Seguimiento y control de la ejecución del proyecto aplicado a la prevención

La ejecución de un proyecto lo podemos definir como la puesta en marcha de todo lo

establecido en la fase de planificación.

Las principales Áreas de Conocimiento o Gestión que se utilizan en la Dirección de

Proyectos son:
1. El alcance.
2. El tiempo y el cronograma.
3. Los costes.
4. La producción.
5. La Calidad.
6. El personal.
7. Las comunicaciones.
8. Los riesgos.
9. Las compras o adquisiciones.
10. El cierre del proyecto.
3.1. El alcance: Incluye los procesos necesarios para definir el trabajo que debe realizarse
con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto, y cumplir con los requisitos de los interesados.

Requisitos: son las necesidades, deseos y expectativas que debe cumplir el proyecto para
satisfacer a los interesados. Recopilar
Definir el alcance: Es la descripción detallada del alcance del producto y del proyecto. Para
ello se utiliza la documentación creada en la recolección de requisitos
Verificar el alcance: Conseguir la aceptación de los entregables durante el grupo de
procesos de seguimiento y control.
Controlar el alcance: Mide el estado actual del alcance del proyecto y del producto contra la
línea base del alcance (lo planificado) y confirma si existen variaciones (análisis de variación),
el impacto de estas variaciones, y decide si deben realizarse cambios.

3.2. El tiempo y el cronograma: El seguimiento y control del cronograma del

proyecto establecido en la fase de Programación, es de gran importancia para el éxito del
Proyecto y cumplir las fechas establecidas.

Definir las actividades: Actividades y/o acciones específicas que deben ser realizadas para
elaborar los entregables.
Secuenciar las actividades: Identifica y documenta las relaciones lógicas existentes entre
las actividades, y muestra la secuencia de acuerdo a cómo el trabajo debe ser completado.

Estimar los recursos de las actividades: Estimar el tipo y cantidad de recursos

necesarios para ejecutar cada actividad. Materiales, personas, equipos o suministros.
Los recursos deben ser planificados y coordinados
Estimar la duración de las actividades: Se utiliza la información del alcance del trabajo y
de la estimación y calendario de los recursos. No se permite incluir colchones (padding) en la
estimación.
Desarrollar el cronograma: Determina las fechas de inicio y finalización planificadas de
cada una de las actividades e hitos que se desarrollan a lo largo del proyecto.
Controlar el cronograma: Medir el avance real vs. el planeado
3.3. Los costes: Durante la fase de ejecución del proyecto es necesario hacer un adecuado
seguimiento y control, de todos los parámetros económicos del mismo. Una vez alcanzado este
objetivo, conociendo el coste de las medidas preventivas, se estará en condiciones de efectuar
un análisis coste beneficio que permita calcular la rentabilidad económica de dichas medidas
preventivas.
Alcance: Se deberían registrar y evaluar los siguientes tipos de sucesos:
 Todos los accidentes con lesiones, con o sin baja.
 Todos los accidentes que produzcan pequeñas lesiones (pequeños cortes, contusiones
rasguños, etc.), que se solucionen con una cura de botiquín.
 Todos los accidentes que, sin haber causado lesiones de ningún tipo, sean potenciales de
causarlas, si se vuelve a repetir el suceso que los ha provocado:
 Accidentes con daños materiales.
 Accidentes que impliquen un paro significativo en el proceso productivo.
 Incidentes que supongan un tiempo perdido significativo.

Debe haber una concordancia registral entre los siguientes documentos:

 Procedimiento de evaluación del coste de accidentes de trabajo. Anexo 1.
 Informes de Investigación de Incidente/Accidente.

Desarrollo del procedimiento: La valoración de la totalidad de los costes, tanto de los

accidentes como los incidentes laborales, ocurridos en la empresa, se realiza mediante un
Proceso de Evaluación (anexo I). Este proceso se realiza mediante un cuestionario, en el que se
indican los costes comunes, ocurridos en los accidentes laborales.

Datos del accidentado, lugar y fecha

Días de baja: se introduce en el cuestionario, el total de los días después del accidente que
ocasionen incapacidad laboral del trabajador.

Coste del personal

1. Horas no trabajadas por el accidentado (el día del accidente):
o El número de horas perdidas (no trabajadas).
o El coste de cada una de las horas no trabajadas.
Si desconocemos este dato tomaremos dos horas de referencia si no causa baja laboral y 4
horas en caso contrario.

2. Las horas no trabajadas por otros compañeros, el mismo día del accidente:

3. Horas dedicadas por los mandos y técnicos el día del accidente:

o Será como el de los puntos anteriores, solo en caso de desconocer las horas reales,
indicaremos una hora por mando o técnico.

4. Horas dedicadas por los mandos técnicos y delegados de prevención en los días consecutivos
al accidente sin incluir el mismo día del suceso.

5. Existen tipos de mejoras voluntarias de la prestación por incapacidad temporal:

o La prestación económica en caso de accidente laboral que satisfacen las entidades que
colaboran con la seguridad social es del 75% sobre la base reguladora.
o Algunos Convenios Colectivos exigen que la empresa satisfaga una parte o hasta la
integridad del salario del trabajador accidentado, lo que supone un incremento en el coste, a la
empresa.

Coste de daños materiales

7. Locales, instalaciones y edificios.
8. Maquinaria, Herramientas y equipos de trabajo: Se hará de la misma firma indicada en el
apartado anterior, es decir, valorando el número de horas empleadas por el coste de cada una.

9. Productos acabados, semirreformados o materias primas: Debido al accidente ciertas

materias primas o productos, se pueden ver dañados. Debemos incluir este coste, calculándolo
mediante esta fórmula: Coste unitario x Nº de unidades dañadas

10. Pérdidas de producción: Producción prevista – Producción real

11. Incremento de costes para mantener la producción:

 Gastos de Selección, Contratación y Formación del sustituto: el Reemplazo del
accidentado por otro trabajador.
 Contratación y Subcontratación de obras y servicios.

Otros costes
12.Responsabilidad Administrativa: importe de las sanciones:
Si la empresa es responsable en alguna medida del accidente y dependiendo de la gravedad del
mismo, puede conllevar sanciones administrativas.

13.Responsabilidad en materia de Seguridad Social: recargos de prestaciones: Si la seguridad

social entiende que la responsabilidad del accidente o enfermedad del trabajador ha sido
consecuencia de falta de medidas de Seguridad por parte de la empresa, puede realizar un
incremento (multa/recargo) en las prestaciones económicas, a la empresa, así como aumentar
las primas de cotización por enfermedades o accidentes laborales.

14.Responsabilidad civil: Indemnizaciones abonadas directamente por la empresa.

16.Otros Costes
o Gastos de medios de transporte utilizados para los traslados del accidentado, taxis,
ambulancias, bomberos, etc.
o Los gastos del material, utensilios sanitarios utilizados por el Servicio Médico.
o Costes de los servicios adicionales necesarios para limpieza.
o Pérdida de prestigio e imagen de comercio y mercado.
o Tiempo empleado por quien realiza los primeros auxilios (si no estuviese cubierto por el
seguro).
o Cualquier otro gasto en el que se incurra, significativos para la empresa.

Costes de prevención
17.Coste de las medidas adoptadas para evitar la repetición del accidente

Análisis coste-beneficio
Valorado el coste económico de los accidentes de trabajo, y sabido el coste de las Medidas
Preventivas en el apartado de costes de prevención. Podremos calcular la rentabilidad (coste-
beneficio) de estas medidas.

Conclusión Con los datos anteriores, sabremos el importe del ahorro que hubiese supuesto
para la empresa a lo largo del año si se hubiesen implantado las medidas de prevención que
podrían haber impedido el accidente.
3.4. La producción
El seguimiento y control de la ejecución del proyecto: es básicamente la verificación
que durante la ejecución se está cumpliendo o mejorando la planificación previamente
establecida.
En general cualquier “replanificación” debe tener el Visto Bueno del Cliente y su gestión es
responsabilidad directa del Director del Proyecto.

Parámetros que miden el éxito de un proyecto

 El cumplimiento de los plazos establecidos en el Cronograma de la Planificación.
 El cumplimiento de los principales datos económicos establecidos en la planificación:
costes, facturación, cobros, pagos, beneficio y otros.
 El cumplimiento con la calidad requerida.
 El alcanzar la plena o suficiente satisfacción del cliente, al finalizar el proyecto.

Factores claves a monitorizar y controlar

 Los rendimientos.
 Los plazos de entrega.
 Los recursos asignados (personas, medios, etc.).
 Los datos económicos.
 La calidad de los productos y su aceptación por el Cliente.
 Los riesgos.

El análisis de las solicitudes u órdenes de cambios: En la práctica totalidad de los

proyectos es normal que se produzcan modificaciones en los alcances, necesidades, objetivos y
criterios que generan órdenes de cambio. Dichas solicitudes u órdenes de cambio pueden
proceder tanto del Cliente como de la Empresa y pueden tener carácter obligatorio u opcional.

El análisis y control de los rendimientos

 Retraso en las fechas de entrega de los productos.
 Necesidad de aumentar el número de personas y recursos.
 Incremento de los costes.
 Efecto negativo en los beneficios económicos del proyecto.

3.5. La Calidad
El plan de calidad del proyecto y su control: Normalmente los Pliegos de Condiciones y
los contratos establecen la calidad requerida para que el producto (bienes o servicios) sea
aceptado por el Cliente.
Cuando hablamos de Calidad hablamos de términos como: La satisfacción del cliente,
Prevención antes que inspección, mejora continua – kaizen, justo a tiempo, gestión de la
calidad total – TQM, la responsabilidad de la dirección, análisis marginal, etc.
Para que los productos tengan la calidad requerida es necesario que en la fase de planificación
se establezca un Plan de Aseguramiento de Calidad, que debe implantarse durante la fase de
ejecución, y verificarse durante la fase de Seguimiento y Control.

3.6. El personal
El director del proyecto en la ejecución del proyecto. Funciones y
responsabilidades
Es la persona que tiene la responsabilidad de integrar los esfuerzos internos y externos a la
organización para dirigirlos hacia la ejecución, con éxito, del Proyecto”.
Las principales funciones que tiene el director del proyecto, durante la ejecución del proyecto
son las de: representación, organización, coordinación, seguimiento y control, re planificación
y motivación.

El análisis de las capacidades y situación del personal del proyecto

Durante la ejecución de los proyectos es esencial verificar que las personas asignadas a una
determinada función y/o responsabilidad son las adecuadas.

3.7. Las comunicaciones

La información clave a obtener. Su análisis y su distribución
es la necesaria para monitorizar y controlar, a nivel de actividades, los factores mencionados
en la anterior diapositiva. Permita recalcular y replanificar periódicamente los factores y
parámetros más importantes para el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

El análisis de la información y las comunicaciones en el equipo del proyecto.

Durante la fase de ejecución, es muy importante que todo el equipo del proyecto esté
suficientemente informado de la marcha del proyecto.

Informes de progreso del proyecto

es imprescindible disponer periódicamente de la información real, a nivel de actividad o grupo
de actividades, sobre la ejecución del proyecto, a fin de compararlo con la planificación y
analizar la situación real del proyecto.

3.8. Los riesgos

El análisis y control de los riesgos: El riesgo es todo hecho o circunstancia, con
posibilidad de producirse y que si así es, tendrá influencia en la ejecución y en los resultados
económicos del proyecto.La tipología de riesgos, por grupos, es la siguiente:
 Riesgos relativos a los contratos, con el Cliente y con los subcontratistas.
 Riesgos comerciales y de los cobros.
 Riesgos relativos al valor o cambio de la moneda.
 Riesgos técnicos.
 Riesgos personales.
 Riesgos procedentes del entorno del proyecto.

3.9. Las compras o adquisiciones (subcontratación)

La gestión de adquisiciones en un proyecto supone desarrollar y administrar los contratos u
órdenes. Es misión del director del proyecto:
 Conocer lo que está pasando.
 Entender los términos y condiciones del contrato.
 Asegurarse que el contrato contiene todo el alcance del trabajo que se necesita.
 Identificar riesgos.
 Cerciorarse de que el cronograma del contrato se alinea con el proyecto.
 Mantener una buena relación con el vendedor.
 Garantizar que todo el trabajo especificado en el contrato se cumple.
 Gestionar los cambios al contrato.
 No solicitar nada que no esté en el contrato

El análisis y control de los subcontratos

El objetivo de estos subcontratos suele ser el suministro de un determinado bien o servicio y se
contrata a una empresa especializada para que lo provea, ya que nuestra empresa, titular del
contrato, no lo realiza o no puede realizarlo, en ese momento.
En el subcontrato debe establecerse quién es el Director del proyecto o interlocutor por parte
del subcontratista. Al subcontrato deben trasladarse las obligaciones y riesgos (plazos, cobros,
calidad, garantías, penalizaciones, etc.) que nuestra empresa tiene con el Cliente

3.10. El cierre del proyecto

a. Analizar las cláusulas del contrato referidas a su cierre “plan de cierre del proyecto”.
b. Gestionar las actividades del cierre del proyecto que son:
o La entrega de los productos, servicios e informes finales, así como los
procedimientos para su elaboración.
o Realizar las recepciones provisionales y definitivas del proyecto así como las Actas
correspondientes.
o Transferencia de activos.
o Realizar el archivo documental e informático, de toda la información generada.
o Obtener la carta o certificado de finalización y buena ejecución del proyecto.
o Elaboración de la referencia técnica del proyecto.
o El cierre y liquidación de todos los conceptos económicos del proyecto: últimas
facturas y su cobro. La recuperación de los Avales y garantías financieras.
c. La entrega de los productos, servicios e informes finales.
d. La entrega de la documentación que recoge de los procedimientos utilizados, para la
elaboración de los productos o servicios.
e. Los periodos de garantía referidos a posibles defectos.
f. Las recepciones provisionales y definitivas del proyecto. Actas.
g. Las facturas de liquidación del proyecto. Presentación y cobro.

Test
1. La diferencia entre la verificación y el alcance de un proyecto es:
A. La verificación supone la aceptación de entregables, y el control supone la
comprobación de la exactitud de dichos entregables y si alcanzan los niveles de
calidad acordados.
B. La verificación supone la comprobación de la exactitud de de los entregables y si alcanzan
los niveles de calidad acordados, y el control supone la aceptación de dichos entregables.
C. La verificación incluye el control del alcance.
D. La verificación del alcance mide el estado actual del alcance del proyecto contra la línea de
base.

2. En la evaluación de costes en el ámbito de la prevención, los sucesos que se deben evaluar

son (señala la verdadera):
A. Únicamente los accidentes que generen lesiones con baja.
B. Únicamente los accidentes que produzcan pequeñas lesiones.
C. Todos los accidentes que, sin haber causado lesiones de ningún tipo, sean
potenciales de causarlas.
D. Todos los accidentes con lesiones sin baja.

3. Señala la falsa:
A. El número de Horas perdidas (no trabajadas). Si se desconocen se estiman 2 horas en caso
de no producirse baja laboral y 4 horas en el supuesto de causar baja laboral.
B. Horas perdidas por otros compañeros el día del accidente se calculará de la
misma forma que se calculan las horas perdidas por el accidentado, explicadas
en el punto anterior, pero por cada trabajador afectado indirectamente por el
accidente.
C. El coste horario, el cual se calcula en base a la fórmula siguiente: salario bruto anual entre
las horas anuales trabajadas.
D. Las prestaciones económicas en caso de accidente de trabajo pagadas por las Entidades
gestoras o colaboradoras con la Seguridad Social cubren el 75 % de la base reguladora.
4. En todos los proyectos es fundamental definir y cerrar los tiempos y alcances del proyecto,
pero ¿en qué tipo de proyectos es especialmente relevante?
A. Proyectos de venta e intermediación de bienes de equipo.
B. Proyectos de exportación de productos tecnológicos
C. Proyectos de consultoría y/o asistencia técnica.

5. Identificar a los intervinientes de un proyecto es parte de las tareas de un Jefe de Proyecto y

la adecuación de las funciones encomendadas a cada uno.
A. Falso.
B. Verdadero.

6. ¿Qué riesgos no entran en la tipología de riesgos por grupos?

A. Riesgos relativos a los contratos con el cliente y con los subcontratistas.
B. Riesgos comerciales y de los cobros.
C. Riesgos relativos al valor o cambio de la moneda.
D. Riesgos comunes.

7. Es función del director del proyecto, asegurarse que el contrato con el cliente recoge todo el
alcance del trabajo que hay que realizar.
A. Verdadero.
B. Falso.

8. En la gestión de compras/adquisiciones de un proyecto:

A. Toda adquisición ha de ir soportada por un acuerdo formal entre las partes.
B. Hay que analizar los pliegos de condiciones del proyecto para la gestión del a calidad de la
proyecto.
C. Verificar el cumplimiento de los plazos establecidos en el cronograma planificado.
D. Analizar la satisfacción del cliente.

9. ¿Es bueno que los proyectos sufran modificaciones en su alcance, objetivos, o criterios?
A. Si, si es algo que afecte únicamente a las variables de la propia empresa.
B. No, ya que trastocaría todo el plan inicial.
C. Es algo normal, ya que las circunstancias de clientes y de la empresa pueden
variar.

10. Las carencias de las medidas de prevención de riesgos que deberíamos haber tenido y que
han ocasionado un accidente, debemos contabilizarlo como:
A. Ingresos.
B. Gastos.
C. Balance coste beneficio.

11. ¿Qué supone la gestión de adquisiciones en un proyecto?

A. Detectar inadecuaciones importantes para modificar la situación de dichas personas.
B. Desarrollar y administrar los contratos u órdenes de compra emitidas por los
miembros autorizados del equipo.
C. Gestionar todo lo relativo a la información y la comunicación con el equipo.

12. ¿Cuál de los siguientes no es un parámetro que sirva para medir el éxito de un proyecto?
A. El cumplimiento de los plazos establecidos en el cronograma de la planificación.
B. El cumplimiento con la calidad requerida.
C. La realización de un buen sistema de gestión, independiente de cómo se lleve a
cabo.

13. A la hora de asignar los costes de horas no trabajadas por parte de un accidentado, ¿cómo
definimos dichos costes?
A. Costes de personal.
B. Costes de daños materiales.
C. Costes de prevención.