CENTRO INTERNACIONAL NAUTICO, FLUVIAL Y PORTUARIO SENA

SEDE EXTERNA AUNAR

LOGISTICA EMPRESARIAL
COMPETENCIA: INTERVENIR
INSTRUCTORA: TATIANA PINEDO
APRENDIZ: YURLEIS MIER PALLARES
1368702- GESTION EMPRESARIAL

Preguntas guía
1. ¿Cuál es la importancia de la logística y de la cadena de suministros?
 R/La administración de la logística toma en
consideración cada una de las instalaciones que tiene un
impacto en la efectividad del sistema y juega un papel
importante en la fabricación del producto o en la
prestación del servicio, respetando los requerimientos del
cliente, desde los mismos proveedores, las instalaciones
de manufactura a través de los almacenes industriales y
los centros de distribución hasta los minoristas y tiendas.
La meta en la administración logística es ser eficaz y
lograr un costo eficaz en todo el sistema. El óptimo global
debe ser superior o igual al mejor óptimo local. El
objetivo, entonces es minimizar los costos del sistema,
compuestos por costos de transporte, de distribución, de
inventarios (de materiales o materia prima, trabajo en
proceso y productos terminados, devoluciones,
reprocesos). Así, el énfasis no está en la simple
disminución de costos de transporte o en reducción de
inventarios sino más bien en un enfoque del sistema de
gestión de la logística.
 R/La cadena de suministros, como su nombre lo indica, es una secuencia
de eslabones (procesos), la cual tiene como objetivo principal el satisfacer
competitivamente al cliente final; así mismo, cada eslabón produce y
elabora una parte del producto y, a su vez, cada producto que es
elaborado, agrega valor al proceso. A continuación, en la fig. 1 se presenta
un esquema de una cadena de suministro.
 Se puede concluir que, si algún proceso o eslabón de la cadena falla, el producto
final no se entregará en las condiciones ideales al cliente, por lo que es
necesario que todo el sistema fluya en armonía para que el propósito se lleve a
cabo. Por lo anterior, se concluye que la cadena de suministro es tan fuerte
como su eslabón más débil Es importante tener claro que la cadena de
suministros también se entiende como las instalaciones y los medios de
distribución, donde se logra obtener materia prima, transformarla, llegar al
producto terminado y la distribución del mismo al cliente.
Es aquí donde se verifica la gran importancia que tiene para la organización fijar
una cadena de suministros consistente, pues así se garantiza el adecuado
cumplimiento de los procesos internos para dar como resultado un producto
terminado en óptimas condiciones junto con su debida distribución.

2. ¿Cuáles son las responsabilidades operativas básicas de la función de compras?

R/ PROCEDIMIENTO TIPO DE GESTIÓN DE COMPRA DIRECTA
GUÍA DETALLADA DE OPERACIONES
1 - RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO POR VIA MAIL / EXPEDIENTE
· El Servicio demandante de alguna necesidad debe enviar a la Unidad de
Compras y Adjudicaciones un correo adjuntado el formulario de “Solicitud de
pedido”.
· Se verifica que la misma tenga todos los datos necesarios para la gestión de la
compra.
Si falta información se devuelve la solicitud hasta que ésta sea aportada.
2 - INGRESO DE EXPRESIÓN DE NECESIDAD
Las siguientes actividades se realizan por el Sistema SIAB
Se verifica que el artículo o el servicio esté catalogado, si no es así se solicita al
Servicio de Compras la catalogación del mismo o simplemente un alta de
variante.
Una vez resuelta esta instancia se ingresa la Expresión de Necesidad
obteniendo un número, se completan con todas las observaciones necesarias y
los requerimientos que exige un pedido por sistema. Una opción que es la
elegida en esta oportunidad es finalizar la expresión de necesidad sin generar el
pedido en forma automática.
3 - GENERACIÓN DE PEDIDO
La expresión de necesidad finalizada se recupera en la pantalla de “Generación
de pedidos” En esta pantalla y para generar el pedido, se seleccionan las
distintas variantes que son afines para la gestión de la compra, es decir, que
deben pertenecer a una misma familia de artículos. Por ejemplo, herramientas,
hierro, áridos, madera, sanitaria, etc.
Una vez definido este agrupamiento, se procede a la generación del pedido en
donde se obtiene un número y éste queda en estado “Ingresado - Pendiente De
Finalización”.
Se debe realizar una actualización de precios, o bien verificando si el precio que
trae el sistema es de alguna compra reciente, o sino actualizando precios en el
mercado con algún precio testigo.
Finalizada esta etapa, se verifica si existe disponibilidad de rubros
presupuestales para pasar a la siguiente etapa de autorización de pedido.
De no haber monto disponible en el derivado afectado, se realizará un
"Traspaso,” una solicitud de “Retenida” o en el último de los casos un
“Refuerzo “(ver apartado “Trámites SEFI para movimientos de saldos”).
Una vez resuelto el tema presupuestal se puede pasar a la “Autorización del
Pedido”
4 - AUTORIZACIÓN DE PEDIDO
La autorización de pedido, consta de al menos dos autorizantes:
4,1 - Autorizante Primario (Director/a de Servicio)
4,2 - Autorizante Secundario (Director/a de División)
Una vez autorizado el pedido, queda en el estado “Pte. de Integrar Compra”.
En el caso de los pedidos que superen el monto en un 30% de la Licitación
Abreviada, es necesario un tercer Autorizante (Ordenador del Gasto / Director
Gral.) *****
5 - GESTIÓN DE COMPRA
5.1 - ARMADO DE COMPRA
Una vez que el pedido supera la segunda autorización, ya está apto para el
armado de la compra. Este pedido se puede tramitar en forma individual o si
resulta conveniente agruparlo con otros de rubros afines – En la pantalla de
Armado de compra es donde se define esta opción.
Se inicia estableciendo una “fecha tope de recepción de ofertas” y señalando
en el campo correspondiente para que queden publicadas en la página web de
la Intendencia, revistas y en Compras Estatales de manera que cualquier
proveedor tenga la opción de cotizar. El plazo mínimo de fijación de fecha es el
de 3 días hábiles.
 Sólo en casos debidamente justificados de urgencia los procedimientos de
compras se tramitarán con un solo proveedor sin permitir la publicación en
forma abierta. Esta justificación deberá remitirse a esta Unidad de Compras
y Adjudicaciones con un correo del Director del Servicio en cuestión.
5.2 - INVITACION A PROVEEDORES
El paso siguiente es el invitar a los proveedores, esta selección se hace:
– Base de datos de los últimos proveedores adjudicados.
– Base de datos de proveedores que participaron en las 3 últimas compras.
– Base de datos de proveedores inscriptos en la sub-clase del artículo.
– Independiente de esta selección también se pueden invitar otros proveedores
que hayan sido sugeridos previamente, o algunos de referencia en el mercado.
INGRESO DE OFERTAS
El primer paso luego de vencido el plazo de fecha tope, es verificar si todas la
ofertas recibidas -invitadas o no- cuentan con todos los datos reglamentarios
para considerarlas válidas para el ingreso. El tiempo estimado para el ingreso de
ofertas de 1 (un) día.
5.4 - CORRECCIÓN DE OFERTAS
Luego de efectuado el ingreso se realiza por parte de otro funcionario la
corrección de las ofertas. El tiempo estimado para la corrección de ofertas es
de 1 (un) día. Culminada ésta se realiza la impresión por sistema del “Cuadro
Comparativo de Ofertas”.
Esta Unidad con la invitación, las ofertas y el cuadro comparativo forma un
carpetín con todos los datos identificativos en la portada. Este es el carpetín
que se le entrega al asesor de la compra.
5.5 - ASESORAMIENTO TECNICO
El asesor técnico designado para la compra una vez que recibe el carpetín con
la oferta para su estudio deberá resolver la definición de la adjudicación
aplicando criterios técnicos.
El tiempo estimado máximo para la devolución de la compra con el
asesoramiento realizado es de 5 días. Con motivos fundamentados este plazo se
podrá extender.
Si el asesoramiento es dentro de calidad aceptable “el menor precio” deberá
estar claramente indicado en el cuadro comparativo con una tilde en al lado del
proveedor y variante escogida. Al final de cada hoja del cuadro comparativo
asesorado deberá estar la firma del asesor con la aclaración o con sello. Si el
asesoramiento es dentro de la calidad aceptable “de mayor precio
3. ¿Cuáles son los objetivos de la función de compras?
R/-Formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el
período teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la
empresa.
 -Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus
condiciones precios, servicios, información general y demás informaciones
necesarias.

-Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su

operación y recurso humano necesario.

-Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y

servicios que se requieren en las diversas áreas.

-Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o
secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así
como su calidad y presentación.

-Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo

de la mercancía o servicio.

-Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.

-Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad,

mejor precio y agilidad en el despacho del producto.

-Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas,

tesorería, bodegas, almacén, etc.

-Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o
secciones de la empresa hacen, así como el proceso de devolución.

-Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo

total en almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de
control de calidad.

-Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los

materiales o servicios pedidos.

4. ¿Cuáles son las fases del proceso de aprovisionamiento?

 R/ Llamamos ciclo de aprovisionamiento al periodo comprendido entre
el momento en que se realiza la compra de materias primas a los
proveedores hasta que el producto terminado es vendido al cliente. Este
ciclo, por tanto, sigue un orden cronológico.
  El proceso comienza con la empresa adquiriendo en el exterior los
bienes necesarios para la producción. Aquellos que no sean utilizados
serán llevados al almacén, al igual que el producto fabricado hasta que
sea vendido (las llamadas existencias).

Son, en este sentido, cuatro los movimientos que se generan en el almacén:

 Entrada de las materias primas.

 Salida para su producción.

 Entrada del producto terminado.

 Salida del mismo para su venta.

5. ¿Cuáles son los factores claves del suministro?

R/ Los estándares de servicio al cliente cooperan con Marketing para:
o Determinar las necesidades y requerimientos del cliente para la logística del
servicio al cliente
o Determinar la respuesta del cliente al servicio
o Fijar los niveles de servicio al cliente y transporte
o Selección del modelo y servicio de transporte
o Consolidación del flete
o Rutas del transportador
o Programación de los vehículos
o Selección del equipo
o Procesamiento de quejas
o Auditorías de tarifas y Manejo de inventarios
o Políticas de almacenamiento de materias primas y bienes terminados
o Estimación de ventas a corto plazo
o Mezcla de productos en los centros de aprovisionamiento
o Número, tamaño y localización de los puntos de almacenamiento
o Estrategias a tiempo, de sistema push y de sistema pull y Flujo de información
y procesamiento de pedidos
o Procedimientos de la interfaz pedidos de venta-inventarios
o Métodos de transmisión de información de pedidos
o Reglas de pedidos

6. ¿Qué objetivos se pueden conseguir con una correcta gestión de inventarios?

 R/ El objetivo primordial de la gestión de inventarios es actuar como reguladores
entre los ritmos de abastecimiento y las cadencias o consumos de sus salidas. Lo
que puede evidenciarse a través de:
• Reducción del riesgo sobre la certeza en la demanda de los productos.
• Disminuir el costo de los suministros de la producción. • Anticipar las
variaciones previstas de la oferta y la demanda.
• Facilitar el transporte y distribución del producto. Igualmente, se debe
establecer un equilibrio entre la calidad de servicio y los costos derivados de
tener inventario. Para conseguir este propósito, se deben tener en cuenta dos
aspectos complementarios:
- El sistema de reposición.
-El stock de seguridad

7. ¿Según su función ¿cuáles son los tipos de inventario?

R/ Según sus características físicas y/u operativas
• Inventarios de materias primas o insumos: son todos aquellos elementos que
se incluyen en la elaboración de un producto, estos se transforman e incorporan
en un producto final. La materia prima es utilizada principalmente en las
empresas industriales, como las que fabrican un producto. Debe ser
perfectamente identificable y medible, para poder determinar tanto el costo
final de producto como su composición.
• Inventarios de materia semi elaborada o productos en proceso: son aquellos
productos que están en proceso de elaboración que no han sido terminados y
por tanto, no están disponibles para el cliente.
• Inventario de productos terminados: son los fabricados por la empresa,
dedicando todos sus esfuerzos a su obtención, puesto que la venta de estos a
los consumidores o a otras empresas constituye el objeto de la actividad
empresarial.
• Inventario de material de empaque y embalaje: es todo producto fabricado
con materiales apropiados, que es utilizado para contener, proteger, manipular,
distribuir, transportar y presentar productos de venta al público. Según su
concepción logística
• Inventarios cíclicos o de lote: son inventarios que se requieren para apoyar la
decisión de operar según tamaño de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de
comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede
decidir trabajar por lotes; de esta manera, los inventarios tienden a acumularse
en diferentes lugares dentro del sistema.
• Inventarios estacionales: los inventarios utilizados con este fin se diseñan para
cumplir económicamente la demanda estacional, variando los niveles de
producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se
 utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los
trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.
• Inventarios de seguridad: son aquellos que existen en la empresa como
resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades. Los inventarios
de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre
de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera,
huelgas, vacaciones. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones
inciertas de la demanda.
• Inventarios especulativos: estos se derivan cuando se espera un aumento de
precios superior a los costos de acumulación de inventarios; por ejemplo, si las
tasas de interés son negativas o inferiores a la inflación.

Clasificación ABC
Es una metodología de segmentación de productos de acuerdo a criterios
preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y el
"volumen anual demandado").

8. ¿Por qué mantienen inventarios las empresas?

Cuando se tiene un negocio con una gran cantidad de mercancía, una de las
cosas más importantes es tener el control de ésta, qué se tiene, qué falta, qué
excedente hay, y aun si nuestro negocio no maneja una extensa cantidad de
productos, el control de inventarios se vuelve indispensable para que pueda fluir
la empresa sin retrasos indeseados y, sobre todo, sin perdidas de capital.

9. ¿Cuáles son las decisiones fundamentales relacionadas a la administración de

inventarios?
R/ La administración de inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de
bienes al momento de requerir su uso o venta, basada en métodos y técnicas
que permiten conocer las necesidades de reabastecimiento óptimas. El
inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para
comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en
un periodo económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de
activos circulantes de toda organización.
Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el
futuro. La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos
bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que
permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario.

La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se

requieren para mantener la operación al costo más bajo posible.
El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se
contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario,
puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros
proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay
que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer
frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de
producción y venta funcionen sin obstáculos.

¿Qué consecuencias trae la rotura de inventarios?

R/ La rotura de stock es una de las peores cosas que puede sucedernos, pues
nos encontraremos con que nuestros clientes se marcharán sin poder satisfacer
sus necesidades, haciendo inútiles todos nuestros esfuerzos por dar publicidad a
nuestros productos y mantener en funcionamiento la cadena de suministro.
Lamentablemente, el problema de haber sufrido una rotura de stock no termina
ahí, pues a la hora de recalcular la previsión de demanda nos encontraremos
con que tenemos productos con previsiones excesivas y, por el contrario, con
otros cuyas previsiones serán insuficiente