MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Lect.univ.
dr.ing. Bogdan ŢIGĂNOAIA
Universitatea “Politehnica” din Bucureşti

Managementul proiectelor
1
 Sumar

 Evaluarea impactului proiectelor

 Bugetul proiectului
 Evaluarea propunerilor de proiecte
in vederea finantarii

Managementul proiectelor

2
Evaluarea proiectului

Managementul proiectelor 3
 Evaluarea impactului proiectelor
Evaluarea rezultatelor / impactului proiectelor (ex-post)
Ca şi monitorizarea, procesele de evaluare a rezultatelor şi impactului proiectelor (aşa-numita
evaluare ex-post) sunt strans legate de noţiunea de ciclu de viata a proiectului. Evaluarea ex-post
este a şasea - şi ultima etapa a PCM.

Documentul asociat este raportul de evaluare. Decizia majoră a etapei este alegerea acelor
elemente care se pot folosi in următorul exerciţiu de programare.

Odată cu creşterea explozivă a numărului şi amplorii programelor şi proiectelor, precum şi cu

importanţa acestora, evaluarea capătă şi ea un rol tot mai mare. Notabil este că a aparut chiar
profesiunea de evaluator, acest expert în evaluarea proiectelor, cunoscător al metodetor şi
procedurilor specifice evaluării.

Tot mai mulţi evaluatori imbogăţesc permanent literatura managementului proiectelor cu noi
procedee, tehnici, metode şi metodologii privind evaluarea.

Evaluarea consta in aprecierea (de regula independentă de organizaţia care face

implementarea) impactului pe care proiectul il are asupra mediului.

Managementul proiectelor 4
 Evaluarea impactului proiectelor (2)
Pe lângă studierea impactului, evaluatorul culege informaţii de la toate părţile implicate in proiect
sau afectate de acesta. Raportul de evaluare conţine fapte, concluzii, recomandări, lecţii invăţate.

Evaluarea nu se suprapune monitorizării, nici in timp, nici ca obiect de activitate. Cu toate

acestea, de multe ori monitorizarea şi evaluarea sunt tratate impreună sau chiar practicate
impreună.

Unele organizaţii internaţionale consideră chiar monitorizarea o formă de evaluare - este drept, cea
mai simplă - lucru nu tocmai corect. Din punct de vedere managerial, deosebirea este
fundamentală: in timp ce monitorizarea este o funcţie a managementului proiectului, evaluarea
este exterioara managementului proiectului.

Perspectivele asupra evaluării sunt diferite in funcţie de părţile interesate in acest proces:
• organizatia finanţatoare a proiectului;
• organizaţia beneficiară a proiectului;
• organizaţia iniţiatoare a evaluării (care poate fi şi una dintre cele de mai sus);
• organizatia evaluatoare.

Din punct de vedere al metodelor de evaluare, se aplică, in mod curent, mixuri de metode calitative
şi cantitative.

Managementul proiectelor 5
 Evaluarea impactului proiectelor (3)
Paralel şi ca urmare a presiunii practicii proiectelor, s-a dezvoltat şi o teorie consistentă a
evaluării proiectelor. In literatură s-au citat "principiile evaluarii de a patra generaţie“. Guba şi
Lincoln au listat nu mai putin de 17 principii ale evaluării.

Extern managementului proiectului, auditul, ca si evaluarea, este diferit de aceasta din urma
prin obiectiv:
 evaluarea urmareste impactul,
pe cand
 auditul urmareste respectarea, in cadrul proiectului, a unui set de proceduri prestabilite.

Pentru evidentierea deosebirilor si evitarea confuziilor, in tabelul urmator sunt prezentate

principalele:
 caracteristici ale auditului
comparativ cu
 monitorizarea
si diferitele
 tipuri de evaluare:

Managementul proiectelor 6
Evaluarea impactului proiectelor (4)

Managementul proiectelor 7
 Intrebari - Teme facultative
 Care sunt diferentele dintre raportul de evaluare si rapoartele din capitolul
“Monitorizarea si raportarea” ?

 Toate actiunile din tabelul “Caracteristicile monitorizarii, evaluarii si auditului “

se finalizeaza cu rapoarte. Care sunt diferentele dintre acestea?

 Care dintre actiunile din tabelul “Caracteristicile monitorizarii, evaluarii si

auditului “ se desfasoara pe teren si care din birou?

 Dati exemple de tipuri de audit.

 Se pastreaza criteriile de evaluare ex-ante si pentru evaluarea ex-post? De ce?

 Elaborati un set de criterii ex-post pentru proiectul dumneavoastra.

 Elaborati un set de principii pentru evaluarea impactului proiectelor.

Managementul proiectelor 8
 Bugetul proiectului
Bugetul proiectului nu este acelaşi lucru cu bugetul organizaţiei, chiar pentru organizaţiile de
proiectare şi chiar pentru proiecte care se finalizează cu o organizaţie.

Durata planificării financiare este diferită:

bugetele organizaţiilor sunt anuale,
in timp ce
bugetele proiectelor se referă de regulă la durata implementării.

Bugetul — plan financiar

Bugetul este un plan financiar. Orizontul său de timp este egal cu durata proiectului. Fără a intra în
detalii tehnice de specialitate, se vor preciza totuşi cele două secţiuni:
1. secţiunea de venituri;
2. secţiunea de cheltuieli

Proiectarea bugetului (o posibilitate) incepe cu secţiunea de cheltuieli. Apoi se identifică sursele

de finanţare (veniturile) şi — în final — trebuie găsite soluţii pentru echilibrarea bugetului, astfel
ca să se realizeze echilibrul bugetar (total venituri = total cheltuieli).

Managementul proiectelor 9
 Bugetul proiectului (2)
Tipuri de resurse
Capitolele de cheltuieli corespund, in general, tipurilor de resurse:
 Resurse umane (forţa de muncă)
 Resurse materiale (materii prime, materiale, echipamente etc)
 Resurse informaţionale
 Alte tipuri de resurse

Finalmente, toate tipurile de resurse se exprimă financiar.

Observatie!
Denumirea non-profit nu trebuie sa conduca la falsa concluzie ca o entitate non-profit nu are
nevoie sau nu lucreaza cu importante resurse financiare.

Deosebirea fata de societatile comerciale nu este numai de forma (“non-profit”) ci si de fond: in

timp ce la la societatile comerciale, excedentul de resurse financiare se repartizeaza proprietarilor
sub forma de dividende (din profitul net), la entitatile non-profit excendentul financiar este folosit
pentru dezvoltarea organizatiei, conform scopurilor pentru care a fost creata (altul decat profitul, de
exemplu educatia!).

Multe proiecte nu sunt generatoare de profit! (de exemplu proiecte educationale!)

Managementul proiectelor 10
 Bugetul proiectului (3)
Optimizarea resurselor:

Deoarece, de multe ori, rezultatele calculelor ne arată că este dificil să se respecte

termenul-limită de finalizare a proiectului, sunt necesare soluţii de optimizare cost-
durată, adică de reducere a duratei de realizare a intregului proiect, cu costuri
minime.

Scurtarea duratelor activităţilor (şi a proiectului) pe baza unor costuri suplimentare, de

accelerare a lucrărilor, este un procedeu ce trebuie insă aplicat numai după ce s-au
epuizat toate celelalte procedee de realocare a resurselor disponibile, fără costuri
suplimentare, în cadrul bugetului proiectului.

Metodele CPM şi PERT permit astfel de optimizări.

Managementul proiectelor 11
 Intrebari - Teme facultative
 Care sunt principalele tipuri de resurse ale proiectului elaborat de
dumneavoastra?

 Calculati costurile asociate fiecarei activitati ale proiectului.

 Care este valoarea proiectului?

 Din ce surse se vor acoperi costurile proiectului?

 Identificati doua solutii de reducere a costurilor proiectului.

Managementul proiectelor 12
 Evaluarea propunerilor de proiecte in
vederea finantarii
Criterii de sustenabilitate
Evaluarea propunerilor de proiecte (ex-ante) constă in analizarea ideii proiectului, sub toate
aspectele, inclusiv financiar. Este cea de-a treia etapă a ciclului PCM.

Documentele care se elaborează in această etapă sunt:

1. Studiul de fezabilitate
2. Propunerea de finanţare

Decizia majoră care se ia este trecerea la intocmirea propunerii de finanţare.

Evaluarea propunerilor de proiecte se face pe baza criteriilor de sustenabilitate (aşa-numitii

"factori de calitate"):
 “Apartenenta" beneficiarilor
 Sprijinul politic
 Factorul economic
 Factorii socio-culturali
 Factorii tehnologici şi de mediu
 Capacitatea instituţională şi managerială

Managementul proiectelor 13
 Evaluarea propunerilor de proiecte in
vederea finantarii (2)
Pe baza acestor criterii se intocmeşte grila de evaluare ca instrument practic de lucru.

In procesul de evaluare este vitală respectarea principiilor şi normelor de etica profesională a

evaluării. In acest scop, evaluatorul va semna un acord de confidentialitate şi evitare a
conflictului de interese.

Practica evaluării proiectelor a condus nu numai la dezvoltarea teoriei managementului de proiect

dar şi la apariţia unor metodologii practice, de tipul listelor de verificare ("check-list").

Astfel, Drummond a elaborat pentru evaluatori "ghidul de supravietuire":

 Cine are nevoie de evaluare? De ce?
 Cum au fost generate variantele ce vor fi analizate?
 Ce se cunoaşte despre eficacitatea acestor variante?
 Care este costul variantelor propuse?
 Cum se va realiza evaluarea?
 Ce resurse sunt disponibile pentru evaluare?

Studiati cu atentie formatul si continutul cererii de finantare prezentate ca model.

Managementul proiectelor 14
 Evaluarea propunerilor de proiecte in
vederea finantarii (3)
Greşeli frecvente în redactarea propunerilor de proiecte:
• Propunerile de proiect sunt neeligibile (ca priorităţi)
• Propunerile de proiect sunt eligibile, dar formulate necorespunzător (cu greşeli tehnice)
• Propunerile de proiect nu iau in considerare proiecte anterioare şi nu ţin seama de capacitatea
de implementare limitată

Pentru a evita greşelile de mai sus se recomandă studierea structurii fişei de proiect. Greşelile
sunt atât greşeli de formulare cât şi de fond (confuzie asupra elementelor de management de
proiect):
 confuzii intre obiectivele generale şi specifice;
 confuzii intre activităţi şi rezultate;
 lipsa corespondenţei intre obiective, activităţi şi rezultate;
 inconsistente (elemente lipsă) in cadrul fişei de proiect;
 nu se ating toate problemele / tematicile menţionate în grilele de evaluare şi în ghidul
solicitantului;
 nu sunt detaliate elemente de valoare adăugată;

Managementul proiectelor 15
 Evaluarea propunerilor de proiecte in
vederea finantarii (4)
 nu se corelează informaţiile trecute de solicitant în diferite secţiuni, de exemplu cele
de la activităţi cu cele de la graficul activităţilor, sau de la buget cu cele de la
detalierea bugetului sau exista costuri care nu se regasesc în activitati corelate, etc.;

 justificări incomplete / lipsa datelor statistice pentru justificarea problemei;

 dificultatea de a surprinde nevoile reale ale factorilor interesaţi;

 dificultatea de a identifica şi de a descrie corect grupul ţintă (caracteristici,

cuantificare, nevoi specifice);

 nu se ating toate problemele / tematicile menţionate în grilele de evaluare şi în ghidul

solicitantului;

 detaliere incompletă a bugetului / erori de calcul aritmetic;

 calcularea şi / sau detalierea bugetului în altă monedă decât lei (RON);

Managementul proiectelor 16
 Evaluarea propunerilor de proiecte in
vederea finantarii (5)
 încadrarea eronată în categoria de finanţare proprie (finanţat parţial sau finanţat
integral de la bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat sau bugetele
fondurilor speciale);

 nerespectarea procentului aferent contribuţiei proprii a solicitanţilor;

 costuri supraestimate;

 nerespectarea limitelor impuse pentru diverse categorii de cheltuieli:

- Cheltuieli administrative;
- Cheltuieli tip FEDR (Fondul European pentru Dezvoltare Regionala);

 importanta scazută acordată asigurării sustenabilităţii proiectelor;

 neîntelegerea principiilor şi a temelor orizontale:

• Egalitatea de şanse;
• Dezvoltare durabilă;
• Imbătrânire activă;
• Inovare / TIC;
• Abordare interregională şi transnaţională;;

Managementul proiectelor 17
 Evaluarea propunerilor de proiecte in
vederea finantarii (6)
 justificări fără substanţă referitoare la obiectivele orizontale;

 menţiuni cu caracter generic, fără claritate sau fără o legătură concretă cu ceea ce
trebuie descris, utilizare de termeni pretentiosi, fără legătură cu scopul aplicaţiei;

 copiere integrală sau parţială a prevederilor din DI (Document de Implementare), ghiduri

sau documentele programatice.

Etica în procesul de evaluare – Studiati cu atentie codul de etica prezentat ca model

Managementul proiectelor 18
 Intrebari - Teme facultative
 Elaborati o grila generala de evaluare a propunerilor de proiecte pe baza
factorilor de calitate a proiectului, acordand ponderi fiecarui factor de calitate.
Este aceasta grila potrivita evaluarii proiectului dumneavoastra?

 Elaborati o grila amanuntita de evaluare a propunerilor de proiecte detaliind

fiecare factor de calitate. Este aceasta grila potrivita evaluarii proiectului
dumneavoastra?

 Faceti schimb de proiecte cu un coleg si evaluati-va reciproc proiectele.

Comentati rezultatele.

 Faceti schimb de grile de evaluare cu un coleg si evaluati-va reciproc proiectele.

Comentati rezultatele.

Managementul proiectelor 19
MULŢUMESC!

20