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Asunción
Facultad de Ciencias Exactas y
Naturales
Departamento de Tecnología de Producción
Organiz
ación y
TEMA
Elaboración de la propuesta
INTEGRANTES
C.I N°
Alvarenga Mongelos Alejandra 4.470.976
Aquino Lugo Cynthia 5.678.407
Barreto Vera Laura 4.202.692
Fariña Montiel Bettina 4.871.576
Figueredo Britez Lizandra 6.292.404
Ortiz Pino Fabiola 5.160.016
Villagra Irala David
5.057.935
Introducción
La propuesta es un documento que describe un proyecto de trabajo a realizar en
un área o sector de interés, y lo que se quiere llegar a concretar es la aprobación o
rechazo del mismo.
Para dicho proceso es muy importante el uso de las tecnologías relacionadas con
el Gerenciamiento Electrónico de Documentos muy utilizadas en la organización y
gestión de empresas que se estarán mencionando y estudiando a continuación.
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Objetivos
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Índice
Introducción………………………………………………………………….1
Objetivos de este capítulo…………………………………………………2
Tecnología de Información………………………………………………...4
Workflow……………………………………………………………………...7
Correo electrónico……………………………………………………………7
Internet…………………………………………………………………………7
Intranet…………………………………………………………………………7-8
Extranet………………………………………………………………………..8
Conclusión……………………………………………………………………13
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Tecnología de Información (TIC)
En los escenarios actuales, tanto las empresas como los profesionales son asediados
por cantidades cada vez mayor de datos, informaciones y documentos en forma escrita, de
imágenes, sonido y voz, diariamente. Además, la tecnología obliga a abandonar el estilo
tradicional de organizar y definir los sistemas y procesos operacionales a más de gerenciar
las empresas, sean estas privadas o públicas.
Hay que considerar que el máximo esfuerzo, el desempeño, el esmero ni las buenas
intenciones del personal ya no son suficientes para optimizar los procesos y conseguir los
objetivos deseados. De ahí la necesidad e importancia de la aplicación de la moderna
Tecnología de Información para la generación, almacenamiento, localización, distribución y
gerenciamiento de las informaciones y de los documentos, en forma automática, de manera a
facilitar la toma de decisiones en los distintos niveles de estructura organizacional, la
reducción de espacios físicos, de costos operacionales, la optimización de la atención a los
clientes internos y externos, y lograr mayor productividad y competitividad de las empresas.
La automatización es un cambio tecnológico que reemplaza a las personas por maquinas.
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Ventajas en la utilización de la (TIC).
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El sistema integrado de gestión está constituida por una serie de módulos o subsistemas
integrados en los que la salida u output de un proceso puede ser utilizado como entrada o input
de otro proceso. Por ejemplo, los módulos de stock, gestión de comprar, tesorería, contabilidad
y patrimonio.
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Workflow
Internet
Intranet
Es una red privada que permite compartir recursos tales como sistemas de gestión,
servicios de internet, impresoras, servidores, así como la información necesaria para el
funcionamiento interno de la organización mediante una conexión entre las estaciones de
trabajo, servidores y otros hardware. No necesita de inversiones adicionales pues utiliza la
misma plataforma de red existente en la empresa.
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La intranet es un instrumento que posibilita una comunicación en forma continua,
integrando personas (clientes internos) y procesos, y facilitando las interrelaciones e
interacciones, así como la toma de decisiones de los responsables de los distintos sectores de
la organización. Asimismo, ahorra el tiempo del personal porque en vez de realizar la búsqueda
y consulta en archivos físicos y/o electrónicos, pueden acceder y obtener las informaciones y/o
documentos que necesitan on line y real time para el desarrollo de sus actividades y/o
procesos. Pueden acceder a la intranet solamente las personas autorizadas por la autoridad
competente de la empresa.
La intranet también proporciona un ambiente para que las personas puedan compartir sus
conocimientos individuales y grupales dentro de la empresa y de esta manera enriquecer el
conocimiento organizacional, lo cual es uno de los objetivos fundamentales de la Gestión del
Conocimiento.
Extranet
Es una extensión de la intranet que permite el acceso en forma segura de usuarios que no
necesariamente son funcionarios de la organización pero que si tienen un vínculo con la
entidad, a parte de la información u operación propia de la organización.
Utiliza las tecnologías de internet e intranet para acceder a la red interna y compartir la
información de los negocios de la empresa con los proveedores, entidades financieras y/o con
los accionistas, directivos, gerentes, vendedores, distribuidores, representantes y demás
empleados de la organización.
Como conclusión del tema de la tecnología de información(tecnología de información y
tecnología de comunicaciones), es importante destacar que la implementación de TIC, de punta
en organizaciones que actualmente utilizan procesos manuales y/o sistemas y procesos por
módulos, normalmente implica cambios de en la cultura organizacional, en las políticas y
estrategias empresariales, en la estructura organizacional, en las tareas y responsabilidades de
los directivos, gerentes, jefes y empleados en los sistemas y procesos operacionales, en el
estilo de gerenciamiento, en la aptitud y actitud de los recursos humanos, etc., de manera a
lograr los objetivos empresariales.
Procedimiento para la elaboración de la propuesta
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informaciones y documentos, y en base a la observación del trabajo mediante el trabajo de
campo, el analista ya viene registrando los hechos y las posibles soluciones a los problemas
detectados, con las fundamentaciones correspondientes. En esta fase juega un importante
papel los conocimientos, las habilidades y la actitud del profesional en Organización y Procesos
Empresariales para el logro de los objetivos deseados.
Los pasos básicos a seguir para la elaboración y estudio de la propuesta con los futuros
usuarios son:
De estructura organizacional y funciones: para el diseño de una nueva estructura y la
definición de tareas y responsabilidades de los distintos puestos o cargos de una organización,
el analista de Organización y Procesos debe conocer perfectamente la visión, misión, filosofía,
objetivos, políticas, estrategias. Tácticas y las normas o reglamentos, interno y del entorno
empresarial. Si estos no están claramente definidos, lo primero en hacer es definirlos además
debe conocer la tecnología de información (TIC) a ser implementada y los demás recursos
disponibles (humanos, financieros, infraestructura física, materiales y otros).
El conocimiento de los aspectos señalados precedentemente es fundamental para el éxito
de los resultados de un determinado proyecto. Así conociendo el tipo de tecnología de
información a ser utilizado y el grado de automatización de los procesos, al formular la
propuesta el analista podrá.
Definir con precisión la estructura organizacional y los puestos.
Definir con precisión la calidad y cantidad de recursos humanos necesarios.
Definir la infraestructura físico, instalaciones (eléctricas, sanitarias,
telecomunicaciones, etc.) necesarias.
Definir los tipos, calidad y cantidad de mobiliarios, maquinaria, equipos, materiales,
útiles y otros, necesarios para el funcionamiento de los distintos sectores de la
organización.
Determinar el grado de diferenciación e integración de las actividades y/o procesos.
Definir, con claridad y precisión, las tareas y responsabilidades de cada puesto.
Definir el Sistema de Información Gerencial (SIG) de la organización.
Determinar el costo de funcionamiento de la nueva organización y de los sistemas y
procesos operacionales recomendados.
En esta parte del proceso, el analista de Organización y Procesos prepara las alternativas
de estructura organizacional (organograma estructural y organograma de distribución de
puestos), con las funciones (descripción de tareas y responsabilidades de cada puesto)
respectivas y el proyecto del Manual de Organización y Funciones, impreso y/o electrónico, a
ser presentado a la consideración y aprobación de los usuarios. Además, debe valorar el factor
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beneficio- costo de los cambios a realizar, si fuesen aceptados, y describir las ventajas de cada
alternativa a presentar.
En esta parte del proceso el analista diseña los nuevos formularios, los flujogramas o
diagramas de flujo de procesos de la propuesta, y desarrolla los proyectos de los Manuales de
Procesos o Procedimientos Operacionales (impresos y/o electrónicos) a ser presentados a
consideración y aprobación de los usuarios.
Solicita una reunión con los gerentes, jefes, supervisores y empleados de los sectores
afectados.
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En la reunión, presenta la estructura organizacional, las tareas y responsabilidades de los
distintos puestos, los métodos, sistemas, procesos y formularios, nuevos y/o modificados.
Una vez terminada la presentación, el analista debe escuchar las inquietudes y sugerencias
de los usuarios. Esto le permitirá descubrir algunos puntos oscuros pasados por alto y que
pueden hacer variar las propuestas.
Además, mediante las discusiones generadas se pueden proporcionar las aclaraciones que
correspondan respecto a la estructura organizacional, tareas y responsabilidades´, sistemas y
procesos o procedimientos operacionales y el analista puede darse cuenta del porque
(motivos) de las oposiciones de algunos usuarios, si los hubiere.
El analista debe justificar las propuestas con argumentos valederos y procurar llegar a un
acuerdo con los usuarios sobre las modificaciones y/o nuevas tareas y responsabilidades.
Sistemas y procesos operacionales. Para esto debe emplear al máximo su capacidad de
escuchar, preguntar y consensuar, de modo a adaptar la organización y el funcionamiento de la
empresa a los requerimientos del ambiente interno y del entorno empresarial, y lograr los
objetivos previstos.
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Efectúa las modificaciones que correspondan, ya sea en la estructura organizacional, en
los sistemas, procesos o procedimientos operacionales y/o formularios, incluyendo los nuevos
datos y documentos o modificaciones y eliminando otros.
En base a los formularios modificados o nuevos que serán utilizados en los nuevos
procesos o procedimientos, preparar la cantidad de copias a ser utilizadas en la fase de
prueba(si son impresos)
Preparar la versión final del proyecto del Manual de Políticas, Manual de Organización y
Funciones, Manuales de Procesos Operacionales, y demás Manuales elaborados.
Coordinar con los directivos, gerentes, jefes, supervisores y empleados de los nuevos
sectores afectados, las fechas y horario para la realización de las pruebas de la nueva
organización y de los sistemas y procesos aprobados.
Conclusión
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operacionales, además de la Tecnología de Información (TIC), también se debe poner el foco
en la organización y en los recursos humanos. Desde hace mucho tiempo, en la mayoría de los
casos se pone el énfasis en los instrumentos de la tecnología informática sin preocuparse de la
organización y de las personas que tienen que implementar los procesos. Estas son las
principales causas del fracaso de los proyectos de Fortalecimiento institucional¨, tanto en las
empresas públicas como privadas y otros entes, a pesar de los elevados costos que
representan tales proyectos.
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