P-gc-001. Control de Los Documentos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
M-PR-005 Página 1 de 13
Código: P-GC-001
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

ÚLTIMA REV. /
SUSTITUYE A :
MODIF.
FECHA: 28/06/2014 FECHA: 30/06/2014 FECHA: 30/06/2014
GERENTE GENERAL
REVISIÓN 11, REVISIÓN 12,
VANESSA DÍAZ ALEXANDRO
MAYO, 2014 JUNIO, 2014
GET. DE GESTIÓN MOSCHELLA
DE LA CALIDAD VICEPRESIDENTE
F-NM-001 (REV.01)
CONTROL DE Página 2 de 15
Revisión: 12
DOCUMENTOS Fecha: Junio, 2014
Código: P-GC-001
CONTENIDO
Contenido
Registro de Revisiones Efectuadas a este Procedimiento.
1. Propósito.
2. Alcance.
3. Políticas.
4. Responsabilidades.
5. Documentos Relacionados.
6. Lista de Materiales y Equipos Utilizados en el Procedimiento.
6.1. Lista de Materiales.
6.2. Lista de Equipos.
7. Procedimiento.
8. Instrucciones de Trabajo Relacionadas al Procedimiento.
9. Registros Generados en el Procedimiento.
10. Anexos.
Manual de Procedimientos.
Elaboración, Aprobación y Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
F-NM-002 (REV.02)
Revisión: 12
Código: P-GC-001
REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE PROCEDIMIENTO

Nº DE
SECCIÓN Y
REVISIÓ FECHA CAMBIOS REALIZADOS
PÁGINA
N
Cambio en la estructura de la documentación; transición
del documento de la Norma ISO 9002:1994 a ISO
02 Julio, 2006 Todas 9001:2000 (sustituye a la sección 4.5.2 del Manual de
Procedimientos Rev. 01)
Inclusión en el procedimiento de “Cada dueño de
proceso es responsable de asegurar que se utilice la
Marzo, última versión del documento externo, esto lo puede
03 Sección 7.9.1 verificar mensualmente a través de páginas de Internet,
2007
proveedores o cualquier otro medio que indique la
vigencia del documento”.
1) Los procedimientos específicos para proyectos son
elaborados por el Líder de Proyecto, revisados por el
Gerente de Gestión de la Calidad y aprobados por el
Vicepresidente.
2) Todos los procedimientos correspondientes a la
1) Páginas 5 y 9. Gerencia de Gestión de la Calidad son elaborados por el
Secciones 3.4.1 y Gerente de Gestión de la Calidad, revisados por el
7.12.4.1 Gerente Corporativos del Sistema de Gestión de la
2) Pág. 12, Anexo Calidad y aprobados por el Vicepresidente; el resto de
Octubre, 10.1 los procedimientos del SGC son elaborados por el
04 Gerente responsable (dueño de proceso), revisados por
2007 3) Todas
4) Pág. 9, sección el Gerente de Gestión de la Calidad y aprobados por el
7.14 Vicepresidente.
5) Pág. 12, sección 3) Cambios del formato F-NM-001 y F-NM-002.
4) El estado actual de los documentos del sistema de
10.1 gestión de la calidad esta determinado por el número de
revisión, eliminando de los mismos el número de
edición.
5) Inclusión de Políticas y normas en la tabla de niveles
de aprobación.
1) Los documentos del sistema de Gestión de la Calidad
1) Pág. 7 y 8, se encuentran disponibles para lectura en la red
Diciembre, secciones 7.3, 7.4 y computarizada y en aquellos lugares donde no haya
05 acceso a la red se seguirán entregando copias
2007 7.8. controladas de acuerdo a la entrega y retiro de
documentos (F-GC-003), estas copias pueden ser en
físico o digital.
Junio, 1) Pág. 12 Sección Modificación de Políticas y normas en la tabla de
06
2008 10.1 niveles de aprobación.
Cambio de Edición del Manual de
M-PR-002 a M-PR-003
1) Cambio en el cargo del Gerente Corporativo del
Sistema de Gestión de la Calidad por Director
Agosto, Corporativo de Calidad y Mejoramiento de Procesos.
07 Pág. 1 (Portada) 2) se incluye que los perfiles creados para una obra en
2008
específico, son laborados por el Gerente de RRHH y RS,
revisados por el Director Corporativo del Sistema de
Gestión de la Calidad y Mejoramiento de los Procesos y
aprobado por el Vicepresidente.
F-NM-002 (REV.02)
Revisión: 12
Código: P-GC-001
Cambio de Revisión.
Enero,
08 Todas Cambio realizado para cumplir con los requisitos
2010
de la norma ISO 9001-2008.
- Se incluye la siguiente política “Todo documento que
por exigencia de un proyecto tenga revisión sólo válida
Pág. 9 (Item 3) para la ejecución de este proyecto formará parte del plan
Pág. de calidad del proyecto y no de los manuales del
(Item 7.13.4) sistema de Gestión de la Calidad de ZIC”.
Pág. - Se complementa el ítem basado en la política
(Item 7.16) anterior.
Mayo, - Se cambia el manejo de planos y especificaciones,
09 Pág.
2010 asignando la responsabilidad al Asistente de Control de
(Item 7.18)
Pág. 8 los Registros de Obra.
(Item 7.3 y 7.4) - Se anexa un nuevo ítem para el manejo de
correspondencias externas de obra.
Pág. 10
(Item. 7.6) - Se cambia nombre del formato “Entrega y retiro de
documento” a “Control de entrega de documento” (F-
GC-003).
-Cambia la edición del manual de M-PR-003 a M-
PR-004.
-Se elimina la firma del Director Corporativo de
Calidad y Mejoramiento de Procesos como
Mayo,
10 Pág. 01 (Portada) responsable de revisar el procedimiento, pasando
2011
a ser responsable el Gerente General.
-Se excluye la firma del responsable del control del
documento.
- Se indica detalladamente el manejo de

documentos que requieren cambios válidos para la
ejecución de un proyecto.
- Se incluye la responsabilidad del Coordinador de
Administración de Contratos dentro del
procedimiento.
Pág. 5 - Se indica que los documentos que afecten la
(Item. 3.4) calidad del producto y los necesarios para la
Pág. 7 ejecución del producto son los únicos documentos
Mayo,
11 (Item. 4) externos distribuidos y controlados de acuerdo a lo
2014
Pág. 11
establecido en este documento. Zulia Industrial
(Item. 7.17)
Constructions, C.A puede mantener documentos
externos como documentos del cliente, catálogos o
cualquier otro tipo de norma como documentos de
referencia, de manera no controlada.
F-NM-002 (REV.02)
Revisión: 12
Código: P-GC-001
Cambio del F-NM-002 para revisión 02.

Cambio del manual a edición 005.
Cambio de los siguientes cargos:
- Gerente de Recursos Humanos y
Responsabilidad Social por Gerente de
Gestión de Capital Humano.
Junio, - Coordinador de Administración de Contratos
12 Todas
2014 por el Gerente de Administración de
Contratos.
- Asistente de Control de los Registros en Obra
por Analista de Control de los Registros en
obra.
Cambio de Zulia Industrial Constructions C.A por

ZIC.
F-NM-002 (REV.02)
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Código: P-GC-001
1. PROPÓSITO.
Actualizar, revisar, aprobar, distribuir y controlar toda la documentación del Sistema
de Gestión de la Calidad. Retirar los documentos obsoletos, identificando los cambios;
con la finalidad de asegurar que cada usuario tenga la versión vigente del documento
que requiere para realizar su trabajo y que estos se encuentre fácilmente legibles e
identificables.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica a la actualización, revisión, aprobación, distribución y
control de toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad tanto de
procedencia externa (cliente / proveedor) como interna, a excepción del Manual del
Sistema de Gestión de la Calidad, cuyo control se describe en el mismo documento.
3. POLÌTICAS.
3.1. Todo procedimiento perteneciente al Sistema de Calidad, cumplirá con lo
establecido en este procedimiento.
3.2. Los documentos que pertenezcan al Sistema de Gestión de la Calidad, los
cuales presenten la denominación de “No-Controlados” se identificaran en su cuerpo
con un sello de tinta que indique “COPIA NO CONTROLADA”.
3.3. Todas las modificaciones de un documento estarán sujetas a la misma
revisión, aprobación y distribución que el documento original, a excepción de los
documentos que por exigencias de un proyecto o cliente requieran ser modificados solo
para un proyecto específico; en este caso, serán tratadas de la siguiente manera:
3.3.1. Documentos referentes a los procesos de control de calidad (GC),

Ejecución (PT) y el procedimiento Estructuración de planes de calidad y dossier de obra
(P-NM-004).
- Procedimiento: elaborado por el Gerente o Líder de Proyecto, revisado
por el Gerente de Gestión de la Calidad y aprobado por el Vicepresidente.
- Instrucción de Trabajo: elaborado por el Gerente o Líder de Proyecto,
revisado por el Gerente de Gestión de la Calidad y aprobado por el Gerente de área al
que corresponde el procedimiento.
- Formatos: no necesariamente tendrán el sello que indica “sólo válido
para la ejecución de este proyecto” de tal manera que su control de revisión para ese
proyecto se evidencia en las solicitudes de modificación respectivas dejando constancia
en las mismas que estos cambios son revisados por el Gerente y/o Líder de Proyecto y
aprobados por el Gerente de Gestión de la Calidad.
- Perfiles de Cargo: elaborado por el Gerente de Gestión de Capital
Humano, revisados por el Gerente General y aprobado por el Vicepresidente.
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Código: P-GC-001
3.3.2. Documentos referentes a todos los procesos del sistema de gestión de

la Calidad a excepción de los procesos de control de calidad (GC), ejecución (PT) y el
procedimiento Estructuración de planes de calidad y dossier de obra (P-NM-004).
- Procedimiento: de acuerdo a lo establecido en el anexo 10.1. y sellados
como “sólo válido para la ejecución de este proyecto”
- Instrucción de Trabajo: de acuerdo a lo establecido en el anexo 10.1. y
sellados como “sólo válido para la ejecución de este proyecto”
- Formatos: no necesariamente tendrán el sello que indica “sólo válido
para la ejecución de este proyecto” de tal manera que su control de revisión para ese
proyecto se evidencia en las solicitudes de modificación respectivas dejando constancia
en las mismas que estos cambios son revisados y aprobados de acuerdo al de acuerdo
a lo establecido en el anexo 10.1.
- Perfiles de Cargo: de acuerdo a lo establecido en el anexo 10.1 y y
sellados como “sólo válido para la ejecución de este proyecto”
3.4. Los cambios efectuados en los formatos F-NM-001 “portada del documento
interno”, F-NM-002 “cuerpo del documento interno”, F-NM-008 “Portada de documentos
referentes a los procesos de control de calidad (GC), Ejecución (PT) y plan de calidad y
“F-NM-009” “Cuerpo de documentos referentes a los procesos de control de calidad
(GC), Ejecución (PT) y plan de calidad como sólo válido para un proyecto, sólo aplican
para los documentos indicados en el literal 3.3.1 de este procedimiento y el plan de
calidad de la obra.
3.5. Todo documento que por exigencia de un proyecto tenga revisión sólo válida
para la ejecución de este proyecto formará parte del plan de calidad del proyecto y no
de los manuales del sistema de Gestión de la Calidad de ZIC.
3.6. Cualquier empleado de la empresa podrá proponer la revisión o modificación
de algún procedimiento, éste deberá justificar su solicitud con los criterios que lo
impulsan a la misma.
3.7. Ningún documento podrá ser corregido, enmendado, borrado en algunas de
sus partes bajo ningún concepto, en caso de requerirse alguna modificación, mejora,
enmienda o cualquier observación, debe canalizarse con el Gerente de gestión de la
calidad.
3.8. Los Documentos elaborados y aprobados con fecha anterior a la revisión
próxima del documento, mantienen su validez hasta efectuarse una revisión de los
mismos, la cual debe ser elaborado de acuerdo con lo establecido en este
procedimiento.
F-NM-002 (REV.02)
Revisión: 12
Código: P-GC-001
4. RESPONSABILIDADES.
4.1. Vicepresidente. (D-PR-002)

Será responsable de emitir las políticas que gobiernan el presente
procedimiento.
Será responsable de aprobar este documento.
4.2. Gerente General. (D-GG-001)

Será responsable de revisar este documento.
4.3. Gerente de Gestión de la Calidad. (D-GC-001)
Será responsable del mantenimiento, control, modificación y distribución del
presente documento.
Será responsable de asegurar, a través de auditorías periódicas, que todos los
procesos relacionados con este procedimiento, se cumplan con la calidad requerida y
de aplicar las acciones preventivas o correctivas que sean requeridas, de acuerdo con
los procedimientos establecidos.
Será responsable del control de documentos internos.
4.4. Gerente o Coordinadores de Departamentos.
Serán responsables de asegurar el cumplimiento de lo establecido en este
procedimiento.
4.5. Gerente de Administración de Contratos. (D-AD-001)
Será responsable de garantizar el control de correspondencias, minutas o
cualquier otro tipo de correspondencia externa de los proyectos.
4.6. Asistente de Control de Documentos. (D-AD-004)
Será responsable de controlar la correspondencia externa de los proyectos y
asignar la codificación a las correspondencias de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento de Normalización del sistema de gestión de calidad número P-NM-003
en el punto 7.4.
4.7. Asistente de Control de los Registros de Obra.(D-GC-006)
Será responsable del control de documentos provenientes de cliente,
específicamente planos y especificaciones.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS.
5.1. Norma Venezolana Covenin - ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad-
Requisitos, Cláusula 4.2.3Control de los Documentos.
5.2. Procedimiento para Preparación y Revisión de Isométricos (F-IN-001).
5.3. Elaboración de manuales del sistema de gestión de la calidad (P-NM-001).
5.4. Elaboración de los documentos del sistema de Gestión
de la Calidad (P-NM-002).
F-NM-002 (REV.02)
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5.5. Sistema de Codificación (P-NM-003).

6. LISTA DE MATERIALES Y EQUIPOS UTILIZADOS EN EL PROCEDIMIENTO.
6.1. Lista de Materiales.
No aplica para este procedimiento.
6.2. Lista de Equipos.
7. PROCEDIMIENTO.
7.1. El Gerente de Gestión de la Calidad elabora los Documentos de Calidad de
acuerdo a las Normas COVENIN ISO 9001, y los envía al Gerente General, en caso de
tratarse del Manual de Gestión de la Calidad, Manual de Procedimientos y Manual de
Formatos. El Manual de Organización y todos sus documentos internos son elaborados
por el Gerente de Gestión de Capital Humanoy enviado al Gerente Generalpara su
revisión; estos manuales son aprobados por el Vicepresidente. Los documentos
pertenecientes al Manual de Procedimiento son elaborados por cada usuario, a
excepción de los correspondientes a la Gerencia de Gestión de la Calidad y clasificados
como GC y NM son revisados por el Gerente General y aprobados por el
Vicepresidente, para el caso del Manual de Instrucciones de Trabajo es elaborado por
el Gerente de Gestión de la Calidad, revisado por el Gerente General y aprobado por el
Vicepresidente (Ver anexo 10.1).
7.2. Los originales de cada Manual son custodiados por Gerente de Gestión de la
Calidad quien garantiza la preservación y protección contra daños y/o deterioro, así
como su continua revisión.
7.3. Todos los manuales del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran en la
Red Computarizada de ZIC y cualquier persona con acceso a la Red puede abrir los
documentos solo como lectura; los mismos no pueden ser copiados, impresos o
modificados por una persona diferente al Gerente de Gestión de la Calidad o cualquier
designado por el. La documentación del Sistema de la Calidaddisponibles en la red
computarizada, son controlados únicamente por la Gerencia de Gestión de la Calidad a
través del sistema, la cual se asegura que los documentos disponibles en la red se
encuentren en su estado de revisión vigente. De requerirse una impresión de cualquiera
de estos documentos, la misma es solicitada al Gerente de Gestión de la Calidad por
parte del solicitante, estos son entregados y registrados utilizando el formato “Control
de Entrega de Documento” (F-GC-003); los documentos entregados se identifican en
cada una de sus páginas con el sello COPIA CONTROLADA. Todo documento que no
sea impreso según lo establecido en este punto, es considerado como COPIA NO
CONTROLADA.
7.4. En aquellos casos donde no exista acceso al Sistema de la Calidad a través de
la red computarizada, la distribución de los documentos es controlada a través del
control de entrega de documento (F-GC-003).
7.5. Esta distribución puede hacerse a través de copias físicas o digitales.
F-NM-002 (REV.02)
Revisión: 12
Código: P-GC-001
7.6. En caso que se haga entrega de los documentos en físico, se coloca el sello y
numero de COPIA CONTROLADA en todas las páginas.
7.7. En caso que se haga entrega de los documentos en electrónico, se coloca el
sello y número de COPIA CONTROLADA en la primera página de cada documento.
7.8. Cada Usuario es custodio y responsable por los Manuales y Procedimientos
asignados a su cargo, queda prohibido la circulación de copias que no estén
controladas.
7.9. Si un usuario requiere una copia específica de algún documento, debe solicitar
a su Gerencia para que esta a su vez solicite una copia controlada del documento al
Gerente de Gestión de la Calidad para ese usuario. Bajo ningún concepto el dueño de
alguna copia controlada de los manuales podrá entregar una copia de un documento
sin la notificación y control del Gerente de Gestión de la Calidad. Documentos tales
como trípticos, carteleras, políticas (en avisos, afiches o carteleras), periódicos internos
son considerados documentos no controlados y distribuidos bajo esta condición.
7.10. Para aquellos organismos externos a ZIC, que pudieran requerir copia del
Manual de Sistema de Gestión de la Calidad, se les entrega una COPIA NO
CONTROLADA.
7.11. Las copias de la documentación obsoleta es retirada y destruida por el
Gerente de Gestión de la Calidad de manera de garantizar el uso no intencionado de
documentos obsoletos y en el sistema (red) es eliminado el archivo.
7.12. Cualquier persona o Departamento que tenga la necesidad de elaborar un
documento nuevo, modificar o desincorporar uno existente debe realizar las siguientes
actividades:
7.12.1. Llenar la Solicitud de Modificación (F-GC-001) indicando motivo de la
solicitud.
7.12.2. Entregar la Solicitud de Modificación (F-GC-001) a la Gerencia de
Gestión de la Calidad.
7.12.3. La Gerenciade Gestión de la Calidad analiza la documentación y de
ser necesario se reúne con el solicitante con la finalidad de aclarar dudas.
7.12.4. De ser factible la realización del cambio o ser aprobado el motivo de
su solicitud se procede de acuerdo a cada caso (inclusión, modificación o exclusión).
7.12.5. Finalmente realizar el cambio y solicitar las firmas aprobatorias de
acuerdo a los niveles de aprobación. (Ver anexo 10.1).
7.13. Todos los documentos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad
de ZIC son controlados y cumplen con los siguientes requisitos:
7.13.1. Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad son
aprobados antes de su publicación, asegurando los niveles de aprobación de
acuerdo al anexo 10.1. Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad a
excepción de los formatos, presentan firmas y evidencias de su elaboración, revisión y
aprobación sólo en la primera página de cada uno de ellos; cualquier cambio en el resto
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Código: P-GC-001
de sus páginas implica una nueva revisión del documento; a excepción del Manual de
Gestión de la Calidad que cumple con el Item7.13.3 de este procedimiento.
7.13.2. Cualquier documento que no presente algunas de las firmas
aprobatorias indicadas en el anexo 10.1 no se considera incluido en el Sistema de
Gestión de la Calidad de ZIC y por lo tanto no puede ser emitido ni utilizado por ningún
usuario, a excepción de los documentos que por exigencias del cliente requieran
cambios solo aplicables para un proyecto específico, los cuales deben ser elaborados,
revisados y aprobados de acuerdo a lo indicado en el punto 3.4 de este procedimiento.
7.13.3. Todos los Manuales del Sistema de Gestión de la Calidad
(Organización, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y Formatos) son revisados
solo cuando se incorpore o retire un documento en el manual y son aprobados
nuevamente de acuerdo a lo planteado en este procedimiento de acuerdo a anexo 10.1.
a excepción del Manual de Gestión de la Calidad que cambia la revisión después de
reflejarse cuatro cambios en el registro de revisiones efectuadas al manual, siempre y
cuando el mismo no afecte el orden y número de páginas en el resto del manual de ser
así se le dará una nueva revisión al Manual de Gestión de la Calidad; si el cambio
realizado no afecta el orden y número de páginas, el Manual de Gestión de la Calidad
conserva su número de revisión actual con fecha original de esa revisión.
7.13.4. Los documentos que por exigencia de un proyecto específico
requieran ser modificados y revisados deben ser sellados con sello que indique
“Documento válido solo durante la ejecución del Proyecto” y una vez culminado el
mismo deben ser sellados con sello indicando “Documento obsoleto” y retirados del
sistema.Estos documentos formarán parte del plan de calidad del proyecto y no de los
manuales del sistema de Gestión de la Calidad de ZIC y son tratados de la siguiente
manera:
7.13.4.1. Procedimiento: elaborado por el Gerente o Líder de Proyecto,
revisado por el Gerente de Gestión de la Calidad y aprobado por el Vicepresidente.
7.13.4.2. Instrucción de Trabajo: elaborado por el Líder de Proyecto,
revisado por el Gerente de Gestión de la Calidad y aprobado por el Gerente de área al
que corresponde el procedimiento.
7.13.4.3. Formatos: no necesariamente tendrán el sello que indica
“sólo válido para la ejecución de este proyecto” de tal manera que su control de revisión
para ese proyecto se evidencia en las solicitudes de modificación respectivas dejando
constancia en las mismas que estos cambios son revisados por el Gerente y/o Líder de
Proyecto y aprobados por el Gerente de Gestión de la Calidad.
7.13.4.4. Perfiles de Cargo: elaborado por el Gerente de Gestión de
Capital Humano, revisados por el Gerente Generaly aprobado por el Vicepresidente.
7.14. El Gerente de Gestión de la Calidad asegura que se identifiquen los cambios
efectuados a cada documento dejando constancia del mismo e indicando la naturaleza
del cambio en el formato Solicitud de Modificación (F-GC-001).
7.15. El Gerente de Gestión de la Calidad, identifica el estado actual de la
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Revisión: 12
Código: P-GC-001
documentación, el cual se encuentra claramente identificado en la Lista Maestra de

Documentos Controlados (F-GC-002) a través del número de revisión del mismo,
comenzando desde cero (00).El estado actual de los manuales del sistema de Gestión
de la Calidad está claramente definido en las portadas y lomos de los mismos, a través
del número de revisión, comenzando desde cero (00) con edición uno (01); el número
de edición de los manuales cambiará después de cada cuatro revisiones del mismo.
7.16. Documentación proveniente de clientes (planos, especificaciones): en este
caso, el Analista de Control de los Registros de Obra recibe documentos y en caso de
tratarse de planos remiteal Gerente de Ingeniería en caso de proyectos IPC y al
Gerente o Líder de Proyecto en caso de proyectos (PC), quien verifica la
documentación recibida de acuerdo al procedimiento P-IN-001.El Analista de control de
los registros de Obrarecibe y registra los documentos recibidos (planos o
especificaciones) en la lista maestra de documentos externos (F-GC-049); verifica si los
documentos recibidos sustituyen a otros ya distribuidos y que posean número de
revisión. Si sustituyen a otros documentos, se recoge y destruye las copias obsoletas y
se deja registrado en formato “Control de Entrega de Documento” (F-GC-003) y archiva
la documentación original sellándola con el sello que indique “Documento Obsoleto”. Si
al contrario no sustituye a ningún documento, obtiene copias de los documentos y
procede a su distribución,dejando el registro de la entrega en formato “Control de
Entrega de Documentos” (F-GC-003). Coloca a cada copia el sello que indica “Copia
Controlada N°” indicando número por cada usuario, el cual debe quedar registrado en
el control de entrega de documento; de esta misma manera son tratados los isométricos
elaborados por ZICde acuerdo al procedimiento Preparación y Revisión de Isométricos
(P-IN-001).
7.17. Normas y Códigos externos: El Control de las normas y códigos externos que
afectan la calidad del producto es llevada por el Gerente de Gestión de la Calidad,
quien mantiene comunicación con los entes proveedores de las mismas o a través de
páginas de Internet, para asegurar que la organización cuenta con la última versión,
mantiene este control de acuerdo al formato “Lista Maestra de Documentos Externos”
(F-GC-049). El Gerente de Gestión de la Calidad es el responsable y custodio de las
normas o códigos externos, velando porque las últimas versiones de los documentos se
encuentren disponibles en los puntos de uso, a través del formato Control de entrega de
Documentos (F-GC-003). El Gerente de Gestión de la Calidad coloca sello “Copia
controlada N°” a cada una de las copias a distribuir, donde establece la entrega de la
documentación de acuerdo al número de copias controladas que corresponda por
usuario, cada usuario firma como recibido y coloca la fecha en que recibe el
documento. Las normas o códigos de origen externos que hayan sufrido alguna
modificación, revisión o adenda y que se encuentren en físico, serán selladas con sello
indicando “Documento Obsoleto” y las originales serán resguardadas por la Gerencia
de Gestión de Calidad. Entre estas normas y códigos de origen externo se encuentran
las normas PDVSA, API, COVENIN, ASME, AWS, ANSI, ENCPI, SPSS, ISO, IEE, ISA,
F-NM-002 (REV.02)
Revisión: 12
Código: P-GC-001
ASTM o cualquier otra que la organización requiera para asegurar la calidad del
producto; estos documentos son los únicos documentos externos distribuidos y
controlados de acuerdo a lo establecido en este documento.ZIC puede mantener
documentos externos como documentos del cliente, catálogos o cualquier otro tipo de
norma como documentos de referencia, de manera no controlada.El control de
cualquier otro documento externo que no afecte la calidad del producto o que no sea
utilizado para la ejecución del producto, tales como leyes, normativas, entre otros
utilizados por la empresa, son controlados por el dueño del proceso que las utiliza como
lo indica la Lista Maestra de Documentos Externos (F-GC-049).Cada dueño de proceso
es responsable de asegurar que se utilice la última versión del documento externo, esto
lo puede verificar mensualmente a través de páginas de Internet, proveedores o
cualquier otro medio que indique la vigencia del documento.
7.18. Para el control de correspondencias externas se siguen los siguientes pasos:
7.18.1. Envío de Correspondencias:
7.18.1.1. Cada responsable de área que amerite el envío de una carta
al cliente debe informar al Asistente de Control de Documentos en Obra para que esta
proceda a asignar el número correlativo de la misma.
7.18.1.2. La carta será realizada en original y copia, esta para ser
firmada como recibida.
7.18.1.3. Una vez que la carta es entregada al Cliente, se entrega al
Asistente de Control Documentos en Obra la carta firmada como recibida.
7.18.1.4. El Asistente de Control de Documentos en Obra recibe la
carta firmada, saca copia para sus controles en el formato F-GC-004 y envía la original
al Asistente de Control de documentos de oficina principal ubicada en Edificio San Luis
Maracaibo relacionadas con un memorándum.
7.18.1.5. El Asistente de Control de Documentos de la oficina principal
recibe las correspondencias enviadas al Cliente, revisa junto con el memorándum
anexo, lo firma como recibido y envía el acuse al Asistente de Control de Documentos
de la Obra.
7.18.1.6. El Asistente de Control de Documentos de oficina principal
relaciona cada una de las cartas en el formato F-GC-004 (Correspondencia enviada o
recibida al cliente).
7.18.1.7. El Asistente de Control de Documentos oficina principal
procede a archivar cada una de las cartas en la carpeta de correspondencias enviadas
al Cliente correspondiente a la obra.
7.18.2. Recepción de Correspondencias:
F-NM-002 (REV.02)
Revisión: 12
Código: P-GC-001
7.18.2.1. El Asistente de Control de Documentos de cada obra recibe

las cartas emitidas por el cliente (Estas deberán ser Originales sellada y firmada).
7.18.2.2. Saca copia para su control en el formato F-GC-004 y
distribución correspondiente en Obra y envía la carta original al Asistente de Control de
Documentos oficina principal ubicada en Edificio San Luis Maracaibo y relacionada con
un memorándum.
7.18.2.3. El Asistente de Control de documentos de oficina principal
recibe las correspondencias emitidas por el Cliente, revisa junto con el memorándum
anexo, lo firma como recibido y envía el acuse al Asistente de Control de documentos
de Obra.
7.18.2.4. El Asistente de Control de documentos de oficina principal
relaciona cada una de las cartas en el formato F-GC-004 (Correspondencia enviada o
recibida al cliente).
7.18.2.5. El Asistente de Control de Documentos oficina principal
procede a archivar cada una de las cartas en la carpeta de correspondencias recibidas
por el cliente correspondiente a la obra.
8. INSTRUCCIONES DE TRABAJO RELACIONADAS A ESTE PROCEDIMIENTO.

9. REGISTROS GENERADOS EN EL PROCEDIMIENTO.

9.1. Solicitud de Modificación (F-GC-001).
9.2. Lista Maestra de Documentos Controlados (F-GC-002).
9.3. Control de Entrega de Documentos (F-GC-003).
9.4. Correspondencia Recibida del Cliente (F-GC-004).
9.5. Lista Maestra de Documentos Externos” (F-GC-049).
10. ANEXOS.
10.1. Niveles de Aprobación.
F-NM-002 (REV.02)
Revisión: 12
Código: P-GC-001
ANEXO 10.1
NIVELES DE APROBACIÓN
FIRMA DE FIRMA DE
DOCUMENTO FIRMA DE REVISADO
ELABORADO APROBADO
Gerente de Gestión
Manual de la Calidad Gerente General Vicepresidente
de la Calidad
Gerente de
Recursos Humanos
Manual de Organización
y Responsabilidad
Gerente General Vicepresidente
Social
Gerente de Gestión
Manual de Procedimientos Gerente General Vicepresidente
de la Calidad
Manual de Instrucciones de Gerente de Gestión
Gerente General Vicepresidente
Trabajo de la Calidad
Gerente de Gestión
Manual de Formatos Gerente General Vicepresidente
de la Calidad
Procedimientos e instrucciones
obligatorios de la Norma ISO 9001
Gerente de Gestión
y todos los correspondientes a la Gerente General Vicepresidente
de la Calidad
Gerencia de Gestión de la Calidad,
clasificados como GC y NM
Procedimiento incluidos en el
manual de procedimientos a Gerente
excepción de los correspondientes responsable del Gerente de Gestión de
Vicepresidente
a la Gerencia de Gestión de la Procedimiento la Calidad
Calidad y clasificados como GC y (Dueño del Proceso)
NM
Gerente de Gerente General
Perfil, Análisis y Descripción del Recursos Humanos
Vicepresidente
Cargo y Responsabilidad
Social
Instrucción de Trabajo incluidas en
el manual de instrucciones a Gerente o
excepción de las correspondientes Gerente de Gestión de Coordinador
Usuario
a la Gerencia de Gestión de la la Calidad responsable de
Calidad y clasificados como GC y la instrucción
NM
Gerente de Recursos
Políticas y Normas Usuario Humanos y Vicepresidente
Responsabilidad Social
F-NM-002 (REV.02)

P-gc-001. Control de Los Documentos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE PROCEDIMIENTO

- Se indica detalladamente el manejo de

Cambio del F-NM-002 para revisión 02.

Cambio de Zulia Industrial Constructions C.A por

3.3.1. Documentos referentes a los procesos de control de calidad (GC),

3.3.2. Documentos referentes a todos los procesos del sistema de gestión de

4.1. Vicepresidente. (D-PR-002)

4.2. Gerente General. (D-GG-001)

5.5. Sistema de Codificación (P-NM-003).

documentación, el cual se encuentra claramente identificado en la Lista Maestra de

7.18.2. Recepción de Correspondencias:

7.18.2.1. El Asistente de Control de Documentos de cada obra recibe

8. INSTRUCCIONES DE TRABAJO RELACIONADAS A ESTE PROCEDIMIENTO.

9. REGISTROS GENERADOS EN EL PROCEDIMIENTO.

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