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Le PAEB est l'un des projets qui ne disposent pas de ce précieux manuel. Face à
cette insuffisance, nous avons procédé à l'étude sur l'élaboration d'un manuel de
procédures administratives et comptables du projet d'appui à l'enseignement de
base (PAEB) au sein du BEP.
La recherche documentaire et les interviews ont servi d'outil pour apporter des
solutions à notre problème. Ainsi, des interviews ont été adressées au Directeur
et aux différents Acteurs du BEP.
Pour une gestion saine du projet PAEB, il faudra se référer au nouveau manuel
de procédures qui apporte l'indication précise sur l'exécution de toutes tâches
liées au projet. Aussi, une amélioration du management générale de l'entreprise
permettra un climat favorable au succès de tous ses projets.
ABSTRACT
The complexity and the difficulties met in the management of the projects, make
various people in charge of leading projects to understand better their roles in
the realization of these. These tasks are described in the textbook of
administrative and accounting procedures, which is the outcome of the
implementation of a system of internal control. It is a global system of controls
which is practiced within any firms, to ensure a good application of the
regulations and the accounting and financial procedures.
The PBEB is one of the projects, which doesn't have this useful textbook. In front
of this incapacity, we proceeded to the study on the drafting of a textbook of
administrative and accounting procedures of the project for the basic education
within the BEP.
The problem of this study was to know how to make agree a system of effective
internal control and the administrative and accounting procedures adapted to the
projects of the BEP. This interrogation allowed us to bring out some objectives.
The main objective is the implementation of a textbook of procedures that must
serve as guide for a rigorous management of the PBEB.
To solve our problem, we used tools like information retrieval system and we had
any interviews with different Managers. Thus, the interviews were addressed to
the General Manager and different stakeholders of the BEP.
It emerges, from our surveys, that some irregularities were observed in view of
the rules of the internal control.
INTRODUCTION GENERALE
Cependant, force a été de constater que les étapes à suivre dans l'exécution des
activités ; les traces que doivent emprunter les pièces justificatives tant interne
qu'externe, ne sont pas formalisées pour la plupart des projets1(*). En effet, de
par leur exécution, ces projets sont amenés à suivre plusieurs étapes qui doivent
être scrupuleusement respectées pour une meilleure réalisation, de crainte que le
fonctionnement normal de l'entreprise ne soit désarticulé. D'une manière
générale, une traçabilité des étapes d'exécution du projet en d'autres termes un
manuel de procédures administratives et comptables décrivant les procédures et
l'organisation comptable de manière détaillée, la nature et le contenu des tâches
qui sont exécutées pour chaque opération de gestion des projets au plan
comptable et financier est nécessaire. Dès lors, nous observons le caractère
indispensable et excellent du manuel de procédures, instrument de travail dont le
BEP doit se servir pour asseoir une gestion saine et transparente en vue
d'assurer la pérennité des différents projets qu'il gère. D'où l'idée de la mise en
oeuvre d'un système de contrôle interne défini comme l'ensemble des lignes
directrices, mécanismes de contrôle et structure administrative mis en place par
la direction en vue d'assurer la conduite ordonnée et efficace des affaires de
l'entreprise.
Face à cette insuffisance, il nous est apparu nécessaire de mener des études
visant à l'amélioration du processus d'exécution des différentes opérations
inscrites dans le projet.
C'est ainsi que nous avons mené une étude sur l'élaboration d'un manuel de
procédures administratives et comptables d'un projet : cas du projet d'appui à
l'enseignement de base au sein du BEP. A travers ce mémoire, il s'agira de
proposer au BEP un document mettant en exergue les règles administratives et
comptables que doit suivre toute personne dans l'exécution du projet PAEB.
1-Problématique :
2-Objectifs de l'étude
Cette étude a pour but principal la mise en place d'un manuel de procédures
administratives et comptables destiné à favoriser une gestion saine des projets.
2.2-Objectifs spécifiques
3-Hypothèse d'étude
Au regard des objectifs sus mentionnés, les hypothèses suivantes ont été
formulées :
4- Méthodologie
- la recherche documentaire ;
D'autres recherches sur Internet nous ont permis d'avoir une plus large vue sur
les normes qui gouvernent un contrôle interne.
4.2-Les interviews
Nous avons rencontré les différents Responsables des cellules, les échanges nous
ont permis de comprendre le fonctionnement de chaque unité et le travail
effectué par chaque agent.
5-Intérêt de l'étude
Le présent mémoire constitue pour nous l'occasion de mettre en pratique les
connaissances théoriques acquises au cours de notre formation, mais aussi
d'approfondir nos connaissances dans le domaine de la gestion de projet
renforcée par la mise en place d'un système de contrôle interne.
Enfin, ce travail loin d'être parfait, pourra aider toute personne qui désir mener
une réflexion sur un thème en rapport avec la gestion des projets surtout le
dispositif de contrôle interne qui l'entoure.
Par ailleurs, le site du projet (le PAEB) se trouvant dans la région du bas
Sassandra c'est-à-dire à SAN PEDRO, nous n'avons pas pu effectuer le
déplacement pour nous rendre compte de la réalité des choses sur le terrain.
Toute organisation a pour but d'assurer, à l'aide de ses moyens, l'atteinte des
objectifs librement fixés. Elle doit, dans ce sens, mettre en place un dispositif de
contrôle interne lui permettant la bonne maîtrise de ses activités et le respect
des consignes à tous les niveaux de responsabilités.
Cette partie vise à fournir des renseignements utiles sur le contrôle interne qui
est vu comme un ensemble de dispositions.
A l'instar des autres entreprises, le BEP est une structure qui a son histoire et
aussi son mode de fonctionnement. Ceux-ci feront l'objet d'un exposé successif
dans les sections I et II.
SECTION I : HISTORIQUE
L'histoire du BEP est marquée par une origine, suivie des différentes étapes de
son évolution compte tenu des objectifs visés.
Le BEP a à sa tête un Directeur qui est le coordinateur des projets. En plus des
projets cités plus haut, plusieurs projets verront le jour et ce, avec d'autres
bailleurs.
Nous avons :
C'est dire que cette structure fonctionne uniquement aux moyens de subventions
apportées par chaque bailleur. Ces subventions se traduisent sous forme d'aides
ou sous forme de prêts remboursables selon un échéancier défini entre l'État
Ivoirien et les divers bailleurs.
-la KFW.
A travers la gestion des différents projets, le BEP vise les objectifs suivants :
-acquérir et distribuer les kits scolaires, les matériels pédagogiques pour les
écoles primaires et secondaires ;
Pour exercer ses activités une entreprise a besoin de personnel compétent qui
occupe les différents postes (cellules). Les différentes interactions qui existent
entre les cellules du BEP et la Direction seront illustrées dans un organigramme
(voir annexe 1).
I- LA DIRECTION
- publication des appels d'offres : ici elle est tenue de diffuser dans les journaux
d'information officielle l'appel d'offres ;
- choix du fournisseur : ce choix est fait après dépouillement des offres et ce, en
présence du coordinateur du projet, la cellule marché, le ministère de l'éducation
nationale et la direction des marchés publics.
- Mise en place d'une base de données des projets du BEP. La base de données
comprend la fiche signalétique de chaque projet, les engagements, les factures
en instance de paiement et les délais statistiques des paiements, le taux
d'exécution des catégories de dépenses en terme d'engagement, de facturation,
de Demande de Retrait de Fonds (DRF), d'exécution du budget de l'État par
projet ;
L'unité d'Appui aux Moyens Généraux poursuit les missions et tâches suivantes :
Il s'agit des lois et règlements auxquels la société est soumise. Les lois et
règlements en vigueur fixent des normes et comportements que la société
intègre à ses objectifs de conformité.
Compte tenu du grand nombre de domaines existants (droit des sociétés, droit
commercial, environnement, social...), il est nécessaire que la société dispose
d'une organisation lui permettant :
- d'être informée en temps utile des modifications qui leur sont apportées ;
- d'informer et former les collaborateurs sur les règles qui les concernent.
Par « actifs », il faut entendre non seulement les « actifs corporels » mais aussi
les « actifs incorporels » tels que le savoir-faire, l'image ou la réputation. Ces
actifs peuvent disparaître à la suite de vols, fraudes, improductivité, erreurs, ou
résulter d'une mauvaise décision de gestion ou d'une faiblesse de contrôle
interne. Les processus y afférents devraient faire l'objet d'une attention toute
particulière. Il en va de même des processus qui sont relatifs à l'élaboration et au
traitement de l'information comptable et financière. Ces processus comprennent
non seulement ceux qui traitent directement de la production des états financiers
mais aussi les processus opérationnels qui génèrent des données comptables.
- d'une séparation des tâches qui permet de bien distinguer les tâches
d'enregistrement, les tâches opérationnelles et les tâches de conservation ;
- d'une description des fonctions devant permettre d'identifier les origines des
informations produites, et leurs destinataires ;
- d'un système de contrôle comptable permettant de s'assurer que les opérations
sont effectuées conformément aux instructions générales et spécifiques, et
qu'elles sont comptabilisées de manière à produire une information financière
conforme aux principes comptables généralement admis.
Bien que ces composantes soient applicables à toutes les sociétés, leur mise en
oeuvre peut être faite de façon différente selon la taille et le secteur d'activité
des sociétés.
La mise en oeuvre d'un dispositif de contrôle interne doit reposer sur des
principes fondamentaux mais aussi sur :
- une organisation appropriée qui fournit le cadre dans lequel les activités
nécessaires à la réalisation des objectifs sont planifiées, exécutées, suivies et
contrôlées ;
- des responsabilités et pouvoirs clairement définis qui doivent être accordés aux
personnes appropriées en fonction des objectifs de la société ;
- une politique de gestion des ressources humaines qui devrait permettre de
recruter des personnes possédant les connaissances et compétences nécessaires
à l'exercice de leur responsabilité et à l'atteinte des objectifs actuels et futurs de
la société.
Les activités de contrôle sont présentes partout dans l'organisation, à tout niveau
et dans toute fonction qu'il s'agisse de contrôles orientés vers la prévention ou la
détection, de contrôles manuels ou informatiques ou encore de contrôles
hiérarchiques. En tout état de cause, les activités de contrôle doivent être
déterminées en fonction de la nature des objectifs auxquels elles se rapportent et
être proportionnées aux enjeux de chaque processus. Dans ce cadre, une
attention toute particulière devrait être portée aux contrôles des processus de
construction et de fonctionnement des systèmes d'information.
Comme tout système, le dispositif de contrôle interne doit faire l'objet d'une
surveillance permanente. Il s'agit de vérifier sa pertinence et son adéquation aux
objectifs de la société. Mise en oeuvre par le management sous le pilotage de la
Direction Générale, cette surveillance prend notamment en compte l'analyse des
principaux incidents constatés, le résultat des contrôles réalisés ainsi que des
travaux effectués par l'audit interne, lorsqu'il existe. Cette surveillance s'appuie
notamment sur les remarques formulées par les commissaires aux comptes et
par les éventuelles instances réglementaires de supervision.
III -LES ACTEURS DU CONTROLE INTERNE
En tant que besoin, le Conseil peut faire usage de ses pouvoirs généraux pour
faire procéder par la suite aux contrôles et vérifications qu'il juge opportuns ou
prendre toute autre initiative qu'il estimerait appropriée en la matière.
IV.1.1-Définition
Les processus comptables sont souvent organisés de façon à traiter des flux
d'opérations homogènes ou similaires (par exemple organisation par catégories
d'opérations). Le présent guide d'application se propose de décliner les critères
de qualité par catégories d'opérations (ventes, achats, etc....) pouvant
s'appliquer à chacun de ces processus comptables.
IV.2.1.1-Les commandes
Toute commande doit être autorisée par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de
commande valorisé et établi en quatre exemplaires à partir d'un carnet à souche.
Chaque bon de commande est vérifié par le responsable des achats eu égard aux
tarifs et conditions de règlement particulières. Le bon de commande est ensuite
signé par le dirigeant qui appose son paraphe sur l'un des exemplaires. Chaque
commande est suivie quant aux délais d'exécution par le responsable des achats
qui relance systématiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est
dépassée.
- quantité reçue ;
- nombre ;
- référence ;
- date de réception ;
- visa.
- par ordre numérique selon le numéro attribué à chaque facture, pour l'original ;
- par fournisseur, pour disposer d'un dossier facile à consulter en cas d'appel,
pour le premier double ;
IV.2.1.4- La comptabilisation
Les factures doivent être comptabilisées dès leurs réceptions par le service
comptable après vérification des conditions de prix et de règlement.
- la date de la facture ;
- l'identification du fournisseur ;
- le montant TTC ;
- La TVA récupérable.
IV.2.1.5- Le règlement
Un bon de retour pré numéroté est établi par le magasinier en trois exemplaires.
Un exemplaire est classé dans un dossier « attente d'avoir » annoté des
références de la facture ; un autre reste à la souche. Les avoirs reçus sont
rapprochés des « attente d'avoir » : le comptable veille à ce que la note de
crédit correspondant au retour soit bien établie par le fournisseur. Le bon de
retour anciennement classé dans le dossier « attente d'avoir » est ensuite joint à
l'avoir correspondant. A l'aide de son exemplaire, le magasinier enregistre la
sortie sur ses fiches d'inventaire.
Les commandes reçues sont transmises au responsable qui étudie les conditions
de prix, de règlement, de livraison et de crédit du client. Elles comportent les
éléments suivants :
- adresse de livraison ;
- désignation du représentant ;
IV.2.2.2-Les livraisons
Chaque livraison donne lieu à l'établissement d'un bon de livraison pré numéroté
émis en trois exemplaires et établi par le magasinier. Avant chaque expédition, le
bon de livraison est rapproché du contenu de l'envoi et de l'accusé de réception
de la commande. L'un des exemplaires est classé par le magasinier dans un
dossier « commandes livrées », et un autre est remis au responsable des ventes
qui appose la mention « livré le ... » sur le carnet à souche du bon de
commande. Il est transmis ensuite à la comptabilité avec la mention « A facturer
».
IV.2.2.3-Les règlements
La gestion des comptes clients doit être suivie de manière très rigoureuse. Dès
réception de l'encaissement ou l'avis d'encaissement de la banque, il en est fait
mention sur l'exemplaire « réglé le ...par ...». Cet exemplaire est joint au dossier
client. Le comptable mentionne également le règlement dans son journal de
trésorerie.
IV.2.2.5-La facturation
Les factures sont établies par le service comptabilité à partir de bons de livraison
portant la mention « A facturer ». Les factures sont émises en quatre
exemplaires et doivent porter les mentions suivantes :
- dénomination sociale ;
- date de la vente ;
Les factures font ensuite l'objet d'un contrôle arithmétique par le comptable et
sont classées dans le dossier « en attente de comptabilisation». Les factures
doivent être comptabilisées chaque jour.
IV.2.2.6- La comptabilisation
Tout établissement doit veiller à ce que les formules de chèques vierges soient
enfermées dans une armoire ou un coffre. De même, les espèces doivent être
rangées chaque jour de la même manière.
Il arrive parfois que l'émetteur d'un chèque avec une légèreté blâmable ne
mentionne pas le nom du bénéficiaire.
IV.2.4.1-L'embauche
Il est conseillé d'établir un contrat de travail écrit, rendu obligatoire dans le cas
des contrats à durée déterminée ou à temps partiel. Celui-ci devra respecter le
droit du travail en vigueur et la convention collective concernée.
Au plus tard, avant la fin de la période d'essai le nouveau salarié devra fournir :
IV.2.4.4-Les affichages
Il s'agit :
- de la convention collective ;
- du règlement intérieur ;
- de la durée du travail ;
La longue expérience, dans la gestion des projets, a permis au BEP d'être flexible
face à un nouveau projet. Compte tenu de la particularité des projets
d'éducation, certains acteurs et tâches sont communs à tous les projets.
Les bailleurs de fonds sont les principaux partenaires de l'État de Côte d'Ivoire.
Ils donnent leurs cautions à propos des engagements liés au projet et exigent
une certaine rigueur dans la réalisation du dit projet. On peut citer : la Banque
Mondiale ; la BAD ; les fonds OPEP ; la KFW.
I.1.3-Les fournisseurs
Les fournisseurs ont une place de choix dans l'exécution des projets dans la
mesure où ils se situent dans la phase de la mise en oeuvre du projet :
construction et réhabilitation.
I.2-Les tâches éventuelles
II.1.2-La direction
La direction pour rappel est le lieu où se prennent les décisions stratégiques pour
la bonne conduite du BEP tant au niveau des ressources humaines que pour
l'exécution des projets. Le suivi de la mise en oeuvre de ces décisions surtout
celles relatives aux projets, est du ressort des différents responsables de cellules
; toute chose qui est de nature à entraîner certaines négligences de la part de
ces derniers.
En ce qui concerne cette cellule, il faut dire qu'elle a pour mission, la mise en
oeuvre de toute action allant jusqu'au choix du fournisseur (dossier d'appel
d'offres ; publication ; choix). Au sujet du dossier d'appel d'offres, cette cellule
se doit de définir les clauses générales, administratives et financières. Si au
niveau de l'aspect technique, elle bénéficie de l'appui de la cellule technique,
pour ce qui concerne l'aspect financier, elle n'a pas d'assistance en la matière. Ce
qui peut entraîner la non prise en compte de certaines contraintes financières
mieux maîtrisées par la cellule en charges des questions de finances. D'où
l'incidence négative sur le projet.
Conformément aux accords de crédit, toute opération concernant les
décaissements de fonds, les passations de Marché, le budget doit faire l'objet
d'approbation préalable du bailleur. La procédure nous parait normale et relève
de la rigueur dans la gestion des fonds. Cependant nous observons qu'il y a un
temps assez long dans l'attente de cet avis. Cela peut se répercuter sur
l'exécution globale du projet.
Au niveau de cette cellule, nous avons observé que la secrétaire gérait la caisse
des menus des dépenses courantes. Cette caisse est alimentée par la vente des
dossiers d'appel d'offres, un risque lié à la mauvaise imputation des charges peut
survenir compte tenu de non qualification de celle-ci dans le domaine. Le
maniement de fonds au sein du BEP doit être du seul ressort d'une personne
qualifiée en la matière. C'est en l'occurrence un trésorier qui a pour rôle de
fournir les disponibilités à l'entreprise et aussi de conserver les fonds. Un
administrateur gestionnaire adjoint pourrait jouer pleinement ce rôle. Nous avons
observé que la comptabilisation, des pièces justificatives et factures, accuse un
certain retard dû au nombre assez important de ces dernières et aussi à l'effectif
limité des comptables. Cette situation comporte des risques de perte
d'information et ne facilite pas la gestion courante du projet.
Nous savons que le manuel de procédures est un document qui retrace toutes les
étapes à suivre pour une gestion financière et comptable plus efficace d'une
action. S'agissant du BEP, il faut dire que la majorité des projets qu'elle gère n'a
pas de documents formels permettant de voir à quel niveau se situe la
responsabilité de chaque acteur. Seul existe le manuel de procédures d'un projet
: le projet PASEF, qui sert de référence à l'exécution de tous les autres projets. Il
peut y avoir risque de mauvaise adaptation des procédures liées à un projet
différent.
De ce fait, le projet n'a pas d'autonomie financière requise par les dispositions
essentielles de l'accord de prêt.
On peut retenir que pour évaluer le contrôle interne du BEP, il a fallu d'abord
connaître sa définition. Le Contrôle Interne est constitué par l'ensemble des
mesures de contrôles comptables ou autres que la direction définit, applique et
surveille, sous sa responsabilité, afin d'assurer la protection du patrimoine de
l'entreprise et la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels
qui en découlent. Il englobe ainsi le manuel de procédures qui est le socle de
toute gestion rigoureuse.
À l'issue de cette première partie, on peut retenir que le contrôle interne a été
appréhendé comme étant un processus mis en oeuvre par la direction, la
hiérarchie d'une entreprise et destiné à fournir une assurance quant à la
réalisation des objectifs tels :
S'agissant du BEP, il est à retenir que certains manquements dans les différentes
cellules ayant pour effet de mettre en mal le fonctionnement de celui-ci ont été
constatés. Une solution idoine s'avère nécessaire pour respecter ses objectifs et
pour être toujours crédible à l'égard des différents partenaires.
PROCEDURES
I-CONTEXTE DU PROJET
II-OBJECTIFS DU PROJET
III-COMPOSANTES DU PROJET
Pour atteindre ses objectifs, le projet a été subdivisé en six composantes ci après
:
IV-FINANCEMENT DU PROJET
Les dépenses du projet sont reparties selon les catégories de dépenses suivantes
:
V-EXECUTION DU PROJET
I.3-Communication du budget
I.4-Diagramme de circulation
Intervenants
Élaboration du projet de
budget et transmission
aux bailleurs pour
validation
Validation et renvoi du
budget à l'AG
Notification et
communication des
budgets au sous
composantes
II.1-Objectif de la procédure
II.3-Description de la procédure
-élaboration des
situations des travaux
-vérification et mise
en paiement des
décomptes (factures)
-réception provisoire
et définitive
III.1-Objectif de la procédure
- le coordonnateur du PAEB
- C.E.S
III.3-Description de la procédure
-préparation du contrat de
prestation (2 exemplaires)
- soumission à la signature
du coordinateur
- le Directeur du BEP
Préalable :
Après l'adoption du budget, le BEP notifie à chaque entité bénéficiaire son budget
annuel ainsi que les coûts unitaires approuvés par le comité sous sectoriel de
coordination.
Les différentes entités bénéficiaires font parvenir au service des marchés leurs
prévisions de passation de marchés au cours de la campagne ainsi que les
périodes d'acquisition ou de réalisation qui conviennent le mieux.
Pour les marchés des fournitures et équipements :
Les plans détaillés, les devis quantitatifs et descriptifs ainsi que toutes les
spécifications nécessaires à la bonne exécution des travaux.
procédure d'achat par appel d'offres : ce cas s'applique aux marchés de montant
supérieur ou égal à quinze millions (15 000 000) de francs CFA. Pour les marchés
dont le montant est compris entre 15 000 000 de FCFA et 120 000 000 de FCFA,
un appel d'offre national suffit.
En ce qui concerne les marchés dont le montant est supérieur à 120 000 000 de
FCFA, il faut un appel d'offres international.
-transmission des
offres à la
commission des
offres
-réception du PV de
dépouillement
-transmission du PV
au Responsable des
marchés
-réception du bon de
commande
-notification du marché à
l'attributaire après signature du
Directeur du BEP (10
exemplaires) :
-2 exemplaires à la KFW ;
-2 exemplaires à l'adjudicataire ;
-2 exemplaires à la comptabilité
du BEP ; dont un exemplaire
enregistré ira à la Banque
Nationale d'Investissement lors
du règlement ;
- le Directeur
- l'Administrateur Gestionnaire
-transmission de la
facture à l'Administrateur
Gestionnaire
-classement de la facture
dans le dossier « facture
en instance de
paiement »
Nous allons voir dans cette partie l'objectif et les acteurs de la procédure de
paiements de la KFW
- le Comptable du CES
-non prise en
compte dans le
traitement
comptable
Comptable du -vérification de la facture 2 jours -non prise en
CES (s'assure que le montant de la compte dans le
facture correspond à celui de la 2 jours traitement
soumission du fournisseur et à comptable
la quote-part à payer)
-inexactitude dans
-enregistrement de la facture les chiffres fournis
en fin de période
- LA TRESORERIE
- le Caissier
- le Comptable du Projet
- l'Administrateur Gestionnaire
- le Directeur
V.1.2-Description de la procédure
-visa du document de
rapprochement
V.2-Approvisionnement de caisse
V.2.1-Objectif de la procédure
- le Caissier
- le Comptable du projet
- l'Administrateur Gestionnaire
- le Directeur
V.2.3-Description de la procédure
-transmission du dossier au
Directeur pour signature
-transmission du montant au
caissier
-traitement comptable du
dossier et classement de celui-
ci.
-réception de la somme
encaissée
V.3-Rapprochement bancaire
Les états de rapprochement bancaire sont établis à chaque fin de mois pour
toutes les banques dans le but de s'assurer que toutes les opérations bancaires
sont correctement enregistrées en comptabilité et que les comptes bancaires du
projet sont couverts contre les risques d'erreurs et d'omissions éventuelles.
- l'Administrateur Gestionnaire
Le rapprochement consiste à :
VI.1.1-Objectif de la procédure
La décision d'embauche d'un agent permanent est prise par le Directeur après
analyse de la demande en personnel, formulée par le Chef du service d'accueil de
l'agent.
- le Directeur du BEP
- l'Administrateur Gestionnaire
- la KFW
VI.1.3-Description de la procédure
-rédaction de la lettre
d'engagement (2 exemplaires)
après discussion des termes du
contrat d'embauche
l'AG
VI.2-Préparation de la paie
VI.2.1-Objectif de la procédure
Les salaires sont dus au plus tard le cinq du mois suivant. Les documents de
base pour le calcul des éléments de la paie sont réunis par le Responsable des
ressources humaines. Il établit les éléments de paie et les transmet au service
comptable pour le contrôle et la mise en paiement.
- le Directeur du BEP
- l'Administrateur Gestionnaire
-transmission de l'état au
Comptable de la paie après
signature du Directeur
VI.3.3-Description de la procédure
-transmission au Directeur
-remplissage de fiches de la
CNPS et L'IS (Impôts sur
Salaires)
-traitement comptable
(procédure du SIGFIP)
Cette partie concerne l'objet du plan comptable, la codification des comptes ainsi
que l'analyse de ceux-ci. Aussi, procéderons-nous par des exemples.
-classer les dépenses en catégories telles que définies dans l'accord de crédit :
Génie Civil ; Équipement ; Améliorations qualitatives de l'enseignement, Étude et
supervision ;
- préciser la source de financement sur laquelle chaque dépense doit être
imputée : Bailleur ou Côte d'Ivoire.
Chaque compte est codifié sur une structure de six (6) chiffres d'une manière
générale, les trois premiers chiffres indiquent la nature du compte et sont
déterminés conformément à la liste des comptes proposés par le SYSCOHADA.
Les trois derniers chiffres sont déterminés selon des critères qui répondent à des
exigences et besoins spécifiques de la gestion comptable des opérations du
projet.
? Règles et généralités
? Illustration
458710 458100 KFW, demande d'avance à recevoir 500 000 000 500 000 000
521200 449100 Compte spécial Etat 400 000 000 400 000 000
? Règles et généralités
- catégorie 2 : Équipement ;
? Illustration1
En juin 2005, le PAEB reçoit une note d'honoraire du consultant ERNST & YOUNG
pour un montant total de 18 000 000 FCFA. Selon l'accord de crédit, incluant les
clés de répartition (annexe 7), cette dépense éligible à la catégorie 4 (Étude et
supervision) est financée à 100 % par la KFW.
? Résolution
N B : selon les accords de crédit, la KFW ne prend pas en charge les droits et
taxes, donc on assiste à une régularisation de la part de l'État. On parle ici de
préfinancement.
Compte
Libellé
Débit
Crédit
401149
521100
ERNST & YOUNG
18 000 000
18 000 000
Illustration2
En août 2004, le BEP fait un achat de matériel informatique chez SIEMENS d'un
montant de 8 218 367 FCFA TTC. Selon les accords, cette dépense éligible à la
catégorie 2 (Équipement) est financée à 78,24 % par la KFW (pour le montant
HT et HD) et 21,76 % par l'Etat.
? Résolution
Calculs annexes
8 218 367
1,18
Les écritures :
Compte libellé Débit Crédit
SIEMENS
449400 141100 Etat, subvention d'équipement à recevoir 2 769 172 2 769 172
458400 141700 KFW, subvention d'équipement à recevoir 5 449 195 5 449 195
Illustration 3
? Résolution
TOTAL
449500 718200 Etat, subvention d'exploitation à recevoir 200 000 200 000
VII.4-Analyse de compte
L'analyse sera abordée à travers son objectif et sa procédure ainsi que les
différents acteurs qui interviennent.
L'analyse de compte a pour objectif de s'assurer d'une part que les soldes de
certains comptes collectifs sont bien supportés dans le détail par les comptes
individuels correspondants. D'autres part que les comptes individuels sont bien
justifiés par le détail des opérations.
Il s'agit de façon générale de tous les comptes de la classe 4. Notons que tout
compte peut faire l'objet d'une analyse, mais dans le cadre du projet, il y a des
comptes dont l'analyse nous semble nécessaire du fait de la pertinence et l'utilité
des informations.
- l'Administrateur Gestionnaire
- le Comptable du projet
*l'emploi de consultant.
-transmission à l'Administrateur
Gestionnaire
pour approbation ;
- application de nouveaux textes et décrets concernant les lois sur les entreprises
et les règles comptables en vigueur en côte d'ivoire.
II-METHODOLOGIE
Les autres apports se rapportent aux deux niveaux suivants : au plan budgétaire
et celui des ressources humaines.
I- AU NIVEAU BUDGETAIRE
Par ailleurs, pour une gestion optimale des projets, l'État doit instituer des régies
d'avance pour effectuer les paiements rapides des fournisseurs, toute chose de
nature à permettre l'exécution des projets dans les délais prescrits.
Il parait nécessaire d'instruire les bailleurs de fonds sur l'intérêt que représente
le SIGFIP en matière de suivi de l'exécution des projets.
Il serait bon d'organiser des réunions périodiques avec les bailleurs de fonds pour
adopter une position commune quant à leurs procédures et la gestion interne des
projets.
II- LES RESSOURCES HUMAINES
Il est bon de voir dans quelle mesure la direction, en relation avec l'unité de
gestion des carrières, pourrait élaborer un profil de carrière pour les agents. En
effet, nous avons remarqué que ce document assez important pour la gestion
des carrières n'existe pas au BEP.
En outre, la Direction du BEP doit voir dans quelle mesure l'on pourrait vendre
l'expertise technique (élaboration de plan, étude technique). Ce qui lui
permettrait de générer un revenu non négligeable.
Concernant le service Audit interne dont la nécessité ne fait l'objet d'aucun doute
au sein du BEP, nous souhaitons qu'il soit animé par un Chef de service et son
Assistant. Le coût annuel de ce nouveau service peut s'estimer à près d'un
million deux cent mille (1 200 000 FCFA). Ce montant est parfaitement
surmontable du fait de l'importance du budget affecté aux charges de
fonctionnement pour le compte des projets.
En somme, l'importance du projet PAEB, nécessite qu'il s'entoure d'un manuel de
procédures qui doit être mis à jour au vu de l'évolution du projet. Par ailleurs,
une bonne gestion est subordonnée à la maitrise de certaines contraintes au plan
budgétaire et humain.
Certaines données pouvant s'avérer caduques, il est donc bon de mettre en place
un procédé pour la prise en compte des éventuelles corrections.
CONCLUSION GENERALE
Au sortir de cette étude, il convient de souligner que notre travail, portant sur
l'élaboration d'un manuel de procédures administratives et comptables, nous a
permis d'axer notre étude à deux niveaux :
Il faut dire que nos travaux sur ce thème ont été très enrichissants pour nous à
travers nos recherches et surtout avec l'aide, le soutien très apprécié du
personnel du BEP et de nos maîtres. Nous avons cerné l'univers des projets
singulièrement ceux de l'éducation/formation depuis leurs naissances à travers
les accords de crédit, leurs suivi évaluation jusqu'à la fin du projet. Toute chose
qui demande un traitement comptable et financier de toutes les opérations nées
de ces projets. Dans ce domaine nous avons pu nous familiariser avec le logiciel
de gestion des projets (SUCCESS 99) qui permet un traitement efficace de ces
opérations conduisant à l'élaboration des états financiers qui sont soumis à
l'approbation des parties cofinanciers.
Dès lors, le BEP doit se doter des règles de conduites et des principes relatifs à la
circulation d'information et en général des procédures qui régissent toutes les
actions entreprises. L'existence d'un manuel qui retrace toutes les tâches
administratives, comptables et financières est plus que jamais nécessaire en ce
sens qu'il facilite l'action de toute personne désireuse d'avoir des informations
sur une fonction précise. Il permet de gagner en efficacité et en rapidité dans
l'exécution des tâches. Il importe que le manuel de procédures découlant du
contrôle interne de l'entreprise soit adapté à l'évolution de l'institution et aussi en
fonction de l'aménagement apporté dans la mise en oeuvre du projet en
particulier le PAEB qui pour rappel est né de la coopération financière Ivoiro-
allemande à travers une convention en date du 21 octobre 1999 avec une durée
de 4 ans qui n'a pas pu être respectée compte tenu d'une part des événements
d'octobre 2000 et d'autre part de la crise qui prévaut depuis le 19 septembre
2002.
Cet état de fait n'a pas empêché la KFW, dans l'optique d'aider les pays en
développement, de renouveler sa confiance à l'ÉTAT ivoirien ; cela grâce à
l'avancée positive du projet. Ce qui n'est pas le cas pour bien d'autres projets en
particulier le PASEF, cofinancer par la banque mondiale, qui est actuellement
sous suspension.
L'importance de ces projets exige qu'un effort financier soit fait de la part de
l'ÉTAT pour maintenir ceux-ci jusqu'à la réalisation effective. Sachant les
difficultés du gouvernement ivoirien et vu la nouvelle gestion rigoureuse de son
budget, une question se soulève : comment concilier les contraintes budgétaires
et les impératives des projets ?