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Curso: 1-1
CONTABILIDAD DE COSTOS
Definición
El sistema de costeo por órdenes de producción, también conocido con los nombres de costos por
órdenes específicas de producción, por lotes de trabajo o por pedidos de los clientes, es propio de
aquellas empresas cuyos costos se pueden identificar con el producto, en cada orden de trabajo
en particular, a medida que se van realizando las diferentes operaciones de producción en esa
orden específica. Es así mismo propio de empresas que producen sus artículos con base en el
ensamblaje de varias partes hasta obtener un producto final, en el cual los diferentes productos
pueden identificarse fácilmente por unidades o por lotes individuales, como las industrias
tipográficas, las artes graficas en general, la industria del calzado, del mueble, del juguete, las
fundiciones, los astilleros, los talleres de mecánica, las sastrerías, etc., y muchas otras de
producción en masa de unidades similares o producto elaborados a la orden de los clientes.
La producción de una sola unidad, por ejemplo, un vehículo, una casa, o de unidades
idénticas contenidas en una orden de producción, como sería la producción de mil libros, hace
posible que mediante la aplicación del sistema de costeo por órdenes de producción se puedan
identificar en todo momento los costos relacionados con el producto o productos finales.
El sistema de costeo por órdenes de producción puede basarse en datos históricos (reales) o
en datos predeterminados. En el primer caso, se considera que los elementos de costos son reales,
aunque tal aseveración no sea en esencia cierta por cuanto el tercer elemento, los costos
indirectos de fabricación, solo se pueden calcular para un periodo corto mediante la utilización de
una tasa predeterminada de costos indirectos. En el segundo caso, se tienen en cuenta datos
predeterminados que posteriormente se confrontarán al final de un periodo, con los datos reales,
con miras a mantener un adecuado control de la producción durante el proceso mismo de la
producción de los artículos.
En costos por ordenes de produccion, las empresas deben tener en cuenta, en primera instancia,
las ordenes de produccion que deben elaborarse a pedido del departamento de ventas y de
acuerdo con las necesidades de los clientes. Para cada una de ellas se emplea una hoja de costos
por trabajo, en la cual se van acumulando semanal o mensualmente los costos que por materiales
directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacion son necesarios para elaborar
productos especificos o partes de las unidades que se estan produciendo.
Para conocer el costo de produccion de cada producto, que esencialmente es uno de los
principales objetivos de la contabilidad de costos, basta dividir el costo total de produccion entre
el numero de unidades producidas.
Las hojas de costos por trabajo suelen tener diferentes especificaciones, de acuerdo con las
personas y los productos que elaboran. Por lo general estas formas llevan el nombre de la
compañía, el número del trabajo que se está elaborando, las secciones correspondientes a los
materiales directos usados, la mano de obra directa consumida y los costos indirectos de
fabricación. Una de estas formas, bastante generalizada, se puede apreciar en el cuadro 2.1.
Los costos por ordenes de producción tienen, entre otros, los siguientes objetivos:
En torno a la ilustracion sobre la carta de flujo de trabajo se debe hacer la siguiente aclaración en
relación con el tercer elemento: si los costos indirectos de fabricación que se aplican a la
producción ( los CIF aplicados) tienen un valor diferente de los reales del periodo, surgirá una
cuenta de costos indirectos de fabricación subaplicados o sobreaplicados que aumentará o
disminuirá el costo de venta, según sea la situación.
Finalmente se debe diseñar toda una serie de formas con respecto al uso de los materiales y la
contribución de la mano de obra, necesaria para seguir de manera correcta todos los pasos de los
procesos de fabricación, y que servirán Igualmente como herramienta necesaria en el control de la
producción. Además de la hoja de costos por trabajo antes mencionada, mas adelante se
estudiarán otras formas que se emplearán en relacion con el uso de los materiales y el consumo
de la mano de obra.
Materiales
En relacion con la compra y el uso de los materiales dentro de una empresa, se debe hacer la
siguiente aclaracion con respecto a su terrminología, diferente de unas empresas a otras.
1. Materia prima: en la compra de materiales, el termino “materia prima” hace referencia tanto a
los materiales directos como a los indirectos, sin distinciones de alguna naturaleza.
1.2 Materiales directos: son aquellos que entran directamente en la produccion, o dicho de otra
manera, los que pueden identificarse plenamente con el producto, lo constituyen fisicamente y
economicamente son significativos y de facil medicion y control. Las condiciones propias en cada
empresa indicarán con claridad cuales deben catalogarse en este primer elemento de costo.
1.3 Materiales indirectos: son aquellos que aunquen no se incorporen el producto, son
indiispensables dentro del proceso de produccion; bajo esta categoria entran igualmente los
materiales directos que se usan en muy pequeñas cantidades y que se catalogarán como costos
indirectos de fabricacion bajo la denominacion de costos indirectos de fabricacion control ( o CIF
control).
1.4 Suministros de fábrica: por lo general, cuando se habla de suministros de oficina no se hace
referencia a materiales sino a diversos implementos o articulos que se requieren para mantener
una fabrica o una planta en buen estado, como jabones para la limpieza y aceite para mantener las
maquinas en perfecto funcionamiento.
1. En el almacén: una vez comprobada la calidad de los materiales que se han recibido, se
registran en el software de inventarios las cantidades adquiridas y sus respectivos precios
unitarios.
2. En el departamento de costos: nada se hace en relacion con la compra de materiales,
puesto que estos aun no han entrado en produccion.
3. En el departamento de contabilidad general: la compra de los materiales, utilizando el
sistema de inventario permanete, se registra en el diario:
La requisición de materiales tambien se llama solicitud de materiales. Es una hoja especial que
generalmente se hace por triplicado, exigida por el almacenista para entregar la materia prima con
destino a un traabajo especifico. Una de las copias de esa solicitud queda en poder del
almacenista, y las otras dos se envian a los departamentos de contabilidad y de costos. Se
establece asi un control mas efectivo de los materiales que se suministran a produccion.
Las requisiciones pueden tomar diversas formas de acuerdo con el tamaño y la naturaleza de la
empresa. Deben tener el nombre correspondiente o su código, con datos sobre el numero, la
fecha de entrega, la clase de trabajo en que se aplicarán los materiales, la cantidad, la descripcion
y el costo unitario, asi como las firmas autorizadas del jefe de produccion o cualquier otro alto
funcionario.
En los cuadros 2.3 y 2.4 pueden apreciarse dos formas de requisicion de materiales bastante
utilizadas en la empresa:
4.- Inventario de suministros de fabrica: esta representado por una clase especial de materiales,
como lubricantes, grasas y aceites queaunque no llegan a ser parte del producto terminado,
ayudan en la fabricación del mismo
Todos los inventarios de propiedad de una empresa,poséalos o no físicamente, se ubican en una
de las clasificaciones antes enumeradas. Se debe tener presente, por tanto, que una mercancía en
consignación no puede catalogarse comp un inventario de la compañía que la tiene en ese
momento porque, si asi se hace, se esta dando una estimación falsa de los activos de dicha
empresa en ese momento dado.
3. promedio ponderado
Una comparación de los principales métodos de valuación de inventarios, en relación con sus
ventajas y desventajas en la siguiente:
1. El método PEPS muestra como ventaja un inventario valorado con los costos mas recientes, o
sea en una economía inflacionista el balance general estaría actualizado con los precios reales en
cuanto a sus inventarios. Son desventajas de este método los bajos costos de producción al
tomarse los precios mas bajos de los materiales, y mostrar unas utilidades muy altas que inciden
notoriamente en los impuestos sobre la renta y complementarios
2. El método UEPS tiene como ventaja las siguientes: muestra los costos de producción(por
materiales) a los precios más actualizados y permite, por consiguiente, fijar políticas de precios de
ventas mas acordes con la realidad y arroja sus utilidades menores, por lo que los impuestos sobre
la renta serán menores. Su única desventaja seria la de mostrar los inventarios, en el balance
general, desactualizado en cuantos los precios que rigen en el mercado
3. El método del promedio ponderado tiene como ventaja principal la sencillez de su aplicación,
especialmente en aquellas empresas que producen gran diversidad de artículos. Como desventajas
se pueden anotar las siguientes: los inventarios del balance general no están actualizados, la
utilidad operacional aparece aumentada y los costos de producción no son lo mas actuales, por lo
que no facilita la fijación de precios de venta.
Se debe recordar finalmente que la DIAN acepta a cualquiera de los métodos de valuación de
inventarios siempre que este de acuerdo con la técnica contable y se ciña al concepto de
consistencia, lo que quiere decir que si una empresa esta utilizando un determinado método para
la valuación de sus inventarios de materiales, debe continuar con el mismo para valorar sus
productos acabados, por lo menos durante su ciclo contable
Mano de obra
En la fabrica, la mano de obra indirecta es el salario que se paga a trabajadores y empleados que
ayudan de alguna manera a la elaboración del producto, aunque no en forma directa. Sobre el
particular existen muchos puntos de vista en cuanto a la determinación de los salarios que son
mano de obra indirecta, y el criterio de la gerencia, o de los altos ejecutivos de una empresa,
prima en estos casos
En el caso presente se consideran como mano de obra indirecta los salarios de los trabajadores de
mantenimiento y reparación, almacenistas, aseadores, celadores, etc, asi como las prestaciones
sociales de los mismos. Igualmente se consideran como costos indirectos, los salarios que se
pagen a los operarios de producción que se encuentren elaborando en un momento dado en los
trabajos que nada tienen que ver con la producción.
Existen dentro de una empresa muchos otros tipos de mano de obra que se clasifican para efectos
de su contabilización, junto con la indirecta y sus correspondientes prestaciones sociales, como
costos indirectos de fabricación. Los principales son los siguientes:
Salarios de supervisión de fabrica:
Están representados por la remuneración que se paga a los trabajadores que desempeñan valores
de supervisión dentro de una empresa cuya capacitación laboral debe ser superior a la de los
obreros de la producción. Estos salarios se registraran correctamente con un debito en la cuenta.
Costos indirectos de fabricación de control (supervisión)
Es la remuneración que se da a los empleados que laboran en oficinas situadas dentro de la misma
planta y que cumplen diferentes funciones todas ellas encaminadas mantener la buena marcha de
la producción
Son los salarios que deben pagarse a los trabajadores, ya sean de producción o no, cuando por
alguna circunstancia permanecen inactivos por un periodo. Es el caso, por ejemplo, de un obrero
de producción que estará inactivo durante una o dos horas a causa de un daño de la maquina con
la cual labora.
Son los salarios de los trabajadores, ya sea de producción o no, que se pagan por concepto de un
exceso de las horas laborales normales (jornada de ocho horas diarias, durante seis días a la
semana) de acuerdo con las leyes laborales vigentes.
Cuando se trata del pago de las horas extras de operarios diferentes de los de producción directa
no existe problema alguno ya que se carga a la cuenta Costos indirectos
Estan representados por los salarios de los altos ejecutivos, que en la generalidad de los casos se
clasifican contablemente como gastos del periodo y no de producción. De manera que la practica
contable mas indicada es cargarlos como salarios administrativos, incluidos en los gastos del
periodo
Salario de ventas:
Es la remuneración de los vendedores y empleados de las oficinas de ventas. Los pagos por este
concepto se registran como gastos del periodo y no como costos de producción
En el caso concreto de la producción, mucho antes de que sea elaborado el producto se requirió
indudablemente una serie de estudios de tiempo y de movimiento para cada una de las
operaciones, a fin de que en cada una de ellas se obtuviese la máxima eficiencia con los costos
mas bajos posibles; precisamente en este paso preliminar, el control puede operar con magnificos
resultados, de acuerdo con las técnicas y método que apliquen a los ingenieros industriales para
medir cada una de las operaciones que conlleva la elaboración de un articulo.
Todo lo dicho anteriormente tiene relación directa con las especificaciones de tiempo de cada
operación, por que cuanto mejores sean tales estudios, mejor será el control que se establecera.
Este objetivo se logra, con mucha propiedad, en aquellas industrias que laboran con base de
estandarización del trabajo
Total
Con respecto al tiempo en si que gasta cada trabajador en una operación, existe otra forma de
control llamada tiquete o tarjeta de tiempo, en la cual se registra el nombre del trabajador, la hora
de iniciación y terminación del trabajo en cada operación, la fecha y el numero del trabajo, las
unidades terminadas, la forma de aprobación del supervisor o jefe de sección, etc. También aquí
se presentan muchas diferencias en la configuración de esta tarjeta, de acuerdo con la índole de la
empresa. En el cuadro se presenta de una forma bastante común
El control más adecuado que una empresa puede establecer en relación con los salarios, es decir,
con el precio de cada hora trabajada, esta ajustado al sistema de administración de salarios que
este aplicando
No existen normas especificas sobre esta materia, y cada empresa estudia su caso particular de
acuerdo con sus condiciones de funcionamiento, pero en general se acepta la consideración de
que tales prestaciones, por su alto costo, deben incidir sobre la producción, ya sea directa o
indirectamente.
Un gran numero de empresas sigue como norma general cargar a la producción, en forma, directa
aquellas prestaciones que tienen costos fijos denominados por disposiciones oficiales, tales como
el seguro social obligatorio, el Servicio Nacional de Aprendizaje, la prima de servicios y hacer
provisiones para prestaciones sociales en aquellas casos susceptibles de notables variaciones,
como por ejemplo, el seguro de vida colectivo, las cesantías, las jubilaciones o pensiones de vejez.
El costo de estas prestaciones indirectas varia mucho de una empresa a otra, por lo que las
provisiones que se tomen en este sentido son, asimismo, muy diferentes.
Unidades terminadas………………………………………………………………………..
En la practica, los sistemas de incentivos basados en la estandarización del trabajo son los que mas
facilidades ofrecen. Existe una forma de control para el pago de los salarios, basados en los
tiquetes de tiempo, de uso muy personalizado en las grandes industrias , que recibe el nombre del
trabajo o planillas de control diario del tiempo.
Cuando únicamente se llevan los libros convencionales, el pago de los salarios se registra de la
siguiente manera
Bancos XXX
Retención de la fuente XX
Bancos XXX
En el departamento de costos: una vez recibidas las requisiciones, se separan las directas de las
indirectas; las directas se suman y el total se coloca en la hoja de costos por trabajo en la sección
correspondiente a los materiales directos.
Uso de repuestos
El almacén y el departamento de contabilidad son las únicas dependencias a las cuales les
corresponde hacer los registros del caso en relación con el uso de los respuestos.
El almacén deberá anotar, mediante alguna forma especial, la entrega de los respuestos
requeridos por cualquiera de los departamentos de produccion y de servicios, haciendo las
deducciones del caso en el software de inventarios.
Contabilidad costos
De la empresa,el numero del trabajo que se esta realizando ,las espicificaciones del producto, las
fechas de iniciación y de finalización del trabajo , los cotos totales , las unidades producidas , y el
costo de cada unidad.igualmente , algunas de estas formas suelen llevar al mismo tiempo los datos
reales y los datos aplicados a la producción en cuanto a los gastos generales de fabricación , asi
como la subplacacio o sobreapalcion de costos q se hubieran fabricado presentando, con miras
hacia al futuro control de la producción a travez del tercer elemento de costo , aunque después de
q se ha realizado la producción.
Los materiales (o materia prima) constituyen a una meteria de producción que en la mayoría de
las empresas tiene unvalor alto; de ahí la importancia que se tomen todas las medidas del caso
para su control, mediante la uyilizacion de solicitudes y ordenes de compra y su chequeo final por
parte del almacenista , como durante su alamacenamiento y manejo interno
La materia prima puede dar lugar a dos tipos diferentes : los materiales directos ,o sea aquellos
que entran directamente en la elaboración de los productos y que contistuye , por tanto, el primer
elemento de costo, y los mateiales indirectos , que tienen una incidencia importante en la
producción como costo indirecto .
Finalmente, en relación con los materiales , la evaluación de los inventarios finales de materiales ,
con base en diferentes métodos , como el promedio ponderado PEPS y UEPS , es de gran
importancia debido al efecto que se pueda producir, por un lado, el mayo o menor costo del
producto y , por el otro , en la evaluación de los inventarios que deberán aparecer en el balance
general .
La mano de obra , osea el pago que se da a los trabajadpres que elaboran en el área de producción
, se puede discriminar en mano de obra directa , cuando se trata del salario que se paga a los
obreros que intervenen directamente en el producto , y en mano de obra directa , el salario se
paga a otros trabajadores que en elaguna forma ayudan a la producción , como los obreros de
mantenimiento los celadores , los aseadores , supervisores , etc. Otros tipos de mano de obra
diferentes de la producción , como son los salarios de los vendedores t el personal administración ,
se considera como gasto del periodo