Universidad de los Andes

Contabilidad II
Sección 01

Nombre: Glaner Saraith Carrero Sánchez

C.I. 25.980.056

Tema I: Activos Corrientes Disponibles

Conceptos.

a. Caja: El concepto de caja en el ámbito contable se aplica para

referirse a la parte de la cuenta donde se registran las entradas de
dinero en efectivo o por cheques o en valores representativos de
sumas dinerarias, y los egresos también de dinero efectivo o de
cheques. Tiene por finalidad ordenar las entradas y salidas de
dinero.

Figura todo el ingreso y el egreso que no se halla en la cuenta

Bancos, dinero este último que no se tiene disponibilidad inmediata.
Cuando se vende a crédito no se registra ese ingreso pues debe
esperarse para efectivizar el cobro.

b. Caja chica: La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una

cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para
gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son
inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos
en efectivo.

c. Banco: Banco es, una entidad financiera dedicada a la

administración de dinero, que ofrece servicios como préstamos de
capital y depósito de valores.
 “CAJA”

Operaciones que afectan la cuenta “Caja”

a. Entrada de Efectivo: Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas

de efectivo en un período de tiempo cualquiera, entre los más usuales se
encuentran las ventas al contado, el recaudo de las cuentas por cobrar o a
crédito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de
representar una entrada de efectivo.

- Ventas al contado: (Recibiendo pago en efectivo). Es cuando la empresa

vende y cobra al instante lo que ha vendido en ese momento. Ejemplo claro
son las cajas de las farmacias, supermercados, cines, y otros. Si la
empresa opta por llevar a la contabilidad el proceso de recepción de
efectivo en Caja, el asiento contable que resulta de esta operación es el
siguiente:

Ejemplo:
ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Caja xxx

Ventas xxx

IVA Debito Fiscal xxx

- Cobros de Clientes: En el caso de que la entrada del efectivo se produzca

por el cobro de un crédito a clientes la transacción se registrará con el
debido cargo a la cuenta caja y el abono a la cuenta de cuentas por cobrar.

Ejemplo:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Caja xxx

Cuentas por cobrar xxx

 - Otros ingresos: si se trata de una entrada de dinero al negocio, que no
está relacionada ni con una venta al contado ni con el cobro de cliente, sino
que se originó en otro concepto, entonces el asiento debe afectar como es
natural a la cuenta de que se trate.

Ejemplo:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Caja xxx

Ingreso por alquiler xxx

b. Salida de efectivo: Las salidas de caja incluyen la totalidad de salidas de

efectivo en un período de tiempo cualquiera, entre los más usuales se
encuentran las compras al contado y pagos (servicios, alquileres, nomina,
facturas, seguros, etc.)

- Compras al contado (realizando pago en efectivo)

Ejemplo:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Compras xxx

IVA Crédito Fiscal xxx

Caja xxx

- Pagos (pago de factura en efectivo)

Ejemplo:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Cuentas por pagar xxx

Caja xxx
Otros asientos importantes de la cuenta “Caja”

- Asiento de apertura

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Caja xxx

Capital xxx

Para registrar asiento de apertura.

- Asiento para apertura de cuenta corriente o deposito en banco: Una

vez recibido el efectivo, revisado y arqueada la caja, se realizan los
vouchers bancarios pertinentes y lleva el dinero para ser depositado en la
entidad bancaria donde la empresa tenga relación.

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Banco xxx

Caja xxx

Para registrar apertura e cuenta corriente. Deposito nro. xxx

Ejemplo práctico de operaciones de la cuenta “Caja”

La Empresa realiza una venta de contado al Cliente X por Bs. 160.000,00. Se le

hace una factura identificada con el nro. 1234. El Cliente cancela en efectivo. El
asiento en el Diario será el siguiente:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Caja 160.000,00

Ventas 140.800,00

IVA Debito Fiscal 19.200,00

Para registrar venta contado según factura nro. 1234

El mismo día se deposita todo lo que ingresó en Caja, en una cuenta corriente que
la Empresa mantiene en el Banco de Venezuela. Suponiendo que se realizaron
otros cobros en efectivo por Bs. 284.000. Se ingresará en el Banco un total de Bs.
444.000.

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Banco 444.000,00

Caja 444.000,00

Para registrar ingreso en Banco de Venezuela según deposito nro xxx.

”CAJA CHICA”

¿Cómo se usa y para que se crea?

Contiene dinero en efectivo para cubrir montos menores de la empresa. Gastos

que por sus características deben cancelarse en efectivo, ya sea que existan
empresas que por políticas internas cobren solo en efectivo o compras y servicios
cuya ejecución sea de carácter tan inmediato que no puedan esperar por el
procedimiento normal de emisión de cheques.

Este fondo está controlado por un custodio que entregará el efectivo a las
personas que lo requieran para cumplir con los gastos menores mediante previa
autorización de los Gerentes de las Áreas que requieren el efectivo amparado en
disposiciones o normas de procedimientos previamente planteados.

El control de este fondo será más efectivo en la medida que se cumplan con
procedimientos y controles tales como:

 Segregación de tareas. Típica. La persona que custodia el fondo debe ser

diferente de la persona que contabiliza. También debe ser diferente de la
persona que realiza la revisión del fondo y de las reposiciones y ambas
personas deben ser diferentes de quien realiza el cheque de reposición.
Esto lo que procura es que una persona sola pueda realizar fraudes a la
 empresa. Para necesitaría ayuda de otras personas de la empresa o de la
negligencia de los administradores.

 Montos máximos de pagos. Sí. Es muy importante esta medida ya que

este fondo solo debe ser utilizados para montos y desembolsos menores.
Entonces se debe delimitar la cantidad por la cual ya un desembolso deja
de ser menor y debe ser manejado por el proceso de pagos en cheque o
transferencias.

 Reposiciones periódicas del fondo. Por lo general se debería reponer el

fondo 1 vez cada 15 días. De esta manera los desembolsos quedan
contabilizados en el mes en que fueron generados. En caso de necesitarse
reembolsos más continuamente, se pueden realizar, sin embargo, también
debería revisar y actualizarse el monto del fondo fijo a menos que se trate
de un fenómeno momentáneo y no de una situación recurrente.

 Las reposiciones deben ser revisadas por el Coordinador o persona

de autoridad superior al custodio. Clásico procedimiento del control
interno. Ningún proceso debe ser realizado sin revisión, menos alguno en
que se maneje efectivo directamente.

 Arqueos sorpresivos. El más clásico de los procedimientos de control.

Consiste en revisiones esporádicas y sin previo aviso que realiza el
Supervisor del Custodio con el Coordinador de la Tesorería del fondo fijo,
en presencia del custodio, para verificar que la cantidad de efectivo
dispuesto en billetes y monedas sumado al total de documentos (facturas,
vales, viáticos, etc) que aún se encuentren en el fondo por reponer.

¿Cuál es la importancia de la caja chica para la empresa?

Es importante ya que el uso eficiente de la caja chica permite a las empresas:

 Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata

  Enfrentar gastos imprevistos del negocio

 Comprobar y justificar el manejo de efectivo

 Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto

 Confiar el control de estos desembolsos a una persona de confianza y con

conocimiento del manejo contable y administrativo de la empresa

Tipos de asiento que maneja la caja chica

1. Creación de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por

el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta
banco, ya que debe hacerse a través de un cheque emitido por el dueño o el
administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable
de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

Asiento contable:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Caja chica xxx

Banco xxx

Para registrar creación de fondo de caja chica por Bs……

2. Realización de Pagos.

Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o
recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar
pendiente cuando llegue al mínimo de efectivo establecido, para solicitar una
reposición o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los
comprobantes junto con la relación anexa.
3. Reembolso o reposición de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relación de gastos junto con los comprobantes,
y el administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe
hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la Caja Chica para
realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a
través de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar
todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto
con la relación hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.

Asiento contable:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Artículos de Oficina xxx

Fletes de ventas xxx

Artículos de Limpieza xxx

Otros Gastos de Administración xxx

Banco xxx

Para registrar reposición del fondo caja chica por Bs……

4. Cuando se Aumenta o Disminuye el fondo de Caja Chica:

Ya que esta cuenta solo tiene movimiento en libros cuando se crea, aumenta o
disminuye. Se puede decir que es una cuenta transitoria.

Asiento contable cuando Aumenta el Fondo:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Caja chica xxx

Banco xxx

Para registrar aumento de fondo de caja chica por Bs…

Asiento contable cuando disminuye el Fondo:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Banco xxx

Caja Chica xxx

Para registrar disminuye fondo de caja chica de Bs……a Bs….

5. Eliminación del fondo de Caja Chica:

Cuando la Empresa requiere no seguir utilizando del fondo de caja chica, se

procede a cerrar la cuenta utilizada.

Asiento contable:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Banco xxx

Caja Chica xxx

Para registrar eliminación fondo de caja chica de Bs….

Arqueo de Caja Chica

El arqueo es una revisión ocular de la conformación en ese preciso momento del

fondo fijo para compararlo con el monto que debería tener el mismo y detectar
posibles diferencias por manejo descuidado o mal intencionado de la caja chica.

El arqueo debe ser realizado en su totalidad por la persona supervisora del

custodio, pero a su vez él debe estar presente durante el conteo para garantizar la
veracidad tanto del manejo del fondo como del proceso de revisión. En este
proceso se totalizan las cantidades de dinero efectivo en monedas y billetes y los
documentos encontrados, facturas, vales y otros. Se suman los subtotales y el
resultante es comparado con el monto del fondo fijo para obtener la diferencia que
puede resultar ser un faltante o un sobrante, en caso de que exista.
¿Qué ocurre cuando hay una diferencia en el arqueo de caja chica?

Cuando existe un faltante en el arqueo del fondo fijo, el custodio debe reponer ese
dinero tan pronto como sea posible, ya sea devolviendo el dinero en el acto o
mediante el descuento de ese monto el próximo pago de su salario por nómina.

La empresa, por políticas propias, puede asumir el faltante en caja chica como un
gasto de la empresa sin descontárselo al custodio y mantenerlo en sus funciones
normales, o alguna de las dos opciones.

En caso de ocurrir un sobrante, ese dinero sobrante debe depositarse en las

cuentas bancarias de la empresa. Debe realizarse un análisis del porqué del
sobrante en el fondo, ya que puede resultar de un manejo descuidado del custodio
y dicho dinero deba ser cancelado a alguna otra persona.

Ejemplos:

Asiento Faltante de Caja Chica:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Gastos artículos de oficina xxx

Faltante de caja chica xxx

Banco xxx

Asiento Sobrante de Caja Chica:

ddmmaaaa ---------------------------XD--------------------------------- DEBE HABER

Gastos artículos de oficina xxx

Sobrante de caja chica xxx

Banco xxx
Ejemplo práctico de operaciones de la cuenta “Caja chica”

Almacenes “El Cóndor“, en fecha 1 de marzo de 2006 entrega a su empleada Srta.

Nora Girón la suma de Bs 1.000 para que maneje como caja chica y cubra
algunos gastos menores. Para esto gira el cheque Nro. 85705.

El asiento inicial que se realiza es:

01-03-2006 ---------------------------01--------------------------------- DEBE HABER

Caja Chica 1.000,00

Banco 1.000,00

Para registrar apertura de caja chica.

“BANCO”

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los

valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,
con los valores que el banco suministra por medio del estado de cuenta.

Por lo general, el saldo del estado de cuenta nunca coincide con el saldo que la
empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las
diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de

control interno del efectivo.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros
auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

 Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el

beneficiario del cheque.
  Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la
empresa no ha registrado en su auxiliar.
 Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que
ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
 Errores de la empresa al momento de registrar los conceptos y valores en
el libro auxiliar.
 Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Las transacciones que generan diferencias son las siguientes:

1. Transacciones registradas en el banco y no en la empresa, originadas

por:
o Notas de Débito- disminuyen el saldo de la empresa :
 Devoluciones de cheques recibidos de los clientes
 Devolución de efectos por cobrar que habían sido descontados, los
cuales no fueron cancelados a su vencimiento por los clientes
 Cargos por concepto de chequeras entregadas a la empresa
 Cargos por la cancelación de préstamos obtenidos por la empresa
 Cargo por intereses, comisiones u otros servicios prestados a la
empresa
 Cargo por transferencias hechas a otras cuentas bancarias

o Notas de Crédito -aumentan el saldo de la empresa:

 Recepción de un préstamo concedido por el banco
 Transferencias recibidas de otras cuentas bancarias
 Abono del monto neto correspondiente al descuento de efectos por
cobrar a favor de la empresa
 Abono recibido por un depósito realizado por un cliente directamente a
nuestra cuenta bancaria
 Abono por intereses correspondientes a colocaciones mantenidas en el
banco
 2. Transacciones registradas en los libros de la empresa y no en el
banco:

o Cheques en tránsito, es decir emitidos y/o entregados a sus

beneficiarios pero que no han sido presentados para su cobro
o Depósitos en tránsito, Son depósitos pendientes por consignar al banco

3. Errores de la empresa:
o Omisión del registro de un cheque o un depósito en los libros
o Registrar un cheque, deposito, nota de débito o de crédito por su monto
diferente.

4. Errores del banco:

o Registro de cheques o depósitos por montos diferentes
o Abono por el banco de depósitos o notas de crédito por diferentes
conceptos que no corresponden a la empresa.
o Omisión del registro de cheques o depósitos entregado.

¿Quién hace la conciliación bancaria y cada cuanto se hace?

La conciliación bancaria la hace el Contador Público o el Administrador de

Empresas y se hace mensualmente.

Métodos para realizar la conciliación bancaria

- Método de saldos encontrados

Consiste en partir del saldo final del estado de cuenta bancario para llegar al saldo
del banco según libro de la empresa o viceversa. La suma o resta de las partidas
de conciliación va a hacer que el saldo de los libros de contabilidad se conecte con
el saldo del estado de cuentas.
Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de
los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola
columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias
entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser
la finalidad de éste método.

- Método de saldos correctos o ajustados

Consiste en partir al mismo tiempo de los saldos que reflejan los libros y los
estados de cuenta bancarios para llegar a dos saldos iguales o correctos. Es un
método de razonamiento lógico, porque permite conocer con claridad el saldo
correcto de la Cuenta Banco.

Cuentas y términos que se deben conocer en la conciliación bancaria:

Cheques en Tránsito: O cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia

de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo
no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado
en los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario
hasta que sea cobrado.

Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al

final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados
en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por
concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la
empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.

Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por

concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos,
entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se
ha abonado en los libros de la empresa.
Cheques Omitidos o no Registrados: son los cheques que se emitieron
realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

Depósitos Omitidos o no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero

no se hizo su correspondiente registro.

Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todos los errores y

equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:

- Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un

monto por encima o por debajo del monto de emisión.
- Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con
un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
- Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
- Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron
abonados en los libros de la empresa.
- Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se
cargan en vez de abonarse y viceversa.
- Depósitos o Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se
cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o
banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
- Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha
de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay
que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de
todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las
cuales tenemos:

- Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un

monto por encima o por debajo del monto de emisión.
- Depósitos o Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se
cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto
que un banco posee diversos clientes.