BASE DE DATOS RELACIONADAS EN MS-ACCES.

NIVELES DE ABSTRACCIÓN DE LAS BD:

 El nivel de visión presenta toda la base de datos, los usuarios

VISION por lo general sólo tienen acceso a sus correspondientes
interfaces graficas que permitan generar las diferentes
transacciones con la BD.

 Abstraer el mundo real mediante un modelo de datos que

CONCEPTUAL permita verificar los objetos que intervienen con sus
respectivas relaciones entre ellos

 De que forma física se almacenan los datos. Mediante qué

FISICO medios magnéticos. Cuanto espacio en memoria ocupan las
estructuras la BD.
 MODELO ENTIDAD RELACIÓN:
Denominado por sus siglas como: E-R, ó ERD (del inglés “Diagram Entity relationship”) es una
herramienta para el modelado de datos de un sistema de información, estos modelos expresan
entidades relevantes para un sistema de información, sus inter – relaciones y propiedades.

Este modelo representa la realidad a través de entidades, que son objetos que existen y que se
distinguen de otros por sus características, por ejemplo: Un alumno se distingue de otro por sus
características particulares como lo es el nombre, o el numero de control asignado al entrar a una
institución educativa, así mismo, un empleado, una materia, etc.

Las entidades pueden ser de dos tipos:

1. Tangibles: Son todos aquellos objetos físicos que podemos ver, tocar o sentir.
2. Intangibles: Todos aquellos eventos u objetos conceptuales que no podemos ver, aun
sabiendo que existen, por ejemplo: la entidad materia, sabemos que existe, sin embargo,
no la podemos visualizar o tocar.

Las características de las entidades en base de datos se llaman atributos, por ejemplo, el nombre,
dirección, teléfono, grado, grupo, etc. Son atributos de la entidad alumno, clave, número de
seguro social, departamento, etc., Son atributos de la entidad empleado. A su vez una entidad se
puede asociar o relacionar con más entidades a través de relaciones.

El modelado entidad-Relación es una técnica para el modelado de datos utilizando diagramas

entidad relación. No es la única técnica, pero si la más utilizada.

EL MODELO E-R CONSISTE EN LOS SIGUIENTES PASOS:

1. Se parte de una descripción textual del problema o sistema de información a automatizar

(los requisitos)
2. Se hace una lista de los sustantivos y verbos que aparecen
3. Los sustantivos son posibles entidades o atributos.
4. Los verbos son posibles relaciones
5. Analizando las frases se determina la cordinalidad de las relaciones y otros detalles.
6. Se elabora el diagrama (o diagramas) entidad- relación.
7. Se completa el modelo con listas de atributos

EJEMPLO

CITA A ESCRITO AUTOR PERTENE

ARTICULO
POR CE A

INSTITUCION
 SIMBOLOGÍA DE E-R:
ENTIDAD: objeto ( real o abstracto) sobre el cual se recoge
ENTIDAD información de interés para la BD

RELACION RELACIÓN: Asociación o correspondencia existente entre entidades.

ATRIBUTOS ATRIBUTOS: Propiedades o características de una entidad o relación

FECHA

EJEMPLO:

CLIENTE REALIZA PEDIDO

RFC
ARTICULOS SE
COMPONE

CARDINALIDAD: N° Máximo y N°
Mínimo de ocurrencias de cada N.SERIE CANTIDA
entidad que intervienen en la D
relación.

1 : 1: Relación uno a uno

1 : N ó 1:*: Relación uno a muchos

 En nuestro Diagrama anterior que aplica el modelo Entidad-Relación, la RELACIÓN se lleva
acabo mediante la colección de tablas en que las filas o registros, contendrá la BD y los
campos o columnas que corresponden a los “ATRIBUTOS” o características de cada
registro para nuestro ejemplo del empleado y el artículo:

RELACIÓN: EMPLEADO
RFC NOMBRE PUESTO SALARIO
BOJF880101 BOJORGES JUAREZ VENDEDOR 3250
FRANCISCO
CUCO850721 CRUZ CONTRERAS OSCAR VENDEDOR 2850

ARAN871023 ARANDA ARRATIA ALMACENISTA 1980

NORBERTA
CACB750925 CHAVEZ CARRANZA VELADOR 2050
BERNARDO
GAGH750512 GARCÍA GAMEZ HERMINIA VENDEDOR 3250

RELACIÓN: ARTÍCULO
CLAVE DESCRIPCIÓN COSTO
P001 MICROSOFT WINDOWS 7 3800

P002 OFFICE SUITE LOTUS 2500

P003 NORTON ANTIVIRUS 1550

P004 WEB SPHERE MODELER 2875

P005 ADOBE PHOTOSHOP 4950

P006 AUTODESK AUTOCAD v12 4525

 RELACIÓN ENTRE LAS ENTIDADES:

CLAVE RFC
P001 BOJF880101
P002 GAGAH750512
P003 CUCO850721
P004 GAGAH750512
P005 GAGAH750512
P006 CUCO850721

CLAVE DESCRIPCIÓN COSTO RFC

P001 MICROSOFT 3800 BOJF880101
WINDOWS 7
P002 OFFICE SUITE LOTUS 2500 GAGAH750512
P003 NORTON ANTIVIRUS 1550 CUCO850721
P004 WEB SPHERE 2875 GAGAH750512
MODELER
P005 ADOBE PHOTOSHOP 4950 GAGAH750512
P006 AUTODESK AUTOCAD 4525 CUCO850721
v12

En cada Tabla debe existir un campo clave o llave en varias de las entidades
involucradas en la relación, en el caso de la entidad EMPLEADO es el campo
RFC y la llave primaria de la entidad ARTICULO es CLAVE.
CARDINALIDAD DE LAS RELACIONES: el diseño de la relación entre las tablas
de una base de datos puede ser la siguiente:
1. Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con
una y solamente una de la entidad B.
2. Relación de una a muchos: Cada instancia de la entidad A se relaciona
con varias instancias de la entidad B.
3. Relación de muchos a muchos: Cualquier instancia de la entidad A se
relaciona con cualquier instancia de la entidad B.
RELACIONES ENTRE TABLAS
1. Es fundamental diseñar bien la base de datos. Lo más importante es:
 2. Definir bien las tablas y sus campos
3. Determinar los campos clave para relacionar las tablas. Pedir integridad relacional.
4. Establecer el tipo de relación entre tablas:
 Uno a Uno
 Uno a Varios
 Varios a Varios

RELACION UNO A UNO 1 : 1

Si la relación entre dos entidades es uno a uno, en Acces generamos dos tablas que tienen
que tener las claves principales del mismo tipo y con los mismos datos. Ambas tablas se
relacionarán por sus claves principales.
Por ejemplo, imagina que tienes dos entidades que son datos personales y datos
profesionales. En una tabla pones los datos personales con el DNI como clave principal. En
la otra tabla, con el DNI como clave principal, pones los datos profesionales. Después
estableces una relación uno a uno entre ambas claves principales.
En el caso de dos tablas relacionadas mediante una relación uno a uno se podría convertir
en una única tabla. Según el ejemplo anterior, podríamos tener en una única tabla los
datos personales y profesionales. Por cada DNI podríamos tener el mismo registro ( una
misma fila) todos los datos de esta persona. En muchos casos se aconseja separar en dos o
más tablas los datos, estableciendo diferentes entidades.
Veamos otro motivo por el que se pueda establecer una relación uno a uno entre dos
tablas. Supongamos que el departamento de personal de una compañía observa que
aproximadamente el 5% del personal es extranjero. En este caos nos interesaría ampliar la
información personal del trabajador recogiendo, por ejemplo, el país de origen, los
permisos que dispone, si su carnet de conducir está convalidado, si su titulación está
convalidada, entre muchos otros aspectos. En este caso, si utilizamos una única tabla
estaría llena de muchas celdas vacías para el 95% de los empleados, por lo que es
aconsejable crear una nueva tabla denominada tabla Extranjeros en la que únicamente
figuran ese 5% del personal.
Ambas tablas, la tabla personal y la tabla Extranjeros. Podrían relacionarse por el mismo
campo principal, por ejemplo, el Id. Personal que es el número de registro personal que
tienen todas las empresas. O bien, podría utilizarse otro sistema al no utilizar en ambas
tablas el mismo campo principal. Por ejemplo, en la tabla de personal utilizaríamos como
campo principal el Id personal (que es el número de registro personal), conteniendo esta
tabla del campo DNI para los trabajadores nacionales y NIE para los extranjeros. En la
tabla Extranjeros podría figurar el NIE como clave principal, y así podríamos establecer la
relación uno a uno entre el Id. Personal ( de la tabla Personal) y NIE (de la tabla
Extranjeros).
RELACIÓN UNO A VARIOS 1:
Si la relación entre dos entidades es uno a varios, por ejemplo, clientes y facturas, en Access
generamos dos tablas. Además, la clave principal de la tabla del lado uno (clientes) hay que
ponerla como clave externa (un campo más) en la tabla del lado varios (facturas). La clave principal
de la tabla del lado uno ha de estar relacionada con la clave externa| de la tabla del lado varios.

Otro ejemplo, puede ser el de la relación entre las tablas Proveedores y Productos de una base de
datos de Pedidos. Un proveedor puede proporcionarnos un gran número de productos, siendo
esta una relación uno a varios. Por casa proveedor de la tabla de Proveedores podemos tener
varios productos en la tabla de Productos. Para establecer la relación en Access deberíamos
arrastrar el campo clave de la tabla de Proveedores [Id. Proveedor] hacia la tabla productos. Esto
es, hemos de llevar la clave principal del lado uno hasta la tabla del lado varios de la relación,
convirtiéndola en una columna adicional.

La columna Id. De proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa
es la clave principal de otra tabla. La columna Id. De proveedor de la tabla Productos en una clave
externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

RELACIÓN VARIOS A VARIOS  : 

Si la relación entre dos entidades es varios a varios, en Access generamos una tabla para cada
entidad, y una nueva tabla en la que como mínimo tenemos que tener dos campos como claves
externas, donde pondremos los datos de las claves principales de cada una de las dos tablas
primeras. Cada una de las dos tablas primeras está relacionada con la tercera tabla con una
relación uno a varios.

Por ejemplo, la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos. Un producto puede aparecer
en varios pedidos, y por otro lado, un pedido puede componerse de varios productos. En este caso
estamos en una relación varios a varios ya que un pedido puede tener varios productos y un
producto puede estar en varios pedidos. Para establecer esta relación en Access necesitamos una
tercera tabla interpuesta entre las dos anteriores a la que arrastramos la clave principal de cada
una de las dos tablas de Productos y Pedidos, estableciendo una relación uno a varios entre ellas y
esta tercera tabla. Esta tercera tabla la podríamos denominar tabla Detalles de pedido, y en ella
figurará el Id. Producto y el Id. Pedido, además de los detalles de cada línea del pedido, por
ejemplo, precio unitario, cantidad, descuento.

Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir
una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera
tabla para establecer la relación.