Manual Ventas2000

Software Ventas® 2000
Ver 3.2
Sistema de Administración para la

Pequeña y Mediana Empresa
Desarrollado por
grupo industrial
www.grupoi.com.mx
Copyright 2003 ©
Página Web Oficial

www.ventas2000.com
MANUAL DE USUARIO
Índice
Manual del Software Ventas 2000 PyME .............................................................................. 4

1.- Catálogos....................................................................................................................... 4
Datos de la Empresa ....................................................................................................... 5
Tipos de Moneda ............................................................................................................ 7
Vendedores ..................................................................................................................... 9
Formas de Pago y Aprender a borrar la información ................................................... 10
Cuentas de Gastos......................................................................................................... 11
Grupos de Productos..................................................................................................... 11
Proveedores .................................................................................................................. 12
Productos ...................................................................................................................... 13
Proveedores Alternativos.................................................................................................. 17
Clientes ......................................................................................................................... 18
Chequeras ..................................................................................................................... 19
2.- Manejando la Información .......................................................................................... 20
Buscar ........................................................................................................................... 21
Ordenando la Información............................................................................................ 25
Filtro por Selección ...................................................................................................... 26
Exportación Rápida a Excel. ........................................................................................ 27
3.- Inventarios................................................................................................................... 28
Ajuste de Inventarios .................................................................................................... 28
Pequeños Procesos........................................................................................................ 30
Consultas en el menú Inventarios................................................................................. 31
4.- Bancos ......................................................................................................................... 35
Cargo-Abono ................................................................................................................ 35
Conciliación.................................................................................................................. 37
Consultas en el menú Bancos ....................................................................................... 38
5.- Proveedores ................................................................................................................. 40
Compras........................................................................................................................ 40
Orden de Compra ............................................................................................................. 45
Ordenes de Compra Pendientes........................................................................................ 46
Pago a Proveedores....................................................................................................... 47
Pago de Servicios ......................................................................................................... 51
Devoluciones de Compra ............................................................................................. 53
Consultas en el menú Proveedores ............................................................................... 55
6.- Clientes........................................................................................................................ 59
Ventas ........................................................................................................................... 59
Venta de Contado y Comprobantes .............................................................................. 64
Cobranza....................................................................................................................... 74
Devolución ................................................................................................................... 78
Verificador de Precios .................................................................................................. 80
Facturar o Cotizar ............................................................................................................. 82
Consultar Facturación................................................................................................... 85
Consultas en el menú Clientes...................................................................................... 85
Consultar por Usuario................................................................................................... 90
-2-
7.- Sistema ........................................................................................................................ 92
Compactar y Reparar Sistema… .................................................................................. 92
Vincular Servidor… ..................................................................................................... 92
Importar… .................................................................................................................... 94
Exportar… .................................................................................................................... 95
Importar y Borrar Registros.......................................................................................... 98
Eliminación por Fechas ................................................................................................ 99
Seguridad .................................................................................................................... 102
Configurar Informes ................................................................................................... 115
Salir del Sistema ......................................................................................................... 123
8.- Respaldar la Base de Datos. ...................................................................................... 124
-3-
Manual del Software Ventas 2000 PyME
Cuando le aparece esta primer ventana es que debe ingresar la clave de activación del
software para que deje de funcionar en modo “Demostración” y comience a funcionar en la
versión que adquirió del sistema (PV – Punto de Venta, ME – Micro Empresa, PyME
Pequeña y Mediana Empresa), para más información de los tres tipos de versiones visite el
sitio oficial del software Ventas 2000 en Internet www.ventas2000.com
Ingrese la clave y se mostrara la ventana de confirmación de la versión que adquirió. De

ahora en adelante cuando abra el programa se deberá mostrar la ventana informativa del
software.
El software Ventas 2000 se compone de 7 grandes menús, los cuales son: Catálogos,
Bancos, Clientes, Proveedores, Inventarios, Sistema y Ayuda.
1.- Catálogos
Figura 1.1.
Para abrir el menú Catálogos debemos de hacer clic en el menú Catálogo u oprimir la
combinación de teclas “Alt + A”.
-4-
Figura 1.2.
El menú Catálogo se compone de:
• Chequeras
• Clientes
• Productos
• Proveedores
• Grupos de Productos
• Cuentas de Gastos
• Formas de Pago
• Vendedores
• Tipos de Moneda
• Datos de la Empresa.
Datos de la Empresa
Comenzaremos capturando los “Datos de la Empresa” para ello haremos clic en dicho
campo; otra manera de acceder a él es seleccionándolo con las flechas y posteriormente
presionaremos la tecla ENTER (Ver figura 1.3).
Figura 1.3
En esta pantalla siempre deberá estar la información de nuestra empresa, y en este caso
estamos ejemplificando con la de Grupo industrial tal como se muestra en la figura 1.4.
-5-
Figura 1.4.
Debemos de sustituir la información con la de nuestra empresa en los campos: Razón

Social, RFC, Dirección, Ciudad, CP, Teléfonos, Página Web. Si usted no dispone de página
Web puede utilizar su eslogan empresarial o algo así como “los mejores precios”, etc. Dado
que esta información aparecerá posteriormente en los tickets.
Muy importante: en esta ventana seleccionaremos si deseamos que los

vendedores puedan realizar descuentos o cambiar el precio de venta final,
para ello debemos de marcar en las casillas correspondientes (“Permitir
descuentos en ventas” – “Permitir cambiar precios de Ventas”.
También seleccionaremos el tipo de impresión predeterminada al

momento de las ventas (Ticket o Factura) y posteriormente debemos de
oprimir el botón “Inf. Predeterminado” o la combinación de teclas (Alt +
R)
Al momento de imprimir las facturas y los Tickets, usted puede decidir si

se muestra o no el tipo de moneda. (Debe de estar marcada esta opción si
usted vende productos con dos tipos de monedas o más).
También en esta venta se activa y configura las Gavetas de dinero o

(cajón de dinero) debemos de seleccionar el tipo de gaveta y si esta o no
activado y posteriormente oprimir el botón “Aplicar cambios”.
También en esta venta se indica cuantos registros le caben a su formato de

factura, de tal manera que el sistema le muestra una advertencia cuando
llegue al último registro que debe capturar en cada venta, tala cual se
muestra en la figura siguiente.
-6-
Si usted no adquirió la versión Ventas PyME, estará activo el botón
“Actualizar Versión” de tal forma que pueda actualizar su sistema y
disfrutar de todas las funciones de este software. Recuerde que se le toma
en cuenta la versión que actualmente este registrada en
www.ventas2000.com.
Una vez que hemos terminado de sustituir la información con nuestros datos, debemos de
cerrar dicha ventana, para ello debemos de hacer clic en botón “Exit” u oprimir la “X” que
se encuentra en la parte superior derecha de la ventana u oprimir la combinación de teclas
“Alt + X”.
Nota: para salir de cualquier ventana siempre realizaremos cualquiera de

las 3 opciones es por ello que no se volverá a describir el procedimiento,
en su lugar utilizaremos algo como “ahora podemos cerrar la ventana”, o
cualquier frase que indique “cerrar”.
Tipos de Moneda
Esta ventana nos permite configurar la manera en que se escribirá el tipo de moneda en las
facturas y los tickets. Al abrir esta ventana se muestra el siguiente mensaje:
Este mensaje nos indica cual la clave del tipo de moneda predeterminada, es decir, cada que
realicemos una venta, el sistema tomará esa moneda como el tipo de moneda en que hay
que cobrar. Por ejemplo: una empresa puede vender algunos productos en dólares pero los
cobra en pesos y al tipo de cambio del día.
Una vez que oprimimos el botón de Aceptar aparece la ventana “Tipos de Moneda” de la
siguiente figura:
-7-
En esta pantalla hay que llenar los siguientes 4 campos con la siguiente información:
Clave Moneda Al Final Tipo de Cambio

1 pesos M.N. $11.23
Este campo es para la Escribimos el nombre de En la mayoría de los Aquí manejaremos el
calve del tipo de la moneda tal y cual casos al final de los tipo de cambio con
moneda. La clave debe aparece al momento de centavos se especifica respecto a una sola
ser un número entre 0 y escribir una cantidad con una nomenclatura como moneda base, ejemplo:
255 letra, ejemplo: por ejemplo: Dólares – 1
• dos pesos, • dos pesos Pesos – 11.23
• dos dólares, 00/100 M.N. Euros – 0.95
• dos euros. • dos dólares El tipo de moneda base
00/100 es el dólar y por 1 dólar
U.S.DLLS recibimos, 11.23 pesos o
0.95 Euros.
Así es como podemos
manejar el número de
monedas que deseemos
pero siempre
comparadas con una
moneda como base.
Muy importante: al posicionar por unos segundos el cursor sobre cualquier botón o campo,
el sistema nos da una pequeña ayuda de cual es su función, como ejemplo observemos la
siguiente imagen:
Las letras entre paréntesis nos indican la combinación de teclas que debemos oprimir para
ejecutar el comando sin necesidad de ratón, en la ventana anterior obtendremos el mismo
resultado al oprimir el botón con el dibujo de un bote de basura que la combinación de
teclas (Alt + L).
Para cambiar el tipo de moneda predeterminada debemos de oprimir el botón “Cambiar

Predeterminado” (Alt + C). se mostrara el siguiente mensaje:
-8-
Aquí debemos de escribir la calve que deseamos como nueva moneda predeterminada y
oprimir el botón Aceptar y el sistema realizara los cambios correspondientes. Nota: esta
operación puede tomar algunos segundos dependiendo de la velocidad de su computadora.
Vendedores
En esta sección capturaremos nuestros vendedores del negocio o en caso de que no

tengamos podemos dejar en blanco esta ventana.
En esta pantalla debemos de capturar la Clave y el nombre del vendedor tal como se
muestra en la figura 1.5.
Figura 1.5.
Observe que al llenar el campo siempre aparece uno nuevo en la parte de abajo, esto es
porque es una base de datos con un proceso infinito, es una de las ventajas que tiene su
sistema Ventas 2000, además de que no necesita guardar los datos, ellos se guardan
automáticamente cada que cierra una ventana o agrega un registro.
La Clave debe de ser un número entre 0 y 255 y el nombre del vendedor es un campo de
texto, puede escribir lo que quiera.
Una vez que ya termino de capturar los vendedores o cajeros cierre la ventana. Si desea
manejar la información completa de sus vendedores lo puede hacer haciendo clic en el
botón “Datos”, se mostrará la ventana siguiente para que complete los datos (RFC,
Dirección, Ciudad, CP, CURP, Teléfono, e-mail.
-9-
Formas de Pago y Aprender a borrar la información
En esta ventana se capturan todas las formas de pago que su negocio maneje, el sistema trae
capturadas 3 formas de pago (ver figura 1.6), pero que sucede si usted no maneja las 3
formas de pago o no las necesita; entonces me parece que es un buen momento para
aprender a borrar la información.
Figura 1.6.
Si por ejemplo usted no manejará “3 – TARJETA-CRÉDITO” en su negocio, entonces
debemos de seleccionar el registro que vamos a eliminar haciendo clic en el recuadro que
aparece al lado izquierdo del campo tal como se muestra en la figura 1.7.
Selección
de un
registro
Figura 1.7.
Una vez que ya hemos seleccionado el registro que deseamos eliminar, debemos de oprimir
la tecla “Supr”, o el botón borrar “bote de basura” o la combinación de teclas (Alt + L) y
nos aparecerá el mensaje de confirmación de la figura 1.8.
Figura 1.8.
En este recuadro se le esta pidiendo que confirme si desea eliminar el registro, en caso de
que realmente desee eliminar el registro oprima el botón “Yes” y en caso de querer cancelar
la eliminación oprima el botón “No”.
- 10 -
Nota: siempre se debe de hacer lo mismo con cualquier registro que se
desee eliminar, es por ello que ya no volveremos a repetir los pasos para
una eliminación. En resumen, señale el recuadro que se encuentra a la
izquierda de la información y oprima la tecla “Supr”.
Cuando termine de configurar las formas de pago cierre dicha ventana.
Cuentas de Gastos
En esta sección manejaremos las cuentas que representan un gasto para el negocio, como
pueden ser: luz, gasolina, renta, teléfono, salarios, etc. Ya que con la adquisición del
sistema Ventas 2000 usted podrá llevar la administración de sus gastos.
En esta ventana debe usted de llenar dos campos, Código (número entre 0 y 255),
Descripción (campo de texto) tal como se muestra en la figura 1.10.
Figura 1.10.
Una vez que hemos agregado los códigos y descripciones de los gastos podemos cerrar
dicha ventana.
Grupos de Productos
En esta sección podemos utilizar una clasificación para los productos y/o servicios que
manejamos en nuestra empresa.
Como ejemplo hemos llenado algunos grupos en la figura 1.11.
Figura 1.11.
Posteriormente le enseñaremos para que sirve el botón “Ver productos”. Mientras tanto ya
puede cerrar la ventana.
- 11 -
Proveedores
En esta ventana usted dará de alta todos sus proveedores, los campos que aparecen en esta
sección son los siguientes:
• Código
• Razón Social
• RFC
• Dirección
• Ciudad
• CP
• Descuento en Porcentaje
• Crédito en días
• CURP
• Teléfono
• E-mail
De todos estos campos solamente hay uno que no puede estar en blanco y es “Código”, en
caso de que usted lo deje en blanco le aparecerá el siguiente mensaje de error (ver figura
1.12)
Figura 1.12.
En el siguiente ejemplo vamos a suponer que tenemos dos proveedores, y que el primer
proveedor nos da un descuento del 10%, y el segundo proveedor nos da 15 días para pagar
sin descuentos, la ventana de proveedores deberá verse más o menos como la figura 1.13.
Figura 1.13.
Muy importante: si observamos la figura 1.13 veremos que hay un campo

que se encuentra en color gris, esto nos indica que es la clave principal
(debe de escribir un número entero) y que por consiguiente no puede estar
en blanco. Dicho recuadro aparece en todas ventanas del menú
“Catálogos” exceptuando “Datos de la Empresa”. En caso de omitir este
campo en cualquier ventana aparecerá el error de la figura 1.12.
- 12 -
Posteriormente aprenderemos para que sirve el botón “Ver Productos”, por ahora ya
podemos cerrar esta ventana.
Productos
Muy probablemente esta sea una de las ventanas más importantes que manejaremos en el
menú Catálogos, pues en esta ventana capturaremos y codificaremos toda la información de
cada uno de los productos y servicios que maneja nuestro negocio.
Los campos que aparecen en esta ventana son los siguientes:
• Suspender Compra Venta del Producto.

• Código
• Descripción
• Unidad (Pieza. Litros, Kg. Lote, etc.)
• Tipo (Producto o Servicio)
• Grupo de Productos (los toma de los datos de grupos de productos que ya
capturamos)
• Proveedor (Los toma de los datos de los proveedores que ya capturamos)
• Moneda (Tipo de moneda en que se vende y compra el producto)
• $ Compra (Precio en que compramos el producto)
• $ Venta (Precio en que vendemos el producto normalmente)
• $ Venta 1 (Lista de precios uno, ejemplo: mayoreo)
• $ Venta 2 (Lista de precios dos, ejemplo: medio-mayoreo)
• $ Venta 3 (Lista de precios uno, ejemplo: menudeo)
• IVA (se pone el porcentaje si es que el producto lleva IVA, ejemplo: 15)
• % Desc (Descuento que otorgaremos como una promoción a el producto, este
descuento se aplica durante el tiempo que tenga un valor diferente de cero)
Sugerencia: si usted piensa manejar código de barras para su negocio es

muy aconsejable que cuando capture el código del producto, utilice su
escáner de código de barras para con ello evitar posibles errores de dedo.
Como ejemplos para esta ventana manejaremos un producto con descripción de código de
barras y otros que no tiene código de barras y al mismo tiempo uno que tiene IVA y otro
que no lo tiene. Los ejemplos serán una botella de agua, jamón ahumado y un desarmador.
El agua y el jamón vamos a suponer que no tienen IVA y el desarmador si lo tiene, y el

jamón no tiene código de barras.
El resultado sería muy parecido a la ventana de la figura 1.14.
- 13 -
Figura 1.14.
El botón “Grupos de Producto” abre la ventana Grupo de Productos y el botón

“Proveedores” abre la ventana Proveedores, con ello es más fácil que al momento de
capturar los productos también capture de una vez los datos de los proveedores y su grupo o
clasificación del producto.
Una vez que ya tiene capturado los productos puede abrir cualquiera de las ventanas
“Proveedores” o “Grupo de Productos” y oprimir el botón “Ver Productos” y se mostrará
los productos que corresponden ya sea al proveedor seleccionado o al grupo de productos
seleccionado.
Figura 1.15.
Muy importante: Cuando se de de alta un producto tiene que dar de alta al

proveedor, pues si no tiene especificado un proveedor, el sistema no le
informará el inventario actual de ese producto.
Puede cambiar a la ventana de “Datos Completos” oprimiendo el botón que tiene el mismo
nombre. Se muestra la siguiente ventana:
- 14 -
Aquí puede agregar más información de sus productos como es:
• % de Comisión por venta del artículo a los Vendedores.

• Máximos y mínimos para el control del inventario del producto.
• Manejar la fecha de caducidad por los lotes de compra de los productos, otorgar
descuentos automáticos a los productos para que se vendan más rápido y no ese
echen a perder.
• Una imagen del producto para que se muestre al momento de vender el producto.
Muy importante: Si agrega imágenes a sus productos le sugerimos que

sean imágenes pequeñas y en formato comprimido “.jpg” para que la base
de datos no crezca tanto de tamaño y se torne lento el sistema. Le
recordamos que el tamaño máximo de la base de datos es de 2Gb.
Manejo del Control de Caducidad
Si el producto es perecedero marque la casilla de verificación de “Perecedero”, Ingrese la

“Fecha de Caducidad” del lote que tiene en inventario.
Ingrese el número de días antes de que el producto caduque para que el sistema promocione
el producto, e indique el porcentaje de descuento que quiera que se aplique al producto.
A continuación se muestra la pantalla con los datos de caducidad ya integrados.
- 15 -
Insertar Imagen del Producto
Para insertar la imagen del producto debemos de estar posicionados en el campo de la

imagen y presionar le tecla “F2” y se muestra la siguiente ventana:
Seleccione “Crear desde archivo” se muestra los siguiente cambios.
Haga clic en “Examinar…” y seleccione la ubicación del archivo, y presione el botón

“Aceptar”.
- 16 -
Para borrar la imagen posiciónese en el campo de la Imagen y oprima la tecla “Supr”
también puede modificar la imagen asiendo doble clic sobre la imagen, se mostrará el
programa predeterminado que tenga en Windows para este tipo de imágenes.
Aplicar o quitar auto-descuentos por caducidad.
Para aplicar auto-descuentos cierre la ventana “Productos – Datos Completos” y vuelva a la

ventana “Productos” y oprima el botón “Promo X Caducidad”. Se mostrará la siguiente
ventana:
Haga clic en el botón “Auto Aplicar Descuentos” y se aplicaran y quitarán los descuentos
que corresponda a los días faltantes para la fecha de caducidad. Observe la siguiente figura
con los cambios ya autoaplicados.
Muy importante: es necesario que usted ejecute este procedimiento cada que desee aplicar
el auto-descuento, el sistema no lo realiza diariamente, solamente cuando el usuario aplica
el procedimiento aquí mencionado.
Proveedores Alternativos
Los proveedores alternativos se integraron desde la versión 1.3 y nos sirven para identificar
proveedores alternos en caso de que nuestro proveedor principal no tenga o no posea en ese
momento un determinado producto. Y la pantalla de ejemplo se muestra en la figura A-1.
Figura A-1.
- 17 -
Para acceder a esta pantalla debemos de hacer clic en el botón “Proveedores Alternativos”
(Alt + V) de la ventana “Productos” y posteriormente seleccionar los proveedores que
puedan ofrecer dicho producto, así como el precio de compra y los días que tardan en
entregar el producto (Ver figura A-1).
Muy importante: es necesario que antes de entrar a esta ventana, ya

estén dados de alta los proveedores que se piensan seleccionar.
Clientes
En esta ventana vamos a capturar todos los datos referentes a los clientes, sobre todo si es
que vamos a facturar, los campos que integran esta venta son los mismos que en la sección
de “Proveedores” más los datos de dirección de envío, en caso de que maneje envío de
productos:
• Código
• Razón Social
• RFC
• Dirección
• Ciudad
• CP
• Descuento en Porcentaje
• Crédito en días
• CURP
• Teléfono
• E-mail
• Dirección de Envío (Calle y colonia de envío de paquetes)
• Ciudad (Ciudad y estado de envío)
• CP (Código postal de envío)
• En atención a: (Persona que recibirá el paquete)
Para dar de alta un cliente es necesario capturar por lo menos dos campos a diferencia de la
ventana “Proveedores” que solamente fue necesario capturar el campo “Código”, en esta
sección debemos de capturar los campos “Código” y “Razón Social”. En caso de que no
capturemos el campo “Razón Social” aparecerá el error de la figura 1.16.
Figura 1.16.
Para nuestro ejemplo en pantalla manejaremos dos registros, uno con los datos completos y
otro con los dos únicos campos requeridos “El sistema ya lo trae capturado” (ver figura
1.17).
- 18 -
Figura 1.17.
Cuando llegamos al campo “Dirección de Envío” nos aparece el recuadro de la figura 1.17
preguntándonos si ¿Los dato de envío son los mismos que de facturación? En caso de que
respondamos SI el sistema coloca los datos de facturación en envío y en caso de poner no,
nosotros tenemos que ingresar los datos.
Chequeras
En esta ventana pondremos las cuentas que maneja el negocio como pueden ser: cuentas de
cheques, de debito, etc. o hasta tarjetas de crédito.
Los campos a llenar son “Código” (número entre 0 y 255) y “Número de cuenta” (campo
de texto), “Banco” (campo de texto) y tipo de moneda de la cuenta, tal como se muestran
en la figura 1.18.
Figura 1.18.
Una vez que ya tenga capturadas las cuentas que maneja su negocio, puede cerrar dicha
ventana.
Nota: Recuerde que en cualquier momento puede agregar o borrar

registros de su sistema, simplemente abriendo la ventana correspondiente
y realizando las operaciones antes vistas.
Oprima el botón “Leyendas Cheques” para mostrar las opciones de las leyendas que se
imprimarán opcionalmente en los cheques. Figura 1.19.
Figura 1.19.
- 19 -
2.- Manejando la Información
Ahora aprenderemos a manejar la información que se encuentra capturada, imagínese que

tiene una empresa con más de mil artículos y desea hacer una modificación a un precio en
especial, sería bastante tedioso tener que buscar el registro de uno por uno; pero con el
programa Ventas 2000 cuando decimos que es un sistema de administración, es porque el
manejo de la información se vuelve muy fácil.
Le mostraremos la pantalla productos con unos 15 registros (Ver figura 2.1).
Figura 2.1.
Si usted es observador habrá notado que en la parte superior izquierda de la figura 2.1.
Aparece una barra de menús de manejo de información, dicha barra la mostramos en la
figura 2.2.
Figura 2.2.
El significado de algunas de estas figuras estamos seguros que muchas personas ya los
conoce, pero si este no es su caso no se preocupe, le mostraremos su significado de cada
uno de estos iconos comenzando de izquierda a derecha según se muestran en la figura 2.2
y su descripción aparece en la tabla 2.1.
- 20 -
Dibujo Nombre Significado
Tijeras Cortar Corta el registro o la información
del campo que se encuentre
seleccionado, lo borra del
programa y lo almacena en el
portapapeles.
Dos papeles Copiar Copia el registro o la información
del campo que se encuentre
seleccionado y lo almacena en el
portapapeles.
Tabla Portapapeles Pegar Pega el contenido del
y un papel portapapeles, por lo general se
utiliza después de cortar o copiar.
Binoculares Buscar Busca algún registro en particular.
De la “A” a la “Z” Orden ascendente Ordena de menor a mayor la
información.
De la “Z” a la “A” Orden descendente Ordena de mayor a menor la
información.
Embudo y Rallo Filtro por selección Filtra la información, tomando en
cuenta el criterio que se encuentre
seleccionado.
Embudo Quitar filtro por selección Quita todos los filtros aplicados.
Una Equis de color Exportar a Microsoft Excel Exporta la información en pantalla
verde al conocido formato de las hojas
de cálculo de Microsoft Excel.
Tabla 2.1.
Ahora que ya sabemos el significado de cada uno de los botones de la barra de manejo de
información, aprenderemos a utilizarlos.
Los botones copiar, cortar y pegar por ser de uso muy común, no describiremos su
significado, así que comenzaremos a partir del comando:
Buscar
Para buscar una información en especial debemos de encontrarnos en la ventana en la que

deseamos buscar, por ejemplo: clientes, productos, proveedores, etc. Una vez que nos
encontramos en dicha ventana debemos de seleccionar cualquiera de de los registros pero
haciendo siempre clic en el criterio que utilizaremos para la búsqueda (veremos su
funcionamiento en el siguiente ejemplo).
Buscar que coincida todo el campo.
Para este tipo de búsqueda queremos que el resultado sea exactamente igual al que estamos
buscando, por ejemplo puede ser un código o número de serie de un producto. Para
- 21 -
cuestiones prácticas tomaremos la imagen de la figura 2.1 y buscaremos el producto con la
descripción “PROD-1”, para ello haremos clic en el primer registro y en la celda “Código”
y después oprimiremos el botón buscar, debe aparecernos el cuadro de dialogo “Buscar y
Remplazar” de la figura 2.3.
Figura 2.3.
En el campo “Find What” pondremos la información que estamos buscando, observe que el
campo “Look In” describe el campo en el que se buscará la información y que corresponde
al campo sobre el que estábamos al momento de presionar el comando buscar, en este caso
nos encontrábamos sobre la ventana “Productos” que corresponde al campo “Código”.
Para concluir con esta ventana, observe que el campo “Match” se encuentra en “Whole
Fiel” que significa “coincidir con el registro”.
Como ya dijimos anteriormente, nosotros estamos buscando el registro del producto con el
código “PROD-1”, observe que primero escribiremos un error en el campo “Find What” de
tal manera que nosotros estamos buscando el registro “PROD-1” y nosotros escribiremos
“Prod-10” en el campo “Find What” (Ver figura 2.4).
Figura 2.4.
Ahora debe de oprimir el comando “Find Next” y el resultado se muestra en la figura 2.5.
Figura 2.5.
Como se puede apreciar en el mensaje mostrado en la figura 2.5, no se encontró ningún

registro que coincidiera con los criterios de búsqueda… pero ahora vamos a corregir el
- 22 -
error escrito en el campo “Find What” y esta vez escribiremos la palabra “prod-1” tal como
debería de ser; y el resultado de la búsqueda se muestra en la figura 2.6.
Figura 2.6.
La búsqueda ahora si coincide con alguno de los registros que estamos buscando, el
resultado de la búsqueda se muestra en la venta inferior con todo el registro seleccionado
por completo en la figura 2.6. Si volvemos a oprimir el botón “Find Next” el resultado es
que no hay otro registro igual pues estamos buscando por la clave del producto y no se
puede tener dos registros con las mismas claves principales; por lo tanto aparecería el
mensaje de la figura 2.5.
Buscar en cualquier parte del campo
Si ahora lo que andamos buscando es un nombre de un producto y no queremos escribir

todo el nombre tal cual fue capturado, debemos de hacer clic en el campo “Descripción” de
la ventana “Productos” y oprimir el comando “buscar” tal como se muestra en la figura 2.7.
Figura 2.7.
Observe que ahora el campo “look In:” en el que estamos buscando corresponde a
“Descripción”, pero ahora debemos de hacer una modificación en la forma de búsqueda,
pues queremos buscar la palabra “AGUA” y que pueda estar en cualquier parte del registro.
Es por ello que debemos de escribir la palabra que deseamos buscar en el campo “Find
What” y en el campo “Match” debemos de seleccionar la opción “Any Part of Field” tal
como se muestra en la figura 2.8.
- 23 -
Figura 2.8.
Ahora oprima el botón “Find Next” y que como se puede apreciar en la figura 2.9, la
palabra “AGUA CARRERA 1.5 L.” coincide con el criterio de búsqueda que estamos
realizando. Si volvemos a oprimir el botón “Find Next” en nuestro ejemplo, no volverá a
encontrar otro elemento que cumpla las condiciones de búsqueda, es por ello que nos
mandará el mensaje de la figura 2.5; en caso de que hubiera otro elemento que cumpliera
con el criterio de búsqueda lo señalaría como lo hizo en la figura 2.6.
Figura 2.9.
Nota: observe al momento de buscar el criterio “Find What” no esta

distinguiendo de letras con mayúsculas y minúsculas, para hacer que el
sistema realice estas distinciones debe de configurarlo haciendo clic en el
botón “More>>” y seleccionado las opciones adicionales.
Más opciones de búsqueda.
La tercera opción del campo “Match” es “Star of Field”, que significa que coincida al
principio del registro… a tono de comentario: si hubiéramos realizado la búsqueda con esta
opción, el resultado sería el mismo de la figura 2.9, pues la palabra “AGUA CARRERA”
comienza con el criterio de búsqueda, pero si la registro hubiera sido “CARRERA AGUA”
entonces no hubiera encontrado coincidentes en la búsqueda, pues la palabra “agua” ya no
se encuentra al principio del campo.
Puede encontrar más opciones de búsqueda si presiona el botón “More >>” que encuentra
en la venta “Buscar y Remplazar”. Pero las más utilizadas ya fueron explicadas en este
capitulo.
- 24 -
Ordenando la Información
Pero que pasa si usted no esta buscando un registro en particular, sino que desea conocer
cuales son los 10 artículos más baratos a precio de compra que maneja el negocio; haga clic
en el campo “$ Compra” y posteriormente oprima el botón de orden ascendente (A-Z) y el
resultado será la figura 2.10.
Figura 2.10.
Como se puede apreciar en la figura 2.10 el sistema ordenó automáticamente de menor a

mayor los registros utilizando como criterio el precio de compra.
Ahora ordenaremos la información descendentemente pero tomando como criterio el precio

de venta. Para ello haremos clic en el campo “$ Venta” y oprimiremos el botón de (Z-A) y
el resultado se muestra en la figura 2.11.
Figura 2.11.
- 25 -
Nota: En estos dos ejemplos hemos utilizado dos campos numéricos
como son el precio de compra y venta, pero también puede hacer lo
mismo en los campos de texto como pueden ser “Código” y
“Descripción”; el resultado sería un ordenamiento alfabético del campo
seleccionado.
Filtro por Selección
Muy bien, ya sabemos buscar y ordenar, así que ahora lo único que nos falta es saber filtrar
la información, supongamos que ya no deseamos saber cuales son los precios mas bajos o
mas altos, ahora queremos saber los productos que corresponde a una categoría en
particular como pueden ser los productos del grupo de “ALIMENTOS”; para ello es
necesario que seleccionemos cualquiera de los registros que corresponden a la categoría de
“ALIMENTOS” y posteriormente debemos hacer clic en botón “Filtro por Selección”. El
resultado lo podemos apreciar en la figura 2.12.
Figura 2.12.
Como se puede ver en la figura 2.12 ahora solamente tenemos en pantalla todos aquellos
productos que corresponden a la sección de “ALIMENTOS”, a este filtro es posible
ordenarlo, buscar en él o volver a filtrar, etc. Como ejemplo filtraremos sobre la
información de la figura 2.12 los productos que corresponda al proveedor “PROV-2”; para
ello debemos de seleccionar algún registro que tenga este proveedor y nuevamente oprimir
el filtro por selección y listo, ¡Ya tenemos filtrada la información que corresponde al grupo
de productos de “ALIMENTOS” y que nuestro proveedor es “PROV-2”, (Ver figura 2.13).
Figura 2.13.
- 26 -
Quitar el Filtro por Selección.
Para quitar el filtro por selección debemos de hacer clic en el botón del embudo y como
resultado se quitaran todos los filtros que hayamos realizado, en pocas palabras se vuelve a
la ventana de la figura 2.11.
Exportación Rápida a Excel.
Son muchísimas las personas que manejan las hojas de Cálculo para realizar análisis,
informes, reportes, etc. Una manera de realizar esta exportación de la manera más sencilla
es oprimiendo el botón “Exportar a Excel” que se muestra con el símbolo de Excel (una
equis de color verde). El resultado lo podemos apreciar en la figura 2.14.
Figura 2.14.
Nota: en este ejemplo la exportación se aprecia en el visor de hojas de

“Microsoft Excel Viewer” que viene junto con el programa Agente 2000
por aquello de que usted no tenga instalado en su computadora Microsoft
Excel 97 o posterior.
Muy importante: El archivo de Excel se guarda automáticamente en la

carpeta “Mis documentos” o en la carpeta “C:\Ventas 2000 PyME\”
dependiendo de la versión y configuración de Microsoft Windows que su
computadora este utilizando. Y siempre se guarda con el nombre de la
ventana de la cual se exporto.
Nota: si usted es observador, se habrá dado cuenta de que la barra de

manejo de información aparece y desaparece dependiendo de la ventana
que se encuentra activa, esto es debido a que no están disponibles sus
funciones en todas las ventanas.
- 27 -
3.- Inventarios
Ajuste de Inventarios
Ya hemos aprendido a capturar nuestros productos, clientes, proveedores, etc. Y además

sabemos como encontrar y manejar rápidamente la información, ahora es momento de
ajustar nuestro inventario actual de la empresa.
Para ello haremos clic en el menú “Inventarios” y posteriormente seleccionar y hacer clic
en “Ajuste de Inventario” tal como se muestra en la figura 3.1.
Figura 3.1.
Ahora nos encontramos en la ventana de “Ajustes de Inventario”, será bueno informarle

que es aquí en donde pondremos el inventario al día (Ver figura 3.2).
Figura 3.2.
Los campos que contiene la ventana “Ajuste de Inventario” son los siguientes:
• No: Es el número de operación interna que maneja el programa y no se puede

escribir en es este campo dado que el programa lo asigna automáticamente.
• Folio: Se pone un número que se puede utilizar para el control interno o por si su
empresa ya llevaba un registro de consecutivos.
• Fecha: La fecha en que se realizó el movimiento.
• Referencia: En este campo se puede escribir algún comentario referente al
movimiento o una asociación con algún documento, etc.
• Predeterminado: En este campo se manifiesta si es una entrada de mercancía o una
salida de la misma (E = Entrada o S = Salida).
- 28 -
Para nuestro caso como queremos ajustar el inventario actual daremos una entrada de
mercancías de 3 productos como se aprecia en el ejemplo de la figura 3.3. Primero daremos
clic en el botón “F” para generar un auto-folio, también podemos utilizar la combinación de
teclas (Alt + F).
Figura 3.3.
Si oprime el botón “Invisible” (Alt + I) cambia su nombre a “Visible” y desaparece el tipo

de ajuste de “E” o “S” tal como se muestra en la siguiente pantalla:
Como se puede apreciar en la figura 3.3 ajustar el inventario inicial para cada producto de
la empresa es muy sencillo.
Los botones…
El botón “Exit” (Alt + X) se utiliza para salir de la ventana, el botón “Nuevo” (Alt + N) se
utiliza para dejar la ventana en blanco y lista para capturar un nuevo ajuste como en la
figura 3.2 y el botón “Actualizar” (Alt + A) se utiliza como su nombre lo indica, para
actualizar las opciones de los campos de lista que aparecen en los formularios; en esta
ventana en particular corresponde al campo “Producto” (Ver figura 3.4).
Figura 3.4.
Nota: Todos los botones tienen el mismo nombre en todas las ventanas y
realizan la misma función, es por ello que no se volverá a explicar la
función que tienen los botones (Exit, Nuevo y Actualizar).
- 29 -
Recuerde que se puede ajustar el inventario tanto para entradas como para salidas, es por
ello que si usted recibe mermas, robo hormiga o usted mismo toma producto de su negocio,
es muy recomendable que realice el ajuste de inventario correspondiente.
Nota: Recuerde que debe de ajustar el inventario de todos sus productos.
Pequeños Procesos
La ventana “Pequeños Procesos” le es útil a las empresas que venden un producto diferente
al que compran inicialmente, es decir, aquellas empresas que no se dedican exclusivamente
al comercio del producto final como por ejemplo supongamos que; su negocio fabrica
mesas para vender, así que su materia prima para cada mesa corresponde a: 4 patas de
aluminio, 1 tabla roca de 1m2 y 4 tornillos por dar un ejemplo.
Para abrir la ventana pequeños procesos debemos de hacer clic en le menú “Inventarios” y
posteriormente hacer clic en “Pequeños Procesos” y se abrirá la venta de la figura 3.5.
Figura 3.5.
Los campos que componen esta ventana son:
• No: Es el número de operación interna que maneja el programa y no se puede

escribir en es este campo dado que el programa lo asigna automáticamente.
• Folio: Se pone un número que se puede utilizar para el control interno o por si su
empresa ya llevaba un registro de consecutivos. Le sugerimos que utilise el botón
“F” de Auto-Folio (Alt + F)
• Fecha: La fecha en que se realizo el movimiento.
• Referencia: En este campo se puede escribir algún comentario referente al
movimiento o una asociación con algún documento, etc.
• SALIDAS: En esta sección se pone la materia prima que se esta utilizando.
• ENTRADAS: Se pone el número de productos terminados que obtuvo por esa
materia prima.
Para cuestiones prácticas seguiremos con el ejemplo de la mesa y supondremos que ya

tenemos capturados los productos que en este ejemplo se manejarán, también supondremos
que fabricamos una mesa durante todo el día. Así que nuestra pantalla de SALIDAS
quedaría de la siguiente forma (Ver figura 3.6).
- 30 -
Figura 3.6.
Ahora debemos de hacer clic en la pestaña ENTRADAS para asignar los productos
terminados que se acaba de construir (Ver figura 3.7).
Figura 3.7.
Observe que seguimos con los mismos datos de encabezado por lo que solamente daremos
ahora la entrada de productos terminados, que en este caso es una mesa (Ver figura 3.8).
Figura 3.8.
Y con esto hemos terminado de realizar el proceso de manufactura de una mesa, el sistema
Ventas 2000 ya ha descontado de inventario los 3 tipos de materias primas que utilizamos
(1 tabla, 4 patas, 4 tornillos) y ha dado de alta una mesa terminada. Usted mismo puede
darse cuenta de lo sencillo que es realizar “Pequeños Procesos” con el software Ventas
2000.
Consultas en el menú Inventarios
Como se puede apreciar en la figura 3.1 del menú “Inventarios”, después de las dos
opciones (Ajuste de Inventario y Pequeños Procesos) aparece una línea separadora y
posteriormente otros 4 elementos de consulta (Existencias de mercancía, Justo a tiempo,
Inventario Actual y Consultar…). Todos los menús tienen esta línea separadora y después
de dicha línea, corresponde a las ventanas de consultas, es en estas opciones en donde
podemos consultar los movimientos referentes a cada menú.
- 31 -
Existencias de mercancías
Esta pantalla es utilizada por los vendedores para consultar si tenemos algún producto en
existencia, es ideal para los vendedores porque no muestra el precio de compra ni el valor
del inventario.
Justo a tiempo
En esta ventana el programa nos indica los elementos que ya llegaron a su stock mínimo y
que ha llegado el momento de hacer un nuevo pedido de dicho producto (ver figura 3.9).
Figura 3.9.
Inventario Actual
En esta ventana se muestra el inventario actual de todos los productos, observe que si algún
producto ya llego a su stock mínimo se pone automáticamente de color rojo (ver figura
3.10).
Figura 3.10.
Muy importante: si usted no aprecia en esta ventana algún producto con

su inventario actual, puede ser por dos posibles razones, la primera es que
usted no ha dado de alta su ajuste de inventario o su producto cuando lo
capturo, y la segunda es que no le puso la clave del proveedor al
producto.
En esta pantalla solamente se muestran los artículos que fueron dados de

alta como de Tipo: Producto, los que fueron declarados como Servicio no
aparecen.
- 32 -
Consultar…
En esta ventana se pueden seleccionar 3 consultas (Ajustes, Procesos, Entradas y Salidas)

para ello debemos de indicar el intervalo de fechas que deseamos que se muestre en los
campos:
• Desde: Inicio de fechas a mostrar. (Alt + D)

• Hasta: Fin de las fechas a mostrar. (Alt + H)
Debemos de escribir el intervalo de fechas que deseamos consultar con el formato

(dd/mm/aaaa) y posteriormente seleccionar la opción deseada, presione el botón
“Consultar” o utilice la combinación de teclas “Alt+C” (Ver figura 3.11).
Figura 3.11.
Pantalla de Ajustes…
Figura 3.12.
Pantalla de Procesos…
Figura 3.13.
Pantalla Entradas y Salidas…
- 33 -
Nota: todos los menús tiene el la opción “Consultar…” y se manejan de
igual forma, es por ello que no volveremos a explicar el manejo de esta
opción.
- 34 -
4.- Bancos
Con el sistema Ventas 2000 ya no tiene que preocuparse por el manejo de sus cuentas
bancarias, pues es un sistema de administración total, por lo que incluye el manejo del
dinero.
Dado que ya dio de alta las cuentas bancarias que maneja su negocio en el menú
“Catálogos” en la sección de “Chequeras”, solamente queda reflejar los movimientos que
se realicen en cada una de ellas.
Cargo-Abono
Para abrir la ventana “Cargos y Abonos” debemos de hacer clic en el menú “Bancos” y
posteriormente seleccionar y hacer clic en “Cargos-Abonos” y se mostrará la pantalla de la
figura 4.1.
Figura 4.1.
En esta ventana aparecen los siguientes campos:
• Id: Número de identificación de movimiento interno para bancos, el cual es

generado automáticamente por la computadora.
• Fecha: Fecha en la que se realizo el cargo o abono.
• Chequera: Cuenta en la que se realiza el movimiento.
• Movimiento: Se especifica si se realiza un cargo o un abono.
• Referencia: Es un campo de texto en el que podemos dar referencia al movimiento
como puede ser el número de deposito, ficha, etc.
• Importe: Es la cantidad que se manejo en ese movimiento en particular.
• Cheque #: Número de Cheque.
• Proveedor: Proveedor o persona a la que se le emite el cliente
• Opc1: Opción 1 de leyendas para imprimir en la póliza de cheques.
• Opc2: Opción 2 de leyendas para imprimir en la póliza de cheques.
Para cuestiones de ejemplo haremos 4 movimientos:
1. Saldo actual de la cuenta de cheques (Figura 4.2)

2. Saldo actual de la cuenta de débito (Figura 4.3)
3. Deposito de ventas del día anterior a la cuenta de cheques (Figura 4.4)
4. Cheque girado a un proveedor (Figura 4.5)
- 35 -
Figura 4.2. Figura 4.3.
Nota: en la figura 4.5 se giro el cheque al proveedor: 1 y en la opción 1,

se utilizó la leyenda: 1- “PARA ABONO EN LA CUENTA DEL
BENEFICIARIO”. Así que al imprimir la póliza de cheque se imprime la
leyenda en el cheque.
Es muy sencillo reflejar cargos y abonos a nuestras cuentas como pudo ver en los 4
ejemplos anteriores. Y recuerde que para realizar un nuevo movimiento lo único que debe
de hacer oprimir el botón “Nuevo” y se mostrará nuevamente la ventana “Cargos y
Abonos” de la figura 4.1.
Nota: el botón con una flecha roja y un asterisco, se utiliza para agregar
una nueva cuenta de cheques, está figura aparece al lado de varios campos
en el sistema Ventas®, siempre se utiliza para agregar un nuevo registro
al catálogo del campo correspondiente, ejemplo: cuenta bancaria, cliente,
proveedor, etc.
Realizar Transferencias
A partir de la versión 3.2 del software Ventas 2000® es posible realizar transferencias entre
cuentas propias. Realizar una transferencia es muy sencillo, solamente se necesita abrir la
ventana “Transferir dinero entre cuentas propias”. Se mostrara la siguiente figura.
- 36 -
En esta pantalla se utilizan varios de los campos de “Cargos y Abonos” por lo cual su
manejo es el mismo, y los únicos campos adicionales son “Cta. Origen” y “Cta. Destino”
que como su nombre lo indica, se utilizan para seleccionar de que cuenta se toma el dinero
y a cuenta se transfiere. A continuación mostramos la ventana con los datos
correspondientes en un ejemplo.
Lo único que falta para realizar la transferencia de la cuenta 1 a la 2 por $3,122 es oprimir
el botón “Transferir” (Alt + T) y listo se realiza la transferencia entre cuentas propias.
Conciliación
Para abrir la ventana conciliación es necesario hacer clic en el menú “Bancos” y

posteriormente seleccionar y hacer clic en “Conciliación” y aparecerá la ventana de la
figura 4.6.
Figura 4.6.
Esta ventana nos sirve para conciliar los movimientos que se han efectuado con nuestro
diario de contabilidad, y el único campo que debemos actualizar es el campo
“Conciliación” en aquellas cuentas que ya quedaron conciliadas en su libro diario. Para ello
debemos de hacer clic en el campo “Conciliado”.
Como ejemplo seleccionaremos 5 cuentas que suponemos ya quedaron conciliadas en

nuestro libro diario de contabilidad (Ver figura 4.7.)
- 37 -
Figura 4.7.
Tal como se muestra en la figura 4.7 se supone que estas operaciones ya quedaron
conciliadas es por ello que ya se marcaron con un “SI” en el campo “Conciliado”. La
próxima vez que vuelva a abrir esta venta no se mostrarán los movimientos que ya fueron
conciliados (Ver figura 4.8).
Figura 4.8.
Como se puede imaginar esto le ayuda bastante, pues solamente debe preocuparse por los
movimientos que no ha conciliado. Quizás usted se preguntará ¿Para qué son los campos
que se encuentran en blanco como: (Cheque, Proveedor, Pago a, Gasto)? Si usted es muy
imaginativo ya habrá notado que esos campos son los que se llenan cuando se realiza un
pago a proveedores y/o de servicios o de gastos como puede ser la luz, la renta, etc.
Mas adelante en la sección de “Pagos a Proveedores” y “Pago de Servicios” le mostraremos

como es que se ve la ventana de conciliación cuando se realiza cada uno de esos
movimientos.
Consultas en el menú Bancos
Saldos
Figura 4.9.
Como su nombre lo indica esta ventana (Figura 4.9) muestra los saldos contables y los
saldos en la cuenta de bancos del libro diario. Recuerde que los saldos bancarios se toman
de las cuentas que ya fueron conciliadas.
Muy importante: si usted no observa el saldo de alguna cuenta que ya

tiene dada de alta en sus cuentas bancarias, puede ser por cualquiera de
las siguientes razones. No ha realizado cargos o abonos en esa cuenta; o si
- 38 -
ya realizó cargos y abonos no han sido conciliados, por lo menos un
movimiento.
Sugerencia: si usted no desea manejar la conciliación de sus movimientos

le sugerimos que de todos modos realice la siguiente operación. Realice
un movimiento de Abono con el importe de cero pesos, y posteriormente
realice la conciliación de ese movimiento, con esto su saldo contable
aparecerá siempre reflejado y su saldo bancario será de cero pesos.
Consultar…
Consultar nos muestra la ventana de la figura 4.10, en esta ventana debemos de seleccionar
el intervalo de fechas de los movimientos que deseamos consultar y posteriormente
seleccionar el botón “Consultar”, como resultado veremos los movimientos en la ventana
de la figura 4.11.
Figura 4.10.
Figura 4.11.
Muy importante: Al eliminar una cuenta de cheques se eliminan todos sus

movimientos.
- 39 -
5.- Proveedores
Compras
Para abrir la ventana compras debemos de hacer clic en el menú “Proveedores” y

posteriormente seleccionar y hacer clic en “Compras”, se mostrará la figura 5.1.
Mostremos a continuación los pasos para realizar una compra.
Figura 5.1.
1.- Seleccione el proveedor del cuadro de lista “Proveedor” (Alt + V) y el programa

responderá poniendo los datos del proveedor (Código, Razón Social, RFC, Descuento,
Crédito en días) en el recuadro en azul marino de la figura 5.2. El sistema también calcula
la fecha de vencimiento en el caso de que el proveedor nos otorgue crédito para el pago.
Figura 5.2.
2.- Presione la tecla de tabulador dos veces o haga doble clic en el campo “Folio” y el
sistema generará un auto-folio, o escriba el folio si lo desea. Ver figura 5.3.
Figura 5.3.
Presione la tecla tabulador o haga clic en el campo “Fecha” y verifique la fecha del sistema.
Nuevamente presione la tecla tabulador o haga clic en el campo “Vencimiento” y verifique
o cambie la fecha de pago. El programa ya calculó la fecha al seleccionar el proveedor.
- 40 -
En este ejemplo se puede apreciar que no hay días de crédito con este proveedor por lo que
la fecha de vencimiento es el mismo día que la fecha de compra (Ver figura 5.3).
En el recuadro en rojo aparecería el saldo que le debemos a este proveedor, pero como es
primera operación que realizamos con dicho proveedor, no aparecerá su saldo.
Ahora presione la tecla tabulador o haga clic en el campo “Cantidad” y escriba la cantidad
de artículos que comprará. Posteriormente haga clic en el campo “Producto” o presione la
tecla tabulador y seleccione el producto de la lista (Alt + flecha abajo) o utilice su escáner
de código de barras para seleccionar el producto (Ver figura 5.4).
Figura 5.4.
Nota: en la lista se muestran únicamente los productos que fueron

asociados a ese proveedor con el fin de facilitar los pedidos.
Observe que el programa coloca automáticamente (la descripción del producto, el precio de
compra e importe) así como calcula (SubTotal, Descuento, Importe, IVA, el número de
artículos y el TOTAL a pagar). Y todo esto con tan solo escribir la cantidad y seleccionar el
artículo. ¡No es acaso maravilloso no tener que hacer todas estas operaciones!
Nota: el descuento global y el vencimiento son calculados dependiendo

de los datos que se ingresaron al momento de capturar al proveedor.
Si oprimimos el botón “Precio” (Alt + P) se desactiva la protección del precio y podremos

cambiar el precio de compra. De igual manera sucede si oprimimos el botón de Descuento
“De” (Alt + D). Tal cual se muestra en la siguiente figura 5.5. Compare con la figura 5.4.
Figura 5.5.
Muy importante: el descuento otorgado por el proveedor es sobre el

importe total y el descuento a un producto se realiza en el primer campo
del detalle de productos, le sugerimos que no mezcle el descuento global
con el del producto. Ambos descuentos se reflejan en el campo
“Descuento” y no en “Importe”.
Ahora mostramos la ventana “Compras” con los datos ingresados (Ver figura 5.6).
- 41 -
Figura 5.6.
En el campo en gris que se muestra en la parte inferior de la ventana podemos anotar las
observaciones que deseemos sobre la compra, tal cual se muestra en la siguiente figura:
Nota: este recuadro aparece en la parte inferior de compras, ventas y

devoluciones y se utiliza para lo mismo en todos los casos, así que no se
volverá a explicar para cada ventana.
El único campo que queda pendiente es “Moneda” (Alt + M), en este campo seleccionamos
por default la moneda en la que realizamos nuestra operaciones, para mas información ver
el “Capitulo 1” en la sección de “Tipos de Moneda”.
Muy importante: Si cambia el tipo de moneda, debe de volver a

seleccionar los productos para que le sistema pueda calcular el nuevo
valor como se aprecia en la figura anterior al tipo de moneda 1 “pesos” el
total a pagar es de: $438.66.
Realizaremos el cambio a moneda 2 “dólares” y volveremos a seleccionar

los productos como se muestra en la figura 5.4. Tenga en cuenta que si
vuelve a seleccionar un producto el precio volverá a ser el de su catálogo
de productos, como se mostró en la figura 5.5 se cambió el precio de $4 a
$3.8 aremos lo mismo nuevamente. y el resultado es que los mismos
productos y cantidades en moneda 2 “dólares” es de: $39.04. Realizando
la división de $438.66 / 39.04 = 11.23 que es el tipo de cambio que
manejamos en el “Capitulo 1” “Tipos de Monedas”.
- 42 -
Para cuestiones prácticas haremos una compra más pero ahora con el proveedor “PROV-2”
el cual si nos otorga crédito pero no aplica descuento, el resultado lo vemos en la figura 5.7.
Tipo de moneda
del producto
Tipo de moneda
de la operación.
Figura 5.7.
Como se puede apreciar en la figura 5.7 no hay descuento pero el vencimiento de la

operación corresponde a los 15 días de crédito que esta ofreciendo el proveedor.
Muy importante: en la figura 5.7 el producto seleccionado se compra y

vende en moneda 2 “dólares” (recuadro amarillo antes del campo
“Precio”), observe que el sistema ya calculo en importe el cambio a
moneda 1 “pesos” pues así esta establecido en el campo “Moneda”. El
resultado lo calcula de la siguiente manera: 5 artículos x 2 dólares = 10
dólares = $112.3 pesos, tipo de cambio $11.23 que se especifico en el
“Capitulo 1” en “Tipos de Monedas”, recuerde que puede cambiar el tipo
de cambio diariamente y con ello realizar las operaciones
correspondientes.
Si después de efectuar las compras, revisamos el “Inventario Actual de Mercancías”, ya

estarán reflejados los movimientos anteriores (ver figura 5.8).
Figura 5.8.
- 43 -
Eliminar un producto
Para eliminar un producto de la lista debemos de seleccionar el producto que deseamos

eliminar y presiona el botón “Borrar producto” o la combinación de teclas (Alt + R).
Botón eliminar
producto (Alt + R)
Muy importante: para borrar cualquier producto de la lista de las ventanas

(compra, orden de compra, dev. Compra, venta, facturación, dev. Venta),
se siguen los mismo pasos, por lo que no lo volveremos a mencionar en
cada uno de ellos.
Eliminar el registro
Para eliminar un registro entero; un movimiento y todos los productos involucrados

debemos de oprimir el botón “Eliminar registro” (Alt + L). Este botón elimina el
movimiento junto con todos los productos.
Muy importante: para eliminar cualquier registro del sistema debe estar
seleccionado el registro y oprimir el botón “Eliminar registro – Bote de
basura” o la combinación de teclas (Alt + L). Para cada pantalla se siguen
los mismos pasos por lo que no lo volveremos a mencionar.
Imprimir
Para imprimir el informe correspondiente a cada pantalla, haga clic en el botón “imprimir -
impresora” o la combinación de teclas (Alt + I).
Muy importante: se imprime siempre de la misma forma para cualquier

registro por lo que no lo volveremos a mencionar.
Lo nuevo: a partir de la versión 3.2. En la parte inferior de la venta

“Compras” y “Orden de Compra” se muestra en la ventana inferior
el número de piezas máximas que debemos de comprar por cada
producto que se este seleccionado. Observe la siguiente imagen.
- 44 -
Ayuda de
cantidades a pedir
por producto
Al seleccionar el producto en la compra, el sistema muestra en la

ventana de ayuda de cantidades de compra, el código del producto, el
inventario actual (negro), cantidad máxima a pedir (gris) y la
cantidad a pedir (azul). Con ello sabemos que la cantidad a pedir
para llenar por completo el inventario es de 22 en este ejemplo.
Cuando compra un producto que es perecedero y lo marco en el

registro de los productos como tal, le pedirá que actualice la fecha de
caducidad en caso de ser necesario del lote de los productos que está
comprando.
Nota: esta ventana solamente aparece en la venta compras, pues en

las órdenes de compras se actualiza la fecha de caducidad hasta su
recepción de los productos.
Orden de Compra
Para realizar una orden de compra debemos de hacer clic en el menú “Proveedores”, luego
en el submenú “Orden de Compra” y seleccionar y hacer clic en “Nueva Orden de Compra”
y se mostrara la ventana siguiente.
- 45 -
Esta ventana se llena igual que la ventana “Compras” del capitulo “Proveedores”, la
diferencia consiste en que esta ventana no agrega inmediatamente los productos a
inventario, sino que se quedan pendientes de llegada tal como se muestra en el siguiente
tema.
Supongamos que realizamos la siguiente “Orden de compra”.
Ahora podemos imprimir la orden de compra oprimiendo el botón “Imprimir Orden de

Compra”. (Alt + I)
Ordenes de Compra Pendientes
- 46 -
Para ver las ordenes de compra pendientes debemos de hacer clic en el menú “Proveedores”
y posteriormente seleccionar el submenú “Orden de Compra” y por último seleccionar y
hacer clic en “Ordenes de Compra Pendientes”.
En esta ventana se mostrará los productos pendientes de llegada así como la cantidad
solicitada en el campo “Pedidos”, una vez que recibimos la mercancía debemos de llenar el
campo “Recibidos” con el número de productos que recibimos y hacer clic en el campo
“Pendiente” para que no muestre más este artículo como pendiente de llegar.
En la ventana anterior se muestra la letra “P” al final de cada producto lo cual nos indica si
el producto es perecedero o no. En caso de que el producto sea perecedero se activa el
campo “Fecha de caducidad” y debemos de escribir la cantidad que recibimos y una fecha
de caducidad para el lote que hemos recibido. Tal cual se muestra en la siguiente figura.
Ahora podemos cerrar esta ventana e ir directamente a “Pago a Proveedores” del menú
“proveedores”.
Muy importante: ya no es necesario pasar por el campo “Compras” del

menú “Proveedores” pues los artículos ya se ingresaron al inventario y
también se generaron los vencimientos con proveedores.
Pago a Proveedores
Ya realizamos compras con nuestros proveedores así que ha llegado el momento de realizar
los pagos. Para ello abriremos la ventana “Vencimientos con los Proveedores” haciendo
clic en le menú “Proveedores”, seleccionando y haciendo clic en “Pago a Proveedores” y se
mostrará la ventana 5.9.
- 47 -
Figura 5.9.
Como se puede apreciar en la figura 5.9, aparecen las dos compras realizadas a nuestros
proveedores anteriormente, pero una de ellas esta con la fecha de vencimiento en color rojo,
lo que nos indica que se ha cumplido el plazo para el pago de nuestra compra.
Si quisiéramos saber los movimientos que se efectuaron en esa compra, debemos de

seleccionar el movimiento que vamos a consultar haciendo clic en el cuadro que aparece a
la izquierda de los datos y posteriormente haciendo clic en el botón “Consultar Compra”
(Alt + C); el resultado será la ventana de la figura 5.6, ahora que ya sabemos cuales fueron
los movimientos por los cuales debemos de cubrir dicha compra seleccionaremos
nuevamente el vencimiento que vamos a cubrir (ver figura 5.9) y haremos clic en el botón
“Pago a Proveedores” y se mostrará la ventana de la figura 5.10.
Figura 5.10.
Es aquí en donde realizaremos los pagos para cada compra, los campos que se muestran en
la parte superior corresponden a los datos de la compra que se realizó y los campos que
nosotros llenaremos son:
• Fecha: Fecha en que se realiza el pago.

• Chequera: Cuenta bancaria de donde sacaremos el dinero.
• Referencia: Campo de texto en el que podemos poner una descripción o relación
con algún documento, etc.
• Importe: La cantidad que pagaremos con ese movimiento.
• Cheque #: Número de cheque con el que se esta pagando.
• Forma de Pago: La forma en que se le esta pagando al proveedor.
• Opc1: Leyendas opcionales para imprimir en los cheques.
- 48 -
generado automáticamente por la computadora. Al igual que el Usuario.
Para este ejemplo supondremos que le pagaremos con dos movimientos, el primero con un
cheque y el segundo en efectivo de la cuenta de debito, por consiguiente el resultado sería
la figura 5.11.
Casilla de
verificación de
cuenta saldada
Figura 5.11.
Observe que el total de estos dos movimientos suman la cantidad exacta del total que
debíamos, es por ello que la cuenta queda saldada y debemos marcar la casilla de
verificación “Saldado” que se muestra en la figura 5.11.
Pagos parciales
Suponga hora que realizará pagos parciales a la segunda cuenta que se muestra en la
ventana de la figura 5.9. Dado que este proveedor nos otorgó 15 días de plazo para el
vencimiento de la cuenta suponga que le pide un anticipo de 500 pesos, así que ahora
seleccionaremos dicha cuenta y hacemos clic en el botón “Pago a Proveedores” y
realizamos el siguiente movimiento de la figura 5.12.
Figura 5.12.
Listo, sus pagos quedaron registrados en el sistema Ventas® 2000 ajustando los saldos con
sus proveedores y sus cuentas bancarias. Para demostrar como aparecen los movimientos
que aún no han sido conciliados por pago a proveedores, mostraremos la ventana
“Conciliación” (Ver figura 5.13).
- 49 -
Figura 5.13.
Observe que ahora si están llenos los campos que hacen referencia a los campos (Folio,
Proveedor y Pago a) en la figura 5.13.
También le mostraremos los nuevos saldos en sus cuentas bancarias, debido a los
movimientos que acaba de realizar con el pago a proveedores (ver figura 5.14) puede
comparar esta figura con la de la imagen 4.9 y notará los cambios.
Figura 5.14.
La próxima vez que abra la venta “Pago a Proveedores” solamente se mostrarán aquellas
compras que aún no quedan saldadas (Ver figura 5.15). Puede comparar las diferencias con
la figura 5.9.
Figura 5.15.
Si en este momento abrimos la ventana “Pago a Proveedores” de la cuenta que nos queda
por saldar (Ver figura 5.16), observará una diferencia con la figura 5.10, la diferencia
consiste en que ahora si aparece el saldo en el recuadro rojo.
Aparece el Saldo
con el Proveedor
Figura 5.16.
Muy importante: Para que puedan aparecer los saldos con los
proveedores, es necesario que por lo menos haya una compra y un pago,
pues el sistema calcula el saldo de los proveedores sumando todas las
compras y restando todos los pagos, es por ello que si usted no tiene
reflejado por lo menos un pago, el sistema no podrá calcular el saldo con
dicho proveedor.
- 50 -
Sugerencia: Le sugerimos que cuando realice una compra a crédito realice
un pago ficticio de cero pesos y con ello el sistema le dará el saldo que
tiene con dicho proveedor.
Pago de Servicios
El sistema Ventas® 2000 es una gran herramienta en la administración de cualquier

negocio, no solo porque lleva las compras, ventas, devoluciones e inventario, sino porque
nos ayuda a conocer los gastos que esta generan en las operaciones diarias del negocio.
Para acceder a esta ventana debemos de hacer clic en el menú “Proveedores”, seleccionar y
hacer clic en “Pago de Servicios” y se mostrará la figura 5.17.
Figura 5.17.
En esta ventana aparecen los siguientes campos:

generado automáticamente por la computadora.
• Fecha: Fecha en que se realiza el pago.
• Chequera: Cuenta bancaria de donde sacaremos el dinero.
• Referencia: Campo de texto en el que podemos poner una descripción o relación
con algún documento, etc.
• Importe con IVA: La cantidad que pagaremos con todo e IVA incluido.
• IVA Desglosado: Si el gasto generado tiene el IVA desglosado, anote la cantidad.
• Folio: Folio del cheque o documento con que se paga (opcional).
• Forma de Pago: La forma en que se le esta pagando el servicio.
• Gasto: Tipo de Gasto que se está generando.
Como cuestiones de ejemplo aplicaremos dos gastos:
1. Pago de Renta del Local (Figura 5.18)

2. Pago de Energía Eléctrica (Figura 5.19)
- 51 -
Observe que estos gastos también ya fueron registrados en los saldos de nuestras cuentas
bancarias (Ver figura 5.20) y quedaron pendientes de Conciliar (Ver figura 5.21).
Figura 5.20.
Si compara estos saldos con los de la figura 5.14 notará que ya se aplicaron estos gastos a
sus cuentas bancarias.
Figura 5.21.
Así es como se muestra un pago de gasto en la ventana de conciliación, como se puede

apreciar ahora sí están llenos todos los campos de esta ventana.
- 52 -
Devoluciones de Compra
Las devoluciones sobre compras (devoluciones de mercancía con nuestros proveedores) son
muy fáciles de hacer al igual que las compras, para ello debemos de hacer clic en el menú
“Proveedores”, seleccionar y hacer clic en “Devoluciones” y se mostrará la ventana de la
figura 5.22.
Figura 5.22.
En esta ventana se realizarán los mismo pasos que en el capitulo “Compras” por lo que
describiremos solamente los pasos a seguir, en caso de que tenga dudas sobre el
procedimiento, puede recurrir a las imagines del capitulo “Compras”.
1.- Seleccione el proveedor del cuadro de lista “Proveedor” y el programa responde

poniendo los datos del proveedor (Código, Razón Social, RFC, Descuento, Crédito en días)
en el recuadro en azul marino.
2.- Presione la tecla de tabulador o haga clic en el campo “Folio” (Alt + F) o escriba el folio
si lo desea. Presione la tecla tabulador o haga clic en el campo “Fecha” y verifique la fecha.
Nuevamente presione la tecla tabulador o haga clic en el campo “Vencimiento” y el
programa ya habrá calculado la fecha de vencimiento dependiendo de los días de crédito
que aparecen el cuadro datos del proveedor más los datos del campo “Fecha”.
Muy importante: Revise la fecha de vencimiento de su devolución pues el

programa calcula la fecha de vencimiento con la fecha mas los días de
crédito y en caso de que el vencimiento sea el mismo por favor realice las
modificaciones pertinentes (Ver figura 5.23).
- 53 -
Figura 5.23.
En el recuadro en rojo aparecerá el saldo que le debemos al momento de abrir esta ventana
con el proveedor, el saldo cambiará después de efectuar la devolución y cerrar dicha
ventana.
Ahora presione la tecla tabulador o haga clic en el campo “Cantidad” y escriba la cantidad
de artículos que devolverá. Posteriormente haga clic en el campo “Producto” o presione la
tecla tabulador y seleccione el producto de la lista o utilice su escáner de código de barras
para seleccionar el producto.
Observe que el programa coloca automáticamente la descripción (producto, el precio de

compra e importe) así como calcula (SubTotal, Descuento, Importe, IVA, el número de
artículos y el TOTAL a pagar). Y todo esto con tan solo escribir la cantidad y seleccionar el
artículo. ¡No es acaso maravilloso no tener que hacer todas estas operaciones!
Nota: el descuento y el vencimiento son calculados dependiendo de los

datos que se ingresan al momento de capturar a los proveedores. O en los
descuentos del producto.
Ahora mostramos la ventana “Devoluciones Sobre Compras” con un ejemplo en la figura

5.24.
Figura 5.24.
Observe que la fecha de vencimiento fue modificada de la que el sistema había calculado
inicialmente (Comparar figura 5.24 con 5.23) al momento de realizar esta devolución se
modificarán:
- 54 -
1. Los inventarios (Comparar la figura 5.25 con la 5.8)
2. El saldo con el proveedor (se aprecia en el tema “Consultas en el menú
Proveedores”)
Figura 5.25.
Sugerencia: en cuanto realice la devolución de mercancías y se le sea

devuelto el dinero de las mismas, le recordamos que debe de realizar el
ajuste en bancos, es por ello que le mostramos el abono realizado a la
cuenta de cheques de la figura 5.26.
Figura 5.26.
Observe que la cantidad ingresada a la cuenta de cheques corresponde con la cantidad

devuelta en la figura 5.24.
Consultas en el menú Proveedores
Saldos
Figura 5.27.
En esta pantalla se muestran los saldos con nuestros proveedores en cada tipo de moneda
que manejamos.
- 55 -
Consultar Operaciones
Botones de
desplazamiento.
Figura 5.28.
En esta ventana podemos revisar todos los movimientos que se han efectuado en el menú
“Proveedores” correspondientes a las compras y las devoluciones.
Como se puede apreciar en los botones de desplazamiento hay 4 operaciones realizadas con
proveedores (Record: 1 of 4) “Registro 1 de 4”.
Para desplazarnos por los registros utilizaremos los botones de desplazamiento:
• Línea y flecha izquierda: ir al primer registro

• Flecha izquierda: regresar un registro.
• Flecha derecha: avanzar un registro.
• Fecha derecha y línea: ir al último registro.
Sugerencia: Recuerde que también puede filtrar, ordenar y buscar

información utilizando las técnicas que se le enseñaron en el capitulo “2.-
Manejando la Información”.
IVA por Compras
En esta pantalla podrá consultar el IVA que tiene por concepto de compras en cada mes y
tipo de moneda.
- 56 -
IVA por Gastos
En esta apantalla puede consultar el IVA acumulado por mes, por conceptos de Gastos.
IVA por Devoluciones de Compra
En esta ventana conocerá el IVA que hemos devuelto por concepto de Devoluciones de
Compra y tipo de moneda en que fue devuelto.
Gastos Totales
En esta pantalla obtendrá la información resumida de cuanto gasta en cada mes de cada tipo
de gasto, con ello usted podrá saber cuales son los gastos mas fuertes que maneja el
negocio.
Consultar…
Figura 5.29.
La ventana “Consultar”:
• Pagos a Proveedores (Figura 5.30)

• Pagos de Servicios (Figura 5.31)
Figura 5.30.
- 57 -
Figura 5.31.
- 58 -
6.- Clientes
En el menú Clientes se realizarán las ventas del negocio (de contado y a crédito), la
cobranza y las devoluciones. Además de la facturación y la generación de comprobantes.
Es por mucho el menú más utilizado por los negocios.
Ventas
Las ventas a crédito es una de las herramientas más fuertes para todo aquel negocio que
este dispuesto a crecer, pero este tipo de ventas requieren de un control total del negocio en
cuanto a su cobranza se refiere. Es por ello que el sistema Ventas® 2000 nos permite
realizar este tipo de operaciones de la manera más sencilla posible.
Para abrir la ventana “Ventas” haga clic en el menú “Clientes”, seleccione y haga clic en
“Ventas” y se mostrará la ventana 6.1.
Figura 6.1.
Para realizar una venta paso a paso siga el siguiente ejemplo:
Supondremos que vamos a realizar una venta a crédito y que además vamos a realizar la
facturación de ese movimiento.
Pasos a seguir:
1.- Presione ENTER o haga doble clic en el campo “Folio” o la combinación de teclas (Alt
+ F) para generar el auto-folio, observe las siguientes dos imágenes (Figura 6.1 y 6.2).
- 59 -
F.6.1 F.6.2
2.- Seleccione le cliente de la lista (figura 6.3), en caso de que no se encuentre presione la
tecla “Agregar nuevo cliente- flecha y asterisco” (Alt + U) y siga los pasos del “Capitulo 1
– Clientes” para agregar un nuevo cliente.
Figura 6.3
Sugerencia: Si usted piensa hacer facturación a sus clientes le sugerimos
que el campo “Código” de la tabla “Clientes” sea el mismo que el RFC
del cliente.
Al seleccionar el cliente (Figura 6.4) observe que el sistema muestra los datos de (Razón
Social, RFC, Descuento y Crédito).
Figura 6.4.
3.- Seleccione opcionalmente el vendedor o en caso de que no tenga vendedores la persona

que realizó la venta en ese momento o el cajero. Recuerde que este campo es opcional.
4.- Una vez que ya hemos seleccionado al cliente y al vendedor (opcional) debemos de
oprimir la tecla tabulador y verificar la fecha.
Nota: La tecla tabulador dice la palabra “Tab” y tiene como dibujo dos
flechas horizontales una en dirección izquierda y otra en dirección
derecha.
Muy importante: no puede dejar en blanco el campo “Cliente” pues es un

campo requerido por el sistema, es por ello que debe de asignar un
nombre general para las ventas sin factura como en el ejemplo que
veremos en el capitulo “Ventas de Contado”. Si usted deja el campo
clientes en blanco le saldrá el mensaje de la figura 6.5. Oprima el botón
“OK” y después presione la tecla “Esc” para que pueda llenar el campo
“Cliente”.
- 60 -
Figura 6.5.
Hasta este momento nuestra pantalla debe verse como la figura 6.5.
Lista de
Precio 1 = Venta Contado
2 = Venta Crédito
Figura 6.5.
Ahora debemos de seleccionar la lista de precio que pensamos manejar para esta venta, el
sistema tiene por Default la lista 0. (Tal como se muestra en la figura 6.5)
Debemos de cambiar el movimiento a “venta a Crédito” seleccionando “2” en el campo

“Movimiento” tal cual se muestra en la siguiente figura.
El sistema Ventas® 2000 esta diseñado para hacer ventas rápidas con código de barras,
¿Qué significa esto? Que si tuviéramos un lector de código de barras y cuando ya nos
encontramos en el campo “Producto” el sistema marcaría automáticamente una venta del
artículo seleccionado (Ver figura 6.6).
Figura 6.6.
Observe que debajo del botón “Cantidad” [Cant] (Alt + C) se encuentra el número uno, lo
que nos indica que el sistema marco una venta de ese artículo en este ejemplo “AGUA
EMBOTELLADA”. Pero que pasa si necesitamos vende 50 artículos, ¡No vamos a pasar el
artículo 50 veces!, en lugar de ello haremos clic en el botón “Cantidad” (Alt + C) y se
desprotegerán los campos de Cantidad (ver figura 6.7).
Figura 6.7.
Ahora podemos poner el número de artículos que estamos vendiendo en el campo

“Cantidad”, que en este caso y siguiendo con el ejemplo será de 50 artículos (Ver figura
6.8).
- 61 -
Figura 6.8.
De esta manera si usted vuelve a presionar el botón “Cantidad” se volverán a proteger los
campos de cantidad y nuevamente se marcarán automáticamente la cantidad de 1 articulo
(ver figura 6.9).
Figura 6.9.
Ahora que ya sabe como poner la cantidad y el tipo de producto lo único que falta es
imprimir la factura.
Facturación
Para la facturación debe de colocar una hoja de sus facturas en su impresora y

posteriormente oprimir la opción “Factura” (Alt + F) que se encuentra en la parte inferior
izquierda de esta ventana, y posteriormente oprimir el botón “Imprimir” (Alt + I), deberá
aparecer por unos segundos un recuadro en el que se esta mandando a imprimir la factura
(Figura 6.10).
Figura 6.10.
Si usted no posee una impresora de matriz de puntos, y la que tiene es una impresora láser o
de inyección de tinta, oprima en el botón “Imprimir” el número de veces que sea necesario
para llenar sus formatos (original y copias) que por lo general siempre son tres.
Muy importante: Si usted maneja el formato de factura universal que trae

predeterminado el sistema, debe de mandar hacer sus facturas de tamaño
carta y dejando siempre cuatro centímetros en la parte superior para
poner sus datos, ya que el software Ventas® 2000 esta diseñado para
dejar 4 cm. de una hoja tamaño carta y comenzar con la facturación. Con
esto se logra un formato de facturación universal.
- 62 -
Lo nuevo: a partir de la versión 3.2 es posible imprimir Facturas en
formatos de Ticket, es necesario mandar hacer rollos de impresión
que en la parte de atrás tengan el registro fiscal y todos los datos que
hacienda le solicite. Es indispensable que la SHCP “Secretaría de
Hacienda y Crédito Público” le autorice el imprimir sus propios
comprobantes fiscales.
También puede ejecutar la calculadora de abrir la calculadora de

Windows desde la pantalla ventas, oprimiendo el botón de “Σ” u
oprimiendo la combinación de teclas (Alt + S).
Con estas nuevas versiones también se puede obtener la imagen de

cada producto que se esta vendiendo, siempre y cuando previamente
se hayan capturado previamente con los datos del producto. – Ver
Capitulo 1 – Productos.
Para que se muestren las imágenes debemos de hacer clic en el botón

“Mostrar Imagen” o la combinación de teclas (Alt + G). Se mostrar
otra pantalla en la que se podrá observar la imagen de cada producto
que se registre al momento de la venta. Observe los siguientes dos
ejemplos:
- 63 -
Ejemplo de la imagen del producto “1234567890123”.
Ejemplo de la imagen del producto “2345678901234”.
Cuestiones de Seguridad
Una vez que se ha mandado imprimir la factura o el comprobante “Ticket” ya no se puede

modificar ni las cantidades ni el producto, esto se hace como una medida de seguridad para
evitar cambios después de la facturación.
Venta de Contado y Comprobantes
Para abrir la ventana “Ventas” debemos de hacer clic en el menú “Clientes”, posteriormente
seleccionar y hacer clic en “Ventas” y se mostrará la figura 6.1.
En el siguiente ejemplo realizaremos una venta con los mínimos campos requeridos y
entregaremos un comprobante.
1.- Presione ENTER o haga doble clic en el campo “Folio” o la combinación de teclas (Alt
+ F) para generar el auto-folio, observe las siguientes dos imágenes (Figura 6.12 y 6.13).
Figura .6.12
Figura 6.13
- 64 -
2.-Ahora podemos seleccionar los artículos que se vendieron en el campo “Producto” ya
sea con el escáner de código de barras o seleccionándolo de la lista, y como resultado
tendríamos la figura 6.14.
Campo
Efectivo
Figura 6.14.
Muy importante: recuerde que puede activar o desactivar los campos de

cantidad haciendo clic en el botón “Cantidad” [Cant] (Alt + C), esto es
útil para colocar ventas por más de un artículo o también para realizar
ventas fraccionadas como puede ser el ejemplo de una venta de 1 kilo 300
gramos; para realizar este tipo de ventas debemos de hacer clic en el
botón “Cantidad” para desactivar el campo y posteriormente escribir 1.3
en el campo que le corresponda.
Ayuda con el cambio
Como una ayuda para resolver el vuelto que debemos regresar al cliente tenemos el campo
“Efectivo”. Haga clic en el campo “Efectivo” o realice la combinación de teclas “Alt+E” o
“F2” y escriba la cantidad que esta recibiendo del cliente y presione la tecla “ENTER”, en
este ejemplo supondremos que nos paga el cliente con un billete de 100 pesos (Ver figura
6.15).
Figura 6.15.
Como se puede apreciar en la figura 6.15 el programa nos auxilia indicándonos la cantidad
que debemos regresar de cambio en el campo “Cambio”.
Nota: El sistema no requiere que se escriba la cantidad recibida por el

cajero, de hecho no aparece en los “tickets” ni en las “facturas”, es
solamente un campo de ayuda para el momento de regresar el cambio
correcto a nuestros clientes.
Impresión de Tickets
Ahora lo único que falta es seleccionar el botón “Ticket” (Alt+T) y presionar el botón
“Imprimir” (Alt + I) o “F3” para que el sistema imprima el comprobante (Ver figura 6.16).
- 65 -
Figura 6.16.
Nota: también puede imprimir varias veces el botón de ticket por aquello
de que su empresa o contador requiera un comprobante de cada venta
realizada, aunque si este es su caso le sugerimos también que compre una
impresora de las que generan original y copia.
Muy importante: El sistema Ventas® 2000 fue diseñado para imprimir

comprobantes en papel con un máximo de 7.5 cm. Que es el tamaño
estándar en rollos de impresoras de tickets, por lo que le recomendamos
que antes de comprar su impresora y rollos de papel verifique sus
especificaciones.
Lo Nuevo: Cómo realizar las ventas de contando con las teclas y

equipo de la manera más eficiente. Se requiere un scanner de código
de barras y una impresora de Tickets.
ENTER - GENERA AUTOFOLIO.

SCANNER- OBTENER CODIGO DE BARRAS.
F2 - AYUDA CON EL CAMBIO
F3 - IMPRIMIR
F4 - NUEVA VENTA
F5 - ABRE EL CAJON DE DIENRO
F8 - BUSCAR PRODUCTO.
Para buscar un producto seleccione la tecla “F8” cuando se encuentre

en el campo “Producto” y se mostrara la venta “Buscar productos
por nombre”, observe la siguiente imagen.
Escriba el nombre o una palabra del producto que este buscando y

oprima la tecla “ENTER”. Se mostrarán todos los productos que
tengan esta coincidencia.
- 66 -
Seleccione el producto deseado “con las flechas arriba o abajo” o
“baje con la tecla ENTER” o “Seleccione con el ratón el código del
producto”. Una vez seleccionado el producto buscado oprima el
botón “Seleccionar Producto” o la combinación de teclas (Alt + S).
Volveremos a la pantalla de “Ventas” con el producto seleccionado en
nuestra casilla de Productos.
Presione la tecla “ENTER” y Listo, con ello busco y selecciono el

producto que deseaba.
Aviso de Caducidad.
El sistema ventas 2000 le informará si esta vendiendo un producto

que sea perecedero y deba de verificar la fecha de caducidad,
recuerde que cuando capturo un producto en la ventana “Datos
Completos” puede manejar fechas de caducidad.
Si vende un producto y la fecha de caducidad supera es mayor que la

fecha de venta, el sistema le enviará una alerta indicándole que revise
el producto que acaba de seleccionar.
- 67 -
¿Cuál es la diferencia entre una venta de contado y una a crédito?
El sistema solamente guardará para la sección de “Cobranza” aquellas ventas que fueron
realizadas a crédito pues el sistema supone que la venta de contado se la pagaron en ese
mismo momento, así que si usted piensa realizar ventas que “al rato se las pagarán” le
sugerimos que las realice como ventas a crédito.
Recuerde que el manejo de la ventana de Ventas de Contado y Ventas a Crédito es

exactamente igual, la única diferencia consiste en que las ventas a crédito se guardan para
la cobranza posterior y que debe de seleccionar Movimiento: (1= Contado, 2 = Crédito).
El sistema Ventas® 2000 es un sistema de administración total por eso recuerde que al
momento de realizar una venta usted ya no tiene que preocuparse por el inventario, pues el
sistema ya se ajustó automáticamente.
Aplicar Descuentos
Para aplicar descuentos es necesario que tengas los permisos activados en Catálogos >
Datos de la Empresa. De lo contrario se muestra el siguiente mensaje de Error, al presionar
el botón “Descuentos” [Des] (Alt + D).
.
Ingrese a la ventana “Datos de la Empresa” del menú Catálogos y active la casilla de

verificación “Permitir Descuentos en Venta” (Alt + D).
- 68 -
Cierre la ventana “Datos de la Empresa” y oprima el botón “Descuentos” [Des] (Alt + D) y
el resultado es que ahora puede modificar el descuento otorgado a un producto.
Los descuentos se ven reflejados hasta cambiar de renglón y se aplican al campo

“Descuento”. Tal como se observa en la siguiente figura.
Sugerencia: no mezcle descuento por cliente con descuentos por

productos. Utilice alguno de los dos métodos.
Si presiona nuevamente el botón “descuento” [Des] se desactiva el campo correspondiente

nuevamente.
Sugerencia: Es muy recomendable que cuando capture los productos con

código de barras estén todos los campos desactivados y quede activo
solamente el del producto, de esta manera el sistema saltara
- 69 -
automáticamente al siguiente renglón y estará listo para pasar los artículos
con código de barras.
Aplicar promociones
Para aplicar promociones no es necesario que active el descuento manualmente, lo que debe
de hacer es poner la promoción desde el campo “Productos” del menú “Catálogos”.
En el siguiente ejemplo pondremos una promoción al producto “AGUA

EMBOTELLADA” de un 15% de descuento, buscamos el producto en nuestra ventana
“Productos” y en el campo “% Desc” ponemos el porcentaje deseado.
Producto a Promocionar con 15 %
Ahora al momento de realizar la venta observe que el sistema puso automáticamente el

15% de descuento y se ve reflejado en el campo “Descuento”.
Cuando termine la promoción del artículo, ingrese nuevamente el valor del 0 al producto en
la ventana “Producto” en el campo “% Desc”, y de esta manera la promoción deja de
aplicar tal como se observa en las siguientes dos imágenes.
Quitar promoción y poner 0 % de descuento.
Ya no tiene descuento = 0%
Muy importante: cuando quiete un descuento no deje la casilla en

blanco, ponga 0 pues si pone la casilla en blanco el sistema NO podrá
realizar los cálculos correspondientes.
- 70 -
Correcto
Incorrecto
Cambiar el Precio
Si desea cambiar el precio en lugar de manejar un porcentaje de descuento haga clic en

botón “Precio” (Alt + P), debe de tener activado en la ventana “Datos de la Empresa” la
opción “Permitir Cambiar Precios de Ventas” (Alt + P). Pues de lo contrario se muestra el
siguiente mensaje de Error.
Una vez activada la casilla de “Permitir Cambiar Precios de Ventas” el sistema permite que
uno cambie directamente el precio de un artículo tal cual se muestra en el siguiente
ejemplo.
Precio de Lista
Activar campo Precio
Cambiar el Precio
Ventas Rápidas con Teclados
Combinación de Teclas Suceso

ENTER (Alt + F) Genera el Número de Folio del movimiento.
SCANNER Registra los artículos por código de barras
(Alt + E) Marcar el dinero recibido y el sistema nos indica el cambio a
entregar.
(Alt + I) Imprimir documento (Ticket o Factura)
(Alt + N) Nueva Venta
- 71 -
¿Cómo funciona el Folio?
Al momento de oprimir el botón de “Folio” (Alt + F), o hacer doble clic en el campo Folio,
o presiona la tecla “ENTER” cuando se encuentra sobre el botón Folio el selector de
campo; el sistema genera el folio automáticamente tomando el folio anterior.
Muy importante: Es indispensable foliar todas las ventas para que el

sistema no pierda los folios consecutivos.
Supongamos que en nuestra empresa vamos a comenzar el sistema Ventas 2000® con el
Folio: 54647, así que al momento de comenzar la venta, debemos de indicar este número en
el campo Folio.
Oprimimos el botón “Nuevo” (Alt + N) para una nueva venta y oprimimos ENTER cuando
el botón de Folio se encuentra seleccionado y el resultado es el siguiente:
Si volvemos a oprimir el botón de Folio (Alt + F) el sistema nos indica que el registro ya
tiene Folio con el fin de no poder perder, ni tampoco duplicar los folios.
Si el registro anterior no tiene Folio y damos auto-folio el sistema no sabe que número
poner, por consecuente deja en blanco el campo de Folio y nos indica que se perdió el
consecutivo.
- 72 -
Muy importante: Le sugerimos muy reiteradamente que antes de realizar
cualquier movimiento en la ventana “Ventas”, primero oprima el botón de
auto-folio, pues si el sistema esta funcionando en red y otro usuario pide
folio para su venta, se perderán los consecutivos.
Lo Nuevo: a partir de la versión 3.2 ya es posible llevar el Folio

individual de Facturas y Notas de Ventas. Ahora el sistema guarda si
se están imprimiendo notas o facturas.
Supongamos el siguiente ejemplo:
1) Vendemos una Factura con el Folio: A-3476

2) Vendemos una nota de venta con le Folio: 25876
3) Nos piden una factura.
4) Nos piden una nota.
5) Nos piden una nota y pero antes de imprimir nos indican el cliente
que mejor desea una factura.
Observemos los siguientes ejemplos junto con sus pantallas y

siguiendo las indicaciones.
Esta es una
Factura =
1.- Escribimos el número de Factura por única vez “A-3476” para

que el sistema se informe del número de factura con el que
comenzaremos y en la ventana Tipo de documento = Factura.
Esta es una
Nota de
Venta =
2.- Hacemos una nueva venta (Alt+N), hacemos clic en Tipo de
documento = Nota, escribimos el número de Nota de Venta: “25876”.

documento = Factura, pedimos auto-folio (Alt+F) y el sistema nos
muestra el folio de la factura que le corresponde que en este ejemplo
es: “A-3477”.

documento = Nota, pedimos auto-folio (Alt+F) y el sistema nos
muestra el folio de la nota de venta que le corresponde que en este
ejemplo es: “25877”.
- 73 -
5.- Hacemos una nueva venta (Alt+N), nos piden una nueva venta y
como la ventana Tipo de documento se quedo en = Nota, pedimos
auto-folio (Alt+F) y el sistema nos muestra el folio de la nota de venta
que le corresponde que en este ejemplo es: “25878”.
Pero el cliente decide cambiar de Nota a Factura en el ultimo

momento así que hacemos clic en la ventana Tipo de documento =
Factura y el sistema cambia automáticamente el folio al que le
corresponde en la factura siguiente en este ejemplo, Factura: “A-
3478”.
Muy importante: si ya tenemos el Folio de una nota y cambiamos la

ventana tipo de documento a factura, el sistema actualiza el folio de
manera automática. Esto también sucede al cambiar de factura a
nota.
Muy importante: Le sugerimos de manera muy efusiva que antes de

realizar cualquier movimiento en el sistema le pregunte al cliente:
¿desea nota o factura? Pues en modo mono usuario no afecta para
nada esta decisión al sistema, pero conectado en Red el sistema puede
provocar un error en el folio, ejemplo: supongamos que la Terminal
1, pide auto-folio de nota = 10, la Terminal 2, pide auto-folio de nota
= 11, y antes de imprimir la Terminal 1, decide cambiar a factura =
A-33. El Folio de nota que tenía se perdió (10) así que cuando
recolecte sus notas para su contabilidad se dará cuenta de que le falta
el folio 10 de las notas, lo cual le provocará problemas.
Nota: el cambio de folio de facturas a notas aplica también para la

opción de Facturas en Ticket (F Ticket).
Cobranza
Ya lo mencionábamos en el capitulo anterior, la cobranza se deriva de las ventas realizadas

a crédito. Para poder acceder a la ventana “Vencimientos de los Clientes” debemos de
hacer clic en el menú “Clientes”, seleccionar y hacer clic en “Cobranza” y se mostrará la
figura 6.17.
- 74 -
Selección de
un Registro.
Figura 6.17.
El número de renglones que aparecen en esta ventana es el número de ventas a crédito que
aún NO quedan saldadas, así que si en este ejemplo de la figura 6.17 vemos un renglón,
quiere decir que se realizó una venta a crédito que aun no queda saldada.
Sugerencia: recuerde que puede filtrar, ordenar y buscar la información

según le convenga de tal manera que pueda encontrar las cuentas que
debe cobrar fácilmente y rápido.
Si queremos saber los movimientos que se realizaron en alguna venta a crédito en especial,
debemos de seleccionarla haciendo clic en el primer cuadro que aparece a la izquierda de la
pantalla y que se muestra en la figura 6.17 y posteriormente debemos oprimir el botón
“Consultar Venta” (Alt + V) y se mostrará la ventana “Consultar Operaciones Realizadas”
con los datos de la venta tal como se muestra en la figura 6.18.
Figura 6.18.
Si en lugar de ver la venta realizada lo que desea es ver los datos del cliente, debe de
seleccionar el registro (Figura 6.17) y hacer clic en el botón “Mostrar Cliente” (Alt + M) y
se mostrarán únicamente los datos del cliente seleccionado en la ventana “Clientes” tal
Figura 6.19.
Pagos Parciales
Es cada vez más el número de empresas que aceptan pagos parciales por las ventas
realizadas a crédito, es por ello que el software Ventas 2000 es capas de recibir pagos
parciales de cada venta realizada.
Para realizar un pago de alguna venta en especial debemos de seleccionar dicho registro tal
como se muestra en la figura 6.17 y después debemos de hacer clic en el botón “Cobranza”
o realizar la combinación de teclas “Alt+C”, como resultado se muestra la ventana
“Cobranza” que se muestra en la figura 6.20.
- 75 -
Figura 6.20.
En la ventana “Cobranza” se muestra en la parte del encabezado los datos de la venta

realizada así como dentro del recuadro en rojo el saldo del cliente; También en el recuadro
en amarillo el tipo de moneda en que se realizó la venta.
Muy importante: para que pueda el sistema mostrar el saldo del cliente es
necesario que por lo menos exista un pago realizado de dicho cliente,
dado que el sistema calcula el saldo tomando todas las sumas de las
compras a crédito y restando todas las sumas de los pagos realizados. Y
en caso de que no tenga por lo menos un pago no obtendremos el saldo
correspondiente a esa persona.
Sugerencia: le sugerimos que realice un pago ficticio a cero pesos de cada

persona, como ejemplo realizaremos un pago ficticio en la figura 6.21.
Figura 6.21.
Posteriormente cerraremos y abriremos nuevamente la ventana “Cobranza” y se puede

apreciar claramente la diferencia con la figura 6.22 de la 6.20 en donde ahora si aparece el
saldo del cliente.
Figura 6.22.
Los campos para realizar la cobranza son los siguientes:
- 76 -
• Folio: Número de identificación interno del programa, este campo lo genera
automáticamente el sistema. Y representa el folio de la cobranza.
• Cliente: este dato lo toma automáticamente de los dato del encabezado es por ello
que no requiere que sea llenado por nosotros.
• Fecha: fecha en que se realizo dicho movimiento.
• Forma de Pago: Formas de pago que maneja la empresa (esta información la toma
de los registros de la ventana “Formas de Pago” en el menú “Catálogos”).
• Referencia: campo de texto para realizar anotaciones referentes al pago como puede
ser número de cheque, banco, etc.
• Total: es el monto pagado en ese movimiento.
Como ejemplo realizaremos un abono de $130 pesos para el ejemplo mostrado en la

ventana 6.22. El resultado de dicho movimiento lo podemos apreciar en la figura 6.23.
Figura 6.23.
Una vez realizado el pago y cerrada la ventana “Cobranza” se actualizará el saldo del
cliente.
Saldar una cuenta.
Siguiendo con el ejemplo anterior supongamos que han pasado 7 días y viene nuestro
cliente a saldar el total de su deuda de la venta No. 11.
Para ello volveremos a abrir la ventana de “Cobranza” tal cual ya hemos visto y
realizaremos los movimientos correspondientes tal cual se muestra en la figura 6.24.
Total de la Venta.
Saldo total del

cliente al momento
de entrar.
Suma de los pagos

realizados por la
Figura 6.24. venta.
Observe que la suma de los pagos realizados al final de la ventana corresponden al total por
dicha venta que se muestra en la parte superior, lo que nos indica que dicha cuenta ya esta
- 77 -
saldada por lo cual debemos de colocar la marca en la casilla “Saldado” haciendo clic en la
casilla u oprimiendo la combinación de teclas “Alt+S” (Ver figura 6.25).
Casilla para una cuenta saldada

Figura 6.25.
Muy importante: no se confunda con el saldo del cliente al momento de

entrar recuerde que esta casilla lo que le indica es el saldo del cliente y no
el total a pagar de esa venta. Y se actualizará hasta el momento en que
cierre la ventana “Cobranza”.
Ahora podemos cerrar la ventana y se muestra la figura la ventana “Vencimientos de los

Clientes” y muestra solamente se mostraran aquellas cuentas que aun no estén saldadas tal
como se muestra en la figura 6.26. En este ejemplo tenemos todas las cuentas saldadas.
Figura 6.26.
Lo Nuevo: a partir de la versión 3.2 el Folio se genera

automáticamente y desaparece el campo Id con el fin de reducir el
número de campos requeridos. Nota: el folio no se puede cambiar
manual mente.
Devolución
Como todos sabemos en esta vida nada es perfecto, es por ello que estamos expuestos a que
alguno de nuestros productos no satisfaga los requerimientos del cliente y como
consecuencia se realice una devolución de mercancía.
Para realizar una devolución de mercancía debemos de abrir la ventana “Devolución Sobre
Ventas” y para hacerlo debemos de hacer clic en el menú “Clientes”, seleccionar y hace clic
sobre “Devolución S/V” y se mostrará la figura 6.27.
- 78 -
Figura 6.27.
Siga estos pasos para realizar una devolución:
1.- Seleccione el cliente de la lista del campo “Cliente” y el programa mostrará en el

recuadro en azul los datos de dicho cliente (Ver figura 6.28).
Figura 6.28.
2.- Seleccione el vendedor que realizó la venta, si usted ha llevado un control impecable de
sus ventas, en el comprobante o factura aparece la clave del vendedor, (esto es importante
porque al vendedor se le descontarán de sus totales acumulados en ventas por mes las
devoluciones), claro que si su empresa no maneja esta filosofía solamente deje el espacio
en blanco.
3.- Escriba el número de Folio [Alt + F] (opcional) revise los campos (Fecha y
Vencimiento).
4.- Escriba la cantidad y seleccione el artículo de la lista.
Y como pudo apreciar, es muy sencillo hacer una devolución sobre ventas tal cual se
muestra en la figura 6.29.
- 79 -
Figura 6.29.
Si lo desea puede imprimir un comprobante oprimiendo del botón “Ticket” o “Nota de

Crédito” y con esto ha terminado.
Se facilita la vida al tener un sistema de administración total como Ventas® 2000, pues al
hacer una devolución el sistema realiza lo siguiente:
• Regresa las mercancías al inventario.

• Calcula los nuevos saldos de los clientes, por ejemplo: si un cliente le debía 100
pesos y le devuelve 25 pesos en mercancía, entonces su saldo actual es de 75 pesos.
• Descuenta de las ventas totales por mes de los vendedores, todas aquellas
devoluciones que se ingresan con la clave del vendedor.
Verificador de Precios
Para ingresar a la pantalla del verificador de precios haga clic en le menú “Clientes” y
seleccione y haga clic en “verificador de Precios” y se muestra la siguiente dialogo.
En esta ventana debemos de ingresar el código del producto y después oprimir el botón
“Aceptar”, le sugerimos que utilice un lector de códigos de barras en caso de cuente con el.
Como ejemplo ingresaremos el siguiente código de barras.
Oprimimos en el botón “Aceptar” y se muestra la ventana “Verificador de Precios”. El

verificador de precios incluye una imagen del producto, precio final normal, precio final
con descuento, proveedor del producto, grupo al que pertenece y la cantidad que debe de
haber en inventario.
- 80 -
Si por alguna razón se equivoca al momento de ingresar el código de barras, se mostrar el
siguiente mensaje:
Nota: también se puede entrar a la ventana “verificador de Precios” desde

la venta “Ventas” oprimiendo el botón “Verificar” (Alt + V) tal como se
muestra en la siguiente imagen.
Lo Nuevo: a partir de la versión 3.2 se muestra el verificador de

precios con la imagen de producto siempre y cuando se capturen en el
menú “Productos”, también se muestra el precio final con descuento
(IVA incluido) en caso de que el producto este en promoción.
Buscar Producto
Haga referencia a “Lo Nuevo” en “Venta de Contado y Comprobantes” de este mismo

Capitulo.
- 81 -
Facturar o Cotizar
Cuando deseamos facturar notas de venta o cotizar para algún cliente, debemos de hacer
clic en el menú “Clientes” y seleccionar el submenú “Facturación o Cotización” y por
ultimo hacer clic en el comando “Nueva” y se mostrará la ventana de la figura 9.20.
Figura 9.20.
Esta ventana se maneja igual que la ventana “Venta a Crédito” o “Venta de Contado” del
menú “Clientes”. La gran diferencia de realizar movimientos en esta ventana consisten en
que no se afecta para nada el inventario ni el saldo de los clientes, debido a que una
cotización no debe afectar ninguno de estos dos campos y el hecho de facturar notas de
ventas (que ya fueron pagadas y la mercancía entregada).
Lo Nuevo: Puede convertir una cotización en una venta (contado o

crédito) al oprimir el botón “De Cotización -> Venta”. Siga los
siguientes pasos.
1.- El Movimiento debe ser igual

a 4 = Cotización.
2.- Oprima el botón “De

Cotización -> Venta”
- 82 -
El sistema mostrara una ventana en la que le pide que escriba un 1 si
la venta será de Contado o un 2 si la venta será a Crédito. Si escribe
una opción diferente de 1 o 2 se cancela la opción y se muestra un
mensaje de Error.
Una vez que se escribe la opción deseada para la venta se pasa a la

ventana “Ventas” y se muestra el mensaje “Haga doble clic en Folio
para no perder consecutivos (Alt + F)”, tal cual se indica el mensaje
debemos de darle folio a esta venta y con esto hemos terminado.
Muy importante: al convertir

una cotización a una venta,
desaparece la cotización. No
se queda el registro de dicha
cotización.
También puede mandar cotizaciones por e-mail, lo único que necesita

es una vez que tiene capturada la cotización que desea enviar haga
clic en el botón “Enviar Cotización por e-mail (Alt+E)”
Botón enviar cotización

por e-mail.
Nota: el Movimiento debe ser igual a 4 = Cotización.
Una vez que se oprime el botón de e-mail se muestra la ventana

“Enviar” la cual se muestra a continuación.
- 83 -
En la ventana “Enviar” debemos de seleccionar el formato en el que
deseamos que se envíe el correo electrónico, le sugerimos “HTML”
pero puede experimentar con cada uno de los formatos para decidir
que formato se acomoda mejor a sus necesidades.
Una vez que se selecciona el formato deseado y se da clic en

“Aceptar” se abre el programa predeterminado de correo que tenga
en su sistema operativo Windows con el archivo adjunto en el
formato que se le indico y listo para seleccionar el destinatario de
correo y el cuerpo del correo.
- 84 -
Consultar Facturación o Cotización
Si deseamos consultar las cotizaciones o facturaciones realizadas debemos de hacer clic en

el comando “Consultar” del submenú “Facturación o Cotización” de la figura 9.21.
Figura 9.21.
Se mostrarán todas las facturaciones y cotizaciones realizadas. Ver figura 9.22.
Barra de
desplazamiento
Figura 9.22.
Recuerde que para desplazarse de una cotización a otra debe utilizar la barra de
desplazamiento.
Consultas en el menú Clientes
Saldos de los Clientes
Figura 6.30.
En esta ventana como su nombre lo indica podemos consultar los saldos de todos nuestros
clientes que manejan crédito. Recuerde que si un cliente no aparece y en esta ventana y ha
realizado por lo menos una compra a crédito, se debe a que no ha realizado por lo menos un
- 85 -
pago. Recuerde que siempre le sugerimos que realice un pago ficticio cada vez que registre
una venta a crédito por primera vez.
Consultar Operaciones
En esta ventana podemos revisar todas aquellas operaciones que se han realizado con los
clientes como ventas y devoluciones, recuerde que para deslazarnos de un movimiento a
otro debemos de utilizar la barras de desplazamiento que es la misma que aparece en la
sección “Consultar Operaciones” del menú “Proveedores”.
Barra de desplazamiento.
Figura 6.31.
Recuerde que puede ordenar, filtrar y buscar información para que encuentre rápidamente
cualquier registro.
Ingresos por Producto
Figura 6.32.
En la ventana 6.32 nos daremos cuenta de cuales son aquellos productos que más se han
vendido, que más utilidad nos han dejado o que más Ganancias han generado. Y con esta
información usted puede tomar mejores decisiones sobre las preferencias de sus clientes,
productos que debe ofertar, localización de productos en tienda, etc. Y oprimiendo el botón
“Ventas por Descuentos” (Alt + V). Puede hacer un análisis de la eficacia de las ventas por
cada cambio de precio que ha realizado o de la eficacia de las ventas al aplicar descuentos
promocionales. Es muy útil esta ventana (Figura 6.33) para determinar que porcentaje de
descuento le conviene al aplacar promociones.
- 86 -
Figura 6.33.
Ingresos por Cliente
Figura 6.34.
Todos los clientes son importantes, pero si sería muy agradable que hiciéramos un
reconocimiento a nuestros mejores clientes, dando las gracias por su preferencia de la
manera que mejor creamos conveniente. Y lo mejor de todo es que nosotros no tuvimos que
hacer nada para obtener este tipo de información. El sistema Ventas® 2000 se encarga de
generar los reportes de manera automática.
Al oprimir el botón “Consultar Ventas” (Alt+C) el sistema muestra un desglose detallado

de cada producto que ha comprado el cliente, así como su precio al que se compró, número
de movimiento, etc. Con esta información usted puede conocer las preferencias exactas de
sus clientes. Es muy útil para ofrecer al cliente productos relacionados con las compras que
ha realizado (Sugerencias de compras).
Totales por Vendedor
Figura 6.35.
El oprimir la consulta “Totales por Vendedor” se muestra la ventana “Vendedores” que ya

conocíamos del menú “Catálogos”. Pero ahora que ya hemos realizado algunas operaciones
es tiempo de que esta ventana arroje resultados.
- 87 -
Para conocer las ventas realizadas por un vendedor en particular selecciónelo tal como se
muestra en la figura 6.35 y oprima el botón “Seleccionado” (Alt + S), el resultado será la
ventana “Ventas Cobradas Mensualmente por Vendedor” de la figura 6.36.
Figura 6.36.
En esta ventana se muestran las cifras de las ventas totales de cada uno de los vendedores
por mes. Y sus comisiones correspondientes por las ventas a crédito que ya fueron
cobradas.
Si deseamos conocer las ventas de todos los vendedores en una misma ventana, solamente
necesitamos oprimir el botón “Todos” (Alt + T) de la ventana “vendedores”, y se mostrará
la figura 6.36 pero con todos los vendedores y sus totales de cada mes.
Si desea aclaraciones sobre el cálculo de las comisiones y cuales ventas fueron las que
generaron esas comisiones lo pueden hacer seleccionado al vendedor o por un intervalo de
fechas que usted elija.
En este ejemplo seleccionaremos al vendedor y oprimiremos el botón “Consulta por

Vendedor” (Alt + V).
Esta ventana muestra a detalle las ventas: como se realizaron, si ya fueron pagadas, a que
cliente se le vendió, tipo de moneda, etc.
IVA Cobrado por Mes
Se muestra el IVA que cobramos por concepto de ventas de contado y el IVA que llevamos
cobrado de las ventas a Crédito.
- 88 -
IVA por Devoluciones de Venta.
Aquí se muestra el IVA generado por las devoluciones de nuestros clientes.
Ventas Totales
Figura 6.37.
En esta ventana conocerá el desarrollo de sus ventas totales mes con mes, por cada uno de
los tipos de moneda que su negocio maneje; ¡Nuevamente sin tener que sentarse a
calcularlas por usted mismo!
Consultar Movimientos…
Figura 6.38.
En esta ventana puede consultar:
• La Cobranza (Figura 6.39)

• Las Ventas de Contado por día y tipo de moneda (Figura 6.40)
• Las Ventas a Crédito por día y tipo de moneda (Figura 6.41)
• Las Devoluciones Sobre Ventas por día y tipo de moneda (Figura 6.42)
• Consultar los movimientos diarios (*Nuevo)
Figura 6.39.
- 89 -
Figura 6.40 Figura 6.41 Figura 6.42
Muy importante: Estas consultas son muy útiles sobre todo para calcular
los depósitos que tendrá que realizar al día siguiente en sus cuentas de
bancos por las ventas de contado realizadas más el total de la cobranza
realizada en ese día.
Lo Nuevo: La manera más sencilla de conocer todo lo que ocurrió en

un día de trabajo (movimientos que se realizaron, precio público,
productos, etc.) es con la opción de Movimientos.
En la ventana que aparece indique la fecha (Formato: dd/mm/aaaa) en que

desea ver los movimientos realizados.
Con todas estas herramientas ya no tiene pretexto para empezar a llevar el control total de
su negocio.
Consultar por Usuario
En esta ventana puede consultar las ventas realizadas por Usuario, esta función es muy útil
cuando maneja varias terminales o cajeros y cada usuario maneja su PC o cajón de dinero y
debe d entregar sus ventas del día. Las consultas son sobre las ventas a crédito y de
contando; y muestran fecha, usuario, venta del día y tipo de moneda (Figura 6.43).
Figura 6.43
- 90 -
Ventas por Usuario de Contado
Ventas por Usuario a Crédito
- 91 -
7.- Sistema
Compactar y Reparar Sistema…
Si usted oprime este comando, el sistema Ventas 2000® “compactará y reparará la base de
datos”; lo que sucede visualmente es lo siguiente: se cierra y se vuelve a abrir la aplicación
y el programa ya se encargo del mantenimiento automáticamente.
Se recomienda que usted utilice el comando “Mantenimiento…” por lo menos una vez
cada 15 días.
Muy importante: si su sistema cuenta con una llave de protección anti-

piratería, no funcionará el comando “Mantenimiento…”. Si el sistema se
encuentra ejecutado en Red y hay mas de un usuario conectado, tampoco
funcionara el mantenimiento, esta función se debe de aplicar cuando solo
un usuario se encuentra conectado al sistema.
Vincular Servidor…
Esta función se utiliza para conectar las versiones Clientes con el Servidor, se debe de abrir
el sistema oprimiendo la tecla Shift ⇑, el sistema se abre en modo edición… haga clic en
“Vincular Servidor…” y busque el SERVIDOR y la carpeta compartida “Ventas 2000
PyME”.
Nota: cuando instala el software Ventas® SERVIDOR debe de compartir

la carpeta “Ventas 2000” con permisos de escritura para que se puedan
conectar las estaciones Clientes
Haga clic en “Vincular Servidor…”
Busque el SERVIDOR en sus sitios de RED.
- 92 -
Busque el archivo “Servidor.mdb” en la carpeta compartida “Ventas 2000”
Haga clic en “Vincular” y se mostrara la venta siguiente:
Haga clic en “Seleccionar Todo” y después en “Aceptar” y con ello hemos terminado de
vincular el cliente con la ruta del servidor.
Muy importante: no es necesario repetir todos estos pasos en cada uno

de los clientes que vamos a utilizar, simplemente debemos de hacer una
copia del cliente que ya tiene la ruta vinculada al servidor y pegarla en las
otras computadoras. Es indispensable que se encuentren conectadas en
RED.
- 93 -
Importar…
Le sugerimos que primero realice una exportación de cada uno de los campos que piensa
importar para que conozca las columnas que se necesitan, siga este ejemplo para conocer
las columnas.
En el menú “Productos” haga clic en “Exportar a Excel”
La pantalla “Productos” se exporta Excel y puede apreciar el número de columnas que

requiere para la importación.
Muy importante: recuerde que para poder importar información es

necesario que se cumpla con el mismo número y tipo de columnas desde
el origen al destino.
Seleccionamos los archivos a copiar de Excel y los ponemos en el portapapeles (Ctrl.+C)
Nos vamos al comando importar en el menú sistema
- 94 -
Seleccionamos la flecha de la izquierda y le damos pegar (Ctrl.+ V)
El sistema nos confirma la cantidad de recibos a pegar… le decimos que “SI” y listo.
Como se puede apreciar ahora es mucho más sencillo el proceso de importación.
Muy importante: se requiere que estén capturados los proveedores de

cada producto a pegar.
Estos pasos son los mismos para cada uno de las opciones del submenú “Importar…”:
• Clientes
• Grupos de Productos
• Proveedores
• Productos
Exportar…
Usted ya conoce como hacer una exportación rápida a un archivo de Microsoft Excel, pero
que sucede si desea hacer una exportación de su información a otro tipo de archivo como
puede ser un archivo de texto o un archivo de Internet “html” que en cualquier plataforma y
sistema operativo se pueda leer.
Si usted intenta hacer una exportación de un archivo sin tener abierta la ventana con los
datos que desea exportar, no podrá ver el comando “Exportar…” tal cual se muestra en la
figura 7.1.
- 95 -
Figura 7.1.
Para que esta función se encuentre activa usted debe tener abierta la ventana cuyos valores
desea exportar, como ejemplo, abriremos la ventana “Inventario Actual” y haremos clic
nuevamente en el menú “Sistema” y posteriormente en el comando “Exportar…” y ahora si
estará disponible dicho comando (Ver figura 7.2).
Figura 7.2.
Haga clic en el comando “Exportar…” y aparecerá la ventana de exportación de la figura

7.3.
Ubicación
del archivo
Nombre
del archivo
Figura 7.3.
Esta ventana puede cambiar un poco dependiendo de la versión de Windows que su

computadora este utilizando y la versión de Microsoft Access. Ahora debemos de indicar al
sistema Ventas 2000® la ubicación en donde queremos que se guarde el archivo para ello
tenemos el campo “Save in” (disquete 3½, disco duro, una carpeta, etc.) y el nombre del
archivo que deseamos para exportar la información que se pone en el campo “File name”
(Ver figura 7.3).
- 96 -
Ya indicada la ubicación y el nombre de archivo debemos hacer clic en la lista de tipo de
archivo “Save as type” y seleccionar el tipo de archivo que deseamos generar (Ver figura
7.4).
Tipo de
archivo
Figura 7.4
Para este ejemplo haremos una exportación en formato “Archivo de texto” tal cual se
muestra en la figura 7.4 y lo único que falta es oprimir el botón “Save All” [Exportar
Todo].
Como se puede apreciar en la figura 7.5 se muestra el archivo de texto en la carpeta o

dispositivo que indicamos en el campo ubicación. En este ejemplo corresponde a la carpeta
predeterminada “Mis Documentos”.
Figura 7.5.
Ahora podemos hacer doble clic sobre el archivo de texto “Inventarios de Mercancías” y se
muestra su contenido en la figura 7.6.
Figura 7.6.
- 97 -
Los tipos posibles de exportación dependerán de las aplicaciones que su sistema tenga
instalados, pero los tipos que se pueden exportar sin tener otras aplicaciones instaladas son:
• Microsoft Excel 5-7

• Microsoft Excel 97-2000
• Documentos HTML
• Archivos de texto
• Microsoft Active Server Pages
• Microsoft IIS 1-2
• Rich Text Format “Texto enriquecido con formato”
Importar y Borrar Registros
Esta pantalla se utiliza para borrar todos los movimientos de la base de datos Ventas®
2000 y con ello volver a dejar listo el sistema para comenzar de nuevo. El sistema exporta
la información más importante (Inventario, Saldos en: “Bancos, Clientes y Proveedores”),
elimina todos los movimientos de: “Ventas, Devoluciones, Compras, Cotizaciones,
Facturación, Cobranza, Cargos y Abonos, etc.”
Y permite que nuevamente se incorporen al sistema los saldos e inventarios de una manera
muy sencilla y rápida, pero el tamaño de la base de datos es reducido a su mínimo y con
ello el sistema se vulva mas rápido sobre todo si el sistemas lo tiene funcionando en RED.
Muy importante: antes de realizar cualquier operación en esta pantalla,

lea el archivo de ayuda que se encuentra en la ruta “C.\Archivos de
Programas\Ventas 2000” esta ruta utilícela solamente en caso de que no
abra la ayuda el sistema automáticamente.
NO REALICE NINGUNA OPERACIÓN EN ESTA PANTALLA

SIN ANTES RESPALDAR LA BASE DE DATOS.
Nota: el archivo de ayuda se encuentra en formato PDF.
- 98 -
Eliminación por Fechas
Usted adquirió un sistema que no tiene porque hacerse obsoleto nunca, debido a que
siempre será funcional, y para ellos lo único que debe hacer es dar de baja todos aquellos
registros que usted ya no este interesado en mantener en su computadora como pueden ser
todos lo movimientos del año pasado.
Sugerencia: le sugerimos que antes de eliminar alguna información del

sistema realice una copia de respaldo del sistema.
Recuerde que el Sistema Ventas® 2000 es una base de datos y como todo en esta vida tiene
un límite de capacidad, {el sistema Ventas® 2000 tiene una capacidad de 2 Gb} aunque por
lo general usted no debe de preocuparse, pues llenar la capacidad total del sistema le llevará
bastante tiempo.
Pero para evitar que el sistema se vuelva obsoleto o demasiado lento se desarrollaron las
funciones “Eliminación por Fechas… (Figura 7.7)” e “Importar y Borrar Registros”.
Figura 7.7.
- 99 -
Para acceder a la ventana “Eliminación…” debe de hacer clic en el menú “Sistema”,
seleccionar y hacer clic en “Eliminación por Fechas…”. En esta ventana el sistema le
pregunta que registros desea eliminar:
• Movimientos: son todos los registros de compras, ventas, devoluciones y ajustes de

mercancía que se han realizado. Es esta la parte principal del programa.
• Cobranza: son todos aquellos cobros que se han realizado a los clientes para
calcular sus saldos, es muy recomendable que si elimina los “Movimientos”
entonces también elimine la “Cobranza” pues de lo contrario sus clientes tendrían
saldo a favor que no les corresponde.
• Cargos y Abonos en Bancos: se eliminarán todos los movimientos que se hallan
realizado (cargos o abonaos) en todas las cuentas bancarias.
Nota: No podrá eliminar las cuentas bancarias en la ventana “Cuentas de

Cheques” del menú “Catálogos” sin eliminar todos los movimientos de
Cargos y Abonos, de la cuenta que desea eliminar.
Para el ejemplo que vamos a mostrar, supongamos que ya respaldamos la base de datos.
Así que ahora borraremos todos los registros y movimientos del año 2003 que ya no nos
interesan.
Para eliminar cualquiera de las tres categorías de eliminación haga clic en la opción
deseada y después oprima el botón “Eliminar”, se mostrará el mensaje de advertencia de la
figura 7.8.
Figura 7.8.
Dicha advertencia nos informa que en caso de continuar con la operación se efectuará una
consulta de eliminación, la cual modificará los registros de las tablas.
Oprima el botón “Yes” para continuar o el botón “No” para cancelar la operación. En
nuestro ejemplo y siguiendo con la eliminación, debemos de oprimir el botón “Yes” y se
mostrará la ventana de la figura 7.9.
Figura 7.9.
- 100 -
En esta ventana debemos de indicar la fecha inicial desde la cual queremos que se eliminen
los registros.
Muy importante: utilice el formato de fecha (dd/mm/aa) o (dd/mm/aaaa).
En nuestro ejemplo deseamos eliminar los registros desde la fecha 01/01/03 así que la
ventana “Enter Parameter Value” debe verse como la figura 7.10.
Figura 7.10.
Presione el botón “OK” y se mostrará ahora la ventana 7.11 para ingresar la fecha final que
deseamos eliminar.
Figura 7.11.
Colocaremos ahora la fecha final de 31/12/03 para concluir con el intervalo del primero de
enero al 31 de diciembre del 2003, tal como se muestra en la figura 7.12.
Figura 7.12.
Ahora oprima el botón “OK” nuevamente y aparecerá la ventana de confirmación de la

figura 7.13.
Figura 7.13.
En esta ventana nos muestra la advertencia de que esta apunto de eliminar X registros, en
este ejemplo 15 operaciones, y nos pregunta que si deseamos continuar o cancelar en este
momento la operación.
- 101 -
Muy importante: hasta este momento es posible cancelar la eliminación,
pero una vez que oprimamos el botón “Yes” ya no habrá manera de
recuperar los datos eliminados.
Para continuar con nuestra eliminación debemos de oprimir el botón “Yes” y con esto ¡Es
todo!, se han eliminado todos los registros que se encontraban dentro del intervalo de las
fechas señaladas.
Muy importante: para llevar un mejor control sería conveniente que

eliminara las 3 opciones de una vez con el mismo intervalo de fechas y
siguiendo los mismos pasos que se acaban de indicar.
Sugerencia: Le sugerimos que después de haber eliminado las 3 opciones

de grupos, utilice la función “Compactar y Reparar Sistema…” del menú
“Sistema”; con ello se compacta la base de datos y los folio que genera el
sistema automáticamente se vuelven a inicializar.
¿Por qué no simplemente se instala un nuevo sistema en blanco?
Puede ser una solución más fácil seguir los pasos para instalar nuevamente el sistema
Ventas 2000®, pero tenga en cuenta que debería de volver a “Importar…” todos los
productos, proveedores y clientes que ya tenía registrados en su sistema anterior. Pero
como siempre, la mejor decisión es la que usted decida.
Seguridad
Después de haber aprendido lo fácil que resulta hacer una eliminación de toda su
información me imagino que estará muy interesado en aprender ciertas medidas de
seguridad.
El programa Ventas 2000® se puede configurar para que pida una clave de acceso. Y para
ello debe de hace clic en el menú “Sistema”, seleccionar y hacer clic en “Seguridad…” y
aparecerá la ventana de la figura 7.14.
- 102 -
Figura 7.14.
Ahora lo único que debe hacer es hacer clic en la pestaña cambio de contraseña “Change
Logon Password” y se mostrará el contenido de la figura 7.15.
Figura 7.15.
En esta pestaña hay tres campos de texto de contraseña, el primero es para indicar la
contraseña actual “Old Password:”, que por ser la primera vez que vamos a ingresar una
contraseña no debemos de poner nada. El segundo campo es para indicar ahora la nueva
contraseña “New Password:” y el tercer campo es para confirmar la nueva contraseña
“Verify:”, así que lo único que tenemos que hacer es colocar la contraseña que deseemos
utilizar tal como se muestra en la figura 7.16.
- 103 -
Figura 7.16.
Una ves escrita y confirmada la contraseña debemos de oprimir el botón “Aplicar” y por
ultimo el botón “Aceptar” y listo. Ahora la próxima vez que entremos al sistema ya
seremos los administradores del mismo.
Muy importante: el sistema acepta números y letras en la contraseña y no

requiere de un mínimo de caracteres, pero tenga mucho cuidado al
momento de escribir su contraseña pues el sistema distingue las letras
mayúsculas de las minúsculas por lo que no es lo mismo poner “grupoi”
que “Grupoi”.
La próxima vez que entre al sistema le aparecerá la pantalla de verificación de usuario que
se muestra en la figura 7.17.
Figura 7.17.
En esta ventana debe de verificar de usuario, siempre debe de escribir en el campo “Name:”
la palabra “Admin” (Administrador) y posteriormente su clave o contraseña “Password” tal
cual la puso en la ventana seguridad (Figura 7.16).
En caso de que no escriba bien el usuario o la contraseña le aparecerá el mensaje de la

figura 7.18 y no podrá acceder al sistema hasta que escriba tanto el nombre de usuario
como la contraseña correcta.
Figura 7.18.
- 104 -
Una vez que escriba correctamente el nombre de usuario y la contraseña, debe de oprimir el
botón “OK” y con esto entrará al sistema como administrador.
Si presiona la tecla “Esc” o presiona en el botón “Cancel” en la ventana 1.17 se mostrará el

mensaje de la figura 7.19 y una vez que oprima le botón “OK” se cerrará la aplicación.
Figura 7.19.
Así que ahora puede dormir más tranquilo sabiendo que solamente usted podrá acceder a su
sistema, si requiere volver a cambiar la contraseña, entonces repita los pasos aquí
mostrados, solamente que ahora si debe de poner la contraseña actual en el campo “Old
Password:” y hacer el cambio y confirmación en los siguientes dos campos.
Si desea anular la contraseña de entrada debe de entrar a las opciones de “Seguridad…” y

poner la contraseña actual en el campo “Old Password” y dejar en blanco los otros dos
campos que son “nueva contraseña” y “confirmación”.
Asignación de usuario
Ya pasaron los tiempos de aquellos dichos como: ¡Al ojo del amo, engorda el caballo!, en
la actualidad y con la tecnología que se cuenta hoy en día, ya no es necesario estar
encerrado 18 hrs. en la tienda de abarrotes de la familia para poder hacer crecer el negocio.
Y esta es una de las razones por la cuales el sistema Ventas® 2000 será el pilar del cambio
en la manera de llevar su negocio, pues usted puede dar de alta un Vendedor para que
realice ventas y altas de clientes, pero que no pueda tener acceso a toda esa información
que no es de su incumbencia como son los saldos bancarios, ajustes de mercancías, etc.
Para manejar el sistema con medidas de seguridad para varios usuarios es necesario que
realice algunos cambios a los accesos directos de la aplicación, siga los siguientes pasos:
Primeramente Cierre el Sistema Ventas® 2000.
- 105 -
Haga clic con el botón derecho del ratón en el acceso directo “Ventas 2000” que se
encuentra en su “Escritorio” y posteriormente haga clic en “Propiedades” y se muestra la
venta propiedades del acceso directo.
Seleccione y elimina la ruta actual del campo “Destino”.
Abra el “Explorador de Windows” y en la ruta “C:\Archivos de Programas\Ventas 2000” se

encuentra un archivo de texto llamado “Rutas.txt”, ábralo y se vera como la siguiente
imagen:
- 106 -
Muy importante: dependiendo de la versión de Microsoft Access que
tenga instalada deberá seleccionar la ruta de archivo que le corresponde,
en mi caso yo tengo instalada la versión de Microsoft Access XP es por
ello que seleccionaré la ruta que me corresponde pero USTED DEBE DE
SELECCIONAR LA RUTA QUE CORRESPONDE A SU VERSIÓN
DE MICROSOFT ACCESS.
Seleccionamos toda la ruta completa [hasta el final] y la copiamos al portapapeles (Ctrl +

C). [Edición > Copiar]
Cerramos el “Bloc de notas” y el “Explorador de Windows” y regresamos a las propiedades

del accedo directo del software Ventas® 2000, una vez aquí en el campo “Destino”
pegamos la ruta que tenemos en el porta papeles (Ctrl + V). El resultado se debe de ver
como en la siguiente imagen:
Hacemos clic en “Aplicar” y si no nos muestra ningún mensaje de Error es que la ruta que
seleccionamos es correcta, solamente queda hacer clic en el botón “Aceptar”.
¿Por qué son diferentes rutas?
Porque cuando instalamos el Microsoft Access o Runtime las rutas o carpetas en las que se
instala el ejecutable de Access son diferentes (MSACCESS.EXE).
Ejemplo:
Access 2000 = "C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\MSACCESS.EXE"

Runtime = "C:\Archivos de programa\Microsoft Office\ART\Office\MSACCESS.EXE"
Todos los ejecutables se llaman de igual manera, pero la ruta o carpeta es distinta.
- 107 -
¿Qué significa la ruta completa?
La ruta se compone de 3 partes: "Ejecutable de Access (MSACCESS.EXE)" "Ruta de la

base de datos (Ventas 2000.mdb)" /wrkgrp "Ruta del grupo de trabajo (Grupo
Trabajo.mdw)"
Ejemplo de la ruta completa de Microsoft Access XP
"C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office10\MSACCESS.EXE" "C:\Archivos de

programa\Ventas 2000 PyME\Ventas 2000.mdb" /wrkgrp "C:\Archivos de
programa\Ventas 2000 PyME\Grupo Trabajo.mdw"
Para instalar el sistema en Red en necesario que la ruta del Access sea local (disco duro de
la computadora); y los archivos de la base de datos y el grupo de trabajo se encuentren
señalados en la red.
Ejemplo: supongamos que el archivo de Ventas® 2000 se encuentra en una computadora

que se llama SERVIDOR la ruta quedaría de la siguiente forma:
“Ruta de Access Local [MSACCESS.EXE]” “Ruta de la base de datos en red [Ventas

2000.mdb] /wrkgrp “Ruta del grupo de trabajo [Grupo Trabajo.mdw]”
"C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office10\MSACCESS.EXE"

"\\SERVIDOR\Ventas 2000\Ventas 2000.mdb" /wrkgrp "\\SERVIDOR\Ventas 2000\Grupo
Trabajo.mdw"
Muy importante: realice los cambios tanto en el acceso directo del

“Escritorio” como en la carpeta “Ventas 2000” de (INICIO> Todos los
Programas). Porque de lo contrario el acceso directo del Escritorio estaría
protegido para el uso de varios usuarios, pero el acceso directo de la
carpeta “Ventas 2000” no lo estaría.
- 108 -
Crear un nuevo Usuario
Para dar de alta a uno o más usuarios, lo único que debe hacer es entrar a la ventana
“Seguridad…” de la figura 7.14 y hacer clic en el botón “New…” y se mostrará la ventana
de nuevos usuarios de la figura 7.20.
Figura 7.20.
En esta ventan debe de escribir el nombre de usuario “Name” y una identificación de

usuario “Personal ID” que como sugerencia le recomendamos que use el mismo nombre
que el campo “Name”.
Como ejemplo daremos de alta al “usuario1” y “usuario2”; para dar de alta al “usuario1”
pondremos su nombre e identificación tal como se muestra en la figura 7.21.
Figura 7.21.
Posteriormente haremos clic en el botón “OK” y con esto ya hemos dado de alta a un nuevo
usuario tal como se muestra en la figura 7.22.
Figura 7.22.
Para dar de alta al “usuario2” siga los mismos pasos que realizamos en “usuario1”. Así que
ahora si desplegamos el campo de lista “Name” debemos de tener 3 usuarios (Admin,
usuario1 y usuario2) tal como se muestra en la figura 7.23.
Figura 7.23.
- 109 -
Con este procedimiento podemos dar de alta al número de usuarios que necesitamos en
nuestro negocio.
Para eliminar un usuario debemos de seguir los siguientes pasos, debe de tener
seleccionado al usuario que deseamos eliminar [usuario1] tal como se muestra en la figura
7.22 y posteriormente debemos de hace clic en le botón “Delete” y se mostrará el mensaje
de advertencia de la figura 7.24
Figura 7.24.
La advertencia de la figura 7.24 nos indica que no se pueden deshacer los cambios
efectuados, así que para continuar con la eliminación debemos de oprimir el botón “Yes” y
con esto es todo ¡Hemos eliminado al usuario!
Ahora debemos de asignarles un grupo de trabajo, para definir que clase de usuario es, para
ello seleccionaremos el grupo de trabajo que deseamos asignarle de la lista “Grupos
disponibles” en este ejemplo “Ventas”.
Haga clic en el botón “Agregar >>” y se le agregaran los derechos del grupo de los
vendedores, tal cual se muestra en la siguiente imagen. El usuario [usuario1] tiene los
derechos del grupo de trabajo [Ventas].
Ahora agregaremos otro derecho a este usuario seleccionando uno de los grupos
disponibles y haciendo clic en el botón “Agregar >>” el resultado es el de la siguiente
imagen.
- 110 -
Ahora el usuario [usuario1] tiene los derechos del grupo de trabajo [Ventas] y
[Devoluciones].
Para eliminar un derecho de un grupo de trabajo seleccione el derecho a eliminar de la lista

“Miembro de” y oprima el botón “<< Quitar”, en el siguiente ejemplo eliminaremos los
derechos del [usuario1] los derechos de realizar [Ventas]. Así que el resultado debe ser el
de la siguiente imagen.
Con esto se mejora la seguridad del sistema Ventas 2000®, ya que identifica al usuario que
acceda y realice alguna operación en la base de datos; quedando plenamente identificado
Figura 10.1.
Observe que hay un recuadro de color gris que identifica al usuario actual, en este caso el
administrador con la clave “Admin.”, además de que la versión para red, permite un control
total por usuario de los siguientes niveles de acceso:
• Acceso Total
o Tiene acceso a todas las pantallas
• Administradores
o Se encarga de dar de alta a nuevos usuarios así como de otorgar los
permisos.
• Ajustes Inventario
o Ajustes de Inventario, Procesos de Fabricación
• Almacén
o Ordenes de compra pendientes, Inventario Actual, Justo a tiempo… y
consultas de inventario.
• Catálogos
o Dar de alta y baja los artículos del menú catálogos.
• Cobranza y Auxiliar
o Todo el menú Bancos, Facturar y Cotizar, Cobranza, todas las consultas del
menú Clientes, genera las órdenes de compra, pago a proveedores y
- 111 -
servicios, todas las consultas del menú Proveedores y todas las consultas del
menú Inventarios.
• Devoluciones
o Tiene acceso a devoluciones de compra y venta, así como las consultas que
corresponde a las devoluciones.
• Ventas
o Tiene acceso a cotizar y facturar, ventas a crédito y de contado, además de
poder dar de alta nuevos clientes.
Como se puede apreciar el nivel de seguridad sobre todo para los sistemas en Red, se ha
incrementado notablemente con la identificación de usuarios y el control de accesos en las
cuentas.
Recuerde que para tener la versión de Red del sistema Ventas® 2000 es necesario que
contacte a alguno de nuestros distribuidores autorizados, los cuales los puede encontrar en
www.grupoi.com.mx
Si un usuario intenta abrir alguna función a al que no tiene derecho por no pertenecer a ese
grupo de trabajo se muestra la figura 7.28.
Figura 7.28.
Este mensaje le indica al usuario que no tiene los permisos para acceder a dicha
información. El usuario presiona el botón “OK” y se cierra la ventana.
Muy importante: Existen algunas ventanas que hacen que el programa

se cierre si el usuario intenta abrirlas
En caso de que el usuario intente abrir alguna de las ventanas a las que no tienen permiso
en el sistema (Microsoft Access Runtime) mostrará el mensaje de la figura 7.29.
Figura 7.29.
- 112 -
En este cuadro después de oprimir el botón “Halt” el sistema se cerrará automáticamente, y
también ocurre lo mismo si se intenta cerrar la venta haciendo clic en el botón en forma de
“X”.
Nota: el administrador puede borrar en cualquier momento las

contraseñas de los usuarios al acceder a la ventana “Seguridad…”,
seleccionar el usuario que desea borrar la contraseña (Figura 7.22), y
haciendo clic en el botón “Clear Password”. Con esto se evita el estar
creando y borrando nuevos usuarios cuando cambie de personal y quiera
asignarle el mismo nombre pero con distinta contraseña elegida por el
nuevo usuario.
Muy importante: solamente puede haber un administrador del sistema

principal, si usted asigna un nuevo usuario y le poner los derechos de
usuario y administrador “Admins” y “Users” como se muestra en la figura
7.31 no podrán acceder de todos modos a la información de bancos,
ajustes de inventario, etc. Los únicos privilegios que se otorgan son los de
manejar la ventana “Seguridad…” con todas sus funciones (dar de alta y
baja de usuarios, etc.) lo cual es muy peligroso porque dicho usuario que
no puede acceder a la información de bancos, proveedores, etc. Si puede
borrar la cuenta de administrador principal (Admin), y con ello ya nadie
podrá acceder a la información de bancos, inventario, etc. Es por esto que
le recomendamos que cuando asigne nuevos usuarios, ¡Nunca les de la
propiedad de administradores (Admins)!
Figura 7.31.
Inicio de sesión como Usuario
Cuando se arranca el sistema Ventas® 2000 siempre recuerda el ultimo nombre que utilizó
para acceder al sistema, en este caso tubo que haber sido como administrador pues
acabamos de dar de alta [usuario2] que es con el que ahora entraremos, así que debe de
verse la pantalla de entrada como la figura 7.17.
Pero ahora debemos de cambiar el nombre de usuario “Name” por “usuario2” y en la

contraseña “Password” debemos de dejarla en blanco tal como se muestra en la figura 7.25.
Figura 7.25.
- 113 -
Debemos de oprimir el botón “OK” y entonces ingresaremos al sistema en modo usuario.
Cambio de contraseña de un Usuario
El sistema Ventas® 2000 le permite a los usuarios cambiar su contraseña de entrada o crear
una contraseña nueva de tal manera que nadie pueda entra con su clave de acceso, para ello
debemos de acceder a la ventana de “Seguridad…” tal cual se indico en párrafos atrás y se
mostrará la ventana de la figura 7.26.
Figura 7.26.
Observe que a diferencia de la figura 7.14 todas las funciones están desactivadas como
crear usuarios, borrar usuarios, borrar contraseña, etc. Esto es debido a que la persona no es
un administrador sino un usuario.
Para cambiar la contraseña debemos de acceder a la pestaña “Change Logon Password” que
se muestra en la figura 7.27.
Figura 7.27.
En esta pantalla debe realizar los mismos pasos que se siguieron para crear la contraseña
del administrador, es decir, poner contraseña anterior, escribir la nueva contraseña y
confirmarla. Posteriormente oprimir el botón “Aplicar” y después el botón “Aceptar”.
Ahora la próxima vez que entre el usuario debe de poner su nombre de usuario y su
contraseña.
Muy importante: si el administrador cancela su contraseña de entrada,

entonces el sistema ya no pedirá contraseñas las próximas veces que se
ejecute. Y todos los movimientos se realizarán como si fuera el
Administrador [Admin.] el que los realizó.
- 114 -
Configurar Informes
En el menú sistemas, hacemos clic en configurar informes y nos muestra las opciones de
informes disponibles (figura 11.9).
Figura 11.9.
Seleccionamos el informe que deseamos modificar; por ejemplo “Factura” (Alt + F) y

después oprima el botón “Configurar Informe” (Alt + F). Se muestra la figura 11.10.
Figura 11.10.
Una vez oprimido el botón “Configurar Informe” se abre el informe en vista diseño, pero si
se habré en Access Runtime, se muestra la hoja en blanco.
Muy importante: solamente se pueden modificar los informes en

Microsoft Access 2000 o posterior.
- 115 -
Una vez abierto el informe le sugerimos que lo amplié para poder trabajar mejor; si usted
piensa adaptar el informe a su formato de factura le recomendamos lo siguiente:
1.- Verifique las propiedades de página, para verificar el tamaño de la hoja y los márgenes
superior, inferior, izquierdo y derecho.
Realice los ajustes pertinentes a la Configuración de Página y presione el botón “Aceptar”.
Muy importante: no puede realizar modificaciones si el sistema se

encuentra en RED y esta siendo usado por otro usuario, debe de estar
ejecutado solo una persona el programa para realizar los cambios.
Ajuste el encabezado de la página, debe de tener en cuenta que aunque la numeración

comienza en cero, hay por lo menos 0.423 cm de margen en todos los lados.
Seleccionar campo y
oprimir la tecla “Supr”
- 116 -
Pare eliminar un texto como el campo “RFC” selecciónelo y oprima la tecla suprimir, tenga
mucho cuidado de seleccionar el texto y no el campo de los datos.
Informe sin el campo RFC.
Muy importante: Puede eliminar todos los campos que no necesite,

excepto los campos que se muestren en color ROJO en el informe.
En la siguiente pantalla mostramos el encabezado modificado con los datos mínimos que
una factura tiene por lo general.
Suponga que ya ajusto los campos ahora debe de guardar los cambios para ello cierre la
ventana y el sistema Ventas 2000® le preguntará ¿Desea guardar los cambios? Le decimos
que SI y con ello se guardan los cambios.
Sugerencia: le sugerimos que cuando intente modificar los informes

entre al sistema presionando la tecla [Shift ⇑] “Flecha en dirección para
arriba”, de esta manera el sistema entra en modo diseño y le
proporcionará herramientas que de modo normal no aparecen. Observe la
siguiente imagen con las herramientas de diseño.
- 117 -
Botón Vista
Preliminar
De esta manera cuando usted oprima el botón “Vista Preliminar” se mostrará como va
quedando el informe, observe la siguiente pantalla.
De esta forma usted puede ir viendo lo que el sistema mostrará al momento de imprimir y
en donde lo colocará en relación a la hoja. Le sugerimos que imprima solamente una hoja,
esto lo puede hacer haciendo clic en “Archivo” y después en “Imprimir…”; seleccione
“Paginas” y en los campos “desde” “hasta” escriba 1 y oprima el botón “Aceptar”, tal cual
se muestra en la siguiente imagen.
- 118 -
Vuelva a presionar el botón “Vista diseño” y volverá al formato de cuadricula.
Para ajustar el detalle de la factura es necesario que al eliminar los campos superiores de:
cantidad, producto, descripción, etc. no elimine el los registros que se encuentran
amontonados en la parte superior que son de color ROJO.
Muy importante no
debe de eliminar
estos registros.
Hay otros registros que no debe de eliminar y son los que se encuentran justo en el campo
Muy importante no
debe de eliminar
estos registros.
Puede modificar el sub-informe de tamaño en todo el programa y eliminar los campos

superiores exceptuando los que se le indicaron, ahora mostraremos un informe ya
modificado.
- 119 -
Este informe en vista preliminar se muestra de la siguiente manera:
Observe que las cantidades de la izquierda ya no me caben en la hoja esto es por los
márgenes, Para corregir este problema hay que hacer los márgenes más pequeños, vaya a
“Configurar Página” y cambie el tamaño, el resultado es el siguiente:
Tenga mucho cuidado de que la hoja cuadriculara del subformulario no sea mayor que el
marco que usted le estableció. O se mostrará el siguiente mensaje de Error.
Para corregir estos problemas es necesario que haga doble clic al subformulario, observe el
siguiente ejemplo con este problema.
- 120 -
Informe con Problema.
Haga doble clic en el marco del sub-informe.
Arrastre el subformulario del punto de arrastre para abajo.
- 121 -
Cuando vuelva a presionar el botón vista preliminar ya no se mostrará el mensaje de Error.
Pero cuide de no pasarse a la segunda hoja, eso se logra reduciendo el tamaño o lugar de los
campos del lado derecho.
Muy importante: para la adaptación de facturas es necesario que

modifique los informes de “Factura” y “Facturación”. Pues el formulario
“Factura” se imprime desde la ventana “Ventas” y el formulario
“Facturación” se imprime desde la venta “Facturación o Cotización
(seleccione papel)”.
Recuerde que para poder facturar usted necesita tener la versión Ventas® 2000
(PyME o ME). También le recordamos que nuestra empresa cuenta con el
servicio de adaptación de facturas y notas de crédito, solicite una cotización
en desde nuestro sitio de Internet. www.grupoi.com.mx
Para realizar cualquier otra adaptación de informes siga los pasos y trucos aquí
mencionados.
Formato de Moneda
El sistema Ventas 2000® es tan versátil que puede ser utilizado en otros países o adaptarse
por si solo a nuevos símbolos de moneda, recuerda que cuando en México se dio la
devaluación se le restaron 3 ceros a la moneda y se cambio el símbolo de pesos ($) por el
de Nuevos pesos (N$). Si nuestro sistema no fuera tan dinámico, no le funcionaría nuestro
sistema y le venderíamos uno nuevo, pero no se trata de eso, con este software usted lo
- 122 -
único que necesita es abrir el formulario “Formato de Moneda” del menú “Sistema” y se
muestra la siguiente ventana.
Haga clic en “Cambiar Formato de Moneda” (Alt + C) y el sistema detecta el tipo de

moneda que tiene configurado su sistema operativo actualmente, lo toma del “Panel de
Control” de su versión de Windows, del icono “Configuración regional y de idioma”.
Si su sistema esta configurado para España el sistema cambia el formato de moneda

automáticamente al ejecutar el comando “Cambiar Formato de Moneda” (Alt + C).
Salir del Sistema
Esta función nos permite cerrar el programa Ventas® 2000 desde teclado, la otra manera de
cerrar la aplicación es haciendo clic en el botón en forma de “X” que se encuentra en la
parte superior derecha de la ventana principal.
Con esto se da por terminado todo lo referente al manejo del sistema Ventas® 2000,
recuerde que puede encontrar información referente al programa en nuestro sitio de Internet
oficial del software Ventas 2000® www.ventas2000.com en donde podrá escribirnos y
contactarnos para recibir soporte por un año totalmente gratis.
- 123 -
8.- Respaldar la Base de Datos.
Para realizar un respaldo de la base de datos Ventas® 2000, que es donde se encuentra toda
su información debe hacer lo siguiente.
En el “Explorador de Windows” vaya a la carpeta “C:\Archivos de programas\Ventas

2000\” y respalde al archivo “Ventas 2000.mdb” en cualquier medio magnético que
disponga su computadora como pueden ser: disquete de 3½, CD-ROM, Discos ZIP, etc.
El archivo que debe respaldar en la versión Mono Usuario es: Ventas 2000.mdb y en la
versión Servidor el archivo: Servidor.mdb
Carpeta “Ventas 2000”
Enviar a un CD-RW o CD-ROM o DVD. (Botón derecho del ratón)
El sistema operativo me indica que ya esta listo para grabar el archivo que debemos de
respaldar, cuando grabe el archivo póngale la fecha del día en que realizó el respaldo.
- 124 -
Le sugerimos que primero comprima el archivo para que lo pueda guardar en medios más
pequeños como puede ser un disco de 3½. (Haga clic con el botón derecho del ratón).
Si comprime el archivo, entonces el archivo a respaldar es Ventas 2000.zip
Muy importante: Grupo industrial no se hace de ninguna manera y

bajo ninguna circunstancia, responsable por la perdida de
información por fallas en su computadora, del sistema operativo, de
su disco duro, o del programa Ventas® 2000.
Es responsabilidad de cada cliente llevar los respaldos que considere

convenientes, generando un programa de respaldo que se adapte a las
necesidades de su empresa, por ejemplo: respaldo mensual,
quincenal, semanal o diario.
Para mayor información

Visite nuestro sitio de Internet
www.ventas2000.com
Copyright © 2003
- 125 -

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Sistema de Administración para la

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Manual del Software Ventas 2000 PyME .............................................................................. 4

Ingrese la clave y se mostrara la ventana de confirmación de la versión que adquirió. De

El menú Catálogo se compone de:

Debemos de sustituir la información con la de nuestra empresa en los campos: Razón

Muy importante: en esta ventana seleccionaremos si deseamos que los

También seleccionaremos el tipo de impresión predeterminada al

Al momento de imprimir las facturas y los Tickets, usted puede decidir si

También en esta venta se activa y configura las Gavetas de dinero o

También en esta venta se indica cuantos registros le caben a su formato de

Nota: para salir de cualquier ventana siempre realizaremos cualquiera de

Clave Moneda Al Final Tipo de Cambio

Para cambiar el tipo de moneda predeterminada debemos de oprimir el botón “Cambiar

En esta sección capturaremos nuestros vendedores del negocio o en caso de que no

Cuando termine de configurar las formas de pago cierre dicha ventana.

Como ejemplo hemos llenado algunos grupos en la figura 1.11.

Muy importante: si observamos la figura 1.13 veremos que hay un campo

Los campos que aparecen en esta ventana son los siguientes:

• Suspender Compra Venta del Producto.

Sugerencia: si usted piensa manejar código de barras para su negocio es

El agua y el jamón vamos a suponer que no tienen IVA y el desarmador si lo tiene, y el

El resultado sería muy parecido a la ventana de la figura 1.14.

El botón “Grupos de Producto” abre la ventana Grupo de Productos y el botón

Muy importante: Cuando se de de alta un producto tiene que dar de alta al

• % de Comisión por venta del artículo a los Vendedores.

Muy importante: Si agrega imágenes a sus productos le sugerimos que

Manejo del Control de Caducidad

Si el producto es perecedero marque la casilla de verificación de “Perecedero”, Ingrese la

A continuación se muestra la pantalla con los datos de caducidad ya integrados.

Para insertar la imagen del producto debemos de estar posicionados en el campo de la

Seleccione “Crear desde archivo” se muestra los siguiente cambios.

Haga clic en “Examinar…” y seleccione la ubicación del archivo, y presione el botón

Aplicar o quitar auto-descuentos por caducidad.

Para aplicar auto-descuentos cierre la ventana “Productos – Datos Completos” y vuelva a la

Muy importante: es necesario que antes de entrar a esta ventana, ya

Nota: Recuerde que en cualquier momento puede agregar o borrar

Ahora aprenderemos a manejar la información que se encuentra capturada, imagínese que

Le mostraremos la pantalla productos con unos 15 registros (Ver figura 2.1).

Para buscar una información en especial debemos de encontrarnos en la ventana en la que

Buscar que coincida todo el campo.

Como se puede apreciar en el mensaje mostrado en la figura 2.5, no se encontró ningún

Buscar en cualquier parte del campo

Si ahora lo que andamos buscando es un nombre de un producto y no queremos escribir

Nota: observe al momento de buscar el criterio “Find What” no esta

Más opciones de búsqueda.

Como se puede apreciar en la figura 2.10 el sistema ordenó automáticamente de menor a

Ahora ordenaremos la información descendentemente pero tomando como criterio el precio

Filtro por Selección

Exportación Rápida a Excel.

Nota: en este ejemplo la exportación se aprecia en el visor de hojas de

Muy importante: El archivo de Excel se guarda automáticamente en la

Nota: si usted es observador, se habrá dado cuenta de que la barra de

Ya hemos aprendido a capturar nuestros productos, clientes, proveedores, etc. Y además

Ahora nos encontramos en la ventana de “Ajustes de Inventario”, será bueno informarle

• No: Es el número de operación interna que maneja el programa y no se puede

Si oprime el botón “Invisible” (Alt + I) cambia su nombre a “Visible” y desaparece el tipo

Nota: Recuerde que debe de ajustar el inventario de todos sus productos.

Los campos que componen esta ventana son:

• No: Es el número de operación interna que maneja el programa y no se puede

Para cuestiones prácticas seguiremos con el ejemplo de la mesa y supondremos que ya

Consultas en el menú Inventarios

Muy importante: si usted no aprecia en esta ventana algún producto con