Soluciones Integrales

Luis Palacios Pacherres

22 de Marzo de 2011
 Datos de Contacto

Profesor: Ing. Luis Palacios Pacherres.

email: lpalacios@cip.org.pe

Celular: 993-036-249
SII01: Introducción

Ing. Luis Palacios

Soluciones Integrales - ERP

Nuevo Entorno de Negocios
Competencia Global

Nuevos Bloques Clientes

de Comercio Cambiantes/Exigentes

Cambios La Cambios
Tecnológicos
Empresa Estructurales del
Sector
Preocupaciones Fusiones y
por la Ecología Adquisiciones

Menor
Proteccionismo
 Naturaleza del Cambio Tecnológico

• Cambios dramáticos en la relación Costo/Potencia

• Crecimiento de las telecomunicaciones
• Mayor capacidad de las herramientas de software
para usuario final
• Abundancia de soluciones integradas de software
• Expansión del uso de Internet en los negocios

. . . aún es difícil entender el rol

estratégico de los sistemas de
información en las empresas
modernas
Impacto de los S/I
 Reducción de costos
 Mayor competitividad
 Mejor servicio al cliente
 Procesos de negocios más
eficientes
 Agregar mayor valor a
productos/servicios
 Propiciar nuevas formas de
hacer negocios
 Mayor Productividad del
personal
 ¿Qué es la Empresa?

Sistema o conjunto organizado, integrado de

personas, infraestructura, dinero, y otros
componentes, que tienen como propósito el logro de
determinados objetivos pero con el uso limitado de
recursos.

• Eficaz : alcanza los logros

• Eficiente : forma o condiciones en que se
obtiene los logros
 Productividad

Es la relación existente entre:

Resultado = Salida
Esfuerzo Entrada

El objetivo es maximizar la productividad

Productividad no es cuán duro trabajamos sino cuán

bien utilizamos la imaginación, inteligencia y
sobretodo el capital (Henry Ford)
Impacto
Organizacional
 Fuerzas de Cambio
Internas
 nuevos procesos
 políticas/procedimientos
 liderazgo
 actitudes del personal
Externas
 competencia
 legislación gubernamental
 oportunidades de negocios

Tecnologías de la Información
 intensidad informativa
 capacidades “multimedia”
 ubicuidad
Proceso de Cambio Organizacional

Descongelar:
Romper el equilibrio actual (“status quo”)

Cambiar:
Definir nuevos objetivos y valores

Volver a Congelar:
Interiorizar los
cambios
Nuevas Formas Organizacionales

Decisiones

Datos

Principales Características:
• Organización por procesos
• Autoridad basada en competencias (habilidades,
conocimientos y destreza tecnológica)
• Trabajo en equipos con capacidad de decidir
 ¿Qué es la Reingeniería?

Calidad

Rediseño radical de los procesos

Costos de negocios, estructura
Tiempo
organizacional, sistemas de
información, políticas y procedimientos
para obtener beneficios
significativos para la empresa

Servicio
 Metodología
ETAPA 1  Conocer por qué el proceso actual no satisface
 Trazarse metas y comunicarlas
Identificar los objetivos impulsados  Reducir costos
por el cliente del proceso  Minimizar el tiempo

 Eliminar defectos

 Identificar las causas raíces:

ETAPA 2
 ¿En qué consiste el proceso?
Hacer el mapa del proceso  ¿Cuánto cuesta?

actual y medirlo  ¿Cuánto demora?

 ¿Qué tipo de resultados estamos experimentando?

 Involucrar a los propietarios

ETAPA 4 Comparar con las
ETAPA 3 del proceso para mejorar la mejoras prácticas
Analizar y modificar administración del cambio Benchmarking para innovar
el proceso actual y proveer alternativas

 Documentar los ETAPA 5 ETAPA 6

planeamientos innovadores en Desarrollar el nuevo
base a los objetivos definidos
Hacer la reingeniería
del proceso proceso

Fuente: Tomado de Eddie Morris, Infoplanning S.A.

Proceso de Cambio Organizacional

No hay nada más difícil de planear, más

dudoso de éxito, ni más peligroso de
manejar que la creación de un nuevo
sistema.
El iniciador tendrá la enemistad de todos
aquellos a quienes les convenía el antiguo
orden y sólo pálidos defensores en aquellos
que serán favorecidos por el nuevo sistema.

Maquiavelo, 1515
Rol Estratégico de la
Tecnología de
Información
 La Información en la Organización

DECISIONES
Nivel Directivo
 Dirigir
 Organizar

Centralización
Nivel Gerencial
 Administrar
 Controlar
Descentralización

Nivel Operativo
 Ejecutar
INFORMACIÓN
Necesidades de Información:
Situación Actual
Clientes
Demasiados Datos
Operaciones

Logística

RR.HH. Poca Información

Finanzas
 Importancia de la Información
Rentabilidad de Productos Evaluación de Canales

¿Cuál son nuestros ¿Qué canales de comercialización

productos más rentables? han sido los más eficaces
durante el último semestre?

Relaciones con Clientes

Seguimiento de Créditos
¿Cuáles son nuestros
¿Cuáles son nuestros mejores clientes? ¿Por qué
clientes con mayor algunos de nuestros clientes
morosidad? dejaron de serlo este año?

Saber utilizar la información de la forma más

inteligente posible en beneficio de la organización
 Atributos de la Organización

Correcta : estar sin error

Oportuna: estar a tiempo
Disponible: ser accesible
Concisa: tamaño y longitud limitado
Relavante: destacar lo esencial,
descartar lo superfluo
Completa: posibilidad de ampliar, de complementar
o de poder hacer trazabilidad
 ¿ Qué es un S/I ?
Usuarios & Hardware
Especialistas de T/I

Software

Conjunto de componentes interrelacionados

que permiten recopilar, procesar, almacenar
y distribuir la información necesaria para
apoyar la toma de decisiones, la coordinación
y el control en una organización
Procedimientos
Datos/Información
 Principales Beneficios

Reducir y/o remplazar

trabajo humano
Sistema de
Información

Procesar modelos complejos de

análisis

Comunicaciones a larga
distancia

Interconectar las partes

de un proceso
 Metodología

Los objetivos, características, componentes,

alcances, magnitud, naturaleza de un SISTEMA
exigen que su implementación sea considerado
como un Proyecto.

Se emplean técnicas de Gestión de proyectos:

• Planificación, Organización, Dirección, Control

• Etapas, Plazos, Recursos, Costo
 S/I con Valor Estratégico
“Su impacto es significativo y duradero
sobre los ingresos, el crecimiento, e incluso
el sector de la empresa.”
Enfoque Interno:
 Mejorar el planeamiento y control
 Integrar los procesos de negocios
Enfoque Externo:
 Desarrollar nuevos productos o servicios
 Apoyar a identificar la demanda
Enfoque Horizontal:
 Vincular a clientes y/o proveedores
 Optimizar la cadena de abastecimiento
 Identificación de S/I Estratégicos:
Análisis de las Fuerzas Competitivas

Nuevos S/I
Participantes Estratégicos

Poder de Rivalidad entre Poder de

La
Negociación Competidores Negociación de
Empresa Tradicionales
de Clientes Proveedores

Productos/Servicios
Sustitutos
 Identificación de S/I Estratégicos:
Análisis de la Cadena de Valor
S/I
Estratégicos

Almacenamiento
Materiales Logística Interna M.P. Operaciones

Servicio de Marketing Almacenamiento

Postventa y Ventas Logística Externa P.T.
Ejemplos de S/I Estratégicos

Re-diseño de la cadena de valor

Re-invento el concepto de valor

para el cliente

Re-definió la base de clientes

Ejemplos de S/I Estratégicos

Incremento de la lealtad de los

asociados

Utilización de Internet para

ofrecer nuevos servicios

Expansión de la cartera de
clientes y de su satisfacción
ERP –
Enterprise Resource Planning
 Definición de ERP

Una Solución de Negocio que involucra

todas las necesidades de la empresa bajo
el punto de vista de procesos, para lograr
los objetivos de la organización y la
integración de las funciones de la empresa.
 Objetivos del Software (1)

• Facilita a la Compañía, que los sistemas de

información integrados cubran todas las
áreas funcionales.
• Realiza actividades Corporativas del core y
incrementa el servicio al cliente,
aumentando la imagen Corporativa.
• Organiza y optimiza las metodologías de
entrada de datos en forma sistemática.
 Objetivos del Software (2)

• Para tener un sistema completamente

armonizado, el cual se pueda integrar con
el Back Office.
• Para introducir sistemas y procesos
apropiados que no sean dependientes del
hombre.
• Para asegurar seguridad completa,
mediante adecuadas validaciones y
controles, y también manteniendo rastros
auditables de ejecución
 Objetivos del Software (3)

• Para minimizar la redundancia de data,

eliminando las entradas duplicadas.
• Para permitir a las organizaciones proveer
a sus clientes un servicio con mayor valor
añadido.
• Para crear un sistema flexible de modo
que en los futuras requerimientos y
cambios en el flujo del negocio estos
puedan ser incorporados fácilmente.
Why ERP?
Para Incrementar el Beneficio

BY
Increase in Sales - Say 30%
And /OR
Reduce Procurement Cost - Say by 5-10 %
Para Operaciones Saludables

• Integración de los Sistemas a través de los

Departamentos Funcionales de la Compañía, tanto
como dentro de la empresa en su Conjunto.
• Un Mejor Servicio al Cliente
• Introducción a las últimas tecnologías a medida
que estas sean aceptadas por la industria
• Expertise en BD
• Evitar la data redundante
Para Competir en el Mercado!

 Desafíos en la manufactura
 Fabricación Global
 Redes de Distribución extendida.
 Introducción de nuevos Productos.
 Baja el tiempo de fabricación
 Enfocado a los mercados de la industria
 Satisfacer las necesidades del cliente.
 Desarrollo de métodos y procesos específicos
del negocio.
 Integración con los productos de terceros.
 Demandas de la Industria

 Mejores productos a bajo costo

 Competencia Resistente
 Necesidad de analizar costos /
ingresos sobre la base del producto o
del cliente.
 Flexibilidad para responder a los
requerimientos cambiantes del negocio.
 Gerencia más informada para la toma
de decisiones.
¿Cuáles son los Problemas?

 No es posible obtener información exacta

ni oportuna.
 Las aplicaciones no son completadas por
las prácticas de negocio existentes.
 Las modificaciones consumen tiempo o no
son factibles.
Resolver estos Problemas
le permitirá
a la empresa
estar delante de su
Competencia !!!
Enterprise Resource Planning (ERP)
What is it?
ERP Definition
Enterprise Resource Planning (noun) 1. Set of application
software that brings financial, distribution, manufacturing, and
other business functions into balance.

Source: Gartner Group

Key ERP Implementation Drivers

 Los sistemas actuales son una barrera a cambiar: growth,

change customer demands, government reporting regulations,
international expansion (multi-currency/language) or significant
organic growth
 Desafios Operacionales: high inventory levels, manual work-
arounds, inflexible reporting, limited customer/supplier integration,
etc.
 Desafios Operacionales de los antiguos sistemas: frequent
downtime, multiple interfaces, limited vendor support/upgrades,
unmanageable custom applications, several manual / standalone
operations
 El negocio requiere de aplicaciones avanzadas: e-procurement,
CRM, warehousing, business intelligence/Data Warehouse
Features / Benefits of Today’s Enterprise
Systems

 Integrated applications using a single database

 Robust functionality available in numerous application areas

 Vendor supported application software packages with regular

upgrades / releases

 One standard technology (platform, database, language)

 Consistent screens, features, “look and feel”, etc

 “Multi” capabilities - Language, Plant, Currency

 Advanced functionality / partnerships (APS, CRM, e-

business, etc.)
 Software Models
LOOSELY vs. vs.
INTERFACED INTEGRATED UNIFIED

• Redundant data, tables, • Modular system • Single installation for

and accounting periods all applications
• Common user
• Traffic cop programs interface • Simultaneous, real-time
update
• Uncommon data models • One tool set • More complex software
across applications • Low data redundancy modules
• Variety of tools • Phased • Common user interface
• Difficult to maintain Implementation • One tool set
• Best of Breed • Big Bang
Implementation
 “Out of the Box” ERP Functionality
Enterprise Financials
E-Commerce
Portal Consolidation

Customer Order Entry

Relationship Mgmt Financials
& Distribution HR /
Payroll

Purchasing /
E-Procurement Inv Mgmt BI / Data
Warehousing

Warehouse
Facil Maintenance Field Service
Management
Key: “Off the Shelf”
“In the Box” = In general, ERP systems do address these needs ERP System

“On the Line” = ERP systems may address these needs, depends on package
and your specific needs
“Out of the Box”= In general, ERP Systems do not address these needs
 “In the Box” vs “ Out of the Box”
Integrated ERP
+ Built-in Integration (few/no interfaces)
+ Consistent “look and feel”
+ Fewer vendors/packages needed to
provide solution
+ One standard technology (platform,
database, language)
+ Lower costs to purchase and implement
total solution (software $,interfaces,etc)
- Potentially less capabilities and
functionality
“Optimize the enterprise”
Best of Breed
+ Greater capabilities and functionality
+ Potentially greater benefit from
capabilities and functionality
- More vendors/packages needed to
provide solution
- Interfaces need to be developed and
maintained during upgrades
- Additional selection activities needed
- Higher costs to purchase and
implement total solution
“Optimize the functions”
Typical Application Configuration
APPLICATION RECOMMENDATION

1 Financials Integrated ERP Solution

2 Order Entry / Distribution Integrated ERP Solution
3 Purchasing / Inventory Integrated ERP Solution
4 Manufacturing Integrated ERP Solution

5 Financial Consolidation 1st Consider ERP offering

6 Warehouse Mgmt 1st Consider ERP offering
7 Forecasting / Scheduling 1st Consider ERP offering
8 HR/Payroll 1st Consider ERP offering
9 Plant Maintenance 1st Consider ERP offering
10 BI / Data Warehouse 1st Consider ERP offering
11 Fixed Assets 1st Consider ERP offering

12 Field Service Consider both ERP & BoB

13 CRM Consider both ERP & BoB
14 Enterprise Portal Consider both ERP & BoB
15 Adv Planning & Scheduling Consider both ERP & BoB
 Vendor Capacibilities
MORE
• Global Capabilities: Multi- ®

currency, Multi-language

• Implementation Complexity

• Breadth & Depth of

Functionality

• Ability & Infrastructure

• Options to Support Large

User Base

• Multiple Site Support

Options (centralized vs.
decentralized capabilities)
LESS