INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE ACAYUCAN

INGENIERÍA INDUSTRIAL
ING. MARTHA MARÍA CARRILLO RAMIREZ
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
 Definición de proyecto
Un proyecto es un esfuerzo para lograr
un objetivo específico por medio de
una serie particular de tareas
interrelacionadas y la utilización eficaz
de recursos.

Los atributos siguientes ayudan a

definirlo:
 Atributos de un proyecto
Un proyecto tiene un objetivo bien
definido, un resultado o producto
esperado.

El objetivo de un proyecto por lo

general se define en términos de
alcance, programa y costo.
Por ejemplo,

el objetivo del proyecto podría ser

introducir al mercado, en 10 meses y
dentro de un presupuesto de $500 000, un
nuevo aparato de preparación de
alimentos que cumple con ciertas
especificaciones de rendimiento
predefinidas. Además, se espera que el
alcance del trabajo se logre con calidad y
satisfacción del cliente.
Un proyecto se realiza por medio de una serie de
tareas interdependientes, es decir, un número de
tareas no repetitivas que deben realizarse en cierta
secuencia para lograr el objetivo del proyecto.

Un proyecto utiliza varios recursos para realizar las

tareas. Estos recursos pueden ser: diferentes personas,
organizaciones, equipos, materiales e instalaciones.
Por ejemplo,

una boda es un proyecto que puede involucrar

recursos, como una persona encargada del banquete ,
un florista, una limusina y un salón para la recepción.
Un proyecto tiene un marco de tiempo
específico, o una duración finita. Tiene
una fecha de inicio y una fecha en la
cual debe lograrse el objetivo.

Por ejemplo, la renovación de una

escuela primaria tendría que terminar
entre el 20 de junio y el 20 de agosto.

Un proyecto puede ser una tarea

única o que se realiza una sola vez.
Un proyecto tiene un cliente. El cliente es la entidad que
proporciona los fondos necesarios para realizar el proyecto. Puede
ser una persona, una organización o un grupo de dos o más
personas u organizaciones.
Un proyecto involucra cierto grado de
incertidumbre. Antes de que se inicie
un proyecto, se prepara un plan con
ciertas suposiciones y estimaciones.

Es importante documentar estas

suposiciones, ya que influirán en el
desarrollo del presupuesto, en el
programa y en el alcance del trabajo
del proyecto.
Un proyecto se basa en una serie particular de tareas y
estimaciones sobre cuánto debe durar cada una, así como en
varios recursos y suposiciones acerca de la disponibilidad y
capacidad de dichos recursos, y en estimaciones de los costos
asociados a los recursos.

Esta combinación de suposiciones y estimaciones provoca

cierto grado de incertidumbre respecto a si se logrará por
completo el objetivo del proyecto.
Por ejemplo, el alcance del proyecto puede
concluirse en la fecha señalada, pero el costo
final puede ser mucho mayor que el costo
previsto, debido a que el costo de ciertos
recursos de subestimó. A medida que el proyecto
avanza, algunas de las suposiciones se refinarán
o reemplazarán con información objetiva.
El logro exitoso
del objetivo del
proyecto por lo
general está
circunscrito a
cuatro factores:

 Ámbito
 Costo
 Programa
 Satisfacción
del cliente
El ámbito de un proyecto, también conocido como alcance de
proyecto o alcance de trabajo, es todo el trabajo que debe
realizarse para garantizar al cliente que los productos entregables
cumplen con los requisitos o con los criterios de aceptación
acordados al inicio del proyecto.

Por ejemplo, el alcance del proyecto podría ser todo el trabajo

que implica la limpieza de un terreno, la construcción de una casa
y el diseño del jardín según las especificaciones acordadas de
manera previa por el contratista y el comprador. El cliente espera
que el alcance del trabajo se logre con la calidad deseada.
El costo de un proyecto es el monto que un cliente ha acordado
pagar por productos entregables del proyecto que son
aceptables. El costo se basa en un presupuesto que incluye una
estimación de los costos asociados con los distintos recursos que
se emplearán para realizar el proyecto. Podría incluir el salario de
las personas que trabajan en el proyecto, materiales y artículos de
oficina, la renta del equipo o de las instalaciones y los honorarios
de los subcontratistas que realizarán algunas tareas del proyecto.
Por ejemplo, en el proyecto de la boda, los elementos que entran
en el presupuesto podrían ser las flores, el vestido, el esmoquin, el
servicio de banquete el pastel, el alquiler de la limusina, el
fotógrafo y así por el estilo.
El programa de un proyecto es el cronograma que especifica
cuándo debe de iniciar y terminar cada actividad. El objetivo del
proyecto en general establece la fecha en la cual el alcance del
proyecto debe lograrse según una fecha específica acordada con
anterioridad por el cliente y la persona u organización que realiza
el trabajo.
El objetivo de cualquier proyecto es terminar el alcance sin
rebasar el presupuesto en una fecha determinada y con plena
satisfacción del cliente. Para asegurar que se logre este objetivo,
es importante desarrollar un plan antes de iniciar el proyecto, el
cual debe incluir todas las tareas, los costos asociados y las
estimaciones del tiempo necesario para completarlas.
Una vez que el proyecto se inicia, es posible que existan
circunstancias imprevistas que pongan en riesgo el logro del
objetivo del proyecto con respecto al alcance, costo o programa.

 El costo de algunos de los materiales puede ser mayor que los

que se estimo al inicio.
 Las inclemencias del tiempo pueden provocar un retraso.
 Tal vez se necesite rediseñar y hacer modificaciones adicionales
a una pieza compleja de maquinaria automatizada de modo
que cumpla con las especificaciones de desempeño.
El reto para el gerente de proyecto es evitar, anticipar o superar
dichas circunstancias con el fin de terminar el alcance del
proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con plena
satisfacción del cliente. Una buena comunicación y planeación es
esencial para evitar que ocurran problemas o reducir al mínimo su
impacto en el logro del objetivo del proyecto.
 Ciclo de vida de un proyecto
La figura muestra las cuatro fases del ciclo de vida de un proyecto y
la cantidad relativa de esfuerzo y tiempo dedicado a cada fase. A
medida que el proyecto avanza por todo su ciclo de vida, las
distintas organizaciones, personas y recursos juegan papeles
preponderantes.
 Los proyectos “nacen” cuando el
cliente identifica una necesidad.

Por ejemplo, para una familia que planea crecer, la necesidad

puede ser una casa más grande, mientras que para una empresa
el problema puede ser un alto índice de material de desperdicio
en su proceso de manufactura que incrementa los costos y los
tiempos de producción por encima de los de sus competidores.
La primera fase del ciclo de vida del proyecto involucra la
identificación de una necesidad, problema u oportunidad y puede
dar como resultado que el cliente solicite propuestas de personas,
un equipo de proyecto u organizaciones (contratistas) que traten
la necesidad identificada o resuelvan el problema.
Una pareja que necesita una casa
nueva puede dedicarle tiempo a
identificar los requisitos de tamaño,
estilo, número de habitaciones, la
ubicación y el monto máximo que
desean invertir, y la fecha en la cual
les gustaría mudarse.
La segunda fase del ciclo de vida de un proyecto
es el desarrollo de una propuesta de solución a la
necesidad o problema. En esta fase el cliente
recibe una propuesta por parte de una o más
personas u organizaciones (contratistas) a quienes
les gustaría que el cliente les pagara por
implementar la solución propuesta. En esta fase el
esfuerzo del contratista es lo más importante.
Por ejemplo, varios contratistas pueden
presentar a un cliente su propuesta para
desarrollar e implementar un sistema
automatizado de facturación y cobranza.
Después de evaluar las propuestas
presentadas y seleccionar la ganadora, el
cliente y el contratista ganador negocian y
firman un contrato (acuerdo).
La tercera fase del ciclo de vida de un
proyecto es la implementación de la
solución propuesta. Esta fase comienza
después de que el cliente decide cuál
de las soluciones propuestas satisfará
mejor la necesidad y se llega a un
acuerdo entre el cliente y la persona o
contratista que presentó la propuesta.
En esta fase, conocida como la
realización del proyecto, se hace la
planeación detallada del proyecto y
después se lleva a la práctica el plan
para lograr el objetivo del mismo.
Durante la realización del proyecto, se
utilizan distintos tipos de recursos.

Por ejemplo, si el proyecto es para

diseñar y construir un edificio de
oficinas, el esfuerzo podría involucrar
primero a unos cuantos arquitectos e
ingenieros que trabajen en el
desarrollo de los planos de
construcción. Por tanto, cuando se
pone en marcha la construcción , los
recursos aumentan en forma
considerable para incluir herreros,
carpinteros, electricistas, pintores, etc.
La fase final del ciclo de vida de un
proyecto es concluirlo. Cuando se ha
completado un proyecto, se deben
realizar ciertas actividades de cierre,
como la confirmación de que se han
proporcionado todos los productos
entregables al cliente y éste los ha
aceptado, que todos los pagos se han
cobrado y que todas las facturas se
han pagado.

Una tarea importante de esta fase es evaluar el desempeño

del proyecto con el fin de averiguar qué podría mejorarse si se
realizara uno similar en el futuro.
Esta fase debe incluir la retroalimentación de los clientes para
determinar su nivel de satisfacción y si el proyecto cumple con sus
expectativas. Además, también se debe pedir al equipo de
proyecto que realice recomendaciones para mejorar iniciativas
futuras.
El ciclo de vida de un proyecto varía en
duración desde unas cuantas semanas hasta
varios años, dependiendo del contenido, la
complejidad y la magnitud del proyecto
pasan de manera formal por cuatro fases de
su ciclo de vida.
 El proceso de administración
de proyectos
De manera concisa, el proceso de la administración de proyectos
significa planear el trabajo y después trabajar el plan. Un grupo de
entrenadores puede para horas elaborando planes únicos para un
juego; después el equipo ejecuta los planes para tratar de cumplir
con el objetivo: la victoria.
De modo similar, la administración de
un proyecto implica primero
establecer un plan y después llevarlo a
cabo para lograr el objetivo del
proyecto.
El esfuerzo en la etapa inicial de la
administración de un proyecto debe
centrarse en establecer un plan inicial que
explique por etapas, a manera de lograr el
alcance del proyecto a tiempo y dentro del
presupuesto. Este esfuerzo de planeación
incluye los pasos siguientes:
1. Definir con claridad el objetivo del proyecto.

La definición debe acordarse de manera previa entre el cliente y la

persona u organización que realizará el proyecto.
2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en “piezas”
importantes o paquetes de trabajo.

Aun cuando los proyectos importantes pueden parecer

abrumadores si se consideran como un todo, una manera de salir
victorioso incluso del esfuerzo más monumental es dividirlo.
Una estructura de división del trabajo es un árbol jerárquico de
elementos o partes del trabajo que el equipo de proyecto realizará o
producirá durante el proyecto. La estructura de división del trabajo
por lo general identifica a la organización o persona responsable de
cada paquete de trabajo.
3. Definir las actividades específicas que deben realizarse para cada
paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
4. Representar gráficamente las actividades en forma de diagrama
de red.

Esta diagrama muestra la secuencia necesarias y las

interdependencias de las actividades para lograr el objetivo del
proyecto.
5. Elaborar una estimación de la duración para determinar cuánto
tiempo se requerirá para completar cada actividad.

También es necesario determinar cuáles tipos de recursos y cuánto

se necesita de cada uno para que cada actividad se complete
dentro de la duración estimada.
6. Elaborar una estimación del costo de cada actividad.

El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos requeridos

para cada actividad.
7. Calcular el programa y el presupuesto del proyecto para
determinar si el proyecto puede completarse dentro del tiempo
requerido, con los fondos asignados y los recursos disponibles.

De no ser así, se deben hacer ajustes de alcance del proyecto, las

estimaciones de duración de las actividades o las asignaciones de
recursos hasta que pueda establecerse un plan inicial realista y
alcanzable.
La planeación determina lo que se debe hacer, quién lo hará,
cuánto tomará y cuánto costará. El resultado de este esfuerzo es el
plan inicial. Tomarse el tiempo para desarrollar un plan bien trazado
es vital para el éxito de cualquier proyecto.
Una vez que el proyecto se inicia, es necesario monitorear el avance
para asegurar que todo está saliendo según el plan. En esta etapa, el
proceso de administración del proyecto implica medir el avance
real y compararlo con el avance planeado.
Para medir el avance real, es importante tener en mente qué
actividades se han iniciado o completado en realidad, cuándo se
iniciaron o completaron, y cuánto dinero se ha gastado o
comprometido.

Si, en cualquier momento durante el proyecto, la comparación del

avance real con el planeado revela que el proyecto está retrasado,
excede el presupuesto o no cumple con las especificaciones
técnicas, debe aplicarse una acción correctiva para volver a
ponerlo al día.
La clave para el control eficaz del proyecto es medir el progreso real
y compararlo con el progreso planeado con regularidad y de
manera oportuna y aplicar acciones correctivas de inmediato, en
caso necesario.

Intentar realizar un proyecto sin establecer primero un plan inicial es

imprudente. Es como irse de vacaciones sin un mapa de carreteras,
itinerario ni presupuesto. Usted puede ir a parar en el medio de la
nada, ¡sin dinero ni tiempo!
 Beneficios de la administración
de proyectos
El beneficio fundamental de la implementación de técnicas de
administración de proyectos es tener un cliente satisfecho.

Terminar todo el alcance del proyecto con calidad, a tiempo y

dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de
satisfacción.
 Beneficios de la administración
de proyectos
Si usted es el gerente del proyecto, tiene la satisfacción de saber
que hizo un esfuerzo de proyecto exitoso.

Si es miembro de un equipo de proyecto que ha realizado un

proyecto con éxito, tiene la satisfacción de estar en uno ganador;
además amplió su conocimiento y mejoró sus habilidades a lo largo
del camino.

Cuando los proyectos son exitosos, ¡todos ganan!