau
nu stornat.

In perioada financiara urmatoare la sosirea facturii de la furnizor documentul de consumuri lunare nefacturate
se preia pe factura furnizor folosind butonul “Preluare aviz/retur”.

Formulele contabile se vor defini in functie de necesitatile specifice pentru documentul de tip “Consumuri
lunare nefacturate” si operatia “Consumuri lunare nefacturate” si factura furnizori cu operatia “Factura –
consumuri lunare”.

18. CONFIRMARE COMENZI FURNIZORI

Fereastra confirmare comenzi furnizori se foloseste pentru confirmarea cantitatilor comandate si a datei de
confirmare.

Fereastra este formata din 2 sectiuni:


- Sectiunea de selectie si confirmare
- Detalii

a. Sectiunea de selectie

Lista de selectie furnizori


Perioada comenzi – de la – pana la – se completeaza perioada dorita
Incarca date – buton prin care se incarca in sectiunea de detalii datele conform selectiilor efectuate

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 113 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Cant. conf – camp editabil se poate completa cantitatea confirmata care poate fi atribuita tuturor detaliilor
selectate folosind butonul „Propune cant.”
Data conf. – camp de tip data, editabil se poate completa data confirmarii de catre furnizor care poate fi
atribuita detaliilor selectate folosind butonul „Propune data”

b. Detalii
In detalii sunt afisate esalonarile de pe comenzile furnizori conform selectiilor efectuate.

Selectat – checkbox editabil se foloseste atunci cand se doreste atribuirea cantitatii confirmate sau datei pe
mai multe detalii folosind butoanele din antet
Cod comanda – camp readonly, codul comenzii furnizor
Data – camp readonly, data comenzii furnizor
Furnizor – camp readonly
Cant. esalonata – camp readonly
Cant. receptionata – camp readonly aferenta esalonarii
Data confirmare – camp editabil, se poate completa data confirmarii
Cant.confirmata – camp editabil, se va completa cantitatea confirmata
Observatii

Informatiile salvate in fereastra „Confirmare comenzi furnizori” sunt actualizate pe comenzile furnizor in
sectiunea „Esalonari” pe campurile „Cantitate confirmata” respectiv „Data confirmare tert”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 114 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

19. REFERATE DE NECESITATE


(Meniu Aprovizionare – Referate de necesitate)

19.1. Inregistrare referate de necesitate

In fereastra “Referate de necesitate” se pot introduce documentele interne de tip referat de necesitate ale unei
societati. Referatul face legatura intre sfera executiei si cea a deciziei, necesita aprobare din partea
conducerii.

Elementele din care este compusa fereastra:

a.Antet

Numar referat – camp obligatoriu, numarul referatului de necesitate


Department – camp obligatoriu, departamentul care intocmeste referatul de necesitate
Intocmit – camp obligatoriu, persoana responsabila cu intocmirea documentului
Data intocmirii – camp obligatoriu readonly, reprezinta data intocmirii documentului si va fi intotdeauna data
de lucru nu poate fi editata de catre operator
Status – multime de valori posibile: “Operat”, “Transmis/in asteptarea raspunsului”, “Refuzat”, “Acceptat”.

Modificare status referat se poate face conform urmatorului tabel:

Operata Transmisa/in asteptarea rasp Refuzata Acceptata


Operata - DA DA DA
Transmisa/in asteptarea rasp. NU - DA DA
Refuzata NU NU - DA

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 115 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Acceptata NU NU DA -

Initial, daca documentul nu a fost supus inca aprobarii se va salva cu status “Operat” fara a avea completate
rubricile “Aprobat” si “Data aprobarii”. Daca campul status are statusul “Operat”, campurile “Aprobat” si “Data
aprobarii” sunt read-only, dupa salvarea referatului cu statusul “Transmis/in asteptarea raspunsului” acestea
devin active.

Aprobat – persoana care aproba referatul de necesitate


Data aprobarii – data la care se aproba referatul de necesitate
Daca referatul de necesitate este aprobat de catre persoana cu responsabilitati in acest sens, statusul va fi
modificat in “Acceptat”, in caz contrar se va selecta “Refuzat”.
Observatii – se pot introduce eventuale observatii legate de motivul refuzului sau orice alte observatii
Solutionat – marcaj care semnifica ca referatul de necesitate a fost preluat pe fluxul de aprovizionare (in
necesar de aprovizionare, pe comenzi / oferte furnizor, facturi). Referatele solutionate nu mai sunt propuse
pentru preluare. Setarea bifei se face manual de catre utilizator.

b. Detalii

Articol – se introduc articolele prin preluare de pe comenzi sau culegere directa


Caracteristici – in cazul in care setarea “Se utilizeaza caracteristici de gestiune” din “Setari unitate
economica” are valoarea “True” se vor putea preciza caracteristicile articolelor (de tip multime).
Cantitate propusa – se completeaza cantitatea necesara propusa pentru aprobare pentru fiecare articol in
parte
Cantitate aprobata – se completeaza cantitatea aprobata pentru fiecare articol in parte, poate sa difere de
cantitatea propusa

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 116 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

UM – se completeaza automat unitatea de masura de baza aferenta fiecarui articol cules pe document
UMS propus – la completarea cantitatii propuse se completeaza automat cantitatile echivalente in UMS cu
conversii; la clic pe butonul din camp se deschide fereastra “Unitati de masura secundare” unde pot fi
modificate cantitatile propuse in unitati de masura secundare aferente articolelor (daca intre UM si UMs exista
conversii definite cantitatea propusa in UM se va actualiza in functie de cantitatea introdusa in UMs).
Daca cantitate propusa este diferita de zero, nu se permite salvarea documentului daca nu sunt cantitati
propuse in toate unitatile de masura secundare, se primeste mesajul “Completati campul UMS propus!”.
Cantitatile in UMS fara conversii trebuie introduse de catre operator.
UMS aprobat – prin clic pe butonul din camp se deschide fereastra “Unitati de masura secundare” unde pot fi
modificate cantitatile aprobate in unitati de masura secundare aferente articolelor (daca intre UM si UMs exista
conversii definite cantitatea aprobata in UM se va actualiza in functie de cantitatea introdusa in UMs).
Pret – se va completa pretul pentru fiecare articol; daca pentru articol exista salvat un pret standard in
catalogul de articole, acesta va fi propus implicit pe referatul de necesitate.
Moneda - moneda in care este exprimat pretul unui articol, implicit RON
Valoare propusa – camp calculat Cant.propusa*Pret
Valoare aprobata – camp calculat Cant. Aprobata*Pret
Observatii

Fereastra ofera si o functionalitate de copiere, crearea unui referat nou prin copierea unui referat existent se
realizeaza prin butonul .

19.1.1. Previzualizare referat de necesitate

Previzualizarea raportului asociat unui referat de necesitate se face folosind butonul de previzualizare .

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 117 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Raportul este de forma:

19.2. Preluare referate de necesitate pe documente de aprovizionare

Referatele de necesitate pot fi preluate pe Oferte furnizori, Comenzi furnizori, Avize de intrare/Avize de intrare
diverse, Factura furnizori, Factura import, Aviz achizitii intracomunitare/Aviz achizitii intracomunitare - diverse
doar daca au statusul “Acceptat”. Preluarea referatului de necesitate pe oricare dintre documentele
mentionate mai sus se face prin butonul “Prel.referat” . In necesarul de aprovizionare preluarea
referatelor de necesitate se face prin butonul “Selectie articole, comenzi pentru necesar” .

Un referat de necesitate poate fi preluat oridecateori se doreste pe o comanda furnizor sau un alt document de
aprovizionare. Daca dupa preluarea pe o comanda furnizor sau un alt document de aprovizionare se doreste
ca un referat sa nu mai poata fi preluat pe alte documente se bifeaza optiunea “Solutionat”. Documentul
devine read-only si nu mai este disponibil in lista de referate de necesitate care pot fi preluate pe documente.

19.3. Inregistrare referate de necesitate cu preluare articole de pe comenzi

Preluarea articolelor pe referatele de necesitate se poate face folosind butonul “Preluare articole de pe
comenzi” care deschide fereastra „Selectie date necesar”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 118 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

In aceasta fereastra se pot selecta comenzile pentru care se intocmeste referatul de necesitate. Tipuri de
comenzi:
 Comenzi client
 Comenzi sectie
 Comenzi mentenanta
 Comenzi service, fiecare are un tab care dupa accesarea butonului „Preluare comenzi conform criterii
selectate” afiseaza comenzile conform criteriilor de selectie: status comenzi si perioada comenzi.
Ex: In captura de mai sus se afiseaza comenzile de sectie cu status activ in perioada 01.12.2012-
31.01.2013.
Din lista comenzilor se selecteaza comenzile pentru care se vor prelua articolele pe referatele de necesitate,
dupa care se acceseaza butonul „Preluare articole de pe comenzi”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 119 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Pasul urmator este accesarea tab-ului „Articole“ si selectarea articolelor care vor fi preluate pe referatul de
necesitate. Daca se lucreaza cu un numar mare de articole se poate folosi butonul „Selecteaza tot“ pentru
marcarea articolelor in vederea preluarii pe referat. Preluarea efectiva a articolelor se face prin butonul
„Genereaza detalii“.

20. FISA ARTICOL FURNIZOR


(Meniu Aprovizionare – Fisa articol furnizor)

Fereastra „Fisa articol furnizor” permite configurarea articolelor aprovizionate de la anumiti furnizori din punct
de vedere al pretului de aprovizionare, cantitatii minime de comandat, duratei de aprovizionare.
Functionalitatea este folosita in stransa legatura cu necesarul de aprovizionare (meniu Gestiunea stocurilor).

Adaugarea unei fise articol furnizor presupune completarea urmatoarelor campuri dupa accesarea butonului
„Adaugare” :

Articol – se selecteaza articolul dorit


Furnizor – se selecteaza furnizorul asociat
Agreat – campul este readonly, va fi bifat daca furnizorul selectat este agreat;
Definirea unui furnizor ca furnizor agreat pentru un anumit articol se realizeaza in catalogul Articole din meniul
„Gestiunea stocurilor”, unde pe tab-ul alte informatii se completeaza rubrica „Furnizor agreat”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 120 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Denumire articol la furnizor – camp de tip text unde poate fi salvata denumirea articolului la furnizor
Cod articol la furnizor – se poate introduce codul articolului la furnizor
UM – camp readonly, reprezinta unitatea de masura de baza a articolului
Cantitate minima de comandat – se introduce cantitatea minima de comandat pentru un articol in functie de
necesitati sau de anumite restrictii din partea furnizorului; valoarea se preia pe campul „Cantitate min. furnizor”
la intocmirea necesarului de aprovizionare si pe campul cantitate minima de aprovizionat la generarea
comenzilor furnizori de pe necesarul de aprovizionare
Lot aprovizionare – se introduce cantitatea pe lot de aprovizionare in functie de modalitatea de ambalare sau
alti factori
Durata de aprovizionare – se introduce timpul necesar pentru aprovizionare
Din care transport – partea alocata transportului din durata de aprovizionare
UM durata aprovizionare
Pret – pretul articolului, implicit pretul si moneda se preiau (daca sunt definite) din catalogul de Articole, insa
sunt editabile
Toate aceste informatii: lot aprovizionare, durata de aprovizionare, pret sunt folosite la generarea comenzilor
de aprovizionare de pe Necesarul de aprovizionare.
Observatii –
Tip articol – camp readonly, afiseaza tipul articolului
Grupa articol – camp readonly, afiseaza grupa din care face parte articolul
Denumire articol – camp readonly, afiseaza denumirea articolului
Cod articol – camp readonly, afiseaza codul articolului
Index articol – camp readonly, daca exista se afiseaza indexul articolului
Denumire furnizor – camp readonly, afiseaza denumirea furnizorului
Cod furnizor - camp readonly, afiseaza codul furnizorului
Cod de bare – daca se lucreaza cu coduri de bare se completeaza codul de bare asociat combinatiei
articol+furnizor; Dupa completarea campului, daca se acceseaza butonul se va putea salva codul de
bare extern asociat combinatiei articol + furnizor.

21. RAPOARTE

21.1. Liste oferte


(Meniu Aprovizionare – Rapoarte – Liste oferte)

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 121 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Raportul „Liste oferte“ permite efectuarea de selectii de forma liste de selectie stanga-dreapta pentru
urmatoarele criterii:
- Furnizori
- Tipuri de oferta
- Perioada de la .... pana la...
- Valabilitate de la ... pana la...
- Statusuri
- Monede

Raportul este de forma:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 122 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Cu butonul „Export in excel“ se poate efectua exportul in fisier excel al raportului conform selectiilor
efectuate.

21.2. Situatie achizitii


(Meniu Aprovizionare – Rapoarte – Situatie achizitii)

Raportul „Situatie achizitii” afiseaza intr-un format grafic stadiul de realizare al comenzilor furnizori. Stadiul de
realizare reprezinta procentual cantitatea preluata pe documente de intrare in raport cu cantitatea de pe
comenzi.

Fereastra de selectie aferenta situatiei achizitiilor permite selectie de:


- Furnizor: lista de tip combo box din care se poate alege un singur furnizor
- Perioada: de la – pana la preia datele de pe rubrica „Data inreg.” de pe comenzile furnizor.
- Status comenzi cu optiunile: Inactive, Active, Susupendate, Anulate, Terminate
- Comenzi: lista de selectie (stanga –dreapta) din care se poate alege una sau mai multe comenzi

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 123 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Raportul este de forma:

21.3. Liste contracte


(Meniu Aprovizionare – Rapoarte)

Raportul „Lista contracte” afiseaza informatii legate de contractele furnizori.


Fereastra de selectie aferenta raportului liste contracte permite selectie de:
- Furnizor: lista de tip combo box din care se poate alege un singur furnizor
- Perioada: de la – pana la preia datele de pe rubrica „Data inreg.” de pe contractele furnizor.
- Status contracte cu optiunile: Inactive, Active, Susupendate, Anulate, Terminate
- Contracte: lista de selectie (stanga –dreapta) din care se poate alege unul sau mai multe contracte

Am ramas aici

Poate fi obtinut pe o perioada dorita, se pot efectua filtre pe statusul contractelor furnizori. Perioada de la ....
pana la .... preia datele de pe rubrica „Data inreg.” de pe contractele furnizor. Contractele care nu au data
inregistrarii completata vor putea fi vizualizate pe raport doar in cazul in care se selecteaza Perioada de la „-”
pana la „-”.

Raportul este de forma:

Daca este bifata optiunea "Detaliat pe documente", la exportul in fisier Excel se vor afisa informatii de pe
notele de receptie (Numar, Data, UM, cantitate NIR)

21.4. Liste comenzi


(Meniu Aprovizionare - Rapoarte)

Modul de functionare este similar cu cel al raportului Liste contracte.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 124 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

21.5. Statistici aprovizionare

Statisticile reprezinta un instrument prin care puteti urmari o serie de marimi legate de procesul de
aprovizionare. Gruparea, aranjarea, ordonarea precum si detaliile care sunt cuprinse in aceste rapoarte pot fi
stabilite de fiecare utilizator in parte prin selectarea lor.

21.5.1. Situatii cumparari

Fereastra de selectie aferenta raportului Situatii cumparari permite efectuarea urmatoarelor selectii si grupari:
- Perioada: de la – pana la in functie de data selectata: „Data inregistrarii” sau „Data emiterii” facturilor
- Grupari: se pot face 4 grupari dupa diverse criterii disponibile in listele combo-box:

Un criteriu selectat pe o grupare devine readonly in lista la accesarea urmatoarei grupari.


- Prin bifarea optiunii „Filtrare grupari” se pot efectua filtre pe gruparile definite: de ex daca grupam
raportul dupa furnizori putem efectua filtru dupa anumiti furnizori:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 125 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

- Detalii raport: implicit detaliile din raport sunt la nivel de articole; in functie de necesitati raportul poate
fi consultat la nivel de grupe articole sau un alt criteriu disponibil in lista combo-box.
- Marimi reprezentate in raport: se pot selecta 6 marimi care sa fie reprezentate in raport dintre cele
disponibile in listele combo-box, care pot fi ordonate implicit, crescator sau descrescator.
- Titlu raport: titlul raportului se construieste in functie de gruparile efectuate si de detaliile din raport
- Raportul poate fi previzualizat in moneda RON sau EUR

Cu butonul „Export in excel“ se poate efectua exportul in fisier excel al raportului conform selectiilor
efectuate.

Previzualizarea se realizeaza folosind butonul “Preview Raport”:

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 126 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Exportul in excel se poate realiza si dupa previzualizare folosind butonul “Export date brute in excel” disponibil
pe raport.

Folosind butonul Export report orice raport din aplicatie poate fi exportat in format .pdf, .xls, .doc sau .rtf.

21.5.2. Situatii comparative cumparari

Raportul “Situatii comparative cumparari” este similar raportului “Situatii cumparari”, cu mentiunea ca numarul
de marimi reprezentate in raport este de 3. Functionalitatea speciala a acestuia este ca permite obtinerea unor
situatii comparative de 2 perioade selectate.

21.5.3. Situatii desfasurate cumparari

Raportul “Situatii desfasurate cumparari” cuprinde in linii mari aceleasi marimi legate de procesul de
aprovizionare, insa acestea sunt prezentate sub forma tabelara in care coloanele si liniile sunt stabilite de
utilizatori.
- Coloane raport: se va selecta criteriul dorit dintre cele disponibile in lista combo-box, care pot fi
ordonate
- Linii raport (grupari): se pot face 2 grupari dupa diverse criterii disponibile in listele combo-box:
- Marimile reprezentate in raport: se pot selecta 6 marimi care sa fie reprezentate in raport dintre cele
disponibile in listele combo-box.

21.5.4. Situatii personalizate cumparari

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 127 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

In fereastra “Situatii cumparari” dupa efectuarea selectiilor necesare pentru obtinerea raportului in forma dorita
exista posibilitatea de a salva configurarea ca situatie personalizata de cumparari. Dupa modificarea titlului pe
rubrica “Titlu raport” (pentru a identifica mai usor situatia personalizata) se acceseaza butonul Salvare care
deschide o fereastra de confirmare in care se primeste mesajul “Doriti salvarea ca si situatie personalizata a
actualei configuratii de parametri?”. Se acceseaza butonul “Da” si se salveaza fisierul in locatia Clarvision
5000(sau 6000 dupa caz)/Xls.

O situatie personalizata salvata in modul prezentat mai sus poate fi utilizata folosind optiunea de meniu Situatii
personalizate cumparari. In fereastra de selectie se selecteaza perioada si raportul care se doreste a fi pre-
vizualizat.

21.5.5. Statistica referate de necesitate

Raportul “Statistica referate de necesitate” ofera posibilitatea consultarii pentru o perioada dorita a referatelor
de necesitate prin efectuarea de selectii de forma liste de selectie stanga-dreapta pentru urmatoarele criterii:
- Departamente
- Statusuri
- Articole
- Monede
- Referate
- in functie de starea referatului “Solutionat” sau “Nesolutionat”.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 128 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

In plus exista posibilitatea de a efectua grupari pe departamente, statusuri, articole, monede sau referate.
Implicit gruparea se realizeaza pe referate si poate fi efectuata dupa un singur criteriu.

Anterior previzualizarii efective a raportului, utilizatorul va introduce cursurile valutare necesare pentru fiecare
moneda cu valoare de parametru. Raportul este de forma:

21.6. Avize nefacturate

Fereastra de selectie aferenta avizelor nefacturate permite selectie de:


- Perioada: de la – pana la
- Moneda: : lista de selectie (stanga – dreapta) din care sa se poata alege una sau mai multe monede.
- Furnizor: lista de selectie (stanga – dreapta) din care sa se poata alege unul sau mai multi furnizori.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 129 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

La accesarea butonului „Previzualizare” informatiile se vor furniza intr-un grid (cu posibilitate de filtrare si
ordonare) care aduce urmatoarele date pentru avizele de intrare de la si retururile catre furnizor
nelivrate/nestornate integral, incluse in perioada selectata, pentru Furnizorii selectati.

Coloanele sunt:
Nr.doc. – nr.
Data – Data
Denumire furnizor
Cod furnizor
Denumire articol
Cod articol, Caracteristici
Unitate de masura
Pret
Cantitate totala, Cantitate Nefacturata, Cantitate facturata
Valoare totala, Valoare Nefacturata, Valoare Facturata

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 130 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

La previzualizarea efectiva a raportului, acesta poate fi grupat dupa Tert sau Data folosind radio butoanele din
sectiunea „Grupare raport”.

Previzualizarea efectiva se realizeaza folosind butonul :

- Daca nu este bifat check-box-ul cu “Detaliat pe documente” raportul va afisa documentele grupate
fara detaliere la nivel de articol in functie de radio-butonul activat (alfabetic dupa tert si cronologic
dupa data sau invers)

Ex: grupare dupa tert fara bifa „Detaliat pe documente”

- Daca este bifat check-box-ul “Detaliat pe documente”, raportul va afisa documentele si articolele de pe
documente grupate mai intai in functie de radio-butonul activat (alfabetic dupa tert si cronologic dupa
data sau invers)

Ex: grupare dupa tert cu bifa „Detaliat pe documente”

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 131 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

21.7. Comenzi nereceptionate

Fereastra de selectie aferenta raportului comenzi nereceptionate permite selectie de:


- Perioada: de la – pana la
- Moneda: lista de selectie (stanga – dreapta) din care sa se poata alege una sau mai multe monede.
- Furnizor: lista de selectie (stanga – dreapta) din care sa se poata alege unul sau mai multi furnizori.
- Status comenzi: optiuni: Inactive, Active, Suspendate, Anulate, Terminate
- Grupe articole: pentru efectuarea selectiilor pe grupe articole se bifeaza checkboxul din fata butonului
„Grupe articole”, butonul devine activ si dupa accesarea lui se deschide fereastra „Filtre” in care se
selecteaza din lista de selectie grupele dorite;
- Tip articole: selectiile de grupe articole se efectueaza similar cu selectiile pentru grupe articole

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 132 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

La accesarea butonului „Previzualizare” informatiile se vor furniza intr-un grid (cu posibilitate de filtrare si
ordonare) care aduce urmatoarele informatii pentru comenzile nepreluate integral pe avize, facturi, incluse in
perioada selectata, pentru Furnizorii selectati, si monedele selectate.

Coloanele sunt:
Cod comanda
Data
Denumire furnizor
Cod furnizor
Moneda, Curs
Denumire articol
Cod articol, Caracteristici
Cantitate totala, Cantitate Nereceptionata, Cantitate Receptionata
Valoare totala, Valoare Nereceptionata, Valoare Receptionata

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 133 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

La previzualizarea efectiva a raportului, acesta poate fi grupat dupa Tert sau Data folosind radio butoanele din
sectiunea „Grupare raport”.

Previzualizarea efectiva se realizeaza folosind butonul :

- Daca nu este bifat check-box-ul cu “Detaliat pe documente” raportul va afisa documentele grupate mai
intai pe moneda, apoi in functie de radio-butonul activat (alfabetic dupa tert si cronologic dupa data
sau invers)

Ex: grupare dupa tert fara bifa „Detaliat pe documente”

- Daca este bifat check-box-ul “Detaliat pe documente”, raportul va afisa documentele si articolele de pe
documente grupate mai intai dupa moneda si apoi in functie de radio-butonul activat (alfabetic dupa
tert si cronologic dupa data sau invers)

Ex: grupare dupa tert cu bifa „Detaliat pe documente”

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 134 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

21.8. Situatie avansuri comenzi furnizori

Raportul prezinta situatia avansurilor pe comenzile furnizori inregistrate pe campul avansuri conform modului
de operare descris la punctul 7.2.

Fereastra de selectie aferenta raportului situatie avansuri comenzi furnizori permite selectie de:
- Perioada: de la – pana la
- Terti: lista de selectie (stanga – dreapta) din care sa se poata alege unul sau mai multi furnizori.
- Status contracte: optiuni: Inactive, Active, Suspendate, Anulate, Terminate
- Contracte: lista de selectie (stanga – dreapta) din care sa se poata alege unul sau mai multi furnizori.

La accesarea butonului „Previzualizare” informatiile se vor furniza intr-un grid care aduce urmatoarele
informatii pentru avansurile definite pe comenzile furnizori selectate conform perioadei selectate, statusului
selectat si furnizorilor selectati.

Fereastra este de forma arborescenta si cuprinde implicit urmatoarele coloane:


- Denumire: structura arborescenta grupata astfel: furnizor, moneda comanda (cu total pe moneda),
numar comanda(cu total pe comanda), articol esalonare comanda pentru care s-a definit un avans,
factura pe care a fost preluat avansul
- Moneda document – moneda documentului pe care a fost preluat avansul
- Avans comanda
- Avansuri facturate
- Avansuri facturate in moneda comenzii

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 135 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision
Suport curs Modul Aprovizionare

Gridul poate fi customizat prin introducerea altor coloane astfel: se efectueaza clic dreapta pe coloana
„Denumire” si se selecteaza optiunea „Column Chooser” care deschide fereastra Customization. Aceasta
cuprinde toate campurile disponibile care mai pot fi introduse in grid cu drag&drop.

Exista doua posibilitati de export al datelor in excel folosind butoanele de export : primul buton exporta
datele in excel in forma arborescenta din grid, iar cel de-al doilea buton exporta datele brute in excel.

Document confidențial – pentru uz intern / extern Copyright © EBS Romania S.A. Pagina 136 din 136
Întocmit de: Departament Suport Clarvision