Importancia de la comunicación en las organizaciones

Por Vilma Garcia - 14 Setiembre, 2010

Es un componente presente en todas las actividades humanas, y en el ámbito organizacional,

sencillamente constituye la esencia y el impulso que hace posible la organización, operatividad
y control de las actividades
Comunicación organizacional
Para compartir y hacer comunes ideas y situaciones, los seres humanos se valen de la
comunicación, término cuyo significado remite al proceso verbal, escrito, visual o gestual, a través
del cual se transmiten pensamientos y emociones. En las organizaciones, este proceso
constituye la base o médula, y representa la herramienta más eficaz para alcanzar las metas
establecidas, ya que empleada correctamente, la comunicación estimula la participación y
favorece la unificación de criterios con miras a un bien común.

Tareas tan sencillas como establecer propósitos, mantener la retroalimentación y aplicar

correctivos, pasan por abrir canales efectivos de comunicación. La mejor y más brillante de las
ideas, no significa absolutamente nada, si no se transmite y promociona.

En ese sentido, el proceso comunicacional persigue tres objetivos generales:

Plantear y resolver los problemas

Motivar la acción
Influir sobre las opiniones
La comunicación es el punto de partida para impulsar la misión y visión de la organización, a
través de la integración de planes, acciones y promoción de la información y de la imagen. Para
tal fin, es necesario considerar algunos elementos de relevancia, que garanticen la correcta
fluidez de los mensajes.

Líderes y directivos comprometidos con la filosofía de la organización y con la tarea de lograr el

mismo nivel de compromiso por parte de los demás integrantes del equipo
Coherencia entre los planteamientos y las acciones
Fomento del diálogo directo
Información permanente y actualizada accesible a todo el personal
Confianza para hacer y recibir planteamientos, ideas y sugerencias
Canales abiertos que faciliten el ejercicio de todos los puntos anteriores
Como se desprende de los elementos citados, la buena comunicación en una empresa u
organización, facilita la integración de sus miembros y genera un ambiente positivo para las
relaciones, que sin duda se refleja de manera directa en el plano económico.

Por el contrario, el resultado de una comunicación deficiente, puede generar:

Bajo rendimiento individual y grupal

Relaciones conflictivas
Desconocimiento del rumbo y las directrices de la organización
Pérdidas económicas
Fracaso de una gestión
Distorsiones de la comunicación
Existen una serie de mecanismos que pueden interferir de manera negativa en las dinámicas de
comunicación grupales, al momento de dar o recibir información, por lo cual resulta de mucha
utilidad identificarlos y poder contrarrestar sus efectos. Los siguientes son los más comunes:

Filtros
Son formas sutiles de manipulación del mensaje para que sea recibido según las necesidades
y/o deseos del emisor. Una tarea puede ser comunicada de manera parcial, o con exceso de
detalles, para que sea rechazada o asumida sin objeciones. Intereses particulares o inferencias
en cuanto a la importancia de la información, son las principales motivaciones para crear un filtro.
Mientras más niveles de jerarquía existen en una organización, más frecuente es esta distorsión.
Barreras de defensa
Se da cuando las personas interpretan un mensaje como amenaza y reaccionan estableciendo
barreras que automáticamente impiden o dificultan el entendimiento. Esta conducta puede
explicarse, si previamente se han recibido juicios de valor, cuestionamientos, o falta de respuesta
a los planteamientos. Estas distorsiones pueden evitarse con un manejo apropiado de las
múltiples herramientas que ofrece la comunicación.

Lenguaje
Como todo sistema de códigos, el lenguaje puede facilitar o dificultar que dos o más personas
se comuniquen de manera efectiva. Las palabras no sólo tienen significado, también poseen
connotaciones según factores como la edad, la educación y la procedencia. En organizaciones
internacionales, el lenguaje local puede ser un impedimento entre compañeros, así como lo son
las diferencias de jerarquías. Todo ello solo crea interferencias en la transmisión de la
información.

Medios electrónicos
Son innumerables las ventajas que en materia de comunicación ofrecen los medios electrónicos.
Sin embargo, los mismos pueden constituir también una distorsión a la hora de comunicarse de
manera efectiva, y un claro ejemplo de ello es el correo electrónico, que elimina por completo los
componentes no verbales tan importantes en este proceso (gestos y posturas corporales), y limita
la expresión de emociones a través de la entonación de la voz.

Estos elementos en apariencia insignificantes, conforman un conjunto de códigos que tienen el

poder de comunicar mensajes de manera clara y directa. Cuando se quieren ocultar algunas
emociones o reacciones, el correo funciona a la perfección, a manera de camuflaje, lo que es
una distorsión. Pero nada puede compararse al poder que tiene un apretón de manos, una
mirada o un gesto, a la hora de expresar solidaridad, admiración, respeto y confianza entre los
seres humanos.

Beneficios colectivos
El liderazgo que aspira a mejorar la comunicación en la organización, puede emprender acciones
sencillas pero efectivas para lograrlo, comenzando por optimizar sus propios mensajes,
asegurándose de saber con exactitud qué es lo que se desea comunicar. Luego se aplicarán
unas reglas básicas:

Verificar la recepción de los mensajes: para asegurarse de que los receptores recibieron e
interpretaron el mensaje correctamente
Garantizar la retroalimentación: es decir, que la comunicación sea efectivamente bilateral,
abriendo canales entre los emisores (gerentes) y los receptores (empleados). Las organizaciones
actualizadas en esta materia, establecen mecanismos para garantizar que esta dinámica se
ejecute, pues entienden que la retroalimentación es fundamental para unificar criterios
Partir de la empatía a la hora de comunicarse: ello implica la habilidad de ponerse en el lugar del
receptor y su posible interpretación del mensaje. Esta habilidad pasa por conectarse con la otra
persona, afianzando las cosas comunes antes que las diferencias. La empatía es una
herramienta poderosa de la comunicación.
Saber escuchar: la escucha no se limita al estricto sentido práctico, debe hacerse con una
verdadera intención de entendimiento, demostrando atención e interés, absteniéndose de emitir
juicios, de manera que la persona pueda expresarse con tranquilidad. Una vez cumplida esta
fase, esa misma persona estará abierta y receptiva a las opiniones y sugerencias, porque sentirá
que ha sido “escuchada”
Lograr la credibilidad de la fuente emisora: esta cualidad genera confianza y por ende, reduce
posibles resistencias y críticas, y estimula la cooperación
Contexto: se refiere al momento y las circunstancias adecuadas para transmitir un mensaje. La
enorme cantidad de información que circula constantemente, hace que muchos tópicos
importantes se pierdan o diluyan. La recepción de un mensaje es mucho más efectiva cuando
no existen interferencias. Cuando una organización debe implementar cambios importantes o
explicar nuevas políticas, apela a convenciones, retiros o talleres, es decir, espacios que
garanticen la correcta recepción de la información. De no ser posible reunirse físicamente, una
comunicación escrita de manera llamativa e innovadora, partiendo de la empatía, puede captar
la atención deseada y lograr los mismos efectos.
Reglas Claras
Dado que para cualquier organización es de vital importancia mantener una permanente y
efectiva comunicación en todos y cada uno de sus ámbitos de acción, vale la pena que los líderes
conozcan y pongan en práctica aquellos recursos y estrategias que los ayuden a lograr este
propósito, asumiendo plenamente la necesidad de comunicarse asertivamente, buscando
asesoría especializada, implementando programas y directrices orientadas a ello, e incorporando
la comunicación como un valor social agregado al patrimonio organizacional.