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MINISTERIO DE AGRICULTURA
SERVICIO AGRÍCOLA Y GANADERO
INSTRUCTIVO
TABLA DE RESPONSABILIDADES
ANALISTA
ELABORACIÓN FRANCISCO
SUBDEPARTAMENTO
OLIVARES
GESTIÓN DE LAS
MUÑOZ
PERSONAS
JEFA
CARLA ANDREA SUBDEPARTAMENTO
LEIVA TOLEDO GESTIÓN DE LAS
PERSONAS
REVISIÓN
JEFA
ANGÉLICA
SUBDEPARTAMENTO
MARÍA MOUAT
CONTROL DE GESTIÓN
OPORTUS
Y PRESUPUESTO
APROBACIÓN
SERGIO CELIS JEFE DEPARTAMENTO
ROZZI DE LAS PERSONAS
FECHA DE
ENTRADA EN
VIGENCIA
ÍNDICE
2. ALCANCE......................................................................................................................... 4
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ................................................................................ 4
3.1 DEFINICIONES .......................................................................................................... 4
3.2 ABREVIATURAS ........................................................................................................ 6
4. MARCO LEGAL, REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS 6
5. RESPONSABILIDADES ................................................................................................... 6
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................................. 7
6.1 PRIMERA MODALIDAD ................................................................................................. 8
6.2 SEGUNDA MODALIDAD (OPERARÁ SOLAMENTE PARA LAS OFICINAS
SECTORIALES QUE NO DISPONEN DE RELOJ BIOMÉTRICO): ................................... 22
1. OBJETIVO
El presente instructivo tiene como finalidad orientar a los usuarios del Sistema Nacional de
Control Biométrico de Asistencia SAG, sobre las acciónes y actividades a ejecutar, plazos
de ejecución y responsabilidades que se generan en el proceso de registro y control de
asistencia biometrico de los/as funcionarios/as y prestadores de servicios a honorarios a
suma alzada del Servicio Agrícola y Ganadero.
Lo anterior, con el objeto de que los usuarios del Sistema, puedan disponer de una guía
práctica que les permita contar con la información necesaria para desempeñar
adecuadamente las funciones asociadas al Sistema Nacional de Control Biométrico de
Asistencia SAG.
2. ALCANCE
La aplicación de este documento se realizará en el Subdepartamento Gestión de las
Personas, Unidades Regionales de las Personas y en Oficinas Sectoriales.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1 DEFINICIONES
SYNCOMM: Aplicación encargada de la administración de los relojes biométricos
(Programación de Hora, respaldo de huellas digitales, envío de la replica de huellas
digitales a otros relojes y manejo de la base de datos funcionarios).
Ficha Personal: Ficha de registro que dispone el sistema MILLENIUM, que permite crear
e identificar a cada persona individualizándola y asignándole identificador, nombre,
apellidos, DNI, tarjeta, datos personales, datos laborales, elementos organizativos, análisis
diario y la agenda.
Identificador: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos ni guion del
digito verificador. Es obligación crear este dato en el sistema.
DNI: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos. Es obligación crear
este dato en el sistema.
Ejemplo: C.I N°15.389.231-K Identificador = 15389231-K
Archivo de Asistencia Sectorial: Archivo Excel con formato establecido, donde se tiene
que dejar el registro de la asistencia de las personas que desempeñan funciones en las
oficinas sectoriales que no cuentan con reloj biométrico de asistencia. Este archivo es
generado por los administradores sectoriales de asistencia quienes lo envían
mensualmente a los administradores regionales de asistencia para su consolidación y
envío al nivel central, para que el administrador central de asistencia cargue la información
al sistema.
Ejemplo:
Administrador/a
Administrador/a Administrador/a Central
Sectorial de Envío Envío
Regional de Asistencia de Asistencia
Asistencia.
Generación del Consolidación de los Carga en el sistema del
archivo de archivos de asistencias archivo de asistencia
asistencia sectorial sectoriales sectorial consolidado
3.2 ABREVIATURAS
DN: Director/a Nacional.
DR: Director/a Regional.
JDP: Jefe/a Departamento de las Personas.
DP: Departamento de las Personas.
SGP: Subdepartamento Gestión de las Personas.
ACA: Administrador/a Central de Asistencia.
ARA: Administrador/a Regional de Asistencia.
ASA: Administrador/a Sectorial de Asistencia.
SNCBA: Sistema Nacional de Control Biométrico de Asistencia.
AAS: Archivo de Asistencia Sectorial
AASC: Archivo de Asistencia Sectorial Consolidado
PSHSA: Prestador/a de Servicios en Calidad de Honorarios a Suma Alzada.
FUN: Funcionarios/a
5. RESPONSABILIDADES
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
El Sistema Nacional de Control Biométrico de Asistencia SAG, operará con dos
aplicaciones que trabajan de forma paralela, complementándose para realizar los registros
de asistencia a Nivel Nacional, estas son SYNCOMM y MILLENIUM, para efectos de la
mecionada complementación de estas aplicaciones, el Sistema Nacional de Control
Biométrico de Asistencia SAG, operará de manera descentralizada con las aplicaciónes
SYNCOMM y MILLENIUM, focalizando las acciones a ejecutar en los/as
Administradores/a Regionales de Asistencia, Administradores/es Sectoriales de Asistencia
y Administrador/a Central de Asistencia, según corresponda a la ubicación geográfica del
personal.
De igual forma el sistema funcionará con dos modalidades de registro de asistencia, estas
son:
Una vez realizado el registro de asistencia el ASA, traspasará diariamente los datos a un
archivo Excel predeterminado (AAS), el que deberá ser enviado mensualmente al ARA,
quien realizará la consolidación de los AAS, para de forma posterior enviar el AASC al
ACA para su carga en el sistema. Una vez realizada la carga en el sistema del AASC, los
registros cargados podrán ser operados desde la aplicación MILLENIUM.
INGRESO DE LA PERSONA
Cuando se produce el ingreso al Servicio de un/a Funcionario/a (FUN) o un/a Prestador/a
de Servicios en Calidad de Honorarios a Suma Alzada (PSHSA), el ACA o el ARA deberá
realizar su ingreso a la base de datos que dispone la aplicación SYNCOMM, ingresando
en esa aplicación los datos requeridos.
En el nivel central del Servicio la persona que esté a cargo de realizar las contrataciones o
nombramientos y la persona que esté a cargo de realizar los contratos de prestadores de
servicios a honorarios a suma alzada, deberán informar al ACA mediante correo
electronico cuando se produzca un ingreso o desvinculación de alguno de los funcionarios
o prestadores de servicios del nivel central, el correo deberá contener los siguientes datos:
Nombre de la Persona.
R.U.T.
Calidad Jurídica.
Sede.
Dependiendo si es ingreso o desvinculación, debera informar la fecha de ingreso o
la fecha de cese de funciones.
De no existir esta información por parte de la persona que esté a cargo de realizar las
contrataciones y nombramientos o la persona que este a cargo de realizar los contratos de
prestadores de servicios a honorarios a suma alzada del nivel central, no se podrá realizar
ningún registro de ingreso ni de cese en las aplicaciones SYNCOMM y MILLENIUM.
Imagen N°1
Edit Program
Imagen N°2
Employees
Imagen N°3
Bases de Datos
Imagen N°4
Activities (Paso 2)
New
Imagen N°5
Envíar Empleados
Selección de Relojes
3. Una vez que se haya enviado la base de datos al reloj biométrico, se deberá
proceder al enrolamiento del registro de huella dactilar de la persona en el reloj
bíometrico dispuesto para estos fines, siguiendo la siguiente pauta:
Toma de huellas.
Para que la unidad de control comience a funcionar se debe de almacenar las huellas
dactilares del personal, este dato tiene la característica de unicidad: la existencia de dos
personas con una característica idéntica tiene una probabilidad muy pequeña.
Se debe ingresar cada una de las huellas del personal, durante este crucial proceso el/la
ACA, ARA o ASA, el, recibe el nombre de supervisor y deberá, mediante un procedimiento
especial, indicarle al dispositivo biométrico que debe “reconocer” y “almacenar” la huella
de cada una de las personas en su memoria interna.
Imagen N°6
Pantalla
Lector de
Huella Digital
F6
ENTER
Teclado
Númerico
Una vez realizado el correspondiente enrolamiento del registro de huella dactilar, respaldar
de la huella digital de la persona en la aplicación SYNCOMM.
Enviar Huella
Imagen N°8
Select
Employees
Simbolo >
Bases de
Datos
Buscador
de Tarjeta
Persona
Seleccionada
OK
Una vez realizado el respaldo de la huella dactilar, se deberá enviar el registro dactilar
asociado a la tarjeta de la persona al/los reloj/es biometricos correspondientes, esto se
realiza en la alternativa “Activities” y seleccionando la opción “Enviar Huella” (Imagen
N°7).
Una vez realizadas estas acciones debera chequear, en el tablero de mando, que la
operación fue realizada con éxito, lo que significa que la persona puede iniciar desde ese
minuto el trámite de registro de asistencia biométrica.
Imagen N°9
Buscador
de Tarjeta
Buscador
de Tarjeta
Nombre
Apellidos
Sexo
Identificador: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos ni
guion del digito verificador. Ejemplo: C.I N°15.389.231-K Identificador =
15389231K
DNI: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos.
Ejemplo: C.I N°15.389.231-K Identificador = 15389231-K
Tarjeta: Equivale al número de cedula nacional de identidad sin puntos ni digito
verificador. Ejemplo: C.I N°15.389.231-K Identificador = 15389231
Imagen N°10
Identificador
Datos
Personales
Sexo
Cuando se haya realizado el registro exitoso de estos datos, guardar los cambios
efectuados con el simbolo azul de “Guardar” ubicado en el extremo superior izquierdo de
la pantalla y pasar a la siguiente alternativa “Datos Laborales”, en ella se debera asignar
la fecha de ingreso de la persona en la columna “Inicio” y en la columna de
“Observaciones” la calidad de FUN o PSHSA, una vez asignados estos datos se deberan
guardar los cambios efectuados y pasar a la alternativa siguiente de “Elementos
Organizativos” donde se deberá dejar el registro de la sede en que desempeña funciones
la persona, para esto se debe asignar la fecha de ingreso a la sede en la columna inicio y
de forma posterior seleccionar en la columna de “Elem. Organigrama” la sede asignada
a la persona, la cual estará disponible en una lista desplegable (Imagen N°11).
Imagen N° 11
Lista Desplegable
Una vez realizadas estas acciones se deberá guardar el registro y podrá avanzar a la
alternativa analisis diario, donde se llevará el registro del día, horario de entrada y horario
de salida de la persona, este registro se carga automáticamente a través de sistema, por
lo tanto no se deben ingresar datos.
Imagen N°12
Una vez realizadas estas acciones se deberá guardar el registro, finalizando la operación
con la X ubicada en el extremo superior derecho de la pantalla.
BAJA DE LA PERSONA
INGRESO DE LA PERSONA
Las personas deberán registrar su asistencia obligatoriamente en los medios que disponga
la oficina sectorial, estos son:
Reloj análogo.
Tarjetas papel.
Libros de asistencia.
Una vez realizado el registro de asistencia el ASA, traspasará diariamente los datos a un
archivo Excel predeterminado (AAS), el que deberá ser enviado mensualmente al ARA,
quien realizará la consolidación de los AAS, para de forma posterior enviar el AASC al
ACA para su carga en el sistema. Una vez realizada la carga en el sistema del AASC, los
registros cargados podrán ser operados desde la aplicación MILLENIUM.
BAJA DE LA PERSONA
El ARA deberá cerrar el periodo de datos laborales de la persona en la aplicación
MILLENIUM, utilizando el mismo procedimiento ya explicado.