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Quito, DM;
Señor
Gerente General
Empresa Pública Yachay E.P.
Presente
De mi consideración:
Atentamente,
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Base legal
Estructura orgánica
Procesos Gobernantes:
— Directorio
zr-elsGerencia General
E'TlWesa Pública YACHAY E.P.
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Objetivos de la entidad
La Empresa Pública Yachay E.P., según el artículo 1 del Decreto Ejecutivo 1457, tiene
como objetivo, el desarrollo de actividades económicas relacionadas a la administración
el oyecto "Ciudad del Conocimiento YACHA Y", e incluye:
dPr
rie
f'Çjtmpresa Pública YACHAY EP
4
Dirección Nacional de Auditorio de Sectores Sociales
El monto de recursos examinados corresponde a 104 390 961,60 USD, cuyas fuentes
de financiamiento fueron de origen fiscal y de préstamo de terceros concedido por el
EximBank de la República Popular de China; además, comprendió la evaluación de:
Servidores relacionados
Anexo 1
(Ni
c;co
1 ,
Área 1CPU ' Monitor i Teclado Mouse
Laboratorio de Informática 20 I, 17 15
Biblioteca 5 5 í 5 1 5
Administrativa 5 5 ' 5 5
Embodegados 1 1 1
Oficina - YACHAY EP 4 2 3 2
Auditorio - YACHAY EP 22 1
r No encontrados 1 1 5
1, Total 36 _. 36 36 36
"... las laptops fueron entregadas a los docentes y al momento que los docentes
salían.., del instituto ellos devolvían el equipo para que este se pueda dar a otro
docente y es esa la forma como se ha venido manejando estos equipos,
actualmente se tiene equipos en bodega a la espera de que se solicite por nuevos
docentes...".
Los Directores de Educación Inicial, Básica, Media y Superior que actuaron entre el 20
de junio y el 31 de agosto de 2017; 7 de febrero y 14 de junio de 2017; y, la apoderada
de la Directora de Educación Inicial, Básica, Media y Superior, que actuó entre el 1 de
diciembre de 2014 y el 5 de octubre de 2015, posterior a la conferencia final del borrador
de informe, con comunicaciones de 1, 11 y 12 de diciembre de 2017, respectivamente,
en su orden señalaron:
"... Cabe señalar que el objeto de la compra debió ejecutarse y cumplirse desde
el momento de la recepción, y que las instancias administrativas de la Empresa
Pública y custodio final de los equipos debieron velar por que el requerimiento y/u
objeto de la compra se cumpla... Debo recalcar además, que este particular, así
como el destino y estado de los equipos informáticos no me fue informado, ni de
manera escrita ni verbal, al momento de asumir la Dirección...".
Lo expresado por los servidores ratifica lo comentado por auditoria, debido a que a pesar
de que la Empresa Pública Yachay E.P., contó con los equipos para ser distribuidos en
el laboratorio de informática del Instituto Superior Tecnológico 17 de julio, los custodios
asignados no informaron de su disponibilidad a los Directores de Educación Inicial,
Básica, Media y Superior, en sus respectivos períodos de actuación, a fin de realizar las
acciones correctivas del caso.
Lo señalado por el servidor ratifica lo comentado por auditoría, puesto a que durante el
período sujeto a examen no realizó las acciones para distribuir los bienes a quien generó
la necesidad e informar a la autoridad competente sobre la disponibilidad de varios
equipos.
Las situaciones expuestas se generaron por cuanto el Analista Experto de Gestión del
Conocimiento y Propiedad Intelectual y el Técnico de Gestión del Conocimiento y
Propiedad Intelectual, como custodios de los equipos informáticos adquiridos, una vez
entregados los bienes, no controlaron su correcta utilización, destinando y distribuyendo
los mismos al área para la cual fueron adquiridos, ni informaron a las autoridades de las
áreas requirentes sobre la disponibilidad de los equipos para que sean utilizados,
ocasionando que 7 computadores se mantengan embodegados, 4 no hayan sido
distribuidos y se encuentren en uso del custodio, determinándose 1 equipo faltante, por
lo que los mismos no han cumplido el fin para el cual fueron adquiridos y no se ha
recuperado un bien de la institución por 620,70 USD.
Conclusión
Recomendaciones
Al Gerente General
2 Dispondrá a los custodios de los bienes de larga duración, actualicen las actas de
entrega - recepción internas con los usuarios finales, a fin de tener información
precisa del responsable, ubicación y utilización que se da a dichos bienes.
3 Supervisará y dispondrá que los custodios de los bienes de larga duración, informen
periódicamente sobre las entregas y devoluciones de los bienes por parte de los
usuarios finales, a fin de realizar las acciones correctivas oportunas.
Las especificaciones técnicas que forman parte de los pliegos, fueron elaboradas por la
Analista de Promoción, Servicio al Cliente y Ventas, y aprobadas por la Gerente
Comercial, encargada, en el numeral 2, referente a la justificación de la contratación,
señala:
Sl j"(...)".
E a Pública YACHAY E.P
12
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Bienes que, pese a que el contrato definía que deberían ser entregados, instalados y
puestos en marcha en la Ciudad del Conocimiento Yachay, Hacienda San Eloy, Cantón
San Miguel de Urcuquí, provincia de Imbabura, se evidenció que a la fecha de corte del
examen especial, éstos no se encontraban funcionando en las referidas instalaciones.
El Gerente Comercial, con oficio EPYEP-GC-2017-0055-00 de 13 de noviembre de
2017, señaló que los citados bienes fueron adquiridos con la finalidad de ser vendidos
al Ministerio de Coordinación de Conocimiento y Talento Humano, con el objeto de
A —1WeV
C;r7
Por lo que, se evidenció que tanto en los términos de referencia, pliegos; y, contrato
suscrito, los servidores encargados de elaborar, validar, aprobar y suscribir los
documentos, no especificaron claramente el uso que la Empresa Pública Yachay E.P.,
daría a los bienes adquiridos, por cuanto se estableció que éstos debían ser entregados,
instalados y puestos en marcha en la Ciudad del Conocimiento Yachay; y no que serían
destinados para la venta Humano, por una obligación adquirida previamente con dicha
institución.
"... El área requirente de la obra, bien o servicio, incluida la consultoría, para iniciar
el procedimiento que corresponda de acuerdo a la LOSNCP, considerará en los
términos de referencia o especificaciones técnicas y demás documentación
precontractual: el objeto, presupuesto referencial, establecidos en el PAC, el
código CPC, y demás información señalada en la LOSNCP, su Reglamento y
resoluciones del SERCOP, esto es, una descripción suficiente del objeto de las
contrataciones...".
Lo expuesto por las servidoras no modifica lo comentado por auditoría, puesto a que,
los bienes debían ser entregados, instalados y puestos en marcha en la Ciudad del
Conocimiento Yachay; aspecto que se señaló en los términos de referencia, pliegos y
contrato; y, no que los citados equipos serían destinados para la venta.
Conclusión
Recomendación
Al Gerente General
t.:7152
mismos en el alcance de los objetivos planteados por las unidades requirentes,
'I W15
"... Se notifica con la finalidad de que durante la ejecución del contrato hasta su
cierre, se conforme el EXPEDIENTE ÚNICO de acuerdo a lo dispuesto en la
LOSNCP, Artículo 36, y artículo 121 del Reglamento a la citada ley, y cumpla
además con sus obligaciones legales, reglamentarias, normativa vigente y
estipulaciones contractuales...".
La cláusula quinta y los literales b), c) y k) de la cláusula décima tercera del contrato
suscrito en su orden, señalan:
DiEz SIElk
Empresa Pública YACHAY EP.
17
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Contrato 0036-2015
Uno de los componentes del objeto contractual, contempló la prestación de los servicios
de administración y operación del proyecto de bicicleta pública, los cuales conforme a
lo descrito en la cláusula sexta "FORMA DE PAGO", serían cancelados al contar con el
informe favorable emitido por el Administrador.
La situación descrita se produjo por cuanto el Administrador del Contrato emitió informes
de satisfacción de los servicios recibidos que habilitó el pago, sin adjuntar
documentación que evidencie el cumplimiento de horarios establecidos y demás
obligaciones adquiridas por el contratista, ocasionando que no se pueda verificar el
cumplimiento de las funciones del Administrador de Contrato. ;
Contrato 016-2016
tEZ Y MUEVE
,
jy
El numeral 5.1 de la cláusula quinta "FORMA DE PAGO", del referido contrato, señaló:
"... La Empresa Pública Yachay E.P., realizará el pago mensual de los servicios
requeridos, contra factura emitida por la CNT EP, a mes vencido, previo informe
de satisfacción del Administrador del Contrato...".
"... el monitoreo de cada uno de los enlaces estaba a cargo del personal técnico
de la Dirección de Soporte y Operaciones Tecnológicas, que en ninguno de los
reportes se me indica que se tienen inconvenientes mayores, y menos aún no uso
del canal de Datos del Banco Central, que bien vale aclarar, que en base a la
herramienta de monitoreo CACTI provista por la CNT E.P., hubo un uso mínimo,
pero uso al fin que justificó su contratación, y por ende el pago mes a mes por
el enlace contratado... no incumplí mis obligaciones como Administrador de
Contrato, pues solicité los monitoreos de los enlaces de datos e intemet, realicé
consultas para que se me confirmen los anchos de Banda requeridos para las
diferentes locaciones y, se me indique, de ser necesario dar de baja algún servicio,
tomando las acciones correctivas que fueron necesarias...".
Lo expresado por el servidor no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto como
Administrador del Contrato, no verificó que el servicio sea brindado y utilizado conforme
or10
se definió en su contratación y al referir que hubo un "uso mínimo", refleja que los pagos
efectuados se realizaron en base a servicios no utilizados.
Conclusiones
Recomendación
"... Es pertinente advertir que el convenio de pago es una figura que se aplica por
excepción, cuando por circunstancias ajenas a la voluntad o decisión de las
autoridades competentes de la entidad debidamente justificadas, no hubiere sido
posible celebrar un contrato observando todas las formalidades previas, por lo que
en lo posterior.., deberá adoptar las medidas adecuadas, a fin de evitar a futuro,
que se reciban servicios o se adquieran bienes; en general que se asuman
obligaciones, sin el correspondiente respaldo contractual...".
Los convenios suscritos en el período sujeto a examen ascendieron a 5 101 055 USD y
son los siguientes:
Los hechos que se constituyeron para la suscripción y pago de cada uno de los
convenios de pago, son los siguientes:
I Varita
_ tu ikr2c,
Los Miembros de la comisión para la recepción de las aulas del Ingenio San José, junto
con la Ingeniera Civil con RUC 1001598919001 y la Compañía Consultora con RUC
1790504433001, suscribieron el acta de entrega recepción de la obra y su fiscalización,
el 8 y 12 de mayo de 2015, respectivamente, señalando su conformidad.
"... Así también, se establezca de forma clara y precisa el por qué no se pudo
realizar un procedimiento precontractual y fue necesario suscribir un Convenio de
Pago...".
El Gerente General de la Empresa Pública Yachay E.P., con la Ingeniera Civil con RUC
1001598919001 y con el Gerente General — Representante Legal de la Compañía
Consultora con RUC 1790504433001, el 14 de mayo y 3 de agosto de 2015,
suscribieron los convenios de pago 001-2015 y 002-2015, con el fin de cancelar
2 314 131,37 USD y 116 506,79 USD, por la construcción y fiscalización de los
laboratorios para las aulas del Ingenio San José, detallando en el numeral 1.9 de la
.
cláusula primera "ANTECEDENTES", del convenio 002-2015, lo siguiente: "
9
rits sEi s
Siete meses posteriores a contar con los estudios de arquitectura e ingeniería definitiva
para el bloque F (Centro de Emprendimiento de Industrias), el Gerente General de la
Empresa Pública Yachay E.P., con oficio YACHAY-GG-2015-0736-00 de 9 de julio de
2015, solicitó al Subsecretario de Relaciones Fiscales del Ministerio de Finanzas emitir
el "AVAL FAVORABLE", para la construcción y fiscalización del Centro de
Emprendimiento de Industrias ubicado en las antiguas caballerizas de la Hacienda San
9Empresa Pública YACHAY E.P.
1Hir< SIETE
27
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
Eloy, lo cual fue atendido por el Subsecretario de Presupuesto, con oficio
MINFIN-SP-2015-0457 de 7 de agosto de 2015, con el cual emitió el citado AVAL.
:,
fiscalización, señalando su conformidad.
,, V cale
)EiriTE
b
Empresa Pública YACHAY E.P
28
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
El Gerente General de la Empresa Pública Yachay E.P., junto con el Apoderado
General-Representante Legal de la Constructora con RUC 1792283817001; y, el
Ingeniero Civil con RUC 1801419621001, el 20 de agosto y 4 de septiembre de 2015,
suscribieron los convenios de pago 003-2015 y 005-2015, a fin de cancelar la
construcción y fiscalización del Bloque F (Centro de Emprendimiento de Industrias), por
1 906 699,62 USD y 114 401,98 USO, respectivamente; y, señaló dentro del numeral
1.12 de la cláusula primera, lo siguiente:
"... Así también, se establezca de forma clara y precisa el por qué no se pudo
realizar un procedimiento precontractual y fue necesario suscribir un Convenio de
Pago...".
Convenio de pago 004-2015 por concepto de un día adicional del servicio de Promoción
del lanzamiento del Sistema Nacional de Innovación e Inauguración del Centro de
Emprendimiento y la Primera Feria de Ciencia, Tecnología e Innovación — Yachay
"... Dada la amplia difusión y gestión del evento de lanzamiento del Sistema
Nacional de Innovación e Inauguración del Centro de Emprendimiento de la
Ciudad del Conocimiento YACHAY, a través de sus distintas plataformas
(relaciones Públicas con medios de comunicación, redes sociales y generación de
contenidos permanente para nuestras herramientas de comunicación), esta
campaña ha generado ha superado las expectativas de asistencia, llegando a un
número aproximado de 8.000 ciudadanas y ciudadanos, razón por la cual se
decidió continuar con el evento, un día más, esto es, el domingo 18 de enero de
2015... Debido a /a afluencia masiva de ciudadanos y ciudadanas al evento.., se
ha convertido en una necesidad institucional el atender todos los requerimientos
y brindar servicios óptimos a los asistentes al evento por lo que agradeceré a
usted, con base a los precios unitarios establecidos en el proceso No. REC-
YACHAY-036-2014 se cuente con un día más de servicios en la organización y
logística de/evento en mención....".
El Director de Comunicación, una vez que contó con la documentación requerida, con
memorando YACHAY-DC-2015-0226-Ml de 1 1 de agosto de 2015, solicitó a la Gerente
Jurídica la elaboración del convenio de pago, para cubrir los gastos por loé servicios
prestados por un día adicional, toda vez que en el informe de recepción emitido por el
Director de Comunicación el 12 de mayo de 2015, se contó con la nota inserta de
aprobación suscrita por el Gerente General para la elaboración del Convenio de Pago.
"... en mi gestión como Analista Financiera debo aclarar que dentro de mis
competencias no está el conocer, permitir, gestionar y tramitar la suscripción de
convenios de pago, razón por la cual yo no tenía conocimiento de la suscripción
de los 5 convenios de pago, una vez que el trámite contaba con todos los
documentos habilitantes, el área requirente solicitaba el pago con la autorización
del Gerente General, es por eso que no podía negarme a tramitar el proceso de
pago respectivo...".
Lo señalado por los servidores ratifica lo comentado por auditoría, por cuanto se
evidencia que el Gerente General emitió autorizaciones para la realización de obras y
prestación de servicios, sin contar con la documentación requerida como la certificación
presupuestaria en forma previa a la adquisición de obligaciones; y, autorizó y suscribió
los convenios de pago para cancelar dichos compromisos.
&a
Por lo que se estableció que el Gerente General, conoció y autorizó, el inicio de 2 obras
dé construcción,
rta y ibirn sus correspondientes fiscalizaciones; y, la ampliación de un día
Empresa Pública YACHAY E. P.
v
35
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
adicional de un evento efectuado por la institución, sin contar con los requisitos legales
como: certificación presupuestaria y la suscripción de un contrato, previos a la
adquisición de compromisos con terceros; lo que dio lugar a que se suscriban 5
convenios de pago por 5 101 055 USD; ocasionando que la entidad asuma obligaciones
de pago con personas naturales y jurídicas, sin formalizarse a través de procesos de
contratación, que permitan la mayor participación de proveedores, que asegure una
selección sustentada en los principios de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública.
El Gerente General, inobservó lo dispuesto en los artículos: 115, 116 y 117 del Código
Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, 1 y 4 de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública y 1 de su Reglamento General, las Normas de Control
Interno 100-03 Responsables del control interno y 405-04 Documentación de respaldo
y su archivo; por lo que incumplió los deberes y atribuciones establecidas en los literales
a), d) y h) del numeral 1 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado.
Conclusión
Recomendaciones
Al Gerente General
Lo manifestado por los servidores no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto
en los expedientes de los servidores contratados, no se evidenció la documentación
requerida para ocupar cargo público, previo a la suscripción de las acciones de personal
y contratos de servicios profesionales; es decir, no se encontró los certificados de no
tener impedimento para ejercer cargos públicos y declaraciones juramentadas de Inicio
de Gestión, los cuales fueron obtenidos posterior a la fecha de suscripción de las
acciones de personal y contratos; y, en otros casos fueron presentados en el inicio de
gestión de cargos anteriores.
Las situaciones comentadas se originaron, por cuanto los Directores de Talento Humano
no emitieron los respectivos informes técnicos favorables y no verificaron el
cumplimiento de los requisitos y obligaciones establecidos en la normativa vigente para
la selección y reclutamiento del personal previo al inicio de las actividades de los
servidores vinculados laboralmente, lo cual no fue observado por los Gerentes
Administrativos Financieros; y, la Directora de Talento Humano actuante erítre el 1 de
diciembre de 2014 y el 2 de diciembre de 2016, ocasionando que se vincule a servidores
públicos sin contar con la documentación necesaria previo al ingreso.
Conclusiones
Recomendaciones
Cantidad Valor de
Precio
# del planillada en las 6 casas
Rubro Planilla unitario
Rubro las 6 casas adicionales
USD
adicionales USD
3 Limpieza manual del terreno M2 1 300,50 2,21 2874,11
4 Movimiento de tierras a maquina M3 163,02 4,49 731,96
Esta situación se presentó por cuanto el Fiscalizador contratado, no verificó ni objetó las
Cantidades. planilladas por el contratista para la construcción de 6 casas adicionales a
las contratadas, mismas que se ejecutaron sin la autorización previa de la entidad
contratante; y, por cuanto el Administrador del contrato no observó el particular al
momento de suscribir la planilla, aprobarla, emitir sus informes de satisfacción y solicitar
su pago, ocasionando un pago en exceso al Contratista de 7 967,83 USD.
E Precio Valor
Cantidad Cantidad
Rubro Concepto E U Planilla Diferencia unitario diferencia
planillada verificada
1E USD USD
Mampara de i 158,07 1,73 325,55 563,20
89 l M2 5y6 159,80
vidrio
CuilL5
Total 7 386,93
"...Si bien es cierto no se utilizó las piezas de colorado de 0,15 x 0,15 x 3m como
indica en los APUs, se procedió a utilizar vigas que fueron laboradas en forma
escalonada, esto brindaba una mejor presentación y seguridad a las escaleras, y
con una inversión similar a la ofertada, por esta razón fue aprobada por la
fiscalización...".
"... Estos rubros fueron ejecutados conforme los planos de diseño y con la
autorización de la fiscalización y administración del contrato, puesto que el
contrato contemplaba la construcción de 34 casas, pero el área de intervención
implicaba el sector donde a futuro se decidiría si se construiría o no 6 casas
adicionales, razón por la cual se intervino en esa área. Por lo tanto, no existe tal
exceso de USO. 7.697,83...".
Conclusiones
Al Gerente General
10. Dispondrá a todos los Administradores de los Contratos, que previo a suscribir las
planillas, aprobarlas, emitir sus informes de satisfacción y tramitar el pago
correspondiente, verifiquen la colocación e instalación de todos los materiales
ofertados en los análisis de precios unitarios de cada uno de los rubros de acuerdo
a las especificaciones técnicas establecidas y contratadas.
Las solicitudes presentadas por los servidores, se originaron por cuanto el personal que
se encontraba laborando no era el ofertado por el contratista, por ende la fiscalización
debía aprobar el cambio de los profesionales, los mismos que debían cumplir con la
experiencia exigida en los pliegos, para así proceder a ejecutar los trabajos de
construcción.
a
información relacionada con el personal técnico de la oferta, dando así cumplimiento a
vE-FTA y 01O
"... Una vez revisada y aprobada la presente Planilla No. 1 de Avance de Obra
Contractual y la planilla No. 1 de avance de obra de diferencia de cantidades,
puede continuarse con el trámite correspondiente...".
Los literales a) y b) del numeral 11.04 de la cláusula undécima del contrato 0051-2015
de 25 de noviembre de 2015, señalan:
Esta situación se presentó, por cuanto el Fiscalizador al elaborar las planillas y los
informes mensuales de avance de obra; y, los Administradores del Contrato en cada
•1 lidEs
mpresa Pública YACHAY E.P.
53
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
uno de sus períodos de actuación, al emitir sus informes de satisfacción y solicitar el
pago, respectivamente, no observaron el incumplimiento del Contratista en la
presentación del personal técnico ofertado, particular que fue solicitado por varias
ocasiones por los citados servidores, por lo que no se realizó ningún descuento ni se
impuso la multa de 280 229,36 USD por los 43 días en los cuales el contratista no
cumplió con la presentación del personal ofertado.
Planilla Crédito
5 392 277,67
1,2,3,4,5,6,7,8,9 2017-04-26 Externo EXIM 85% 4 583 436,02
BANK
Lo expresado por los servidores ratifica lo comentado por auditoría, por cuanto el
Fiscalizador y el Administrador del Contrato, al momento de emitir sus informes y
aprobar las planillas, respectivamente, no detallaron el incumplimiento de las
obligaciones de la contratista, ya que el personal que se encontraba laborando no
correspondía al presentado en la oferta, y pese a los requerimientos efectuados no se
amishei SEIS
jp
Empresa Pública YACHAY E. P
56
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
dio cumplimiento a dicha obligación, motivo por el cual se generó una multa que no fue
cobrada
Lo comentado por el servidor no es compartido por auditoría, por cuanto a partir del 8
de diciembre de 2016, periodo en el cual estaba en funciones, el Fiscalizador remitió
los informes de las planillas 1 y 2 junto con la documentación generada en la
construcción, dentro de la cual constaba los oficios generados hacia la contratista
solicitando por varias ocasiones la presentación del personal técnico que constaba en
la oferta, sin que éstos fueran considerados previo al pago.
"... La lista de personal que solicitó YACHAY fue enviada mediante oficio CGGC-
2016-YACHAY-008 de 3 de marzo de 2016, una vez que se había manifestado
las áreas a intervenir, ya que no era necesario 5 residentes de obra ni 5 topógrafos
cuando solo se trabajaba en 2 zonas.- El equipo y personal asignado al proyecto
es el que consta en los respectivos libros de obra de conformidad con la oferta
presentada, por tal razón no procede el incumplimiento...".
"... una vez que se procedió a ensayar los cilindros de prueba en el laboratorio
aprobado para el efecto, se cumplió con las especificaciones en referencia a la
capacidad máxima o resistencia máxima del hormigón. Todos los ensayos superan
la resistencia a la compresión del hormigón especificado. Por lo que han sido
habilitantes para el informe favorable de la Planilla No. 3 Provisional... Han existido
ensayos superiores a los 28 días; que fueron realizados a esas edades ya que el
volumen de trabajo no permitió ensayos exactamente a los 28 días. Sin embargo
los resultados en su totalidad supera el requerimiento de especificaciones.
Además; se conoce que la resistencia de los hormigones a edades superiores a
los 28 días NO INCREMENTA sustancialmente y la curva de resistencia se vuelve
ASINTOTA por lo que no habría diferencia sustancial entre resistencia de 28 días
y edades superiores, lo que garantiza el cumplimiento de especificaciones
técnicas... Debe tenerse en claro que la Norma ACI, ratifica lo dicho al permitir que
se realice ensayos de núcleos en edades mayores a los 28 días para verificar el
cumplimiento de especificaciones técnicas...".
Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado por auditoría, debido a que
el numeral 19.2.1.3 de la Norma ACI 318-14, adoptada por el American Concrete
Institute el 29 de agosto de 2014 y publicada en septiembre del mismo año, señala que
"A menos que se especifique lo contrario se debe basarse en ensayos a los 28 días. Si
el ensayo no es a los 28 días, se debe especificar la edad del ensayo..."; es así que, en
los documentos contractuales y de construcción no se señalan las edades diferentes del
hormigón, para que se ejecuten las pruebas de resistencia a la compresión bajo estos
parámetros, por lo que debieron ejecutarse a los 28 días.
Auditoría no comparte lo expresado por el servidor y por el Gerente General del Proyecto
en su calidad de Contratista, por cuanto los hechos comentados se refieren a la edad
ensayada de los cilindros de hormigón y no a la resistencia o al número de cilindros
ensayados; además, el capítulo 5 de la norma ACI 318, vigente a partir de agosto de
2014, se refiere a los aspectos relacionados con "Cargas" y no a lo señalado por el
servidor.
"... al estar el proyecto en ejecución y contar con las fechas de pago se debe
realizar el cálculo de los reajustes y descontar el valor en las planillas
subsiguientes o en la liquidación del proyecto...".
"... En tal sentido se remitió los diferentes expedientes de pago para su revisión y
aprobación con el fin de continuar con los trámites respectivos a la Gerencia
Administrativa Financiera, y se obtuvo el visto bueno de todos los expedientes y
no se observó lo de los reajustes, se pasó todos los controles establecidos antes
de solicitar el pago respectivo... Adicional como una preocupación del tema de los
reajustes con oficio No. 087- FISC-HIDR-PIY-2017, de 5 de mayo de 2017, la
fiscalización entrega el cálculo de la fórmula polinómica de reajuste de precio
definitivo del anticipo del componente 1, para continuar con el trámite
correspondiente... Mediante Memorando No. EPYEP-DDC-2017-0102-MI, de 5
de mayo de 2017, la administración del proyecto entrega el cálculo de la fórmula
polinómica de reajuste de precio definitivo del anticipo del componente 1 a la
Gerencia de Infraestructura y Construcciones para continuar con el trámite
correspondiente... Es importante indicar que al estar el proyecto en ejecución y
contar con las fechas de pago se debe realizar el cálculo de los reajustes y
descontar el valor en las planillas subsiguientes o en la liquidación del proyecto...".
"... debo recalcar que las fórmulas de reajuste de precios incluidas en el contrato
se encuentran mal elaboradas, pues no se hallan estructuradas en función de la
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento
General, ya que no se encuentran determinados los componentes de mayor
incidencia en la obra; por los motivos expresados en la comunicación de
contestación inicial, se solicitó varias veces a la contratante se proceda a corregir
el error a través de un contrato modificatorio, sin que tengamos hasta el momento
una solución a este particular... Se adjunta el cuadro de cálculo por componente,
calculado con las fórmulas de reajustes estipuladas en el contrato principal... En
el cuadro se detalla la fecha y el valor considerado y calculado por la CGE, y se
detalla la fecha y el valor calculado por CGGC, y la diferencia existente entre los
diferentes cálculos...".
Conclusiones
Recomendaciones
Al Gerente General
12. Dispondrá a todos los Administradores de los Contratos que previo a aprobar las
planillas, emitir sus informes de satisfacción y solicitar el pago, verifiquen que todas
TA DQS
mpresa Pública YACHAY EP
62
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
las condiciones establecidas en los términos de referencia, especificaciones
técnicas, pliegos y contrato, estén contempladas en las mismas y estén sustentadas
con la documentación que respalde su cumplimiento.
El 15 de agosto de 2016, se realizó el pago del 15% del anticipo para el Contrato 0051-
2015, por parte de la Empresa Pública Yachay E.P. y el 17 de octubre del mismo año,
se realizó el pago del 85% restante del citado anticipo.
Recomendación
Al Gerente General
"... Una vez revisada y aprobada la presente Planilla de Avance de Obra, puede
continuarse con el trámite correspondiente...".
CANTMADDE PAGADO
CANTIDAD
ESPONJA- PRECIO POR 20%
EN ni' INCLUIDO UN IT. ESPONJA-
UBICACIÓN RUBRO DESCRIPCIÓN PLANILLA EL
ESPONJAMIENTO 20%, USD MWNTO
USD USD
Relleno
BLOQUE A 224 compactado con 3 1 476,03 246,00 5,89 1448,94
material del sitio
BLOQUE B2- Relleno
B3-B5- 676 compactado con 1 771,6 128,60 5,89 757,45
B6-B7 material del sitio
Relleno
BLOQUE B4 893 compactado con 1 112,24 18,71 5,89 110,20
material del sitio
--
Relleno
BLOQUE D 1331 compactado con 3 2557,28 1 426,21 5,89 2510,39
material del sitio
Relleno
BLOQUE E 1559 compactado con 3 2557,281 426,21 5,89 2510,39
material del sitio
Excavación
ÁREAS mecánica en 5,89 13 049,30
1807 1 13 499,27 2 249,88
EXERIORES suelo sin
clasificar
Excavación
ÁREAS mecánica en
1807 3 13 654,54 3551,81 5,80 20 600,50
EXERIORES suelo sin
clasificar
Transporte de
materiales de
ÁREAS
1809 excavación, 3 3538,60 589,80 0,79 465,94
EXERIORES
incluye cargado y
eáportiamiento
Transporte de
materiales hasta
ÁREAS 5197,22
1810 5Km. 1 13 499,27 2249,88 2,31
EXERIORES
Incluye pago en
escombrera
Transporte de
materiales hasta
ÁREAS
1810 5Km. 3 3 538,80 589,80 1 2,31 1 362,44
EXERIORES
Incluye pago en
escombrera
48012,77
Total
sit 1C0,40
Esta situación se presentó, por cuanto el Fiscalizador suscribió las planillas de avance
de obra 1 y 3, las Memorias de Cálculo y los informes mensuales de fiscalización, sin
considerar que el Contratista incluyó en las cantidades planilladas un porcentaje de
incremento del 20% de esponjamiento, mismo que no se estableció en los términos
contractuales; y, el Administrador del Contrato, al suscribir las referidas planillas,
aprobarlas, emitir los informes de satisfacción y solicitar su pago, no observó dicho
particular, ocasionando un pago en exceso al contratista de 48 012,77 USD.
"... Una vez revisada y aprobada la presente Planilla de Avance de Obra, puede
continuarse con el trámite correspondiente...".
"... El Fiscalizador del contrato, aprobó el 20% por esponjamiento en este rubro,
y también el Administrador del Contrato, pues aunque no consta en las normas
técnicas del INEM (sic) ni de la NEC; ni en las especificaciones técnicas de este
contrato, es una práctica usual implícita no oficializada en las obras. Para Justificar
este pago, se solicitó ensayo de laboratorio de material (se anexa original) donde
plantea el 20% por esponjamiento en este rubro. Si la CGE, no acepta esta
justificación, el contratista deberá devolver esté valor en la próxima planilla a emitir
o en la planilla de liquidación de la obra, pues el plazo de ejecución de este
contrato sigue vigente..., por lo tanto en mi calidad de Ex Administrador de este
contrato, solicitaré mediante oficio a la empresa Contratante CHINA GEZHOUBA
que los casos del RUBRO 1807, que procedan a la devolución de estos valores y
en el caso de los demás RUBROS, advertirles que también tendrán que
devolverlos en el pago de la siguiente planilla o de la planilla final de liquidación,
puesto que el plazo de ejecución del Contrato de obra 051-2015 COMPONENTE
04, Construcción de las Viviendas Multifamiliares San José, sigue vigente...".
Conclusidnes
Recomendaciones
Al Gerente General
USD USD
p
ret4T49 'fusco
"... En cada planilla de obra ejecutada de los componentes del Grupo N°1, el
FISCALIZADOR, calculará el reajuste de precios provisional, aplicando las
fórmulas de reajuste que se indican en este contrato.- El FISCALIZADOR
realizaría el reajuste definitivo tan pronto se publiquen los indicen del INEC que
sean aplicables.- A continuación la contratista detalla del cálculo del reajuste
definitivo de las planillas antes mencionadas...".
Conclusión
gat
planillas, las aprobó, emitió sus informes de satisfacción y solicitó su pago sin objetar la
erav-A 16215
Recomendación
Al Gerente General
18. Dispondrá a los fiscalizadores, que los contratos de ejecución de obras cuya forma
de pago corresponda al sistema de precios unitarios, en las planillas e informes de
fiscalización incluyan los cálculos de reajustes de precios, situación que deberá ser
verificada por el Administrador previo su aprobación y pago.
"... una vez revisadas y aprobadas las planillas... del componente 10 CLÚS TER
CIENCIAS DE LA TIERRA del contrato 051-2015 puede continuarse con el trámite
correspondiente...".
FERENCIA
No. BLOQUE 2 UNIDAD CANTIDAD TOTAL KG
' I DI
PERFILERIA ESTRUCTURAL A-572 Gr: 60 130,59
194 Kg '749 143,59
50 ( INCL. PINTURA ANTICORROSIVA ) , 0884,43 9246,16
BLOQUE INIGEMM
Esta situación se presentó, por cuanto el Fiscalizador no verificó y detectó las cantidades
reales ejecutadas en el proyecto del Cluster Ciencias de la Tierra, al elaborar las
planillas e informes de fiscalización en el período de febrero a octubre de 2016, no se
evidenciaron las acciones tomadas por el Administrador de Contrato al suscribir las
planillas, aprobarlas y solicitar su pago, ocasionando un pago en exceso al contratista
por 1 081 383,59 USD correspondiente a los rubros del proyecto arquitectónico y 594
863,66 USD por perfilería, totalizando 1 676 247,25 USD.
"... existe una equivocación en calcular con tres decimales, cuando lo correcto son
cuatro, solicitando se vuelva a liquidar los valores considerando lo enunciado.
Adicionalmente, la estructuración de la fórmula es errada, habiendo solicitado en
b;f crurssn.,
npresa Pública YACHAY E.P.
80
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
varias ocasiones se proceda con una contratación modificatoria a la cláusula de
reajuste de precios y en especial a la fórmula polinómica, pues no se encuentran
considerados todos los componentes principales que deben integrarla; esta
corrección es viable en aplicación del artículo 72 de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública...".
Conclusiones
Recomendaciones
Al Gerente General
La ejecución del contrato presentó 6 suspensiones de obra que totalizaron 824 días, de
acuerdo con la descripción que los administradores de contrato, en sus respectivos
períodos de gestión efectuaron como se detalla:
Anticipo no devengado
De acuerdo con el numeral 5.1 de la cláusula quinta "Forma de pago"del Contrato 0017-
2014 de 14 de febrero de 2014, la Empresa Pública Yachay E.P., con Notificación de
Anticipos DF-2014-020, entregó al Contratista el 50% del valor del contrato equivalente
a 13 192 766,34 USD; sin embargo, hasta la fecha de corte del presente examen
especial, este valor no ha sido devengado en su totalidad a pesar de que se pagó 11
planillas de avance de obra, correspondientes a los meses de febrero de 2014 a
diciembre de 2016, como se detalla a continuación:
Valor Cancelado
Concepto
USD
Monto del contrato 26 385 532,68
Monto del Anticipo 13 192 766,34
Total cancelado hasta la planilla 11 5 559 523,03
Monto devengado del anticipo 2 674 219,39
Saldo por devengar del anticipo 10 518 546,95
"... Debo señalar que por tratarse de un proyecto que arrancó desde cero, Yachay
Ciudad del Conocimiento en el año 2014 no contaba con trazado vial, El diseño
urbanístico correspondió a la fase de pre factibilidad, misma que fue validada por
el MIDUVI y aprobada por el Directorio de la E.P. cuando se puso en su
wenn 9cato
,sr?
Empresa Pública YACHAY E.P.
88
Dirección Nacional de Auditoria de Sectores Sociales
conocimiento el Plan Maestro de/a Ciudad en septiembre de 2013. Dicho plan fue
contratado con la empresa pública FEZ de Corea. Una vez contamos con este
insumo implantado en los predios asignados para el efecto, procedimos a la
contratación de diseños viales definitivos, mismos que fueron la base de contrato
de construcción de vías internas con IMBA VIAL EP.- De manera paralela, en enero
de 2014, se contrató los estudios definitivos para la construcción de los sistemas
de alcantarillado sanitario, pluvial, agua potable y aguas residuales con la empresa
"ASTEC" Asesoría Técnica Cía. Ltda. (contrato 0012-2014).- El cronograma de
ejecución de obras para Yachay Ciudad del Conocimiento marcó una primera fase
de apertura de vías a cargo de IMBA VIAL EP, misma que se ejecutó, en devengo
del anticipo de su contrato, hasta el 98%, conforme sus informes de Fiscalización
y del Administrador del Contrato. Una vez concluida la primera fase de apertura
de vías, el cronograma establecía que Yachay EP debía contratar las obras
correspondientes a la segunda fase "soterramiento de las instalaciones
hidrosanitarias", sobre la base de los diseños proporcionados por ASTEC Cía.
Ltda. Ya que contábamos con una certificación presupuestaria plurianual de 1.043
millones de dólares de Estados Unidos de América, en favor del proyecto de
inversión Yachay Ciudad del Conocimiento.- Una vez colocadas dichas
instalaciones hidrosanitarias una tercera fase iniciaría para terminar las calzadas,
de acuerdo al diseño urbano aprobado por el MIDUVI. Particular que tomó
conocimiento y fue objeto de aprobación de parte del Directorio de la Empresa
Pública Yachay EP en noviembre de 2014.- En la sesión de noviembre de 2014,
el Directorio solicitó hacer ajustes a la propuesta de ASTEC y esperar a la
autorización del Sr Presidente de la República para su inclusión en la
programación financiera del Ministerio de Finanzas, ya que los montos excedían
el tope del ordenador de gasto del Gerente General de la EP (5 millones de
dólares).- Una vez acogidas las observaciones del Directorio, en el primer
Gabinete sectorial de Talento Humano de 2015 el Presidente de la República
dispuso se incorpore el componente hidrosanitario de Yachay en el "paquete de
obras de infraestructura" a ser financiadas con fondos comprometidos, en
términos concesionales, por parte del EXIMBANK de China. Razón por la cual no
se incluyó el componente de alcantarillado sanitario, pluvial, agua potable y aguas
residuales en el presupuesto 2015 con fuente de recursos fiscales. Y en
consecuencia marcó la necesidad de suspender el contrato de construcción de
vías con IMBA VIAL E.P. hasta contar con los recursos necesarios para contratar
y haber construido la fase 2 en la construcción de las vías internas de la Ciudad
del Conocimiento (soterramiento de alcantarillado sanitario, pluvial, agua potable
y aguas residuales).- Luego de numerosos trámites que excedieron el ámbito de
mis competencias como Gerente General, conforme a las normativas china y
ecuatoriana, el 25 de noviembre de 2015, las empresas públicas CHINA
GEZHOUBA GROUP COMPANY LIMITED y YACHAY EP suscribieron el contrato
No. 0051- 2015, en cuyo componente 1 y 2 se compromete la construcción de los
sistemas hidrosanitarios para la Ciudad del Conocimiento, obra en ejecución hasta
el último día de mi gestión como Gerente General.- Una decisión que corresponde
al ámbito de la gestión conducente a precautelar los recursos públicos no puede
ser calificada de negligente, ya que de no haber suspendido el contrato de
construcción de vías con INBA VIAL EP, la Empresa Pública Yachay EP hubiese
tenido que incurrir en una erogación adicional para rehacer calzadas y aceras,
luego de la colocación de las redes hidrosanitarias...".
sy jwiriA-i rwsuE
Conclusiones
Al Gerente General
20. Autorizará y suscribirá contratos de obra, una vez que existan los planos del diseño
definitivo, completos y actualizados de acuerdo a las necesidades del avance de
obra; las condiciones físicas y operativas que deben existir para que su ejecución se
desarrolle en los tiempos establecidos por la Empresa Pública.
"... La Empresa Pública "YACHAY EP" se constituye como una persona jurídica
de derecho público, con patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria,
financiera, económica, administrativa y de gestión; con domicilio en el cantón
Urcuquí, Provincia de lmbabura...".
A la fecha de corte del examen especial, se evidenció que las oficinas del bloque F
(Centro de Emprendimiento de Industrias), se encontraron siendo ocupadas en su
totalidad por los servidores de las áreas administrativas y técnicas de la Empresa
Pública Yachay E.P., produciéndose su traslado conforme a la disposición del Gerente
General, aptuante desde el 6 de julio al 31 de agosto de 2017, habiendo transcurrido 7
meses desde enero hasta julio de 2017, sin que por parte del Gerente General actuante
entre el 1 de diciembre de 2014 y el 5 de julio de 2017, se hayan impartido disposiciones
al respecto, manteniendo contratos de arrendamiento de oficinas y de bodegas, que
ocasionaron pagos por este concepto, desde enero de 2017 por 128 388,64 USD, a
pesar de contar con la estructura física disponible, Anexo 12.
Auditoría no comparte lo expresado por el servidor, por cuanto existía el espacio físico
disponible en la ciudad de Urcuquí para proceder con el traslado de los *servidores,
estableciendo plazos y cronogramas; sin embargo, habiendo transcurrido el plazo
otorgado, no supervisó y dio seguimiento al cumplimiento de sus disposiciones para el
traslado total de los servidores de la Empresa Pública, incurriendo la entidad en pagos
por arrendamientos a pesar de disponer de instalaciones.
Los hechos comentados se originaron por cuanto el Gerente General en funciones del
1 de diciembre de 2014 al 5 de julio de 2017, no dispuso el traslado del personal de la
Empresa Pública Yachay E.P. a las oficinas ubicadas en la ciudad de Urcuquí, al
momento que se encontraron disponibles las instalaciones en dicho lugar, habiendo
transcurrido los plazos y cronogramas establecidos en el memorando YACHAY-GG-
2016-0055-MI de 27 de abril de 2016; además, la Gerente Administrativa Financiera
actuante entre el 8 de noviembre de 2016 y el 22 de mayo de 2017 suscribió los
contratos de arrendamiento de oficinas y bodegas por el período entre el 1 de enero y
el 31 de diciembre de 2017, sin considerar que se contaba con instalaciones disponibles
en la ciudad de Urcuquí y que además el Gerente General dispuso el traslado
correspondiente, lo que ocasionó que la Empresa Pública Yachay E.P., incurra en
gastos por concepto de arrendamientos mensuales a partir del mes de enero de 2017,
por 128 388,64 USD, a pesar de contar con infraestructura en la ciudad de Urcuquí.
Conclusión
Recomendación
Al Gerente General
N° de
Descripción del Componente Plazo
Componente
Propuesta de estatuto orgánico por procesos 60 días de la entrega
1
de la Empresa Pública Yachay EP del anticipo
Diseño Manual de Clasificación de Puestos 80 días de la entrega
2
por Competencias del componente 1
Diseño del Manual de Valoración y 80 días de la entrega
3
Clasificación de Puestos del componente 1
Lo señalado por los servidores no modifica lo comentado por auditoría, por cuanto
conforme se detallan en las actas de entrega - recepción, el 22 de noviembre del 2015
se recibieron la totalidad de los productos, transcurriendo 6 meses para su envió a la
máxima autoridad para su revisión y aprobación; sin embargo, los productos de la
consultoría no fueron aplicados desde su recepción, debido a que no reunían
características adaptadas a la realidad de las operaciones de la Empresa Pública,
situación que no fue observada u objetada por los servidores intervinientes en la
generación de la necesidad: así como, por la administradora del contrato y recepción de
los productos.
Conclusión
Al Gerente General
23 Dispondrá a los titulares de las áreas requirentes que, al elaborar, revisar y aprobar
los términos de referencia y especificaciones técnicas, instrumentos necesarios para
iniciar un proceso de contratación, realicen un análisis técnico a base de la
legislación vigente de los productos y servicios a ser contratados, con el fin de que
éstos sean completos, definitivos y actualizados, lo cual será evidenciado con su
correspondiente informe.
25. Realizará las gestiones administrativas necesarias para que la Empresa Pública
cuente con un estatuto orgánico por procesos, manual de clasificación de puestos
por competencias y manual de valoración y clasificación de puestos, instrumentos
necesarios para optimizar los procesos de talento humano.
-a