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DESCRIPCIÓN Y PLANTEAMIENTO DE SOLUCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS


DE LA EMPRESA INFOTEL S.A.S DEL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA

Presentado por:
BERMUDEZ CONTRERAS SANDRA JULIANA
ESCORCIA LUIS CARLOS
GONZALEZ MILLAN INGRIS ADRIANA
MARIN LAURA CRISTINA
PINILLA RODRIGUEZ ELKIN
RAMIREZ LILIANA MARCELA
RANGEL MARTINEZ HERNAN DAVID
RIOS ARGUELLO ESTEFANY JULIET
RIVERA AGREDO KAREN LISETH
RIVERA GONZALEZ YESSICA ANDREA
SAAVEDRA CORTES ROSALBA
SOLER ARIZA ROGER HAMILTON
CASTILLO BELEÑO LISETH MARCELA
MANCILLA CUMPLIDO HEIDY TATIANA
PEREZ LAURA VANEESA
TOVAR HERNANDEZ DANIEL FERNANDO

UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER


FACULTADA DE CIENCIAS SOCIOECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL
BARRANCABERMEJA
2017

Calle 50 No. 13-37 Barrio Colombia Teléfono 6032907-6113651 E- mail: comercial@infotel.com.co


Barrancabermeja – Santander- Colombia
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DESCRIPCIÓN Y PLANTEAMIENTO E SOLUCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVO DE


LA EMPRESA INFOTEL S.A.S DEL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA

Presentado por:
BERMUDEZ CONTRERAS SANDRA JULIANA
ESCORCIA LUIS CARLOS
GONZALEZ MILLAN INGRIS ADRIANA
MARIN LAURA CRISTINA
PINILLA RODRIGUEZ ELKIN
RAMIREZ LILIANA MARCELA
RANGEL MARTINEZ HERNAN DAVID
RIOS ARGUELLO ESTEFANY JULIET
RIVERA AGREDO KAREN LISETH
RIVERA GONZALEZ YESSICA ANDREA
SAAVEDRA CORTES ROSALBA
SOLER ARIZA ROGER HAMILTON
CASTILLO BELEÑO LISETH MARCELA
MANCILLA CUMPLIDO HEIDY TATIANA
PEREZ LAURA VANEESA
TOVAR HERNANDEZ DANIEL FERNANDO

Presentado a:
RENE MAURICIO PEÑARREDONDA QUINTERO
DOCENTE

UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER


FACULTADA DE CIENCIAS SOCIOECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL
BARRANCABERMEJA
2017

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DESCRIPCIÓN Y PLANTEAMIENTO E SOLUCIÓN DE LOS PROCESOS


ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INFOTEL S.A.S DEL MUNICIPIO DE
BARRANCABERMEJA

OBJETIVO GENERAL

Describir y plantear soluciones de los procesos administrativos de la empresa


INFOTEL S.A.S del municipio de Barrancabermeja.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Identificar la pequeña o mediana empresa del municipio de Barrancabermeja,


la cual será objeto de investigación.
2. Enunciar el objeto y las generalidades de la empresa.
3. Indicar los procesos administrativos que se aplican en la empresa.
4. Analizar los procesos administrativos que lleva la empresa actualmente.
5. Realizar las propuestas de mejora y solución del proceso administrativo de
la empresa.

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA.

La empresa INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES S.A.S, la cual se


identifica con la sigla INFOTEL S.A.S, se encuentra en la clasificación de
pequeña empresa, su actividad principal es la consultoría informática y
actividades de administración de instalaciones informáticas.

2. GENERALIDADES

2.1. Misión

Somos expertos en el Magdalena medio en el diseño de soluciones


tecnológicas de la información y las comunicaciones, en áreas como la
seguridad en redes, misión crítica, telefonía, internet, integración de
plataformas, análisis de desempeño de redes - servidores, automatización,
Outsourcing, mantenimiento correctivo y predictivo. Diferenciados por un
servicio de valor agregado en condiciones de favorabilidad competitiva,
económica y responsabilidad social para las partes interesadas.

2.2. Visión

Proyectamos para el año 2020 alcanzar la preferencia del sector tecnológico


e industrial del magdalena medio, la expansión del mercado corporativo
nacional ofreciendo una plataforma de innovación de las tecnologías de la
información y la comunicación todo en uno.

2.3. OBJETIVOS GENERALES

• Ser líderes en la implementación y diseño de soluciones tecnológicas en


redes, cableado estructurado, equipos de cómputo.
• Comercializar equipos que por su calidad y costos sean competitivos en
el mercado.
• Disponer del mejor portafolio del producto que garanticen nuestra
competitividad en el mercado.

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• Contar con un sistema de información que sea la base para lograr una
administración eficiente.
• Propender por el mejoramiento continuo como filosofía de vida y
actuación en el trabajo de todos los funcionarios de la empresa.
• Obtener una rentabilidad que le permita a la Empresa competir
eficientemente.
• Proporcionar un clima organizacional que facilite el desarrollo permanente
de su recurso humano.
• Asumir una alta responsabilidad social, contribuyendo y participando en
el desarrollo social de la comunidad.

2.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Evaluar el nivel competitivo de la empresa en las áreas de redes y equipos


dentro de la ciudad de Barrancabermeja.
• Proponer y/o identificar nuevas tecnologías y evaluar su posible impacto
sobre los procesos actuales.
• Realizar y coordinar proyectos de mejora e innovación tecnológica de
gestión.
• Promover e innovar Investigación y Desarrollo.
• Incursionar en el mercado a través de negocios inteligentes, así como servicios
innovadores y modernos.
• Aumentar las ventas mensuales de la empresa en un 30% durante 2016.
• Ser socialmente responsables con el medio ambiente frente al impacto causado
por la organización.

2.5. VALORES CORPORATIVOS

• Responsabilidad social: Estar comprometidos con nuestro entorno


social y la preservación del medio ambiente.
• Responsabilidad: La empresa se compromete a la estabilidad buenas
condiciones laborales; en cuanto a los clientes la empresa se compromete
a entregar bienes y servicios de calidad.

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• Transparencia: Realizamos nuestra gestión de forma objetiva, clara y


verificable.
• Equidad: consiste en dar a cada uno lo que se merece en función de sus
méritos o condiciones.
• Respeto: Interactuamos reconociendo los intereses colectivos, la
diversidad individual, la sostenibilidad de los recursos naturales y la
institucionalidad.
• Calidad: Ofrecer productos y servicios de excelencia.
• Puntualidad: Exigir el respeto en los tiempos de llegada y salida, pero
sobre todo para con los clientes a la hora de presentar proyectos o realizar
entregas.
• Honestidad: Demostramos integridad en nuestras actuaciones.
• Innovación: Aportamos valor con espíritu creativo, profesional y critico a
nuevas ideas para ponerlas en práctica.
• Credibilidad: Lo que decimos, lo hacemos.
• Compromiso: Nos responsabilizamos de consolidar nuestros. proyectos
de forma proactiva.
• Resolución: Alcanzamos nuestros objetivos con una mezcla de
entusiasmo, razón y practicidad.

2.6. METAS

• Manejar contratación continua.


• Crecer como distribuidor de las marcas autorizadas de los proveedores.
• Tener mayor rentabilidad en las negociaciones realizadas.
• Mejorar los aspectos negativos de la compañía.
• Capacitar al personal de acuerdo a las nuevas implementaciones del
mercado y compañía.

2.7. RESEÑA DE INFOTEL S.A.S

Infotel S.A.S.,fue creada el 12 de marzo del 2003 y registrada en la cámara


de comercio de Barrancabermeja, bajo el Nit 829.003.491-4 con capital 100%

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colombiano, su fundador y dueño desde esta fecha ha sido el Ingeniero


Carlos Javier Pilonieta Curubo, ubicando su sede principal en la ciudad de
Barrancabermeja, contando también con representación comercial en la
ciudades de Bucaramanga y Bogotá.

Desde nuestro inicio hemos contado con el apoyo de grandes proveedores


cono lo son: Makro Computo S.A, Mem LTDA, Daga S.A, Mps Mayoristas,
Electroindustrial S.A.S, Atlantis Pacific S.A.S, Scansourse, Cubix S.A. entre
otros. También hemos logrado obtener una potencial base de clientes
durante nuestra trayectoria, donde se destacan por su permanencia:
Municipio de Barrancabermeja, Cormagdalena, Club Miramar, Cafaba,
Aguas de Barrancabermeja E.S.P., Unidad Clínica San Nicolás, Inmobiliaria
Martha Hernández, U. T. Edificaciones B&B, Ingeniera y Suministros Broca
LTDA, Ospalco LTDA, Instituto Universitario de la Paz, entre otros.

Infotel S.A.S fue creada para diseñar soluciones en Tecnologías de la


información y las comunicaciones, en áreas como la seguridad, redes, misión
crítica, internet, integración de plataformas, análisis de desempeño de redes,
servidores, venta de equipos de cómputo y accesorios. Además de esto
tenemos la capacidad de prestar servicios profesionales de soporte,
mantenimiento correctivo o preventivo, outsourcing, capacitación e
instalación de las soluciones anteriormente relacionadas.

Nuestra visión estratégica está orientada hacia el servicio al cliente, por esta
razón para Infotel S.A.S la satisfacción de cada uno de nuestros clientes es
el principal objetivo por el cual trabajamos diariamente, contamos con un
equipo humano con capacidad de identificar claramente sus necesidades y
traducirlas en soluciones tecnológicas eficaces, nuestra experiencia se debe
gracias al alcance obtenido en el mercado a lo largo de los últimos trece
años, mediante la realización de alianzas de distribución autorizada con
importantes empresas del sector, que proveen productos de la mejor calidad
y garantizan las soluciones tecnológicas altamente eficientes y operativas.

2.8. UBICACIÓN GEOGRÁFICA.

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La empresa se encuentra ubicada en la Calle 50 No.13-37 en el barrio


Colombia comuna 1 de la ciudad de Barrancabermeja, municipio de
Santander.

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2.9. LOGO

2.10. COMPETENCIA EN LA CIUDAD DE BARRANCABERMEJA

• COLOMTEL: Instalación en redes, fibra óptica.


• COOMTECOL: Instalación en redes de comunicación, instalación en redes
eléctricas, implementación de voz IP y datos.
• ALKOMPRAR: Venta de equipos tecnológicos y accesorios.
• ÉXITO: Venta de equipos tecnológicos y accesorios.
• LA BODEGA DEL COMPUTADOR: Venta de accesorios y soporte técnico.

GERENCIA

Contador

ADMINISTRACIÓN COMERCIAL TECNICA

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2.11. JERARQUIZACION DE INFOTEL S.A.S

ÁREA
TECNICA

ÁREA
COMERCIAL

ÁREA
ADMINISTRATIVA

GERENCIA

2.12. MANUAL DE FUNCIONES GERENTE

NOMBRE DEL CARGO: GERENTE. JEFE INMEDIATO: NA


AREA ADMINISTRATIVA
REQUISITOS MINIMOS
OBJETIVOS DEL • Administrar, Proyectar, Planear, Gestionar oportunidades de
CARGO negocios y los recursos para la Organización.
EDUCACIÓN • Profesional Universitario del Área de Ingenierías.

FORMACIÓN • Ingeniero de Sistemas con énfasis en Administración de


Negocios.
HABILIDADES • Habilidad para liderar y delegar
• Habilidades para el manejo de conflictos y solucionar
problemas.
• Habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Capacidades para trabajar en equipo.

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EXPERIENCIA • Experiencia mínima de cinco (5) años en cargos similares.


AUTORIDAD • El Gerente, tendrá la autoridad para dar órdenes a todo el
personal como también su vinculación o retiro de la empresa,
ofrecer los recursos económicos, humano, tecnológicos para el
buen desarrollo de las actividades operativas y del Sistema de
Gestión de Calidad.
• Cuestionar y evaluar la eficacia de las actividades de los
trabajadores y del sistema como tal.
FUNCIONES
• Asegurar el despliegue del direccionamiento estratégico de la empresa.
• Asignar los recursos necesarios para el mantenimiento, evaluación y mejoramiento de las
actividades realizadas.
• Garantizar que las responsabilidades y autoridades del personal estén definidas y
comunicadas dentro de la organización.
• Asegurar la participación activa y el compromiso de todo el personal en el mantenimiento del
sistema de gestión.
• Promover y coordinar visitas, así como la búsqueda de nuevos clientes y causar la empresa
hacia nuevos mercados.
• Revisar y aprobar documentos.
• Coordinar reuniones de trabajo para planear las estrategias a seguir en los diferentes
proyectos.
• Revisar y evaluar informes.
• Liderar la revisión de la dirección del sistema de gestión de calidad.
FUNCIONES
• Asegurar que los requisitos legales, y de otra índole se identifiquen y se cumplan en toda la
empresa.
• Establecer relaciones netamente beneficiosas con los proveedores.
• Gestionar mercadeo local, regional y nacional en busca de oportunidades de contratación.
• Hacer seguimiento a todos los procesos de contratación potenciales y a los ganados.
• Velar por que se cumplan los requisitos pactados en los procesos de contratación.
• Velar por la disponibilidad para la ejecución de los proyectos.
• Presentar oportunamente los informes de avance de los proyectos en ejecución.
• Aprobar y hacer seguimiento a las acciones de mejora, preventivas y correctivas, derivadas
del desempeño de los procesos, evaluación de la satisfacción de los clientes y otras partes
interesadas, auditorías, revisiones del sistema y desempeño en calidad de la empresa.
• Revisar y aprobar los programas de capacitación del personal.
• Velar por que se lleve la contabilidad al día.
• Solicitar los informes financieros oportunamente al contador.
• Velar por que se cumplan oportunamente las obligaciones tributarias.
• Autorizar los gastos, compras y los gastos de la organización.

RESPONSABILIDADES

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• Cumplir con todas las obligaciones propias de este cargo.


• Excelente manejo de las relaciones interpersonales.
• Propender por la sostenibilidad de la empresa.
• Velar por el bienestar y la seguridad de los empleados de la empresa.
• Velar por que se cumplan oportunamente las obligaciones tributarias
• Proporcionar oportunamente la Información solicitada por los entes de control.
• Buscar mejoras en el desarrollo de cada actividad propia de su cargo.
• Cumplir a cabalidad con todas las funciones arriba mencionadas.
• Disponibilidad 100% en el área de los trabajos.

2.13. MANUAL DE FUNCIONES ASISTENTE ADMINISTRATIVA

NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA JEFE INMEDIATO: GERENTE


GENERAL
AREA ADMINISTRATIVA
REQUISITOS MINIMOS
OBJETIVOS Desempeñar las labores de secretariado y apoyo contable en coordinación
DEL CARGO con el Gerente y el Contador
EDUCACIÓN Bachiller Técnico o comercial / Carreras Afines
FORMACIÓN Secretariado y Contabilidad básica, sistemas informáticos básicos (Office).
HABILIDADES ▪ Manejo de Herramientas Informaticas (Office: Word, Excel, and Power
Point.)
▪ Capacidad de organización y coordinación.
▪ Buen desempeño en ambientes de trabajo bajo presión.
▪ Trabajo en equipo.
EXPERIENCIA Un (1) año en el cargo.
AUTORIDAD N.A
FUNCIONES
• Recepcionar llamadas telefónicas e informar.
• Recepcionar y responder Fax, Correos físicos y Electrónicos.
• Realizar Solicitudes de cotización, órdenes de Compra y pedidos de artículos con los
proveedores.
• Llevar un control diario de recibo y envío de correspondencia.
• Recepcionar las hojas de vida autorizadas por la gerencia, contactar al personal
seleccionado, entregar al personal seleccionado los requisitos necesarios para su
ingreso, elaborar la orden para examen médico de ingreso, afiliaciones, contratos,
entrega de dotación,
• Entregar a tiempo las afiliaciones de Seguridad Social, cajas de compensación a la
persona encargada de radicarlas (mensajero).
• Manejo y control del archivo físico y magnético de documentos de Infotel.
• Atender de manera amable y oportuna el público.

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• RESPONSABILIDADES
Atender sugerencias y reclamos de los DE clientes
LA SECRETARIA GENERAL
y empleados.
• Cumplir con todas las obligaciones propias de este cargo.
Colaborar con la gerencia en el análisis de la información relacionada con las
• Cumplir el horario de
cotizaciones, trabajo.y ventas.
compras
• Guardar
Mantener confidencialidad
actualizado el yInventario
prudencia deconMercancías.
la información de la organización.
• Velar por la salvaguarda de los bienes económicos,
Elaborar los soportes contables como son: Facturas tangibles e intangibles
de Venta, bajo su
Comprobantes
responsabilidad.
de Ingreso, comprobantes de Ingreso, Notas contables.
• Abstenerse de sustraer
Ingresar al Sistema información oGBS
de Contabilidad bienes
los de propiedad
soportes de la organización sin
contables.
• autorización del Gerente.
Elaborar la nómina de empleados.
• Excelente
Llevar un manejo
control de
de las
losrelaciones interpersonales con sus compañeros de trabajo.
pagos a vencer.
• Buscar
Realizarmejoras en el desarrollo
oportunamente el cobrode decada actividad propia de su cargo.
cartera.
• Cumplir a cabalidad con todas las funciones
Manejar y soportar los pagos realizados por caja arriba mencionadas.
menor de acuerdo con los requisitos
• Otras designadas para el
establecidos legalmente. buen desempeño de sus actividades.
• Otras que asigne el GERENTE.

2.14. MANUAL DE FUNCIONES AUX DE SOPORTE TECNICO

NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR DE SOPORTE JEFE INMEDIATO: GERENTE


TECNICO
AREA TECNICA
REQUISITOS MINIMOS
OBJETIVOS DEL Atender los servicios de mantenimiento de Soporte Técnico y apoyo en la
CARGO comercialización de bienes y servicios.
EDUCACIÓN Bachiller Académico / Tecnologías Afines
Convalidación: Un año de experiencia en el cargo
FORMACIÓN Conocimientos demostrados de Informática Básica, sistemas básicos,
Mantenimiento de equipos de cómputo y Diseño e Instalación de Redes

HABILIDADES ▪ Manejo de Herramientas Informáticas (Office: Word, Excel, Power


Point.)
▪ Buen desempeño en ambientes de trabajo bajo presión.
▪ Trabajo en equipo.
▪ Manejo de Herramientas para realizar mantenimientos al hardware.
EXPERIENCIA Un (1) año en el cargo.
AUTORIDAD N.A
FUNCIONES

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• Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo a elementos de cómputo.


• Instalación, configuración y mantenimiento a CCTV, alarmas, sistemas de
contraincendios.
• Instalación, configuración y mantenimiento a redes cableadas y/o inalámbricas.
• Entrega de los informes solicitados por el área administrativa y gerencia.

3. PROCESOS ADMINISTRATIVOS

3.1 PLANEACIÓN

Las actividades que se planean dentro del departamento de Gerencia para


el buen funcionamiento son:

• La gerencia realiza la planeación de los objetivos principales de la


empresa a través del diseño de estrategias que permiten obtener un buen
desempeño y alcanzar las metas propuestas.

• La gerencia desarrolla una planeación según el mercado actual para la


adquisición de nuevos contratos, proyectos y clientes.

• La gerencia desarrolla estrategias que permitan sostener las relaciones


con clientes antiguos (visitas, almuerzos, detalles).

• La gerencia en base del presupuesto entregado por el contador del año


anterior estudia el comportamiento del mercado actual y desarrolla el
presupuesto que más se ajuste para la vigencia del nuevo año de acuerdo
a las actividades a desarrollar.

Dentro del departamento administrativo se realiza la siguiente planeación:

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• El área administrativa realiza la planeación de los documentos a


necesitar para cumplir con la normatividad según los entes de control.

• El área administrativa realiza la planeación de los documentos


requeridos en el momento de realizar una licitación o presentación a
nuevos proyectos.

• El área administrativa como desarrolla diferentes actividades realiza una


planeación en el tiempo a utilizar, para cumplir con los tiempos de
entrega en informes contables, nomina, solicitud de cotizaciones,
pedidos, y sus demás funciones.

• El área administrativa planea con anticipación la verificación del


inventario de mercancía y materiales existentes.

• El área administrativa de acuerdo con los resultados obtenidos por los


inventarios, informa a gerencia para determinar los recursos y poder
planear la compra de nuevos materiales y mercancía en caso de tener
un proyecto en marcha.

Dentro del área técnica se tiene en cuenta la siguiente planeación:

• El técnico realiza la planeación de las ejecuciones de los trabajos a


realizar, según las indicaciones dada por la gerencia y administración,
donde establece los materiales y tiempos a necesarios para el desarrollo
de las actividades o servicios.

• El técnico realiza con anticipación la planeación de los servicios y


actividades a realizar en la semana.

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• El técnico dentro de la planeación de sus actividades determina si debe


tener acompañamientos por gerencia en la prestación del soporte y de
acuerdo a esto, tiene en cuenta los espacios de la agenda de gerencia
para programar el acompañamiento.

• El área técnica desarrolla la planeación de los resultados a obtener


según las actividades de soporte realizadas de acuerdo a los plazos
establecidos por la gerencia y área administrativa.

3.2 ORGANIZACIÓN

Las actividades que se organizan dentro del departamento de Gerencia para


el buen funcionamiento son:

• La gerencia determina como se implementarán las estrategias para


alcanzar los objetivos previstos de ventas y contratación.

• La gerencia organiza la agenda de citas previas con las que cuenta en


la semana para visitar a los nuevos clientes y concretar posibles
servicios o contratos.

• La gerencia organiza periódicamente visitas a las entidades financieras


para revisar los créditos existentes, los plazos de pagos establecidos y
nuevas solicitudes.

• La gerencia organiza los recursos a utilizar cuando se establecen


nuevos proyectos o licitaciones donde se oferte con posibilidad de
obtención del mismo.

• La gerencia establece los plazos máximos para la ejecución de los


trabajos del área técnica.

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• La gerencia organiza las estrategias de mercadeo a utilizar en la página


web y Facebook teniendo en cuenta los movimientos de las ventas
mensualmente.

Dentro del departamento administrativo se realiza la siguiente organización:

• El área administrativa organiza las fechas de pagos y compromisos


por la gerencia.

• El área administrativa organiza los requerimientos de la gerencia para


el desarrollo de contrataciones y licitaciones.

• El área administrativa organiza los informes dentro del tiempo


estipulados para entregarlos al contador.

• El área administrativa organiza los pedidos de mercancía y materiales


según sea necesario para la ejecución de los proyectos.

• El área administrativa organiza y entrega las cotizaciones solicitadas


por los clientes.

• El área administrativa factura y cobra los servicios y soportes


prestados a los clientes.

• El área administrativa organiza y da manejo a los documentos


internos.

• El área administrativa se encarga de la organización y aseo de la


oficina.

Dentro del área técnica se tiene en cuenta la siguiente organización:

• El técnico organiza su tiempo y espacio según la planeación de


actividades para realizar los diferentes servicios.

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• El técnico se encarga de organizar las herramientas y material


recibido para el buen uso y desempeño de sus labores.

• Si en el desarrollo de un servicio al técnico al técnico el cliente le


solicita un adicional, este informa a administración para realizar la
cotización previa de lo solicitado por el cliente.

• El técnico se encarga de organizar los reportes según los servicios y


actividades realizadas para entregarlos al área administrativa.

• El técnico organiza algunas visitas de soporte en acompañamiento


de gerencia para solucionar problemas en la ejecución de los
servicios que requieren de asistencia por el Ingeniero de sistemas.

3.3 DIRECCIÓN

Las actividades que se desarrollan dentro del departamento de Gerencia


para el buen funcionamiento son:

• La gerencia dirige cada una de las actividades que deben realizar por
áreas y determina los recursos a utilizar.

• La gerencia establece si se están realizando bien las actividades por


el área administrativa y técnica en el cumplimiento de los objetivos de
la empresa de lo contrario los motivas para alcanzar los objetivos.

• La gerencia da las ordenes necesarias al área administrativa para


llevar a cabo procesos de créditos con las entidades bancarias.

• La gerencia tiene en cuenta los compromisos con los proveedores y


servicios públicos y realiza los pagos correspondientes.

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• La gerencia da las ordenes de aceptación de los pedidos que el área


administrativa debe realizar.

• La gerencia se encarga de atender a los potenciales clientes de forma


personal para concluir nuevas negociaciones.

• La gerencia da las instrucciones al área técnica de acuerdo a los


nuevos proyectos o servicios a realizar.

• La gerencia dicta las medidas de prevención en la realización de las


actividades por parte del área técnica.

Las actividades que se desarrollan dentro del departamento de


administración para el buen funcionamiento son:

• El área administrativa vela por el cumplimiento de las citas


programadas por parte de la gerencia.

• El área administrativa se encarga de mantener las relaciones


comerciales con los proveedores de forma positiva para obtener
beneficios en descuentos en precios.

• El área administrativa direcciona las diferentes actividades, que


requieren de tiempo para cumplir con la entrega de pedidos,
realización de cotizaciones, pago de nómina e informes contables.

• El área administrativa dirige la realización del inventario de mercancía


y herramientas de la empresa.

• El área administrativa es la encargada de dirigir la revisión de faltantes


en cuanto a mercancía y herramientas, para poder determinar la
compra o no de ellos.

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• El área administrativa toma decisiones que permiten tener mayor


rentabilidad en la realización de pedidos de materiales y mercancía.

• El área administrativa solicita al área técnica los reporte de las


actividades realizadas y materiales utilizados.

Las actividades que se desarrollan dentro del área técnica para el buen
funcionamiento son:

• El técnico debe seguir las ordenes dadas por sus superiores.

• El técnico realiza la ejecución de los servicios programados


anteriormente para cumplir con los tiempos de entrega.

• El técnico valida que el servicio prestado cumple a cabalidad con el


requerimiento inicial.

• El técnico comunica al área administrativa la terminación del servicio


por medio del reporte con el recibido del cliente a satisfacción.

• El técnico rinde los informes solicitados por el área administrativa y


gerencia para validar la calidad del servicio prestado.

• El técnico direcciona al área administrativa el informe del uso de


materiales después de terminar una labor o servicio.

3.4 CONTROL

Las actividades que se desarrollan dentro del departamento de Gerencia


para el buen funcionamiento son:

Calle 50 No. 13-37 Barrio Colombia Teléfono 6032907-6113651 E- mail: comercial@infotel.com.co


Barrancabermeja – Santander- Colombia
NIT: 829.003.491-4
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• La gerencia realiza un control semanal sobre las visitas efectuadas a


clientes nuevos y clientes fijos de la compañía con el fin de establecer
si se dieron las posibles negociaciones.

• La gerencia revisa periódicamente si las estrategias de mercadeo por


el sitio web que implementa esta dando los resultados esperados, de
lo contrario debe hacer las modificaciones para mejorar los resultados.

• La gerencia supervisa las actividades desarrolladas en el área


administrativa y área técnica.

• La gerencia controla periódicamente las actividades que realiza el


área administrativa de acuerdo a los informes recibidos por el
contador.

• La gerencia hace un control de los recursos utilizados en los contratos


o servicios de acuerdo a los resultados obtenidos donde determina si
las utilidades están acordes con la planeación inicial.

Dentro del departamento administrativo se realiza el control de la siguiente


manera:

• El área administrativa controla que sean realizados adecuadamente


los documentos legales de la empresa.

• El área administrativa debe realizar periódicamente los informes


solicitados por el contador, el cual determina si se está llevando
correctamente la contabilidad.

• El área administrativa realiza el control de documentos para realizar


licitación o presentación de nuevos proyectos para la empresa.

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• El área administrativa controla que la entrega de informes por parte


del contador y el área técnica se realiza a tiempo, al igual que el pago
de nómina y otros gastos.

• El área administrativa controla que haya en existencia la mercancía


necesaria para cubrir la demanda y las herramientas que se necesite
para la realización de los servicios.

• El área administrativa, de acuerdo con los resultados obtenidos de


inventario, informa a Gerencia si es necesario o no adquirir nuevas
unidades en el momento de tener un contrato vigente.

Dentro del área técnica se realiza el control de la siguiente manera:

• El técnico está sujeto a las revisiones periódicas que le hace el área


administrativa y gerencia en el desarrollo de sus funciones.

• El técnico debe controlar que los servicios realizados cumplan con


lo establecido por la empresa y por el requerimiento del cliente.

• El técnico realiza la verificación de las herramientas y equipos con


los que labora los cuales no deben tener ningún daño, de lo contrario
informar al área de administración para el cambio o reemplazo del
mismo.

• El técnico realiza control y verificación de los formatos entregados


al área administrativa los cuales reposan en una AZ para mayor
manipulación.

• El técnico controla que el material o equipos cotizados al cliente


cumplan con las especificaciones y se entreguen en óptimas
condiciones.

• El técnico controla que las garantías recibidas por los servicios o


equipos se resuelvan lo más pronto posible y estén dentro el plazo
estipulado al cliente.

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