MPM – Project Management: Proyecto final

GUIÓN TRABAJO EN GRUPO

PROYECTO FINAL

Curso 2011-2012

Laurentiu Neamtu, PhD, MPM, PMP, CSM

Versión: 4.0
Fecha: 11/11/11
 MPM – Project Management: Proyecto final

Índice

 
Índice ................................................................................................................................ 2 
Introducción ...................................................................................................................... 3 
Seguimiento de la gestión en los equipos de trabajo a lo largo del curso ........................ 4 
Entrega A - PROPUESTA DEL TRABAJO EN GRUPO ............................................... 5 
Entrega B - DEFINICIÓN DE LA EMPRESA ............................................................. 7 
Entrega C - DEFINICIÓN DEL PROYECTO ................................................................. 9 
Entrega D - PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ..................................................... 12 
Entrega E - SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ........................................................... 19 
Entrega F - CIERRE DEL PROYECTO ........................................................................ 21 
Entrega G - CONCLUSIONES DEL TRABAJO EN GRUPO ..................................... 23 

Este documento se elaboró con aportaciones por parte de: Leonardo Abeles, Patricia
Ávila, Albert Cubeles, Albert Font, Héctor Lagunilla, David López, Ricard March,
Xavier Massana, Laurentiu Neamtu, Agustí Miralles, Miguel Sánchez, Jordi Tarragó

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Introducción

El Objetivo de este documento es servir como guía para la realización del Trabajo en
Grupo dentro del Máster de Dirección de Proyectos de BES La Salle.

Como guía pretende orientar y dar pautas para la realización del trabajo final del Máster
por lo que no se trata de un check-list exhaustivo.

En la elaboración de este documento se ha considerado que hay diferentes tipos de

proyectos con diferentes necesidades, enfoques y áreas de aplicación, por lo que se ha
aplicado la máxima de que ”el contenido ha de aplicar a la mayor parte de los proyectos
en la mayor parte del tiempo”.

Así pues, tanto en la documentación a entregar como en las presentaciones a realizar se

puede modificar el orden, agrupar u omitir alguno o varios de los puntos, siempre y
cuando responda a necesidades del trabajo o a requisitos de la presentación.

Sin embargo queda claro que la evaluación de las presentaciones y de la documentación

realizada por los profesores seguirá el contenido de esta guía, teniendo siempre en
cuenta el apartado anterior.

Esta guía se ha de complementar con las enseñanzas y la documentación recibida en las

asignaturas teóricas del Máster, principalmente en Metodología de Proyectos,
Definición y Planificación y Ejecución, Control, Seguimiento y Cierre de Proyectos. Se
trata de que los alumnos realicen también trabajo de investigación consultando las
distintas fuentes bibliográficas de las asignaturas y completando la información con los
elementos prácticos específicos asociados a cada proyecto. Los estándares de la gestión
de proyectos contenidos en el PMBOK servirán en última instancia como argumento de
referencia en caso de dudas u opiniones contradictorias.

La división de los diferentes apartados sigue la evolución del ciclo de vida de un

proyecto desde su idea inicial hasta su finalización.

Nota sobre la documentación de las entregas parciales

La documentación que se entregue en papel en las entregas parciales tiene que estar
siempre impresa a dos caras y en blanco y negro. La entrega de documentación en color
(aun de forma parcial o como anexos) se aceptara únicamente cuando el grupo la
considera como imprescindible a efectos de transmitir con mayor claridad el objeto de
su entrega.

La documentación a entregar constará de:

1. La entrega propiamente dicha, incluyendo:
o Portada: ha de indicar el título del proyecto, la entrega a que
corresponde (A, B, C,…), el identificador del grupo de trabajo y los
miembros del grupo.

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o Índice
o Desarrollo de cada punto.
2. Presentación en PowerPoint que se utilizará para la presentación de la
entrega.

Habrá que entregar 2 copias de las versiones definitivas de ambos documentos al

tribunal

La redacción de los documentos ha de ser de forma clara y concisa, sin incluir

desarrollos de teoría.

El contenido de los documentos ha de ser consistente e integrado.

Los documentos sin fecha, sin autores, con faltas de ortografía o con redacciones
inconexas no se aceptarán.

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Entrega A - PROPUESTA DEL TRABAJO EN GRUPO

Objetivos de la entrega.

La primera entrega del proyecto tiene una finalidad doble, por una parte
descriptiva para conocer los motivos por los que el equipo de proyecto ha
elegido este proyecto y otra metodológica como parte del primer paso para la
existencia del proyecto.

Los puntos del 1 al 3 se centran en la parte descriptiva y han de servir para que
el profesorado pueda juzgar si el proyecto elegido por el grupo de trabajo es
adecuado para el objetivo de la asignatura tanto en su alcance como en la carga
de trabajo que supone.

El punto 4, Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter), se centra en la

parte metodológica. Es el primer documento del proyecto donde se verbaliza la
primera visión del proyecto. Previo a este documento solo existían ideas o
intenciones, con éste documento se da existencia al proyecto. El Project Charter
ha de ser un documento claro y conciso (máximo de 3 páginas) que debe dar una
visión nítida para realizar los primeros pasos del proyecto.

Entregables

I. Documento Propuesta del Trabajo en Grupo

II. Presentación de la Propuesta del Proyecto. Duración máxima: 10 minutos

Contenidos

1. Componentes del grupo y Jefe del Grupo

Breve descripción de los componentes del grupo formación y

experiencia

2. Justificación de la Propuesta. Razones

Breve descripción de las razones por las cuales el Grupo de

Trabajo ha seleccionado este proyecto.

3. Empresa del proyecto: Exposición general

Breve descripción de la empresa que va a realizar el proyecto

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4. Acta de constitución del Proyecto ( Project Charter)

4.1. Título, descripción y antecedentes.

Breve descripción del proyecto y de su origen
4.2. Breve presentación del escenario del proyecto
Organigrama de la empresa del proyecto, roles en el proyecto,
PM asignado, su nivel de autoridad y responsabilidad
4.3. Propósito y justificación del proyecto (Business Case)
¿Por qué se hace el proyecto? ¿En qué base se puede justificar el
proyecto (financiera o de otro tipo)?
4.4. Meta del negocio del proyecto y meta del proyecto. Objetivos
medibles del proyecto y criterios de éxito asociados
¿Cuáles son y cómo se alinean las metas del negocio del proyecto
y del proyecto con las metas y los objetivos estratégicos de la
empresa?¿Que objetivos específicos del proyecto van en misma
línea con los de la empresa? Los objetivos tienen que ser
medibles y dependerán de las prioridades definidas en relación
con las restricciones del proyecto
4.5. Stakeholders
Identificación inicial de los interesados en el proyecto y su
clasificación
4.6. Requisitos de alto nivel
Identificación de requisitos de los stakeholders, según se
conoce hasta la fecha, relacionados con el alcance del producto
o servicio y alcance del proyecto
4.7. Especificaciones: alcance del producto o servicio y alcance del
proyecto. Entregables
Breve descripción de lo que tiene que realizar el proyecto.¿Que
entregables específicos se quieren y cuál será el resultado final
del proyecto?
4.8. Cronograma general
Fechas y escala de tiempo del proyecto
4.9. Riesgos de alto nivel
Breve enumeración de los riesgos que se prevén (potenciales
amenazas y oportunidades)
4.10. Presupuesto y necesidad de recursos
Resumen del presupuesto (ROM) y recursos
4.11. Requisitos de aprobación del proyecto
¿Que aprobaciones son necesarias para el proyecto y quien
aprueba?¿Quien firma la aprobación del proyecto? Nombre y
nivel de autoridad del sponsor.

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Entrega B - DEFINICIÓN DE LA EMPRESA

Objetivos de la entrega:

El objeto de esta entrega es describir la empresa o empresas en las que se va a

desarrollar el proyecto, de forma que aporte una visión clara del contexto donde
se va a llevar a cabo el proyecto.

La Definición de la Empresa se va a utilizar como referencia a lo largo de la

realización del resto del trabajo.

Entregables:

I. Documento de Definición de la Empresa. Al inicio del documento se

presentará un Resumen Ejecutivo de la definición de la empresa en 2 hojas
como máximo.

Contenidos:

A continuación se relacionan una serie de puntos genéricos que sirven de guía

para efectuar la descripción de la empresa en el contexto del proyecto. De todas
formas, cada grupo de trabajo deberá particularizar su descripción de la
empresa al caso específico.

Si el proyecto propuesto por el Grupo de Trabajo es del tipo de Venta de

Proyecto (es decir lo realiza una empresa proveedora para otra empresa cliente),
esta entrega deberá desarrollarse completamente para la empresa proveedora y
además dar la suficiente descripción de la empresa cliente que sitúe el contexto
del proyecto.

Importante:
El criterio más importante que ha de cumplir esta entrega es el de dar una
imagen clara de cómo es la empresa respecto al proyecto a realizar en el
trabajo en grupo. Ha de permitir entender el entorno en el que se va a
desarrollar y la decisiones que se van a tomar a lo largo del trabajo.

1. Descripción de la empresa del proyecto

1.1. Nombre. Objetivo del Negocio. Actividad-Sector
1.2. Ámbito de la Empresa: Nacional/Regional/Internacional
1.3. Tipo de Sociedad. Consejo de Administración, Familiar, etc.
1.4. Cifras globales del Negocio. Balance, Cuenta de Pérdidas y
Ganancias.

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1.5. Relación empresa cliente/proveedor (clientes y proveedores de la
empresa, criterios de selección)

2. Estructura de la empresa del proyecto. Cultura. Estilo de Gestión.

2.1. Estructura Física. Descripción: Oficinas, Delegaciones, Producción,
Almacenes. Diagrama.
2.2. Organigrama Jerárquico/Funcional. Detalle de las Áreas que
participan/afectadas por el proyecto
2.3. Diagrama "Funcional/Procesos más importantes del Sistema
Actual”. Situar el Proyecto
2.4. Comunicación Interna en la Empresa
2.5. Sistema de Planificación y Control de Gestión: Formal/Informal

3. Plan estratégico de la empresa del proyecto

3.1. Misión y Visión. Valores
3.2. Metas del Negocio a Corto, Medio y Largo Plazo
3.3. Diagrama SWOT de la empresa
3.4. Identificación de Acciones y Proyectos Estratégicos: Directrices.
Proyectos según los Objetivos

4. Sistema de Gestión de Proyectos en la empresa del proyecto

Describir el sistema de gestión de proyectos que sigue la empresa en el
caso de que exista. Si la empresa no dispone de un sistema de gestión de
proyectos debe mencionarse, no hace falta inventar un sistema de gestión
de proyectos.

5. Selección del proyecto en la empresa del proyecto: razones y puntos

fuertes.
Describir brevemente cómo se enmarca el proyecto dentro de esta
empresa y su proceso de selección.

6. Descripción de la empresa cliente.

Este punto se desarrollara solo si el proyecto es del tipo de Venta de
Proyecto (es decir lo realiza una empresa proveedora para otra
empresa cliente). En tal caso se dará la suficiente descripción de la
empresa cliente que sitúe el contexto del proyecto. Se puede utilizar un
esquema similar a los puntos de 1 a 5, adaptada a la información que se
dispone sobre la empresa cliente.

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Entrega C - DEFINICIÓN DEL PROYECTO

Objetivos de la entrega:

Después de la aceptación del Project Charter y de la definición de la empresa en

la que se va a desarrollar el proyecto, ya se dispone de unos referentes en el
proyecto que se tienen que detallar en esta fase.

Las tres áreas básicas que se han de cubrir en esta fase para la correcta
realización del proyecto son:
 Una descripción más detallada del proyecto y de lo que tiene que realizar
 Un análisis de la viabilidad de los diferente enfoques o escenarios del
proyecto y la selección de uno de ellos
 Una primera aproximación a cómo se va a ejecutar este proyecto, que ha de
ser la descripción del enfoque o escenario seleccionado

La presentación de este apartado puede tener dos formatos dependiendo de la

existencia de un proceso de venta del proyecto:
 Proyecto interno: conseguir la aprobación del comité de dirección
para seguir con la siguiente fase de planificación del proyecto.
 Venta de proyecto: conseguir la aprobación de la dirección de la
empresa cliente para la siguiente fase de realización de la oferta

Es importante no mezclar los dos puntos de vista anteriores durante la

presentación.

Entregables:

I. Documento de Definición del proyecto. Al inicio del documento se

presentará un resumen ejecutivo en un máximo de dos hojas
II. Presentación de la Definición del proyecto. Duración máxima 20 minutos.

Contenidos:

1. Descripción general del Proyecto.

A partir del Project Charter se ha de realizar una descripción general

pero breve del proyecto. Han de quedar claras las restricciones iniciales.

2. Metas y Objetivos.

Enumerar de forma clara las metas y cuantificar los objetivos

relacionados con el proyecto, tanto como sea posible.
Diferenciar la Meta y Objetivos del Negocio del Proyecto de la Meta y
Objetivos del Proyecto. Y en estos últimos, diferenciar los objetivos
asociados al producto o servicio a obtener y los objetivos asociados al
proceso del proyecto.

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3. Enfoque y estrategia inicial del Proyecto

Describir que enfoque y estrategia inicial se aplicaran en el proyecto.

Enumerar las Restricciones y Suposiciones.
Utilizar las matrices SWOT y PREN y la técnica de Factores Críticos de
Éxito asociados a los objetivos, siempre aplicadas al proyecto.

4. Definición del Alcance

Alcance del Proyecto: Inclusiones y exclusiones.

A partir del punto anterior se dará el detalle del alcance del proyecto a
primer nivel, enumerando lo que se considera dentro y lo que se
considera fuera del trabajo a realizar en el proyecto.

Alcance de Producto: Resultados del Proyecto

Detalle de los resultados, productos y entregables que se esperan
obtener del proyecto, así como una breve descripción de los
requerimientos que han de cumplir en el caso que se tenga ya el detalle.

5. Stakeholders del proyecto

Análisis de los diferentes Stakeholders del proyecto, sus intereses y su

posición actual y deseable respecto al proyecto. Estrategias para
acercar posiciones.

6. Análisis de escenarios (mínimo tres). Análisis de viabilidad. Análisis

coste/beneficio.

Definición de 3 escenarios posibles para el proyecto resultado de las

diferentes alternativas o enfoques con los que podemos abordar y realizar
el proyecto. Las matrices SWOT y PREN realizadas en el punto 3 han de
jugar un papel importante en este apartado.

Los escenarios pueden suponer diferentes ciclos de vida, alcances,

diseños, presupuestos, cronogramas, equipos, subcontrataciones,....

De cada escenario se debe realizar:

- un análisis de viabilidad,
- un análisis de la inversión utilizando VAN y TIR
- un análisis de los riesgos.

Se ha de presentar finalmente un cuadro comparativo y la justificación

de la elección.

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7. Detalle de la opción elegida.

En este punto se debe hacer una breve descripción de la opción elegida por el
equipo de proyecto a partir del análisis de escenarios 6.

Estos puntos se desarrollarán en más detalle en la entrega D, por lo que este

punto debería de ser una primera introducción. Se recomienda, para completar
el conocimiento de la opción elegida, mirar los contenidos de la entrega D y
anticipar en la presente entrega una síntesis del contenido de los que se
consideren más relevantes.

En este punto ha de quedar muy clara la triple restricción y lo que el proyecto

ha de cumplir respecto a cada una de las restricciones, como son
requerimientos de alcance, fechas finalización o hitos clave y parámetros
financieros (VAN,TIR, Beneficio/margen….).

También deberá presentarse un avance de los recursos necesarios y de la

organización del proyecto.

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Entrega D - PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Objetivos de la entrega:

El objeto de esta entrega es responder al plan integral del proyecto donde se

tiene que recoger todo el detalle sobre la forma y contenido con la que se va a
realizar el proyecto.

La realización de este apartado puede tener dos finalidades dependiendo de la

naturaleza del proyecto que se desarrolle:

- Proyecto interno: conseguir la aprobación del comité de dirección para

seguir con la siguiente fase de ejecución del proyecto.

- Venta de proyecto: conseguir aceptación de la oferta por parte del cliente.

Los resultados obtenidos en la Definición del Proyecto son el punto de partida

para la presente entrega. Para ello, se analizan y desglosan todos los puntos de la
Definición de forma que asegure una correcta gestión posterior del proyecto, es
decir, de forma genérica se deberá:

- Como consecuencia del análisis detallado, revisar: alcance, entregables

requerimientos, restricciones y factores de éxito del proyecto;

- Realizar el plan detallado, identificar en detalle los recursos necesarios y

establecer la estructura organizativa y de responsabilidad del proyecto;

- Además de identificar el desglose de los distintos aspectos de la

planificación, la realización de esta entrega requiere integrar los resultados
obtenidos en el desarrollo de cada apartado con el resto de apartados. Todo
ello requiere habitualmente varios ciclos de actualización hasta obtener un
Plan de Proyecto viable y consistente.

- Generar un único documento donde esté integrada y actualizada toda la

documentación del proyecto.

- En cada punto, además de presentar los resultados de las técnicas indicadas

se efectuará una descripción de los aspectos más relevantes.

Entregables:

I. Documento de Plan de Proyecto. Al inicio del documento se presentará un

Resumen Ejecutivo del Plan en 4 hojas como máximo.
II. Presentación del Plan de Proyecto. Duración máxima: 25 minutos.

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Contenidos:

1. Descripción general del Proyecto.

Actualizar la descripción realizada en la Fase de Definición, después de

haber efectuado el análisis detallado.

Los puntos a desarrollar son:

- Meta y Objetivos del Negocio del Proyecto y del Proyecto
(proceso y producto).
- Enfoque y estrategia del Proyecto
- Definición completa del Alcance
o Alcance del Proyecto: Inclusiones y exclusiones.
o Alcance de Producto: Resultados del Proyecto
- Stakeholders del proyecto.

2. Detalle del Alcance. Actividades y Entregables. WBS.

En este punto se genera el detalle de los productos o entregables del

proyecto, a la vez que se presentan todos los paquetes de trabajo a realizar
en la ejecución del proyecto. Se presentará:

- Alcance del Proyecto - WBS

- Alcance del Producto - Resultados, productos, requerimientos y
entregables

La realización de este apartado requiere, además de identificar el desglose de

los productos asociados al alcance del proyecto, incorporar los resultados
obtenidos en el desarrollo de los planes específicos (Calidad, Comunicación,
etc.). Todo ello requiere habitualmente varios ciclos de revisión hasta
obtener un cronograma del proyecto viable y consistente.

Utilizar índices para representar la WBS.

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3. Plan de Corte/Transición

El objeto de punto es presentar como se efectuará la transferencia de los

resultados obtenidos del proyecto a la organización u organizaciones que se
harán cargo de su explotación o uso. Así, deberán identificarse la WBS,
actividades específicas y entregables para la transferencia.

De hecho, no es más que un tipo de resultado y de actividades a obtener en el

proyecto, pero dada la trascendencia que pueden tener en ciertos casos, es
significativo tenerlas identificadas aparte ya que pueden representar fases
específicas del proyecto (por ejemplo: después de la construcción de una
instalación eléctrica, viene su puesta en servicio, la conexión a la red
nacional y la transferencia a sus explotadores).

4. Plan de Riesgos

El objeto de este punto es presentar la identificación de los riesgos del

proyecto y el plan de respuesta o contingencia para hacerlos frente,
fundamentado en su análisis.

El análisis de los riesgos constará de:

- la identificación mediante RBS,
- la relación descriptiva de cada riesgo,
- la matriz de probabilidad e impacto de los riesgos.

En el plan de respuesta se identificará para cada uno de los riesgos

relevantes: la estrategia utilizada y las acciones de respuesta, indicando
cuales se incorporan al plan del proyecto.

La realización del Plan de Riesgos se hará de forma conjunta y cíclica al

desarrollo del resto de planes.

5. Plan de Calidad. Plan de Pruebas. Mediciones

El objeto de este punto es presentar la identificación de los estándares de

calidad que son relevantes para el proyecto y determinar cómo deben ser
satisfechos.

Deben tratarse:
- el control de calidad,
- el aseguramiento de la calidad,
- la mejora del proceso para el proyecto.

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De forma remarcable, se debe determinar el plan de pruebas que debe

efectuarse, incluyendo la preparación de las pruebas y su realización. Así
mismo, para el caso que se deban efectuar mediciones.

Además, el Plan de Calidad deberá incorporar la identificación y definición

si fuese necesario, de los procedimientos, normas y formularios que de
forma efectiva permitan efectuar el seguimiento y control del proyecto
(documentación del proyecto, reuniones del proyecto, control de alcance,
control de cambios, control de riesgos, captura y seguimiento de la actividad,
control del plan, control de costes, informes del proyecto).

La realización del Plan de Calidad se realiza de forma conjunta y cíclica al

desarrollo del resto de planes y debe quedar reflejado en la WBS.

Para determinar el Plan de Calidad es posible utilizar las normativas

existentes aplicables a cada caso (p ej. ISO 9000).

Como norma general para el documento y de forma expresa para este

apartado se pide la NO inclusión de desarrollos teóricos.

6. Plan de Comunicación

El objeto de este punto es determinar las necesidades de comunicación de

los diferentes stakeholders en el ámbito del proyecto, identificar los
mecanismos de comunicación y las actividades para preparar y efectuar
dichas comunicaciones.

Las necesidades de comunicación se determinan mediante el análisis de los

productos a obtener del proyecto y del resto de actuaciones identificadas.

La realización del Plan de Comunicación se realiza de forma conjunta y

cíclica al desarrollo del resto de planes.

7. Cronograma General del Proyecto. Fases. Plan de Hitos y de los

Principales Entregables

El objeto de este punto es presentar de forma esquemática el Cronograma

General donde se reflejen las Fases del Proyecto, el Plan de Hitos y de los
principales Entregables.

La realización de este punto se efectuará después de determinar los diversos

planes detallados.

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Una vez Fijadas las Fases, el Cronograma General del Proyecto es una
SÍNTESIS del PBS (los primeros niveles). También se indicarán en el
cronograma las fechas de los Hitos. Utilizar una representación Gantt Chart.

El Plan de Hitos y Principales Entregables se presentará según el formato

de Tabla indicado en la asignatura de Teoría.

8. Cronograma de las actividades

En este punto se genera el detalle de la temporalidad de las actividades a

realizar en la ejecución del proyecto. Por tanto, este punto debe incluir:

- Project Network Diagram – Secuenciación de actividades

- PBS – Cronograma detallado de las actividades
- Histograma temporal de utilización de los recursos

La realización de este apartado requiere integrar los resultados generados en

la estimación de recursos, plazos y la planificación de recursos. Un aspecto
relevante a conseguir es la nivelación de recursos a lo largo del proyecto.
Todo ello requiere habitualmente varios ciclos de revisión hasta obtener un
Project Schedule viable y consistente.

Utilizar algún tipo de PDM (Project Data Management - software de

planificación) para la realización del Project Network Diagram, Gantt
Chart para representar el PBS e Histograma temporal de utilización de cada
recurso.

Se debe realizar un análisis del camino crítico y análisis de los márgenes

total y libre.

9. Plan de Recursos

El objeto de este punto es doble, por una parte se trata de estimar los
recursos que van a ser necesarios en el proyecto y - por otra parte - como se
van a utilizar.

Estimación de recursos

Habrá que determinar todos los recursos (personal, equipos, materiales,

maquinaria, servicios, ...) y las cantidades de cada recurso que son
requeridas en cada una de las actividades del proyecto.

Esta tarea se llevara a cabo una vez determinadas las actividades a realizar.
De todas formas se deberán hacer varios ciclos de revisión. Es muy
recomendable en este apartado la colaboración de expertos de las distintas
áreas del proyecto.

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Plan de utilización de los recursos

Habrá que determinar cuando se deben incorporar al proyecto los recursos

específicos y cuando van a ser liberados (en los tipos de recursos que
corresponda, p.ej. máquinas, personal etc.).

Esta tarea se realiza una vez fijado el cronograma de actividades y estimados

los recursos necesarios para llevarlas a término. De todas formas deberán
hacerse varios ciclos de revisión.

10. Organización del Proyecto (Entorno y Equipo de Trabajo)

El objeto de este punto es identificar y establecer la estructura organizativa

del proyecto. Esto es identificar y establecer los roles, responsabilidades y
relaciones de reporting tanto del equipo de trabajo que debe realizar el
proyecto como del entorno organizativo necesario (p.ej. Comité de
Dirección, Comité de Seguimiento, Grupos de Soporte de Especialistas,
etc.).

Además se identificarán los componentes del equipo de trabajo.

Todo ello desde un punto de vista práctico y orientado a la ejecución.

Presentar Organigrama, descripción de Roles, Matriz de Responsabilidades

e identificación de las personas del equipo de trabajo del proyecto.

Si la organización del proyecto debe cambiar sustancialmente a lo largo del

proyecto (p.ej. por la existencia de fases donde la cantidad de recursos son
muy distintos) se deberá presentar lo solicitado para cada una de las
situaciones.

11. Plan de Compras y Subcontratación

El objeto de este punto es determinar lo que se debe contratar, cuando y

cómo.

Esta tarea se realiza una vez fijado el cronograma de actividades y el plan de

estimación de los recursos.

En el Plan de Compras han de estar especificados los requisitos de la

contratación (p.ej. objeto a contratar, plazos, estimación económica del
contrato, plan de calidad aplicable, gestión del contrato, etc.).

Se recuerda de nuevo evitar la inclusión de desarrollos teóricos.

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12. Plan de formación del equipo de proyecto

El objeto de este punto es identificar las necesidades de formación que

requieren las personas que van a componer el equipo de trabajo del
proyecto para asegurar el suficiente conocimiento que les permita desarrollar
sus actividades con éxito. Así mismo, se deberán identificar las actividades
de formación que deben llevarse a cabo, como las actividades de
preparación del material de formación.

13. Presupuesto detallado: gastos e inversiones

El objeto de este punto es establecer una línea de base de costes para poder
medir el rendimiento del proyecto y el presupuesto del proyecto.

Esta tarea se realiza una vez fijado el cronograma de actividades y estimados

los recursos necesarios para llevarlas a término. De todas formas, se deberán
hacer varios ciclos de revisión.

En este punto se debe incluir:

- Presupuesto de costes
- la línea de base de costes
- el plan de tesorería y financiación del proyecto.

Realizar un análisis de los márgenes y una comparación con los parámetros

financieros definidos en la entrega anterior.

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Entrega E - SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Objetivos de la entrega:

El objeto de la entrega es simular ciertas actividades de control del proyecto. Su

desarrollo se ha de basar en los procedimientos y estándares identificados en la
Planificación del Proyecto.

Se “inventará” una incidencia importante que obligue a realizar cambios en la

ejecución planificada del proyecto (gestión de la Petición de un Cambio). La
aprobación de estos cambios y su repercusión será anunciada al equipo en una
reunión de grupo de trabajo (acta reunión).

Finalmente, y situándonos en un entorno futuro, se analizará como ha

repercutido este cambio en el proyecto tras un periodo determinado de tiempo.
Repercusión en la triple restricción del proyecto (informe de Progreso al Comité
de Seguimiento del Proyecto).

Las actividades a simular son:

- Gestión de la Petición de un Cambio

- Acta de una reunión de revisión de la actividad de un área del proyecto
afectada directamente por la incidencia.
- Informe de Progreso al Comité de Seguimiento del Proyecto posterior a la
incidencia.

Como paso inicial se deberá definir en detalle los procedimientos y formularios

que se vayan a utilizar en la simulación de las actividades.

Entregables:

I. Documento de Seguimiento del Proyecto, cuyo contenido abarcará las tres

actividades simuladas, más la concreción de los procedimientos utilizados.
Al inicio del punto 4 se presentará un resumen ejecutivo del Informe de
Progreso en 2 hojas como máximo.

II. Grabación de la presentación sólo del punto 4 (Informe de Progreso). Se trata

de un documento en formato Power Point, acompañado por un único archivo
de video de la presentación, con una duración que no supere los 10-15
minutos. El formato tiene que ser compatible con el Real Player 11 así que
se recomienda comprobar la funcionalidad antes de hacer el envío de la
entrega.

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Contenidos:
1. Procedimientos utilizados en la entrega

En este punto se efectuará la descripción detallada de cada procedimiento y

de los formularios que se vayan a utilizar en el resto de puntos de la entrega.
Describir los procesos de control de cambio definidos por la empresa.

2. Gestión de la Petición de un Cambio

Se cumplimentará el formulario de petición de cambio con una petición

(coherente con el proyecto), así como se registrarán los pasos y decisiones
tomadas hasta la resolución final de efectuar o descartar.

3. Acta de una reunión de revisión de la actividad de un área del proyecto

Se cumplimentará un acta de reunión de revisión del jefe de proyecto con

una área de actividad del proyecto (1 persona, 1 grupo de personas,
contratista, etc.). El contenido del acta abarcará los siguientes puntos:

a. Resumen de la situación actual

b. Progreso desde la última revisión
c. Áreas de atención
d. Revisión del Plan del Trabajo y esfuerzos estimados para esta Área de
Actividad (presentar un Gantt Chart de avance y actualizar las
previsiones estimadas para finalizar las actividades)
e. Decisiones tomadas
f. Metas para la siguiente reunión de revisión

4. Informe de Progreso al Comité de Seguimiento del Proyecto

Se cumplimentará un informe de progreso donde se incluya, entre otros, lo

que se hará o lo que se hizo para resolver la incidencia y presentarlo a la
siguiente reunión del Comité de Seguimiento del Proyecto, explicando la
situación de TODO el proyecto. El contenido del informe abarcará los
siguientes puntos:

a. Resumen de la situación actual

b. Progreso desde la última reunión de seguimiento
c. Áreas de atención
d. Revisión del Plan del Proyecto, Esfuerzos estimados y Costes
(Presentar un Gantt Chart de avance y actualizar las previsiones
estimadas de esfuerzos y costes)
e. Análisis del Earned Value (Valor ganado)
f. Decisiones a tomar. Propuestas / Alternativas
g. Metas para la siguiente reunión de seguimiento

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Conceptualmente, el planteamiento del contenido de la entrega E tiene que respectar el

siguiente esquema temporal:

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Entrega F - CIERRE DEL PROYECTO

Objetivos de la entrega:

El objeto de esta entrega es realizar el cierre del proyecto, concluir el proyecto,

traspasar a la siguiente etapa y realizar una autoevaluación de las lecciones
aprendidas del proyecto.
En el caso de que el proyecto se realice con un cliente, la presentación puede ser
el cierre con el cliente o a la compañía propia una vez finalizado.

Entregables:
I. Documento de Cierre de Proyecto.
II. Grabación de la presentación conjunta entregas F (cierre del proyecto) y G
(conclusiones trabajo en grupo). Se trata de un documento único para las dos
entregas en formato Power Point, acompañado por un único archivo de
video de la presentación, con una duración que no supere los 10 minutos. El
formato tiene que ser compatible con el Real Player 11.

Contenidos:

1. Resumen del Proyecto

Describir lo que se pretendía, lo que se ha alcanzado, como se ha
alcanzado, los problemas que se han encontrado y como se han resuelto.

2. Aceptación y validación de los resultados

Evaluar los resultados del proyecto respectos a los objetivos, los
requisitos o requerimientos, los estándares de calidad, los indicadores
financieros y los principales hitos a cumplir.

3. Cierre de Contratos y Evaluaciones

Presentar el cierre de los contratos y las evaluaciones de los mismos
para futuras experiencias.

4. Encuestas de Satisfacción
Presentar las encuestas de satisfacción de los stakeholders, si procede.

5. Cierre Administrativo del Proyecto

Dar el proyecto por cerrado y lanzamiento de la siguiente fase, si existe

6. Lecciones Aprendidas del Proyecto

Autoevaluación de las cosas que se han hecho bien en el desarrollo del
proyecto, las que se han hecho mal, cosas que se volverían a hacer igual
o de manera diferente. A grandes rasgos, mostrar los planes tácticos de
3 lecciones aprendidas a mejorar y el plan PM de lecciones aprendidas.

7. Acuerdo de Nivel de Servicio

Presentar los puntos que forman los niveles de servicio, si existen.

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MPM – Project Management: Proyecto final

Entrega G - CONCLUSIONES DEL TRABAJO EN GRUPO

Objetivos de la entrega:

El objeto de esta entrega es hacer una revisión crítica del trabajo efectuado por el
Grupo y de las actividades que ha comportado, como proceso de mejora
personal.

El desarrollo de esta entrega parte de la revisión y reflexión de las actividades

realizadas, los productos obtenidos y las vivencias experimentadas a lo largo del
trabajo realizado.

Entregables:

I. Documento de Conclusiones del Trabajo en Grupo. Al inicio del documento

se presentará un resumen ejecutivo de conclusiones en 2 hojas como
máximo.
II. Grabación de la presentación conjunta entregas F y G.

Contenidos:

1. Crítica del trabajo realizado

2. Experiencias del trabajo en Grupo

Enumerar las positivas y las negativas

3. Habilidades y Técnicas adquiridas para Gestionar Proyectos

Enumerar y valorar las habilidades y técnicas utilizadas en el trabajo frente

a las explicadas, o no, en clase

4. Puntos fuertes y áreas de mejora del trabajo realizado

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