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PLAN DE AUDITORIA REVISION Y EVALUACION


SISTEMA DE INTEGRIDAD DEL OLEODUCTO PLANTA DE VENTAS
IQUITOS – CENTRAL TERMICA IQUITOS

Código SID-ELOR - 08 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:


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PLAN DE AUDITORIAS, REVISIÓN Y


EVALUACIÓN

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Índice

1 Objetivo..........................................................................................................3
2 Alcance...........................................................................................................3
3 Introducción....................................................................................................3
4 Consideraciones Generales...........................................................................3
5 Revisión del Sistema de Gerenciamiento de Integridad................................4
6 Auditorias.......................................................................................................5
6.1. Programación de Auditoria……………………………………………………….8
6.2. Selección de Auditores……………………………………………………………9
6.3. Programación de la Auditoria…………………………………………………….9
6.4. Desarrollo de la Auditoria………………………………………………………..12
6.5. Elaboración de Informe de Auditoria…………………………………………...13
6.6. Mejora……………………………………………………………………………...13
7 Precisiones………………………………………………………………………...14
Anexo A…………………………………………………………………………………14
Adjuntos…………………………………………………………………………………14

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1 Objetivo
El objetivo principal del Programa de Auditorías, Revisión y Evaluación es monitorear
y evaluar el cumplimiento del Sistema de Integridad. También se analiza si el sistema
es efectivo y si cumple con la regulación vigente.

2 Alcance
El presente Plan tiene como alcance todos los ductos definidos dentro del Sistema
de Integridad en ELORSA.

3 Introducción
La Auditoría es una función que se debe ejecutar en la organización cuya finalidad
es analizar y apreciar, con vistas a las eventuales las acciones correctivas, el control
interno de las organizaciones, áreas o sectores para garantizar la integridad de su
patrimonio, la veracidad de su información y el mantenimiento de la eficacia de sus
sistemas de gestión.

Al mismo tiempo se puede decir que, es un examen comprensivo de la estructura de


una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, métodos y controles, su forma de
operación y sus equipos humanos y físicos.

En resumen, una auditoria es Una visión formal y sistemática para determinar hasta
qué punto una organización está cumpliendo los objetivos establecidos por la
gerencia, así como para identificar los que requieren mejorarse.

Es necesario que periódicamente se realicen auditorias que evalúen si se está


siguiendo el planificado según las actividades implementadas del Sistema de
Gerenciamiento de Integridad, la efectividad del mismo y el grado de cumplimiento
de la regulación.

Para alcanzar esta meta es preciso que todos los integrantes del área Operaciones
(relación con integridad de ductos) promuevan y participen en las auditorías a
realizar, incluyendo tanto a los integrantes de mayor nivel jerárquico como a todos
los individuos que están por debajo de dicho puesto.

4 Consideraciones Generales

Este Programa Integral de Auditorías, Revisión y Evaluación, está estrictamente


relacionados con el Plan de Calidad. Este documento tiene como característica
presentar en forma independiente y de fácil acceso los conceptos, consideraciones y
características de la realización de evaluaciones y auditorias periódicas del Sistema
de Integridad (SID).

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La utilización del presente documento es importante para seguir los lineamientos en


los momentos previos y durante la realización de una revisión o auditoria del SID.

5 Revisión del Sistema de Gerenciamiento de Integridad


El fundamento para la realización de una revisión es el de mantener la vigencia de
los planes, procedimientos e instructivos de Integridad de ELORSA Subgerencia
Refinación Iquitos. Se debe procurar la actualización de los documentos
anteriormente mencionados y mantener el registro de dichas actualizaciones
periódicas.

Es importante durante la revisión analizar si se está cumpliendo con el concepto de


mantener los documentos para cumplir con los requisitos de los clientes internos de
ELORSA.

Para cumplir con los lineamientos del presente documento se debe contar con el
compromiso de todo individuo perteneciente al área, siguiendo las directivas y el
compromiso explícito de los distintos niveles de jerarquías. Es decir, se necesita del
expreso compromiso por parte de las altas esferas del sector para que dicho plan
tenga una eficiencia tal que cubra los objetivos.

Es de suma importancia incorporar en los empleados del área el concepto de


evaluar constantemente el funcionamiento del sistema, para poder detectar las
posibles mejoras a realizar para lograr el estado deseado de cumplir con los
requisitos existentes de los clientes internos.

Para el proceso de revisión se debe contar con información para analizar el


funcionamiento del sistema, esta información se basa en:

a) Resultados de auditorias
b) Retroalimentación
c) Desempeño del sistema
d) Estado de acciones correctivas y preventivas
e) Cambios que podrían afectar al sistema
f) Recomendaciones para mejoras

6 Auditorias
Como se mencionó en la introducción, es de especial importancia la realización de
auditorias en el Sistema de Gerenciamiento de Integridad, ya que las mismas son
una poderosa herramienta para llevar a cabo una revisión del propio sistema,
procesos y producto. Con dichas auditorias se pueden obtener resultados

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beneficiosos para una mejora en los aspectos que lo requieran, y buscan la


satisfacción de los requerimientos presentes en el área responsable de la integridad
de los ductos de ELORSA Subgerencia Refinación Iquitos.

Por tal motivo, las auditorias deben realizarse periódicamente, con objetivos claros y
medibles.

Otra de las ventajas de la realización de auditorias, es que manteniendo un cierto


esquema y objetivos, permite cuantificar relativamente la mejora del sistema-
procesos en dos situaciones. Es decir, se puede medir el estado del sistema y
analizar cuales son las variables que sufrieron mejoras, que no tuvieron
modificaciones y demás.

ELORSA Subgerencia Refinación Iquitos tiene un programa de auditorías tomando


en consideración las tareas a auditar. Se deben definir los criterios de auditoria, el
alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La selección de los auditores y la
realización de las auditorias deben asegurar la objetividad e imparcialidad del
proceso de auditoria. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

Las auditorias implementadas por ELORSA deberán ser capaces de responder


mínimamente a las siguientes preguntas:

 ¿Existe una política o programa escrito para el Gerenciamiento de Integridad de


la Línea?
 ¿Existen procedimientos escritos para tareas relacionadas al gerenciamiento de
integridad?
 ¿Se asignó un responsable para cada una de las tareas?
 ¿Están disponibles las referencias apropiadas para aquéllos que las necesiten?
 ¿El personal que realiza las tareas está especializado en el área y capacitado
para la tarea?
 ¿Todas las actividades requeridas son documentadas por ELORSA?
 ¿Existe una revisión formal del criterio de riesgo usado por ELORSA?
 ¿Existe un criterio establecido para reparar, reemplazar y reacondicionar líneas
dañadas?
 ¿Existe una revisión formal de los requerimientos de las Autoridades
Regulatorias qué puedan haber cambiado? y ¿cuál es la frecuencia de esa
revisión?

El proceso general de auditoria consta de 5 pasos principales que se presentan a


continuación, en la Figura 1:

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Figura 1. Pasos principales para realizar una auditoria.

Además se cumple con el siguiente esquema de mejora de oportunidades a partir de


las auditorias, presentado en la Figura 2.

Figura 2. Esquema de mejoras de oportunidades.

Para cumplir con lo anterior cada auditoria que se realice debe documentar lo
siguiente:

 Identificación de las Áreas de Alta Consecuencia


 Identificación de los problemas de seguridad del ducto utilizando la evaluación
de Riesgos.
 Provisiones para la remediación de las condiciones encontradas durante la
evaluación y análisis.
 Proceso de evaluación y análisis continuo

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 Organización y proceso de comunicación interna


 Proceso para identificar e implementar la necesidad de medidas preventivas y
de mitigación adicionales.
 Plan de cumplimiento, incluyendo el uso de medidas de cumplimiento
específicos
 Registros
 Evaluación de cambios
 Control de calidad
 Procedimiento para informar a DGH, DGAAE y OSINERGMIN
 Procedimiento para asegurar que el sistema es conducido para minimizar los
riesgos ambientales y de seguridad.
 Proceso para revisar la identificación de Áreas de Alta Consecuencias,
periódicamente, e incluirlas en el Programa de Integridad de Ductos.

Los métodos de revisión, evaluación y sus resultados, deberán ser documentados y


considerarse los siguientes aspectos:

a) La frecuencia con que se efectuaron dichas revisiones (Informes de


Inspección y Monitoreo).
b) Los efectos de los cambios realizados en el Sistema de Transporte o
producidos por factores externos (Información regulatoria para líneas
Reguladas).
c) Los resultados encontrados, el estado de las acciones correctivas efectuadas,
luego de su identificación durante las auditorías internas y externas; y las
tendencias que se observan (Informes de análisis de los resultados de
Inspección y Monitoreo).
d) Las causas de las fallas ocurridas en el período en evaluación y su posible
relación con incidentes o fallas anteriores.

Para auditar el Sistema de Integridad de Ductos se verificará lo siguiente:

a) Métodos y procedimientos necesarios para que dichas actividades se


efectúen apropiadamente.
b) Que los cambios en las actividades planeadas hayan sido analizados y
aprobados.
c) El nivel de logro de los objetivos previstos.
d) Identificar los trabajos inconclusos y asuntos sin resolver.
e) Planes y desarrollos para trabajos futuros.
f) Revisión de registros.

6.1. Programación de Auditorías

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a. En el último trimestre de cada año el Coordinador del SID en consulta con


el Representante de la Alta Dirección, elabora el “Programa Anual de
Auditoría del SID. Luego de su aprobación este programa es comunicado
a las Unidades Involucradas para su conocimiento.

b. Tomando en consideración el “Programa de Auditoría del SID” el


Coordinador del SID, elaborará el “Programa de Auditorías Internas del
SID”. En su elaboración se deberá tomar en cuenta los siguientes puntos:
i. La complejidad de los procesos de cada Sede (determina la duración y
frecuencia).
ii. Todos los aspectos dentro del alcance del SID son auditados
internamente por lo menos una vez al año.
iii. Tener en cuenta los resultados de las auditorías previas.

Las auditorias pueden ser internas al área responsable de integridad de ELORSA, o


externas a dicha área pero internas a la Compañía o eventualmente externas
tercerizadas o entes Reguladores.

Se recomienda realizar auditorías externas al área responsable a integridad, pero


internas a la Compañía con una frecuencia anual y externas tercerizadas cada dos
años, dichos períodos se presentan en la Tabla 1.

Tipo de Auditoria Frecuencia

Interna Subgerencia Refinación Iquitos


y Externa área responsable de Anual
integridad

Externa Subgerencia Refinación Iquitos


2 años
y especializada

Auditoria a proveedores Anual

Tabla 1. Frecuencia de auditorías.

6.2. Selección de Auditores

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El coordinador del SID con el Representante de la Alta Dirección, designan


al equipo auditor, teniendo en cuenta las competencias establecidas en el
Anexo A
Nota: Se deben conservar los documentos que evidencien el cumplimiento
de las competencias de los auditores.

6.3. Preparación de la Auditoría


El auditor líder designado en consulta con el Coordinador del SID,
elaboran el “Plan de auditoría” (La comunicación de dicho Plan a los Jefes
de Unidad Involucrados, vía correo electrónico u otra forma que considere
adecuada, estará a cargo del Representante de la Alta Dirección, por lo
menos siete días hábiles, antes de la realización de la auditoría.

Nota: El Plan de auditoría debe incluir los tiempos de todas las actividades
que el equipo auditor necesite; tales como tiempos para trasladarse,
almuerzos, reuniones para compartir información y analizar posibles
hallazgos, entre otros.

El equipo auditor revisa toda la documentación relacionada al alcance de


la auditoría, así como los resultados de la última auditoría con el fin de
familiarizarse con los hallazgos detectados anteriormente. En base a la
documentación examinada, cada miembro del equipo podrá elaborar “Lista
de Verificación”.

Los aspectos que deberán tratar los métodos de las auditorías incluirán:

a) El alcance y los objetivos de la auditoría.


b) La frecuencia y oportunidad de ejecución de la auditoría.
c) Las responsabilidades para dirigir y efectuar las auditorías.
d) La independencia del Auditor.
e) La capacidad del Auditor.
f) Procedimiento de auditoria.

Para la auditoria del Sistema de Gerenciamiento de Integridad de Ductos se


deben considerar los siguientes ítems conjuntamente con las normas de
referencias:

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NORMAS REQUERIDO EN
N° ÍTEM TAREA
APLICABLES DS 081
B 31.4 (Capitulo 8)
Realizar mediciones caño-
API 1160 (10.2) Anexo II – Art. 14
1 Corrosión tierra, incluyendo mediciones
NACE 169 (sec 6) y 17
a intervalos cortos (PCIS)
NACE RP 502
B31.4 (Capitulo 8)
Realizar ensayos de
2 Corrosión API 1160 (10.2)
interferencia.
NACE 169 (sec 9)
Mantener los puntos de B31.4 (Capitulo 8)
3 Corrosión Anexo II – Art. 17
medición catódica API 1160 (10.2)
Inspección visual B31.4 (Capitulo 8)
4 Corrosión
atmosférica. API 1160 (10.2)
Inspección de cañería
5 Corrosión enterrada cuando se B31.4 (Capitulo 8)
encuentra expuesta.

Inspeccionar y Mantener los B31.4 (Capitulo 8)


6 Corrosión Anexo II – Art. 17
rectificadores NACE 169 (pt 8.5)

Remediar la protección B31.4 (Capitulo 8)


7 Corrosión Anexo II – Art. 17
catódica NACE 169 (p 8 y 10)

Medición y Evaluación del B31.4 (Capitulo 8) Anexo II – Art. 14


8 Corrosión
daño en la cañería. API 1160 (10.2) y 17

Inspección de la superficie B31.4 (Capitulo 8) Anexo II – Art. 17


9 Corrosión
interna de la cañería API 1160 (10.2) y 18

(Anexo I – Art. 55
Aplicación y reparación de B31.4 (Capitulo 8) y 56)
10 Corrosión
revestimientos externos API 1160 (10.2) Anexo II – Art. 14
y 17
Mant. (Anexo I – Art. 62)
Inspeccionar, mantener y
11 Rutinario B31.4 (451.8) Anexo II – Art. 14
reparar válvulas de línea.
línea y 17
Mant.
Inspección visual de la
12 Rutinario B31.4 (451.5) Anexo II – Art. 17
picada del ducto
línea
Mant. Ubicación y mantenimiento (Anexo I – Art. 43)
13 Rutinario de los marcadores de línea B31.4 (451.3) Anexo II – Art. 14
línea (temporarios y permanentes) y 17

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Mant.
Realización de reparación
14 Rutinario Anexo II – Art. 19
general del ducto.
línea

Gerenc.
15 HAZOP Anexo II – Art. 2
Integridad
(Anexo I – Art. 45)
Gerenc. Programa de Prevención de
16 Anexo II – Art. 14
Integridad Daños
y 17
Gerenc. Programa de Gerenciamiento Anexo II – Art. 1,
17
Integridad de Integridad 5 y 13
Gerenc. Anexo II – Art. 3,
18 Integración de la Información
Integridad 6 y12
Gerenc.
19 Realizar un análisis de riesgo (Anexo I - Art. 15)
Integridad
Calificación del personal que
Gerenc. ejecutan y evalúa los Anexo II – Art. 8 y
20
Integridad resultados de evaluación 9
integridad.

Identificación de cambios que


Gerenc. Anexo II – Art. 10
21 afecten la integridad del
Integridad y 11
ducto

Gerenc.
22 Comunicaciones Anexo II – Art. 16
Integridad
Gerenc. Especificaciones del
23 Anexo II – Art. 17
Integridad proveedor ILI.
Gerenc. Validación de los resultados
24 Anexo II – Art. 17
Integridad de la evaluación ILI
Identificación y
Gerenc.
25 caracterización de los Anexo II – Art. 19
Integridad
defectos

Gerenc. Criterios de reparación


26 Anexo II – Art. 19
Integridad especificados

Criterio de selección de la
Gerenc.
27 metodología de inspección Anexo II – Art. 14
Integridad
Optima
Gerenc. Definición de metodologías
28 Anexo II – Art. 14
Integridad para reinspección

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Gerenc. Definición de periodos de Anexo II – Art. 14


29
Integridad reinspección y 15
Gerenc. Medir la efectividad del Anexo II – Art. 4 y
30
Integridad programa 23
Anexo II – Art. 20,
31 Auditorias
21, 22 y 23
Tabla 2. Tareas a tener en cuenta en una auditoria del Sistema de Gerenciamiento
de ductos -“Lista de Verificación”.

6.4. Desarrollo de la Auditoría

a. Reunión de Apertura: Antes de iniciar la auditoría, el equipo auditor


encabezado por el auditor líder, realiza una reunión con el coordinador y
Jefes de Unidad que conforman la parte auditada, en la que informa lo
siguiente:
 Presentación del equipo auditor
 Objetivos, alcance, criterios de la auditoria
 Metodología a seguir (revisión de documentación, entrevistas
observaciones in situ, muestreo)
 Determinación de hallazgos (No conformidad, Observación,
Oportunidad de Mejora)
 Reconfirmación de plan de Auditoría
 Recursos necesarios.
 Declaración de confidencialidad con respecto a hallazgos encontrados
 Aclaración de dudas

b. Generación de hallazgos:
 El equipo auditor evalúa y recopila datos mediante muestreo y
contrasta la información con los criterios de auditoría.
 Al momento de encontrar evidencia objetiva sobre un hallazgo de
auditoría; el auditor debe hacer de conocimiento del mismo al
auditado, durante el proceso. Así mismo, al término de la reunión
con el auditado, el auditor hará un resumen de los hallazgos
encontrados en su área.
 El equipo auditor deberá reunirse antes de la reunión de cierre para
entregar sus hallazgos y el auditor líder concluya sobre ellos.
c. Reunión de Cierre: El equipo auditor encabezado por el auditor líder,
realiza una reunión al término de la auditoría con el Coordinador y Jefes
de Unidades Involucradas que conforman la parte auditada; en dicha

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reunión se reconfirma la información presentada en la reunión de


apertura, y en adición se presentan los hallazgos encontrados durante el
proceso.

6.5. Elaboración de Informe de Auditoría

a. El auditor líder elabora el “Informe de Auditoría Interna” pudiendo


consultar al Coordinador SID. Dicho Informe será entregado al
Representante de la Alta Dirección, según corresponda, para su análisis.

b. En base al Informe, el Coordinador del SID, pondrán en marcha las


acciones de corrección y mejoras.

6.6. Mejora

La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema-


procesos mediante el uso de la política de integridad, los objetivos, los
resultados de las auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y
preventivas y la revisión por la dirección.

A partir del concepto de mejora continua, revisión y auditorias, es


importante que en cada una de las auditorias que se realicen en el
sistema, se contemplen y evalúen los siguientes aspectos.

 Acciones correctivas: acciones que se realizan para corregir una


falla ya ocurrida en el Sistema de Gerenciamiento de Integridad.
Falla que originó una desviación del sistema, se corrige para que
no vuelva a suceder.

 Acciones preventivas: acciones que se realizan para mejorar una


potencial falla que pueda ocurrir en el sistema. Falla que pueda
generar una desviación del sistema.

7. PRECISIONES

Los auditores internos designados para realizar una auditoría deben ser
independientes al área que auditarán. En caso el personal haya cambiado de
área, este podrá auditar dicha área pasado un tiempo no menor de tres meses
de haber dejado de trabajar en ella.

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Para el caso de una auditoría interna en la que participen auditores externos, se


podrá excluir el aspecto de experiencia laboral.

En caso no se audite un área o proceso incluido en el Plan de auditoría, se


deberá incluir esta falta en el recuadro de resultados del informe de auditoría,
para la respectiva toma de acciones.

A N E XO S

Anexo A : Competencias para auditores internos del SID

ADJUNTOS
Formato SID-ELORSA-008-F-1: Programa Anual de Auditorías Internas del SID
Formato SID-ELORSA-008-F-2 : Evaluación de Auditores Internos
Formato SID-ELORSA-008-F-3 : Plan de Auditoría
Formato SID-ELORSA-008-F-4 : Lista de verificación
Formato SID-ELORSA-008-F-5 : Informe de Auditoría Interna

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ANEXO A
COMPETENCIAS PARA AUDITORES
INTERNOS DEL SID

COMPETENCIA AUDITOR INTERNO AUDITOR LÍDER

Educación Educación Técnica / Superior Educación Técnica / Superior

Capacitación formal a través de Capacitación formal a través de un


Formación un curso Implementación de curso Implementación de Sistema de
Sistema de Integridad Integridad con mínimo de 4 horas.

Experiencia mínima de un año


Experiencia Experiencia mínima de un año
en alguna actividad de la
laboral en alguna actividad de la empresa.
empresa.

Ética profesional, de
Ética profesional, de mentalidad
mentalidad abierta, diplomático,
abierta, diplomático, observador,
observador, perceptivo, versátil,
Habilidades perceptivo, versátil, tenaz, decidido,
tenaz, decidido, seguro de sí
seguro de sí mismo.
mismo.

Nota: Se considera también curso interpretación de la norma aquellos cursos llevados,


en diplomados, maestrías y/o programas similares que abarquen los requisitos de la
norma.

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