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Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

Resolución Jefatural N° 118-80-INAP/DNA

Visto el informe N° 013-80-INAP/DNA relativo a las coordinaciones realizadas por la Dirección


Nacional de Abastecimiento con las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos sobre
contenido de las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento;

CONSIDERANDO

Que es finalidad del Sistema de Abastecimiento asegurar, gradualmente, la unidad, racionalidad,


eficiencia y eficacia de sus procesos técnicos;

Que en el inciso c) del Art. 5° del Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control
(D.L. 19039) aprobado por D.S. N° 001-72-CG, establece que la acción de control se realizará entre
otros a las normas de los Sistemas Administrativos;

Que en consecuencia es necesario dictar las normas del Sistema de Abastecimiento, a fin de
facilitar el control y garantizar la eficacia de sus funciones dentro de una concepción integral;

Que los proyectos de las Normas Generales elaborados por la Dirección Nacional de
Abastecimiento han sido coordinados con los Sistemas Administrativos a fin de evitar
interferencias de competencia;

De conformidad con el inciso c) del Art. 12° del Decreto Ley 20316; y,

Estando a lo propuesto por la Dirección Nacional de Abastecimiento y la opinión favorable del


Director Técnico;

SE RESUELVE:

Artículo 1°.- Aprobar las siguientes Normas Generales del Sistema de Abastecimiento; las mimas
que forman parte de la presente Resolución:

SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia


SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
SA.03 Actualización y utilización de información para el Abastecimiento
SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios
SA.05 Unidad de Ingreso Físico y custodia temporal de bienes
SA.06 Austeridad del Abastecimiento
SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios

Artículo 2°.- Las Normas Generales señalas en el Artículo anterior, sustituyen a las siguientes
Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República:

104.01 Aplicación del principio de unidad de almacén


104.02 Inventarios físicos anuales
104.03 Procedimientos para toma de inventarios físicos
105.01 Retiros o bajas del activo fijo
105.02 Control de vehículos
140.01 Control de Activos fijos
140.02 Unidad de Abastecimiento
140.03 Adquisiciones

Regístrese y comuníquese

General de Brigada EP. JAVIER BENITES VELEZ, Jefe del Instituto Nacional de Administración
Pública.

SA.01 APLCACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o administración de bienes y/o servicios, se


precisarán y aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo: este último
cuando sea pertinente.

I. CONCEPTO

El abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organización,


debe contribuir al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia), así como a
conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.

Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas,
pautas o condiciones previamente establecidas.

De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccionó y priorizó, en orden de


importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes:

CANTIDAD: Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminución y, por consiguiente,


puede medirse o numerarse.

CALIDAD: Conjunto de propiedades o cualidades que definen el carácter, índole, importancia o


valor de algo.

OPORTUNIDAD: Condición, medida en términos de tiempo, para que los hechos ocurran en el
momento más conveniente o, sea puntual.

LUGAR: Porción de espacio o referencia espacial donde ocurre algún evento; sitio que ocupa
una cosa.

COSTO: Valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritmética o
algebraicamente, el precio de cada componente.
La aplicación de tales criterios en todos los procesos técnicos de Abastecimiento corresponde
a todos los órganos de una entidad, en especial los de línea o ejecutivos. El órgano de
Abastecimiento los aplica en ejercicio de sus funciones.

II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Establecer mecanismos que garanticen la contribución del Abastecimiento a la


consecución de resultados institucionales.

2. Rodear de garantías y pautas de medición al ejercicio de la función de Abastecimiento.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. Las funciones básicas o generales de cada dependencia (también denominado órgano o


unida orgánica) y el planeamiento que realice para desempeñarlas, constituyen requisito
para prever, solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades
de bienes y/o servicios.

2. Al efecto, el órgano de Abastecimiento proporcionará a las dependencias usuarias los


instrumentos (también denominados documentos de gestión administrativa), e
instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicación de los criterios
de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.

3. El órgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias usuarias y los


órganos competentes, periódicamente conducirá el ajuste (conciliación o
compatibilización) de las previsiones y solicitudes, con:

a. Disponibilidad presupuestal
b. Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado
c. Disposiciones en materia de austeridad del abastecimiento; y
d. Prioridades del Plan de Actividades de la entidad.

4. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y/o solicitudes, el órgano de


Abastecimiento suministrará los bienes y/o servicios sin introducir variaciones en los
criterios de eficiencia y eficacia determinados.

5. El órgano de Abastecimiento establecerá los periodos mínimos de anticipación con que se


debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos oportunamente. Los
casos que no se sujeten a dichas normas, no derivan en responsabilidad para el órgano de
Abastecimiento.

6. A solicitud del órgano de Abastecimiento las dependencias usuarias subsanarán las


deficiencias que se les comunique. La falta de subsanación paraliza el trámite.
7. El órgano de Abastecimiento, previa coordinación con los órganos de línea o ejecución,
propondrá a la Alta Dirección las medidas de simplificación de procedimientos para hacer
más económicas la obtención, el suministro, administración, etc., de viene y/o servicios.

8. El órgano de Abastecimiento, previa coordinación con los órganos de línea o ejecución,


propondrá a la Alta Dirección de la respectiva entidad las normas y orientaciones de
política para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.

IV. BASE LEGAL

1. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica del Presupuesto Funcional.


2. Decreto Ley 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento.
3. Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas de Programación de Abastecimiento”
4. Directiva N° 01-89-INAP/DNA “Normas para Catalogación de Bienes”.

V. ALCANCE

La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El Director General de Administración, o quien hagan sus veces, verificará periódicamente


los instrumentos e instrucciones para establecer las condiciones de eficiencia-eficacia.

2. El órgano de Abastecimiento informará, periódicamente, a la Dirección General de


Administración o quien haga sus veces y al órgano de Control Interno, los casos de
imprecisión u omisión de criterios de eficiencia y eficacia.

3. Al momento de realizar acciones de control y evaluación de la gestión, se tomarán en


cuenta los casos frecuentes de imprecisión u omisión de criterios, para establecer sus
causas y adoptar medidas correctivas.

SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO

El planeamiento, organización, dirección y control del Abastecimiento abarcará tanto a los bienes
como a los servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos

I. CONCEPTO

El Abastecimiento es una función de apoyo al funcionamiento interno de una organización


social. Se orientan a suministrar o proporcionar los elementos materiales (denominados
bienes) y las actividades complementarias para la operación de dichos de dichos elementos en
estado óptimo o garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplean
para la producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes económicos a través de las
distintas entidades que constituyen la Administración Pública.
Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos técnicos,
relativamente autónomos e interdependientes. Son procesos técnicos de Abastecimiento:
catalogación, registro de proveedores, programación, registro y control, adquisición,
recuperación de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución y
disposición final.

Como cualquier actividad, es posible concebirlo y realizarla considerando las fases del proceso
administrativo.

En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgánicas que conforman una entidad
pública, de uno u otro modo, por tanto la integridad de la función no significa necesariamente
exclusividad de su ejercicio por el órgano d Abastecimiento.

II. OBJETIVO O FINALIDAD

Imprimir unidad y racionalidad a la función de Abastecimiento

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. En todas las entidades de la Administración Pública existirá un órgano responsable,


básicamente del desarrollo y conducción de los procesos técnicos para el abastecimiento,
tanto de bienes como de servicios. El órgano se denominará “Abastecimiento”.

2. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el órgano de Abastecimiento, es


recomendable que forme parte de la Dirección General de Administración o quien haga
sus veces, tanto a nivel central como desconcentrado.

3. El nivel, denominación genérica, estructuración interna y cantidad de cargos que adopte


dicho órgano, depende de la complejidad de las operaciones, cobertura espacial, cantidad
y variedad de bienes o servicios, cantidad de personal, dispersión territorial de actividades
de la entidad, etc.

Es conveniente que dependa directamente del Director General de Administración o


funcionario equivalente.

4. Con fines de racionalidad se agrupará el desempeño de los procesos técnicos que, por su
naturaleza, se orientan a la captación, clasificación, conservación, actualización y
divulgación de INFORMACION para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a través
de:

a. La Catalogación de bienes y servicios.


b. El Registro de Proveedores de bienes y servicios.
c. La Programación del Abastecimiento; y,
d. El Registro y Control en el Abastecimiento.
5. El órgano de Abastecimiento evitará duplicar esfuerzos para negociar y concretizar, en
razón a los intereses del Estado, la obtención o adquisición de bienes y servicios. La misma
regla se aplicará en accione de recuperación de bienes.

6. El órgano de Abastecimiento optimizará su intervención en la movilización, utilización,


conservación y custodia de bienes y de servicios a través de una estrecha coordinación y
agrupación de acciones para

a. El abastecimiento, en todas sus formas:


b. El mantenimiento
c. La seguridad integral
d. La distribución racional de bienes y servicios; y
e. La disposición final.

7. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni inconveniente que se constituya una


dependencia por cada proceso técnico en el órgano de Abastecimiento.

8. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de control,


cercanía territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especialización, u otras,
hubiera necesidad de desconcentrar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo
unidades orgánicas especializadas, estas últimas sujetarán su actuación a las normas que
formule o adecúe el órgano de Abastecimiento que opere a nivel central.

9. El órgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respectiva entidad, adecuará


las normas técnicas de carácter general y formulará las que sean necesarias a las
características institucionales. También estudiará y propondrá las medidas orientadas a
centralizar y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de Abastecimiento.

10. Las normas formuladas por el órgano de Abastecimiento serán aprobadas por el Director
Superior o funcionario equivalente. Se aplicarán por el propio órgano a nivel central, por
órganos desconcentrados, por los órganos usuarios y otros que intervengan en acciones
de Abastecimiento, cuando las situaciones así lo exijan o apliquen alguno de sus procesos
técnicos.

IV. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el sistema de Abastecimiento.


2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentración de acciones de Abastecimiento.

V. ALCANCE

La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL


1. Se verificará su existencia, funciones y estructura del órgano de Abastecimiento para
cautelar el ejercicio integral de la función.

2. Revisión constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestión en la


respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretación que pueda romper l
integridad de la función de Abastecimiento.

3. Se revisará las medidas de creación de nuevas dependencias o desdoblamiento de las


existentes para evitar la atomización o proliferación de las unidades orgánicas dentro de
las de Abastecimiento.

4. Revisar la creación o existencia de Comités o Comisiones que puedan estar sustituyendo o


duplicando algunas labores del órgano de Abastecimiento. En todo caso se les asignará
tareas de coordinación, de liberación, selección de alternativas o supervisión delegada.

SA.03 ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ABSTECIMIENTO

Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento son responsables de actualizar y


emplear permanentemente la información necesaria para orientar la aplicación de los procesos
técnico.

I. CONCEPTO

Información es todo dato o fenómeno que proporciona un nuevo conocimiento o incremento


el actual, sobre la realidad en que opera una entidad.

El Abastecimiento se vale de la información para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo


de los procesos técnicos. Para que sea confiable la información debe ser actual, es decir,
reflejar del mejor modo posible los fenómenos que ocurren en el momento presente.

Además, es necesario que todos los órganos de una entidad utilicen obligatoriamente la
información en toda acción de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones contenidas
en las normas técnicas del Sistema.

II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se sustentan


en el conocimiento previo de la realidad administrativa.

2. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades públicas.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. La información del Abastecimiento se origina y emplea en todos los procesos técnicos,


tanto por el órgano responsable de esa función como de cualquier dependencia de una
entidad pública que necesita bienes y servicios y a las cuales se denomina usuarios.
2. La información de Abastecimiento se procesa, básicamente, mediante los procesos
técnicos de catalogación, programación, registro de proveedores y, de registro y control.

3. Es objeto de actualización y utilización o empleo, la información contenida de los


instrumento, también llamados documentos de gestión administrativa, para el
Abastecimiento; entre otros, los siguientes:

a. Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios


b. Presupuesto Valorado, de bienes o servicios
c. Plan de Obtención
d. Cuadro de Adquisición
e. Cuadro de Suministro
f. Formularios de Estadística de Abastecimiento (en la actualidad para
Programación, Adquisición y Distribución).
g. Ficha de descripción del bien
h. Catálogo de bienes y de servicios
i. Listados de Proveedores idóneos
j. Formulario de Evaluación de proveedores
k. Informes estadísticos del Abastecimiento
l. Cuadros de Orientación de Previsión y Distribución
m. Informes de verificación periódica sobre estado y utilización

4. El órgano de Abastecimiento adecuará, cuando sea necesario, los aspectos que sobre el
particular contengan las normas técnicas emitidas por la Dirección Nacional de
Abastecimiento, o las formularán cuando no existan. Dicha normatividad institucional
contendrá plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para la
actualización y utilización de la información de Abastecimiento.

5. La Dirección General de Administración o quien hace sus veces coordinará para que en los
campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de información
actualizada al Órgano de Abastecimiento, principalmente los siguientes:

a. Planificación, especialmente sobre orientaciones de política; prioridades, estado


de objetivos, metas y/o proyectos, etc.

6. El Órgano de Abastecimiento instruirá periódicamente a los órganos o personas que sea


necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretación y empleo de los
instrumentos que proporcionan información.

IV. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056, instituye el Sistema de Abastecimiento


2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentración de atribuciones relativas al Abastecimiento.
3. Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para la Programación del Abastecimiento”.
4. Directiva N° 01-80-INAP/DNA “Normas para la Catalogación de Bienes”.
5. Directiva N° 03-80-INAP/DNA “Normas para Estadística del Abastecimiento”.

V. ALCANCE

La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El Director de Administración, o quien hace sus veces establecerá pautas o programas para
verificar el cumplimiento de las medidas de actualización y utilización de información para
el Abastecimiento.

2. En coordinación con el Órgano de Racionalización, cuando menos una vez al año, se


evaluará la utilidad de los instrumentos del Abastecimiento para optimizar las decisiones
administrativas (normadas, pautadas, programadas o repetitivas), técnicas (especializadas
de apoyo o de servicio) y/o políticas (estratégicas, interpretativas, de proyección, etc.).

3. El Órgano de Abastecimiento analizará los problemas que se presenten en la transmisión


de información nueva o actualizada y en su actualización para adecuar los instrumentos e
instrucciones haciéndolos más simples, integrados y eficaces.

SA.04 UNIDAD DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Toda la adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando
para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando
normas que emita el de Abastecimiento.

I. CONCEPTO

La adquisición es un proceso técnico de Abastecimiento, de ahí la facultad exclusiva. Consiste


en un conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO-JURIDICAS orientadas a lograr que
una entidad pública en representación del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad
de utilización de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivándose o no una
obligación de pacto.

En cada entidad opera un órgano especializado a cargo de la función de Abastecimiento.


Según las características de la entidad, dicha función se puede ejercer en forma centralizada o
desconcentrada.

Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisición, para evitar la anarquía


o desarticulación, situaciones que dificultarían el control

II. OBJETIVO O FINALIDAD

a. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propósito.


b. Garantizar el desempeño técnico y armónico de la actividad.
c. Facilitar el control.
III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. Por principio, las actividades necesarias para la obtención de bienes y/o servicios debe
centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o
desconcentrado.

2. La norma se aplica a cualesquiera de las formas de obtención siguientes: compra, alquiler


(locación, conducción, o de locación de servicios no personales), donación, transferencia,
intercambio, préstamo o comodato, producción o construcción; o cualquier otra que
judicialmente exista o se establezca.

Las adquisiciones que demandan pago con fondos públicos se sujetan a licitación o concurso
público y a las modalidades o excepciones que norme la Dirección Nacional de
Abastecimiento, con sujeción a las disposiciones legales.

3. La adquisición se origina en necesidades programadas con anticipación. Se realiza una vez


verificada la inexistencia real o posible de ellos en la entidad y en áreas de
almacenamiento.

4. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se incluyen y aprueban por el Director


Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Obtención que formula el órgano de
Abastecimiento.

5. El órgano de Abastecimiento propondrán al Director Superior a cargo similar, las normas


de adquisición necesarias para establecer procedimientos simples, breves y ágiles;
determinar responsabilidades; e implementar mecanismos de información y control.

6. Por excepción., para casos especiales motivados por la distancia, especialidad, escasez de
personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celeridad a la adquisición, la alta
Dirección autorizará que ciertas acciones adquisiciones las realice un órgano distinto del
de Abastecimiento, previa opinión favorable de éste último. La autorización señalará
expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta, así como el periodo
de vigencia; en ningún caso será permanente o renovada consecutivamente.

7. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada realicen adquisiciones


se sujetarán a las normas genéricas o especificas en materia de Abastecimiento; asimismo,
se responsabilizarán de las actividades que realicen, informando al órgano de
Abastecimiento en la forma y periodos que este señale.

IV. BASE LEGAL

1. Artículo 143° de la Constitución Política del Perú, promulgada por la Asamblea


Constituyente el 12 de Julio de 1979.
2. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica del Presupuesto Funcional.
3. Decreto Ley 22056 que instituye el sistema de Abastecimiento.
4. Decreto Ley 22867 que asigna atribuciones en materia de Abastecimiento.
5. Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para Programación del Abastecimiento”.

V. ALCANCE

La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El órgano de Abastecimiento, a nivel central y desconcentrado informará a la Dirección


General de Administración y al Órgano de Control sobre cualquier transgresión de esta
norma.

2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, no dará curso a documentos de


adquisición, de bienes y/o servicios, tramitados por órganos no autorizados.

3. La Dirección General de Administración llevará un registro de autorizaciones temporales


para adquisición de bienes y/o servicios e informará de su vigencia a los órganos
pertinentes.

SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES

Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamente a la entidad por el Almacén del órgano de
Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicarán principios y
procedimientos similares.

I. CONCEPTO

El Almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar


pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada
con ese fin.

La custodia temporal se inicia con la adquisición y la recuperación de bienes, las cuales se


realizan en formas y modalidades diversas.

El ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia
adentro a través de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal que origina
acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al
conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables,
mensurables, intercambiables y útiles.

Hay acciones técnicas propias al ingreso físico y custodia temporal garantiza acciones
racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de “Unidad de
Almacén”.

II. OBJETIVO O FINALIDAD


1. Establecer un solo tipo de vía o canal para el ingreso físico de bienes adquiridos a la
entidad.

2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las áreas que realizan
custodia temporal de bienes.

3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son
movilizados hasta el lugar de utilización directa.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. El órgano de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado contará con áreas físicas


acondicionadas especialmente para custodiar temporalmente los bienes que la entidad
suministra. Comúnmente se denomina almacén.

2. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso, equipamiento y personal


de almacén serán planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de la entidad.

3. Sólo el almacén del órgano de abastecimiento, a nivel central o desconcentrado, se realiza


el ingreso físico de bienes adquiridos y/o recuperados.

4. Los bienes con características especiales (caso semoviente, alimentos frescos, productos
cárnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radioactivos, reactivos químicos,
valores, granos, etc.) ingresarán:

a. Físicamente por el área de custodia que reúna las condiciones adecuadas aunque
estuviera a cargo de otro órgano, el mismo que asume las responsabilidades.

El titular del almacén de abastecimiento verificará el hecho y tramitará los


documentos.

b. Físicamente a los lugares de custodia contratados especialmente. El titular del


almacén de Abastecimiento personalmente realiza o constata la entrega en
custodia y tramita los documentos.

5. Aquellos bienes que no puedan ingresar físicamente por ningún almacén de la entidad, o
las operaciones de ingreso resultan antieconómicas (es el caso de locales, terrenos,
construcciones diversas, equipos instalados, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por
ejemplo: medicamentos, víveres, ropa en casos de emergencia, se asignarán directamente
a los encargados de su utilización quienes se responsabilizan del ingreso físico. El almacén
de Abastecimiento canaliza los documentos previa constatación.

6. Los bienes ingresan con la Guía respectiva; comprobándose los datos que contenga:
cantidad, peso, números de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente; se
dejará constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia.
7. Los bienes que, en aplicación de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran del
Activo Fijo luego del ingreso serán codificados por el almacén de Abastecimiento, para
identificarlos individualmente. El código contendrá básicamente datos sobre; la entidad,
código que corresponde según el Catálogo de Bienes aprobado, número correlativo,
código de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Será colocado en lugar
visible del propio bien, de manera indeleble, los códigos serán comunicados a la Dirección
General de administración, responsable de coordinar el control de todo tipo de
patrimonio.

8. El órgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formulará normas específicas de


almacenamiento que tendrán aplicación en todas la áreas destinada a la custodia
temporal de bienes, tales como: cámaras frigoríficas, silos, áreas de exhibición, zonas
oficiales de estacionamiento, áreas de reparación, librerías, farmacias, depósitos, cajas de
seguridad, establos, almacenes de venta periféricos o el convencional de dicho órgano,
etc.

Las normas incluirán procedimientos, responsabilidades, condiciones e informaciones que


deben proporcionar al almacén del órgano de abastecimiento.

IV. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento


2. Decreto Ley 22867 de desconcentración de acciones del Sistema de Abastecimiento
3. Normas de Contabilidad referidas a la calificación de Bienes como Activo Fijo: Directiva N°
14-76-EF/3-20 y Oficio Circular N° 238-79-EF/7607

V. ALCANCE

La presente norma será de aplicación en las entidades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El órgano de Contabilidad no registrará bienes ingresados sin intervención del Almacén del
órgano de abastecimiento.

2. El órgano de Abastecimiento llevará un registro de todas las áreas de custodia temporal


(almacenamiento) que operan en la entidad, sus características, ubicación y responsables.

3. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente a la Dirección General de


Administración o quien haga sus veces, las irregularidades que detecte en la tramitación
de ingresos de bienes o en el cumplimiento de disposiciones específicas.

4. Verificar el cumplimiento de la Programación del Abastecimiento para permitir un flujo


regular de ingreso físico de bienes.
5. Constatar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales
de ingreso y custodia temporal.

SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y


servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la
entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento.

I. CONCEPTO

Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimación de necesidades de


bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad
pública y a su adecuada combinación para obtener más y mejores resultados (productos
materiales y servicios públicos), en beneficio de la colectividad en general.

La austeridad es condición básica del Abastecimiento y su aplicación corresponde a todos los


órganos de una entidad.

Corresponde al órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones,


estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Dirección de la entidad los criterios u orientaciones
para aplicación de medidas de austeridad, referidas tanto a bienes como a servicios. Estos
criterios serán recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los órganos de
línea de la entidad.

II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Fijar criterios para hacer más racional el empleo de los medios materiales que disponen las
entidades.

2. Propiciar el empleo de criterios técnicamente elaborados.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. El órgano de Abastecimiento implantará el tratamiento estadístico de la información que


genera o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio para orientar la austeridad.

2. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional los criterios de


austeridad que forman parte de la Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para la
Programación del Abastecimiento”. En casos necesarios establecerá nuevos criterios.

3. Las orientaciones de Política que el órgano de abastecimiento proponga a la Alta Dirección


en los respectivos planes (Plan de Acción, Plan de Obtención, etc.) se orientarán e
implementarán las medidas de austeridad.

4. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el órgano de


Abastecimiento coordinará básicamente con los de Línea, Planificación, Presupuesto,
Racionalización y Estadística, la realización de estudios conjuntos y/o sincronización de
esfuerzos. La medida procura, además, evitar que se presenten discrepancias.

5. Para orientar la austeridad el órgano de Abastecimiento producirá y proporcionará


instrumentos e instrucciones; entre otros:

a. Estandarización de bienes y servicios, para disminuir su excesiva variedad.

b. Relación de bienes y/o servicios catalogados de los cuales se pueden prescindir.

c. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros de Necesidades.

d. Establecer cantidades máximas que pueden programarse por cada bien o servicio
seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a la función, frecuencia de uso,
cantidad de personal, etc.

e. Divulgar los impedimentos o limitaciones así como las prioridades.

f. Información de bienes o servicios sin uso, de acuerdo a verificaciones realizadas, a


efecto de recuperarlos.

g. Planeamiento para mejor uso de vehículos, imprenta, duplicadoras, fotografía,


etc.

6. Todos los titulares de órganos son responsables de supervisar la aplicación de pautas de


austeridad del Abastecimiento en el ámbito de su competencia.

7. La aplicación de medidas de austeridad no significa interferir el funcionamiento eficiente y


eficaz de la entidad.

8. Periódicamente el órgano de Abastecimiento conducirá y coordinará la evaluación de


resultados y de aplicación de medidas de austeridad, con el fin de proponer su
perfeccionamiento.

IV. BASE LEGAL

1. Ley 14816 y su complementaria 16360, Orgánica del Presupuesto Funcional

2. Decreto Ley 21372 que crea el Sistema Estadístico Nacional

3. Decreto Ley 20316 que crea el Instituto Nacional de Administración Pública y establece el
Sistema de Racionalización.

4. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.

5. Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para la Programación del Abastecimiento”.

V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El Director General de Administración o quien hace sus veces supervisará las labores del
órgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad, los criterios de austeridad.

2. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente las situaciones de irracionalidad,


despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la inobservancia de pautas de austeridad en
el Abastecimiento.

3. Los titulares de órganos en sus acciones de control y supervisión pondrán especial énfasis
en detectar y corregir las situaciones que no se ajustan a pautas de austeridad.

4. En casos de incumplimiento reiterado el órgano de Abastecimiento aplicará directamente


las pautas de austeridad en las necesidades y solicitudes del órgano infractor;
comunicando la medida al propio órgano al del Control Interno y a la Dirección General de
Administración.

5. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimiento


aprobadas por la Alta Dirección o nivel que haya delegado.

SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADOS Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia del estado y
condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.

I. CONCEPTO

La verificación es un acto de constatación física que realizan personas en representación de la


entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación, en referencia a las
unidades físicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios.

La verificación constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las
acciones de Abastecimiento que resulten necesarios.

Básicamente la verificación se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del
bien o del servicio (visto como acción o resultado); estado para apreciar el grado de
conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio; y condiciones de
utilización, para constatar en que se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones
de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organización en su
conjunto (con fines oficiales).

II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad.


2. Recabar información de las existencias, en bienes y servicios para realizar un
Abastecimiento más eficaz.

3. Evitar la acumulación improductiva de bienes o servicios innecesarios para la entidad.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. El órgano de Abastecimiento formulará normas específicas de aplicación institucional para


efecto de verificación de bienes y servicios precisando calendarios, plazos, mecanismos,
instrumentos y responsabilidades.

2. El inventario físico es una forma de verificación. Básicamente hay dos tipos: general y de
almacén.

a. El Director General de Administración o quien hace sus veces es responsable de


disponer y aprobar los inventarios físicos generales de bienes en uso, por lo menos
una vez al año.

b. El titular del órgano de Abastecimiento hace lo propio con inventarios de los


bienes que se hallan en custodia temporal en el almacén de su responsabilidad.
Estos inventarios serán más frecuentes. Los resultados serán informados al
Director General de Administración o quien hace sus veces. Además, establece
pautas para inventariar bienes en todas las áreas físicas para custodia existentes
en la entidad, sea cual fuere su denominación.

3. Es principio general que el acto de inventario no intervenga el personal encargado de la


custodia de los bienes. Lo que no impide su presencia para facilitar la identificación y
constatar el acto por interés individual.

4. Para realizar la verificación denominada inventario físico general, el responsable


constituirá equipos especiales con personal de:

a. Contabilidad, para proporcionar información sobre los bienes registrados


(características, valor de adquisición, depreciación, etc.) posteriormente.

b. Abastecimiento, para verificación en unidades físicas (ubicación, conservación,


unidades de medida), a fin de atender necesidades de servicios.

c. Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones.

d. Representante de la Dirección General de Administración que lleva el registro de


códigos identificatorios individuales de bienes, su ubicación y cargos de
afectación.

5. La verificación será realizada permanentemente por todos los titulare de órgano a


cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la entidad.
6. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo documento
fuente, procede la valuación, aplicando las orientaciones del Sistema de Contabilidad. La
valuación será realizada por los órganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma
conjunta.

7. El órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones, realizará verificaciones por


muestreo a los bienes y servicios críticos con que cuenta la entidad. El informe de los
resultados será remitido a los siguientes:

a. Titular del órgano, responsable del bien y/o servicio para que adopte las medidas
necesarias.

b. El órgano de Control Interno

c. El Director General de administración o quien hace sus veces.

8. Tal verificación se orientará básicamente, a constatar que los bienes y servicios sean
utilizados permanentemente, para los fines adquiridos o creados, con fines oficiales, para
beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad, y en condiciones que no
signifique peligro para el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro.

9. La calificación del estado de inutilidad del bien o servicio para el funcionamiento de la


entidad es otra forma de verificación. El órgano de Abastecimiento en forma individual o
integrando un equipo especializado, constituido a su iniciativa, realiza las acciones
necesarias. Al efecto aplicará los criterios claros e inequívocos que haya establecido.

10. Para facilitar la verificación toda afectación de bienes o entrega de los mismos se hará
constar en un documento a manera de cargo donde figurarán los mismos se hará del bien
el Código individual y nombres de quienes reciben y entregan.

IV. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.


2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentración de acciones del Sistema de Abastecimiento.
3. Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para la Programación del Abastecimiento”
4. Directiva N° 002-80-INAP/DNA “Normas para la formulación del Plan Integrado de
Abastecimiento”

V. ALCANCE

La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. La Dirección General de Administración o quien hace sus veces supervisará el


cumplimiento de los calendarios de verificaciones.
2. Las acciones de verificación que asuma el órgano de Abastecimiento se incluirán en el Plan
de Actividades de la entidad.

3. Verificación de la existencia y cumplimiento de normas sobre verificación.

4. El titular del órgano respectivo y el servidor al que se asignó el bien son solidariamente
responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, daño, deterioro o
mal uso de los bienes y/o servicios de su dependencia, especialmente si ocurrieron por
negligencia en la aplicación de disposiciones sobre verificación física de bienes y servicios.

5. Todos los vehículos de propiedad del Estado llevarán pintado, en lugar visible, un círculo
con el nombre de la entidad que es afectado. Sólo por autorización expresa del titular de
la entidad y en casos excepcionales, previamente fundamentados, se liberará de esa
obligación.

6. Se oficiará a las autoridades de tránsito para que informen de la circulación de vehículos


del Estado fuera del horario establecido o que se guarden en locales no oficiales. Excepto
los casos autorizados expresamente por el Titular de la entidad.