ACADEMIA FORTELOR TERESTRE

“NICOLAE BALCESCU”, SIBIU

Model de procedura interna de

organizare si realizare a controlului
intern managerial

Profesor coordonator:

Col.conf .univ.dr.

Milandru Marius

Intocmit:

Sd.Sg.maj.Rusu Ciprian

1
 CUPRINS

Introducere…………………………………………………………………..3
CAPITOLUL I

1.1. Cadrul normativ aplicabil controlului managerial intern................................................. 4

1.2 .Aspecte generale privind organizarea si exercitarea controlului intern managerial........ 4

CAPITOLUL II

2.1. Organizarea si exercitarea CIM in institutiile publice……………................................. 6

2.2. Rolul si importanta CIM...................................................................................................8

2.3. Producedura operationala privind organizarea si realizarea CIM in domeniul achizitiilor

publice…………………………..…………………………………………………….......... 10

Consideratii personale……………………………………………………………………...15

Bibliografie………………………………………………………………………………….16

2
 Introducere

Etimologia cuvantului control provine din expresia latineasca „ control

rolus”, prin care se intelege „verificarea unui act duplicat dupa original'’.Sensul
cel mai comun asociat controlului este acela de „verificare”, care frecvent se
asociaza cu activitatea de cunoastere si permite managementului sa
coordoneze activitatile din cadrul organizatiei intr-un mod cat mai economic si
eficient.

Controlul din punct de vedere al misiunii sale, este o componenta intriseca a

managementului, este o activitate specifica, care serveste atat conducerii, tertilor
parteneri de afaceri, cat si autoritatilor publice si chiar populatiei.

Controlul a evoluat si evolueaza continuu prin aparitia altor si altor tipologii

de control, datorita mediului in care functioneaza si care se afla, la randul sau, intr-
o continua miscare, prin perfectionarea relatiilor economice si permanente evolutie
a economiei de piata.

Procedura interna ce urmeaza a fi utilizata pentru analiza este ,,Procedura de

elaborare a programului anual de achizitii publice ,, .

Procedura stabileşte un mod unic de iniţiere, elaborare, avizare şi aprobare al

Programului anual de achiziţii publice, document care se constituie într-un
instrument de planificare şi monitorizare a cheltuielilor bugetare utilizat în cadrul
sistemului de control managerial al entităţii publice.

Prezenta procedură a fost elaborată în vederea promovării transparenţei în

planificarea şi execuţia bugetara prin stabilirea unui mod unitar de elaborare a
Programului anual al achiziţiilor publice, document în care sunt cuprinse toate
contractele de achiziţie publică şi acordurile - cadru ce urmează a fi atribuite
(încheiate) în decursul anului bugetar următor.

3
 CAPITOLUL I

1.Cadrul normativ

Controlul intern managerial se realizeaza prin compararea informatiilor

urmatoare cu ceea ce este aplicat in institutia publica. Informatiile se bazeaza pe
urmatorul cadru juridic:

 Legea 500/2002, privind finantele publice;

 O.U.G nr. 34/2002 privind modul de atribuire al contractelor publice;
 H.G nr.925/2006 privind normele de aplicare a ordonantei de urgent
nr.34/2002 1 ;
 Ordonanţa Guvernuluinr. 119/1999 privind controlul intern/managerial
şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare;
 Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entităţilor publice;

1.2 Aspecte generale privind organizarea si exercitarea controlului intern

managerial

Conform prevederilor legale (OUG 119/1999 și OSGG nr. 400/12.06.2015),

responsabilii cu implementarea SCMI (Sistemul de control intern managerial) sunt:

- Conducătorii instituțiilor;

- Responsabilul Structurii de implementare a SCIM

- Membrii Structurii de implementare a SCIM;

- Conducătorii compartimentelor componente ale instituției publice; - Restul

angajaților.
1
Ghidul de evaluare a controlului intern in Romania, p.68, 2011, editura Tribuna Invatamantului
4
 Managerul general /ordonatorul de credite, precum și celelalte persoane care
ocupă o funcţie de conducere în instituția publică, sunt responsabile pentru
definirea, proiectarea, implementarea și perfecționarea continuă a sistemului de
control intern.

Controlul intern cuprinde 5 elemente componente strâns interdependente

între ele, care decurg din maniera în care sunt administrate activităţile şi care sunt
integrate acestor activităţi.

Punerea în practică a acestor componente se realizează în mod diferit în

conformitate cu particularităţile fiecărei instituții publice. Există o relaţie directă
între obiectivele generale (ceea ce îşi propune să realizeze instituția) şi elementele
componente ale controlului intern, (ceea ce este necesar pentru a le atinge).

Responsabilii care au sarcina construirii sistemului de control intern într-o

intituție publică vor crea și dezvolta acele instrumente de control intern, după caz,
ce permit deținerea unui bun control asupra funcționării instituției în ansamblul ei,
precum și a fiecarei activități/operațiuni în parte. Ca urmare, prin instrument de
control intern se înțelege orice măsură, procedeu, mijloc sau actiune stabilite și
implementate, în acest scop, de catre conducerea instituției publice.

1. Obiectivele

2. Mijloacele

3. Sistemul informațional

4. Organizarea

5. Procedurile

6. Controlul

5
 CAPITOLUL II

2.1. Exercitarea CIM in institutiile publice

Conducătorul fiecărei entități publice dispune, ținând cont de particularitățile

cadrului legal de organizare și de funcționare, precum și de standardele de control
intern managerial, măsurile de control necesare pentru implementarea și
dezvoltarea sistemului de control intern managerial, inclusiv pentru actualizarea
registrelor de riscuri și a procedurilor formalizate pe procese sau activități, care pot
fi proceduri de sistem și proceduri operaționale.

În vederea monitorizării, coordonării și îndrumării metodologice a

implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, conducătorul
entității publice constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuții în
acest sens, denumită Comisia de monitorizare.
Comisia de monitorizare cuprinde conducătorii de compartimente din
structura organizatorică, care se actualizează ori de câte ori este cazul și este
coordonată de către președinte, persoană care deține funcție de conducere.
Secretarul comisiei și înlocuitorul acestuia sunt desemnați de către președinte.
Modul de organizare și de lucru al Comisiei de monitorizare se află în
responsabilitatea președintelui acesteia și se stabilește în funcție de volumul și de
complexitatea proceselor și activităților, pe baza Regulamentului de organizare și
funcționare a comisiei.
Președintele Comisiei de monitorizare emite ordinea de zi a ședințelor,
asigură conducerea ședințelor și elaborează minutele ședințelor și hotărârile
comisiei.
În vederea desfășurării activității, Comisia de monitorizare elaborează Programul
de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, denumit Program de
dezvoltare.
Obiectivele, activitățile, acțiunile, responsabilitățile, termenele, precum și
alte componente ale măsurilor de control luate de către conducerea entității se
cuprind în Programul de dezvoltare, care se actualizează, anual, la nivelul fiecărei
entități publice.

6
 În Programul de dezvoltare se evidențiază, în mod distinct, acțiunile de
perfecționare profesională, atât pentru persoanele cu funcții de conducere, cât și
pentru cele cu funcții de execuție prin cursuri organizate de către Agenția
Națională a Funcționarilor Publici sau de alte organisme de interes public abilitate."
În vederea gestionării riscurilor la nivelul entității publice, conducătorul
acesteia constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuții în acest sens,
denumită Echipa de gestionare a riscurilor. Pe baza deciziei managementului
general se pot constitui echipe de gestionare a riscurilor și la nivelul direcțiilor
generale/direcțiilor, care raportează Echipei de gestionare a riscurilor de la nivelul
entității publice.

Echipa de gestionare a riscurilor cuprinde conducătorii de compartimente

sau înlocuitorii acestora, din structura organizatorică, se actualizează ori de câte ori
este cazul și este coordonată de către președinte, persoană care deține funcție de
conducere și este diferită de persoana care coordonează Comisia de monitorizare.
Secretarul echipei de gestionare a riscurilor și înlocuitorul acestuia sunt desemnați
de către președinte dintre responsabilii cu riscurile de la nivelul compartimentelor.

Secretariatul General al Guvernului, prin DCIMRI, elaborează și prezintă

Guvernului, în temeiul art. 11 alin. (3) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr.
86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administrației
publice centrale și pentru modificarea și completarea unor acte normative, aprobată
cu modificări și completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare,
până la sfârșitul semestrului I al anului curent, pentru anul precedent, un raport
privind stadiul implementării sistemelor de control intern managerial la nivelul
instituțiilor publice.

7
 Figura urmatoare prezinta sistemul de contrl in institutiile publice

2.2. Rolul si importanta CIM

Sistemul de control intern, prezintă totalitatea politicilor şi precedurilor

adoptate de conducerea entităţiiîn vederea asigurării unei activităţi economice
organizate şi eficiente, inclusiv respectarea strictă a cerinţelor politicii conducerii,
integritatea activelor, prevenirea şi descoperirea cauzelor de fraudă şi eroare,
exactitatea şi plenitudinea înregistrărilor contabile, precum şi pregătirea la timp a
unor informaţii financiare credibile.

Această definiţie mai poate fi formulată în modul următor: controlul intern

contituie o apreciere independentă a corespunderii activităţii entităţii, cu scopurile
propuse, în baza politicilor şi tehnicilor de protejare a activelor şi celor de asigurare
a exactităţii şi fiabilităţii evidenţei contabile.

8
 Mediul controlului ţine de atitudinea conducerii entităţii auditate cu privire la
importanţa controlului intern. Elementele caracteristice mediului controlului intern
sunt:

-politica şi stilul managementului, care permite colaboratorilor entităţii să

perceapă importanţa controlului intern; -structura organizatorică ce determină
funcţionalitatea subdiviziunilor entităţii verificate şi a modului de realizare a
procedurilor de control;

-comisia de cenzori, care controlează procesul de pregătire al situaţiilor

financiare, inclusiv aprecierea structurii controlului intern şi respectarea
prevederilor legislaţiei în vigoare ce se referă la contabilitate;

-metodele de repartizare a responsabilităţilor şi obligaţiilor reflectate în

documentele interne prevăzute în instrucţiunile funcţionale ale colaboratorilor,
planurile cu caracter organizaţional şi economic, precum şi în codul eticii
profesionale ale funcţionarilor;

-metodele de planificare ale controlului operaţional ca sistem efectiv de

raportare periodică a corespunderii rezultatelor activităţii economice obţinute cu
cele planificate; -funcţiile auditului intern ce ţin de analiza eficieţei altor servicii de
control din cadrul entităţii auditate; -politica de angajare a personalului, care
asigură eficienţa sistemului de control intern prin angajarea persoanelor
competente; -factorii externi ce determină conducerea entităţii să implementeze cel
mai performant sistem de control.

Prin urmare, mediul controlulul intern se referă la modul în care este

organizată şi funcţionează entitatea, modul în care acţionează sistemul managerial,
sistemul operaţional, influenţele la care este supus sistemul din exterior. De
asemenea, este important de a accentua semnificaţia auditului intern, ca trăsătură de
bază a mediului controlului şi totodată, ca o conditie primara a eficienţei celorlalte
servicii de control din cadrul entităţii.

Pentru respectarea acestei condiţii, auditorii interni trebuie să activeze în

mod independent faţă de subdiviziunile funcţionale şi să se subordoneze
conducerii, astfel va favoriza utilizarea rezultatelor lucrului auditorilor interni de
către cei externi cu condiţia existenţei competenţei şi sincerităţii acestora din urmă.
9
Sistemul controlului intern este legat de sistemul contabil ce cuprinde totalitatea
regulilor şi înregistrarilor contabile ale agentului economic, prin intermediul cărora
are loc prelucrarea tranzacţiilor în scopul ţinerii contabilităţii financiare şi
identificarea, acumularea, analizarea, calcularea, clasificarea, înregistrarea,
generalizarea, reflectarea operaţiilor economice şi altor evenimente ale entităţii în
rapoartele financiare.

Verificarea contabilităţii clientului din partea auditorului extern constă în

studierea modalităţii de reflectare a operaţiilor economice în registrele contabile ale
entităţii auditate, prin analizarea şi aprecierea:

-aspectelor organizatorice şi metodologice ale contabilităţii ce rezultă din

politica de contabilitate;

-structurii organizatorice a contabilităţii, repartizării obligaţiilor şi

împuternicirilor între colaboratorii entităţii; -ordinii completării documentelor
primare şi organizării circulaţiei lor, etc;

2.3 Producedura operationala privind organizarea si realizarea CIM in

domeniul achizitiilor publice

Generalitati privind P.A.P.P

Descrierea abrevierilor
P.A.A.P.= Programul anual de achiziţii publice
A.P. = Achiziţie publică
S.A.P. = Serviciul Achiziţii Publice
S.F.C. = Serviciul Financiar Contabilitate
D.I. = Direcţia Investiţii
D.E. = Direcţia Economică

10
 Pentru verificarea procedurii a modului de elaborare a Programului Anual al
Achizitiilor publice se urmareste respectarea unui anumit model:

P.A.A.P. este întocmit luând în considerare necesităţile obiective de produse, de

lucrări şi servicii precum şi gradul de prioritate a acestor necesităţi. Astfel, aceste
necesităţi precum şi gradul lor de prioritate sunt comunicate de un responsabil
desemnat din cadrul fiecărei direcţii/department din instituţie prin completarea
documentului denumit ,,Referat de necesitate,,1.

Pentru realizarea controlului trebuie sa se verifice daca s-au respectat urmatorii

pasi:

 daca s-a elaborat corespunzator nota de informare-cuprinde instructiuni de

lucru si termene de intocmire a Referatelor de Necesitate
 daca a fost transmisa nota de de informare catre seful S.A.P
 daca a fost analizata, inregistrata si apobata nota de informare
 daca s-a transmis nota de infomare catre compartimentele de specialitate
 centralizarea si identificarea principalelor necesitati
 intocmirea referatului de necessitate
 transmiterea referatului catre sefii ierarhici pentru analiza
 analiza si aprobarea referatului de necessitate
 centralizarea datelor privind serviciile sau bunurile ce urmeaza a fi
achizitionate in anul bugetar urmator
 solicitari compartimentului financiar –contabil cu privire la fondurile ce
urmeaza a fi aprobate
 receptionarea datelor primite de la compartimentul financiar contabil in
maxim 3 zile lucratoare
 revizuirea datelor primite
 definitivarea P.A.P.P
 transmiterea si aporbarea proiectului
 transmiterea P.A.P.P Directiei Economice spre analiza si avizare
 transmiterea ordonatorului de credite a proiectului spre o ultima revizuire
 transmiterea P.A.P.P catre Serviciul Achizitiilor Publice pentru
implementarea deciziilor

11
 In vederea executarii controlului acestei proceduri, se intocmeste un formular
de analiza (figura 1)

Compartiment Conducator(nume Aviz favorabil Aviz nefavorabil

si prenume) Da Semnatura Data Observatii Semantura

Figura 1

Formulare:

Procesul de control intern managerial se desfasoara prin verificarea daca

procedura a respectat cele 16 standarde recunoscute international. Aceste standarde
sunt certificate prin completarea unor ,,check listuri,, de catre cel care a efectuat
controlul, in speta auditul intern.

Urmatorul model de formular face trimitere la procedura de achizitii publice:

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Data
Nr. Nume şi Data Data intrării în
Compartiment Semnătura Semnătura
ex. prenume primirii retragerii vigoare a
procedurii
Serviciul
1
Achiz. Publice
Direcţia
2
Economică
Direcţia
3
Investiţii

12
4 ………………

Organizarea controlului intern revine in sarcina celui care conduce aceasta

activitate. Toate actiunile ce sunt efectuate sunt bazate pe cele 16 standarde de
control intern managerial care aduc eficienta si eficacitate activitatii.

Organizarea sistemului de control intern/managerial al oricărei entităţi

publice are în vedere realizarea a trei categorii de obiective permanente, care pot fi
grupate astfel:

1. obiective cu privire la eficacitatea şi eficienţa funcţionării - cuprind

obiectivele legate de scopurile entităţii publice şi de utilizarea în condiţii de
economicitate, eficacitate şi eficienţă a resurselor, incluzând şi obiectivele privind
protejarea resurselor entităţii publice de utilizare inadecvată sau de pierderi, precum
şi identificarea şi gestionarea pasivelor;

2. obiective cu privire la fiabilitatea informaţiilor externe şi interne - includ

obiectivele legate de ţinerea unei contabilităţi adecvate, de calitatea informaţiilor
utilizate în entitatea publică sau difuzate către terţi, precum şi de protejarea
documentelor împotriva a două categorii de fraude: disimularea fraudei şi
distorsionarea rezultatelor;

3. obiective cu privire la conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile

interne - cuprind obiectivele legate de asigurarea că activităţile entităţii se
desfăşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de legi şi de regulamente, precum
şi cu respectarea politicilor interne. 2

2
Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor
publice in vigoare de la 22 iunie 2015 publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 444 din 22 iunie
2015.
13
 Proiectarea şi implementarea unui sistem de control intern viabil sunt
posibile numai cu condiţia ca sistemul să respecte următoarele cerinţe:

costurile aplicării sistemului de

control intern să fie inferioare

să fie guvernat de regulile ofere asigurări rezonabile că

minimale de management obiectivele entităţii vor fi atinse

să vizeze toate nivelurile de

conducere şi toate fie construit cu acelaşi "instrumentar" în
activităţile/operaţiunile toate entităţile publice

Figura 2. Proiectarea sistemului de control

14
 Consideratii personale

Apreciez ca premiza principala este aceea că fiecare entitate există pentru a

furniza valoare pentru acţionari. În sectorul public, aşteptarea generală este aceea
că funcţionarii publici trebuie să slujească interesul public cu corectitudine şi să
gestioneze în mod adecvat resursele publice.

Toate entităţile se confruntă cu nesiguranţa, iar provocarea pentru

management este aceea de a determina (nivelul de nesiguranță acceptat pentru
obținerea celei mai bune valori pentru acționari) câtă nesiguranţă poate fi acceptată
în lupta de a obţine cea mai bună valoare pentru acţionari. Este de asemenea
important să notăm (de semnalat) că nesiguranţa prezintă şi risc şi oportunitate, cu
potenţial de scădere sau creştere a valorii ori, în termenii utilizați în sectorul public,
pentru a servi mai mult sau mai puțin interesul publicului.

Modul de organizare si realizare a controlului se poate compara cu urmatorul

citat „Managementul este arta luării deciziilor pornind de la informaţii
insuficiente.” – Roy Rowan deoarece intotdeauna pot aparea situatii neprevazute
care sa duca la ineficienta in control.

15
 Bibliografie

1. Alan Pratley, -Efectele aderării la Uniunea Europeană, 2006;

2. Mircea Boulescu, -Expertiza contabilă şi auditul financiar contabil,

editura Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 1999;

3. Petre Popeangă,-Auditul financiar contabil, editura Tribuna Economică,

Bucureşti, 1999;

4. Petre Popeangă, -Organizarea şi exercitarea controlului financiar-

contabil, editura Fundaţiei România de Mâine, 2000;

5. Petre Popeangă, Carmen Mitea Popia, -Controlul financiar – contabil

organizare şi exercitare, editura Fundaţiei România de Mâine, 2002;

6. Emil Dinga, -Auditul public intern, Revista finanţe publice şi

contabilitate, editura C.N. Imprimeria

7. Legea 500/2002, privind finantele publice;

8. O.U.G nr. 34/2002 privind modul de atribuire al contractelor publice;
9. H.G nr.925/2006 privind normele de aplicare a ordonantei de urgent
nr.34/2002 3 ;
10.Ordonanţa Guvernuluinr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi
controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
11.Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entităţilor publice;

3
Ghidul de evaluare a controlului intern in Romania, p.68
16