Guía sobre herramientas de Microsoft Word para

utilizar en escritura académica

Material elaborado por el

Área de Lectura y Escritura Académica
PAIEP

Primera Edición - 2014

Autores:
Departamento Académico de Lectura y Escritura

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Guía herramientas de Microsoft Word
Índice
Presentación ................................................................................................................. 3
Contenidos de la guía: ................................................................................................... 3
I. De la palabra al texto ............................................................................................. 4
1. Buscar palabras: buscar y reemplazar ..................................................................... 4
2. Tesauro Office y diccionarios virtuales.................................................................... 5
3. Ortografía y edición ............................................................................................... 6
4. Resaltar elementos ................................................................................................ 7
5. Corregir partes del texto en otros idiomas .............................................................. 7
a) Cambiar de idioma con la barra Idioma ................................................................. 7
b) Corregir textos en otros idiomas ........................................................................... 8
II. El párrafo ............................................................................................................... 9
1. Formato de párrafos .............................................................................................. 9
a) Justificación párrafos............................................................................................. 9
¿Cómo justificar? ................................................................................................ 10
b) Separación de párrafos ....................................................................................... 10
¿Cómo “sangrar”?:.............................................................................................. 10
c) Interlineado........................................................................................................ 11
2. Insertar elementos ............................................................................................... 12
a) Insertar salto de página ...................................................................................... 12
b) Insertar símbolos ................................................................................................ 13
c) Insertar encabezado: .......................................................................................... 13
d) Insertar nota a pie y al final de página ................................................................. 14
e) Insertar títulos: ................................................................................................... 14
f) Insertar índice .................................................................................................... 15
3. Citas y listados bibliográficos................................................................................ 16
a) Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento: ............... 16
b) Buscar una fuente de información: ..................................................................... 17
d) Cambiar formato de citas .................................................................................... 17
e) Crear una bibliografía ......................................................................................... 17
III. El texto ................................................................................................................ 18
1. Contar palabras y caracteres: ............................................................................... 18
2. Numeración de páginas ........................................................................................ 19
IV. Práctica final .................................................................................................... 20
Referencias y fuentes utilizadas ................................................................................... 21

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Guía herramientas de Microsoft Word
Presentación
Los procesadores de textos, entre ellos Microsoft Word, Open Office o Pages de Apple,
presentan una gran cantidad de herramientas que facilitan el desarrollo de textos
enriquecidos. En esta guía, revisaremos las funciones más relevantes para el proceso de
escritura académica en Word, el procesador de textos más utilizado en el mundo.

Contenidos de la guía:

Buscar y reemplazar palabras, corregir léxico y ortografía en español y otros idiomas, dar
formato a los párrafos, cambiar formato de citas, Insertar símbolos, insertar fuentes
bibliográficas y generar listados de referencias, insertar títulos y generar tablas de
contenido, insertar notas al pie y al final, insertar encabezados y pies de página, insertar
saltos de página, contar palabras y caracteres, numerar páginas.

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Guía herramientas de Microsoft Word
 I. De la palabra al texto

1. Buscar palabras: buscar y reemplazar

Si deseas buscar una palabra que está en algún lugar del texto, debes ir a la barra o menú
ubicado arriba y a la derecha, como se indica en el gráfico; hacer clic en “Buscar” y escribir
la palabra que deseas buscar.

Si deseas reemplazar esa palabra por otra, abre la pestaña “Reemplazar” en ese mismo
cuadro de diálogo y escribe también la palabra por la que deseas reemplazar la que has
buscado. Tendrás la posibilidad de ir cambiando uno a uno cada elemento que busques
("Reemplazar") o de reemplazarlos todos de una vez ("Reemplazar todos").

Ejercicio

En el Texto Adjunto 1, reemplaza todos los punto y coma (;) por punto (.)

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Guía herramientas de Microsoft Word
 2. Tesauro Office y diccionarios virtuales

Office cuenta con una herramienta de diccionario de sinónimos y antónimos asociado al

sistema de búsqueda y reemplazo de elementos. Para ello, haz clic con el botón derecho
en la palabra que te interesa cambiar y selecciona "sinónimos”. Además de sinónimos en
español, es posible encontrar sinónimos para otros idiomas.

También, puedes buscar y utilizar sinónimos en diccionarios online. Entre los más
recomendados están:

 Real Academia Española (2001). Diccionario de la lengua española (21ra Ed.)

Madrid: Espasa-Calpe. Disponible en:
http://www.rae.es/recursos/diccionarios/drae
 AAVV (2005). Diccionario de sinónimos y antónimos. Espasa-Calpe. Disponible en
http://www.wordreference.com/sinonimos

Ejercicios

1) En el Texto Adjunto 1 busca sinónimos para las palabras

"inexorablemente", "lograr" y "recuperar".
2) Busca esas mismas palabras en los diccionarios en línea.

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Guía herramientas de Microsoft Word
 3. Ortografía y edición

Además de la lectura del texto, para evitar posibles errores, es importante utilizar el
corrector ortográfico del procesador. Para activarlo, debes ir a "Revisar" < "Ortografía y
gramática". Automáticamente
se abrirá un cuadro con dos
espacios: en el de arriba, se
indicará aquella palabra no
registrada en el diccionario del
programa, o que el procesador
considere que pueda contener
un error ortográfico o
gramatical; en el de abajo,
habrá una serie palabras
sugeridas para corregir esa
palabra. Con cada palabra,
tendrás la opción de ignorar
aquello que el programa
considera un error y cambiar
de a una palabra o todas de
una vez. Es conveniente que
revises a medida que vas haciendo cambios al documento.

Cuando encuentras alguna palabra mal

escrita o con error gramatical (el
procesador lo indica con subrayado en
rojo), es hacer clic con el botón derecho
directamente sobre la palabra: aparecerán
opciones de corrección y sólo tendrás que
elegir la más adecuada.

Ejercicio

Corrige tres errores ortográficos que hay en el Texto Adjunto 1.

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Guía herramientas de Microsoft Word
 4. Resaltar elementos

Existen varias formas de resaltar un texto. Las más frecuentes son destacar, subrayar,
escribir en negrita y escribir en cursiva. De todas ellas, en los textos académicos, la más
frecuente es escribir en negrita. Es importante no abusar de ninguna de ellas y tratar de
mantener un estándar para cada opción elegida. Así, si eliges utilizar en algún momento la
negrita para los títulos, debes mantenerlos todos con los mismos rasgos tipográficos.

Ejercicio

En el Texto Adjunto 2, además del título general, hay dos niveles de subtítulos. Pon el
título y los subtítulos del primer nivel en negrita y los del segundo nivel en cursiva

5. Corregir partes del texto en otros idiomas

a) Cambiar de idioma con la barra Idioma

 Abre el documento y colocar el cursor en la ubicación del documento en que

deseas comenzar a escribir texto en un idioma distinto.
 Cliquea en el icono de idioma oES situado en la Barra de idioma del sistema y, a
continuación, cliquea en el idioma específico a utilizar.

Como alternativa, puedes utilizar el método abreviado de teclado: presionando

ALT+MAYÚS cambiarás de una distribución del teclado a otra.

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Guía herramientas de Microsoft Word
b) Corregir textos en otros idiomas

Selecciona el párrafo que se encuentre en otro idioma. Luego, haz clic en el ícono
"Español" (ES) en la barra y elige la lengua en la que se encuentra el texto. Word
automáticamente marcará los errores escritos en esa lengua, subrayándolos con rojo.

Ejercicio

Busca en el texto la expresión The Fifht Estate, chequea la gramática y corrige si

fuera necesario

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 II. El párrafo
1. Formato de párrafos
a) Justificación párrafos
No todas las culturas textuales comparten el modo de tabular los párrafos. Por ejemplo,
en el mundo angloparlante es más frecuente la alineación a la izquierda; en cambio, en el
mundo hispanoparlante lo usual es justificar todos los párrafos. Observa la diferencia:
Texto justificado
Aunque parezca increíble, el inventor más
prolífico de la historia, creadora de
aparatos como la bombilla, el fonógrafo y el
proyector de películas, sólo pudo ir a la
escuela durante tres meses. Natural de
Milan (Ohio), el joven Thomas Alva Edison
tuvo que ponerse a vender periódicos a la
edad de doce años para contribuir a la
precaria economía familiar. No obstante,
inquieto como era, dedicó su tiempo libre a
experimentar con aparatos mecánicos y
eléctricos.
Becado con un curso de telegrafía por
haber salvado la vida a la hija de un jefe de
estación, desarrollaron en 1863 su primer
invento -un equipo telegráfico simplificado,
mientras trabajas de telegrafista en el
ferrocarril. Perdió su empleo por incendiar
un vagones durante un experimento, pero
Edison no se rindió y con el dinero que ganó
vendiendo aparato telegráficos montó su
propio laboratorio. En 1869 patentó el
registrador eléctrico de votos, así como un
indicador de variaciones bursátil. A estos
ingenios le siguieron el fonógrafo, precursor
del tocadiscos, y los fusibles de plomo.
Guía herramientas de Microsoft Word
Texto alineado a la izquierda
Aunque parezca increíble, el inventor más
prolífico de la historia, creadora de aparatos
como la bombilla, el fonógrafo y el
proyector de películas, sólo pudo ir a la
escuela durante tres meses. Natural de
Milan (Ohio), el joven Thomas Alva Edison
tuvo que ponerse a vender periódicos a la
edad de doce años para contribuir a la
precaria economía familiar. No obstante,
inquieto como era, dedicó su tiempo libre a
experimentar con aparatos mecánicos y
eléctricos.
Becado con un curso de telegrafía
por haber salvado la vida a la hija de un jefe
de estación, desarrollaron en 1863 su
primer invento -un equipo telegráfico
simplificado-, mientras trabajas de
telegrafista en el ferrocarril. Perdió su
empleo por incendiar un vagones durante
un experimento, pero Edison no se rindió y
con el dinero que ganó vendiendo aparato
telegráficos montó su propio laboratorio.
En 1869 patentó el registrador eléctrico de
votos, así como un indicador de variaciones
bursátil. A estos ingenios le siguieron el
fonógrafo, precursor del tocadiscos, y los
fusibles de plomo.
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 ¿Cómo justificar?
Seleccionar el texto a justificar y luego
dirígete al menú cinta. En él, presiona
"Inicio" < "Párrafo" < "Sangría y espacio" <
"Alineación" < "Justificado.

Ejercicio

Justifica los párrafos del Texto Adjunto 1 y el Texto Adjunto 2

b) Separación de párrafos

Dos tipos de separación de párrafos son aceptados en los textos académicos: con sangría
o con espaciado mayor entre párrafos.

¿Cómo “sangrar”?:
Puedes seleccionar todo el texto o solo el fragmento que quieres sangrar y regulas la
sangría que deseas con la regla.

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Guía herramientas de Microsoft Word
¿Cómo cambiar el espaciado entre los párrafos? Para señalar la separación entre párrafos
en lugar de insertar una sangría, puedes insertar un mayor espaciado entre ellos. Para
esto, selecciona todo el texto o solo el fragmento que te interesa y aplica el estilo
"Normal". Verás que el espaciado entre párrafos es mayor que con el estilo "Sin
espaciado":

Ejercicio
Prueba ambas formas de separar párrafos y deja aquella que consideres adecuada

c) Interlineado

El espacio entre las líneas de un texto puede variar, puede ser muy estrecho o muy
amplio. Normalmente, para un escrito académico, el interlineado estándar es 1.15 o 1.5.
Utiliza normalmente estos, a menos que se especifique un interlineado diferente para los
trabajos de la Universidad. Además, al finalizar un trabajo, no olvides revisar que el
interlineado que precisas es el que aparece a lo largo del texto, para evitar posibles
cambios inesperados.
Para ajustar el interlineado, observa la siguiente imagen y prueba las opciones en un
documento propio:

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Guía herramientas de Microsoft Word
 2. Insertar elementos

a) Insertar salto de página

El salto de página sirve cuando deseas comenzar una nueva hoja con otro punto. A
menudo, es útil para evitar los problemas que se pueden producir al dar simple espaciado
a algunas líneas. Se puede insertar un salto de página en cualquier lugar del documento.

Observa la siguiente imagen para insertar saltos de página:

Así, por ejemplo, puedes dar salto de página a los siguientes títulos para dar un mayor
orden; de esta forma, quedarán en la próxima página junto al texto que le sigue:

Ejercicio
Inserta un salto de página después del 5° párrafo del Texto Adjunto 1 y luego presiona deshacer

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 b) Insertar símbolos

Existen múltiples símbolos a los cuales no podemos acceder mediante el teclado estándar.
Para ello debes entrar a la opción “Insertar” y buscar el icono “Símbolo”

Ejercicio
Inserta los símbolos: Pi, Beta, Delta, Euro e Infinito en un documento nuevo.
Recuerda que siempre puedes poner la opción “Más símbolos”.

c) Insertar encabezado:

Los encabezados suelen incluir información de identificación y personalización del

documento. Para insertar tu propio encabezado, presionar “Encabezado” en el menú
“Insertar”.

Ejercicio
Inserta un encabezado relacionado con tu universidad, facultad (o escuela) y carrera. Incluye
también el logo correspondiente.
Ejemplo
Universidad de Santiago - Facultad de humanidades - Pedagogía en Historia

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Guía herramientas de Microsoft Word
 d) Insertar nota a pie y al final de página

Las notas a pie o a fin de página sirven para explicar, comentar, expandir información o
remitir a otras fuentes de información en relación con el documento.

Ejercicio
Inserta el significado de las siguientes palabras del texto como nota a pie de página:
- Ontario - Exhaustiva

e) Insertar títulos:

Selecciona un título o aquello que deseas que figure en el listado de contenidos. En

“Estilos”, cliquea Título 1 (o 2, o 3, según el nivel que corresponda). Luego, otorga el
formato (color, fuente, etc.) que desees. Por ejemplo, en esta guía los títulos del primer
nivel (“Heading 1”) están numerados como 1), 2), 3), etc., y los títulos del segundo nivel
son los numerados con letras: a), b), c), etc.

Ejercicio
Imagina que el Texto Adjunto 1 es el capítulo de un libro. Marca el título (¿Para qué sirve la
matemática?1) con el formato de Título 1. Luego, lee el texto y divídelo en dos o tres
secciones. Imagina un subtítulo para cada una y colócalo con el formato de Título 2.

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Guía herramientas de Microsoft Word
 f) Insertar índice

Una vez que has marcado los títulos, busca el lugar del documento donde consideres que
debe ir el índice e insértalo con el siguiente procedimiento: Referencias < Tabla de
contenido < Tabla automática 1 (o 2, o 3, o la que prefieras).

Una vez que lo tienes, puedes darle el formato que desees y actualizarlo las veces que sea
necesario.

Así, por ejemplo, parte del índice de esta guía es el siguiente:

Índice
Presentación ............................................................................................................................ 3
Contenidos de la guía: .............................................................................................................. 3
I. De la palabra al texto ........................................................................................................ 4
1. Buscar palabras: buscar y reemplazar ................................................................................ 4
2. Tesauro Office y diccionarios virtuales .............................................................................. 5
3. Ortografía y edición .......................................................................................................... 6
4. Resaltar elementos ........................................................................................................... 7
5. Corregir partes del texto en otros idiomas ......................................................................... 7
a) Cambiar de idioma con la barra Idioma ............................................................................ 7
b) Corregir textos en otros idiomas ...................................................................................... 8
II. El párrafo ......................................................................................................................... 9
1. Formato de párrafos ......................................................................................................... 9
a) Justificación párrafos ....................................................................................................... 9
¿Cómo justificar? .......................................................................................................... 10
b) Separación de párrafos .................................................................................................. 10
¿Cómo “sangrar”?: ........................................................................................................ 10

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Guía herramientas de Microsoft Word
 3. Citas y listados bibliográficos

Un listado de referencias (o bibliografía) es la lista de las fuentes de información que has

utilizado para crear tu escrito. Normalmente, se incluyen las fuentes que has citado al final
de los documentos. Otras veces, es necesario indicar también qué bibliografía has leído
para crear el documento, aunque no la hayas citado.

Word permite crear referencias de manera automática. Cada vez que crees una nueva
fuente de información, esta se guarda en el equipo para que puedas buscar y utilizarla.

a) Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento:

Cuando se agrega una nueva cita a un documento,

también se crea una nueva fuente de información que
aparecerá en la bibliografía. Dirígete a la opción “Citas
y bibliografía” de la ficha Referencias. Cliquea en el
estilo de referencias que debes utilizar (por ejemplo,
APA, MLA, entre otras).

Haz clic al final de la frase o el fragmento de texto que

deseas citar y realiza el siguiente procedimiento:
Referencias < Insertar cita < Agregar nueva fuente.
Emergerá la siguiente ventana, donde deberás rellenar
la información bibliográfica referente a la fuente de
información.

Para agregar más información acerca de una fuente de información, activa la casilla de
verificación “Mostrar todos los campos bibliográficos”.

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Guía herramientas de Microsoft Word
 b) Buscar una fuente de información:

En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haz clic en “Administrar fuentes”. Si

abres un documento que todavía no contiene citas, bajo Lista general aparecen todas las
fuentes de información usadas en documentos anteriores.

Si abres un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo Lista
actual y todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el documento
actual, aparecen bajo Lista general.

d) Cambiar formato de citas

Es obligatorio utilizar solo un formato

para citas a lo largo de un texto,
siguiendo las instrucciones y
requerimientos de la asignatura o del
profesor. Si debes cambiar el formato de
las citas, no olvides este procedimiento:
Referencias < Citas y bibliografía < Estilo.

e) Crear una bibliografía

Puedes crear una bibliografía

en cualquier momento
después de insertar una o más
fuentes en un documento.
Para ello, haz clic en el lugar
donde desees insertar la
bibliografía (normalmente al
final del documento) y presiona lo siguiente: Referencias < Citas y bibliografía <
Bibliografía. A continuación, escoge un formato bibliográfico prediseñado para insertar la
bibliografía en el documento:

Ejercicio
 Busca en el Texto Adjunto 1 la frase “La Lotería, luego de haber hecho las verificaciones
correspondientes, escribió un cheque a nombre del matrimonio Phyllis y Scott La Plante”.
 Imagina que la información fue extraída de siguiente artículo periodístico:
Autor: Sam Pazzano. Título: Senior sues Lottery Corp. Fecha: 1 de marzo de 2005. Fuente: Canoe
News, Canadá. Página web:
http://cnews.canoe.ca/CNEWS/Lotteries/LotteryNews/2005/03/01/946239-sun.html
 Inserta esta información donde corresponda como una nueva fuente.

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Guía herramientas de Microsoft Word
III. El texto

1. Contar palabras y caracteres:

Generalmente solicitan escribir textos con una cierta cantidad de palabras como extensión
mínima o máxima. Para verificar cuántas palabras o caracteres has escrito, observa la
siguiente imagen:

Ejercicio
¿Cuántas palabras y caracteres hay en el texto?

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Guía herramientas de Microsoft Word
 2. Numeración de páginas

Es esencial numerar las páginas. Para ello, dirígete a Insertar < número de página.

Ejercicio
Elige un formato para numerar tus páginas.

Si tu texto tiene una portada en la que prefieres que no se vea el número, puedes
ocultarlo de la siguiente manera: Diseño < Primera página diferente.

Ejercicio
Imagina que eres el autor del Texto Adjunto 1 y crea una portada con los
datos que tienes.

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Guía herramientas de Microsoft Word
IV. Práctica final

A partir del Texto Adjunto 2 (“Cómo escribir un texto científico”),

realiza las siguientes actividades finales:

 Incluye los siguientes datos en el encabezado de la primera

página solamente: Revista de Investigación en Educación, nº 6,
2009, pp. 124-132 ISSN: 1697-5200
http://webs.uvigo.es/reined/

 Incluye “¿CÓMO ESCRIBIR UN ARTÍCULO CIENTÍFICO?” como

encabezado de páginas impares y “GUSTAVO A. SLAFER” como
encabezado de páginas pares.

 Justifica todos los párrafos.

 Pon títulos y subtítulos en un formato adecuado y crea un índice

al principio.

 Corrige la gramática de fragmentos de texto en otros idiomas.

 Coloca todas las sangrías que faltan.

 Imagina una tapa de revista para este artículo y agrega todos los
datos en la primera página.

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 Referencias y fuentes utilizadas

• AAVV (2005). Diccionario de sinónimos y antónimos. Espasa-Calpe. Disponible en:

http://www.wordreference.com/sinonimos
• Cómo escribir un texto científico”), GUSTAVO A. SLAFER Revista de Investigación en
Educación, nº 6, 2009, pp. 124-132 ISSN: 1697-5200 http://webs.uvigo.es/reined/
• Extraído de Paenza, A. (2012) Matemática para todos. Buenos Aires: Random House
Mondadori.
• http://cnews.canoe.ca/CNEWS/Lotteries/LotteryNews/2005/03/01/946239-sun.html
• Real Academia Española (2001). Diccionario de la lengua española (21ra Ed.) Madrid:
Espasa-Calpe. Disponible en: http://www.rae.es/recursos/diccionarios/drae

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