Importanţa corespondenţei

Este un lucru bine cunoscut ca orice scrisoare echivaleaza cu o carte de vizita a celui ce o
expediaza.

Acest fapt este de o deosebita importanta in cazul corespondentei de afaceri, unde mesajul scris
poate fi considerat drept reprezentant ai societatii / firmei care-l trimite, un mesager interesat in a
crea climatul favorabil pentru buna desfasurare a unei tranzactii.

Redactarea scrisorilor de afaceri constituie asadar un element esential in cadrul unei tranzactii, iar
modalitatile de realizare a acestora s-au imbunatatit si amplificat de-a lungul deceniilor devenind -
dupa unii autori - aproape o stiinta.

În orice ţară cu tradiţie în dezvoltarea comerţului corespondenţa este o componentă esenţială a

relaţiilor publice ale diferitelor agenţii economice.
La etapa actuală în care dezvoltarea economică naţională are un caracter diversificat avînd la
bază şi relaţiile economice internaţionale ce generează raporturi continuie între diferite unităţi
economice atît naţionale cît şi internaţionale, rolul corespondenţei în afaceri este în continuă
creştere.
Importanţa corespondenţei în afaceri poate fi prezentată astfel:
1. Corespondenţa este un element de bază pentru stabilirea legăturilor între diferite tipuri de
persoane;
2. Constituie un element de înregistrări contabile;
3. Serveşte drept probă în justiţie;
4. Permite constituirea, modificarea sau încetarea relaţiilor între persoane juridice sau între
persoane fizice şi juridice.
5. Devine o bogată sursă de documentare pentru constituirea arhivei. Scrisoarea reprezintă
întreprinderea însăşi în faţa corespondenţilor. Aspectul scrisorii, valoarea, prezentarea
argumentelor şi stilul trebuie să concureze la influenţarea favorabilă a destinatarului.
Cerinţe actuale faţă de corespondenţă:
Din partea celor care întocmesc corespondenţa se impune o preocupare permanentă pentru
însuşirea şi respectarea unor principii ce stau la baza corespondenţei.
Dintre acestea amintim:
1) Promptitudinea răspunsurilor – implică operativitate în rezolvarea problemelor ce fac obiectul
corespondenţei. Orice scrisoare trebuie să primească un răspuns. Dacă răspunsul la o solicitare
vine prompt (chiar dacă este negativ) şi nu cu întîrziere, impresia care ne-o facem despre
persoana sau instituţia respectivă este că ştie să-şi organizeze activitatea, că este eficientă şi că ne
respectă.
2) Elaborarea corespondenţei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetăria şi timbrele, ci şi costul
manevrării scrisorii prin sistemul poştal sau alte mijloace de transmitere, ocupînd timp,
necesitînd echipament şi spaţiu şi cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu
scrisori, al dactilografei sau operatorului ce procesează cuvintele pe calculator. Înainte de toate
trebuie să stabilim dacă alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alt mijloc mai puţin
costisitor.
Dacă alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie să ţinem seama de următoarele
aspecte:
 propoziţii scurte şi clare;

 folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (şabloanelor), astfel de accesări fiind mult
uşurate de calculator;
 redactarea corectă şi completă a scrisorilor pentru a evita astfel neînţelegerile şi implicit
revenirile.
3) Stabilirea obiectivului – este important să stabilim de la început obiectivul scrisorii, ceea ce
dorim, deoarece în funcţie de aceasta vom aborda diferit destinatarul.
Obiectivul unei scrisori poate fi: să informăm sau să aflăm ceva; să motivăm sau să influenţăm;
să ne scuzăm; să solicităm sau să oferim ceva; să acceptăm sau să refuzăm; să felicităm etc.

1. Palii, Al., Cultura comunicării, Epigraf, Chişinău, 2002 2.

2. Stanton, N., Comunicarea, Ştiinţă şi Tehnică S. A., Bucureşti, 1995
3. 3. Robinson, D., Eticheta în faceri, Rentrop and Straton, Bucureşti, 1999
4. 4. Johns, G., Comportament organizaţional, Economica, Bucureşti, 1998
5. 5. Baldrige, L., Codul manierilor în afaceri, Business Tech International Press
S.R.L., Bucureşti, 1996
6. 6. Allan&Barbara Peace, Abilităţi de comunicare, Curtea Veche, Bucureşti,
2007
7. 7. Allan Peace, Limbajul trupului, Polimark, Bucureşti, 1997