Procedimiento Auidtoria Interna

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CONSORCIO CONSTRUCTOR AUTOVÍA NEIVA GIRARDOT
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CCANG-PGI-05 AUDITORIAS INTERNAS
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AUDITORÍAS INTERNAS
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CONTROL DE REVISIONES
Numerales que cambian
REV Descripción
o se adicionan Fecha
respecto a la revisión (dd-mm-aaaa)
anterior
0 Versión inicial --- 01-09-2016
VICTOR URBANO / DSGI DIEGO BEDOYA / DP
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Este documento impreso en cualquier medio se considera “COPIA NO CONTROLADA”
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TABLA DE CONTENIDO
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1. ALCANCE .......................................................................................................... 3
2. PROPÓSITO ...................................................................................................... 3
N
3. DEFINICIONES .................................................................................................. 3
4. REFERENCIA DE DOCUMENTOS ................................................................... 4
5. RESPONSABLES .............................................................................................. 4
O
6. AUDITORIAS INTERNAS .................................................................................. 4

6.1 Generalidades ................................................................................................. 4
6.2 Gestión del programa de auditorías ............................................................. 5
6.3 Realización de la auditoria ............................................................................ 6
C
6.3.1 Plan de auditoria y documentos de trabajo ................................................... 6

6.3.2 Ejecución de la auditoria ............................................................................... 7
O
6.3.3 Informe de auditoria ...................................................................................... 9

6.4 Seguimiento a hallazgos de auditoria .......................................................... 9
6.5 Competencia y evaluación de auditores .................................................... 10
N
6.5.1 Competencia del auditor.............................................................................. 10

6.5.2 Responsabilidades del equipo auditor ......................................................... 12
6.5.3 Evaluación del desempeño del equipo auditor ............................................ 13
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7. REGISTROS .................................................................................................... 14
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1. ALCANCE
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Este documento rige a partir del momento de su emisión y publicación en la
plataforma del sistema SINCO ERP, módulo “SGC”, en cada Área / Proceso vigente
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de la empresa, en el cual, como parte de la mejora continua y el seguimiento a la
eficiencia y conformidad con las disposiciones planificadas y los requisitos del
IA
Sistema de Gestión Integral (SGI), se realizan auditorías internas combinadas a los
sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.
Su alcance se extiende también, en el momento en que se presente la necesidad de
realizar auditorías a contratistas o proveedores, para lo cual se acordará los términos
de su realización, conservando los principios establecidos por la empresa.
N
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2. PROPÓSITO
Establecer lineamientos claros para la adecuada planificación y ejecución de

auditorías internas por personal competente, que sirva como una herramienta para
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verificar si el sistema de gestión integral implementado por la empresa, cumple con

las disposiciones planificadas.
O
3. DEFINICIONES
N
Se referencian las definiciones establecidas en la norma NTC-ISO 19011, entre los

cuales se destacan los siguientes:
T
 AUDITOR: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

R
 AUDITORÍA: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
O
la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

 AUDITORÍA INTERNA COMBINADA: auditoria interna en la cual se audita el
sistema de gestión integral de la empresa dentro del cual se incluye: calidad, SST
L
y medio ambiente.
 ALCANCE DE LA AUDITORÍA: extensión y límites de una auditoria.
A
 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: resultado de una auditoría, que

proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos
los hallazgos de la auditoría.
D
 CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito

 CRITERIOS DE AUDITORÍA: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
A
usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

 EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA: registros, declaraciones de hechos o cualquier
otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables.
 EQUIPO AUDITOR: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el
apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
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 HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: resultados de la evaluación de la evidencia de

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la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
 NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito.
 OBSERVACIÓN: situación que a juicio del auditor, justifica una aclaración o
P
investigación para mejorar el estado general y eficacia del sistema de gestión
auditado. Puede señalar la posibilidad de que ocurra una no conformidad, pero
IA
normalmente no requiere una respuesta por parte del auditado.
 PROGRAMA DE AUDITORÍA: detalles acordados para un conjunto de una o
más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propósito específico.
 PLAN DE AUDITORÍA: descripción de las actividades y de los detalles
N
acordados de una auditoría.

O
4. REFERENCIA DE DOCUMENTOS
 NTC-ISO 19011:2012, Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión.

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O
5. RESPONSABLES
 La Dirección de proyecto, asigna los recursos necesarios para la adecuada

N
implementación y normal ejecución de lo contemplado en este procedimiento.

 El Director del SGI con el apoyo del Coordinador del SGI, siguiendo lineamientos
y directrices de la Dirección de proyecto tiene la responsabilidad y autoridad de
T
iniciar el proceso de auditoría para lo cual planifica, implementa y hace

seguimiento al programa de auditorías internas, identificando los recursos
R
necesarios para su normal ejecución y asegurando que estos se proporcionen en

forma oportuna.
O
 El equipo auditor asignado para cada auditoria, en cabeza del auditor líder,
prepara los documentos de auditoria y realiza la auditoría de acuerdo con lo
establecido en este procedimiento.
L
 Los Directores de cada área auditada, asegura la asignación de la logística

necesaria para que las actividades de auditoria se lleven a cabo con éxito, así
A
mismo es responsable porque las acciones emprendidas para el tratamiento de

las observaciones y no conformidades detectas, se haga sin demoras
injustificadas.
D
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6. AUDITORIAS INTERNAS
6.1 Generalidades
Como primera medida, es importante aclarar que la auditoría es un ejercicio de

recolección de información netamente constructivo, enfocado a los procesos y/o

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actividades y no a las personas, que permitirá confirmar la conformidad del sistema

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de gestión integral y/o identificar una necesidad de mejoramiento o de acciones
correctivas. La información buscada es la evidencia objetiva de cumplimiento y no el
número máximo de no conformidades. Los auditores deben ser conscientes de esto
P
y en todas sus actividades deben hacer esfuerzos para crear una imagen positiva de
la auditoría, de otra forma puede no establecerse el clima para una comunicación
IA
efectiva.
Es de crucial importancia que la información recolectada sea precisa y basada en

hechos, ya que con base en los reportes de auditoría se tomarán decisiones
gerenciales importantes. Por lo tanto es absolutamente importante que las auditorías
N
sean realizadas únicamente por personal competente.

O
Las auditorías en general se realizan con el fin de:

 brindar confianza a la Alta Dirección y/o a las Direcciones de área, de que los
procesos se ejecutan tal cual se planificaron,
 en el caso de auditorías a proveedores / contratistas, brindar confianza a la
C
empresa sobre los productos / servicios que se reciben a su interior,

 detectar y observar problemas operacionales,
O
 suministrar retroalimentación para acciones correctivas y mejoramiento.
Uno o más de los siguientes motivos determinan la necesidad de una auditoría

N
interna:
 evaluar el sistema de gestión integral u otro sistema de gestión / administración
implementado por un proveedor o un subcontratista, para determinar si es
T
conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos de las normas,
 verificar la correcta implementación del sistemas de gestión integral a lo largo del
R
tiempo y su mantenimiento eficaz,

 evaluar la implementación de cambios significativos en el proyecto,
O
 dentro del marco de una relación contractual, para verificar que los sistemas de
gestión continúan cumpliendo con los requisitos especificados.
 como base del mejoramiento continuo, para verificar la eficiencia de las acciones
L
correctivas y preventivas derivadas de auditorías o actividades de inspección.

A
6.2 Gestión del programa de auditorías

D
La gestión del programa de auditorías es responsabilidad exclusiva del Director del

SGI. Para ello, cada inicio de año establecerá un programa de auditorías en el
A
formato CCANG-FGI-22, teniendo en cuenta los siguientes tópicos:

 Definición de los objetivos del programa de auditoria, dentro de los cuales se
puede incluir:
o Prioridades de la Gerencia
o Requisitos del sistema de gestión integral
o Requisitos legales, reglamentarios y contractuales
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o Necesidad de evaluar a los proveedores

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o Necesidades de otras partes interesadas
o Contribuir a la mejora del sistema
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 Definición de la amplitud del programa de auditoria, asegurando:
o La verificación del cumplimiento de todos los requisitos del sistema de gestión
IA
implementado, incluida toda su documentación.
o La frecuencia con que se realizaran las auditorías dependiendo entre otros de
la criticidad de las actividades desarrolladas, resultados de auditorías
anteriores, resultados de evaluación de riesgos, cambios significativos
presentados, exigencias de alguna de las partes interesadas, etc.
N
Así mismo es el encargado de establecer las responsabilidades y procedimientos y

O
asegurar que se proporcionan los recursos necesarios para llevar a cabo con éxito, el
proceso de auditoría. Para ello:
 comunica el programa de auditorías a las partes pertinentes,
 selecciona el auditor o equipo auditor competente, para este último caso, asigna
C
el auditor líder, teniendo en cuenta el principio de independencia de todo proceso

de auditor, en el que se indica que ningún auditor puede auditar su propio trabajo.
O
Por su parte, el Coordinador del SGI, apoya al Director del SGI con lo siguiente:
 comunicar por lo menos con quince (15) días de anticipación a través de
N
comunicación interna dirigida a los equipos auditores y áreas / procesos

auditados, el nombre de los auditores seleccionados y las fechas específicas para
realización de auditorías.
T
 brindar la inducción para el adecuado desarrollo de la auditoría,

 revisar los informes de auditoría,
R
 evaluar el desempeño de los equipos auditores,

 asegurar el control de los registros de las actividades de auditoría, y,
O
 hacer seguimiento a la eficacia del programa de auditorías en cuanto al

cumplimiento de objetivos y amplitud del programa de auditorías.
L
Es importante indicar que el programa anual de auditorías, es susceptible de

modificaciones derivadas de condiciones que ameriten ajustes y puede incluir
A
también la programación de auditorías externas al SGI.

D
6.3 Realización de la auditoria

A
6.3.1 Plan de auditoria y documentos de trabajo
Una vez que el Director del SGI, ha definido el equipo auditor y su líder (cuando hay
un solo auditor, necesariamente este actuará de líder), y ha dado las instrucciones
necesarias para el desarrollo de una auditoria específica, el auditor líder como
cabeza visible del equipo de auditoria, prepara un plan de auditoria, el cual
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documenta en el formato CCANG-FGI-23, teniendo en cuenta, entre otros los

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siguientes puntos:
 Objetivo de la auditoria: define qué es lo que se va a lograr con la auditoría,
incluyendo lo siguiente:
P
o la determinación del grado de conformidad del sistema de gestión del
auditado, o parte de él, con los criterios de auditoría,
IA
o la evaluación de la capacidad del sistema de gestión integral para asegurar el
cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales,
o la evaluación de la eficacia y/o eficiencia del sistema de gestión para lograr
los objetivos especificados,
o la identificación de áreas de mejora potencial del sistema de gestión.
N
 Alcance de la auditoria: describe la extensión y los límites de la auditoría, tales

como ubicación, áreas, actividades y procesos que van a ser auditados, así como
O
el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.

 Criterios de la auditoria: detalla los documentos frente a los cuales se determina
la conformidad. Y pueden incluir: políticas, procedimientos, normas, leyes y
reglamentos, plan del SGI, requisitos contractuales, etc.
C
 Asignación de responsabilidades a cada miembro del equipo auditor.

O
Así mismo define:

 Fecha y hora de la auditoria,
 identificación de personas del grupo auditado, que tengan responsabilidades
N
directas o significativas con respecto a los elementos a auditar, con el fin de

asegurar su presencia en el momento de la auditoria.
T
Dicho plan debidamente diligenciado y firmado por parte del equipo auditor, debe ser
enviado al área/proceso respectivo que va a ser auditado, con por lo menos una (1)
R
semana de anticipación.
O
El plan debe ser flexible para incluir cambios de última hora, sobre todo en el
momento del inicio de la auditoria en el sitio. Si se presentan cambios del plan del
originalmente previsto, estos se deben comunicar en la reunión de apertura de la
L
auditoria.
A
Una vez establecido el plan y después de que cada miembro del equipo auditor tiene
conocimiento de sus responsabilidades en la auditoria, cada uno prepara listas de
verificación, teniendo como base los criterios de auditoria, esto con el fin de servir de
D
guía y asegurar que se cubren todos los elementos a auditar. Las listas de
verificación de auditoria, se diligencian en el formato CCANG-FGI-24.
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6.3.2 Ejecución de la auditoria
La auditoría en el sitio, incluye los siguientes pasos:

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 Reunión de apertura, a la cual concurren tanto el equipo auditor como los

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auditados, donde de manera breve (máximo quince (15) minutos), el auditor líder
presenta el equipo auditor, se revisa el alcance, objetivos y criterios de la
auditoría, se explican brevemente los métodos y procedimientos que van a ser
P
usados incluyendo la aclaración al auditado de que las evidencias de la auditoría
solo se basarán en una muestra de la información disponible, por tanto, existe un
IA
elemento de incertidumbre de la auditoría, de igual forma se indican hora y fecha
de la reunión de cierre y se aclaran dudas sobre la realización de la auditoría.
 Obtención de la evidencia objetiva: la cual se reúne a través de entrevistas,
revisión, observación de actividades y condiciones en las áreas respectivas y
revisión documental, entre otras.
N
 Generación de hallazgos de auditoria, los cuales se documentan en el formato

CCANG-FGI-24 y una vez las actividades hayan sido auditadas, el equipo auditor
O
revisa todos los hallazgos ya que estos pueden indicar tanto la conformidad como
la no conformidad con los criterios de la auditoría. En el momento en que el
auditor evidencie una desviación o posible desviación de alguno de los requisitos
establecidos en los criterios de auditoria, se debe informar inmediatamente al
C
auditado, con el fin de que este tenga conocimiento y evitar así sorpresas por
malos entendidos cuando se presenten los hallazgos de auditoria en la reunión
O
de cierre.
 Reunión de enlace: debe ser realizada únicamente entre el equipo auditor, por lo
menos una (1) hora antes de que se inicie la reunión de cierre, esto con el fin de
N
recopilar hallazgos de todo el grupo auditor, generar las conclusiones de

auditoria, revisar las No Conformidades y todo lo pertinente a presentar en la
reunión de cierre.
T
 Reunión de cierre, la cual se realiza entre el equipo auditor y los auditados. Dicha
reunión es presidida por el auditor líder y en ella se presentan los hallazgos y
R
conclusiones de la auditoría. Si el hallazgo indica no conformidad ésta se

documenta en forma clara, concisa y respaldada por la evidencia objetiva, de
O
aquí la importancia de que esta desviación haya sido informada al auditado en el

transcurso de la auditoria. Las No Conformidades se identifican en términos de
requisitos especificados en las normas, manuales, planes, procedimientos,
L
instructivos u otros documentos utilizados como criterio de auditoria,

diligenciando el formato CCANG-FGI-28. Antes de concluir la reunión, el (los)
A
reporte (s) de no conformidad debe(n) ser firmado (s) tanto por el auditor líder
como por el auditado responsable en señal de aceptación y entregados en este
mismo momento. Reportes levantados después de concluida la reunión y que no
D
haya sido informados y conciliados en su momento, no son válidos.

 Antes de concluir la reunión de cierre, el auditor líder entrega a las personas del
A
grupo auditado que participaron en la auditoria, una encuesta con el fin de medir
la percepción del auditado respecto al desempeño de cada integrante del equipo
auditor, según corresponda, utilizando para ello, el formato CCANG-FGI-26.

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Observaciones importantes:
O
 En el desarrollo de la auditoría, es de vital importancia y completa
responsabilidad del equipo auditor manejar correctamente la cantidad de
personal auditado, para no entorpecer las actividades normales que se
P
desarrollan, no permitir que el objetivo de la auditoría se disperse y manejar
correctamente el tiempo de ejecución programado.
IA
 La verificación de actividades “in situ” debe incluir la revisión de las actividades
planteadas por los auditados respecto a las No conformidades encontradas en la
auditoria interna inmediatamente anterior y se debe documentar los resultados de
dicho seguimiento, en el informe de auditoría.
 El equipo auditor se puede reunir cuando sea necesario para revisar los
N
hallazgos de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma (reuniones de

enlace), pero siempre antes de la reunión de cierre con el fin de revisar los
O
hallazgos de la auditoría y acordar las conclusiones de ella.

 La asistencia a las reuniones de apertura y cierre se deben evidenciar en el
formato CCANG-FGI-06.
C
6.3.3 Informe de auditoria

O
Una vez concluidas las actividades de auditoria en el sitio, el equipo auditor en

cabeza del auditor líder, elaboran un informe preciso, conciso y claro, que describa
N
los hallazgos y conclusiones de auditoria, utilizando para ello, el formato CCANG-

FGI-25. Este informe debe ser enviado en medio físico al área/proceso auditada, a
más tardar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la reunión de cierre, con
T
copia escaneada a la Dirección del SGI y la Coordinación del SGI. Se aclara

nuevamente que los reportes de no conformidad generados en la auditoria deben
R
quedar conciliados y firmados entre equipo auditor y auditados, el mismo día en que
se hace la reunión de cierre.
O
El informe debe ser enviado con los siguientes soportes:

 Plan de auditoria interna (CCANG-FGI-23)
L
 Lista de verificación de auditoria (CCANG-FGI-24), de cada uno de los integrantes

del equipo auditor
A
 Asistencia a reunión de apertura (CCANG-FGI-06)

 Asistencia a reunión de cierre (CCANG-FGI-06)
 Reporte de No Conformidad (CCANG-FGI-28) -si se presenta-
D
 Encuestas de desempeño de cada miembro del equipo auditor (CCANG-FGI-26),

diligenciadas por las personas auditadas.
A
6.4 Seguimiento a hallazgos de auditoria
El responsable del área/proceso auditado, asegura que se emprendan las acciones

respecto a las conclusiones de la auditoría, en las cuales se pudo haber indicado la
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necesidad de acciones correctivas, preventivas o de mejora según sea aplicable.

O
Dichas acciones se deben realizar de acuerdo a los lineamientos establecidos en el
procedimiento CCANG-PGI-04. El responsable auditado, debe dejar soporte de
realización cada una de las actividades planteadas para el seguimiento y cierre de la
P
No conformidad.
IA
Teniendo en cuenta la trascendencia de lo hallado, se decide la realización de visitas
de seguimiento, para verificar que las acciones correctivas propuestas han sido
implementadas y confirmar la eficacia de dichas acciones. Las visitas de seguimiento
pueden ser en la fecha propuesta para la culminación de las acciones correctivas, en
la siguiente auditoría o en la fecha que el auditor lo determine.
N
El Coordinador del SGI efectúa un seguimiento a la implementación de las acciones

O
asociadas con el informe de auditoría interna, por medio de un control adecuado. El

seguimiento a las acciones correctivas se documenta en el mismo reporte de no
conformidad, hasta su cumplimiento formalizando el cierre correspondiente.
C
Cuando no se pueda efectuar visitas de seguimiento, y de acuerdo a lo explicado en

el numeral anterior, durante el desarrollo de las actividades “in situ”, el equipo auditor
O
debe hacer una verificación de que las actividades planteadas por los auditados para
eliminar las No conformidades de la auditoria inmediatamente anterior, sí se hayan
ejecutado de acuerdo a lo planificado, registrando esta verificación en el respectivo
N
informe de auditoría.
T
6.5 Competencia y evaluación de auditores

R
6.5.1 Competencia del auditor

O
La fiabilidad del proceso de auditoría y la confianza en el mismo dependen de la

independencia y competencia de aquellos que llevan a cabo la auditoría.
L
La independencia debe ser demostrable, por lo cual ningún auditor interno que
pertenezca a la misma área donde se realiza una auditoria interna, puede participar
A
como miembro del equipo auditor de dicha auditoria, ni tampoco el Director o el

Coordinador del SGI ya que quien desempeñe estos cargos, son responsables tanto
por la implementación como por el mantenimiento y mejoramiento del SGI en
D
representación de todas las áreas de la empresa, en otras palabras, son los

responsables de este proceso.
A
La Competencia se basa en la demostración de:
Atributos personales: ética, mentalidad abierta, diplomacia, observación,

percepción, versatilidad, tenacidad, decisión y seguridad.

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Aptitud para aplicar conocimientos y habilidades

O
Genéricos: en las siguientes áreas:
o Principios, procedimientos y técnicas de auditoría: Aptitud para llevar a cabo una
P
auditoría de acuerdo con los procedimientos internos, comunicándose con
compañeros conocidos del lugar de trabajo.
IA
o Documentos de los sistemas de gestión y de referencia: Aptitud para aplicar las
partes pertinentes de las normas, manual, el plan y los procedimientos
relacionados al sistema de gestión auditado.
o Situaciones de la empresa: Aptitud para operar de forma eficaz dentro de la
cultura organizacional de AUTOVÍA BUCARAMANGA PAMPLONA S.A.S.
N
o Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables pertinentes al sistema de gestión

integral Aptitud para identificar y entender la aplicación de las leyes y reglamentos
O
pertinentes relativos a los procesos, productos, medio ambiente y/o seguridad

industrial y salud en el trabajo
Específicos para el caso de sistemas de gestión de Calidad

C
o Métodos y técnicas relacionadas con la calidad: aptitud para describir los métodos
de control de la calidad internos y diferenciar entre los requisitos para
O
ensayos/pruebas en procesos finales

o Procesos y productos incluyendo servicios: aptitud para identificar los productos,
su proceso de producción, especificaciones y uso final.
N
Específicos para el caso de sistemas de gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo y gestión ambiental
T
o Métodos y técnicas de gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y medio

ambiente: aptitud para entender los métodos para la evaluación del desempeño
R
ambiental y de Salud en el trabajo y seguridad industrial.

o Aspectos técnicos, ambientales y de seguridad y salud en el trabajo de las
O
operaciones: aptitud para reconocer los aspectos ambientales y la identificación

de peligros y evaluación de riesgos e impactos ambientales dentro de la empresa.
L
Teniendo en cuenta lo anterior AUTOVÍA BUCARAMANGA PAMPLONA S.A.S., ha

definido la siguiente competencia que un auditor interno necesita para hacer parte
A
de un equipo auditor en la empresa:

D
PARÁMETRO AUDITOR AUDITOR LÍDER

Educación Secundaria Secundaria
Experiencia laboral total
A
(puede ser fuera de la 1 año 1 año

Empresa)
Haber participado y aprobado Haber participado y aprobado un curso
un curso de Auditor Interno en de Auditor Interno en sistemas de
Formación del auditor sistemas de gestión integrales gestión integrales con una intensidad
con una intensidad mínima de mínima de 24 horas
24 horas.

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PARÁMETRO AUDITOR AUDITOR LÍDER

O
Una (1) auditoría completa
Haber participado como miembro de un
Experiencia en como auditor en formación bajo
equipo auditor en por lo menos tres (3)
auditorías la dirección y orientación de un
auditorías combinadas.
P
auditor líder competente.
NOTA 1: El auditor en formación es el que ha cursado y aprobado un curso de

IA
auditor interno pero no ha participado como miembro de un equipo auditor, por lo
tanto está recopilando experiencia para ser auditor interno, y debe ser direccionado
u orientado por uno de los auditores líderes de la empresa.
NOTA 2: El curso de auditor interno en sistemas de gestión integrales puede ser
N
dictado por personal competente (por ejemplo con cursos de auditor líder,
profesional especializado en sistemas de gestión integrales, etc.) que pertenezca a
la misma empresa.
O
6.5.2 Responsabilidades del equipo auditor

C
Un equipo auditor tiene numerosas responsabilidades cuando conduce una

auditoría. Primero debe seguir un protocolo normalizado según lo indicado en el
O
numeral 6.3 y por otra parte cada uno de sus miembros tiene unas funciones y
responsabilidades específicas que cumplir, como se detallan a continuación:
N
6.5.2.1 Auditor líder

T
 Coordinar todas las actividades de la auditoría en el sitio,

 asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad de auditar procesos,
R
funciones, lugares, áreas o actividades específicas, considerando la necesidad

de independencia y competencia de los auditores, el uso eficaz de los recursos,
O
así como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores

en formación y expertos técnicos,
 preparar el plan y la metodología de la auditoría,
L
 servir de enlace entre el auditado y el equipo auditor,

 verificar el alcance de la auditoría con el auditado y asegurar que todos los
A
elementos incluidos dentro del alcance son auditados, haciendo los ajustes
necesarios en el momento que se requieran,
D
 servir de punto focal para manejar todas las iniciativas y/o discusiones técnicas,
 responder por la elaboración y distribución del informe de auditoría en los
tiempos establecidos,
A
 tomar decisiones finales en cuanto a levantamiento o no de no conformidades,

 direccionar y orientar a los auditores en formación.

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6.5.2.2 Miembro del equipo auditor (auditor)

O
 seguir el protocolo y metodología de auditoría establecida,
 verificar de forma ética, imparcial, y con el debido juicio, que el sistema de gestión
P
auditado este de acuerdo con los objetivos y criterios de la auditoria,
 describir los hallazgos de auditoria en forma clara y concisa y comunicárselos al
IA
auditado y al auditor líder,
 apoyar al auditor líder en todas sus decisiones
6.5.3 Evaluación del desempeño del equipo auditor

N
Esta evaluación individual por cada auditor de acuerdo al rol que haya desempeñado
O
en la auditoría, es responsabilidad exclusiva del Coordinador del SGI.
Para ello, analiza, entre otros:

 las evaluaciones del desempeño de auditores, diligenciadas por los auditados en
C
cada auditoría (registro CCANG-FGI-26),

 observación del desempeño de auditorías, ante lo cual si no hace parte del
O
equipo auditor, se puede apoyar en entrevistas con miembros del equipo auditor,
 revisión de informes de auditoría y documentos de trabajo.
N
Una vez recopilada y analizada esta información, los resultados se registran en el

formato CCANG-FGI-27.
T
Los resultados de los indicadores de desempeño de cada auditor, son consolidados

anualmente por el Coordinador del SGI, quien presenta un informe con los
R
resultados promedio obtenidos por cada auditor, haciendo uso para ello de las
técnicas estadísticas necesarias. Dicho informe se da a conocer a la Dirección del
O
SGI y al grupo de auditores.
El indicador de desempeño se mide a través de los siguientes rangos:

L
Interpretación del
Rango de calificación Acción a tomar
A
desempeño
Entre 5.00 y 4.50 Excelente Ninguna
D
Entre 3.50 y 4.49 Bueno Ninguna

Si se desempeñó como auditor líder, no
puede volver a serlo hasta tanto la
Entre 3.00 y 3.49 Regular
A
calificación como miembro del equipo

auditor no esté por encima de 3.50
Requiere re-entrenamiento específico por
Entre 2.00 y 2.99 Malo lo menos de 8 horas
No puede volver a desempeñar ningún
rol en el equipo auditor, hasta tanto no
Menor a 2.00 Deficiente haya cursado y aprobado un re-
entrenamiento de 16 horas.

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7. REGISTROS
O
La información que evidencia la aplicación del procedimiento, se diligencia en los
siguientes formatos:
P
 CCANG-FGI-06, Asistencia a reunión
 CCANG-FGI-22, Programa anual de auditorias
IA
 CCANG-FGI-23, Plan de auditoria interna
 CCANG-FGI-24, Lista de verificación de auditoria interna
 CCANG-FGI-25, Informe de auditoría interna
 CCANG-FGI-26, Encuesta de desempeño del auditor interno
N
 CCANG-FGI-27, Análisis del desempeño del auditor interno

 CCANG-FGI-28, Reporte de No conformidad
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Procedimiento Auidtoria Interna

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Procedimiento Auidtoria Interna

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REV. No.

6. AUDITORIAS INTERNAS .................................................................................. 4

6.3.1 Plan de auditoria y documentos de trabajo ................................................... 6

6.3.3 Informe de auditoria ...................................................................................... 9

6.5.1 Competencia del auditor.............................................................................. 10

VICTOR URBANO / DSGI DIEGO BEDOYA / DP

Establecer lineamientos claros para la adecuada planificación y ejecución de

verificar si el sistema de gestión integral implementado por la empresa, cumple con

Se referencian las definiciones establecidas en la norma NTC-ISO 19011, entre los

 AUDITOR: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

 AUDITORÍA: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: resultado de una auditoría, que

 CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito

usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

 HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: resultados de la evaluación de la evidencia de

acordados de una auditoría.

 NTC-ISO 19011:2012, Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión.

 La Dirección de proyecto, asigna los recursos necesarios para la adecuada

implementación y normal ejecución de lo contemplado en este procedimiento.

iniciar el proceso de auditoría para lo cual planifica, implementa y hace

necesarios para su normal ejecución y asegurando que estos se proporcionen en

 Los Directores de cada área auditada, asegura la asignación de la logística

mismo es responsable porque las acciones emprendidas para el tratamiento de

Como primera medida, es importante aclarar que la auditoría es un ejercicio de

VICTOR URBANO / DSGI DIEGO BEDOYA / DP

actividades y no a las personas, que permitirá confirmar la conformidad del sistema

Es de crucial importancia que la información recolectada sea precisa y basada en

sean realizadas únicamente por personal competente.

Las auditorías en general se realizan con el fin de:

empresa sobre los productos / servicios que se reciben a su interior,

 suministrar retroalimentación para acciones correctivas y mejoramiento.

Uno o más de los siguientes motivos determinan la necesidad de una auditoría

tiempo y su mantenimiento eficaz,

correctivas y preventivas derivadas de auditorías o actividades de inspección.

6.2 Gestión del programa de auditorías

La gestión del programa de auditorías es responsabilidad exclusiva del Director del

formato CCANG-FGI-22, teniendo en cuenta los siguientes tópicos:

o Necesidad de evaluar a los proveedores

Así mismo es el encargado de establecer las responsabilidades y procedimientos y

el auditor líder, teniendo en cuenta el principio de independencia de todo proceso

comunicación interna dirigida a los equipos auditores y áreas / procesos

 brindar la inducción para el adecuado desarrollo de la auditoría,

 evaluar el desempeño de los equipos auditores,

 hacer seguimiento a la eficacia del programa de auditorías en cuanto al

Es importante indicar que el programa anual de auditorías, es susceptible de

también la programación de auditorías externas al SGI.

6.3 Realización de la auditoria

6.3.1 Plan de auditoria y documentos de trabajo

documenta en el formato CCANG-FGI-23, teniendo en cuenta, entre otros los

 Alcance de la auditoria: describe la extensión y los límites de la auditoría, tales

el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.

 Asignación de responsabilidades a cada miembro del equipo auditor.

Así mismo define:

directas o significativas con respecto a los elementos a auditar, con el fin de

6.3.2 Ejecución de la auditoria

La auditoría en el sitio, incluye los siguientes pasos:

VICTOR URBANO / DSGI DIEGO BEDOYA / DP

 Reunión de apertura, a la cual concurren tanto el equipo auditor como los

 Generación de hallazgos de auditoria, los cuales se documentan en el formato

recopilar hallazgos de todo el grupo auditor, generar las conclusiones de

conclusiones de la auditoría. Si el hallazgo indica no conformidad ésta se

aquí la importancia de que esta desviación haya sido informada al auditado en el

instructivos u otros documentos utilizados como criterio de auditoria,