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VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS
EXCAVACIONES SUBTERRANEAS
CENTRO DISTRIBUCION DE MINERAL (CDM)
CONTRATO N° 4501683413
PROCEDIMIENTO
A13M429-I1-ME-00000-PROAC05-0000-001
1 26-01-2018 CONSTRUCCION
INDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4. REFERENCIAS
5. RESPONSABILIDADES
6. METODOLOGIA
7. DIAGRAMA FLUJO
8. ANEXOS
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1. ME
Ingeniería y Construcciones Mas Errazuriz Ltda.
3.2. CODELCO-VP
Cliente, corresponde a la Vicepresidencia de Proyectos de Codelco – División Andina
3.3. Documento:
Se refiere a información y su medio de soporte. Información escrita que proporciona los
conocimientos y/o directrices necesarias para realizar una función, actividad o toma de
decisiones. Ejemplo: Manual, procedimientos, instructivos, anexos, registros, diagramas,
planos, entre otros. El medio de soporte puede ser papel o digital, fotografía o una combinación
de estos.
3.8. Registro:
Es aquel documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
realizadas bajo especificaciones del cliente.
3.9. Identificación:
Nombre y código de referencia que individualizada al documento.
3.10. Almacenamiento:
Se refiere al lugar físico donde se encuentra el documento, por ejemplo, of. Técnica,
computador jefe prevención, entre otros.
3.11. SIG:
Sistema Integrado de Gestión de ME
3.12. SDI
Solicitud de Información, documento por medio del cual se realiza una consulta o se solicita una
aclaración de la ingeniería entregada por CODELCO-VP
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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5. RESPONSABILIDADES
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6. METODOLOGIA
Las necesidades de elaborar documentos tales como procedimientos e instructivos surgen del
levantamiento de los procesos, actividades y tareas unitarias, labor que es liderada por el Jefe de
Seguridad y Salud Ocupacional en conjunto con Operaciones y en consulta con la Oficina Técnica y
Jefe de Calidad.
De lo anterior, y previo al inicio de las obras, se debe emitir el Listado de Entregables de la obra y su
programa de emisión, las cuales deberán considerar los plazos de ejecución de los trabajos. El
seguimiento de los entregables es liderado por el Jefe de Calidad con apoyo del Encargado de
Control de Documentos.
El Jefe de Calidad en la revisión de los documentos exige la incorporación de los protocolos y/o registros
necesarios para dejar evidencia de los controles para las actividades críticas para la calidad asociadas al
Plan de Inspección y Ensayo de la obra.
que sea entendida por todos quienes deben aplicar el procedimiento y/o instructivo en terreno. Los
registros que forman parte de los documentos son una señal que evidencia la ejecución y autocontrol
de una actividad.
Las codificaciones internas ME y VP y correlativos de los documentos y registros son asignados por
Encargado de Control Documental.
Una vez que el área especialista elabora el documento, éste deberá derivarlo al área de seguridad y
medio ambiente quienes verifican la inclusión de las medidas de control preventivo para los riesgos y
aspectos e impactos asociados a la tarea; posterior a ello, el Jefe de Seguridad consolida la revisión y
deriva el documento al área de calidad, la que revisa que se incorporan las medidas necesarias para
asegurar que durante el desarrollo de la actividad se cumplen los requisitos establecidos en las bases
y/o especificaciones técnicas y planos de construcción.
El área de calidad libera la revisión interna del documento para que, Encargado de Control de
Documentos de una revisión final en cuanto a forma, codificaciones y/o correlativos.
Una vez que el documento se encuentra revisado internamente, se procede a firmar por parte de los
involucrados (elabora – revisa – aprueba). Las firmas plasmadas en los documentos, son las
indicadas a continuación:
Una vez que el documento se encuentra con las firmas de los niveles internos, el Encargado de
Control Documental procede a enviar por transmittal vía SGDOC para revisión VP.
Los documentos tales como planes, procedimientos e instructivos que son ingresados por primera
vez al SGDOC para revisión VP, deben llevar revisión B.
Una vez que el cliente revisa los documentos, los devuelve con timbre de estatus, que pueden ser:
Las cartas contractuales ME (Cartas COR) son entregadas en físico en dos copias, quedando una en
poder del cliente y la otra para respaldo de ME. Las cartas contractuales CODELCO-VP (cartas COE)
son recibidas vía correo por el Administrador de Contrato y por el Encargado de Control de
Documentos quien posteriormente las recepciona en físico.
Documento
Modificación
recibido en
Cambia de revisión B 0
Estatus 1
Nuevamente se sube al SGDOC.
Cambia de revisión B 0
Estatus 2
Los cambios se identifican en un triángulo con el número de la nueva revisión.
Cambia de revisión B C
Los cambios se identifican en un triángulo con el número de la nueva revisión.
Si el documento nuevamente queda en estatus 3, se realizan los cambios en una
Estatus 3
revisión D y así sucesivamente.
Si el documento vuelve en estatus 2, se procede al levantamiento de las observaciones
y se cambia a revisión 0.
Estatus 4 No se realiza ninguna modificación.
Las diferentes revisiones de un documento quedan registradas en el ítem del control de cambios de
un documento, que está ubicado en la carátula del documento.
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La documentación recibida en obra, ya sea por carta contractual o a través del SGDOC será
controlada y distribuida por el Encargado de Control de Documentos a quienes corresponda, según la
indicación del Jefe de Oficina Técnica.
La documentación en obra será timbrada en señal de control y los timbres a usar serán los siguientes:
Los documentos impresos (procedimientos, planes, instructivos, planos, especificaciones, etc.) que
no posean timbre de copia controlada serán considerados un documento no controlado por lo tanto
no se consideran un documento validado ni vigente.
Los planos válidos para construcción serán aquellos que poseen timbre de CODELCO-VP
LIBERADO PARA CONSTRUCCION y que además poseen el timbre de COPIA CONTROLADA
interno de ME.
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Cada uno de los departamentos de obra, es responsable de generar, en tiempo y forma, la evidencia
objetiva de sus procesos a través de los registros definidos para ello. Dicha información es auditable y
puede ser solicitada por el cliente.
La trazabilidad de los registros operacionales o de construcción que respaldan los controles críticos
para la calidad y que están asociados al Plan de Inspección y Ensayo de la Obra (PIE) se llevarán
mediante el Registro RE-SIG-CDM-02-R04 Monografía (Anexo 4) cuya elaboración y actualización es
responsabilidad del área de calidad de la obra.
De los registros emitidos se obtiene información y datos que irán generando otros registros tales
como Informes, estadísticas, carpetas top, estados de pago, entre otros.
Una vez que el cliente hace entrega de la estructura de quiebre o límite de baterías del contrato, el área
de calidad de la obra debe comenzar a preparar la estructura para realizar el archivo en orden de la
documentación operativa asociada, ello de acuerdo a las GP-GFCPM-DC-BAS-009 Bases Armado de
Paquetes de Traspaso por Construcción de CODELCO-VP.
Por su parte, el área de Operaciones y Oficina Técnica tienen la responsabilidad de emitir los
respaldos necesarios que dan cuenta de los controles efectuados.
Conforme avanzan las obras, las carpetas (CRP) deben ser armadas a fin de que al término de la
construcción estas puedan ser entregadas a conformidad del cliente.
Cuando se requiera una revisión o aclaración de los diseños de ingeniería, los temas serán
presentados por SDI (Solicitud de Información) lo antes posible a CODELCO-VP.
Oficina Técnica deben velar porque los cambios de la ingeniería en terreno estén debidamente
respaldados a través de SDI o por medio de los documentos de cambio validados por VP
El área de topografía de la obra será la encargada de generar los planos Red Line y As Built los que
serán revisados por el Jefe de Oficina Técnica previa entrega a Encargado de Control de
Documentos para entrega al cliente vía transmittal a través del SGDOC.
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Los planos deben emitirse debidamente firmados y timbrados junto al respaldo correspondiente de los
cambios efectuados.
Los planos “As-Built” serán entregados en electrónico y físico en formato, versión, layers, cantidad,
etc.,según lo indicado por CODELCO-VP.
Al termino del contrato, la documentación debe encontrarse al día y sin observaciones para lo cual se
debe considerar:
- Los planos Red Line y Planos As Built generados deben estar aprobados por VP y haber sido
entregados en formato digital y físico según la indicación de VP.
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Levantamiento Elaboración de
Inicio Procesos Documentos y
Registros
Documentos
y Registros
APROBACION
REVISIÓN Y
INTERNA
Revisión y
Subir a Sistema Aprobación Interna Modificar
SGDOC de Documentos Documento
NO
APROBACIÓN VP
REVISION Y
SI
ARCHIVO CONTROL
DISTRIBUCION Y
DOCUMENTAL
Distribución y Archivo
Listado de Documentos
LOG o Planillas de Fin
Control Documentos y
Registros
REGISTROS
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Recepción de
Inicio
DOCUMENTACION
Documentación Externa
RECEPCION DE
EXTERNA
Distribución y Archivo.
LOG o Planillas de Fin
Control
PLANOS RED LINE Y
SDI y Documentos de
PLANOS AS BUILT
Generación Aprobación
RED LINE y VP Fin
AS BUILT
6.10. ANEXOS
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ANEXO 1
RE-SIG-CDM-02-R01 Entrega Y Retiro de documentos
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Revisión: C
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ANEXO 2
RE-SIG-CDM-02-R02 Control de Documento y Registro Obra
Versión: 0
Fecha: 22-02-2017
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
REQ. ISO 9001
RE-SIG-CDM-02-R02 REQ. ISO 14001
REQ. OHSAS 18001
ANEXO 3
RE-SIG-CDM-02-R03 Control Almacenamiento de Documento y Registro
Versión: 0
Fecha: 22-02-2017
CONTROL DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
REQ. ISO 9001
RE-SIG-CDM-02-R03 REQ. ISO 14001
REQ. OHSAS 18001
OBRA / GERENCIA:
DEPARTAMENTO:
FECHA ACTUALIZACIÓN:
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ANEXO 4
RE-SIG-CDM-02-R04 Monografía
PK P R O C E S O E X C A V A C IO N P R O C E S O F O R T IF IC A C IO N D IS T R IB UC IO N D E P E R N O S / C A B LE S D E F O R T IF IC A C IO N
TIPO SOPORTE
AVANCE (ML)
PATTERN
D IS T A N C IA P E R F O R A C IO N P E R F O R A C IO N
LA R G O N° PK M A R C A C IO N D E P E R F O R A C IO N P E R M IS O LE C H A D O LE C H A D O P R O Y E C C IO N
N° SISTEMA SUBSISTEMA SECCION Fortificación C A N T ID A D N ° IN F O R M E
INICIO
P ARADAS P ER N OS C A B LE S P ER N OS / EN SA YO OBSERVACIONES
C A B LE S T R A C C IO N
F EC HA N ° C OR R F EC HA N ° C OR R F EC HA N ° C OR R F EC HA N ° C OR R F EC HA N ° C OR R F EC HA N ° C OR R F EC HA N ° C OR R F EC HA N ° C OR R F EC HA N ° C OR R F EC HA N ° C OR R F EC HA N ° C OR R A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B A B
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ANEXO 5
RE-SIG-CDM-02-R05 Listado Maestro de Sistema de Gestión.
Versión: 0
LISTADO MAESTRO DE SISTEMA DE GESTION
Fecha: 22-02-2017
RE-SIG-CDM-02-R05 REQ. 9001
Observaciones:
( Maestro Sistema Integrado de Gestión) El siguiente Maestro es elaborado para mantener información documental en todas las obras de ME y servir como apoyo de estas.
DOCUMENTOS DE SISTEMA
FECHA DE UBICACIÓN OFICINA
CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN REQUISITO
ELABORACIÓN CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
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