CASO 2

DESARROLLO DEL CASO CONFECCIONES S.A.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la

información documentada ó montar los procedimientos operativos?

R// Como asesor de calidad, primero diseñaría el procedimiento de control de la información

documentada, ya que de aquí es que salen los lineamientos para los procesos que se llevarán en la
empresa.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

R// El Procedimiento de Control de la Información Documentada corresponde al proceso

estratégico de la gestión de la calidad, ya que es una parte fundamental en los sistemas de gestión
de la calidad para dar cumplimiento a la norma ISO 9001, la cual nos pide llevar este control.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios

R// PROCEDIMIENTO SENCILLO.

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos
del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A.

ALCANCE: Elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del Sistema

Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A.

RESPONSABILIDADES:

 Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

o Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.
o Mantener actualizado el Listado maestro de documentos Sistema de Gestión de
Calidad (SGC).
 o Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los
puntos de uso.
o Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR.
o Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma.
 Los líderes de proceso.
o Responsables directos de la validación y apropiación de los documentos del
sistema de gestión de la calidad.
o Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan
cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el
detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de
cambios del documento. Los cambios menores son:
 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Necesidad de crear o
modificar un documento

Solicitar modificación, elaboración o

eliminación del documento

¿Se NO
1
aprueba?

SI

2
 1

Diligenciar el formato de solicitud

documental

¿Eliminación? SI

NO

Elaborar o realizar ajustes y revisar el

documento

Aprobar los ajustes de elaboración,

modificación o eliminación del
documento

Enviar la solicitud de inclusión del Fin

documento en el sistema 1

Revisar la solicitud documental

Socializar el documento

NO Cumple con lo SI
Registrar la solicitud documental y
establecido?
guardar el documento
CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes
lineamientos:

 Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina
Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante
memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
 Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : Deberán ser aprobados
mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se
relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos

estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de
Oficina). La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a
cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo

con lo establecido en el presente procedimiento. La estructura documental del Sistema Integrado
de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide
documental: Sistema Integrado de Gestión, Proceso, Actividad, Tarea.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia

Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos o
descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere
una copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso
correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o memorando.

CONTROL DE CAMBIOS: Es un procedimiento que asegura que los efectos de los cambios
propuestos son totalmente evaluados y aprobados antes de su implementación, de tal forma que
todas las áreas de la organización se mantengan en estado de cumplimiento con la documentación
registrada y los estándares de calidad especificados.

PRESENTADO POR OSCAR ANDRÉS PEREA BERMÚDEZ

C.C. 1116437621