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MANUAL DE REPRESENTANTE

EN SITIO
VERSION 2.0 02/02/2018
MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO

CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN A LAS PRUEBAS ICFES .............................................................................................................3


2 LABOR DE UN REPRESENTANTE EN SITIO DE APLICACIÓN ................................................................................4
2.1 PREPARACIÓN DE TALLERES PRÁCTICOS ...................................................................................................4
2.2 Desarrollo de los talleres prácticos en sitio:..............................................................................................5
2.3 Aplicación de la Prueba .............................................................................................................................5
2.4 Informes ....................................................................................................................................................6
3 TALLER PRÁCTICO Y RECEPCIÓN DE KIT DE RES ................................................................................................6
4 PREPARACIÓN DE TALLER PRÁCTICO EN SITIO ..................................................................................................7
4.1 RECEPCIÓN DE SITIO DE TALLER ...............................................................................................................8
5 TALLER PRÁCTICO EN SITIO DE APLICACIÓN .....................................................................................................8
6 APLICACIÓN DE LA PRUEBA............................................................................................................................ 10
6.1 REGISTRO DE ASISTENCIA EXAMINADORES ........................................................................................... 10
6.2 REGISTRO HUELLA DE EXAMINANDOS QUE NO PRESENTAN DOCUMENTO DE IDENTIDAD VALIDO ..... 11
6.3 GESTIÓN DE SUPLENCIA ......................................................................................................................... 12
6.4 REPORTES DE EXAMINANDOS AUSENTES .............................................................................................. 12
6.5 REPORTE DE ANULADOS ........................................................................................................................ 13
6.6 RONDAS EN SITIO ................................................................................................................................... 13
6.7 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO EXAMINADORES .................................................................................... 13
7 INFORME DEL REPRESENTANTE EN SITIO ...................................................................................................... 14

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MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO

ADVERTENCIA

Antes de continuar estudiando esta presentación; lea el GLOSARIO, es necesario para que comprenda el
contenido de los diferentes temas.

1 INTRODUCCIÓN A LAS PRUEBAS ICFES


El ICFES; es el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación. Es la entidad estatal encargada de la
realización de los exámenes de Estado.

En la Aplicación de una Prueba ICFES, intervienen TRES Operadores:


 Operador de Impresión: Imprime el material de examen.
 Operador de Distribución: Distribuye material de examen a los diferentes sitios de la aplicación.
 Operador de Logística (GRUPO ASD): Suministro del personal y logística de aplicación

Además, el ICFES se apoya en el préstamo de universidades y colegios tanto privados como públicos, los cuales
se denominan “sitios de aplicación”.

El ICFES ha definido una agrupación geográfica por NODOS. En cada una de las ciudades sede de NODO, se
realiza la capacitación de los roles de DELEGADOS, Coordinadores de Municipio y de Representante del
Operador Logístico en Sitio de Aplicación, desde estas ciudades se trasladan a los municipios de aplicación los
Delegados ya capacitados.

En el desarrollo de la prueba intervienen dos equipos de trabajo, el técnico encargado de la aplicación y el


logístico.

Como máximo responsable de la prueba en cada NODO, existe un representante del ICFES denominado
Coordinador Regional y un Representante del GRUPO ASD en Nodo.

EL EQUIPO TÉCNICO ESTÁ CONFORMADO POR:

Coordinador
Regional

Coordinador
Delegado
de Municipio

Apoyos a Coordinador Auxiliar de Coordinador Coordinador


Discapacitados de Seguridad aseo de Sitio de salones

Jefe de Salón

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La Operación Logística por parte de GRUPO ASD dispone los siguientes roles:

Gerencia
Proyecto ICFES

Coordinador
de logística

Representante
de nodo

Representante
en sitio

El Delegado es la máxima autoridad en el Sitio y responsable de la aplicación de la prueba para lo cual usted
como Representante del GRUPO ASD en Sitio, es el responsable de la logística en el mismo.

2 LABOR DE UN REPRESENTANTE EN SITIO DE APLICACIÓN


Usted es la imagen de nuestra compañía y el apoyo más importante para el delegado en el sitio de aplicación.
Debe ser ejemplo de liderazgo, respeto, puntualidad y cumplimiento de los procedimientos y protocolos.

A continuación se enuncian sus responsabilidades en cada fase de la prueba:

2.1 PREPARACIÓN DE TALLERES PRÁCTICOS


En esta etapa usted debe:

 Recibir, revisar y preparar los componentes del kit que va a requerir para el desarrollo del taller práctico.
 Contactar al Delegado y coordinar con él su ingreso y hora de llegada al sitio de aplicación.
 Verificar la sincronización y correcto funcionamiento del Sistema de Información PARIS en el
computador asignado
 Tome fotografías (fachada, pasillos, baños y salón de taller práctico)
 Fijar afiche de registro, contratación y privacidad
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 Fijar afiche verificación datos examinadores

2.2 DESARROLLO DE LOS TALLERES PRÁCTICOS EN SITIO:


Este taller se realiza un día sábado anterior a la aplicación de la prueba; Las fechas exactas serán informadas por
el Representante de Nodo.

Sus actividades en el taller práctico son:

 Recibir el sitio del taller práctico.


 Apoyar al delegado en el ingreso y organización del salón en culebrilla.
 Tomar registro de asistencia del personal que trabajará en la aplicación y asegurar la veracidad de los
datos suministrados, solicitando el documento de identidad y el certificado del curso de Moodle.
- En la planilla de asistencia
- En el sistema de información PARIS usando el lector bidimensional.
 Presentar a los examinadores generalidades del operador logístico.
 Realizar la tabulación de la evaluación realizada por el delegado a los examinadores y entregar los
resultados al delegado para retroalimentación.
 Recolectar los soportes documentales de los examinadores (cédulas, Ruts, etc.)
 Reportar los datos de asistencia de examinadores y situaciones que requieran la atención de su
Representante de Nodo.
 Cargar las fotografías del sitio de aplicación (fachada, pasillos, baños y salón de taller práctico en PARIS
 Registrar los salones de los coordinadores y cerrar sesión
 Redactar encuestas de satisfacción del taller práctico

2.3 APLICACIÓN DE LA PRUEBA


La prueba se realiza generalmente un día domingo, puede tener una sesión o dos sesiones de aplicación, Según se
defina por el icfes para cada prueba y sitio de aplicación.
En estas sesiones, usted se encarga de:

1. Llegar al sitio a las 5:45 am


2. Reportar al Representante de Nodo su llegada a sitio, la del delegado y del material.
3. Registrar la asistencia de los examinadores por cada una de las sesiones en el aplicativo PARIS y en la
planilla de asistencia y pago.
4. Diligenciar las alertas en el aplicativo del ICFES.
5. Gestionar la suplencia de examinadores que no asisten de acuerdo a las instrucciones de su
Representante de Nodo.
6. Entregar los chalecos distintivos a los Apoyos a discapacitados.
7. Registrar la huella a los examinandos que no presenten documento válido, en el aplicativo y diligenciar
el acta de toma impresión dactilar.
8. Reportar el inicio de la prueba, y/o cualquier situación que pueda afectar el desarrollo del
mismo
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9. Distribuir las evaluaciones a los examinadores.


10. Realizar rondas en el sitio de aplicación para garantizar la disponibilidad de examinadores y que no se
presente ninguna novedad con los mismos.
11. Reportar la cantidad de examinandos ausentes en el aplicativo de alertas
12. Digitar las encuestas de satisfacción del taller práctico en el aplicativo que se indique
13. Reportar la información de exámenes anulados y registrar las novedades (Holguras, Cambio de
cuadernillo, novedades) en el módulo correspondiente para las situaciones que se presenten en el sitio
de aplicación.
14. Recibir las actas de sesión y escarapelas.
15. Realizar evaluaciones a los examinadores.

2.4 INFORMES
Usted debe entregar; a más tardar el día siguiente a la aplicación de la prueba, todos los documentos y la
relación de información generada en la misma.

3 TALLER PRÁCTICO Y RECEPCIÓN DE KIT DE RES


En la capacitación que usted recibe; en el Nodo o en la ciudad capital, se le entrega un Kit de Representante en
Sitio que contiene los siguientes materiales:

1. CARPETA
2. KIT TECNOLÓGICO
3. GUION DE PREGUNTAS FRECUENTES
4. FORMATOS DE MESA DE CONTROL DE EXAMINADORES PARTICIPANTES
5. LISTA DE CHEQUEO RECEPCION DE CARPETA R.E.S.
6. LISTA DE CHEQUEO DE TALLERES PRÁCTICOS
7. LISTA DE CHEQUEO DE APLICACIÓN
8. ESCARAPELA (CARNÉ)
9. ESFERO
10. ROLLO DE CINTA
11. AFICHE RECOMENDACIONES PLANILLAS DE ASISTENCIA
12. AVISO DE PRIVACIDAD
13. AVISO DE REGISTRO Y CONTRATACIÓN
14. FORMATO EVALUACIONES POR CARGO
15. FORMATO EVALUACIONES DE DESEMPEÑO
16. CHALECOS POR CARGO
- APOYO COGNITIVO
- LECTOR ESPECIALIZADO
- INTERPRETE
17. FORMATO DE ENTREGA DE CHALECOS
18. FOLLETO PARA EXAMINADORES DE ASD
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19. FORMATO DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y ENTREGA DE EQUIPOS


20. PLANILLA DE REGISTRO DE ASISTENCIA Y PAGO
21. FORMATO DE NOVEDADES DE PAGO
22. FORMATO AUTORIZACIÓN INGRESO EXAMINANDO SIN DOCUMENTO VALIDO
23. ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN TALLER PRÁCTICO

Usted debe validar con la lista de chequeo de representante en sitio que cuenta con todos los elementos allí
relacionados. En caso de faltantes, informe y solicite al Representante de Nodo la completitud del kit.

En la plataforma Moodle de capacitación virtual en el curso “Capacitación Representantes en Sitio” usted


encontrará el siguiente material de Apoyo:

1. Presentación de Grupo ASD: Presentación en power point, la cual usted podrá utilizar en el taller
práctico en sitio.

Tenga en cuenta que; como Representante en Sitio de Aplicación, usted debe garantizar la claridad, dominio y
manejo del contenido de todos los documentos descritos anteriormente.

4 PREPARACIÓN DE TALLER PRÁCTICO EN SITIO


A más tardar un día antes del taller práctico en el Sitio; usted debe llamar al Delegado para confirmar la hora del
taller y la disponibilidad de recursos físicos y audiovisuales tales como: videobeam, parlantes, fluido eléctrico,
sillas y computador. Los datos de contacto del Delegado le serán suministrados por el Representante en Nodo
de Grupo ASD o los podrá encontrar en la planilla de registro de asistencia y pago en el link
http://190.60.206.155/Publicador/

En caso de presentarse algún cambio en la programación del taller, alguna novedad con el Sitio o no logre
contactar al Delegado, usted debe informar INMEDIATAMENTE a su Representante en Nodo de GRUPO ASD.

Haga un reconocimiento de la zona, ubique la zona del sitio de aplicación e identifique cerca un establecimiento
con servicio de impresión, internet y llamadas (en caso de contingencia).

Con todos los elementos estipulados en la lista de chequeo kit de Representante en Sitio preparados y
verificados; usted debe llegar al Sitio de Aplicación con una hora y media de antelación a la hora de inicio del
taller práctico.

Preséntese al encargado del sitio; informando el nombre, cargo y motivo de su presencia e identificándose por
medio del carné.

Pregunté al Coordinador de Sitio si la institución suministrará acceso a internet para usar el sistema de
información PARIS.

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Si el DELEGADO no llega 30 minutos antes de la hora de inicio del taller práctico repórtelo INMEDIATAMENTE al
Representante de Nodo de GRUPO ASD para que se gestione el envío del Delegado Suplente.

4.1 RECEPCIÓN DE SITIO DE TALLER


Reciba el sitio (Salón o auditorio) donde se va a realizar el taller práctico.

Tenga en cuenta que la relación del personal la tiene el Coordinador del sitio y esta debe gestionar con el área
de seguridad el ingreso del personal.

Tome mínimo una fotografía de: Fachada, Pasillos, Baños y Salón de taller. Para un total de cuatro fotografías.

Identifique la ruta de evacuación, fluido eléctrico, ventanas y demás elementos que pueda llegar a requerir en la
ejecución del taller práctico.

Verifique el funcionamiento de los recursos para la capacitación:

 Fluido eléctrico,
 Videobeam,
 Parlantes
 Sillas
 Computador (El entregado por el Grupo ASD si aplica o uno del sitio de aplicación)

En caso de que no haya disponibilidad de algún recurso; gestiónelo INMEDIATAMENTE con el encargado del
sitio. Si definitivamente el sitio no provee estos insumos, realice la presentación de la compañía, teniendo en
cuenta la información que se ha entregado para el desarrollo de la capacitación virtual y el contenido del folleto.

Organice las sillas de forma rectilínea verificando la estética y buenas condiciones para el inicio del taller.

Ubique un puesto de registro a la entrada del salón, prepare la planilla de registro de asistencia y pago y el afiche
de verificación de datos personales. Así fije en un lugar visible los avisos de registro y política de privacidad.

5 TALLER PRÁCTICO EN SITIO DE APLICACIÓN


En la entrada del salón; indique a los Examinadores que realicen una fila en orden de llegada.

Solicite a cada uno de los examinadores el documento de identidad y certificado de curso en Moodle y que firme
la planilla de Registro y Asistencia solo en el campo “Taller Práctico”; recuerde que esta misma planilla deberá
llevarla al siguiente día para efectos de registrar asistencia en la sesión mañana y en la sesión tarde, además
solicite el certificado de capacitación en plataforma Moodle.

Confirme con cada uno de los correos electrónicos ya que es obligatorio para el envío de los contratos.
Adicionalmente recuérdeles a los examinadores que antes de firmar la planilla deben asegurarse que los datos
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MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO

suministrados en la misma se encuentran correctos, de lo contrario indíqueles que corrijan los mismos en la
parte inmediatamente inferior de la planilla con letra legible.
Solicite la cedula original del examinador.

Utilice el módulo de PARIS/Representantes en sitio/Evento Taller Práctico en sitio para tomar asistencia (ver
instructivo). Recuerde que es obligatorio utilizar el lector bidimensional (pistola) para leer el código de barras de
la cedula al momento de marcar la asistencia, esto evita errores en la transcripción de números de cédula,
nombres y apellidos de los examinadores e inconvenientes con el pago.

Indique al examinador que el contrato le será enviado vía correo electrónico. Y permita el acceso al salón.

Indique la ubicación del examinador; si hay suplentes, ubíquelos en las últimas sillas del salón en orden de
llegada.

Identifique los examinadores ausentes teniendo en cuenta la planilla de registro de asistencia y pago.

Si cuenta con suplencia, asígnela y realice los ajustes en la planilla de registro de asistencia y pago, siguiendo las
instrucciones del módulo “Diligenciamiento planilla de registro de asistencia y pago”, haga los cambios en PARIS
de acuerdo al instructivo.

En caso de no contar con suplencia, gestione con el Coordinador de sitio los examinadores (jefes de salón,
Coordinadores de salones, auxiliares, Coordinador de seguridad) faltantes. En Bogotá se deben reportar los
faltantes al Representante en Nodo de GRUPO ASD.

Una vez organizados los examinadores en el salón, usted debe dar inicio a la presentación GRUPO ASD como
Operador Logístico.

Usted tiene que atender todas las dudas que surjan de la presentación, relacionadas con el alcance y las
obligaciones del Operador Logístico; utilizando como apoyo, el documento de preguntas frecuentes.

Una vez usted termine su intervención, el Delegado dará inicio al taller práctico, recuerde que usted será el
encargado de la tabulación y entrega de los resultados de las evaluaciones a los delegados para la respectiva
retroalimentación.

Reporte la asistencia del personal de acuerdo a la modalidad indicada por su Representante.

 Foto de planilla
 Transmisión telefónica
 Actualización de Paris

Al finalizar el taller práctico usted debe:

 Recibir copia de Cédula y RUT de los examinadores que aún no tengan cargada esta documentación en
el sistema, esto lo debe identificar en la planilla de registro de asistencia y pago. Tenga en cuenta que las
dos caras de la cedula se deben ver en una sola página.
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 Responder la encuesta enviada a través de mensaje de texto a su celular y a su correo electrónico.

 Entregar y recolectar encuestas de satisfacción del taller práctico diligenciadas

Usted es responsable de recoger el material; asegurándose de no dejar ninguno de los elementos entregados en
el Kit de Representante en Sitio.

Usted tiene que garantizar que el sitio donde se desarrolló el taller, quede en idénticas condiciones en las que le
fue entregado. Debe realizar un punteo para garantizar que cuenta con la totalidad de los soportes obligatorios
de los examinadores.

Realice la entrega del sitio.

6 APLICACIÓN DE LA PRUEBA
Advertencias:

Usted; tiene COMPLETAMENTE PROHIBIDO manipular y fotografiar el material de examen y solo podrá usar el
teléfono celular dentro de la Oficina del Delegado. Está TOTALMENTE PROHIBIDO que usted use el móvil, fuera
(salones, pasillos, baños, etcétera) de la Oficina del Delegado.

Usted debe llegar antes de las 05:45 AM al sitio de aplicación e identificarse por medio del carné.

Si a las 06:10 AM el Delegado no ha llegado, repórtelo INMEDIATAMENTE al Representante de Nodo de GRUPO


ASD para que se gestione el envío del Delegado Suplente.

Realice el diligenciamiento oportuno de las alertas

Ubíquese en el sitio asignado para realizar su gestión (Oficina del Delegado).

Entregue los chalecos distintivos

6.1 REGISTRO DE ASISTENCIA EXAMINADORES


Registre la asistencia de los Examinadores en la planilla de registro de asistencia y pago en el espacio “Jornada
mañana”. Recuerde que para el ingreso del personal en la sesión de la tarde (en el caso que aplique), también se
debe registrar asistencia en el espacio “jornada tarde”.

Registre la asistencia con el lector bidimensional de acuerdo al instructivo PARIS.

En caso que en su sitio se hayan asignado Apoyos a Discapacitados; entréguele el chaleco.

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MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO

Asegúrese que entreguen firmado, el formato de entrega de kit y chaleco.

6.2 REGISTRO HUELLA DE EXAMINANDOS QUE NO PRESENTAN DOCUMENTO DE


IDENTIDAD VALIDO
Se debe validar la identidad de los examinandos para evitar cualquier tipo de fraude por suplantación, los
documentos válidos de identificación son:

- Cedula de Ciudadanía
- Tarjeta de Identidad (nueva)
- Contraseña con foto y huella
- Denuncio de la Policía Nacional impreso
- Comprobante de documento en trámite original con foto y huella
- Pasaporte original vigente con foto y huella

Si el examinando presenta un documento válido, pero el mismo no tiene foto o huella (incluido el denuncio), se
debe realizar la toma de huellas con el dispositivo biométrico en el aplicativo dispuesto en cada computador de
en el sitio de aplicación con el fin de realizar el posterior cotejo y verificación de la identidad del examinando.

La huella es tomada por el delegado o a quien este designe, usualmente será el representante en sitio ASD y se
realiza en la sesión de la mañana y en la sesión de la tarde.

Los elementos que intervienen en la toma de huellas son:

- Acta de toma de impresión dactilar


- Sistema de información Biométrico

Ver instructivo de toma de huellas.

NOTA: SE DEBE GARANTIZAR QUE POR CADA UNA DE LAS HUELLAS TOMADAS, SE REGISTRE LA FIRMA EN EL
FORMATO DE ACTA DE TOMA DE IMPRESIÓN DACTILAR. Si se toma la huella de un examinando en la mañana y
en la tarde, este debe firmar dos formatos

6.3 REPORTE DE ALERTAS


En el aplicativo de alertas usted debe realizar el reporte de las siguientes alertas:

 ¿Todo bien?: (Hora6:00 am – 12:00 pm, duración 15 minutos)


 ¿El operador de distribución ya hizo entrega del material de examen?: (Hora 6:30 am y 12:30 pm,
duración 15 minutos)
 ¿Ya se dio apertura al sitio?: (Hora 7:00 am y 13:30 pm, duración 15 minutos)
 ¿Informe la cantidad de ausentes en el sitio? (Hora 9:30 am y 3:00 pm. Duración 30 minutos)
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6.4 GESTIÓN DE SUPLENCIA


Para la sesión de la mañana; si el personal no se presenta a más tardar las 06:30 AM, se debe reportar la
solicitud de suplencia ya que el GRUPO ASD tiene QUINCE minutos; a partir de esta hora, para completar los
examinadores; Para la sesión de la tarde este proceso se debe realizar a la 1:00 P.M

Si usted se encuentra en Bogotá; debe comunicarse telefónicamente con el centro de contacto para solicitar
suplencia, a los siguientes números de contacto:

• PBX: 3175009432- 3175009670


• Chat en línea: www.operadorlogisticoicfes.com

Si usted se encuentra en una Ciudad Nodo diferente a Bogotá; debe comunicarse con el Representante en Nodo
del GRUPO ASD. En caso de no lograr contactar con el Representante de Nodo del GRUPO ASD; comuníquese vía
chat o vía telefónica a los siguientes números de contacto:

• PBX: 3175009432- 3175009670


• Chat en línea: www.operadorlogisticoicfes.com

Si usted se encuentra en un municipio fuera de la Ciudad Nodo; debe informar la situación al Coordinador de
Sitio para que se gestione la suplencia de manera inmediata.

Si se trata de apoyos a discapacitados que no se encuentran programados, informe inmediatamente al


representante de nodo para la gestión correspondiente.

Una vez reciba el personal, recuerde registrarlo en el módulo correspondiente. Nombre y tome asistencia en el
sistema y en la planilla de registro y pago

Tenga presente que en ciertos sitios de aplicación dispondrá de suplencia (SES), NO realizar devolución del
mismo al punto de suplencia.

No devolver a PDS personal que llega tarde o sobrante, de no existir una orden por parte del Representante de
nodo Bogotá.

6.5 REPORTES DE EXAMINANDOS AUSENTES


Usted debe solicitar al Delegado el formato de recolección de cuadernillo de ausentes y registrar la siguiente
información en el aplicativo de alertas del ICFES.

Cantidad de examinandos ausentes.

Esto se realiza a las 9:30 a.m. para la sesión mañana y a las 3:00 p.m. para la sesión de la tarde.

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6.6 REPORTE DE ANULADOS


Una vez se detecta la anulación de un examen usted debe informar inmediatamente a su Representante de
Nodo.

Una vez finalice la sesión (mañana y tarde) usted debe diligenciar la encuesta de anulados que solicita la
siguiente información:

 Prueba/ Grupo de instrumentos/ fecha/sesión


 Motivo de anulación
 Registro Examinando
 Observación: en la cual deberá registrar el resumen del motivo registrado en el acta.

Debe cargar loa soportes en el aplicativo de alertas del icfes previo diligenciamiento de la novedad.

Usted debe garantizar que la información suministrada sea fidedigna y completa; la ejecución de esta actividad
NO debe superar la hora estipulada.

Nota: en el aplicativo también deberá registrar en caso en que se presenten las siguientes novedades:
anulaciones, cambio de cuadernillo, holguras y otras.

6.7 RONDAS EN SITIO


Usted tiene que realizar; en cada sesión de aplicación, una ronda en pasillos; y reportar al Delegado de las
situaciones que interfieran con el correcto desarrollo de la prueba; pero en ningún caso, puede ingresar a
salones, ni realizar reemplazos a examinadores.

6.8 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO EXAMINADORES


En el transcurso de la aplicación de la prueba, haga entrega de las evaluaciones pre diligenciadas teniendo en
cuenta el siguiente esquema de evaluación: El Delegado debe evaluar al Coordinador de Sitio y Coordinadores
de Salones; el Coordinador de sitio debe evaluar al Delegado y los Coordinadores de Salones debe evaluar a los
Jefes de Salón.

Terminada la prueba usted debe recibir los siguientes entregables por cada examinador:

 Jefes de Salón: Actas de sesión por cada jornada aplicada. Verifique que dichas actas se encuentren
completamente diligenciadas.
 Apoyos a Discapacitados: chaleco.

Adicionalmente todos los examinadores deberán entregar la escarapela y no olvide recibir las evaluaciones
diligenciadas.

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Usted debe verificar la completitud de todo lo anterior utilizando la lista de chequeo de recepción de carpeta de
Representante en sitio, validando que la cantidad requerida concuerde con la cantidad entregada.

7 INFORME DEL REPRESENTANTE EN SITIO


Para la entrega de informes usted debe organizar la documentación y los elementos entregados de la siguiente
forma:

 PLANILLA DE REGISTRO DE ASISTENCIA Y PAGO: debe entregar la planilla de registro de asistencia y pago
correctamente diligenciada de acuerdo a “Módulo de diligenciamiento de planilla de registro de
asistencia y pago”.

 FORMATO DE AUSENTES Y PRESENTES: Debe entregar el formato de ausentes y presentes


correspondiente a cada sesión, diligencie en la parte superior derecha de estas el código del sitio.

 ACTAS DE SESIÓN: Debe organizar las actas de sesión agrupándolas por cada coordinador de salón con
sus respectivos jefes de salón y entregarlas marcadas usando una tira de papel, con el código de sitio de
aplicación.

 EVALUACIONES DILIGENCIADAS: Debe realizar la entrega de las evaluaciones diligenciadas, agrupadas


por cargo y firmadas de acuerdo a la cantidad de examinadores asignados.

 CEDULAS Y RUT: Realice la entrega de las copias de cédulas y R.U.T. que le fueron suministradas por los
examinadores. Esto lo identifica en la planilla de registro de asistencia y pago. Las dos caras de la cedula
deben estar en una sola página.

 PAPELERÍA Y MATERIAL SOBRANTE: Debe separar los documentos y el material sobrante según su
tipología es decir (evaluaciones no diligenciadas, formato de preguntas frecuentes, copias de contratos
no firmados, esfero, etc.).

 CHALECOS: Debe entregar los chalecos asignados, en excelentes condiciones.

 REVISIÓN REGISTRO FOTOGRÁFICO: Debe entregar el registro fotográfico tomado en el taller práctico en
sitio.

 TRANSMISIÓN DE HUELLAS: debe verificarse al momento de la recepción del kit tecnológico la


transmisión de las huellas tomadas durante la aplicación en el aplicativo dispuesto para esto.

NOTA:

No dude en aclarar todas sus inquietudes antes y durante la ejecución de sus actividades; utilizando los canales
de comunicación que se le han entregado.

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MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO

En caso de que el examinador no haga entrega de las actas de sesión o evaluaciones, suscriba un acta en la cual
quede clara la situación que se presentó.

Gracias por formar parte de nuestro equipo logístico y éxitos en la gestión.

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