Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
“Administração do tempo” é a expressão da hora para falar da
habilidade das pessoas de fazer malabarismo e de andar na corda
bamba sem perder o equilíbrio e cair de cara no chão.
Parece muito evoluída e criativa, mas na verdade carrega um
significado bem antigo. São os humanos capazes de aproveitar bem o
tempo que ganharam? Quantos dias, horas e minutos eles
desperdiçam ao longo da vida?
Se sim, você sabe como colocar em prática as coisas que vão te fazer
ganhar o seu tempo de volta? Sabe identificar quais são os
comportamentos que precisam ser mudados?
Urgentes
Urgentes são todas as tarefas que vão te trazer algum tipo de prejuízo
ou desvantagem se não forem feitas logo. São as tarefas atreladas a
prazos (estabelecidos pelos outros ou por você mesmo) ou que podem
comprometer o trabalho ou a vida de outra pessoa. Alguns exemplos:
Importantes
Importantes são todas as tarefas que tem uma carga de significado,
felicidade ou realização para você. Elas não tem necessariamente a ver
com prazos, trabalhos em grupo ou tarefas domésticas: elas podem
ser qualquer coisa. Tudo o que você julgue ser digno do seu tempo e
que faz você se sentir muito bem são tarefas importantes.
Secundárias
Secundárias são aquelas tarefas que podem ficar para depois sem
nenhum problema. Elas talvez ainda precisem ser feitas, mas nada de
errado vai acontecer se você demorar uma semana. Diferente das
tarefas urgentes, não existe nenhuma perda quando você deixa tarefas
secundárias para depois.
Se você está indo ao médico para fazer o seu check up anual, essa
tarefa é secundária. Nada de ruim vai acontecer se você precisar adiar
a consulta. O mesmo vale para viagens, passeios, visitas a amigos,
cursos que você quer fazer e novas oportunidades profissionais.
Triviais
Triviais são as tarefas que não tem valor para você. Elas são o completo
oposto das coisas importantes. Você não daria por falta e nem sentiria
saudades delas. Elas passam em branco pela vida, entram por uma
porta e saem pela outra. Não deixam nenhum legado, nenhum
sentimento positivo e nenhum tipo de lucro.
Tarefas triviais & secundárias são aquelas que não agregam nada na
sua vida e que não tem necessidade de serem feitas. Soa familiar? Boa
parte do nosso tempo jogado fora vem dessa aérea: ver todos os
noticiários possíveis, dormir além do necessário todos os dias, ficar
acordado até tarde checando redes sociais, ler o seu feed de Facebook
três vezes por dias e responder a todos os email da sua caixa de
entrada assim que eles chegam são alguns exemplos de tarefas triviais
e secundárias.
Faça agora
Se a tarefa for importante, mas não urgente, o que você faz com ela?
Programa para fazer depois.
Um erro comum que muitas pessoas cometem com esse tipo de tarefa
é esquecer delas completamente. “Um dia eu preciso viajar para tal
lugar”. “Não seria incrível finalmente aprender a tocar bateria?”. “Poxa,
há quanto tempo não nos falamos, fulano! A gente precisa marcar de
sair um dia desses”.
Revise essa lista pelo menos duas ou três vezes por mês e vá
modificando os itens conforme for necessário. Usar uma agenda
também pode ser muito útil para lidar com tarefas pequenas e
pontuais que, por não serem urgentes, acabariam não sendo
realizadas nunca. Coisas pequenas como “visitar a loja Y” ou “assistir
o filme Z”.
Se as tarefas são urgentes e precisam ser feitas logo, mas não tem
nenhuma importância ou significado especial para você: delegue.
Para cumprir bem essa parte é essencial que você já tenha entendido
a diferença entre tarefas que agregam alguma coisa na sua vida X
tarefas que não agregam nada. Não adianta perguntar a opinião dos
seus amigos ou comparar as suas respostas com as de outra pessoa.
Uma tarefa totalmente trivial para o seu vizinho pode ser uma tarefa
extremamente importante para você e vice-versa.
Tarefas triviais são aquelas que você só faz porque precisa fazer. É uma
obrigação, uma burocracia vazia que no mundo ideal você não faria.
Todo mundo tem a sua cota de tarefas triviais para cumprir e não há
nada de errado com isso. Faz parte da vida.
Mas sempre existe uma forma de otimizar mais o tempo. Pra ilustrar,
eis algumas ideias básicas de coisas que você pode delegar:
Dividir as tarefas de limpeza da casa com os outros membros da
família ou com o/a seu/sua esposo/a
Fazer as compras do mercado pela internet e pedir para entregar
em casa
Usar o aplicativo do seu banco e fazer todas as suas
transferências pelo celular
Colocar as suas contas em débito automático
Contratar um serviço que administre as redes sociais da sua
empresa ou do seu projeto
Comprar um aplicativo para gerenciar as suas tarefas ou arquivo
morto
Contratar pessoas para realizarem tarefas delicadas e recorrentes
Dividir as tarefas profissionais com outras pessoas do seu setor
ou time
Qualquer tarefa que não agrega valor e que não precisa ser feita
apenas por você é uma tarefa delegável. A grande maioria das
atividades de manutenção da casa e da vida podem ser delegadas sem
maiores prejuízos.
Mas, se você leu a lista acima, percebeu que costuma existir um fator
comum entre todas as possibilidades de delegação: dinheiro.
Contratar serviços, pessoas ou pagar por facilidades é sempre uma
opção para quem tem uma renda mais gorda. Se esse for o seu caso,
desapega logo daquelas atribuições vazias que poderiam ser feitas por
outras pessoas e se dedique exclusivamente aos projetos que forem
realmente importantes para você.
Para as pessoas que não podem pagar por uma ajuda extra, o ato de
delegar se apresenta sob a forma de pedir ajuda. Você está
sobrecarregado, cheio de tarefas urgentes e triviais nos seus ombros?
Com certeza existe alguém que pode te ajudar.
É claro que a parte vital do seu trabalho, aquela que só você pode
fazer, não pode ser delegada - mas muitas outras tarefas pequenas e
triviais podem. Se você não tem o costume de pedir ajuda,
experimente. Você vai ficar surpreso com a força do trabalho coletivo.
Muito mais fácil falar do que fazer, eu sei. Mas pense com calma: você
realmente quer passar a sua vida nesse quadrante? O seu valioso
tempo merece ser gasto com tarefas repetitivas que são feitas de
forma inconsciente?
Agora pense em todas as coisas que não vão trazer nenhum tipo de
prejuízo para você se não forem feitas. Tudo o que não trouxer algum
tipo de penalidade é uma tarefa secundária. Cruze essas duas
informações e descubra quais são as tarefas que você precisa eliminar.
Talvez seja. Meu objetivo não é demonizar o nosso tempo ocioso. Ele
é tão importante quanto o tempo que passamos trabalhando ou
estudando. Mas eu acredito piamente que a sensação que “24 horas
não é o suficiente” e “eu não tenho tempo para nada” nasce nessa
área: onde as atividades secundárias criativas e divertidas dão lugar às
coisas triviais e desimportantes.
Só fique atento para as coisas que você faz sem saber por quê. As
tarefas automáticas que você faz de forma inconsciente e que não te
trazem nenhum lucro. Preste atenção nas coisas que você nem se
lembra de ter feito. Quanto mais “deixe a vida me levar, vida leva eu”
você for com o seu tempo, mais ele vai ser sugado para atividades
vazias que não geram resultados e nem frutos.
Fontes
Nesse texto aqui em que falei de alguns dos melhores métodos para
ser mais produtivo, mencionei a teoria do Christian Barbosa. Ele é um
escritor que fez uma grande pesquisa sobre produtividade &
administração do tempo. No seu livro "A Tríade do Tempo" ele fala um
pouco sobre esse mesmo tema.