Manuel Padilla del Toro

Organización y gestión de un gabinete de prótesis dental.

TEMA 5.

DOCUMENTOS MERCANTILES.

1.-Introducción.

Para ofrecer unos servicios sanitarios, los profesionales deben organizar su actividad en una
empresa. Independientemente de que la empresa sanitaria sea más o menos compleja, habrá siempre
alguien encargado de llevar su gestión administrativa, el conjunto de actividades básicas para el buen
funcionamiento de la empresa: llevar los libros contables, tramitar los cobros y los pagos, gestionar las
nóminas y las cotizaciones a la Seguridad Social, archivar los documentos, emitir pedidos, albaranes y
facturas, etc.
La diversidad de las actuaciones de gestión, administrativa dependerá del tamaño de la empresa,
del mercado al que se dirija, del producto que elabore o del servicio que ofrezca, etc.

En las empresas pequeñas, el departamento de gestión administrativa se encarga de realizar todas

estas funciones. En cambio, las compañías grandes disponen de secciones o incluso departamentos
especializados en un área concreta de la gestión, por ejemplo: departamentos de compras, de
contabilidad, de almacén, comercial y otros.

Por último, muchos profesionales, y pequeñas empresas prefieren que la parte más especializada
de esta gestión la realicen profesionales ajenos a la empresa, tales como gestores o asesores técnicos.

2.-Proceso Administrativo de compraventa.

Cuando se compran o se venden mercaderías es lógico y necesario que se exija el empleo de una
serie de documentos donde quede constancia por escrito de todos los detalles de la operación. Así, la
empresa puede conocer en cualquier momento el estado de sus cuentas y el material de que dispone y
también puede resolver un conflicto relacionado con la compraventa.

Para ambos fines será el departamento de gestión administrativa, o alguna de las variantes que
hemos visto, el que se encargue de emitir o de recibir, de clasificar y de archivar correctamente estos
documentos para que puedan ser utilizados por la empresa, de forma que ésta cuente en todo momento
con una información clara, precisa, ordenada e inmediata que facilite la gestión y el desarrollo de su
actividad. La documentación mercantil tiene asimismo valor jurídico, porque sirve de elemento
probatorio en caso de conflicto con otra empresa o de juicio que la enfrente a un proveedor, a un cliente,
a la Administración, etc.

Así pues, es conveniente reseñar lo más concretamente posible todos los detalles de las
operaciones de cierta magnitud, realizando las peticiones por escrito y formalizando los comprobantes
de la entrega y del pago. El proceso es más sencillo de lo que parece, porque sigue una secuencia lógica:
las mercancías se piden, se reciben, se comprueban y finalmente se pagan

3.-Documentos mercantiles.

El proceso de compraventa requiere el uso de diferentes documentos mercantiles: el pedido, el

albarán, la factura y el recibo. No existen modelos oficiales para estos documentos, sino que su diseño es
libre: la empresa puede usar modelos estándar ya circulantes en el mercado o crear los propios, según
sus criterios o necesidades.
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En la gestión económica de la empresa se usan también otros documentos, llamados financieros

(cheque, tarjetas de crédito o de débito, pagaré, letra de cambio, etc.) permiten a ésta disponer de fondos,
pero que no se tratarán aquí.

a).- El pedido.

El documento de pedido es el que utiliza un cliente para solicitar la entrega de una mercancía a su
proveedor; es decir que se trata de un compromiso de compra. La petición de la mercancía puede
realizarse por distintos cauces, normalmente acordados con anterioridad: carta, fax, de viva voz,
teléfono, correo electrónico, etc. Cuando la petición se realiza por escrito suele extenderse por
duplicado, quedando una copia en poder del cliente. Lo común es que el proveedor solicite que un
pedido telefónico se confirme por escrito.
-Todos los documentos que circulan entre empresas han de contener obligatoriamente ciertos
datos. La información mínima que debe contener el pedido es la siguiente:
-Membrete con los datos identificativos de la empresa compradora: nombre o razón social,
domicilio con código postal, teléfono, fax y/o correo electrónico, NIF o CIF.
- Datos identificativos de la empresa vendedora.
- Lugar y fecha del pedido.
- Descripción detallada de los artículos y de sus precios.
- Condiciones o formas de pago, forma de entrega, fecha de recepción y medios de transporte.
- Otras condiciones, como gastos de seguro, embalaje, etc.
- Firma del comprador.
Antes de formalizar un pedido es conveniente calcular bien la cantidad de cada artículo que se
solicita por el almacenamiento genera unos costes y el objetivo ha de ser alcanzar el depósito óptimo de
cada mercancía. En el plazo de entrega acordado, el proveedor suministrará las mercancías a la empresa,
directamente o a través de terceros, es decir, de una empresa de transportes. Es importante servir el
pedido en el plazo señalado, dado que una demora en la entrega del género a su cliente ocasiona a éste
daños y perjuicios acaso irreparables, lo que puede llevar incluso a perder el cliente o a la demanda por
incumplimiento de contrato.

Si un representante visita la empresa y ésta le solicita algún género, aquél rellenará una propuesta
de pedido y la enviará a su empresa para que en ésta lo preparen y lo remitan en la fecha acordada.

Como puede verse, los procedimientos administrativos relativos al pedido son variados,
dependiendo también del tipo de actividad de la empresa y de su estructura organizativa. Como
último ejemplo, todas las empresas tienen sus listas de clientes y de proveedores, donde se detallan
los productos que éstos compran o venden, los precios comunes, los descuentos que suelen solicitar
o conceder, etc., de forma que en cada momento pueda la empresa decidir a cuál de los posibles
clientes o proveedores se dirigirá preferentemente.

Es necesario señalar también que cuando a un proveedor le llega por primera vez un pedido de
una firma desconocida suele recabar información confidencial acerca de este nuevo cliente: sobre su
solvencia, garantías personales, tipo de empresa, etc.; en definitiva, todas las precauciones oportunas con
el fin de disminuir riesgos También, por precaución, aunque el técnico superior gestione la compra de
reactivos y de pequeños productos sanitarios de uso cotidiano los pedidos de material más caro suele
emitirlas o revisarlas y dar su conformidad el jefe del servicio.

b)- El Albarán.

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El albarán o nota de entrega es el documento que acompaña a los artículos cuando se

suministran. El albarán tiene dos fines: por un lado, supone un justificante de salida de mercancías
del almacén y, por otro, acredita que se ha realizado la entrega en las condiciones solicitadas.
Normalmente consta de varias copias en diferentes colores.
Al recibir la mercancía, el cliente debe comprobar que el número y el tipo de artículos recibidos
coinciden con los datos del albarán, con objeto de detectar posibles errores o desperfectos. Si la
mercancía resulta ser conforme a lo solicitado y a lo especificado en la nota de entrega, se firma ésta,
conservando una copia y entregando las restantes. Así pues, la firma o conformidad del albarán
significa el reconocimiento por el cliente de que ha recibido el producto tal y como fue requerido. De
haber roturas o discrepancias entre el albarán y la mercancía entregada, se comunicarán
inmediatamente al proveedor o al transportista, según el caso, o se anotará la disconformidad en la
nota de entrega.

El albarán debe archivarse para su cotejo posterior con la factura. Una vez comprobado esto, se
grapará el albarán detrás de la factura y se procederá a la orden de pago de la misma.

La información mínima que debe contener el albarán es la siguiente:

- Membrete del vendedor.
- Datos identificativos del comprador.
- Número de albarán.
- Fecha y lugar de entrega.
- Cantidad o número de artículos.
- Descripción de la mercancía enviada y precio unitario.
Firma del receptor, a la entrega.

c) La factura.

La factura es el documento que el vendedor envía al comprador notificándole oficialmente el

importe que éste debe pagar a cambio del género suministrado. El documento especifica también
la fecha de vencimiento, es decir, el día en que debe pagarse, tal y como se hubiera acordado, y la
forma en que se pagará la factura, ya sea en metálico, mediante letra de cambio, cheque, ingreso en
cuenta corriente, etc. Se entregarán facturas contra todas las entregas de bienes y todas las
prestaciones de servicios realizadas por los empresarios o profesionales en el desarrollo de su
actividad.
La factura se rellena a partir de los datos consignados en el albarán y se emite por duplicado,
quedándose un ejemplar cada una de las partes.
La información que debe contener la factura es la siguiente:
- Número de factura.
- Fecha y lugar de emisión.
- Datos identificativos del vendedor y del comprador: nombre o razón social, NIF o CIF.
- Descripción detallada de cada uno de los artículos.
- Precio por unidad.
- Descuentos y portes, si los hay.
- Base imponible.
- Tipo de IGIC aplicable a la operación y cuota.
- Recargo de equivalencia, si es aplicable.
- Importe total a pagar de la factura.
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En principio debe emitirse una factura por cada envío y cada albarán, pero si un cliente efectúa
pedidos con frecuencia, lo común es remitirle facturas cada cierto plazo, por ejemplo cada final de
mes, por el total de las compras.

La factura es, tal y como hemos visto, un documento completo, porque en ella se especifican con
detalle todos los requisitos que señala la ley. Así, acredita legalmente la compraventa y es un
documento con valor probatorio en juicio. De esta característica derivan las exigencias legales
relativas a las facturas, que son las siguientes:
1. Los sujetos pasivos al IGIC deben conservar la copia de todas las facturas al menos durante cinco
años, contados a partir de la fecha de emisión de aquellas.
2. Todas las empresas han de llevar un libro de registro de facturas emitidas y otro de facturas
recibidas. En cada registro se detallarán el número de factura, la fecha, el cliente (o el proveedor,
según el caso), la naturaleza de la operación, la base imponible y la cuota.

Cada factura es única, por eso deben numerarse correlativamente. Las facturas, una vez
enviadas, no pueden rectificarse. En caso de error, devolución de género, anulación de contrato, etc.,
deberá expedirse otra nueva especificando que ésta corrige una previa y señalando su número y la
fecha de rectificación. La rectificación también podrá realizarse mediante una nota de cargo, si va a
favor del proveedor, o una nota de abono, si va al del cliente.

CONCEPTOS INCLUIDOS EN LA FACTURA Y CÁLCULO DE SU IMPORTE

Los conceptos incluidos en una factura son los siguientes:
- Importe bruto de la factura. Es el resultado de multiplicar el número de unidades por el precio
de cada una y después sumar estas cantidades.
- Descuentos. Son rebajas que hace el proveedor al comprador. Pueden darse en valor absoluto,
que se incluirán con signo negativo en la factura, o en porcentaje sobre el importe bruto. Hay
descuentos de varios tipos:
• Comercial. Se concede al cliente por ser fiel a los productos del proveedor, por ser época de
rebajas, por haberlo negociado así, etc.
• Por pronto pago (p/p). Se practica este descuento si se paga la mercancía al contado o antes de la
entrega.
• Por volumen de compra (rappel). Es el descuento concedido por comprar gran cantidad de
Figura 8.4. Factura
género, bien de una vez, bien a lo largo de un período pactado.
- Importe neto. Es el resultado de restar al importe bruto los descuentos anteriores.
- Portes. Son los gastos de embalaje y transporte de las mercancías hasta el lugar de entrega.
- Base imponible. Es la suma de los dos conceptos anteriores.
- Tipo de IVA. Impuesto sobre el Valor Añadido. Se carga como un porcentaje sobre la Base
Imponible1.
- Cuota. Es la cantidad que debe pagarse en concepto de IGIC. Se calcula multiplicando la Base
Imponible por el porcentaje aplicable de IGIC.
Total a pagar. Es la suma de la Base Imponible y la cuota de IGIC.

d) El Recibo.

El recibo es el documento que firma la persona que cobra una cantidad, extendiéndolo a quien lo
paga. Al pagador le sirve como justificante de haber entregado el dinero. Todo recibo tiene una matriz o
resguardo, que funciona como una copia y que conserva el cobrador. En los recibos y en las matrices
constarán los datos siguientes:

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- El número de recibo.
- El nombre de la persona o entidad pagadora.
- La cantidad entregada, en cifras y en letras.
- El concepto a que corresponde.
- El lugar y fecha en que se extiende el recibo.
- El nombre, firma y sello de la persona o entidad colaboradora.

4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA TESORERÍA:

CHEQUE: los bancos a los clientes para que puedan pagar sin necesidad de dinero en efectivo.
Las firmas de los titulares quedan grabadas en las entidades bancarias para comprobar la firma de los
cheques

• Se denomina librador a la persona que expide el cheque.

• Se denomina librado a la entidad bancaria.
• Se denomina tomador a la persona que lo recibe.

Tipos de cheques

• Cheque al portador, el orden de pago figura al portador

• Cheque nominativo, solo puede cobrarlo pa persona al a que va destinado.
• Cheque cruzado, se trazan dos líneas oblicuas y paralelas.
• Cheque bancario, pago de una entidad bancaria a otra persona.
• Cheque conformado, el banco da su conformidad.

LA LETRA DE CAMBIO: Es un documento negociable mediante el cual una persona, llamada

librado, se compromete al pago de una cantidad de dinero en una fecha determinada llamada
vencimiento, a una segunda persona llamada tomador, por orden de tercera persona llamada librador.

Las letras de cambio están impresas por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, y su precio
depende del importe que vallan a reflejar.

El pagaré
Definiciones de pagaré:

• El pagaré es un titulo de crédito o documento en que se consigna una promesa incondicional de

pago de una suma de dinero, o lo que es lo mismo, un pagaré es un titulo de crédito por medio
del cual una persona o varias se obligan a pagar una cantidad señalada, dentro de un plazo
convenido, a favor de otra persona denominado beneficiario.
• El pagaré es un titulo de crédito que contiene la promesa incondicional, dada por una persona
llamada suscriptor a otra llamada beneficiario, de pagar una suma determinada de dinero en el
lugar y fecha señalados en el documento.
• El pagaré es un documento mercantil privado mediante el cual una persona o una entidad
(emisor) se compromete a pagar a otra (beneficiario) una suma de dinero determinada en un
lugar y fecha convenidos previamente (el vencimiento).
• Es un titulo valor de contenido crediticio por el cual una parte, llamada otorgante, promete el
pago de la suma de dinero que en él se indica a otra: el beneficiario o portador.
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Su valor puede transferirse a un número indeterminado de personas mediante la operación de endoso

en propiedad y entrega del documento al endosatario, los intereses deben presentarse para su pago el día
de su vencimiento, se debe vigilar que los endosos sean sucesivos y que su continuidad sea correcta.
A diferencia de la letra de cambio en el pagaré solo intervienen dos personas, en lugar de tres: el
suscriptor y el beneficiario. La persona que hace la promesa de pago se llama suscriptor del documento,
aquella a cuyo nombre se extiende recibe el nombre de beneficiario o tomador.
Un pagaré puede ser emitido para ser pagadero a la orden o al portador, esto es con el objetivo de
indicar a la parte a la que se debe hacer el pago, si la persona es determinada, la parte se llama
beneficiario y en caso contrario, quien lo tenga, portador.

Generalmente para que un pagaré sea valido debe tener los siguientes requisitos:

• El lugar de pago.
• La fecha de vencimiento.
• El importe en número y letra.
• Nombre del beneficiario precedido de la expresión a su orden.
• El lugar y fecha de expedición.
• Firma del suscriptor y suscriptores.

Ademas del firmante (suscriptor) y el beneficiario pueden intervenir otras personas:

• Firmante: Persona que extiende el pagaré y se compromete a su pago. debe firmarlo

• Beneficiario: Persona física o jurídica a la que ha de hacerse el pago.
• Tenedor: Persona con derecho a exigir el pago, puede coincidir con el beneficiario o ser el
último endosatario.
• Endosante: Persona que transmite el pagaré mediante endoso.
• Endosatorio: Persona que recibe el pagaré mediante un endoso.
• Avalista: Persona que garantiza que el firmante hará efectivo el importe del pagaré a su
vencimiento.

Aplicación:El pagaré se utiliza para garantizar créditos mercantiles en operaciones de compraventa

concertadas a crédito, en operaciones de préstamos de dinero en efectivo para fines mercantiles, etc.