Código: SIG-PA-001

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Rev.: 00

Fecha: 10/02/2015
DOCUMENTOS Y REGISTROS Pág.: 1 de 9

1. OBJETIVO…………………………………………………………………….….…….

2. ALCANCE……………………………………………………………………..….…….

3. DEFINICIONES ………………………..……………………..…….…….

4. RESPONSABILIDADES…………..…………………………………..….……..

5. DESARROLLO………………………………………………………..……….…...

6. FORMATOS ...…………………………………………

7. ANEXOS……………...…………………………………………………………...…….

Elaborado Revisado Aprobado

La reproducción o copia parcial o total del presente documento sin autorización del RD, será considerada como Copia No Controlada.
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CONTENIDO

1. OBJETIVO
Determinar la documentación que define y sustenta el sistema de gestión de integrado de calidad, medioambiente ,
seguridad y salud ocupacional de CIVELMEC , exponer la metodología para la preparación, aprobación, distribución,
revisión, retiro y modificación de los documentos normativos de CIVELMEC y establecer las acciones que garanticen
que todos documentos, necesarios para la adecuada ejecución de cualquier tarea de los distintos procesos
desarrollados en CIVELMEC , se encuentren disponibles, hayan sido revisados y estén en vigor.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a la documentación que define y describe los requisitos del SIG de CIVELMEC, listados
en las listas maestras de documentos y registros.

3. DEFINICIONES
 Edición o revisión: Número cronológico que se incrementa cada vez que se origina una nueva versión
completa o modificación parcial del documento.
 Código: Código alfanumérico que identifica los documentos del Sistema para facilitar su gestión y control.
 Copia controlada: Copia de documentación que precisa ser actualizada cada vez que sobre el original
se produzca una modificación. Las copias controladas han de ser numeradas y ha de estar perfectamente
definido el destinatario de cada ejemplar de estas copias, y la revisión de los documentos que recibe.
 Copia no controlada (copia informativa): Copia de documentación que no precisa de actualización o
control. (Para los documentos del Sistema de la Calidad y contractuales, aunque no necesiten ser
numeradas, sí conviene tener una lista de destinatarios de las mismas).
 Documento: Información y su medio de soporte.

 Formato: Datos que poseen significado.

 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de
la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

4. RESPONSABILIDADES

 Jefe del SIG: responsable de verificar el cumplimiento del presente procedimiento.

 Representante de la Dirección: cumple con lo dispuesto en el procedimiento.

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 Gerentes / Jefes de Área: son los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento.
 Colaboradores: son responsables de mantener los documentos legibles, en buen estado de
conservación y ordenados; de forma tal que su consulta sea posible y rápida cuando sea necesario,
siendo identificables y protegidos mientras están bajo su control.

5. DESARROLLO
3.1. Consideraciones previas
 Los documentos normativos de CIVELMEC se revisan cuando cambian los procesos, operaciones,
condiciones de trabajo o al menos una vez al año a fin de evaluar su vigencia y adecuación.
 La red de cómputo se protege con antivirus y se realizan copias de respaldo o “backup” a los
documentos.
 La información consignada en los registros debe ser legible y trazable con el proceso, la actividad o
servicio relacionado.

3.2. Abreviaturas
 DN : para efectos del presente procedimiento, significa documento normativo. Incluye manuales,
procedimientos, instrucciones, formatos de registro.
 RD : Representante de la Dirección.
 DP: Dueño de Proceso.
 PPD: Personal que presenta documento
 PUD: Personal que utilice el documento

3.3. Elaboración de documentos

 La iniciativa para elaborar un documento nuevo puede partir de cualquier personal de CIVELMEC, la
cual es canalizada y coordinada a través del Jefe del SIG, quien solicita la aprobación del RD.
 Las acciones para la elaboración, revisión y aprobación de documentos normativos se pueden ver en
el siguiente diagrama de flujo:

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DIAGRAMA DE FLUJO – ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

Flujograma Control de Documentos

DP/PPD Jefe de SIG Revisor Aprobador PUD

Inicio

1.-Elabora borrador y
comunica de documento DN
que considera necesario
modificar
2. oRevisa
nuevo.borrador
DN

No 4. Corrige borrador de
acuerdo3.a¿Es
observaciones
conforme?
del RD

Sí

5. Coloca VºBº

(*)6. Firma casillero No

¿Es por”
“Elaborado
conforme?

Sí
No
¿EsFirma Casillero
(*) 7.
conforme?
“Revisado por”

Sí

8. Firma casillero
“Aprobado por”
9.-Emite y distribuye el
DN y actualiza registro
SIG-PR-001 Y SIG-PR-
001-004

10. 11. Elimina

Recibe DN ydocumentos
entrega
obsoletos obsoleto
documento y conserva el
original de ellos

Fin

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3.4. Codificación

3.4.1. Códigos de documentos normativos:

Área/Departamento /Sistema
Sistemas integrado
SIG Gerencia General GGL
de Gestión
Gerencia de
GPR Área de Prevención de Riesgos PDR
proyectos
Gerencia
GAD Área de finanzas FIN
Administración
Área de Recursos
RHH Área de Logística LOG
Humanos
Oficina Técnica OFT

Seguirán la siguiente codificación como se muestra en el ejemplo:

SIG - PA - 001

Sistema de Tipo de Número

gestión documento correlativo
normativo según el tipo de
documento
SIG : Referente al área que pertenece de Área de Prevención de Riesgos Laborales y Medio
Ambiente.
PR : Referente al tipo de documento Procedimiento
001 : Número Correlativo de documento

CUADRO Nº 1 – SIGLAS A UTLIZARSE EN CÓDIGOS DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

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Tipo de documento (T)

Manual MA Cartilla CA
Procedimiento Administrativo PA Plan PL
Procedimiento Operativo PO Instructivo IN
Formato FR Programa PG
Directiva DA Reglamento RE
Política PA Matriz MT
Organigrama OG

Para aquellos formatos que no procedan que algún procedimiento su codificación será similar, por ejemplo:

SIG - FR - 001

Sistema de gestión Tipo de Número correlativo

documento según el tipo de
normativo documento

SIG : Referente al área que pertenece de Área de Prevención de Riesgos Laborales y Medio
Ambiente.
FR : Referente al tipo de documento Formato.
001 : Número Correlativo de formato.

3.4.2. Códigos de formatos de registros

Los formatos de registro que procedan de algún procedimiento o documento se codifican tomando como base
el código ya generado para el documento normativo del cual parten (o documento principal). Por ejemplo:

SIG - PA - 001 - 01

Sistema de Código del documento del cual Número correlativo

gestión parte el formato de registro del formato de
registro para el
documento principal

SIG : Referente al área que pertenece de Área del Sistema Integrado de Gestión.
PA : Referente al tipo de documento Procedimiento.
001 : Número Correlativo de Procedimiento.
01 : Número referente al primer formato del SIG-PA-001

3.5. Estructura Documentaria

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Al elaborar cualquier documento, con excepción de los formatos se seguirá la siguiente estructura
documentaria en la hoja de inicio del documento, tal como sigue en el ejemplo:

3.6. Emisión y distribución de documentos

 A los documentos listos para su emisión se les debe actualizar en el ENCABEZADO los datos de
revisión y fecha de emisión (07días posteriores a la fecha en que se está efectuando esta acción).
 Imprimir una copia y llevar a recolectar las firmas del Elaborador, Revisor y Aprobador.
 Hacer una copia en versión no editable (pdf), y colocarle un sello de agua de copia no controlada y
subir el archivo al sistema normativo de CIVELMEC.
 Preparar un correo electrónico con el nombre del DN en el Asunto y en el cuerpo del correo insertar el
hipervínculo con la ruta.
 Enviar dicho correo a los usuarios definidos previamente por el RD o Jefe de SIG con la aprobación
de la alta dirección.
 Si fuera necesario, se procede a firmar a cada usuario el registro “Lista de distribución virtual de
documentos normativos” código SGI-PA-001-04, para verificar la recepción virtual.
 Cuando se requiere realizar copias impresas se solicita vía email dirigido al RD, indicando el motivo y
la cantidad de copias que se va realizar, una vez aprobada la solicitud el encargado enumera la
cantidad de copias a entregar colocándole un sello en la parte última del documento.

3.7. Identificación de Cambios

 Los textos nuevos o modificados en el documento deben marcarse en cursiva y subrayado. Al eliminar
algún texto, párrafo o palabra se colocará un *.
 El Jefe de SIG se encargara de la publicación y distribución virtual de la nueva versión del DN.
 Cada vez que se emita un documento o revisión nueva el Jefe de SIG actualizará el registro “Lista
maestra de documentos Internos” código SIG-PA-001-01 o el registro “Lista maestra de registros”
código SIG -PA-001-02, según aplique.
 La responsabilidad de la identificación y actualización de los documentos de origen externo se lleva a
cabo del Jefe de SIG, previa comunicación del RD y DP.
 Actualizar la tabla de control de cambios que se encuentra al inicio de cada procedimiento para que
sea más fácil identificar los cambios realizados.
 Cuando el DN cuenta con 5 revisiones, se procederé a realizar una revisión general y regresar la
numeración a revisión 1.

3.8. Control de documentos obsoletos

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 Cuando se genera una nueva versión de determinado documento normativo, una vez emitida la nueva
versión, se retira la versión en la red y se coloca en su lugar el archivo correspondiente a la nueva
versión, a la vez se solicita vía correo la eliminación de las copias en caso existiera y se procede a
colocar con un sello documento obsoleto, para que se pueda llevar un buen control.
 El documento anterior (OBSOLETO) pasa a ser guardarse en una carpeta propia del RD llamada
“Documentos normativos obsoletos”.

3.9. Control de registros

Importante: este acápite tiene disposiciones para el control de los registros: formatos ya en uso por los
colaboradores a cargo. Los formatos de registro como tales se controlan como todos los demás
documentos normativos del ítem 3.6

3.9.1. Almacenamiento de registros:

 Registros físicos: impresos y llenados por los colaboradores de CIVELMEC a cargo, se almacenan
en los lugares de uso, en archivadores o similares, debidamente rotulados e identificados. Se
ordenarán por número correlativo, orden cronológico inverso, u otro criterio que resulte adecuado.
 Registros virtuales: se almacenan en la red de CIVELMEC . Los usuarios no pueden modificar el
formato de los registros virtuales.
Ambos se almacenarán por 3 años salvo la normativa legal indique lo contrario.

3.9.2. Protección de registros: cada responsable de área asegura la protección de sus registros mientras
estén en uso:
 Lugares adecuados protegidos de la luz solar, agua, humedad, etc.
 Restricción de accesos a lugares donde se tenga información confidencial.
 Los registros digitales deben estar protegidos contra modificaciones o eliminación inadvertida.

3.9.3. Recuperación de registros: para permitir la recuperación de los registros en caso sea necesario (para
medición y seguimiento, toma de datos, auditorías), cada responsable los mantendrá ordenados y
accesibles. Los registros virtuales tendrán ubicaciones y rutas definidas.

3.9.4. Retención de registros: los responsables de cada área deben definir qué registros retenerse y por
cuanto tiempo, por razones legales o por estar asociados a requisitos de las normas de referencia, el
tipo de información contenida, por condiciones contractuales o por otras consideraciones.

3.9.5. Disposición de registros: los responsables de cada área, en coordinación con el Jefe de SIG y el RD
determinarán la disposición de los registros después de su tiempo de retención.

Las decisiones tomadas al respecto de estos requisitos se plasman en la Lista maestra de registros.

3.10. Control de documentos externos

Todos los documentos llegan al Gerente General, los que son referidos a seguridad, salud en el trabajo y
medio ambiente y otros documentos que tengan implicancia en el sistema integrado de Gestión son
derivados al RD. Éste previa aprobación lo retransmite al Jefe de SIG.
El Jefe de SIG se encarga de actualizar la “Lista Maestra de Documentos Externos” código SIG-PA-001-03.
Los documentos de origen externo se van en clasificar en dos tipos, los que vienen dirigidos del cliente hacia
G&C y los que son emitidos por la empresa en respuesta de algún requerimiento u observación del cliente.

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La lista maestra de documentos externos actualizada se encontrara en el intranet de la empresa, en caso se

requiera algún documento se tendrá que solicitar autorización al Jefe de SIG para que pueda proporcionar la
copia de este documento.

6. FORMATOS Y DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

SIG-PA-001-01 Lista maestra de documentos Internos
SIG-PA-001-02 Lista maestra de registros
SIG-PA-001-03 Lista maestra de documentos externos
SIG-PA-001-04 Lista de distribución del documentos

7. ANEXOS
Ninguno.

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