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Hace algunas semanas, Steve Johnson, gerente de un proyecto energético en Nuevo México,
se encontraba atrapado entre un dilema: solucionar un problema de raíz dado un suministro
fallido, lo que implicaba modificaciones y repotenciaciones en el insumo, o asumir un riesgo
controlado en pro del plazo, aceptando el suministro como tal pero haciendo adecuaciones en
el resto de la construcción alrededor. Este era el proyecto más importante de la compañía
fundada hace quince años, tiempo en que Steve ingresó como ingeniero junior de diseño. Desde
ese entonces, fue creciendo a la par que la compañía y sus desafíos. Steve ya antes había
afrontado situaciones muy similares en otros proyectos y fue reconocido por ello. Esta vez sería
diferente: el bono por el plazo era muy atractivo y el rédito para la empresa también si cumplía
con el plazo, pero suponía severas implicancias comerciales de no lograr el plazo. O
solucionaba el problema como antes y atrasaba el proyecto, o tomaba un riesgo previendo
contingencias para la postventa. Había otro tema adicional: de su acción dependía su promoción
a director de la nueva unidad energética, posición que le exigiría escenarios complejos donde
sería la última instancia en la toma de decisiones tan demandantes como la ahora descrita, por
lo general relacionadas a insumos críticos y los plazos. ¿Estará preparado para el reto?
Sin embargo, hay un hecho que llama la atención: este tipo de situaciones era recurrente, y en
todas ellas Steve había sido exitoso "solucionándolas" de alguna manera. ¿Pero realmente
Steve las solucionaba, o simplemente las corregía? ¿Qué entiende y premia la compañía al
hablar de solucionar? ¿Serán las habilidades Steve para lidiar con este tipo de problemas, de
la manera como lo hace, suficientes para afrontar las diversas situaciones en múltiples
proyectos de manera unísona ahora que la compañía había crecido explosivamente?
Como flamante director de la unidad energética, Steve debe pasar de ser un as en la corrección
de los problemas, a ser el responsable de la verdadera solución de estos. Esto implica entender
la diferencia entre el proceso de corrección y el proceso de implementación de acciones
correctivas, a lo cual llamamos el proceso de solución. El proceso correctivo puede ser en
adelante liderado por sus gerentes de proyectos proveyéndoles su respaldo, dada su
experiencia. En tanto, que él debe asumir la responsabilidad del proceso de solución mediante
la asignación de recursos, plazos y delegación de las funciones de investigación, análisis y
generación de planteamientos; esto implica un respaldo y seguimiento al proceso de solución y
a la implementación de los planteamientos derivados de dicho proceso. Es decir, en términos
de la gestión de proyectos debe ser el sponsor de este proyecto de mejora, lo que en suma es
también el resultado de una acción correctiva implementada. Esto es, en buena medida, lo que
en gestión de la calidad se denomina la responsabilidad de la dirección.
Los pasos aquí mencionados están contenidos en el método de los ocho pasos para la solución
de problemas, el cual fue usado por el ejército de los Estados Unidos durante la Segunda Guerra
Mundial (Military Standard 1520). Estos se pueden agrupar en tres fases.
5. Determinar, identificar y verificar las causas raíz. Investigar por qué el problema no fue
detectado oportunamente. Las causas deben ser comprobadas de manera fáctica, no sólo
por tormenta de ideas.
6. Elegir, implementar y verificar las acciones correctivas, es decir, que se interviene el proceso
(gestión u operativo) manteniéndolo en control.
7. Desarrollar acciones preventivas revisando los sistemas de gestión, operaciones, prácticas,
funciones y procedimientos, detectando puntos débiles que pueden degenerar en nuevas
ocurrencias.
8. Reconocer al equipo y el esfuerzo colectivo de la organización.
Como se puede apreciar, por lo general las organizaciones sólo se quedan en la primera fase,
que es lo que denominamos solamente corrección. En el mejor de los casos, se genera un
documento, se publica, se lleva cabo una estrategia de comunicación desde la alta gerencia
(correos, workshops, etc.), pero semanas o meses después el procedimiento queda olvidado.
Asumiendo que dicho procedimiento hubiese tenido un verdadero análisis de causa raíz, no se
completaron los pasos siguientes que implican la revisión de los sistemas de gestión, funciones
y forma de medición de los procesos. Esto no se logra con una simple directiva, sino que forma
parte de un proceso de cambio organizacional.
En ese sentido, si Steve quiere trascender, deberá dejar en claro cuál es el concepto de
solución que en adelante se manejará en su unidad. Por otro lado, deberá transmitir dicho
concepto a otros estamentos y unidades de la organización, sobre todo porque durante el
proceso de solución se identificarán acciones y necesidades compartidas entre otras unidades
y áreas de soporte.