PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y LOGISTICA

PROCESO DE COMPRAS Y LOGÍSTICA

Inicia en el momento en el que se genere una necesidad dentro de cualquier proceso
de la organización. Las Compras de productos y/o servicios de mayor cuantía, requieren
una consulta y/o aprobación por parte de la Gerencia).

Para la solicitud de una compra y/o servicio se deberá diligenciar el formato "Solicitud
de insumo y/o materiales y/o servicios", el cual debe ser remitido al área de compras &
Logística.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
El insumo, material y/o servicio será entregado a la persona quién lo solicitó; este
respectivamente deberá firmar una remisión como constancia de que recibió el producto
a satisfacción.

RECEPCIÓN DE LA COMPRA
SOLICITUD DE COMPRA DE EQUIPOS, INSUMOS, MATERIALES Y/O SERVICIO
Cuando se requiera se harán cotizaciones para conocer y actualizar precios de nuevos
productos y/o servicios requeridos.

- Se podrán conseguir de una a tres cotizaciones dependiendo de la directriz del Gerente

o sub-gerente.

- En el caso de ser necesario se podrán realizar un cuadro comparativo de las

cotizaciones para escoger la mejor opción.

COTIZACIÓN Y APROBACIÓN
Una vez aprobada la cotización, las órdenes de compra se realizarán a través del
Software PYME +, en caso de que este tenga algún inconveniente, se registra en el
formato de Orden de Compra y/o Servicios de manera manual. La cotización escogida
se conserva adjunta a este formato.

Se realiza la compra teniendo en cuenta básicamente los siguientes aspectos:

• Calificación de Proveedores de Productos o Servicios.

• Disponibilidad de los mismos dentro del plazo.
• Precio y forma de pago (verificar facturas anteriores y cotizaciones).

Después de realizar este proceso, se remite al proveedor para que coordinen el

despacho de lo solicitado.
REALIZACIÓN DE LA COMPRA
Debes saber que, para realizar una compra, el proveedor debe estar seleccionado y
evaluado de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la Selección, Evaluación
de proveedores de bienes y servicio y/o contratistas. En caso de no ser así, se evaluará
después de la primera compra. Para los soportes requeridos al proveedor se establecen
en el Instructivo de soportes requeridos para la selección de los proveedores.

EVALUACIÓN DE LA COMPRA
A través del sello de verificación de compras, se constata el producto, la cantidad, el
estado, y cumplimiento de especificaciones de acuerdo con la orden de compra: las
cuales se registran en las facturas o remisiones de los productos comprados, o las
órdenes de compra donde con un visto bueno se especifica el recibo a satisfacción de
los productos o servicios.