Control

Planear es tomar decisiones, control es evaluar las decisiones,

incluyendo la de no hacer nada, una vez que se han tomado.

El proceso de control involucra cuatro pasos:

1) Pronosticar los resultados de las decisiones en las forma de

medidas de rendimiento
2) Reunir la información sobre el rendimiento real
3) Comparar el rendimiento real con el pronosticado
4) Cuando se detecte una decisión deficiente, corregir el
procedimiento que la produjo y corregir sus consecuencias hasta
donde sea posible

Los sistemas de control, de toma de decisiones y de información a los

ejecutivos son subsistemas del sistema de administración.

La mayoría de los directivos tienen una sobrecarga de información y

deben pasar mucho tiempo separando información que les sea útil, la
condensación y el filtrado de información es una parte esencial de un
sistema de información administrativa, los diseñadores de un sistema
de administración deben saber qué información necesitan los
ejecutivos, éstos deben tener plena conciencia de qué tipo de
decisiones van a tomar y tener un modelo adecuado de cada uno de
ellos.

Los sistemas de información son subsistemas de los sistemas de

administración y no se les puede diseñar adecuadamente sin tomar en
cuenta la toma de decisiones y el control.
La estructura de la empresa y las medidas de rendimiento deben
corregirse antes de que se abran las compuertas y se permita el flujo
libre de información entre las partes de la compañía, un ejecutivo no
tienen que saber cómo funciona un sistema de información sino cómo
usarlo.

Se debe diseñar un sistema de información como un subsistema y

como parte integral de un sistema de administración y de esta manera
relacionarlo estrechamente con los sistemas de decisión y control, los
ejecutivos reciben instrucciones e información de diversas fuentes que
incluyen la especificación de objetivos y metas a lograr y medidas de
rendimiento que se refieren a lo mismo, con estos datos la
administración toma las decisiones directamente cuando no hay
modelos disponibles y luego da instrucciones al sistema que dirige,
donde éstas se ejecutan o dialogan con los modelos apropiados de
decisión, modelos que pueden estar en una computadora u operados
manualmente por un grupo de investigación administrativa, los
gerentes proponen distintas alternativas de un problema a un modelo,
el modelo desarrolla una evaluación comparativa de estas
proposiciones y retroalimenta el resultado a los administradores, que
pueden seleccionar algunas de ellas o continuar el diálogo hasta que
se llegue a un punto satisfactorio o se agote el tiempo, con el tiempo
los directores toman una decisión, emiten sus instrucciones al sistema
y notifican al modelo sobre la selección hecha, entonces el modelo
predice el resultado en términos de rendimiento y envía su pronóstico,
la memoria retiene los pronósticos hasta que recibe información sobre
el rendimiento real del banco de datos y los compara y si encuentra
una diferencia considerable la comunica como una desviación, se
envía el informe a los ejecutivos del estado de las decisiones tomados
con o sin modelos, el grupo de investigación y administración intenta
encontrar las causas de las desviaciones y en algunas ocasiones
modifican los modelos hasta ser adecuados, los ejecutivos vuelven a
hacerse cargo de las decisiones hasta tener un modelo corregido.

Un ciclo completo de decisiones consiste de tres etapas:

1) Identificación de síntomas
2) Diagnóstico
3) Prescripción

La prescripción es la toma de decisiones, el diagnóstico es lo que

interviene en el desarrollo de modelos explicativos de decisiones, en el
caso de identificación de síntomas se dispone de toda una tecnología
para definir la normalidad del comportamiento de un sistema y para
descubrir las desviaciones de la misma, la tecnología es el control
estadístico de calidad.

Por medio del análisis estadístico anterior es posible definir la

conducta normal, la aplicación de este análisis a una variedad de
rendimiento del sistema puede descubrir una variación, también se
puede comprobar una desviación al comparar sistemas similares.

Los sistemas de información de síntomas pueden programarse para

informar solamente de conductas no acostumbradas.

Un comité de revisión de la planeación es útil ya que debe vigilar la

ejecución de un plan estratégico y examinar constantemente sus
resultados, es útil organizar seminarios y reuniones de discusión en la
que intervienen expertos de la compañía o externos.