La Organización Virtual

De acuerdo con Santiago Garrido Buj, la empresa virtual se define como “aquella en
que los trabajadores se encuentran en distintas ubicaciones físicas, no perteneciendo a
la misma estructura jerárquica y donde los medios telemáticos son imprescindibles
para el desarrollo de la actividad”. También podría ser definida como la “adición
racional de distintas estructuras jerárquicas con bases productivas u operativas
complementarias y que acuden al mercado con un propósito común”. En este sentido,
cabe destacar que el planteamiento teórico está basado en la cooperación entre
empresas que aún pudiendo haber sido competidoras, pasan a poner a disposición del
bien común aspectos clave de los procesos productivos u operativos con el fin de crear
una estructura integrada que genere mayor valor añadido y que permita obtener
ventajas que de forma individual fuera imposible obtener (cobertura de mercado,
volumen de producción, canales de distribución…), aunque también hace referencia a
integraciones en situación de “no” competencia (verticales u horizontales) que buscan
un propósito común de manera formalizada y organizativamente estructurada.

Una forma adecuada de gestionar una organización de estas características sería a

través de la creación de dos órganos fundamentales (1) El comité de dirección que
tendría las funciones de planificación estratégica, de organización de la producción, de
toma de decisiones y resolución de problemas como los más importantes. (2) La oficina
de administración virtual, la cual tendría como principales funciones la búsqueda de
nuevos mercados, la fidelización de clientes, la generación y gestión de pedidos…

Característica importante de este tipo de organización se basa en las relaciones de

poder a establecer, ya que la toma de decisiones y la planificación estratégica de la
organización virtual ha de ser conjunta, como dato positivo se puede resaltar la
asunción compartida de responsabilidades y riesgos lo que puede ayudar a alcanzar
acuerdos conjuntos de importancia capital para el desarrollo del proyecto, pero que
por otro lado pueden generar situaciones de conflicto que mal gestionadas lo pueden
dañar de forma irreversible. El establecimiento de un marco contractual conciso,
puede prevenir situaciones conflictivas de difícil solución, a la par que establece unas
claras reglas de juego para todos los miembros directivos de la organización, siendo
importante a su vez, el establecimiento de procedimientos de actuación tanto para la
toma de decisiones como para la resolución de problemas. Ambas medidas
potenciarán la mejor y más eficaz gestión del proyecto.

Otra característica importante está fundamentada en la adición ya mencionada de

procesos productivos u operativos complementarios que pueden generar importantes
beneficios económicos si la gestión es eficaz y eficiente. Esos beneficios pueden venir
del intercambio fluido de información tanto referente a mejoras en los procesos de
producción, como de tendencias de mercado, el desarrollo conjunto de “know how”, la
generación de sinergias empresariales donde el conjunto tiene más valor que las
partes por separado, o el desarrollo de nuevos canales de distribución a los que
anteriormente se tenía vetada la entrada en base al tamaño organizacional o la
limitada oferta de productos. Como principales problemas de este tipo de adición
estarían (a) las dificultades para coordinar las diferentes órdenes de trabajo, ya que
dependería del % de producción que estuviera disponible por cada empresa en la
asociación, y ésta a su vez tendría que ajustarse a la demanda de mercado para
cumplir con el propósito organizacional y (b) los problemas derivados de la lentitud
con que se gestionara la información clave tanto sobre procesos productivos como
información de mercado, ya que ello impediría un desarrollo adecuada de la propia
estructura virtual. Para solventar los problemas derivados de las distintas ubicaciones
productivas, resultaría conveniente el establecimiento de unos procedimientos de
trabajo que facilitaran al máximo la conexión entre empresas y que permitieran que
los flujos de trabajo fueran más eficientes en su conjunto que por separado,
procedimientos que han de ser aprobados por el comité delegado de la gestión y
dirección de la organización. También sería muy importante definir con claridad cual
sería la aportación de cada empresa a la asociación y como se va gestionaría la cadena
de valor a crear.

La dispersión geográfica también es una característica importante de este tipo de

organizaciones, pudiendo resultar realmente beneficioso al obtener una información
de mercado mucho más amplia y completa a la par que se obtienen acceso a mercados
que de otra forma podrían resultar prohibitivos, pero que por otra, pudiera generar
problemas logísticos, que si no son bien gestionados, podrían afectar a toda la cadena
de valor. Como medida para solventar los problemas asociados a la logística, sería
necesario diseñar una estructura logística formal con una dotación adecuada de
recursos (humanos, tecnológicos, información…) y de competencias para que su
aportación a la cadena de valor fuera lo relevante que tiene que ser en una
organización de estas características. También es importante resaltar, que la
dispersión geográfica puede ser tan amplia o no como fuera necesario para el correcto
funcionamiento de la organización, de tal forma que dos de los miembros pueden
tener ubicaciones geográficas muy próximas mientras otros dos estar a gran distancia
tanto de los primeros como entre ellos.

La última característica relevante vendría determinada por la necesidad de

desarrollar un soporte tecnológico avanzado, ya que otra forma la comunicación entre
empresas no estaría garantizada el nivel requerido. Como aspecto positivo cabe citar
que esos medio tecnológicos si son correctamente gestionados pueden generar una
plataforma de conocimientos compartidos de los cuales se pueden derivar “ventajas
competitivas” sostenibles en el tiempo, pero que mal administrados podrían llegar a
producir desajustes en el proceso productivo conjunto.

Como conclusión, la organización virtual es una estructura organizativa que aporta

aspectos realmente positivos a la integración entre empresas, y que gestionada
adecuadamente puede incrementar las probabilidades de éxito de compañías que por
la propia limitación de sus recursos, les resulta imposible desarrollar un crecimiento
orgánico necesario para competir a mayor escala en el mercado, o no pueden crecer
mediante la adquisición de otras empresas, poniendo en serio peligro su propia
supervivencia a largo plazo. La correcta utilización de una estructura de éstas
características, vendrá determinada por el grado de compromiso de las distintas
unidades hacia el todo, la solidez del proyecto como tal, y la correcta gestión de los
flujos de información como más importantes.