PQ-02

PROCEDIMIENTO CONTROL DE Versión: 04

REGISTROS Emisión: 13-06-2016
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1. OBJETIVO
Definir los lineamientos generales para el control de los registros del Sistema
de Gestión integral HSEQ de AMOQUIMICOS COLOMBIA SAS; implicando su
identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de
retención y disposición de cada uno de los registros.

2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos que manejan registros de origen interno y externo
y que son parte del Sistema de Gestión Integral HSEQ de AMOQUIMICOS
COLOMBIA SAS incluyendo la correspondencia.

3. DEFINICIONES
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
- Registro activo: documento que está disponible para constante consulta.
- Registro inactivo: documento que se conserva en el archivo de
documentos obsoletos para ser consultado eventualmente.

4. RESPONSABLE
El Proceso de Aseguramiento HSEQ, y los Líderes de cada proceso, son los
responsables de la aplicación de este documento y el Jefe de Calidad es el
responsable por el seguimiento de su ejecución.

5. CONDICIONES GENERALES
La implementación de este procedimiento es de obligatorio cumplimiento a
partir de la fecha de publicación del mismo.

6. EQUIPO UTILIZADO

Equipo de oficina.

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7. DESARROLLO

7.1. Identificación.
La identificación se puede realizar mediante:
- Fecha de diligenciamiento: aplica a procesos operativos, equipos,
inspecciones, entre otros.

- Numero de consecutivo: aplica a órdenes de trabajo, órdenes de compra,

facturación, Remisiones.

- Normalización interna: Corresponde a los generados en la Organización y

su edición es de acuerdo al procedimiento
PQ-01 CONTROL DE DOCUMENTOS. En algunos casos hay registros que
no están codificados, ya que son de control interno, destinados a la
obtención de datos netamente informativos.

- Procesos y/o actividad que lo generan.

- Contenido general del documento.

7.2. Almacenamiento.
Los registros son almacenados en legajadores y carpetas A/Z por los Líderes
de cada proceso. Cada sitio de archivo está debidamente rotulado e
identificado de acuerdo a las necesidades del líder de cada proceso y el
personal que de uso de él.
Algunos registros se mantienen en medio magnético reposado en la RED y/o
en la CPU del computador de cada proceso.

7.3. Protección.
Los legajadores y carpetas A/Z están protegidos de las condiciones
atmosféricas al estar en archivadores cubiertos. Cada líder de proceso es
responsable de la protección de los registros contra pérdida involuntaria o
premeditada. Los documentos confidenciales son de uso exclusivo de la
gerencia y su protección y almacenamiento son de su exclusiva autoridad.

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Los registros en medio magnéticos a juicio de cada líder de proceso se

mantienen bajo clave de acceso para impedir su manipulación.

7.4. Enmendaduras.
Cuando un dato se registró erróneamente en un registro, se le pasa por
encima una flecha y la cabeza de la misma señala el valor correcto. Al lado
del nuevo valor firma quien enmendó el dato. Igualmente quien haga la
enmendadura debe registrar su firma al lado.

En ningún caso se puede alterar la información contenida en un registro

cuando se consulta o se tiene acceso a ellos.

7.5. Recuperación.
 Cuando se genera: en el momento que se genera un registro y una vez es
analizado por el directo implicado, es pasado al responsable del archivo de
los registros que puede ser el líder de proceso o la persona que esté
delegue para tal actividad para que le dé el trámite pertinente.
 Cuando es prestado: una vez el registro ha sido consultado este es
devuelto a su sitio de origen. Sin embargo el responsable del archivo es
quien está pendiente de mantener su archivo de registros al día,
recuperando los prestados después de un tiempo prudencial si este no ha
sido devuelto.
 Cuando hay pérdida. Registro externo: se solicita una copia al organismo
que emitió el registro (Ej. Ficha Técnica).
Registro interno: si este está en medio magnético se restaura del back up
o de la memoria del computador asignado al proceso implicado. Si era
escrito y no hay forma de restaurarlo se deja un acta señalando su
pérdida.

7.6. Tiempo de retención.

Cada Líder de proceso define el tiempo de retención de sus registros con
base en:

- Disposición de partes interesadas (clientes, proveedores, autoridades

estatales, etc.)

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- Disponibilidad para consulta. Ejemplo: archivo activo: un año, año en

curso, permanente, otros. Archivo inactivo: un año, dos años, indefinido,
otros.
En el formato PQ-02 CONTROL DE REGISTROS se definen tiempos de
retención para los registros.

7.7. Disposición final de registros.

Cuando se vence el tiempo de conservación de un registro, mediante acta se
autoriza por parte de la gerencia dar de baja el registro. Esto se hace en
forma mecánica. En el acta queda consignado cuantos registros se dan de
baja, identificación, breve descripción de su contenido, procesos afectados y
responsables.

7.8 Copias para externos

En los casos en que el cliente o su representante (interventor) requieran

consultar registros del Sistema de Gestión Integral HSEQ se establecerá
contractualmente y será coordinado por el Proceso de Aseguramiento HSEQ
durante la prestación del servicio. Como evidencia de la entrega de la copia
de un registro, en el original se consigna la petición del cliente y se le hace
firmar.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- NTC-ISO 9001/2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos

- NTC-ISO 9000/2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y
Vocabulario.

9. ANEXOS
- PQ-02/F-01 CONTROL DE REGISTROS.

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10. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DETALLE DEL CAMBIO VERSION

16/05/2014 Reingeniería total al procedimiento 2

basado en el documento reporte de no
conformidades.
21/07/2015 Se modifica de acuerdo al procedimiento 3
de control de documentos
13/06/2016 Se modifica “Sistema de gestión de 4
Calidad” por “Sistema de Gestión
Integral en HSEQ”

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