SISTEMA DE GESTION ADMINISTRATIVA PARA UN RESTAURANTE

CASO: Restaurant Confitería “Delicias (RCD)”

1. INTRODUCCION

Entendemos por restaurante aquel establecimiento o comercio en el cual se provee a los

clientes con un servicio alimenticio de diverso tipo. Un restaurante o restaurant como
también puede conocérselo es un espacio público ya que cualquier persona puede
acceder a él. Sin embargo, no es una entidad de bien público ya que el servicio de
alimentación se otorga a los clientes a cambio de un pago y no gratuitamente.

Generalmente, un restaurante se compone de dos espacios principales: uno es el salón y

otro es la cocina. En el salón se encuentran dispuestas de diversas maneras las mesas y
sillas donde son atendidos los clientes. También es allí donde se encuentra la barra de
mozos desde donde se realizan las tareas administrativas. Normalmente, esta barra es la
responsable de contactar a la cocina para comunicarle los pedidos. La cocina es el espacio
donde los empleados de diferentes categorías realizan los platos ordenados de acuerdo a
las posibilidades del menú del establecimiento. (wikipedia)

Por lo expuesto anteriormente podemos definir que un restaurante es un

establecimiento comercial donde se sirven platos para ser consumidos en el local
o para llevar. Por lo tanto, para brindar dicho servicio se debe contar con personal
adecuado para realizar las distintas funciones (mesero, cocinero, etcétera) y con la
infraestructura física para recibir a los clientes que comerán en el local
(establecimiento, mesas, sillas y otros).

El sistema que se va a desarrollar permitirá manejar y controlar ventas y

almacenamiento de productos (bebidas), lo que permitiría facilitar las labores de
los empleados. Además, el sistema tendrá la posibilidad de mostrar toda la
información relacionada con las ventas, desde distintos puntos de vista para el
dueño del restaurante, lo que permitirá tomar decisiones con bases sólidas.
Dentro de este contexto el proyecto de desarrollo de SISTEMA DE GESTION
ADMINISTRATIVA PARA UN RESTAURANTE CASO: Restaurant Confitería
“Delicias (RCD)”, apunta a brindar a través de un entorno amigable, un sistema
de venta fácil y rápido a la hora de facturación, también permitirá generar
consultas por parte del dueño y otras funcionarios. La parte de Control de
productos (bebidas) permite el despliegue y consulta de información específica de
las cantidades de productos en almacén y datos de proveedores. Por último, en la
parte de información comercial se podrá observar, de qué forma ingresan las
ventas en algún período específico, en forma gráfica y de reporte.

Como primer paso se establecen los requerimientos del sistema y se define

claramente la problemática del restaurante, lo que permite tomar decisiones en
cuanto a diseño y factibilidad del sistema. La información se obtuvo mediante
encuestas y observación directa, actuando como clientes.

2. ANTECEDENTES.

Actualmente en la ciudad de El Alto funcionan una gran cantidad de negocios

dedicados a la venta de comida, pero la mayoría solo cuenta con un sistema
manual para realizar sus funciones, hace falta implementar sistemas que permitan
mejorar esta atención para que los clientes estén satisfechos con los servicios que
ofrecen.

2.1. DE LA INSTITUCION.

Restaurant Confitería “Delicias(RCD)” es un restaurante que ofrece almuerzos y

platos extras diariamente alcanza un número de cincuenta pedidos o mas
aproximadamente ya que cuenta con una clientela ya establecida, que son por lo
general personas que trabajan en entidades financieras. Se encuentra
actualmente funcionando en la zona villa Bolívar “a” en el segundo piso de un
edificio ubicado en plena ceja de El Alto detrás de la ex terminal de buses, cuentan
con todos los permisos requeridos por ley y además tienen un sistema de
contabilidad que es llevado manualmente

Debido a la gran afluencia de clientes con que cuenta el restaurante se ven en la

necesidad de contar con un sistema de control e información que permitan
organizar, sistematizar, controlar el flujo de sus ingresos y egresos, así también
tener un registro de sus empleados para poder tomar decisiones que vayan en
bien del negocio.

Actualmente, los métodos para gestionar toda la información referente al

restaurante, como pueden ser, la carta, los pedidos de los clientes...etc. se siguen
realizando de una forma manual y con la necesidad de la espera para la
disponibilidad de los meseros a sus clientes.

Es por eso que en este proyecto se pretende implementar y desarrollar todos los
conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera para aplicarlos en la
sistematización del Restaurante, para llevar a cabo un control y administración de
toda su información, teniendo en cuenta una serie de parámetros con los que
cuentan en el diseño de estos tipos de sistemas para hacerlos de fácil manejo
para la persona que lo requiera.

2.2. DEL PROYECTO

Desde hace años, en la ciudad de El Alto se realiza la gestión de los restaurantes

manera inadecuada, en muchos casos las ventas, facturación y generación de
información comerciales aún se sigue anotando en papel, con anotaciones
escritas a mano y con descripciones muy poco claras sobre las ventas,
composición de los platos, etc. y aun se siguen transmitiendo oralmente o por
escrito, los pedidos que realizan los clientes existiendo muchas veces errores por
falta de entendimiento.
Todos estos inconvenientes se verán resueltos gracias a la implementación del
Sistema de Gestión Administrativa para un Restaurante propuesto, para ello
se realizó un análisis de sistemas ya existentes.

- RestBar Software: es un programa ampliamente utilizado en bares y

restaurantes que incluye la facturación de mesas, ventas rápidas y servicio
exprés (delivery), recetas y costos, la caja (ingresos y salidas de dinero), los
inventarios de bebidas, bienes y otros, control de entradas y salidas de
empleados.

Actualmente se usa en más de 16 países entre ellos España y es el software

habitual usado por los meseros para anotar las comandas realizadas por cada
cliente.

- DataHouse Company: es otra de las principales soluciones software de

gestión de restaurantes que se utiliza actualmente y que incluye las
siguientes funcionalidades principales:

 Mapa gráfico de mesas y cubiertos asignados.

 Gestión de entregas a domicilio.
 Panel de facturación rápida.
 Gestión de reserva de mesas
 Emisión de facturas en distintos idiomas.
 Gestión administrativa y contable.
 - APORTES DEL PROYECTO
El aporte principal que se buscan con el Sistema de Gestión Administrativa
para un Restaurante Caso: Restaurant Confitería “Delicias (RCD)” es: la
posibilidad de que el cliente pueda acceder al menú de forma virtual por medio del
cajero para realizar su pedido, lo cual generara su factura, con información más
detallada incluyendo fotos, detalle de precios, platos especiales a pedido del
cliente, etc.

3. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

En este momento el sistema de ventas, pedidos, facturación y datos comerciales,

se genera en forma manual, y en forma de diálogo con el funcionario de la caja.

Según lo mencionado anteriormente se puede determinar que existe una gran

cantidad de problemas a resolver, los que se puede detallar y dividir en tres
diferentes áreas.

1.- En el área de almacén los siguientes:

 No se encuentra detallada ni almacenada la información proveniente de los

proveedores en cuanto a las bebidas (cerveza y gaseosas).

2.- En el área de venta se pueden detallar los siguientes problemas a

resolver:

 La coordinación que existe actualmente entre las partes involucradas

(meseros, cocineros, cajero, dueño) no es el adecuado.
 El sistema actual de fichas post-pago produce retardo en la atención de los
clientes.
 No se puede determinar la cantidad de productos vendidos en forma exacta
por día (almuerzos, gaseosas, jugos, cerveza)
3.- En el área de información comercial se pueden detallar los siguientes
problemas a resolver:

 La determinación y cuantificación actual de la posible venta en

periodos específicos del año no es exacto

AREA ALMACEN
PROBLEMA CAUSA EFECTO SOLUCION
No se encuentra - Procesos - No se puede Almacenar en
detallada ni manuales. saber con una base de
almacenada la - No se tiene un exactitud los datos toda la
información buen registro movimientos información
proveniente de de la económicos de los
los proveedores proveedores
información relacionados
en cuanto a las para realizar
bebidas (cerveza necesaria con los las consultas
y gaseosas). proveedores necesarias
- -
Tabla Nª 1. Detalle del Problema Área Almacén
Fuente: Elaboración Propia.

AREA DE VENTAS
PROBLEMA CAUSA EFECTO SOLUCION
La coordinación - Procesos - Pérdida de Integrar los
que existe manuales. tiempo en las diferentes
actualmente - El sistema de ventas. módulos del
entre las partes ventas actual - Demora en la sistema en el
involucradas no es el atención a los que
(meseros, intervienen
adecuado clientes
cocineros, los actores
cajero, dueño)
no es el
adecuado.

El sistema actual - Cliente cancela - Demora en la Crear un

de fichas post- lo consumido al atención al módulo inicial
pago produce momento de cliente. de ventas y
retardo en la retirarse. pago al
atención de los momento que
clientes el cliente
hace el
 pedido
No se puede - Sistema - Se genera un Crear un
determinar la manual recuento de módulo de
cantidad de inadecuado las ventas consultas
productos muchas veces para contar
vendidos en con errores. con
forma exacta por información
día (almuerzos, actualizada
gaseosas, jugos,
cerveza)

Tabla Nª 2. Detalle del Problema Área de Ventas

Fuente: Elaboración Propia.

AREA DE INFORMACION COMERCIAL

PROBLEMA PROBLEMA PROBLEMA SOLUCION
La determinación - Sistema - No se Crear un
y cuantificación inadecuado de muestra la módulo de
actual de las información. información información y
posibles ventas comercial de consultas para
en periodos manera real contar con
específicos del información en
año no es el en determinados
adecuado porque determinados periodos de
no es exacta periodos de tiempo.
tiempo.
Tabla Nª 3. Detalle del Problema Área de Información Comercial
Fuente: Elaboración Propia.

4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿Un sistema de gestión administrativa para un restaurante, mejorara el control de

ventas y el control en cuanto a las bebidas?

5. OBJETIVOS

5.1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un Sistema de gestión administrativa para mejorar el Control de

bebidas Venta y Generación de Información Comercial del Restaurant Confitería
“Delicias (RCD)” para que brinde información oportuna y confiable en la toma de
decisiones por parte de los administradores.
 5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Guardar información relevante de los proveedores de la empresa en una

base de datos, para permitir consultas en forma exacta y rápida en
determinados periodos de tiempo.
 Desplegar información útil y gráfica de consultas respecto a las ventas, así
como también de los productos enviados por los proveedores, para la toma
de decisiones.
 Consultar, ingresar y modificar los datos de todos los funcionarios del
restaurante.
 Llevar un control de las bebidas que entran y salen del restaurante
mediante un módulo, para determinar en mejor forma la falta de productos.
 Agilizar los procesos de venta, tanto en el estado de recibir los pedidos
como en el pago del mismo.
 Almacenar todos los datos respectivos a la venta, entre ellos se puede
detallar la fecha de la transacción, los productos vendidos (almuerzos,
platos extras y bebidas), el valor total, mesa en la cual fue atendido.

6. JUSTIFICACION

6.1. ECONOMICA.

A través de la implementación del sistema en el Restaurant Confitería

“Delicias(RCD)” se desea disminuir tiempo y costo en la realización de diferentes
tareas reduciendo errores por el registro manual, minimizando costos al eliminar
los insumos utilizados en la realización de los pedidos tales como papel bolígrafos
y agilizando la atención al cliente además de incrementar significativamente la
calidad del servicio que permita un mejor posicionamiento y mayor reconocimiento
en el mercado por parte de los clientes
 6.2. SOCIAL.

El sistema puede reducir significativamente el número de inconvenientes que

conlleva la desorganización en los pedidos actualmente, mejorando la atención al
usuario e incrementando la organización de las ventas y el inventario de
productos.
Disminuirá la presión sobre los meseros al momento de llevar los pedidos a las
mesas de los clientes que están esperando por su pedido y los cocineros
cometerán menos errores al momento de preparar los alimentos, todo esto gracias
a la coordinación que existirá entre todos los módulos del sistema, lo cual
representará un mejor control de las actividades del restaurante.

6.3. TECNICA.

La implementación del este sistema aumentará el control de las operaciones

mencionadas en la propuesta preliminar, permitiendo un manejo confiable de la
información, para la posterior toma de decisiones.

Este contará con los requerimientos mínimos de hardware como ser una
computadora y una impresora; para la optimización del manejo de información
respecto al almacén y a las ventas en la atención a los clientes.

7. ALCANCES Y LIMITES

7.1. ALCANCES

Los alcances del presente proyecto es el de brindar un control eficiente de

almacenes y de las ventas realizadas. Este sistema está dirigido a las siguientes
operaciones:
• Registro validación y asignación de usuarios.
 • Control de productos (bebidas), ventas datos de personal y datos de
proveedores.
• Registro y control de ingreso y salidas de los productos en almacén.
• Emisión de reportes de existencias de bebidas en almacén.
• Generar reportes de la fecha y hora de las ventas realizadas
(almuerzos, platos extras, bebidas).
• Generación de consultas que se emitirán en determinados rangos de
fechas según requiera el administrador del restaurante.

7.2. LÍMITES

• El sistema no realizara la administración de la contabilidad del

restaurante
• El sistema no gestionará las boletas de pago de los empleados y
servicios que el restaurante usa (agua, luz, gas, etc.).
• El sistema no es online por qué no está conectado a internet.