1.

SCOP:
1.1.Definirea si documentarea conditiilor de analiza a comenzilor, contractului, licitatiilor pentru produse noi
1.2.Solutionarea oricaror diferente intre conditiile contractului sau ale comenzii si conditiile ofertei pentru produsele noi

2.DOMENIU DE APLICARE : Instrucţiunea se aplica de catre toate functiile si compartimentele din implicate in
activitatile de :
2.1.Analizarea comenzilor, contractelor si a participarii la licitatii
2.2.Intocmirea, analizarea, aprobarea si modificarea contractelor pentru produsele si serviciile furnizate de in cadrul
departamentului comercial, cu ocazia primirii contractelor, comenzilor
Activitate initiala: analizare date contractuale transmise de catre client
Activitate finala: transmiterea si demararea contractelor, comenzilor, licitatiilor adjudecate

RESPONSABIL DE PROCES: Director General, Director administrativ, Sef Departament Comercial

3.DEFINIŢII SI ABREVIERI:

3.1.1 Contract :conditii convenite intre un furnizor si un client, transmisa prin orice mijloace.
3.1.2 Analiza contractului : activitate sistematica efectuata de catre furnizor,inainte de semnarea contractului,pentru
a se asigura ca sunt definite in mod corespunzator, clar, conditiile referitoare la calitate, logistica, productie, pret, si ca
acestea sunt documentate si pot fi indeplinite de catre furnizor.
3.1.3 Client - destinatar al unui produs.
3.1.4.Furnizor : organizatie care furnizeaza un produs clientului.
Note: 1.Intr-o situatie contractuala, furnizorul poate fi numit ”contractant
2.Furnizorul poate fi de exemplu,producatorul,distribuitorul sau organizatia prestatoare de servicii;
3.Furnizorul poate fi extern sau intern organizatiei.
3.1.5.Produs : rezultat al activitatilor sau proceselor.
Note: 1.Un produs poate include servicii,hardware,materiale procesate,software sau o combinatie a acestora.
2.Un produs poate fi material (de exemplu,ansambluri sau materiale procesate) sau imaterial ( de exemplu,
cunostinte sau concepte), sau o combinatie a acestora.
3.1.6.Serviciu : rezultat generat de activitati la interfata dintre furnizor si client,precum si de activitati interne ale
furnizorului pentru satisfacerea necesitatilor clientului.
Note:
1. Activitatile clientului la interfata cu furnizorul pot fi esentiale pentru prestarea serviciului;
2. Livrarea sau utilizarea produselor materiale poate face parte din prestarea serviciului;
3. Un serviciu poate fi legat de fabricarea si furnizarea produselor materiale.
3.1.7.Licitatie (pentru fabricare produse) : vanzarea dreptului de fabricatie al unui produs
(produse) ,facuta dupa reguli speciale,cu formele de publicitate prevazute de lege,catre o persoana
juridica,care,dintre mai multi participanti interesati sa cumpere, ofera si plateste pretul cel mai mic.
3.2.1 RCV = Responsabil Compartiment Vinzari

4.DOCUMENTE DE REFERINTA
MC 01 Manualul calitatii al .
P.S.4.2.3 Controlul documentelor
P.S.4.2.4.Controlul inregistrarilor
PO 7.2.1Determinarea si analiza cerinţelor referitoare la produs

5.PROCEDURA
Nr Date de intrare Actiuni si decizii Date de iesire Responsabil
cr
t
1. Oferta tehnico- Intocmirea proiectului de contract şi transmiterea Proiect contract Responsabil
economica acceptată spre analiză tuturor responsabililor implicaţi Fişa de Vinzari
Comanda client observaţii la
Contract client contract
2. Proiect contract Avizarea proiectului de contract de către Proiect contract Director
Fişa de observaţii la Directorul Administrativ şi aprobarea de către Fişa de Administrativ
contract Directorul General observaţii la Directorul
contract General
3. Proiect contract Transmiterea la client a proiectului de contract şi Proiect contract Responsabil
Fişa de observaţii la a observaţiilor la contract Vinzari
contract
4. Proiect contract Aprobarea de către client şi înregistrarea Registru Responsabil
Fişa de observaţii la contractului în registrul de evidenţă a contractelor evidenţă a Vinzari
contract ofertelor ,
comenzilor şi
contractelor
5. Modificări preţuri Actualizarea preţurilor produsele pentru vînzare Preţuri unitare, Reponsabil
produse aprovizionate Transmiterea preţurilor de vînzare noi clienţilor aplicabile Vinzari
Cost tranport Oferte şi
Cumpărări sau modificări
Vînzări rezultate în
Contracte comerciale urma
de vînzări actualizării
Amortizări preţurilor
Manopera pentru Corespondenţa
personalul direct cu clienţii
productiv
Cheltuieli generale
Consumuri materii
prime, materiale
condumabile
Productivitate
Consumuri energetice
Nivel de rebut admis
şi realizat pe produs
Coturi reclamţii la
client si în termen de
garanţie

5.1.Explicaţii

5.1.1 Pentru situatiile in care au fost transmise oferte, pentru verificarea continutului contractelor,
dosarelor specifice, Responsabilul de Vinzari, transmite compartimentelor implicate formularul
Fisa de observatii la contract .
Compartimentele implicate, vor avea in vedere urmatoarele aspecte :
-Compartimentul Vinzari:
 datele complete de identificare ale partilor;
 obiectul contractului;
 termene de livrare;
 pret ( piesa si SDV-ului)
 modalitati si conditii de plata;
Compartimentul TEHNIC/PRODUCTIE
 eventuale modificari ale datelor tehnice (greutate,tip amestec,nr.cavitati, productivitate)
 marcarea si ambalarea;
 capacitate de productie
Compartimentul CALITATE:
  calitatea;
 garantii;
Compartimentul LOGISTICA-VINZARI
 pret, termene de livrare;
 ambalarea;-expedierea si transportul;

5.1.2. In cazul in care se constata ca sunt modificari fata de oferta initiala sau sunt obiectiuni la contract/comanda,
acestea se analizeaza si se evalueaza consecintele rezultate in urma modificarilor.
Aceste modificari se transmit clientului, pentru aprobare, de catre Responsabilul de Vinzari, in maxim 5 zile de la
primirea contractului/comenzii.
5.1.3. In cazul in care nu sunt observatii la contract, acesta este avizat de catre Directorul Administrativ, si este
aprobat de catre Directorul General.
Dupa aprobare, contractul este inregistrat in registrul de evidenta si este transmis pe cale oficiala la client.
5.1.4. Pentru situatiile in care S.C ., initiaza proiecte de contract, acestea vor avea, in mod obligatoriu, urmatoarele
capitole:
 5.1.4.1 nr.contract/data…
 5.1.4.2.Date identificare parti contractuale: Denumire, sediu firma, cod fiscal, nr. cont,
 calitate: furnizor/cumparator
 5.1.4.3.Obiectul Contractului
 5.1.4.4 Pret, modalitati si conditii de plata, conditii de livrare
 5.1.4.5.Conditii de calitate
 5.1.4.6. Clauza de confidentialitate
 5.1.4.7.Penalitati
 5.1.4.8.Forta majora
 5.1.4.9.Litigii
 5.1.4.10.Validitatea si si durata contractului
 5.1.4.11.Avizarea contractului de catre reprezentantii managementului celor doua firme.

5.2.Participarea la licitatie
În cazul participarii la licitatie,dupa anuntarea acesteia de catre clientul potential conform normelor legale,se
procedeaza la cumpararea caietului de sarcini al licitatiei/specificatie tehnica,etc.Acesta este analizat in cadrul unei
comisiii tehnico-economice.,dupa care se ia decizia elaborarii unei oferte catre client si a participarii la
licitatie.Directorul General desemneaza prin decizie persoana care are autoritatea de a reprezenta societatea la
licitatia organizata.
Dupa semnarea contractului de catre client se trece la derularea acestuia.
Evolutia contractului este inregistrata in registrul de evidenţă si este realizata de către responsabilul Vinzari

5.3.Modificarea contractului
Modificarile la contract,actele aditionale,urmeaza acelasi circuit ca si documentul initial ;documentele care
stau la baza acestor modificari precum si toata corespondenta aferenta sunt pastrate la dosarul comenzii / contractului
respectiv , in corelare si cu cerintele clientului.
Modificarile de contract se realizeaza cu acceptul ambelor parti.

6. RESPONSABILITĂŢI: responsabilităţile sînt cele care decurg din diagrama flux

7. ÎNREGISTRĂRI :
7.1. Fişa de observaţii la contract, Registrul de evidenţă a ofertelor,comenzilor
şi contractelor, Contract, comanda
7.2. Modificările la contract, corespondenţa cu clientul
8. ANEXE
8.1. Anexa 1: Registrul de evidenta a ofertelor,comenzilor si contractelor,
8.2. cod F-Anexa 2: Fisa de observatii la contract , cod
8.3. Anexa 3: Model de intocmire contract

Anexa 1:

Registrul de evidenta a ofertelor,comenzilor si contractelor

Nr.inreg. Cod reper Client Data primirii Data demararii Data incheierii Înregistrarea modificării
contractului contract contract Acte adiţionale
Conţinut
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

cod

Anexa 2 :

FISA OBSERVATII CONTRACT

cod

Client…………
Contract nr… …….Reper ……..

Comp.Tehnic/Productie

Observatii………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………….
Data………. Semnatura…………..

Comp.Logistica-Vinzari
Observatii………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Data………. Semnatura…………..

Comp.. Calitate
Observatii………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

Data………. Semnatura…………..

Acolo unde nu sunt observatii, se va scrie clar:”Nu sunt observatii”