Cartilla Tecnologías de la información y la comunicación (TIC II)

Aprendices

María Fernanda Enciso Camelo

Yésica Daniela Quintero Aristizábal
Leidy Daniela Salcedo Vásquez
Jessica Sandoval Alvarado

Instructor

Edilson Zea

Ficha: 1368073

Tecnólogo En Gestión Administrativa

Centro de Gestión Administrativa

Coordinación de Asistencia y Gestión Administrativa

Bogotá D.C.

2018

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 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.........................................................................................................3
OBJETIVO GENERAL .................................................................................................4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................5
MICROSOFT OFFICE .................................................................................................6
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LA INTERFAZ DE USUARIO DE EXCEL ...........6
FORMATOS Y TIPOS DE DATOS QUE MANEJA MICROSOFT OFFICE EXCEL ....7
GRÁFICOS ..................................................................................................................8
TABULACIÓN DE DATOS ........................................................................................10
LINEA DE TENDENCIA ............................................................................................11
FORMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL .................................................................11
FÓRMULAS DE EXCEL BÁSICAS ...........................................................................12
FUNCIONES BÁSICAS EN EXCEL ..........................................................................14
FUNCIONES COMPLEMENTARIAS ........................................................................15
CATEGORIA DE FUNCIONES .................................................................................16
VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL .......................................................................18
MACROS EN EXCEL ................................................................................................18
APLICACIÓN DE MACRO ........................................................................................19
SISTEMATIZACIÓN DE LA FACTURA .....................................................................21
MACRO CON VISUAL BASIC ...................................................................................21
CONCLUSIÓN...........................................................................................................25
CIBERGRAFIA ..........................................................................................................26

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 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se realizó con el fin de obtener conocimientos en la competencia

de aplicar tecnologías de la información y la comunicación teniendo en cuenta las
necesidades administrativas, en el mundo de hoy nos damos cuenta que es una
materia indispensable para nuestro entorno laboral y académico.
Este medio es importante para el ámbito empresarial ya que permite realizar las
actividades dadas por la compañía con una mayor agilidad.

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 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar con agilidad y destreza los diferentes tipos de herramientas del paquete
de Excel y de esta manera adquirir los conocimientos requeridos por la competencia.

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 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

➢ Obtener mayor conocimiento en la herramienta Excel.

➢ Realizar con agilidad las actividades propuestas en la competencia.
➢ Tener la capacidad para elaborar diferentes archivos.
➢ Conocer los documentos que existen en una compañía.

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 MICROSOFT OFFICE

Microsoft Office es un paquete de herramientas que realizan ciertas tareas ofimáticas

permitiendo automatizar y perfeccionar las actividades habituales de una oficina.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LA INTERFAZ DE USUARIO DE EXCEL

❖ Funciones

• Barra de título: muestra el nombre de archivo de la hoja de cálculo que se está

editando y el nombre del software que está usando.

• Ficha Archivo: haga clic en este botón cuando esté usando comandos básicos,
tales como Nuevo, Abrir, Guardar como, Imprimir y Cerrar.

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 • Barra de herramientas de acceso rápido: aquí se encuentran los comandos que
se usan frecuentemente como Guardar y Deshacer. También puede agregar
sus comandos favoritos.

• Cinta de opciones: en ella se encuentran los comandos necesarios para el

trabajo que va a realizar. Es lo mismo que “Menús” o “barras de herramientas”
en otro software.

FORMATOS Y TIPOS DE DATOS QUE MANEJA MICROSOFT OFFICE EXCEL

❖ ¿Cuál es el formato de Excel?

El formato son las hojas de cálculo que se pueden abrir en Excel 2010.Document
Format (PDF). Este formato de archivo conserva el formato del documento y permite
compartir archivos.

Los formatos de archivo disponibles en el cuadro de diálogo guardar como varían en

función del tipo de hoja que esté activa (una hoja de cálculo, de gráfico o de cualquier
otro tipo) también están los siguientes formatos:
✓ Formato de celda.
✓ Formato de filas y columnas.
✓ Formatos de archivo.

❖ Tipos de datos

Existen dos tipos de manejo de MICROSOFT OFFICE EXCEL

✓ Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda.
Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor
constante se lo modifica manualmente.

✓ Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones

u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros valores
existentes como los siguientes:
✓ Texto.
✓ Números.
✓ Fechas.
✓ Horas.
✓ Valores Lógicos “Verdadero y Falso”.
✓ Fórmulas y funciones
✓ Valores de error
✓ Mandatos u Órdenes.

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 GRÁFICOS

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y
así facilitan el análisis de grandes cantidades de información.

❖ Tipos de gráficos

✓ Gráficos de columnas:
Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de
tiempo determinado.

✓ Gráficos de líneas:
Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.

✓ Gráficos Circulares:
Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos,
en función de la suma de los elementos.

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 ✓ Gráficos de Barras:
Ilustran comparaciones entre elementos individuales.

✓ Gráficos de áreas:
Destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

✓ Gráficos Dispersión:
Muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan
dos grupos de números.

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 TABULACIÓN DE DATOS

La tabulación consiste en presentar los datos estadísticos de forma de tablas o

cuadros.

❖ Ejemplos de gráficos

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 LINEA DE TENDENCIA

Es la herramienta de análisis que permite visualizar puntos en una gráfica que van
más allá de los datos reales y que representan los posibles valores futuros de acuerdo
a su tendencia.

❖ Grafica de línea de tendencia

FORMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir, que
podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo.

❖ ¿Que son las funciones en Excel?

Las funciones de Excel son procedimientos que ya están incorporados en la hoja de

cálculo y que fueron diseñados para realizar algún cálculo específico. Nadie puede
cambiar el comportamiento de las funciones de Excel, porque su funcionamiento ya
está programado dentro de la herramienta, pero podemos aprender a utilizar la
amplia gama de funciones.

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 ❖ ¿Que son las formulas en Excel?

Una fórmula realiza cálculos u otras acciones con los datos de su hoja de cálculo. Una
fórmula siempre empieza con un signo igual (=), que puede ir seguido de números,
operadores matemáticos (como los signos + o - para sumar o restar) y funciones
integradas de Excel, que pueden ampliar el poder de una fórmula.

Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, después, suma 5 al resultado

para dar con la respuesta, 11.

=2*3+5

A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden

escribir en una hoja de cálculo.

=A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.

=SUM(A1:A10) . Usa la función SUMA para devolver la suma de los valores de A1

a A10.

=HOY() . Devuelve la fecha actual.

=MAYUSC("hola") Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la función

MAYUSC.

FÓRMULAS DE EXCEL BÁSICAS

❖ Fórmula Suma Excel

Sirve para sumar números de todo tipo, ya sean enteros o decimales. Para utilizar
esta fórmula necesitamos usar el símbolo +. Por ejemplo, podemos sumar dos
números como en la siguiente imagen.

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 ❖ Fórmula Resta Excel

Al igual que en el caso anterior, también podremos hacer restas en Excel y no

necesariamente tienen que ser solo de dos números, sino que también pueden ser de
tantos como quieras como en el siguiente ejemplo que te muestro de fórmulas de
Excel.

❖ Fórmulas Excel: Multiplicación y división

Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas
fórmulas de Excel. Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático
cuyo símbolo en Excel es el asterisco ( * ) y para la división la barra inclinada ( / ).

En la siguiente imagen podemos ver la fórmula Excel de multiplicación y la fórmula

Excel de división.

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 ❖ Fórmulas de Excel con operadores lógicos

También podemos crear fórmulas de Excel con los operadores lógicos, pero ¿qué
son los operadores lógicos? Las fórmulas en Excel con operadores lógicos son los
que llevan los símbolos:

✓ Mayor que (>)

✓ Menor que (<)
✓ Diferente de (<>)
✓ Igual a (=)

FUNCIONES BÁSICAS EN EXCEL

Suma: Con esta función lo que calculamos es la suma de todos los números de un
conjunto de datos (también denominado rango) Se representa en la hoja de Excel:

=SUMA (celda(s): celda(s))

Resta: Análogamente a la suma, pero con el signo - en vez del signo:. Y será:

=RESTA (celda(s)-celda(s))

Producto: Multiplica todos los números obteniendo el producto de dichos números.

Aparecerá:

=PRODUCTO (celda(s); celda(s))

División: De forma similar al producto. La fórmula aparecerá:

=DIVIDIR ((celda(s)/celda(s))

Porcentaje (%): Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos, dividiendo
la cantidad entre el total. La expresión de esta función es:

= PRODUCTO (%; celda(s))

Máximo y Mínimo: Con esta función Excel nos va a indicar el valor máximo y mínimo
de un conjunto de valores. Así:

=MAX (rango) y=MIN (rango)

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Promedio: Devuelve la media aritmética de una serie de valores.

Con la expresión: =PROMEDIO (rango)

FUNCIONES COMPLEMENTARIAS

❖ Funciones de Excel matemáticas

• Suma: suma de varios elementos.

• Sumar. Si: suma de varios elementos con una condición.
• Sumar. Sí. Conjunto: suma de varios elementos con varias condiciones.
• Mmult: multiplicar dos matrices. De tipo matricial.
• Contar: contar los elementos que hay en un rango.
• Contar. Sí .Conjunto: contar los elementos de una lista dependiendo de varias
condiciones.
• Entero: extraer el número entero de un valor.
• Promedio: calcula la media aritmética de un rango de celdas.
• Promedio .Si. Conjunto: contar valores de un rango que cumplen con ciertas
características.

❖ Funciones de Excel lógicas

• Si: nos permite evaluar una condición y devolver un resultado si se cumple y

otro sino se cumple
• Y: anidar dos o más condiciones de manera excluyente.
• O: anidar dos o más condiciones de manera no excluyente.

❖ Funciones de Excel de texto

• Derecha: devuelve un número de caracteres dado empezando por la derecha.

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• Izquierda: devuelve un número de caracteres dado empezando por la izquierda.
• Concatenar: une varias celdas o cadenas de texto.
• Espacios: quita los espacios iniciales o finales de una cadena de texto.
• Largo: devuelve la longitud de una cadena de texto.

❖ Funciones de búsqueda y referencia

• Índice: Esta función devuelve un valor de una celda dada su posición en un

Rango.
• Buscarv: Esta función devuelve un valor asociado al valor buscado.
• Desref: Esta función devuelve el valor de una celda dada un punto inicial, una
fila y una columna.
• Coincidir: esta función nos permite hallar una coincidencia en un rango y
obtener su posición.
• Elegir: esta función devuelve el valor de un argumento dado un número de
entrada.
• Dirección: esta función devuelve la referencia a una celda
• Indirecto: esta función devuelve el valor de una celda dada

❖ Funciones de fecha

• Hoy: esta función nos devuelve la fecha del día.

• Ahora: esta función nos devuelve la fecha del día y la hora.
• Si fecha: esta función permite hacer un condicional con una fecha.
• Dias.Lab: devuelve el número de días laborables entre dos fechas.
• Año: obtener el año de una fecha.

CATEGORIA DE FUNCIONES

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17
 VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones

respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación
de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos.

Se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir
en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un
intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de
que sólo se escriben números enteros positivos.

MACROS EN EXCEL

Las Macros en Excel son un conjuntos de instrucciones que se ejecutan de manera

secuencial por medio de una orden de ejecución, claro está que una Macro puede
invocar a otras, logrando de esta forma obtener operaciones cada vez más complejas.

En el caso de Excel el lenguaje empleado para el uso de Macros es VBA (Visual Basic
para Aplicaciones), Excel cuenta con un “Editor de Visual Basic” o también conocido
como “Editor de VBA” que permite la creación, y/o mantenimiento de las Macros que
se tengan disponibles.

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 APLICACIÓN DE MACRO

Para grabar una macro, debemos acceder a la pestaña Vista, desplegar el

submenú Macros y, dentro de este submenú, seleccionar la opción Grabar macro.

Además de esta opción, en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

• Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese

libro.
• Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas,
para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial
seleccionada.
• Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de
diálogo Grabar macro, donde podemos darle un nombre (no está permitido
insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

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 • En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo,
en el libro de macros personal o en otro libro.
• En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier
otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro, pulsamos el botón Aceptar y, a continuación,

si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón cuadrado junto al estado
actual donde tenemos la opción de detener la grabación.

A partir de entonces, debemos realizar las acciones que queramos grabar. Es

conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación ya que, si
seleccionamos alguna celda, posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección
nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el

botón Detener de la barra de estado, también accesible desde el menú

de Macros haciendo clic en .

❖ Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar cuantas veces queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que
sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por
las acciones de la macro.

Para ejecutar la macro, debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en
el menú Macros de la pestaña Vista, donde nos aparecerá el cuadro de
diálogo Macro como el que vemos en la imagen, con un listado de las macros creadas.

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Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el
cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción, abriendo el editor de

programación de Visual Basic.

Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de

la macro. Estos dos últimos botones son para los que sepan programar.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método
abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad
de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

SISTEMATIZACIÓN DE LA FACTURA

D:\ \ARCHIVOS\TIC 2\TIC 2\~$FACTURA BANCOLOMBIA.xlsm

MACRO CON VISUAL BASIC

El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa independiente
a Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el programa que nos permite
escribir código VBA que estará asociado a las macros.

Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a través
del botón Visual Basic de la ficha Programador.

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El segundo método para abrir este programa es, en mi opinión, el más sencillo y rápido
y que es a través del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic contiene
varias ventanas y barras de herramientas.

En la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el

proyecto VBA creado para el libro actual y además muestra las hojas pertenecientes
a ese libro de Excel. Si por alguna razón no puedes visualizar este módulo puedes
habilitarlo en la opción de menú Ver y seleccionando la opción Explorador de
proyectos.

CREACIÓN DE RUTINA PARA INCREMENTAR FACTURA

❖ Primero abre la factura y accede al Editor de Visual Basic

Comienza abriendo el libro de trabajo correspondiente a tu factura. Deberá contener

una celda dedicada a registrar la numeración de las facturas que, en este caso
concreto, se quedará registrado en la celda E17.

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El escenario está claro, ahora es el momento de acceder al editor de Visual Basic de
Office. Bastará con que presiones las teclas Alt+F11, para situarte en la pantalla
principal de dicho editor.

❖ Segundo introduce el código VBA necesario

Te diriges a la macro que ya esté terminada y le das en modificar macro para que
aparezca el código de visual Basic

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Una vez que aparezca la ventana de visual Basic, se dirige a la parte inferior del código
e insertas el siguiente código:
Range ("e17").Value = Range ("e17").Value + 1

❖ Tercero, ya ingresado el código, se dirige nuevamente a la factura por medio

del icono de Excel que aparece en la parte superior.

Finalmente al registrar una nueva factura, automáticamente cambia el número de la

misma.

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 CONCLUSIÓN

Es importante tener los conocimientos básicos de la herramienta para así, tener una
mejor comprensión de sus funciones y saber para que nos puede servir en el mundo
laboral, además de esto, es una herramienta que además de realizar cálculos
matemáticos nos permite realizar tablas numéricas para posteriormente realizar
cálculos y gráficos con estas, que permiten resumir la información y tomarla de manera
eficaz y eficiente para la empresa.

Como futuros administradores, Microsoft Excel es la herramienta que simplificará

muchos procesos y nos permitirá sobresalir en cualquier trabajo haciendo un buen uso
de esta.

LINK WEEBLY: https://portafoliogestoradministrativo.weebly.com/tecnologias-de-la-

informacioacuten-y-la-comunicacioacuten-tic-ii.html

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 CIBERGRAFIA

✓ https://definicion.de/microsoft-office/

✓ https://support.office.com/es-es/article/tipos-de-datos-en-los-modelos-de-
datos-e2388f62-6122-4e2b-bcad-053e3da9ba90

✓ https://support.office.com/es-es/article/representaci%C3%B3n-
gr%C3%A1fica-de-la-interfaz-de-usuario-de-excel-dfc7cd03-483a-4a84-b38c-
14fd67991775

✓ http://soda.ustadistancia.edu.co/enlinea/claudiaveraInformatica%20I_Moment
o%20III/definicin_y_tipos_de_grficos_en_excel.html
✓ https://es.slideshare.net/JorgeLuisChaln/funciones-bsicas-excel-70254012
✓ https://excelyvba.com/formulas-excel/#Formulas_de_Excel_basicas
✓ https://exceltotal.com/formulas-de-excel/
✓ https://support.office.com/es-es/article/informaci%C3%B3n-general-sobre-
f%C3%B3rmulas-en-excel-ecfdc708-9162-49e8-b993-c311f47ca173
✓ https://exceltotal.com/funciones/
✓ https://excelyvba.com/funciones-de-excel/
✓ https://www.gerencie.com/validar-datos-en-excel.html
✓ http://www.excel-avanzado.com/que-son-las-macros-en-excel
✓ https://exceltotal.com/el-editor-de-visual-basic/
✓ https://computerhoy.com/paso-a-paso/software/autonumeracion-factura-excel-
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