DISEÑO DE ESTRUCTURAS

ADMINISTRATIVAS.

CAPITULO I

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ADMINISTRATIVAS.

CAPITULO I

TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN LA
ELABORACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS

DEFINICIONES

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INTRODUCCIÓN

El presente documento busca proporcionar al lector una serie de información y

aspectos técnicos sobre la elaboración de manuales administrativos que se
usan en las organizaciones sin importar su naturaleza o actividad que realiza.
El documento pretende ser una guía para la elaboración de estos tipos de
documentos y un auxiliar en el significado de cierta terminología clave que es
necesarias para el buen desarrollo de cualquier trabajo administrativo.
El documento esta organizado de tal forma que en su primer capítulo el lector
encontrará una serié de definiciones que le ayudarán a tener claro el
significado y la diferencia entre las palabras más usuales en la elaboración de
manuales de las organizaciones, en el segundo capítulo se encontrara una
pequeña guía para la elaboración de diagramas de flujo administrativos así
como algunas recomendaciones para elaboración de ellos. En capítulo tres el
lector encontrara el apartado de los distintos tipos de manuales que hay,
desde su historia, su clasificación y contenido. En el capítulo cuatro se verá lo
relativo a las distintas familias de símbolos usados para la diagramación de
diagramas de flujo, en la unidad cinco se tocará lo relacionado con la
elaboración de los manuales de organización y procedimientos, su distribución
y control en las oficinas., Y finalmente en el capítulo 5 se vera lo relacionado
a la elaboración de manuales de calidad de acuerdo a las directrices que se
establecen en la norma ISO 10013:1995 ( NMX-cc-018-1996 IMNC).

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UNIDAD 1

TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES

ADMINISTRATIVOS

1.1. MISIÓN

Según Alfredo Acle Tomasini (1998) La misión es “La razón que justifica la

existencia de una empresa o institución” y manifiesta que “si este principio

elemental no está claramente establecido, serán los aspectos triviales y

cotidianos, aquellos que prevalezcan en el interés de sus administradores”

Para Carlos Rodríguez Cambeller la misión:

“Es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser de una

organización dentro de su entorno y en la sociedad general”

Según este autor, los elementos principales que intervienen al redactar la

misión de una empresa o institución son:

1.- La explicación de la naturaleza de la organización, es decir, qué es.

Por ejemplo: la Institución “x” es una empresa privada, una organización

descentralizada, una dependencia del sector central, una paraestatal, etc.

2.- El que hacer fundamental, es decir, las acciones básicas que se llevan a

cabo.

Por ejemplo: producir, elaborar, proporcionar.

3.- Los productos o servicios que se derivan de este quehacer.

Por ejemplo: petróleo y sus derivados, servicios médicos, investigación y

desarrollo de altos directivos, etc.

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4.- El cliente, usuario o beneficiario de los servicios y productos.

Por ejemplo: derecho-habientes, funcionarios públicos, estudiantes, usuarios

nacionales e internacionales, etc.

5.- El beneficio social que se genera.

Por ejemplo: impulsar el desarrollo nacional, promover la investigación

científica y tecnológica, garantizar un nivel aceptable de salud de un sector de

la población, etc.

Ejemplo de misión

MISIÓN DEL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL.

“Consolidar al Instituto Politécnico Nacional como la Institución rectora de la

educación Tecnológica en México, fortaleciendo su quehacer académico e
impulsando las tareas de investigación, generación y divulgación del
conocimiento científico y tecnológico, hacia mayores niveles de equidad,
calidad y pertinencia, en la perspectiva de continuar formando los técnicos,
profesionistas e investigadores que requiere el desarrollo nacional”

Para la Secretaria de la Función Pública y Control Administrativo:

La misión representa el encargo que da la sociedad a una dependencia, entidad

o una unidad responsable; es la razón que justifica la existencias de las
mismas, le da el sentido a la organización y describe su propósito fundamental.
La misión se presenta como un breve enunciado o una declaración que refleja
lo siguiente:

• Explica la razón de existir de una Organización o Dependencia, entidad

y/o unidad ejecutora de recursos públicos.
• Muestra el beneficio que se pretende dar a la sociedad con la prestación
de un servicio y/o la producción de un bien.
• Integra esfuerzos en la organización para lograr un objetivo común;
• Define el campo de especialidad;
• Genera motivación y compromiso entre los integrantes de la
organización, dependencia y/o entidad;
• Captura la esencia y expresa el concepto unificador de la organización,
dependencia o entidad.
• La misión responde a las siguientes preguntas:

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• ¿Qué es la organización, dependencia o entidad?

• ¿A quién atiende o sirve?
• ¿Qué se hace en ella?
• ¿Para quién se hace?
• ¿Para qué se hace?
• ¿A través de qué se hace?

1.2 ¿CÓMO SE DEFINE LA VISIÓN?

La visión es una imagen mental de los líderes que representa un escenario

futuro altamente deseado por la organización o por la unidad responsable.

• Comunica la idea de lo que la organización o unidad responsable debe llegar a

ser.

• Describe cómo va a operar y qué resultados debe obtener

El término de misión se utiliza para las organizaciones, dependencias y

entidades, así como para las unidades responsables que las integran.
(Nuestra Tarea)

DEFINICIÓN DE LA MISIÓN

Enunciado corto que establece el objetivo general de la organización o de la

dirección general, es la razón de existir de la misma, se refiere al beneficio
que se pretende dar, sirve para definir las fronteras de responsabilidad y
campo de especialización.

VISIÓN
(Lo que queremos ser)

Descripción de un escenario futuro altamente deseado de la organización o de

la dirección general.

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IMPORTANCIA DE LA VISIÓN

FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LA VISIÓN

• La visión debe ser formulada por los líderes de la organización, debe ser
coherente y convincente.

• El escenario futuro deseado debe considerar fundamentalmente, la

satisfacción de las necesidades de los diferentes usuarios y beneficiarios
(derivado directamente de la misión: qué se hace y para quién se hace).

• Debe describir cómo la organización estará estructurada y qué estará

haciendo para lograr el cumplimiento de su misión.

• La descripción de la visión debe ser amplia y detallada, las generalidades no

bastan para darle dirección a la misma. es muy conveniente saber el ¿Qué?,
¿Cuándo?, y ¿Por qué?, de manera más precisa de tal forma que permita a los
integrantes del grupo, saber cual va ser su aportación en el logro de la misma.

• La visión debe ser positiva y alentadora, que invite al desafío y la superación

y justifique un esfuerzo extra de la organización.

• La visión debe ser compartida y apoyada por su equipo. Esto le da sentido de

dirección.

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ELABORACIÓN DE LA VISIÓN

RECOMENDACIONES PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LA VISIÓN.

1. Es un trabajo en equipo entre el líder y sus colaboradores.

2. El equipo deberá revisar los conceptos sobre visión que se generen en forma

individual y grupal.

3. Posteriormente es importante que el grupo haga una reflexión sobre las

formas en que se está tratando de lograr la misión, los resultados que se están

obteniendo y los aspectos con los que el grupo no está satisfecho (sobre los

resultados) una vez hechos los comentarios, el grupo puede trabajar en forma

individual en el establecimiento de su propia visión, o bien lo pueden hacer por

parejas.

4. Al terminar cada persona el establecimiento de su visión, la comparte con el

grupo total. Sería muy útil tener las visiones escritas en hojas de rotafolió y

colocarlas a la vista de todos.

5. Se produce al consenso grupal en el caso de la visión, los escenarios

propuestos por cada persona o pareja se van adicionando; la excepción en el

caso de planteamientos que sean opuestos entre sí, sobre los cuales el grupo

analizará y decidirá el escenario más conveniente.

6. Finalmente se presenta la visión para que el grupo decida si representa lo

que quisieron lograr.

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Ejemplo de Visión

VISIÓN: Ser una institución reconocida por brindar el mejor servicio de

financiamiento a los trabajadores para la adquisición de bienes de consumo y
servicios, que les permita mejorar su calidad de vida.

Para ello, deberá ser autofinanciable, con alto nivel de productividad, amplia y
estratégica cobertura nacional, operación dinámica, flexible, apoyada en una
infraestructura computacional y de comunicaciones vanguardistas, lo que
permite tener la información en línea con nuestras delegaciones, los centros de
trabajo, las instituciones financieras y establecimientos afiliados.

Asimismo, contar con una estructura organizacional que se adapte rápidamente

a los cambios que el entorno exige, con personal honesto, comprometido con la
institución y orgullosos de su labor.

En la formulación de la Misión y Visión existe una gran variedad de enunciados

desde aquellos que contienen una gran cantidad de información como los
ejemplos anteriores; o como aquellos que son muy simples pero muy
representativos de cada empresa, como los que a continuación se presentan.

NIKE.
MISIÓN: Traer inspiración e innovación a todo atleta en el mundo.

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MISIÓN: Elaborar y comercializar productos alimenticios, desarrollando el valor

de nuestras marcas. Comprometiéndonos a ser una empresa:

• Altamente productiva y plenamente humana.

• Innovadora, competitiva y fuertemente orientada a la satisfacción de
nuestros clientes y consumidores.

VISIÓN: Líder internacional en la industria de la panificación, con visión a largo

plazo

MISIÓN: Vencer a la competencia con la imaginación, compromiso y pasión de

nuestra gente, construyendo una organización de clase mundial.

VISIÓN: Superar continuamente las exigencias de nuestros consumidores,

defender su derecho de elección y asegurar un crecimiento rentable.

MISIÓN: Nuestro primer compromiso es la satisfacción de nuestros clientes. Al

esforzarnos con diligencia en aumentar nuestra base de consumidores,
contribuimos al progreso y al enriquecimiento de la sociedad.

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MISIÓN: Satisfacer las necesidades de entretenimiento e información de

nuestras audiencias, cumpliendo la vez con nuestras exigencias de rentabilidad

a través de los más altos estándares de calidad, creatividad y responsabilidad

social. Sabemos que nuestra existencia como empresa depende de ellos, por

eso estamos comprometidos con:

 Nuestro público.

 Nuestros clientes.

 Nuestros accionistas.

 Nuestros proveedores.

 Nuestra comunidad laboral.

 Nuestra sociedad.

VISIÓN: Ser la empresa líder de medios de habla hispana en el mundo

MISIÓN: Lograr un crecimiento retador, sostenido y rentable, ofreciendo al

consumidor alimentos divertidos, reconocidos por su marca, alto valor, calidad
e innovación, con dominio absoluto de los puntos de venta.
Promover la pasión por servir y el desarrollo de la empresa.

VISIÓN: Ser la opción favorita para consumidores y clientes de alimentos

divertidos, convenientes y de consumo frecuente.

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MISIÓN: Servir a la salud de la humanidad mediante la investigación de

enfermedades, desarrollo de medicamentos y terapias que representen

avances terapéuticos importantes, así como la comercialización de productos

de nuestra razón de ser.

En Boehringer Ingelheim están comprometidos con la actitud de cambio

permanente que implica innovar, y con la creación de valor que buscamos al

ofrecer mejores productos y servicios a nuestros clientes, que satisfagan sus

necesidades y excedan sus expectativas.

VISIÓN: Aportar valor a través de la innovación.

Aportar significa para nosotros “dar” de uno mismo hacia fuera. Por valor nos

referimos a aquello que determina la satisfacción del cliente e innovación es la

creatividad y el desarrollo de alternativas que incrementan la productividad.

Nuestra visión esta sustentada en principios llamados “Principios de Visión” de

los cuales se desprenden, primero actitudes, luego comportamientos y

finalmente hábitos.

La visión y el Liderazgo van unidos, mano a mano, la Visión necesita un

Liderazgo eficaz y el Liderazgo necesita una visión clara, relevante e

inspiradora.

Los principios de comportamientos que definen el estilo de liderazgo, apoyan la

Visión y que se buscan vivir en la organización son:

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• Realizar nuestra Visión es nuestro objetivo.

• Mejorar constantemente es nuestra ambición.

• Trabajar en equipo es nuestra labor.

• Persistir es nuestro carácter.

• La comunicación es nuestra clave.

• Delegar es nuestro compromiso.

• Obtener resultados es nuestra meta.

MISIÓN: La misión de Cemex es satisfacer globalmente las necesidades de

construcción de sus clientes y crear valor para sus accionistas, empleados y
otras audiencias clave, consolidándose como la organización cementera
multinacional más eficiente y rentable del mundo.

En Cemex, para lograr la Misión contribuimos con nuestros clientes a la

construcción de un mundo mejor, suministrándoles oportunamente productos y
servicios de calidad, creciendo y posicionándonos mundialmente como la mejor
opción para nuestros grupos de interés dentro de la industria cementera
integrada.

VISIÓN: Enfocar a Cemex en un negocio medular de cemento y concreto

premezclado en los mercados internacionales a los que sirve.
Concentrándose primariamente en los mercados más dinámicos del mundo, en
los que la demanda de vivienda, carreteras y otras obras de infraestructura es
mayor.

Mantener alta tasa de crecimiento aplicando el flujo de efectivo libre a las

inversiones selectivas que apoyen a nuestra diversificación geográfica.
Buscando promover los muchos usos del cemento y brindarles el más alto nivel
de cumplimiento de sus necesidades de construcción.

La filosofía de CEMEX es la innovación continua. Están comprometidos a liberar

todo el potencial del cemento, proporcionando a los clientes las soluciones de
construcción más eficientes y de mayor amplitud. Para Cemex el cemento no es
solo el material de construcción mas utilizado en el mundo, sino también él
más versátil.

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Samsung Electronics tiene como prioridad la satisfacción del cliente y de sus

accionistas.
Samsung esta al tanto de que el futuro de la empresa depende del consumidor,
por lo que la satisfacción es primordial en todas las acciones de la empresa. La
filosofía de negocios de Samsung Electronics reafirma la entrega de productos
que el consumidor necesita, juzgándolos desde el punto de vista del cliente, y
satisfaciéndolos con tecnologías y servicios avanzados. Bajo el Slogan
corporativo “Creando un nuevo estilo de vida para el mundo”, Samsung
Electronics creara un mayor y más brillante futuro para la gente.

MISIÓN: Debido a las diversas necesidades del consumidor, el enfoque en las

operaciones, el cual se encontraba en la tecnología / productos, esta
cambiando al cliente y el mercado. Con el fin de ser uno de los líderes,
Samsung deberá expandir sus operaciones en cuanto a producto, además de
maximizar la eficiencia en la administración organizacional. Con el fin de
prepararnos para la era de la convergencia digital, Samsung no solo reforzará la
cooperación entre sus divisiones sino también su relación con socios externos.

MISIÓN: FEMSA es la compañía de bebidas más grandes de México, cuya misión

“satisfacer y agradar con excelencia al consumidor de bebidas”
Consideramos a nuestros consumidores y clientes la parte más importante de la
empresa y por ello, aceptamos con gusto el compromiso de ofrecerles las
mejores marcas, productos y servicios.
En FEMSA creemos firmemente que la excelencia solo da frutos cuando se
confía en la gente talentosa, con energía y un alto compromiso con la calidad.

VISIÓN: Nuestra visión nos permite compartir entre todos los que formamos
parte de la empresa, el escenario ideal al que queremos llevar nuestra
organización en el futuro.

• Duplicar el valor del negocio cada 5 años.

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• Generar un alto porcentaje de los ingresos de FEMSA de mercados y

divisas fuera de México.

• Pagar una renta atractiva a nuestros accionistas.

• Ser líderes en las industrias en que participamos.
• Contribuir al desarrollo social.

MISIÓN: Consolidar al Grupo Financiero Banorte como la única institución 100%

mexicana. Trabajada por y para los mexicanos, satisfaciendo las necesidades
financieras de nuestros clientes a través de un servicio personalizado de alta
calidad, otorgado con amabilidad y eficiencia, preservando la integridad y
calidad de todas nuestras operaciones, especialmente en el manejo de los
depósitos y capital de grupo, y así mismo mantener un ambicioso plan de
expansión, incrementando los niveles que servirán de respaldo a los
depositantes, a los accionistas y como base de re- inversión para el grupo esto
lo conseguiremos siendo responsables como ciudadanos y como institución;
buscando el liderazgo en aquellas comunidades a las que servimos y ser, como
empresa, una fuente de trabajo seria y justa, con el objeto de tratar a cada
uno de nuestros empleados con el más alto sentido de igualdad y equidad.

VISIÓN: Grupo Financiero Banorte se consolidará como el mejor banco del país,
logrando ser el único banco con capital únicamente nacional, aprovechando la
amplia solvencia del Grupo, Banorte expandirá su presencia en todas las plazas
de la Republica Mexicana, consiguiendo esto mediante un programa agresivo de
fusiones y compras de bancos regionales y bancos nacionales, logrando con esto
ampliar su base de sucursales a cerca de 1000 en el país, lo que hará de
Banorte el banco más fuerte y grande de México.

MISIÓN: Garantizar la aplicación segura de la energía nuclear y promover la

introducción de otras tecnologías, en función del desarrollo sostenible del país.

VISIÓN: Somos una agencia competitiva en el desarrollo y la gestión de

tecnología de avanzada y sustentada en valores compartidos por los
trabajadores, ya que:

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• Contamos con clientes y beneficiarios satisfechos de los productos y

servicios que brindamos.
• Nos auto sostenemos económicamente.
• Incrementamos la cuota en el mercado regional de nuestros productos y
servicios fundamentales.
• Ofertamos paquetes tecnológicos integrados y acreditados.
• Gestionamos proyectos con resultados reconocidos nacionalmente y de
impacto socioeconómico.
• Desarrollamos proyectos integrados de investigación encaminados a la
preservación del sistema.
• Realizamos una cooperación internacional dirigida en correspondencia
con nuestras necesidades.

1.3 OBJETIVOS

Un objetivo es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la realización

de una sola operación, de una actividad concreta, de un procedimiento, de una
actividad concreta de un procedimiento, de una función completa o de todo el
funcionamiento de la institución.

Ejemplos de objetivos en una organización:

De la institución Operar con la máxima eficiencia

De la función Tener el personal más eficiente

Administración de personal.
Del procedimiento selección de personal. Encontrar al mejor candidato para cada
puesto vacante.
De la actividad examen médico Seleccionar candidatos sanos

De la operación tomar el pulso Seleccionar candidatos sin deficiencias

circulatorias.

1.4 POLITICAS

Una política es una norma de carácter general que guía la actuación de los
integrantes de la institución sobre una función determinada, para alcanzar los
objetivos.

Así existen políticas comerciales, financieras, de personal, de producción, etc.

Ejemplos de políticas:

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DE PERSONAL:

Proporcionar, adiestramiento intensivo a todos los empleados, en el trabajo

que han de desempeñar.

COMERCIAL:

Proporcionar a los consumidores una combinación de precios, calidad, variedad

y servicio, en forma eficiente y amable.

Una política es una guía básica para la acción; prescribe los límites generales
dentro de los cuales han de realizarse las actividades.
Las Políticas sirven para:

• Orientar a los subordinados en las decisiones particulares que deben tomar.

• Evitar frecuentes consultas sobre asuntos fundamentales.
• Favorecer la coordinación, uniformidad en el funcionamiento y el trabajo en
equipo.

DEFINICIÓN: Son criterios a seguir para el tratamiento de situaciones relevantes

de carácter repetitivo que se presentan continuamente en el avance hacia el
logro de los fines organizacionales.

Son normas que orientan la acción en situaciones que se repiten una y otra vez.

CARACTERÍSTICAS DE LAS POLÍTICAS:

 Son una guía para la toma de decisiones.

 Son criterios generales que orientan la acción.

 Son expresiones cualitativas y condicionales.

 Son flexibles.

CLASIFICACIÓN DE LAS POLITICAS POR SU ORIGEN:

EXTERNAS: Son las que se formulan en la organización como una respuesta a

condiciones externas como condiciones legales, sindicales, etc.

FORMULADAS: Son las que se elaboran de manera precisa y consciente y de

preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir un área
determinada.

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CONSULTADAS: Son las que surgen por las consultas de los subordinados a los
superiores en situaciones de carácter repetitivo.

IMPLÍCITAS: Son las que surgen de la costumbre.

Las políticas pueden confundirse con las reglas, aunque las políticas se deriven
de las normas, las que a su vez se dividen en normas genéricas y concretas

1.5 PROCEDIMIENTOS

Un procedimiento o proceso, es la sucesión cronológica o secuencia de

operaciones concatenadas, y su método de ejecución, que realizadas por una o
varias personas constituyen una unidad y son necesarios para realizar una
función o un aspecto de ella. Un procedimiento es, una rutina de trabajo.
Ejemplo de Procedimientos:

• En el departamento de Control Escolar - de una Escuela

Procedimiento de Reinscripción.
Procedimiento de solicitud de constancia de estudio.
Procedimiento de expedición de titulo profesional.

• En una organización:

Procedimiento de manejo de correspondencia.

Procedimiento de contratación de personal.
Procedimiento de adquisición de bienes.

• En un hospital:

Procedimiento de recepción de pacientes.

Procedimiento de limpieza del quirófano.
Procedimiento de desechos hospitalarios.

1.6 ACTIVIDADES

En un sentido genérico, actividad es un conjunto de actos, así se habla de

actividad administrativa en general, como el conjunto de actos administrativos
que realiza una institución o parte de ella.

En un sentido más restringido, actividad es sinónimo de labor. Cuando un

procedimiento puede subdividirse en varios grupos de operaciones afines y
sucesivas, ejecutadas por una misma persona o una misma unidad
administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones constituyen una
actividad o labor.

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Generalmente se usa el término labor para referirse a operaciones que realiza

una sola persona y actividad cuando se trata de operaciones de las que es
responsable un departamento o unidad administrativa de varios miembros.

Ejemplo de actividades.

Dentro del procedimiento de reinscripción se realizan las labores de:

Solicitud de formato de reinscripción.

Llenado de formato.
Entrega de formato requisitado.

En el procedimiento de manejo de correspondencia se realizan las actividades

o labores de:

Engrapado.
Foliado.
Sellado.
Envase.
Franqueo.
Despacho.

En el procedimiento de recepción de pacientes se realizan las actividades o

labores de:

Solicitud de datos.
Elaboración de ficha médica.
Canalización al especialista.

1.7 OPERACIONES

Una operación es cada una de las acciones, físicas o mentales, pasos o etapas
que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor
determinada. La operación es la división mínima del trabajo administrativo.
Ejemplo de operación.

En la labor solicitud de formato de reinscripción del procedimiento de

reinscripción se encuentran las siguientes operaciones:

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Presentarse en la ventanilla.
Solicitar el formato.
Tomar el formato.
Retirarse de la ventanilla.

En la actividad engrapado del procedimiento de manejo de correspondencia se

realizan las siguientes operaciones:

Tomar una engrapadora

JUNTAR LAS HOJAS DE QUE SE COMPONE UN

DOCUMENTO

Colocarla dentro de la engrapadora

Presionar la engrapadora

1.8 METODOS

Un método es la manera de efectuar una operación o una secuencia de

operaciones.

Ejemplo de método.

Para el registro de operaciones contables puede haber un método manual,

mecánico o electrónico.

Para sacar copias de un documento puede haber un método manual,

mecanográfico o fotográfico.

1.8.1 ¿QUÉ ES UN SISTEMA?

Un sistema es un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y

métodos) relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función.
Ejemplo de sistema.

Sistema Contable. Sistema Financiero, Sistema de Archivo.

1.9 FUNCIÓN

Una función es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para

alcanzar los objetos de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es
responsable un órgano o unidad administrativa.

En instituciones pequeñas, puede encomendarse a un órgano el cumplimiento

de dos o más funciones, que no sean incompatibles.

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Ejemplos de funciones.

En una empresa son funciones:

La producción La mercadotecnia
El financiamiento Las ventas
La ingeniería de producto Las compras
Personal La distribución del producto

En una escuela son funciones:

Docencia Servicio escolares

Difusión de la cultura La investigación
Personal Servicios generales

En un hospital son funciones:

La atención medica La compra de material quirúrgico

La atención al público El mantenimiento a las instalaciones

¿CÓMO SE CLASIFICAN LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS?

1. Por su naturaleza, en

a) Funciones generales o fundamentales.

b) Funciones específicas o de rama.

2. Por su objeto, en

Sustantivas. a) Funciones de línea

Adjetivas b) Funciones de asesoría.

c) Funciones complementarias

¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN GENERAL?

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Una función general o fundamental es la realizada por todos los

administradores, en mayor o menor grado, en el ejercicio normal de sus
funciones específicas, independientemente de su rama de especialización o
área de actividad.

Las funciones generales son actividades por medio de las cuales los
administradores pueden cumplir eficientemente sus funciones de rama.

La planeación, la coordinación, la supervisión, etc., son funciones

administrativas generales, que realizan por igual los funcionarios de producción
o de finanzas. las mismas funciones generales son realizadas por los
administradores públicos o privados.

¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN ESPECÍFICA?

Una función específica o de rama es un grupo de actividades afines cuyo

ejercicio está reservado, a veces con cierto tipo de autoridad, a los
funcionarios de la rama correspondiente y que suponen un área de
especialización.
Las funciones específicas varían de acuerdo con la naturaleza del organismo de
que se trate.

Son funciones específicas en una empresa de bienes o servicios las de:

Producción Finanzas Contabilidad

Personal Logística Adquisiciones

Son funciones específicas en la Administración Pública las de:

Educación Publica Salubridad Obras Públicas

Defensa Nacional Comunicaciones Medio Ambiente

¿QUE ES UNA FUNCIÓN DE LÍNEA O SUSTANTIVA?

Una función de línea o sustantiva, llamada también función básica, es una

función específica o de rama, directamente relacionada con el objeto de la
institución.
Las funciones sustantivas son las que más varían de acuerdo con la naturaleza
de la institución de que se trate, por ejemplo en la Secretaría de
Comunicaciones serán funciones la red de comunicación nacional, el
mantenimiento del sistema carretero nacional.

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ADMINISTRATIVAS.

Otro significado de la palabra función1 Es el que se da un grupo de actividades

afines y coordinadas realizadas por un organismo de la Administración Pública
sea federal, estatal o municipal.

1.10 ORGANIGRAMAS

Un organograma o carta de organización u organigrama es un diagrama que

expresa gráficamente la estructura orgánica de una institución o parte de ella,
y las relaciones entre las unidades que la componen.

Según Franklin (2002) un organigrama es la gráfica que muestra la estructura

orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus
niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan.

Otra definición sería la siguiente:

El organigrama es una forma de comunicación que ofrece de manera inmediata

la información necesaria para poder conocer a grandes rasgos la estructura
general de una empresa o parte de ella.

El fin primordial del organigrama es ayudar a entender el conjunto de

relaciones que tienen lugar dentro del marco general de actividades de una
empresa.

Antes de pasar a la clasificación de los organigramas importante señalar que no

hay más diferencia alguna en utilizar la palabra organigrama ó organigrama, ya
que el significado es el mismo.

1.10.1“CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS”

1.10.1.1 Vertical
1.10.1.2 Horizontal
1.10.1 Por su formato ó presentación 1.10.1.3 Mixto
1.10.1.4 Escalar
1.10.1.5 Circular

1.10.2.1 Estructural
1.10.2 Por su contenido 1.10.2.2 Funcional
1.10.2.3 Integral de puestos y unidades

1
SEGÚN LA NORMA PARA AUTORIZAR LA CREACIÓN, CANCELACIÓN, CONVERSIÓN Y RENIVELACIÓN DE
PLAZAS Y PUESTOS DE PERSONAL OPERATIVO Y DE ENLACE DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL EMITIDO POR LA SHCP.

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1.10.3 Por su ámbito de aplicación 1.10.3.1 Generales

1.10.3.2 Específicos

1.10.4.1 Organigrama de Personal

1.10.4.2 Organigramas de Niveles de Sueldo
1.2.4 Organigramas especiales 1.10.4.3Organigramas de Reemplazo de Personal
1.10.4.4 Organigramas de Relaciones Informales
1.10.4.5 Organigramas Murales

Ahora pasaremos a ver cada uno de los grupos explicando y dando ejemplo
gráficos.

1.10.1.1VERTICALES

Los organigramas de este tipo son aquellos que presentan las unidades
administrativas ramificadas de arriba hacia abajo. Este tipo de organigrama es
el más usado, ya que es muy ilustrativo al mostrar el mayor nivel jerárquico en
la parte superior. (figura 1.1)

1.10.1.2 HORIZONTALES

Son aquellos organigramas que presentan las unidades administrativas de

izquierda a derecha, es decir el mayor nivel jerárquico se encuentra en el
extremo izquierdo y a partir de ahí el resto de las unidades (figura 1.2)
1.10.1.3 MIXTO

Son aquellos organigramas que combinan las dos presentaciones anteriores

(Vertical y Horizontal) (figura 1.3)

1.10.1.4 ESCALAR

Este tipo de organigrama es considerado por algunos autores como una

subclasificación de los organigramas verticales ya que el mayor nivel jerárquico
se encuentra en la parte superior y los demás niveles en la parte inferior.
(figura 1.4)

El segundo grupo de organigramas son aquellos que tiene que ver con su
contenido.

1.10.2.1 ESTRUCTURAL

La finalidad de este tipo de organigrama consiste en reflejar únicamente la

estructura administrativa de la empresa, ya sea en su totalidad o
particularmente. (figura 2.1)

1.10.2.2 FUNCIONAL

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En este tipo de organigramas tiene como fin mostrar las principales funciones
que tiene cada una de las unidades administrativas (figura2.2)

1.10.2.3 INTEGRAL DE PUESTOS Y UNIDADES

En los organigramas de este tipo se va a destacar dentro de cada área funcional

los diferentes puestos, así como las plazas que existen y las que son requeridas
(figura 2.3)

El tercer grupo de organigramas es por su ámbito de aplicación.

1.10.3.1 GENERALES

Este tipo de organigramas presenta toda la organización hasta un determinado

nivel jerárquico como se puede ver en la figura 3.1

1.10.3.2 ESPECÍFICOS

Los organigramas específicos representan a una gerencia, división, dirección y

Departamentos o Sección de una Organización (figura 3.2)

1.10.4. ORGANIGRAMAS ESPECIALES

El último grupo de organigramas es aquel que se refiere a las situaciones

especiales que se pueden presentar en las organizaciones y en la cual se desea
destacar alguna característica específica.

1.10.4.1 ORGANIGRAMA DE PERSONAL

Tiene como objeto destacar los nombres de las personas que ocupan los
puestos (figura 4.1)

1.10.4.2 ORGANIGRAMA DE NIVEL DE SUELDOS

El objetivo primordial es proporcionar una imagen de los diferentes sueldos que

se perciben de acuerdo a los niveles jerárquicos.

En este tipo de organigramas hay que considerar que los sueldos se marcan de
manera vertical y se desarrollan de izquierda a derecha (figura 4.2)

1.10.4.3 ORGANIGRAMA DE REEMPLAZO DE PERSONAL

Este tipo de organigrama es utilizado para planear los movimientos futuros del
personal de la organización, a través de la utilización de símbolos
convencionales y se marca si la persona que ocupa el puesto tiene desempeño

25
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

satisfactorio y puede ser ascendido en su defecto se detecta su desempeño es

deficiente y se ve en la necesidad de ser reemplazado.
Se utilizan símbolos convencionales y se marca si la persona que ocupa el
puesto tiene desempeño satisfactorio y puede ser ascendido en su defecto se
detecta su desempeño es deficiente y se ve en la necesidad de ser
reemplazado.
(figura 4.3 )

1.10.4.4 ORGANIGRAMA DE RELACIONES INFORMALES:

Este organigrama representa las relaciones informales de los individuos que

trabajan en una organización o en parte de ella, se elaboran sobre un
organigrama de estructura formal y se representan las relaciones informales
por líneas punteadas.

1.10.4.5 ORGANIGRAMAS MURALES

Son especiales por su tamaño y no por su composición, ya que se utilizan para

dar una orientación al público y se colocan en los vestíbulos de las oficinas.

1.10.5 CONSIDERACIONES AL ELABORAR ORGANIGRAMAS

Uno de los más frecuentes y comunes errores al elaborar los organigramas son
el tamaño de los rectángulos de los niveles jerárquicos superiores los cuales se
les da un tamaño mayor a diferencia de los niveles jerárquicos inferiores en los
que se da un tamaño menor como se muestra en la figura 1.5.1

“POR SU NATURALEZA”

Los organigramas por su naturaleza o esencia, tienden a manifestar las

situaciones que tienen lugar dentro de una estructura, la forma como la
abordan dada su especialidad los clasifican como:

1) Organigramas esquemáticos: son aquellos que reúnen solo lo indispensable

en cuanto a las unidades principales y sus relaciones más simples. Esta clase
de organigramas contienen a grandes rasgos el panorama de una
organización y son considerados como instrumentos de información general
al público.

2) Organigramas analíticos: esta variedad de organigramas detalla

pormenorizadamente todos los elementos que intervienen dentro de
unidad, extendiendo en cada caso la información que se requiere para
captar óptimamente el área que se pretende conocer.

26
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

Organigrama Vertical

DIRECCIÓN
CORPORATIVO

EMPRESAS
MANUFACTURERAS EMPRESAS ALIMENTICIAS

FABRICA
FABRICA FABRICA FABRICA
DE DE DE
DE
CARNES
CALZADO ROPA LACTEOS

27
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

Fig 1.1

28
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

Organigrama Horizontal

Director
Jefe de
Inventarios

Mercadotecnia
Jefe de Ventas

Jefe de Credito y
Cobranza
Finanzas
Jefe de
Contabilidad

Recursos Jefe de
Humanos Reclutamiento

Jefe de Higiene y
Seguridad

Jefe de Control de
Produccion
Calidad

Jefe de Compras

Fig 1.2

29
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

Organigrama Mixto

Director

Recursos
Mercadotecnia Finanzas Produccion
Humanos

Jefe de Jefe de Credito y Jefe de Jefe de Control de

Cobranza Calidad
Inventarios Reclutamiento

Jefe de Jefe de Higiene y Jefe de Compras

Jefe de Ventas
Contabilidad Seguridad

Fig 1.3

30
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

Organigrama Escalar

Director

Mercadotecnia

Jefe de
Inventarios
Jefe de Ventas

Finanzas

Jefe de Credito y
Cobranza
Jefe de
Contabilidad

Recursos
Humanos
Jefe de
Reclutamiento
Jefe de Higiene y
Seguridad

Produccion

Jefe de Control de
Calidad
Jefe de Compras

Fig 1.4

31
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

Organigrama Estructural

Director

Recursos
Mercadotecnia Finanzas Produccion
Humanos

Jefe de Jefe de Credito y Jefe de Jefe de Jefe de Higiene y Jefe de Control de

Jefe de Ventas Jefe de Compras
Inventarios Cobranza Contabilidad Reclutamiento Seguridad Calidad

Fig 2.1

32
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

Organigrama Funcional

Gerente General

-Supervisar el buen desempeño de

la organización .

-Coordinar las diferentes áreas de

la organización .

-Presentar los informes técnicos y

financieros a la junta de accionistas

Dirección de Dirección de Recursos

Producción
Mercadotecnia Finanzas Humanos

1. Diseñar y planear el 1.Reclutar. 1.Estimar el costo 1.Diseñar el

producto . 2.Seleccionar. del producto . producto.
2.Implementar el proceso 3.Contratar. 2.Procurar los fondos 2.Elaborar las
de ingeniería del producto . 4.Elaborar Nómina y autorizados para campañas publicitarias .
control de la asisten operación. 3.Fijar precios.
3. Almacenar . Cia. 3.Obtener los fondos . 4.Comercializar
4. Controlar la calidad . 5.Proporcionar 4.Planear y controlar el producto .
5. Comprar los suministros . Capacitación y los presupuestos . 5.Realizar estudios
Adiestramiento. 5.Supervisar la de los canales de
Tesorería. distribución.

Fig 2.2

33
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

ORGANIGRAMA INTEGRAL
DE
PUESTOS Y UNIDADES

E R

DIRECCIÓN GENERAL 5 5
DIRECTOR 1 1
SECRETARIO PARTICULAR 1 1
SECRETARIAS 3 3

E R E R

DIRECCIÓN 1 6 6 DIRECCIÓN 2 8 10
DIRECTOR 1 1 DIRECTOR 1 1
AUXILIARES 2 2 AUXILIARES 2 5
SECRETARIAS 3 3 SECRETARIAS 4 4

E = EXISTENCIAS
R = REQUERIDAS

Fig 2.3

34
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

ORGANIGRAMAS
GENERALES

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

GERENTE GENERAL

GERENTE DE
GERENTE DE
COMERCIALIZACIÓN
RECURSOS
HUMANOS

JEFE DE HIGIENE Y JEFE DE JEFE DE

JEFE DE PUBLICIDAD
SEGURIDAD RECLUTAMIENTO Y INVESTIGACION DE
Y PROMOCION
INDUSTRIAL SELECCIÓN MERCADOS

FIGURA 3.1

35
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

ORGANIGRAMAS ESPECIFICOS

FINANZAS

CONTRALOR TESORERO

SISTEMAS Y
CONTABILIDAD OPERACIONES
PROCEDIMIENT SEGUROS
FINANCIERA BANCARIAS
OS

CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
DE LA CREDITOS Name
REFINERA
PRODUCCIN Title

SERVICIOS DE
IMPUESTOS MERCADEO Name
OFICINA
Title

FIGURA 3.2

36
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

ORGANIGRAMA DE PERSONAL

GERENTE GENERAL

Gerente de Finanzas Gerencia de Rec. Hum. Gerencia de Produccin

Lic. Gibran Arce Lic. Cinthia Martnez Ing. Solange Caldern

Jefe de Crdito y Jefe de Control de

Jefe de Contabilidad Jefe de Hig. Y Seg. Ind. Jefe de Reclutamiento Jefe de Compras
Cobranza Calidad
Lic. Erica Duarte Lic. Claudia Ponce Lic. Uriel Flores Lic. Carolina Montes
Lic. Adriana Sols Lic. Lorena Brcenas

FIGURA 4.1

37
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

ORGANIGRAMA DE NIVELES DE
SUELDO
5000

3
$ S U E L D O S

5 Nota: En este tipo de Organigramas se manejan los niveles,

por ejemplo:

7 "A" Nivel de Gerencia

"B" Nivel de Jefatura

"C" Nivel Administrativo

El numero se encuentra dentro del rectngulo,

representa el nmero de puestos que perciben este sueldo
.

A B C

Nivel

FIGURA 4.2

38
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

ORGANIGRAMA DE REMPLAZO DE
PERSONAL

JEF E D E D EPT O

ARCHIVISTA
FACTURISTA BODEGUERO

MOZO

Desempeo satisfactorio---------------à Promocion

Desempeo insatisfactorio-------------à Salida del Departamento

FIGURA 4.1

39
DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

1.11 DIAGRAMAS

Un diagrama es una carta que representa gráficamente un hecho, una

situación, un movimiento, una relación o un fenómeno cualquiera,
generalmente por medio de símbolos convencionales.

1.12 FLUXOGRAMA

Un fluxograma o carta de flujo o de procedimiento, es un diagrama que

expresa gráficamente las distintas operaciones de que se compone un
procedimiento o parte de él, estableciendo su secuencia cronológica. según su
formato, o su propósito, puede contener información adicional sobre el método
de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la
distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.
Se usa él termino fluxograma para designar cualquier representación gráfica de
un procedimiento o parte de él.

1.13 FORMAS Y MODELOS

Una forma es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios
en blanco para ser llenados con información variable, que se usa en los
procedimientos de oficina.
Una forma puede constar de varias copias, que pueden tener distintos usos. Al
final de este capitulo se anexa un formato como ejemplo.

Un modelo es un patrón conforme al cual debe ser elaborado un documento.

1.14 ¿QUÉ SON LAS REGLAS DE EJECUCIÓN?

Las reglas de ejecución en un manual son el texto que explica una rutina de
trabajo.

1.15 ¿QUÉ ES UN PROGRAMA?

Es un amplio plan que incluye el uso futuro de diferentes recursos en un patrón

integrado, y que establece la secuencia de acciones requeridas y programas
cronológicos para el logro de los objetivos fijados.

Características:

• Tienen actividades interrelacionadas

• Las actividades tienen una duración expresada en tiempo

40
 DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS.

• Para su ejecución requiere de recursos.

Clasificación

Por su alcance ♦ Generales

♦ Particulares
Por su tiempo ♦ Largo plazo
♦ Mediano plazo Mediatos
♦ Corto plazo Inmediatos

Introduction:
a) Por su alcance Generales: son aquellas que abarcan a toda
la organización.
Aún cuando éste criterio variara dependiendo
desde el punto de vista que se vea ya que un
programa de una función será general con
relación a uno de un área que dependa de
ella; por ejemplo: el programa de producción
será general con relación al mantenimiento.
Particulares: este tipo de programes sigue el
mismo criterio, planteado en los anteriores,
ejemplo: un programa de capacitación será
particular ante uno de recursos humanos.
b) Por su tiempo Serán a largo plazo si tienen una duración de
más de 3 ó 5 años (no hay un criterio único)
Serán a mediano plazo si tienen una duración
de más de un año pero menos de 3 ó 5 años.
Los programas de corto plazo tienen una
duración de menos de un año. estos se
subdividen a su vez en inmediatos cuando
son menores o iguales a seis meses y serán
mediatos si son mayores a seis meses pero
menores a un año.

41