UNIDAD 1

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

MAPA CONCEPTUAL DE LA UNIDAD

El Proceso Administrativo

Desde el Eficiencia
Administración Etapas de la
Enfoque Administración Eficacia
Sistémico Productividad

Definición Planear
Entorno Sistema Concepto
Concepto
de
de Eficacia
Eficiencia

Propósito Organizar

Inmediato Mediato Abierto Cerrado

Relevancia Dirigir

Controlar

APRENDIZAJE ESPERADO DE LA UNIDAD

Evalúa el funcionamiento de un proceso administrativo, en relación con su área

de especialidad
(Integrada Competencia Genérica Capacidad Emprendedora).

1.1. ADMINISTRACIÓN: NATURALEZA, PROPÓSITO Y RELEVANCIA EN

EL
CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Una de las actividades humanas más importantes es administrar. Desde que las
personas empezaron a formar grupos para lograr metas que no podían cumplir
como individuos, la administración ha sido esencial para asegurar la
coordinación de los esfuerzos individuales. Conforme la sociedad ha llegado a
depender cada vez más del esfuerzo en grupo y que muchos grupos organizados
se han vuelto grandes, la tarea de los administradores o gerentes ha ido
creciendo en importancia.

Definición de la Administración: su naturaleza y propósito

De acuerdo con Koontz (2008, p.4), la definición de Administración es la que a

continuación se describe:

Administración, es el proceso de diseñar y mantener un ambiente donde

individuos, que trabajan juntos en grupos, cumplen metas específicas de
manera eficiente.

Si bien, esta definición resulta ser básica, es necesario poder ampliarla mejor:

a) Como administradores o gerentes (de ahora en adelante “Gerentes”), las

personas realizan las funciones gerenciales de planear, organizar, dirigir
y controlar.
b) La administración se aplica a cualquier tipo de organización.
c) También se aplica a los gerentes de todos los niveles organizacionales.
d) La meta de todos los gerentes es la misma: crear un superávit 1.
e) La administración se ocupa de la productividad, lo que implica efectividad
y eficiencia.

Funciones de la Administración

Al estudiar o revisar los principales elementos de la administración, es necesario

poder separarla en cuatro funciones gerenciales: planear, organizar, dirigir y
controlar, alrededor de las cuales el conocimiento que subyace esas funciones
puede organizarse.

Este “clasificación” se ha utilizado y probado durante muchos años. Aun cuando

hay diferentes formas de organizar el conocimiento gerencial, la mayoría de la
literatura y autores de hoy han adoptado este marco referencial, o uno similar

1
Diferencia favorable de los ingresos y los gastos, o del debe y el haber de una cuenta
(Diccionario de la Lengua Española © 2005 Espasa-Calpe).
aun después de experimentar en ocasiones con alternativas para estructurar el
conocimiento.

Aunque la importancia está en las tareas de los gerentes relativas a diseñar un

ambiente interno para el desempeño dentro de una organización, nunca hay que
ignorar que ellos también deben operar en el ambiente externo de la empresa.
Es evidente que los gerentes no pueden realizar bien sus tareas a menos que
comprendan y respondan a los muchos elementos del ambiente externo
(factores económicos, tecnológicos, sociales, ecológicos, políticos y éticos) que
afectan sus áreas de operación. Más aún, muchas organizaciones ahora operan
en distintos países, siendo estas importantes para la economía de cada nación.

La administración como elemento esencial para cualquier organización

Los gerentes tienen la responsabilidad de tomar acciones que permitan a los

individuos hacer sus mejores contribuciones a los objetivos del grupo. Así́, la
administración se aplica a organizaciones grandes y pequeñas, empresas
lucrativas y no lucrativas y a industrias de manufactura y de servicios. El término
empresa se refiere a un negocio, dependencia de gobierno (pública), hospital,
universidad y cualquier otro tipo de organización: de negocios y no de negocios.

La administración efectiva está a cargo del presidente de la corporación, el

administrador del hospital, el supervisor de primera línea del gobierno, el líder de
los niños exploradores, el obispo de una iglesia, el director de un equipo de
beisbol y el rector de una universidad.

1.2. EL PROCESO ADMINISTRATIVO DESDE EL ENFOQUE SISTÉMICO

Una empresa organizada, por supuesto, no existe en un vacío. Más bien,

depende de su ambiente externo; es parte de sistemas más grandes, como la
industria a la que pertenece, el sistema económico y la sociedad. Así́, la empresa
recibe insumos, los transforma y exporta los resultados al ambiente.

¿Qué es el medio ambiente? ¿Cómo influye en las organizaciones?

En la teoría de las organizaciones, el medio ambiente o entorno es aquello que

se encuentra fuera de la organización y que la rodea y/o afecta.
La organización interactúa con diferentes elementos del entorno (inmediato y
mediato). Estos elementos, de forma directa o indirecta, influyen sobre las
organizaciones:

a) Entorno inmediato

Hay un entorno inmediato a la organización, que interactúa con ella y la afecta

directamente. Por ejemplo:

Competidores: son organizaciones que ofrecen los mismos productos o

servicios que la nuestra, y cuyo comportamiento organizacional está dirigido
por un objetivo que se enfrenta al mismo que perseguimos. Por ejemplo,
consideremos el caso de que siendo IBM competidora de Hewlett Packard,
ambas busquen ser líderes en ventas.

Proveedores: son aquellas organizaciones o personas que nos proveen de

materiales e insumos necesarios para la operatoria de nuestra organización.
Por ejemplo, para una carnicería un proveedor es el frigorífico al cual le
compra la carne.

Clientes: son aquellas personas que consumen el servicio o producto que

brin- da la organización. Por ejemplo, un empresario podría tomar la decisión
de invertir en un ciber con los mejores computadores para atraer al público.
Este empresario, por ejemplo, se ve afectado por las decisiones de los
consumidores de dejar de ir a los cibers y pasar a utilizar desde sus casas
con computadores propios.

Organismos oficiales: son organismos gubernamentales, ya sean

municipales, provinciales o nacionales. Por ejemplo, una ley lanzada desde
el gobierno nacional que imponga límites de horario para el ingreso a bares
y discotecas, afecta directamente a una discoteca.
Organizaciones laborales: se trata de los sindicatos a los cuales están
asociados los empleados de una organización, que pueden influir en nuestra
organización directamente. Supongamos que deciden hacer una huelga y a
raíz de ello parar las operaciones por un día. Esto generará problemas que
repercutirán directamente en el seno de la administración de la empresa.

b) Entorno mediato

El entorno mediato es el entorno mas amplio. Produce efectos sobre los

elementos del medio inmediato y luego terminan afectando a la organización.
Por ejemplo:

El entorno demográfico: la cantidad de personas que habita una zona

influye en las organizaciones. Por ejemplo, si uno tiene una carnicería en un
pueblo pequeño, no va a tener la misma cantidad de potenciales clientes que
los que tendría si el local estuviera en el centro de una gran ciudad; así́ como
tampoco se va a ver afectado por grandes competidores.
 El entorno económico: la situación económica de un paiś es importante y
está incluida dentro del entorno mediato de una organización. Por ejemplo,
una crisis económica sin duda puede afectar a nuestros clientes, que
probablemente reduzcan el consumo de los artículos que nos compran; o un
contexto inflacionario lleva a la necesidad de actualizar constantemente los
precios de venta para poder cubrir los costos.

El entorno político: las políticas, declaraciones, acciones y regulaciones del

gobierno pueden llegar a afectar a nuestro ambiente inmediato. Por ejemplo,
una política de freno a las importaciones podría afectar a nuestros
proveedores, que podrían no estar en condiciones de proveernos los mismos
materiales que antes.

El entorno tecnológico: los avances tecnológicos generan muchos cambios

en las organizaciones, que las afectan de diferentes maneras. Por ejemplo,
si la competencia adquiere una maquinaria de última tecnología que permite
producir un producto a menores costos que nuestra organización, va a tener
una ventaja competitiva con respecto a nosotros.

El entorno natural o medio ambiente: en muchas ocasiones, las

condiciones naturales llevan a afectar de alguna manera a nuestro ambiente
inmediato. Por ejemplo, los clientes de una aseguradora podrían verse
afectados por una lluvia de granizo que dañó sus autos, y hacer los reclamos
correspondientes. Este acontecimiento podría afectar directamente a la
aseguradora.

El entorno cultural: la cultura de la sociedad en la que la organización está

inmersa influye sobre las organizaciones. La cultura de una sociedad genera
diferentes comportamientos en los clientes, puesto que los incita a consumir
diferentes productos. Mientras que un argentino consume yerba mate, dulce
de leche y alfajores, porque son elementos que están inmersos en su cultura,
un estadounidense suele consumir otros productos como mantequilla de
maní́.

Las organizaciones como sistemas abiertos

Un sistema es un conjunto de objetos o elementos que se relacionan entre sí

para llegar a determinado objetivo o resultado. Un sistema puede ser cerrado o
abierto.

Un sistema cerrado es aquel cuyos límites son impenetrables. No tienen

ninguna interacción con ningún elemento de su entorno. Los sistemas cerrados
no reciben ninguna influencia del ambiente, y por otro lado, tampoco influyen en
él. El término también es utilizado para los sistemas completamente
estructurados, en los cuales los elementos y relaciones interactúan de una forma
rígida produciendo un resultado invariable. Estos son llamados sistemas
mecánicos, como las máquinas. Por ejemplo, un reloj es un conjunto de
elementos que se relacionan entre si,́ que terminan dando como resultado la
visualización de la hora. Su funcionamiento está programado, y opera con un
muy pequeño intercambio de materia y energía con el medio ambiente.

Un sistema abierto, en cambio, es aquel cuyos elementos se encuentran en

interacción con el medio ambiente externo. Muchos autores plantean la visión de
las organizaciones desde el punto de vista de los sistemas. Pero, ellos no están
pensando en los sistemas cerrados, sino que están caracterizando el
desenvolvimiento de las organizaciones como sistemas abiertos.

Es totalmente lógico que una organización sea un sistema abierto y no uno

cerrado. Esto es esencialmente porque se trata de un grupo humano y ninguna
persona se encuentra aislada y abocada a una única organización. Todos los
participantes se ven influenciados por el medio ambiente en el que viven, y
consecuentemente llevan esas influencias a la organización.

Al tratarse de un sistema abierto, una organización recibe insumos e información

desde el exterior, que elabora internamente para producir una salida hacia el
exterior.

Fuente: Eggers, Maximiliano F. (2012). Teoría de las organizaciones.

Por ejemplo, en una panadería existen diferentes aportes desde el contexto a la

organización: harina de trigo, levadura, dinero, etc. A su vez, hay un proceso de
transformación de determinados elementos en lo que resulta siendo el pan. Pero
no solo hay que rescatar al pan como salida de la panadería, sino que además
hay que tener en cuenta que, por ejemplo, los empleados se llevan frustraciones,
satisfacciones, estrés, que también son productos de los sistemas
organizacionales. La retroalimentación se da por aquellos resultados que aporta
la organización al contexto y que influyen de alguna manera a las entradas.

En este ejemplo, hay una salida de la organización que es captada por quienes
la administran (en el ejemplo, el panadero), y toman decisiones que cambian el
proceso en el interior de la organización.

Pero en este enfoque sistémico de las organizaciones hay una gran complejidad
que todavía no se ha planteado. Se mencionó que las organizaciones interactúan
con el contexto, pero no se dijo lo dinámico y cambiante que es éste. La moda
cambia, lo que piensan las personas cambian, los clientes rotan, los
pensamientos no son los mismos, la actualidad no es la misma, el clima no es el
mismo, la tecnología se renueva constantemente, los gustos de las personas
cambian, entre miles de sorpresas con que uno se puede encontrar.

Una organización que se enfrenta a un ambiente muy dinámico tiene que

adaptarse al cambio continuamente. Si no se adapta y no cambia, queda
obsoleta y es superada por quienes sí se adapten. El éxito del sistema depende
de la exitosa interacción que la organización logre establecer con su ambiente.

1.3. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN: PLANIFICACIÓN,

ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL

Funciones gerenciales a diferentes niveles organizacionales

Con seguridad, una situación determinada puede diferir de manera considerable

entre varios niveles de una organización o entre varios tipos de empresas. De
igual modo, el ámbito de autoridad que se tenga puede variar y los tipos de
problemas tratados ser muy diferentes. Más aún, la persona que desempeña un
rol gerencial puede estar dirigiendo a personas del departamento de ventas,
ingeniería o finanzas. Pero permanece el hecho de que como gerentes, todos
obtienen resultados al establecer un ambiente que le permita desarrollarse de
manera efectiva al grupo.

Todos los gerentes realizan funciones gerenciales. Sin embargo, el tiempo

dedicado a cada función puede variar. La siguiente figura ilustra una
aproximación del tiempo relativo dedicado a cada función. Así́, los gerentes de
alto nivel dedican más tiempo a planear y organizar que los gerentes de menor
nivel. Dirigir, por otra parte, ocupa más tiempo de los supervisores de primera
línea. La diferencia en el tiempo dedicado a controlar varía un poco para los
gerentes en diversos niveles.

Fuente: Koontz, Harold (2008). Administración: una perspectiva global y empresarial.

Etapas de la Administración

Las funciones de los gerentes proporcionan una estructura útil para organizar el
conocimiento administrativo. Sin embargo, no se han presentado nuevas ideas,
descubrimientos de investigación o técnicas que no puedan colocarse con
facilidad en las clasificaciones de planear, organizar, dirigir y controlar:

a) Planear: incluye seleccionar misiones y objetivos, así́ como las acciones

para lograrlos; requiere toma de decisiones, es decir, elegir proyectos de
acción futuros de entre alternativas. Hay varios tipos de planes, yendo de
propósitos y objetivos generales, a las acciones más detalladas a seguir.
No existe un plan verdadero hasta que se tome una decisión, el
compromiso de recursos humanos o materiales. Antes de tomar una
decisión, todo lo que existe es un estudio de planeación, un análisis o una
propuesta; no hay un plan real.

b) Organizar: las personas que trabajan juntas en grupos para alcanzar una
meta deben tener roles que desempeñar, ya sea que ellos mismos los
desarrollen, sean accidentales o fortuitos, o definidos y estructurados por
alguien que quiere asegurarse de que contribuyen de manera específica
al esfuerzo del grupo. El concepto de un rol implica que lo que las
personas hacen tiene un propósito u objetivos definidos; saben cómo su
objetivo de trabajo se ajusta al esfuerzo del grupo y tienen la autoridad,
herramientas e información necesarias para realizar la tarea. Organizar,
entonces, incluye el establecimiento de una estructura intencional de roles
para que las personas desempeñen en una organización. Es intencional
en el sentido de asegurarse que todas las tareas necesarias para lograr
metas son asignadas y, se espera, sean asignadas a las personas que
mejor pueden realizarlas.

Es una herramienta administrativa y no un fin en sí mismo. Aunque la

estructura define las tareas a realizar, los roles así́ establecidos también
se deben diseñar a la luz de las habilidades y motivaciones de las
personas disponibles.

Diseñar una estructura de organización efectiva no es tarea gerencial

fácil. Se enfrentan muchos problemas para hacer que las estructuras se
ajusten a las situaciones, incluye definir los tipos de trabajos que deben
realizarse y encontrar a las personas que lo hagan.

c) Dirigir: es influenciar a las personas para que contribuyan a las metas

organizacionales y de grupo; también tiene que ver predominantemente
con el aspecto interpersonal de administrar. Todos los gerentes estarán
de acuerdo en que sus problemas más importantes surgen de las
personas, sus deseos y actitudes, así́ como su comportamiento individual
y en grupo, que los gerentes efectivos también necesitan ser líderes
efectivos. Ya que el liderazgo implica capacidad de seguimiento y que las
personas tienden a seguir a aquellos que ofrecen medios para satisfacer
sus necesidades, anhelos y deseos, es comprensible que dirigir incluye
 motivación, estilos y enfoques de liderazgo y comunicación.

d) Controlar: es medir y corregir el desempeño individual y organizacional

para asegurar que los sucesos se conformen a los planes. Incluye medir
el desempeño contra metas y planes, mostrar dónde existen desviaciones
de los estándares y ayudar a corregir desviaciones. En suma, controlar
facilita el cumplimiento de los planes. Aun cuando planear debe preceder
el control, los planes no se logran solos, éstos guían a los gerentes en el
uso de recursos para alcanzar metas específicas; entonces las
actividades son examinadas para determinar si se conforman a los
planes.

Las actividades de control generalmente se relacionan con la medición

del logro. Algunos de los medios de control, como el presupuesto de
gastos, registros de inspección y el registro de horas de trabajo perdidas,
son bastante conocidos. Cada uno de ellos mide y cada uno muestra si
los planes funcionan. Si las desviaciones persisten, su corrección es
indicada. Pero, ¿qué es corregido? Actividades a través de personas.
Nada puede hacerse, por ejemplo, acerca de reducir residuos, o comprar
de acuerdo a especificaciones, o manejar las devoluciones de ventas, a
menos que alguien sepa quién es responsable de esas funciones. Obligar
que los sucesos se conformen a los planes significa localizar a las
personas responsables de los resultados que difieren de la acción
planeada y luego tomar los pasos necesarios para mejorar el desempeño.
Así́, los resultados son controlados al llevar un registro de lo que las
personas hacen.

Si bien se ha mencionado que la gran mayoría de la literatura establece sólo

cuatro etapas del ciclo administrativo, existe una quinta tan importante como las
demás. Esta corresponde a la “integración de personal”:

e) Integración de personal: requiere cubrir y mantener cubiertas las

posiciones en la estructura de la organización. Esto se logra al identificar
los requisitos de fuerza de trabajo; volver a inventariar a las personas
disponibles; y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar y planear
las carreras, compensar y capacitar, o de otra forma desarrollar
candidatos u ocupantes actuales de puestos para que las tareas se
puedan cumplir con efectividad y eficiencia.
1.4. EFICIENCIA, EFICACIA Y PRODUCTIVIDAD

A la hora de evaluar un sistema organizacional se emplean principalmente tres

criterios:

 Eficiencia: grado en que se aprovechan los recursos utilizados para

transformarlos en bienes o servicios. Es la relación entre la cantidad de
recursos utilizados y la cantidad de recursos estimados o programados.

 Efectividad: relación entre los resultados logrados y los resultados

propuestos, nos permite medir el grado de cumplimiento de los objetivos
planificados.

 Eficacia: valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio

que prestamos. No basta con producir con 100% de efectividad el servicio
o producto que nos fijamos, tanto en cantidad y calidad, sino que es
necesario que el mismo sea el adecuado; aquel que logrará realmente
satisfacer al cliente o impactar en el mercado.

Estos tres indicadores asociados a la productividad no deben ser considerados

de forma independiente, ya que cada uno brinda una medición parcial de los
resultados:

 Medir solo la eficiencia, nos llevaría al extremo de disminuir los costos,

pudiendo afectar el resultado.

 Medir solo efectividad, nos llevaría a cumplir resultados, sin importar los
costos.

 Medir solo eficacia, nos puede llevar a lograr resultados de calidad, pero
poner en riesgo el funcionamiento de la organización.

El desempeño organizacional puede ser entendido de múltiples formas, pero por

lo general, se plantea que el desempeño organizacional es: “la medida de la
eficiencia y la eficacia de una organización; grado en que alcanza los objetivos
acertados.”

Ahora bien, la eficiencia y la eficacia son dos conceptos desarrollados por Peter
F. Drucker, uno de los autores más prolíficos en administración, quien plantea
que eficiencia significa “hacer correctamente las cosas” y eficacia significa “hacer
las cosas correctas”.

¿Qué es la eficiencia?

La eficiencia (la capacidad para hacer correctamente las cosas) es un concepto

que se refiere a insumos productos. Un organización eficiente es la que obtiene
productos, o resultados, medidos con relación a los insumos (mano de obra,
materiales y tiempo) usados para lograrlos. Las organizaciones que pueden
reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar
metas están actuando eficientemente.

¿Qué es la eficacia?

Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados: “hacer lo que se debe

hacer”.

La eficacia implica elegir las metas acertadas. Un organización que elige una
meta equivocada es una organización ineficaz, aun cuando produzca autos
grandes con enorme eficiencia. La General Motors aprendió esta lección por las
malas. En la década de 1970, cuando aumentó la demanda de autos pequeños,
que consumían poca gasolina, GM ignoró la competencia de los japoneses y los
alemanes, pensando que las tendencias eran una aberración y que los
estadounidenses, fieles a los productos nacionales, no seguirían comprando
autos extranjeros. Por lo tanto, siguieron produciendo autos grandes que
consumían mucha gasolina, y con ello perdieron mucho terreno ante la
competencia de estos nuevos rivales.

Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. De hecho,

Drucker afirma que la eficacia es la clave del éxito de una organización. Antes
de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de
que hemos encontrado algo acertado para hacer.

A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas

situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organización
dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:
 Fuente: De Bono, Edward (2001). No alcanza con la eficiencia.

EN RESUMEN…

 La Administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente

donde individuos, que trabajan juntos en grupos, cumplen metas
específicas de manera eficiente.

 El Ciclo de la Administración está compuesto por cuatro funciones

gerenciales: planear, organizar, dirigir y controlar.

 Desde el punto de vista sistémico, la organización interactúa con

diferentes elementos del entorno (inmediato y mediato). Estos elementos,
de forma directa o indirecta, influyen sobre las organizaciones.

 El entorno inmediato es aquel que interactúa con la organización y la

afecta directamente: competidores, proveedores, clientes, organismos
oficiales, organizaciones laborales.

 El entorno mediato es el entorno mas amplio, produce efectos sobre los

elementos del medio inmediato y luego terminan afectando a la
organización: entorno demográfico, económico, político, tecnológico,
natural o medio ambiente, cultural.

 Un sistema es un conjunto de objetos o elementos que se relacionan

entre sí para llegar a determinado objetivo o resultado.

 En un sistema cerrado los límites son impenetrables. No tienen ninguna

interacción con ningún elemento de su entorno. Estos sistemas no reciben
ninguna influencia del ambiente, y por otro lado, tampoco influyen en él:
sistemas mecánicos.

 En un sistema abierto sus elementos se encuentran en interacción con

el medio ambiente externo. Las organizaciones son vistas desde este
punto de vista, por lo que reciben insumos e información (input) desde el
exterior, que elaboran internamente (procesamiento) para producir una
salida hacia el exterior (outputs).

 Planear incluye seleccionar misiones y objetivos, así́ como las acciones

para lograrlos; requiere toma de decisiones, es decir, elegir proyectos de
acción futuros de entre alternativas.

 Organizar corresponde al establecimiento de una estructura intencional

de roles para que las personas desempeñen en una organización.
 Dirigir es influenciar a las personas para que contribuyan a las metas
organizacionales y de grupo; también tiene que ver predominantemente
con el aspecto interpersonal de administrar.

 Controlar es medir y corregir el desempeño individual y organizacional

para asegurar que los sucesos se conformen a los planes.

 Integración de personal implica cubrir y mantener cubiertas las

posiciones en la estructura de la organización.

 El desempeño organizacional es la medida de la eficiencia y la eficacia

de una organización; grado en que alcanza los objetivos acertados.

 La eficiencia es la capacidad para hacer correctamente las cosas. Un

organización eficiente es la que obtiene productos, o resultados, medidos
con relación a los insumos (mano de obra, materiales y tiempo) usados
para lograrlos.

 La eficacia es la capacidad para determinar los objetivos apropiados:

“hacer lo que se debe hacer”. Según Drucker, es la clave del éxito de una
organización.

 La efectividad es la relación entre los resultados logrados y los resultados

propuestos, nos permite medir el grado de cumplimiento de los objetivos
planificados.