P ROCEDIMIENTO :

Código:DAF-SRMSG-03

RECEPCIÓN DE MERCANCÍA Revisión 1

Responsable del Proceso: Jefe de Almacén General y Transporte

Fecha de Efectividad:
Requerimiento: Junio de 2014

1. O BJETIVO
Recibir los materiales requeridos para cumplir con la misión de los programas y centros del Sistema DIF NL

2. ALCANCE
Programas y Centros del Sistema DIF NL

3. DIAGRAMA DEL P ROCESO

Encargado de Asistencia
Comprador Proveedor Usuario
Almacén Alimentaria

Enviar Orden de Recibir y surtir

Compra al Orden de Compra
Proveedor
1

Recibir mercancía
Destinatario 1
?

Recibir tráiler con

2 la mercancía

Tomar muestra de
3 mercancía recibida

Dar indicaciones de
4 acomodar la
mercancía recibida

5 Capturar en el sistema
la mercancía recibida

Distribuir folios de Generar folios para

entrega al entrega de mercancía
6 transportista

Entregar factura a
7 1 revisión DAF-SFT-01

Realizar toma física

8 de inventario

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Responsable del Proceso: Jefe de Almacén General y Transporte

Fecha de Efectividad:
Requerimiento: Junio de 2014

Elaboró Revisó Autorizó

Puesto Sub-director de Recursos Materiales y Director de Administración y Finanzas
Jefe de Almacén y Transporte
Servicios Generales
Fecha Junio 2014 Junio 2014 Junio 2014
Nombre Joel Iván Quintero Díaz Lic. Hugo Daniel Villarreal Sandoval Ing. Carlos A. González Garza

Firma

4. NORMATIVIDAD

5. RESPONSABILIDADES

Secuencia RESPONSABLE ACTIVIDADES

Enviar Orden de Compra al proveedor
1. Recibir la Orden de Compra autorizada por el Director de Administración y
Finanzas, el Sub-director de Finanzas y Tesorería y el Sub-director de
1 Comprador
Recursos Materiales y Servicios Generales e imprimirla.
2. Enviar Orden de Compra al Proveedor seleccionado para que surta el material
solicitado.
Recibir y surtir Orden de Compra
3. Recibir del comprador la Orden de Compra
4. Recibir adjunto a la Orden de Compra en su caso, la “Hoja de Atributo” (es la
programación con fechas y cantidades de entrega) y surtir el material de
1 Proveedor
acuerdo a la descripción solicitada y en el tiempo requerido.
5. Enviar la mercancía dependiendo el destinatario:
 Directamente al Usuario
 Entrega al Almacén
Recibir mercancía
1. Recibir del proveedor la mercancía solicitada.
2. Revisar si el pedido contiene las especificaciones solicitadas en calidad y
1 Usuario unidades requeridas.
3. Firmar y sellar en la factura del proveedor de recibido, para que éste a su vez
tramite el pago de la misma.

Recibir tráiler con la mercancía

Encargado de
2 1. Recibir las mercancías revisando las especificaciones de empaque acordadas
Almacén
en el contrato.
Tomar muestra de mercancía recibida
1. Tomar una muestra de la mercancía recibida, verificando el contenido.
Encargado de 2. Verificar que el pedido esté completo y en el caso de Asistencia Alimentaria,
3
Almacén revisar que tenga impresa la leyenda “Desayunos escolares”, así como que
venga con la fecha de elaboración y lote de caducidad.
3. Revisar que la fecha de caducidad tenga una vigencia de 3 meses como

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Secuencia RESPONSABLE ACTIVIDADES

mínimo, de ser menor el plazo de caducidad, no se recibe la mercancía.
4. Firmar y sellar la factura del proveedor de recibido

Dar indicaciones de acomodar la mercancía recibida

Encargado de 1. Informar al Auxiliar de Almacén el rack donde se acomodará la mercancía que
4
Almacén se está recibiendo, de tal manera que quede organizado por PEPS, es decir, lo
primero que se recibió es lo primero que debe salir.
Capturar en el sistema la mercancía recibida
Encargado de
5 1. Realizar la captura en el sistema del almacén diariamente de todos los artículos
Almacén
recibidos
Generar los folios para entrega de mercancía
Asistencia 1. Generar los folios correspondientes para cada escuela o municipio.
6
Alimentaria 2. Entregar folios al Almacén para que realice la entrega.

Distribuir folios de entrega al Transportista

3. Coordinar con el Supervisor de Transporte las entregas de mercancía en el
área metropolitana, una vez surtida la mercancía se los folios se regresan a
Asistencia Alimentaria
Encargado de
6 4. Coordinar con el Supervisor de Transporte las entregas de mercancía fuera del
Almacén
área metropolitana, se realiza un recibo de Almacén para que firme el
destinatario de recibido y se adjuntan los folios correspondientes.
5. Entregar folios correspondientes para que se realice la entrega en tiempo y
forma.
Entregar factura a revisión
1. Acudir los días de entrega de facturas a revisión y entregar la factura al Jefe de
Cuentas por Pagar a cambio de un contra-recibo para que se realice el trámite
7 Proveedor
de su cheque o transferencia bancaria de acuerdo a las condiciones de pago
negociadas.

(Conectar con proceso de trámite de programación de Cuentas por Pagar a

Proveedores)

Realizar toma física de inventario

1. Revisar diariamente la existencia de mercancía en el archivo electrónico.
Encargado de 2. Revisar semanalmente la existencia física vs la existencia en el archivo
8
Almacén electrónico.
3. Realizar inventario físico mensualmente y cotejarlo vs el inventario en el
sistema, aclarando las diferencias en su caso.

6. P ROCEDIMIENTOS CORRELACIONADOS
Código Documentos
DAF-SRMSG-01 Compra de Mercancías
DAF-SFT-01 Trámite de programación de Cuentas por Pagar a Proveedores
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7. REGISTROS
Tiempo de
Registro Responsable de Conservarlo
Conservación
Sub-dirección de Finanzas y
Factura 10 años
Tesorería
Orden de Compra 10 años Jefe de Adquisiciones
Folios de Entrega 10 años Asistencia Alimentaria

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