SEPARATA DE CONTABILIDAD

GENERAL Y FINANCIERA
8tava
SESIÓN

Dra. SANDRA A. MEDINA RAMÍREZ

VIII SESIÓN:
LIBRO CAJA Y LIBRO DIARIO.

OBJETIVOS DE LA SESIÓN:
 Reconoce importancia del uso de los libros de Contabilidad para la
elaboración de información financiera.
 Registra información contable en el Libro Caja y Libro Diario

CONTENIDO:

01 El Libro Caja.-Definición, importancia, uso y aplicación

02 El Libro Diario.-Definición, importancia, uso y aplicación

Práctica en Laboratorio

20 de Mayo del 2015

01 EL LIBRO CAJA

De acuerdo al Código de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliación

doble. Según las disposiciones legales vigentes.

01 DEFINICIÓN
1
El Libro Caja y Bancos tiene por objeto registrar mensualmente las operaciones
que significan movimiento de dinero en efectivo, cheques o valores
representativos de dinero.

En otras palabras se registran los ingresos y egresos que la empresa realiza en

forma diaria y cronológica como consecuencia de sus variadas y múltiples
operaciones mercantiles que realiza. Algunos autores le llaman también "libro de
ingresos y gastos".

01 IMPORTANCIA
2 ¿Por qué es importante? Es importante porque permite controlar todos los
valores que recibe y entrega la Empresa, llámese dinero en efectivo, cheques
representativos de valor, para luego determinar su saldo disponible, ello le
permite ser considerado como parte integrante de la contabilidad completa,
por lo tanto es obligatorio su registro.

ASPECTO LEGAL
De acuerdo al Artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta están obligadas a
llevar este libro todas las personas jurídicas para efectos del Impuesto a la renta
así como las personas naturales, bajo las siguientes características:

a. Las personas jurídicas que llevan contabilidad completa por lo tanto están en
la obligación de llevar el Libro Caja y Bancos.

b. Las personas naturales perceptoras de rentas de 3ra categoría están obligadas

a llevar este libro en base a las siguientes particularidades:

 Más de 1700 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Contabilidad Completa, por

tanto este libro que es integrante.

Debe ser legalizado ante un Juez de paz letrado o ante un Notario Público para
que tenga los efectos que la ley le confiere.
ADMINISTRACIÓN DEL LIBRO CAJA Y BANCOS:
La administración que se ejerce sobre el Libro de Caja y Bancos está supeditada
al buen control sobre el efectivo referente a lo que se dá o recibe y la cuenta
corriente referente a pagos y cobros. Estos activos son para cubrir erogaciones
previstas o imprevistas, por lo que podríamos decir entonces que caja y Bancos
representa el denominador común al cual pueden reducirse todos los Activos
Líquidos.

¿Qué es el efectivo?

Está compuesto por monedas (ya sea de metal o papel) de curso legal con los
cuales se pueden realizar pagos o depósitos de cuenta corriente o ahorros.

El efectivo representa el factor más importante que tiene toda empresa para
consolidarse como ente de éxito en el mercado.

Generalmente toda empresa a fin de proteger sus efectivos los transfiere a una
cuenta corriente de algún banco de su preferencia y mediante la emisión de un
cheque poder cumplir con sus obligaciones.

Si es verdad que todo desembolso debe hacerse mediante la extensión de un

cheque existen también pagos menores que se realizan en base al sistema de
fondos fijos, el cual consiste en crear una Caja Chica para cumplir con ciertos
pagos para compras imprevistas de menor cuantía ya que sería poco práctico o
demasiado costoso girar un cheque. El fondo de caja chica se crea mediante el
giro de un cheque contra las cuentas de la empresa. El efectivo cobrado se coloca
en una pequeña caja controlada por un empleado al que se le conoce como el
supervisor del fondo. Una vez agotado el mismo se volverá a solicitar una suma
menor o mayor que el anterior pedido, previa entrega de los gastos realizados
anteriormente sustentados con documentos permitidos por ley. Dichas
operaciones mercantiles posteriormente serán registradas en el Libro Caja y
Bancos.

Las empresas suelen tomar varias cuentas bancarias. Cuando uno abre una
cuenta bancaria se firma unas tarjetas a fin de verificar la firma de los cheques
remitidos para su pago.

¿Qué es un Cheque?

Es un documento firmado por el depositante, que ordena al Banco pagar una

cantidad de dinero a una persona o entidad. Los cheques deben ser enumerados
previamente, para que tanto el banco como quien los expide puedan darle
seguimiento con facilidad.

A través del sistema de cuenta bancaria existe un doble registro de las

transacciones en efectivo, una por parte de la empresa y otro por parte del
Banco, como veremos más adelante en el extracto Bancario.
01 USO Y APLICACIÓN
3
El hecho de considerarse como un libro integrante de la contabilidad completa
significa que este es importante y obligatorio para todo contribuyente generador
de rentas de Tercera categoría.

El registro de Libro Caja y Bancos le permite al contribuyente un mayor control

sobre los ingresos y egresos de su efectivo, tratando de cumplir con los objetivos
fundamentales:

o Manejo eficiente del efectivo

o Anticipación a las necesidades de endeudamiento.

De igual forma la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria podrá

verificar que contribuyentes cumplen o no con las transacciones financieras a
través del sistema financiero ya sea mediante la Bancarización o el Impuesto a las
Transacciones Financieras (ITF).

EL LIBRO CAJA Y BANCOS Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS:

Como se dijo anteriormente es un libro principal y obligatorio para todo
contribuyente generador de Rentas de 3ra categoría. Es un libro de información
mensual a través del registro de 2 formatos.

o Formato 1.1 Libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos del efectivo.

o Formato 1.2 Libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos de la Cuenta

Corriente (Equivalente a efectivo).

Cada uno de los formatos establecidos por Ley además de los requisitos mínimos
debe contener como datos de cabecera:

a. Datos de Cabecera

o Denominación de Libro

o Periodo y/o RUC ejercicio a que corresponde la información registrada

o Numero de RUC de la Empresa

o Nombre o Razón Social de la Empresa

b. Registro de las operaciones

El sujeto obligado debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

o Anotar las operaciones en forma cronológica

o Registrar de manera legible, sin espacios, ni líneas en blanco,
interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas.

o Utilizar el Plan Contable General vigente a nivel de dígitos establecidos en

dicho plan.

o Anotar los valores en folios originales, no admitiéndose la adhesión de

hojas o folios.

o Totalizar sus importes.

LEGALIZACIÓN
El libro Caja y Bancos considerado como integrante de la contabilidad
completa debe ser legalizado por un Notario o, a falta de estos, por un Juez
de Paz Letrado o Juez de Paz, cuando corresponda de la provincia en la que se
encuentra ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de
las provincias de Lima y Callao en cuyo caso la legalización podrá ser
efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

PLAZO MÁXIMO DE ATRASO

Según la Resolución de Superintendencia N° 234-2006 / SUNAT el libro Caja y
Bancos puede ser llevado con un plazo máximo de atraso de 3 meses" desde
el primer día del mes siguiente a aquel en que se realizaron las operaciones
relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o equivalente de efectivo", de
lo contrario será tipificada como una infracción especificada en el numeral 5
del artículo 175 del Código Tributario.

EXCEPTUADOS
Están exceptuados de llevar este libro los deudores tributarios que lleven su
contabilidad en hojas sueltas o continuas (computarizadas) en la medida en
que dicha información se encuentre contenida en el Libro Mayor o cuando la
persona jurídica con ingresos menores a 150 UIT hubiera optado por llevar el
libro diario — Formato simplificado.

Pero a pesar de dicha advertencia el contribuyente puede optar por llevarlo ya

que no afecta o invalida el desarrollo normal de los registros contables así
como los resultados finales de los Estados Financieros.

Bien, veamos cada uno de los formatos establecidos por la SUNAT mediante la
R.S. -234-2006/SUNAT FORMATO 1.1.- LIBRO CAJA BANCOS. DETALLE DE LOS
MOVIMIENTOS EN EFECTIVO
En este formato se detalla todos los movimientos que realiza la empresa en
efectivo ya sea como pagos o cobros.

Requisitos Mínimos:
a. Numero correlativo del Registro o código único de operación considerada
como una calificación interna de la empresa especialmente asentada por
aquellas compras que llevan la contabilidad en forma computarizada (Hojas
sueltas o continuas)

b. Fecha de la operación.

c. Descripción de la operación registrada que indique su naturaleza. De

tratarse de saldos, inicial o final, indicarlo en esta columna. En caso que las
operaciones se encuentren centralizadas en otro libro o registros vinculados
a asuntos tributarios será necesario únicamente su referenciación.

d. Código y denominación de las cuentas contables asociadas que son el

origen o destino de la operación, según el plan de cuentas utilizado,
tratándose de libros o registros llevados en forma manual.

e. Saldos y movimientos Saldo deudor de ser el caso Saldo acreedor de ser el

caso.

Ejemplo: el registro de la factura n° 001-721

30 metros de Tela x S/. 10 = S/. 300

IGV 18% = 54
Monto a Registrar S/. 354

Si la empresa compra 30 metros de tela registrará S/. 354 como saldo

Acreedor Si la empresa vende 30 metros de tela registrará S/. 354 como
saldo Deudor.

f. Totales.

EJEMPLO PRÁCTICO

En el mes de Diciembre del 2013. La empresa Aquarium SA con RUC

20714672911 realiza las siguientes operaciones en efectivo.

1. Al 01 de diciembre se tiene un saldo deudor de S/. 3 000

2. El 05 de diciembre, se paga en efectivo el pintado de una oficina por S/.

300 según recibo de Honorarios N° 001-104, emitido por Juan López
Puma.
3. El 15 de diciembre se vende en efectivo 30 metros de Tela Polipyma a S/.
10 c/u más IGV. Según factura N° 001-721.

30 metros de Tela x S/. 10 S/. 300

IGV 18% 54
Monto a Registrar S/. 354

4. El 20 de diciembre se paga en efectivo el servicios de Luz por S/. 400 más

IGV según recibo N°A-356 emitido por la sociedad Eléctrica del Sur SA.

Servicio de luz S/. 400

IGV 18% 72
Monto a Registrar S/. 472

1. El 26 de diciembre se vende en efectivo 1 Pantalón Marca Ranger a

S/.100 mas1GV. según factura emitida N° 001-722.

Pantalón S/.100
IGV 18% 18
Monto a Registrar S/. 118

Registrar
Dichos datos en el formato 1.1 Libro Caja y Bancos. Detalle de los
movimientos de Efectivo (ver pág. siguiente).
02 EL LIBRO DIARIO

Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema

contable, alrededor de él giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego
como punto final su centralización en el libro mismo.

El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas
las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha
información a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que:

02 DEFINICIÓN
1
El Libro Diario es un libro obligatorio y principal de foliación simple en el que se
anotan todas las operaciones mercantiles que efectúa la empresa día por día y en
forma cronológica.

En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la

empresa en determinados periodos de tiempo, según como decidan, los que la
dirigen.

De acuerdo al Código de Comercio se debe llevar un diario único, pero muchas

empresas por la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud
y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligadas a utilizar registros
contables auxiliares (registro de compras, ventas, etc.) de los cuales se obtienen
resúmenes generales que deberán ser centralizadas en el Libro Diario, teniendo
en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras.

El Libro Diario representa así el más utilizado por disposición diaria. Las
operaciones contables son anotadas según sea ingreso o salida para la empresa
es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos
posteriormente al estudiar el asiento.

En sus folios destacan los hechos económicos a medida que éstos se van
produciendo tratando de dárseles una interpretación conforme ocurren los
mismos.

02
2 IMPORTANCIA Y SIGNIFICADO
Las anotaciones en el libro diario tienen significación o sentido matemático, en
efecto éstas se hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda
operación debe existir una o varias cuentas deudoras y una o varias cuentas
acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble.
El Libro Diario refleja la entrada de datos en el tratamiento contable ya que
recoge de los comprobantes de pago y registros contables la información que
identifican a las operaciones. Posteriormente dichos datos serán suministrados al
Libro Mayor.

En líneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada

original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las
operaciones mercantiles realizadas día a día por la empresa. En otras palabras es
un registro cronológico (día por día) de las transacciones mercantiles de todo
negocio.

RÉGIMEN LEGAL

De acuerdo al articulo 65 del D.S. 054-99-EF del Impuesto a la Renta, y Art. 13 de

la R.S. 234- 2006/SUNAT se considera como un libro principal y obligatorio para
todas las empresas sean estas jurídicas o naturales bajo los siguientes requisitos:

Personas Jurídicas:

 Ingresos brutos anuales superiores a 150 UIT, (de 150 UIT a 500UIT, de 500
UIT a 1700 UIT, y de 1700 a más) están obligados a llevar el Libro Diario
 Ingresos brutos anuales menores o iguales a 150 UIT Llevan Libro diario
formato simplificado

Personas Naturales:

 Ingresos brutos anuales superiores a 150 UIT están obligados a llevar Libro
Diario
 Ingresos Brutos anuales menores a 150 UIT no están obligados a llevar Libro
Diario.

A fin de que tenga validez legal el Libro Diario debe ser legalizado por los
Notarios o a falta de estos por los Jueces de Paz letrados o Jueces de Paz
pertenecientes a la provincia en que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del
deudor tributario, salvo en el caso de Lima y Callao, la legalización podrá ser
efectuada por los Notarios o Jueces de cualquiera de dichas provincias.
El libro Diario mediante el D.S. 234-2006/SUNAT asume una nueva forma en
cuanto a su Rayado, haciendo de él un libro más asequible a la información
operativa de la empresa. Los formatos utilizados ya sean para el libro diario o
simplificado son de uso obligatorio para todas las empresas que llevan
contabilidad manual. Referente a las empresas que llevan contabilidad
computarizada será obligatorio consignar la información mínima pero sin utilizar
necesariamente el formato establecido.
02 USO Y APLICACIÓN
3 FORMATO 5.1. LIBRO DIARIO GENERAL
Según la R.S. 234/2006/SUNAT se instauro un nuevo formato 5.1 Libro Diario,
registrándose una mayor información con relación al anterior formato,
estableciéndose su llevanza en forma manual, computarizada o electrónica.

a. Datos de Cabecera:
o Denominación del libro.

o Periodo o ejercicio al que corresponde la información registrada.

o Número de RUC del Deudor Tributario, Apellidos y Nombres denominación

y/o razón social.

Si el libro es llevado en forma manual, los datos de cabecera bastará con incluir
en el primer folio de cada periodo. Si es llevado en forma computarizada los
datos de cabecera se consignará en todos los folios.

b. Información Mínima
Para efectos tributarios según R.S. Nro. 234-2006/SUNAT se ha establecido
ciertas formalidades que deben ser tomadas en cuenta tal como lo indica el
artículo 13 de la mencionada norma. El formato 5.1 Libro Diario deberá
contener la siguiente información mínima.
o Número correlativo del asiento contable o Código Único de lá operación.

o Fecha de la operación.

o Glosa o descripción de la naturaleza de la operación registrada de ser el caso.

o Referencia de la operación en caso el deudor tributario lleve su libro en forma

manual, indicando:
 El Código del libro o registro donde se registró (ver tabla 8)

 El numero correlativo del registro o Código Único de la operación según

corresponda.
 Número del documento sustentatorio de ser el caso.

o Cuenta contable indicando:

 Código de la cuenta contable desagregado de sub cuentas al nivel

máximo de dígitos utilizados, siendo el mínimo el dispuesto en el literal B

del Art. 6. el cual establece: "Si las empresas optan por utilizar el Plan
Contable General Empresarial, el número mínimo de dígitos a utilizarse es
de 5".
o Movimiento

 Debe Haber
o Totales.

EJEMPLO:
La empresa comercial Positiva S.A. centraliza las operaciones en el Libro Diario
Formato 5.1 desde los respectivos Libros y Registros Contables.