CONFERENCIA MAGISTRAL

ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA DE
BODEGAS

CONFERENCISTA
LUIS HURTADO RIERA
Marzo 2011
 QUÉ DEBEMOS ENTENDER POR
ADMINISTRACIÓN
• Koonzt & O`Donnell : “ La dirección de un organismo
social y su efectividad en alcanzar sus objetivos,
fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes“.
• George Ferry : “ Lograr un objetivo predeterminado
mediante el esfuerzo ajeno“.
• Henry Fayol : “ Prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar”.
• Agustín Reyes Ponce : “ Conjunto sistemático de
reglas, para lograr la máxima eficiencia en las formas
de estructurar y manejar un organismo social “.
• ADMINISTRACIÒN, es entonces la función de lograr
que las cosas se realicen por medio de otros o de
obtener resultados a través de otros.
LA ADMINISTRACIÓN COMO UN PROCESO
NIVELES ADMINISTRATIVOS

DIRECTIVO

ASESOR

OPERATIVO

AUXILIAR

DESCENTRALIZADO
 BODEGA O ALMACÈN
La BODEGA o también llamada ALMACÈN, es el sitio donde se
guardan o almacenan los inventarios y bienes de la empresa,
para su posterior utilización.

La BODEGA, es el corazón de una empresa. La piedra angular

de todo negocio. El sitio donde se encuentra el capital de una
compañía.

La BODEGA, es una de las áreas más importantes de una

empresa y dependiendo su estructura interna, ésta ocupa
lugares tan trascendentales como un Departamento con
secciones.
 ETIMOLOGÌA
La palabra Bodega o Almacén viene de la voz antigua
ALMAGACEN, que procede del árabe: al – makhzen =
TESORO

ADMINISTRACIÒN DE BODEGAS
Administración de Bodegas, es parte de la Administración
moderna, que se encarga de prever, planificar, organizar,
integrar, coordinar, dirigir, ejecutar y controlar todas las
actividades, que tienen que ver con la movilización de
inventarios, desde y hacia los centros de consumo,
cumpliendo fielmente con las políticas, procedimientos,
normas y reglas dispuestas por la empresa.
BODEGAS CENTRALIZADAS
= PRINCIPALES CARACTERÌSTICAS =

El tiempo de manejo de los materiales es menor

El nivel de existencias del inventario, puede determinarse más rápidamente.

Mejor inspección, con el fin de obtener un funcionamiento más eficiente.

Son necesarias menos personas para custodiar, despachar y controlar.

El personal de estas Bodegas, se familiariza con todos los artículos almacenados.

Hay menos retrasos en las entregas departamentales.

Más fácil comprobación periódica del inventario.

Se reducen los costos administrativos del almacenamiento.

Todos los registros del Almacén están en el mismo sitio y funcionan bajo el
control directo del J/B

El personal se permanece ocupado : TIF, limpieza , Mantenimiento, etc. .

BODEGAS DESCENTRALIZADAS
PRINCIPALES CARACTERISTICAS

Permite el almacenamiento de elementos afines.

Rapidez en el despacho a clientes internos y externos.

Eliminación de retrasos de producción, debido a la falta de sub
Almacenes.

Permite almacenajes cercanos a los usuarios.

Mejor conservación de materiales especiales.

Las BD podrán suministrar materiales durante el 2do. y 3er.
Turno, por lo que el Almacén Central, permanecerá cerrado al
terminar el 1er. Turno.

Las BD reducen costos de manejo de stocks, ya que es abastecido
una sola vez, para un periodo corto de producción a la semana.
 INFORME DE DISPOSICIÒN Y CONSERVACIÒN
DE LAS INSTALACIONES DE BODEGA
Área: Bodega de Materiales Aspecto a evaluar : Pasillos Fecha de elaboración : 29.03.11

No. PREGUNTA SI NO MEDIDA CORRECTIVA FECHA

1 ¿Están marcados los x Marcarlos 20.07

bordes?
2 ¿Están limpios y x
despejados?
3 ¿Están identificados? x Identificarlos 20.07

4 ¿Tienen fácil acceso? x

Observaciones : Estas labores se realizarán a partir de las 17h00.

Inspeccionado por : Fecha de revisión :

 INFORME DE DISPOSICION DE LAS
INSTALACIONES FISICAS DE BODEGAS
Área: B / Materiales Evaluar a : Fecha : 29.03.11

No. PREGUNTA SI NO MEDIDA CORRECTIVA FECHA

Observaciones :

Inspeccionado por : Fecha : TALLER

 SEGURIDAD EN LAS BODEGAS

Los robos, mermas, pérdidas, etc. en las Bodegas, se pueden evitar en un

gran porcentaje, adoptando para ello ciertas medidas. No obstante, resulta
casi imposible evitarlos en su totalidad

Los inventarios no desaparecen sin explicación, tampoco se pierden sin razón

alguna. Algunas de esas razones pueden ser indeseables. Por ejemplo :
Robos, incendios, evaporación, etc..

No obstante, todas son razones y el personal de las Bodegas siguen siendo

responsables de ellas. Puede considerarse legítima cierta cantidad de
pérdidas debido a esos motivos, pero no hace desaparecer la responsabilidad
de éste personal por esas pérdidas, ni constituye una excusa de las mismas.
ALGUNOS PASOS PARA EVITAR MERMAS,
FALTANTES, ROBOS, ETC.. …

Las puertas y ventanas de las Bodegas, deben cerrarse con llaves que
sólo permanecerán en manos del J/Bodegas.

Los artículos clase “A”, deben almacenarse en pequeñas secciones

bajo llave, de la Bodega Principal, en lo posible.

El acceso a las Bodegas debe ser restringido.

Una o dos personas de Bodega, deben acompañar a los visitantes

durante su recorrido dentro de ellas, por cualquier motivo.

Todo articulo saldrá de Bodega con su respectivo Egreso.

Realizar constantes micro Tomas de Inventario Físico es

recomendable.

Verificar siempre antes de entregar a los clientes lo preparado.

Cambio periódico de picaportes, cerraduras y candados.

Verificar los medios de transporte propios o no, antes, durante y

después de los despachos, garantiza la seguridad.
 EJERCICIO – TALLER 2
INSTRUCCIONES :
Trace una línea para unir los sinónimos que constan en las
columnas de abajo :

BODEGA Resultado entre ingreso y egreso

INVENTARIO Despacho

SOBRANTE Kardex Computarizado : 4 Físico : 2

INGRESO Área de almacenamiento

DEVOLUCIÓN Existencia

FALTANTE Material que resta luego de haberlo pedido a Bodega

EGRESO Mercaderías que entran a Bodega u otro lugar

DIFERENCIA Entregar algo que se recibió

 EJERCICIO TALLER DE AGILIDAD MENTAL

¿ Qué signo, + o - , hay que situar entre

los números, para que las
equivalencias den el resultado
indicado y que al sumarlos, sean igual
al total de horas que tiene el día ? :

a) 2 9 3 5 7 1 = 9
b) 4 4 5 7 2 8 = 8
c) 3 6 5 2 4 4 = 0
d) 8 4 3 5 2 1 = 7
 STOCK MINIMO
CÀLCULO DEL STOCK MÌNIMO

EL STOCK MÌNIMO TIENE UNA ÌNTIMA RELACIÒN, CON EL CONSUMO

DIARIO DE UN MATERIAL EN UN TIEMPO DETERMINADO ( # DE DIAS ), Y
EL TIEMPO DE REPOSICIÒN QUE ESTIMAMOS PARA LA LLEGADA DEL
PRODUCTO.

Sm = Cd . Tr
LOS TIEMPOS DE REPOSICIÒN DEBEN SER ESTABLECIDOS POR CADA EMPRESA U ORGANIZACIÒN.

TIEMPO DE REPOSICIÒN ESTIMADO

DESDE EL MOMENTO QUE SE TRAMITA LA O/C o C/C

INTERIOR DEL PAIS

CIUDAD TIEMPO
Guayaquil 3 Días
Quito 4 Días
Capitales de Provincia 7 Días
Se considera transporte terrestre

EXTERIOR
Colombia 15 Días
Otros países de Latinoamérica 20 Días
Costa Este USA (NY, Norfolk, Miami) 30 Días
Costa Oeste USA (LA, San Francisco) 25 Días
Europa Central 45 Días
Europa Oriental 60 Días
Asia 60 Días
África 90 Días
Se considera transporte marítimo
 TALLER

• ENCUENTRE EL STOCK MÍNIMO Y DE SEGURIDAD

a) Un producto que se compra en Guayaquil, con un consumo de

900 kg por mes.
b) Un Producto comprado en la Provincia del Pichincha cuyo
consumo es de 400m c/24Hrs.
c) Un producto importado de Colombia, con un Cd de 10 litros.
d) Importamos un material desde Taiwán : Consuno trimestral 1,500
galones.
e) Importamos un producto desde Los Ángeles (USA). Consumo
semestral 360 sacos de 100 libras de urea.
f) Compramos un material en Quito cuyo consumo es de 800
pulgadas al año.
• FIN