Documento de Divulgación

La Oficina de Gestión de
Proyectos o Project
Management Office (PMO)
Beneficios de la Oficina de Gestión de Proyectos
Funciones de una Oficina de Gestión de Proyectos
Tipos de Oficinas de Gestión de Proyectos

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Contenido
Introducción-------------------------------------------------------------------------------------------3

Beneficios de la Oficina de Gestión de Proyectos------------------------------------------5

Funciones de una Oficina de Gestión de Proyectos---------------------------------------8

Tipos de Oficinas de Gestión de Proyectos--------------------------------------------------11

La Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office (PMO)

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Introducción

La puesta en marcha de una Oficina de Gestión de Proyectos o Project Manage-

ment Office (PMO) puede ser compleja por la estandarización de procesos y la
falta de conciencia sobre el valor añadido que aporta. La mayoría de oficinas de
gestión de proyectos terminan cerrando apenas un par de años después de su
apertura.

Las tendencias globales en el Project Management han de ser consideradas por

las empresas, ya que contribuyen al cumplimiento de los objetivos planteados
por las organizaciones. Las directrices a tener en cuenta en el ámbito del Project
Management y más concretamente por la Oficina de Gestión de Proyectos son
las siguientes:

Priorizar los objetivos estratégicos

Cuantos más objetivos estratégicos tienen las empresas, más inalcanzables se
hacen, mientras que si estos son pocos su logro es más factible. El problema hoy
en día radica en que las empresas tienden a tener muchos objetivos estratégi-
cos y a no centrarse en unos objetivos determinados. La focalización facilita el
trabajo del project manager.

Comprender el contenido del proyecto

Se trata de comprender el ámbito en el que se desenvuelve el proyecto, consi-
derando los productos y los mercados a los que va a afectar su desarrollo. Tam-
bién se ha de reflexionar sobre los impactos que puede tener en la compañía y
cuál va a ser su alineación con la estrategia de la empresa.

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Comprender el contexto
Hoy en día las empresas se caracterizan por su magnitud y el elevado número
de departamentos que las componen, así como sus múltiples agendas. Ante
este contexto, resulta imprescindible comprender dónde se opera y cómo va a
desarrollarse el proyecto en ese entorno. La Project Management Office ayuda
a lograr esa visión.

Creer en el proyecto
Confiar en que el proyecto y la Oficina de Gestión de Proyectos van a aumentar
las posibilidades de alcanzar los objetivos planteados y finalizar con éxito.

Las organizaciones que se ajustan a estas tendencias globales desarrollan pro-

yectos con una mayor eficacia y eficiencia. La priorización de objetivos, la com-
prensión del contenido del proyecto y de su contexto y la confianza en el pro-
yecto determinarán su éxito.

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Beneficios de la Oficina de
Gestión de Proyectos
La Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office (PMO) es una
unidad de organización en la que se centraliza y coordina la gestión de proyec-
tos bajo su dominio. La PMO supervisa la gestión de los proyectos, sus progra-
mas o una combinación de ambos, de acuerdo a la PMBOK Guide elaborada por
el Project Management Institute (PMI).

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La Oficina de Gestión de Proyectos aporta una serie de beneficios a las organi-

zaciones. Entre ellos destacan los siguientes aspectos:

Incrementa la eficiencia en la entrega de los pro-

yectos

La mayoría de los proyectos gestionados a través de oficinas de proyectos son

entregados en los plazos de tiempo planteados y con los presupuestos estable-
cidos.

Ayuda a la implementación de la estrategia

La Project Management Office contribuye a alinear los proyectos con la estrate-

gia e implementar la visión de la empresa.

Aumenta la satisfacción de los clientes

La Oficina de Gestión de Proyectos incrementa sobre todo la satisfacción de los

clientes internos, como los altos ejecutivos.

Incrementa la agilidad de las empresas

Una Project Management Office bien estructurada y definida aumenta la agili-

dad que las empresas suelen perder por su complejidad. Los procesos suelen
crear administración y retrasos. La PMO contribuye a que la organización en-
cuentre el equilibrio entre sus procesos y la agilidad.

Aumenta la transparencia

Las empresas que no cuentan con una Oficina de Gestión de Proyectos no pue-
den proporcionar una lista detallada de todos los proyectos que la empresa

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está desarrollando e informar del estado, la inversión y las personas que están
trabajando en de cada uno de ellos.

Incrementa la disciplina interna.

Mejora la gestión de riesgos

La Oficina de Gestión de Proyectos tiene un nivel consolidado de la gestión del
riesgo y de las acciones necesarias para minimizarlos.

Focaliza la empresa en las prioridades.

La Project Management Office facilita la toma de decisiones del equipo directi-

vo con toda la información que proporciona y, por tanto, ayuda a enfocar a la
empresa.

La Oficina de Gestión de Proyectos permite integrar los diferentes proyectos de

la organización con su estrategia global. Este tipo de oficinas aporta múltiples
beneficios a las empresas en la supervisión de la gestión de sus proyectos.

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Funciones de una Oficina de

Gestión de Proyectos
Las funciones desempeñadas por la Oficina de Gestión de Proyectos o Project
Management Office contribuyen a la generación de los buenos hábitos de tra-
bajo en la compañía, al mismo tiempo que garantizan la supervisión de esos
proyectos.

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Las funciones de una PMO son las siguientes:

Ejecución y Desempeño:
Procesos, metodologías y plantillas, capacitación y soporte.

Soporte a la Decisión Estratégica:

Gestión del portafolio, selección de proyectos, gestión integrada de los riesgos;
gestión de la capacidad y de la demanda de recursos; alinear el proyecto al
negocio, gestión de beneficios y valor.

Gobierno:

Establecer las políticas, la estructura de toma de decisiones y vincular las estra-

tegias con las tácticas y facilitar las decisiones clave de programas y proyectos.

Gestión y Reporte del Rendimiento:

Proveer información consolidada y transparencia en los reportes relevantes que
ayudan a seguir proyectos, programas y portfolios.

Comunicación y Relacionamiento:
Identificar dependencias y vínculos, detectar desconexiones y cuellos de bote-
lla; resolver problemas de comunicaciones e interfaces entre silos; desarrollar y
gestionar a los interesados.

Gestión del Cambio Organizacional:

Ayudar a facilitar y preparar para el cambio, ya que cada proyecto representará
cambios.

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La Project Management Office ofrece muchos beneficios a las organizaciones y

el cumplimiento de cada una de sus funciones garantiza la correcta supervisión
de la gestión de cada uno de sus proyectos.

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Tipos de Oficinas de Gestión de

Proyectos
La Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office puede presen-
tar diferentes formas a nivel global. Su orientación operacional o estratégica y
su tipo de contenido y procesos van a determinar sus características.

Existen tres tipos de oficinas de gestión de proyectos:

Project Support Office

Esta oficina de gestión de proyectos viene contextualizada por la integración de

dos empresas. La PMO en este caso está vinculada a ese proyecto estratégico
para la fusión de las empresas. Engloba la integración de procesos, sistemas y
personal. Se trata del nivel más bajo.

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Portfolio Management Office

Es la oficina de gestión de proyectos más estratégica. Este tipo de oficina com-
prende la priorización y el alineamiento con la estrategia. Se trata del nivel más
alto.

Programme Management Office

En la actualidad se está fusionando todo en este tipo de oficina. Se caracteriza
por su nivel intermedio entre los dos tipos de oficinas de gestión de proyectos
anteriores.

Las oficinas de gestión de proyectos pueden ser más operacionales o, por el

contrario, estar más orientadas a un programa estratégico. Pero también el tipo
de contenido y sus procesos van a determinar el tipo de oficina de gestión de
proyectos.

Estas oficinas pueden ser administrativas y de seguimiento, de back office y

de apoyo al proyecto o al programa estratégico, cuya media de vida inferior es
inferior a la de otras oficinas. Por otro lado, pueden estar orientadas a dirigir y
liderar a la organización en temas de proyectos, de front office. En este caso se
pueden tratar temas priorización, pero también temas más avanzados de pro-
yectos. Suelen tener un grupo de project managers, casi siempre certificados
PMP y con experiencia en proyectos estratégicos.

La Oficina de Gestión de Proyectos puede caracterizarse por unos y otros ele-

mentos, pero siempre va a centralizar y coordinar la gestión de proyectos. La
supervisión con este tipo de oficinas está asegurada.

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