Modulo Asentar Libros PDF

Helisa NIIF Asentar Libros
HELISA NIIF
MODULO ASENTAR LIBROS

Procedimiento que permite al usuario realizar
libros contables y/o dirigidos al módulo en
concreto, que se encuentren configurados en
el sistema para efectuar movimiento y
transacciones específicas. En este módulo el
usuario podrá realizar acciones dirigidas en
específico de todos los datos de registros
insertados o creados en el sistema. Para completar esta acción de manera satisfactoria el usuario
debe cumplir con las siguientes características básicas:
 El usuario debe tener configurados a totalidad o según requerimientos los parámetros del
software Helisa, de los módulos a trabajar que serán utilizados para asentar el movimiento
de los mismos mediante documentos.
Recuerde: Los registros que se tendrán en cuenta en este módulo, son los pertenecientes
a la Lista de Documentos ubicada en Parametros Particulares/Lista de Documentos. Cada
documento se le debe ligar un módulo obligatoriamente, que será utilizado para filtrar la
los registros a utilizar en el módulo.
 Se deben configurar los parámetros Globales que serán utilizados en muchos de los
movimientos producidos por los documentos en transacción.
 Todos los módulos a utilizar deben tener registros.
 Los usuarios que desean realizar asentar Libros, deben tener los permisos
correspondientes. Recuerde: Estos permisos se realizan por documento en Parametros
Particulares/Lista de Precios.
Luego de establecer debidamente la configuración anterior, el usuario puede asentar el libro

requerido o necesario.
EJEMPLO: La empresa PROAsistemas S.A. vende software contable orientado a diferentes

enfoques, de los cuales resultan los siguientes productos:
 Helisa NIIF.
 Helisa PH.
 Helisa Satélite Activos Fijos.
 Helisa POS.
 Helisa Nomina.
 Helisa Medios Magnéticos.
Para poder realizar el documento Factura de Venta de uno o más productos desarrollados por la
empresa, el usuario gestor de Helisa NIIF debe ejecutar los siguientes pasos:
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 Luego de crear la empresa, con la respectiva Actividad Económica a utilizar, el usuario

debe dirigirse al módulo Administrador pestaña Contabilidad e ingresar al procedimiento
Cartilla de Cuentas para definir las cuentas de reconocimiento Local a utilizar. En caso de
pertenecer a NIIF, se debe dirigir a las pestañas Opciones NIIF e ingresar al procedimiento
Cartilla de Cuentas NIIF. Más Información documento Modulo Administrador.
 Diríjase a Parametros Globales, y establezca los procedimientos necesarios:

 Bancos y Sucursales.
 Monedas y Tasas de Cambio.
 Forma de Pago.
 Tipo de Unidad de Inventario.
 Entre otros.
Más información documento Manual de Usuario Helisa NIIF Versión 3.0.
 En Parametros Particulares se deben efectuar la siguiente configuración.
 Se deben crear los funcionarios a utilizar, en Lista de Funcionarios.
 Se deben crear los documentos correspondientes a gestionar. En nuestro caso,
utilizaremos los correspondientes a Contabilidad, Gestión Ventas, Gestión
Compras, Inventarios.
 Definir las listas de precios a utilizar en cada uno de los productos, en Helisa estos
productos serán llamados Artículos.
 Configurar los parámetros de Contabilidad, por ejemplo, la estructura de Cuentas
tanto Local como NIIF, establecer las cuentas a utilizar y las de anticipos. En caso
de ser necesario, se utiliza el procedimiento Tasas e Valor Neto. Según
necesidades, aunque solo es aplicable en Contabilidad NIIF, ejemplo en el Modulo
Activos Fijos en la creación de PLACAS.
 Se deben crear los impuestos, Descuentos (Básico y Adicional) y valores a manejar
por parte de la empresa.
 En el módulo de Inventarios, el usuario debe establecer la estructura de Grupos de
Artículos, Bodegas y Familias de artículos que serán utilizados para almacenar los
diferentes productos de la empresa.
 Gestión Ventas, el usuario debe establecer la configuración requerida y necesaria
para los procesos que involucren Ventas por parte de la empresa, la selección de
vendedores, teniendo en cuenta los funcionarios creados.
Más información, documento Manual de Usuario Helisa NIIF Versión 3.0 sección
Parametros Particulares.
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 Luego debemos dirigirnos al módulo Inventarios, y crear nuestros artículos, productos a

utilizar con todas las características básicas, es decir, aplicar los descuentos, impuestos
entre otras características.
 Se deben crear los clientes del producto, esta acción se realiza mediante el procedimiento
Cuentas por Cobrar, Administrar las Hojas de Vida. Más información documento Modulo
Cuentas por Cobrar.
 En caso de aplicar descuentos condicionados a clientes en específico, se deben crear las

asociaciones en los módulos Gestión Ventas. Recuerde: El descuento condicionado se
realiza después de efectuar la Factura de Venta. Más información documento Modulo
Gestión Ventas.
En este momento ya podemos efectuar acciones en el Modulo Asentar Libros. Para efectuar
nuestra Factura de Venta, se deben tener existencias de artículos y/o productos en específico.
Para agregar existencias se debe realizar un documento perteneciente al Modulo Inventario
conocido como Entrada de Mercancía.
Luego de tener existencias el usuario puede efectuar a cabalidad la Factura de Venta de un

producto en específico.
Recuerde: El sistema puede presentar inconvenientes, en caso de no tener establecidos

debidamente los permisos o la configuración.
Al iniciar la interfaz del Módulo Asentar Libros, el sistema dispone de los siguientes atributos de
selección que funcionan como filtros y direccionamiento de la información a Capturar:
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 Modulo: Persiana de única selección que despliega el nombre de todos los módulos
asentables. El sistema dispone de las siguientes opciones:
 Contabilidad.
 Activos Fijos.
 Presupuesto.
 Inventarios.
 Gestión Ventas.
 Gestión Compras.
 Importaciones.
 Tipo: Al seleccionar el modulo a ingresar movimiento, el sistema dispone de todos los
registros de documentos creados en la Lista de Documentos. El usuario debe presionar la
tecla ENTER para desplegar los tipos de documento, y seleccionar el requerido.
 Numero: Campo de texto que trae por defecto el valor definido en la lista de Documentos
como consecutivo a utilizar. Recuerde: Dependiendo el tipo de configuración establecido
para el documento el sistema dejara modificar o no el consecutivo del documento.
 Fecha: Campo de texto que permite definir la fecha en que se realiza el movimiento del
documento seleccionado.
Para ingresar al formato del documento, el usuario debe presionar la tecla ENTER en el atributo
FECHA o en el último campo.
NOTA: El sistema despliega un nuevo atributo conocido como Afectar, encargado de listar los
tipos reconocimiento contable Local y/o NIIF que serán utilizados en el documento. Este objeto
está presente en casi todos los documentos disponibles.
A continuación se realiza la explicación explicita de cada módulo, con ejemplos prácticos de

algunos documentos:
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CONTABILIDAD DOCUMENTOS CONTABILIDAD

Procedimiento que permite realizar movimientos que tienen afectación directa con el modulo
Administrador. Es decir, mediante los documentos que aquí se utilicen, el usuario podrá afectar las
cuentas reconocidas de manera Local o NIIF. El sistema dispone de los siguientes tipos de
documentos para asentar libros:
 Cambio de Política Contable.

 Cancelación Cuentas Resultado.
 Cancelación de Terceros.
 Captura de Inversiones.
 Captura de Provisiones.
 Comprobante de Contabilidad.
 Comprobante de Egreso.
 Interés Corriente.
 Nota Debito.
 Nota Crédito.
 Recibo de Caja.
 Registro de errores NIIF.
El sistema dispone del siguiente tipo de formato a utilizar en movimientos contables que
involucren transacciones de reconocimiento tanto Local como NIIF. El formato dispone de las
siguientes columnas encargadas de la captura de información de reconocimiento Local:
 CUENTA: Campo de texto que permite definir las cuentas de la Cartilla de Cuentas Local
que van a ser afectadas por el movimiento. Para visualizar la cuentas, presione la
combinación de teclas CTRL + ENTER o el icono que se encuentra al final del campo de
texto. De inmediato el sistema desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz que
contiene todas las cuentas de la Cartilla. Para seleccionar una cuenta presione tecla ENTER
o doble clic.
 CONCEPTO: Captura un valor tipo texto encargado de especificar el concepto o razón de la
utilización de la cuenta. El sistema toma por defecto el nombre de la cuenta invocada al
saltar a la otra columna mediante la tecla ENTER.
 BENEFICIARIO: Campo que permite definir el beneficiario de la transacción en proceso.
Para definir un beneficiario, presione la combinación de teclas CTRL + ENTER, de
inmediato se desplegara la lista de registros de Terceros que maneje la empresa en una
ventana sobrepuesta a la interfaz. Para seleccionar un tercero presione la tecla ENTER o
doble clic.
 DEBITO/CREDITO: Campo de texto encargado de la captura de un valor numérico
correspondiente a la naturaleza de la cuenta.
 CENTRO: Campo de texto encargado de la captura del centro de costo manejado por la
cuenta. El sistema permite seleccionar un centro de costo mediante la combinación de
teclas CTRL + ENTER o el icono que se encuentra al final del campo. El sistema despliega la
Lista de Centros de Costo que se encuentran creados en el sistema para su debida
selección mediante la tecla ENTER o doble clic.
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Imagen 01 Asentar Libros: Contabilidad.
RECUERDE: Al finalizar cada línea de registros, el sistema pedirá los datos de la transacción en
Reconocimiento NIIF. Para efectuar esta acción el usuario debe realizar algunas de las acciones
anteriores en la ventana sobrepuesta a la interfaz denominada “Transacciones NIIF”. Para finalizar
el movimiento, el usuario debe presionar la tecla ENTER en la última fila del documento que no
contenga una transacción o hasta visualizar en la interfaz un mensaje de confirmación “Termino el
Documento” que debe ser confirmado en caso de estar seguro del proceso.
NOTA: Este formato es aplicable para los siguientes documentos:
 Comprobante Cuenta de Contabilidad.

 Cancela Cuenta de Resultados.
 Comprobante de Egreso.
 Cambio Política Contable.
 Interés Corriente.
 Nota Debito.
 Nota Crédito.
 Recibo de Caja.
El sistema permite invocar funciones o acciones mediante el menú desplegado con clic derecho:
 Llamar de la Librería: Opción que permite invocar un registro de una librería o documento
guardado con anterioridad.
 Enviar a Librería: Opción que permite almacenar el avance de un documento en el
software. Al seleccionar esta opción el sistema desplegara una ventana sobrepuesta que
lista todos los registros guardados en la librería y permite definir el nombre del registro a
ser almacenado.
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Imagen 02 Asentar Libros: Librería de Documentos.
 Reemplazar Conceptos: Opción que permite realizar una modificación de texto de manera
global a todas las transacciones que se han efectuado en el documento pertenecientes a la
columna Concepto. Al seleccionar esta función, el sistema despliega una ventana
sobrepuesta a la interfaz encargada de capturar el valor a modificar con el atributo
“Buscar” y el valor por el cual va a ser remplazado en el atributo “Remplazar”. Para
confirmar los cambios presione el botón Aceptar.
Imagen 03 Asentar Libros: Remplazar.
 Impuestos: Opción que permite aplicarle un impuesto a cualquier cuenta que se

encuentre presente mediante una transacción en el documento. Al seleccionar esta
opción, el sistema despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz con los siguientes
atributos:
 Impuesto: Persiana de única selección que permite definir al usuario el tipo de
impuesto a utilizar para la transacción.
 Debito/Crédito: Persianas correspondientes a la naturaleza de la cuenta que
almacenara el valor del impuesto obtenido en la transacción seleccionada.
 Lista de Cuentas: Área de texto que se encarga de listar todos los registros de
transacciones efectuados en el documento. El usuario debe seleccionar el registro
de transacción al cual se le aplicara el impuesto. Para este objetivo, presione la
tecla INSERT para marcar o SUPR para desmarcar.
En la parte inferior de la ventana se podrá visualizar el valor base para el cálculo y el valor
del impuesto. Para aplicar el impuesto presione el botón Aceptar.
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Imagen 04 Asentar Libros: Tabla de Impuestos.
Al visualizar de nuevo las transacciones efectuadas en el documento, se notara la inclusión

de la cuenta asignada al impuesto, con la naturaleza establecida y el valor correspondiente
calculado. Al finalizar de repisar el informe (mediante el salto de columnas con la tecla
ENTER), el sistema despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz que permite modificar
el Valor de la Base (Valor cuenta que se aplica el impuesto).
Imagen 05 Asentar Libros: Valor Base del Impuesto.
 Grabar Documento: Procedimiento que permite guardar el documento en proceso. Al

seleccionar esta opción, se despliega una ventana sobrepuesta de confirmación.
 Cancelar: Procedimiento que permite salir de la captura de información del documento en
gestión sin almacenar los cambios.
 Borrar Transacción: Procedimiento que permite eliminar una transacción del documento
(registro por fila). Esta opción también puede ser invocada mediante la combinación de
teclas CTRL + SUPR.
El sistema permite efectuar otros documentos como Captura de Provisiones que maneja un
proceso de ejecución diferente al anterior. El usuario debe realizar los siguientes pasos para
provisionar un documento:
 Seleccionar el documento Captura de Provisiones.

 El sistema despliega una ventana de confirmación que permite al usuario definir el modo
en que se efectuara las provisiones:
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Imagen 06 Asentar Libros: Captura de Provisiones.
 Puntual: Para realizar una provisión Puntual, el usuario debe presionar el botón SI
de la ventana emergente. De inmediato el sistema listara todos los documentos
que cumplen con las características básicas para aplicar la provisión.
Al seleccionar un documento, el usuario puede definir los valores o cálculos
porcentuales a provisionar. Este proceso se invoca mediante clic derecho opción
Captura de Provisión en Porcentajes. De inmediato se despliega una ventana de
configuración que permite la captura de valores numéricos que serán calculados
para efectuar la provisión del documento tanto en Contabilidad Local como NIIF.
Imagen 07 Asentar Libros: Captura de Provisiones Puntual.
Para almacenar la definición de provisión efectuada presione el botón Aceptar de

la ventana. Para más Información, documento Modulo Cuentas por Cobrar
procedimiento Saldos Iniciales de Provisiones.
Para almacenar el documento y su respectivo movimiento, presione el botón
Aceptar que se encuentra en la parte inferior derecha y confirme el mensaje
desplegado “Termino Documento”.
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 Automática: Para evocar esta acción, debe presionar el botón NO del mensaje de
confirmación. De inmediato el sistema listara los centros de costo para la
respectiva selección de un registro mediante la tecla ENTER o doble clic.
Imagen 08 Asentar Libros: Captura de Provisiones, selección de Centro de Costo.
El sistema de inmediato iniciara el proceso de provisión de manera automática,

según la configuración establecida en Parametros Particulares/Cuentas por
Cobrar/Provisiones.
Imagen 09 Asentar Libros: Captura de Provisiones, Automáticamente.
Al finalizar el procedimiento, se desplegara un mensaje de ejecución exitosa.
Imagen 10 Asentar Libros: informe de Provisión Automática.
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NOTA: El sistema almacenara los valores provisionados en las cuentas asignadas en los
Parametros Particulares/Cuentas por Cobrar/Provisiones según el reconocimiento
contable que manejen (Local o NIIF).
El sistema permite ejecutar un documento tipo Cancelación de Terceros, que se encarga de

realizar la agrupación de los valores producto de movimientos que afecten las cuentas
establecidas para los Impuestos que serán reportados a las entidades correspondientes o tercero
correspondiente.
Al finalizar el proceso el sistema desplegara una ventana de “Cancelación de Terceros ha

Terminado con Éxito”.
Imagen 11 Asentar Libros: Cancelación de Terceros.
El sistema permite ejecutar el documento Cambio de Política Contable, que permite efectuar el
cambio de una política contable que se encuentre insertada por parte de la empresa en
Administrador/Opciones NIIF/Administración de Notas y Revelaciones. Al iniciar la interfaz, el
sistema despliega un formulario de inserción asignado para la definición de cuentas NIIF mediante
la columna CUENTA con la combinación de teclas CTRL + ENTER y completar los datos siguientes
como lo son Concepto, Beneficiario, Debito y/o Crédito.
Imagen 12 Asentar Libros: Cambio Política Contable.
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Al finalizar el documento, el sistema despliega un formulario parecido al presente en la gestión de

Políticas Contables, pero a diferencia, este documento permite remplazar una política contable ya
existente.
Imagen 13 Asentar Libros: Creación Políticas Contables.
Para confirmar el documento, presione el botón Aceptar luego de asignar el remplazo. Para más
información respecto al Cambio de Política Contable diríjase al documento Modulo
Administrador/Opciones NIIF/Administración de Notas y Revelaciones/Políticas Contables.
Recuerde: Las políticas Contables son ejecutadas únicamente para los Estados Financieros NIIF.
Esta opción no es aplicable en Contabilidad Local.
El sistema permite realizar un documento tipo Interés corriente para re contabilizar los intereses
aplicados a movimientos contables relacionados con las ventas pertenecientes a una Cartera
creada en específico. Recuerde: Para efectuar esta acción el usuario debe tener aplicado el valor
de Interés Corriente a la cartera a utilizar, para efectuar esta acción ingrese a Parametros
Particulares/Cuentas por Cobrar/Conexiones y Tipos de Cartera.
Al intentar correr el proceso, el sistema requiere un valor numérico para el interés corriente que
se debe definir al costado derecho de la interfaz en el campo % de Usura del Mes (Interés
Corriente) y presionar la tecla ENTER, este valor solo será calculado para las carteras que apliquen
Interés Corriente por Usura, en caso de manejar o seleccionar otro tipo de Porcentaje Sugerido, el
usuario puede efectuar la modificación de los valores pertenecientes a la % MIN/USU/PAC/MAX
traída por defecto (Valor establecido en Cartera).
MIN= Mínimo.
USU= Usura.
PAC= Pactado.
MAX= Máximo.
Recuerde: Cada transacción de documento debe contener un centro de costo asociado.
Luego de establecer los datos necesarios, presione el botón ENTER en la última columna de la
última transacción. De inmediato, se desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz, que
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permite confirmar la contabilización de los intereses calculados. Para continuar Marque el botón
SI.
Imagen 14 Asentar Libros: Definición de Interés Corriente.
Recuerde: Los valores contabilizados serán almacenados en las cuentas establecidas para Interés
Corriente en Parametros Particulares/Cuentas por Cobrar/Cuentas de Uso Específico.
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ACTIVOS FIJOS DOCUMENTOS ACTIVOS FIJOS
Procedimiento que permite al usuario realizar los documentos correspondientes al módulo de

Activos Fijos que afectaran la contabilidad Local y/o NIIF según el reconocimiento empleado por la
empresa. Para realizar este proceso de manera satisfactoria se deben tener configurados los
procedimientos pertenecientes al módulo Administrador, Modulo Activos Fijos y la configuración
recurrente de Parametros. El sistema permite Asentar los siguientes documentos:
AMORTIZACION Y DEPRECIACION
Procedimiento que permite ejecutar el proceso de Amortización de los Intangibles adquiridos por
la empresa, de cualquier clase (Seguros, Licencias, Contratos, Otros Intangibles) y el proceso de
Depreciación aplicada a cada placa de Activo que se encuentre en uso o marque Depreciación
según el método establecido por el usuario. Este proceso del documento se realiza internamente
por el sistema.
Imagen 01 Activos Fijos: Amortización y Depreciación.
BAJA DE ACTIVO
Documento que permite al usuario cambiar de estado de la Placa de un Activo ha Dado de Baja.
Este caso se puede presentar cuando dicho activo ha sido robado, se encuentra obsoleto, por
daño, por pérdida u otros. Para incluir más aspectos de Baja para una Placa de Activo diríjase a
Parametros Particulares/Activos Fijos/Concepto de Bajas.
Al seleccionar este documento, el usuario debe realizar los siguientes pasos:
 El sistema desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz listando todas las placas
disponibles a la fecha con el reconocimiento contable establecido. Esta ventana está
compuesta por dos columnas:
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 Activos Disponibles: En esta columna el sistema despliega la lista de registros de

activos fijos que se encuentran disponibles a dar de baja.
 Activos a Dar de Baja: En esta columna se listaran los registros seleccionados a dar
de baja.
Imagen 02 Activos Fijos: Selección de Activos a dar de Baja.
Para mover activos disponibles a la columna de Activos a Dar de Baja selecciónelos

mediante un clic o pulsando la tecla CTRL + un clic sobre un una placa determinada o
SHIFT + Flechas del tecla (selección múltiple).
Imagen 03 Activos Fijos: Selección de Concepto de Baja.
Al arrastrar los activos, el sistema desplegara una ventana que permite seleccionar un
registro de la Lista de Concepto Dados de Baja. Luego, se debe establecer el Concepto
de Baja para la Placa Activo.
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Imagen 04 Activos Fijos: Concepto de Baja de Activo.
Para continuar el proceso se debe presionar el botón Aceptar ubicado en la parte

inferior derecha. En caso de requerir volver disponibles Activos a Dar de Baja
arrástrelos de nuevo a la columna Activos Disponibles.
Imagen 05 Activos Fijos: Movimiento Contable Baja de Activo.
NOTA: Para finalizar el movimiento del documento de baja, el usuario debe presionar
la tecla ENTER en el último registro. En caso de manejar Contabilidad NIIF el sistema
desplegara el respectivo formato para las Normas Internacionales de Información
Financiera.
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Imagen 06 Activos Fijos: Selección de Opción para dar de Baja.
Al confirmar el documento en NIIF, el sistema despliega la acción a realizar, para el

documento Baja de Activo se debe presionar la opción Mejora de Activo y pulsar el
botón Aceptar.
COMPRA DE ACTIVO
Procedimiento que permite realizar la inserción de placas de Activos y Activos de Intangibles. Para
efectuar este documento, el usuario debe seleccionar el tipo de activo a insertar, la ubicación a la
cual pertenece y en caso de tener conexión en línea con el software Helisa Satélite Activos Fijos
para definir la respectiva ubicación (solo aplica para Placas de Activos). Para más información
remítase al documento, Modulo Activos Fijos procedimiento Hojas de Vida.
Imagen 07 Activos Fijos: Selección de Compra de Activo Fijo.
NOTA: En caso de realizar la inserción del Activo por documento en este módulo, el sistema
contabiliza todos los movimientos tanto en el Modulo Activos Fijos como Modulo de Contabilidad.
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CAMBIO DE ESTADO
Documento que permite cambiar el estado de una Placa de Activo Fijo que ha sido insertada en el
sistema y que contiene cualquier estado. Para efectuar esta acción se deben seguir los siguientes
pasos:
Luego de seleccionar el documento Cambio de Estado, el sistema desplegara una interfaz de

formato para efectuar la acción mediante las siguientes columnas de captura e información:
 PLACA: Columna que permite desplegar la Lista de Placas de Activos que se encuentran
insertadas en el sistema. Para desplegar la ventana, presione la combinación de teclas
CTRL + ENTER o el icono que se encuentra al final de la columna. Para seleccionar la PLACA
a cambiar de estado presione doble clic o la tecla ENTER.
Imagen 08 Activos Fijos: Selección de Activo para Cambio de Estado.
Al seleccionar la PLACA de Activo, el sistema despliega la lista de Estados Disponibles para

dicho activo. Recuerde: Este activo debe tener las cuentas asignadas en cada registro de la
PLACA tanto en reconocimiento Local como NIIF según requerimientos.
Imagen 09 Activos Fijos: Selección de Nuevo Estado del Activo.
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 DESCRIPCION: Columna que informa del nombre de la Placa Seleccionada.

 RECONOCIDO: Columna que informa el tipo de reconocimiento de la Placa de Activos
Fijos, las opciones disponibles son Local, NIIF, Local y NIIF.
 COMPUESTO: Columna que indica si el activo a realizar el cambio de estado es de tipo
compuesto (conformado por mas Placas).
 ESTADO ACTUAL: Columna que informa el estado actual del activo, en nuestro caso “En
uso”.
 NUEVO ESTADO: Columna que informa del nuevo estado que va a manejar la Placa de
Activo, seleccionado anteriormente.
 USUARIO ACTUAL: Columna que informa del usuario actual de la Placa de Activo.
 USUARIO NUEVO: Columna que permite definir un nuevo tercero o usuario del Activo.
Para realizar esta acción, se debe presionar el icono que se encuentra al final del campo o
la combinación de teclas CTRL + ENTER, que permite desplegar la lista de Terceros. Para
seleccionar un tercero presione doble clic o la tecla ENTER.
Imagen 10 Activos Fijos: Selección de Tercero.
 CONCEPTO: Columna que captura un valor, que indica el motivo del cambio de estado de
la Placa de Activo.
Para finalizar el Documento, presione la tecla ENTER en un registro en una transacción en blanco y
confirme la finalización del documento.
CONTEO FISICO
Documento que permite realizar la importación de un archivo generado mediante los
procedimientos de conteo efectuados por el software o aplicación móvil HeConteo. Este
documento permite verificar a nivel físico la existencia de Placas de Activos adquiridos por la
empresa. Para realizar este procedimiento de manera exitosa, tenga presente los siguientes pasos:
 Luego de seleccionar el documento correspondiente al Conteo Fisco de Activos, el sistema

despliega una interfaz con las siguientes características:
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 En la parte superior dispone de la columna ARCHIVOS que se encarga de la

captura del archivo de formato .IFA generado por el programa HeConteo. Para
capturar dicho archivo presione doble clic sobre el objeto “Adjuntar un Nuevo
Archivo”. Recuerde: El sistema permite adjuntar varios archivos.
Luego de adjuntar el archivo el sistema dispone de dos opciones de estado,
informado mediante la primera columna:
 Indica que el archivo se ha adjuntado correctamente y no presenta
problemas.
 Indica que el archivo no corresponde al requerido para efectuar la
acción, este procedimiento puede ser que dicho archivo se encuentre
vacío o que sea un formato inválido.
Al costado derecho del archivo adjuntado, se despliega un texto de función que
permite eliminar un archivo en específico del proceso.
Imagen 11 Activos Fijos: Conteo Físico de Activos. Selección archivo .IFA.
Para continuar al siguiente proceso, presione el botón Aceptar.

 Luego de completar satisfactoriamente la selección del archivo, el sistema
despliega una ventana que consta de dos columnas:
 Ubicación del Conteo: En esta columna se informa al usuario del nombre
de la ubicación en donde se encontraron los activos existentes luego del
conteo físico.
 Ubicación: Persiana de única selección que permite definir la ubicación
correspondiente en Helisa NIIF para la ubicación descrita en el software
HeConteo. El sistema solo listara ubicaciones que no contengan subniveles
asociados.
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Imagen 12 Activos Fijos: Asignación Ubicaciones.
Para continuar el procedimiento presione el botón Aceptar ubicado en la

parte inferior.
 En esta interfaz, el sistema listara todos los activos encontrados en el conteo Físico
efectuado por HeConteo. Para esta interfaz el sistema dispone de las siguientes
columnas de información:
 Placa.
 Nombre.
 Ubicación Libros.
 Ubicación Conteo.
 Nota.
Imagen 13 Activos Fijos: Lista de Placas de Conteo Físico.
El sistema permite realizar las siguientes funciones para cada activo listado que se
encuentre tanto en el conteo Físico realizado como en Helisa NIIF. Para utilizar
estas opciones se debe presionar clic derecho sobre la Placa de Activo y
desplegara las siguientes opciones:
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 Ninguno: Opción que no realiza nada sobre el activo.

 Traslado: Opción que es habilitada según la configuración de las
ubicaciones realizadas en la interfaz anterior. Esto ocurre cuando a la
ubicación perteneciente al conteo físico y a todos sus activos asociados,
no corresponde o existen en la Ubicación definida de Helisa NIIF.
Imagen 14 Activos Fijos: Traslado de Activo.
Ejemplo: Tenemos 10 (diez) activos asociados a la Ubicación de Conteo

Físico Helisa que corresponden a la Ubicación NIIF Helisa NIIF pero hemos
definido Helisa Local. Esto indica que en estos 10 (diez) activos se podrá
efectuar el proceso de traslado, para cambiar de ubicación
correspondiente de los Activos de la Ubicación Helisa Local a Helisa NIIF.
Al seleccionar la opción el sistema despliega una ventana sobrepuesta a la
interfaz que permite definir la Ubicación en Helisa NIIF de la Placa
Seleccionada.
 Baja: Opción que se habilita cuando el registro no contiene existencia
según el archivo importado de HeConteo. Mediante la selección de esta
opción el archivo seleccionado será dado de Baja al ejecutar el proceso.
Nota: Esta opción es aplicable en todos los activos que liste el sistema.
 Venta: Opción que se habilita cuando no se encuentra el activo en el
Conteo Físico efectuado mediante HeConteo pero si existen en Helisa NIIF.
Mediante la selección de esta opción el sistema ejecutara internamente el
proceso de Venta del Activo seleccionado. Nota: Esta opción es habilitada
en todos los activos que liste el sistema.
 Cambio de Estado: Procedimiento que permite cambiarle de estado a un
activo que se encuentre en el conteo físico realizado con HeConteo y en
Helisa NIIF. Para realizar esta acción, el sistema ofrece por opciones los
otros estados de activos que no maneje la placa seleccionada. Ejemplo:
Nuestra placa seleccionada tiene un estado actual de En Uso, es decir que
el sistema nos habilitara para cambiar de estado a todas las demás
opciones (Dado de Baja, en Reparación, En Tránsito, En Montaje), claro
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está, según configuración de cada activo, es decir las cuentas encargadas

de capturar el movimiento para cada estado tanto en reconocimiento
Local como NIIF según requerimiento o necesidad del usuario.
El sistema permite identificar los activos que han sido cambiados de estado o se
ha realizado una asignación de función (Venta) mediante el icono ubicado en
la última columna de la interfaz.
Para ejecutar el Documento Conteo Físico presione el botón Aceptar. Dicha acción
puede provocar las siguientes acciones en el sistema:
 Baja: Es decir que se han seleccionado uno o más activos a dar de baja, el
sistema despliega una pequeña ventana que permite la captura del tipo de
documento Baja y el consecutivo a utilizar en esta acción.
Imagen 15 Activos Fijos: Baja de Activo por Conteo Físico.
 Venta: Cuando se ha seleccionado esta opción para una o más placas de

Activos, el sistema despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz que
permite definir el tipo de documento Venta y el consecutivo del
documento Venta a utilizar en esta acción.
Imagen 16 Activos Fijos: Venta de Activo desde Conteo Físico.
 Cambio de Estado: Al contener en el listado de activos uno o más registros

con cambio de estado efectuado en este procedimiento, el sistema
despliega una ventana para la selección del tipo de documento Cambio de
Estado a utilizar y el consecutivo correspondiente.
Recuerde: Todos los documento (Baja, Cambio de Estado, Venta de Activos) se
realizan de manera automática por el sistema, en dado caso se requerirán algunos
datos adicionales para completar el proceso. En caso de poseer inconvenientes
diríjase a la documentación correspondiente de cada documento que encuentra
en este manual.
NOTA GENERAL: Para más información correspondiente del proceso de Conteo Físico mediante el
software He Conteo, diríjase al documento Manual de Usuario HeConteo Activos Fijos.
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CANCELACION DE INTANGIBLES
Documento que permite al usuario Cancelar algún Activo Intangible o diferido perteneciente a
cualquier clase (Seguro, Contrato, Licencia, Otros Intangibles). Para efectuar esta acción de
manera adecuada, el usuario debe realizar los siguientes pasos:
 El sistema desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz encargada de listar todas las
clases de intangibles, para su respectiva selección.
Imagen 17 Activos Fijos: Selección de Intangibles a Cancelar.
 El sistema despliega una ventana que lista todos los registros encontrados relacionados a
la clase de intangible o diferido seleccionado. Para seleccionar un intangible o diferido en
específico presione la tecla ENTER o doble clic.
Imagen 18 Activos Fijos: Selección de Intangibles a Cancelar.
 De inmediato se despliega una ventana informativa y de configuración que permite

establecer las características de la cancelación del intangible mediante los siguientes
atributos:
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 Fecha de la Cancelación: Campo que permite estipular la fecha de Cancelación del

Intangible o Diferido seleccionado.
 Concepto: Campo de texto encargado de la captura de la característica o motivo
por el cual se realiza la cancelación del Activo Intangible o Diferido seleccionado.
Para confirmar el proceso presione el botón Aceptar ubicado en la parte inferior derecha.
Imagen 19 Activos Fijos: Definición Datos de Cancelación.
 El sistema listara el formato contable para su respectivo ajuste de acuerdo con el tipo de
reconocimiento manejado Local y/o NIIF.
Imagen 20 Activos Fijos: Movimiento de Intangible en Cancelación.
 Para realizar el documento, presione la tecla ENTER en una fila de transacción en blanco y
confirme el mensaje desplegado en la interfaz.
25 |
CAMBIO DE USUARIO
Documento que permite cambiar el usuario y ubicación de una Placa de Activo especifica. Para
efectuar este documento se deben efectuar los siguientes pasos:
 Luego de seleccionar el documento y establecer las características básicas del mismo. El

sistema dispone de un formato de características configurables o visuales mediante las
siguientes columnas:
 PLACA: Columna que permite establecer una Placa de un Activo a la que se le va a
realizar el cambio de Usuario. Para efectuar esta acción se debe presionar la
combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsar el icono al final del campo para
desplegar las Placas de Activos disponibles. Para seleccionar una Placa de Activo
en específico presione la tecla ENTER o doble clic.
Imagen 21 Activos Fijos: Selección de Placa.
 NOMBRE: Columna que informe del nombre de la Placa de Activo seleccionada.

 USUARIO: Columna que informa del usuario de la Placa de Activo.
 USUARIO NUEVO: Columna que permite definir el nuevo usuario de la Placa
seleccionada anteriormente. Para efectuar una definición presione la combinación
de teclas CTRL + ENTER o pulse el icono que se encuentra al final del campo para
listar los Terceros disponibles. Para seleccionar el Usuario Nuevo presione la tecla
ENTER o doble clic sobre el registro.
 UBICACIÓN ACTUAL: Columna encargada de informar la ubicación actual de la
Placa de Activo.
 UBICACIÓN NUEVA: Columna que permite definir la nueva ubicación de la Placa
de Activo seleccionada. Para efectuar esta acción, presione la combinación de
teclas CTRL + ENTER o pulse el icono al final del campo para listar la Cartilla de
Ubicaciones de Activos. Para seleccionar una ubicación presione la tecla ENTER o
clic.
26 |
Imagen 22 Activos Fijos: Selección Usuario Nuevo.
 CONCEPTO: Campo de texto que permite definir el motivo o razón por la cual se
efectúa el cambio de usuario de la Placa de Activo seleccionada.
Imagen 23 Activos Fijos: Confirmación Cambio de Usuario.
 Para ejecutar el documento Cambio de Usuario, se debe presionar ENTER en una fila de
transacción en blanco y confirmar el mensaje desplegado en la interfaz.
MEJORA Y DESMEJORA DE ACTIVO

Documento que permite ejecutar un cálculo de Mejorar o Desmejora de una Placa de Activos
especificada. Al seleccionar el documento, el sistema despliega las siguientes acciones a ejecutar:
 El sistema despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz que permite definir la acción a
ejecutar:
 Mejora: Valor invertido al Activo.
 Desmejora: Valor descontado del Activo.
27 |
Imagen 24 Activos Fijos: Selección de acción.
 De inmediato el sistema despliega una nueva ventana conformada por dos columnas:
 Activos Disponibles, son todos los activos que se encuentran insertados o creados
en el sistema, para marcar un activo en específico presione la tecla CTRL + flechas
o clic de mouse.
 Activos a Mejorar/Desmejorar: En esta columna se listan todas las Placas de
Activos que se han seleccionado para aplicar una mejora/desmejora.
Imagen 25 Activos Fijos: Selección de Activos.
Para asignar a las Placas de Activos marcados un valor de mejora/desmejora se deben

arrastrar a la columna Activos a Mejorar/Desmejorar y completar los siguientes atributos
según acción ejecutada:
 Valor Total: Campo de texto que captura caracteres de tipo numérico que serán
empleados para ejecutar una mejora o desmejora.
 Vida Útil: Campo que permite definir el valor de relación realizada a la placa en
vida útil basándose en el valor invertido. Este campo solo está habilitado para la
Mejora de Activo.
 Estado Nuevo: Persiana de única selección que permite definir el nuevo estado
que va a manejar la(s) placa(s) de activo(s) a Mejorar/Desmejorar luego de la
ejecución del documento en proceso.
 Concepto: Campo que permite definir el motivo, razón y justificación de la
Mejora/Desmejora del activo(s) seleccionado(s).
28 |
Imagen 26 Activos Fijos: Establecer Valores: Mejora.
Imagen 27 Activos Fijos: Establecer Valores: Desmejora.
Para continuar el proceso presione el botón Aceptar ubicado en la parte inferior derecha.
 Luego de establecer las Placas de Activos y valores correspondientes para la
mejora/desmejora. El sistema despliega el formato de movimiento contable del
documento, para realizar y efectuar el proceso de ajuste tanto en Contabilidad Local como
NIIF según tipo de reconocimiento de los activos seleccionados. Para finalizar el
documento presione la tecla ENTER en el último registro del movimiento y confirme el
mensaje desplegado.
Imagen 28 Activos Fijos: Movimiento Contable de Mejora/Desmejora de activo.
SALDOS INICIALES ACTIVOS

Procedimiento que permite definir los valores iniciales de las Placas de Activos pertenecientes a un
Grupo de Activos en específico. NOTA: Este documento solo funciona con las Hojas de Vidas
creadas en el Modulo de Activos Fijos directamente. En caso de ser creado mediante el
29 |
documento Compra de Activos, el sistema no permite efectuar este procedimiento. Para realizar la
definición correspondiente de Saldos de Placas de Activos, proceda con los siguientes pasos:
 Al seleccionar el documento, el sistema desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz

capaz de listar todas las cuentas definidas en parámetros Particulares/Activos Fijos/Lista
de Cuentas a Utilizar para seleccionar un grupo de activos en específico. Para definir un
grupo, ubique la cuenta y presione la tecla ENTER o pulse doble clic.
Imagen 29 Activos Fijos: Definición de Grupo de Activo.
 Luego de seleccionar el grupo, el sistema listara todas las ubicaciones disponibles del
sistema para definir la ubicación a utilizar. Recuerde: Se debe seleccionar una ubicación
mediante la tecla ENTER o doble clic que no contenga subniveles.
Imagen 30 Activos Fijos: Definición de Ubicación del Activo.
 De inmediato el sistema listara todas las Placas de Activos insertadas o creadas a la fecha
perteneciente al Grupo de Activo seleccionado y la Ubicación definida anteriormente. El
sistema permite al usuario seleccionar el activo a definir saldos iniciales, para este fin
30 |
dispone de una pequeña ventana sobrepuesta a la interfaz por activo para establecer los
valores correspondientes a las siguientes características:
 Método de Depreciación.
 Vida Útil.
 Inicio de Depreciación.
 Depreciación Acumulada.
 Meses Ya Depreciados.
 Valor Salvamento.
 Valor Reposición.
Imagen 31 Activos Fijos: Venta de Configuración de Saldos Iniciales de Activos.
En la ventana sobrepuesta se despliega una columna Saldo, encargada de marcarse

cuando ya se han realizado Ingreso de Saldos iniciales.
 En caso de presentar movimiento los Activos a definir Saldos Iniciales, el sistema no

permite ejecutar este documento.
 Al finalizar la modificación de cada registro, el sistema guardara los cambios en el Modulo
de Activos Fijos de manera automática.
TRANSLADO DE ACTIVOS
Documento que permite al usuario realizar el cambio de ubicación de una placa de Activo
insertada o creada en el sistema a la fecha. Para realizar esta gestión el sistema dispone de las
 PLACA: Columna que permite definir el activo a que va a ser trasladado de ubicación. Para
seleccionar una Placa de Activo presione la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulse el
icono que se encuentra al final del campo para desplegar la lista de registros de Placas
Activos. Para seleccionar un Activo, presione la tecla ENTER o doble clic.
 NOMBRE: Permite visualizar el nombre del activo seleccionado.
 UBICACIÓN ACTUAL: Columna que lista el nombre de la Ubicación que contiene el activo a
la fecha.
31 |
 UBICACIÓN NUEVA: Persiana de única selección que permite seleccionar mediante un

doble clic o la tecla ENTER la nueva ubicación de la Placa de Activo seleccionada. NOTA: En
caso de presentar conexión con Helisa Satélite Activos Fijos, el sistema desplegara la
Cartilla de Ubicaciones del programa para realizar la actualización de manera inmediata.
 CONCEPTO: Campo de texto que permite definir el motivo, razón o acontecimiento por el
cual se realiza el traslado del Activo.
 C.C.: Cuadro de chequeo que permite habilitar la gestión de los Centros de Costo, en caso
de querer reasignar el Activo.
Imagen 32 Activos Fijos: Traslado de Activos.
Para almacenar el Documento Traslado de Activo, presione la tecla ENTER sobre una fila de
transacción en blanco y confirme la ventana desplegada.
UNIDADES A DEPRECIAR
Documento que permite determinar de modo periódico las Unidades a Depreciar por activo que
manejen método de Depreciación por Unidades Producidas. El usuario dispone del siguiente
formato para establecer la configuración y verificar la información por Placa de Activo:
 VIDA UTIL: Columna que informa de la Vida Útil del Activo en unidades.
 UNIDADES YA DEPRECIADAS: Columna que informa de las unidades ya Depreciadas para
las Placas de Activos.
 UNIDADES A DEPRECIAR: Campo de texto que captura un carácter numérico, que será
utilizado por el programa para descontarlo de la vida útil de la Placa Activo.
 UNIDADES SIN DEPRECIAR: Campo que informe de las unidades que restan por depreciar
de la Vida útil de la Placa del Activo.
Para ejecutar el documento Unidades a Depreciar presione el botón Aceptar ubicado en la parte
inferior de la interfaz.
32 |
Imagen 33 Activos Fijos: Selección de Placas por Unidades a Depreciar.
NOTA: El sistema despliega automáticamente todos los activos que manejen Depreciación por
Unidades. En caso de intentar depreciar un activo que no tiene suficiente vida útil el sistema
desplegara un icono de Advertencia en la placa en la última columna y no permitir ejecutar el
documento.
Imagen 34 Activos Fijos: Mensaje de Advertencia para Depreciación por Unidades.
VENTA DE ACTIVOS FIJOS

Procedimiento que permite generar un documento encargado de la venta de las Placas de los
Activos en caso de no ser requeridos o necesarias en la empresa. Recuerde: La placa de Activo que
maneje un estado “Dado de Baja” no podrá ser vendido, ya que dicho activo ya no existe en la
empresa.
Para ejecutar el documento, el usuario debe realizar los siguientes pasos:
 Debe seleccionar los activos que serán vendidos que se encuentran disponibles para
efectuar esta acción. Para marcar los activos se debe presionar la tecla CTRL acompañada
33 |
de las fechas o clic, y se deben arrastrar al costado izquierdo de la interfaz que los
contiene, es decir a la columna Activos a Vender.
 Al arrastrarlos a la columna Activos a Vender, se debe definir el concepto por el cual se
desea realizar la venta de los activos seleccionados. Para este fin se dispone de una
ventana sobrepuesta a la interfaz que captura esta información.
Imagen 35 Activos Fijos: Selección de Placas de Activos.
 Luego de confirmar las Placas de Activos a vender, se debe establecer el asiento contable
de los mismos, tanto en reconocimiento Local como NIIF en caso de ser requerido.
Imagen 36 Activos Fijos: Movimiento de Venta de Placa.
 Al finalizar la configuración del documento, se debe presionar la tecla ENTER en un

espacio de transacción vacío para finalizar el documento y confirmar la ventana que se
despliega.
34 |
GESTION VENTAS DOCUMENTOS GESTION VENTAS
Serie de documentos que permiten utilizar o afectar las existencias del inventario en
procedimientos de ventas de los mismos por parte de la empresa. Algunos documentos gestionan
movimiento contable, por tal motivo algunas acciones deben estar configuradas para
reconocimiento Local o NIIF según las necesidades y requerimientos de la empresa. Recuerde: En
estos documentos podrá realizar acciones de Venta de registros de artículos, kits, ensambles y/o
servicios, dependiendo los datos ingresados al sistema.
Cada documento requiere la asignación o ser dirigido a un cliente en específico, por tal motivo
todos los documentos manejan una interfaz de selección de clientes mediante la tecla ENTER o
doble clic. Recuerde: En esta interfaz el usuario también puede crear un registro de cliente
mediante la tecla INSERT. Más información respecto de la gestión de Clientes diríjase al
documento Modulo Cuentas por Cobrar procedimiento Administrar Hojas de Vida.
Helisa NIIF dispone de las siguientes opciones de configuración, gestión y visualización de

información concreta mediante el menú invocado con clic derecho en la Cartilla de Clientes:
 Hojas de Vida: Al seleccionar esta opción o invocarla mediante la tecla F2, el sistema
despliega la información de la Hoja de Vida del Cliente marcado en modo detalle.
Imagen 01 Gestión Ventas: Hojas de Vida.
 Estado de Cuenta: Procedimiento que permite al usuario visualizar en una ventana

emergente todos los registros de Facturas de Venta que no han sido cancelados en su
totalidad por parte del cliente seleccionado. El sistema ofrece una información general de
la deuda del cliente, un mensaje de información respecto a las deudas del cliente, cupo
establecido y una Lista de Notas tomadas del buzón. Esta opción también puede ser
invocada mediante la tecla F3.
35 |
Imagen 02 Gestión Ventas: Estados de Cuenta de Clientes.
 Notas de Buzón: Opción que permite desplegar la ventana de gestión de las Notas
Efectuadas o dirigidas al cliente seleccionado. El sistema permite llamar esta opción
pulsando la tecla F4.
Imagen 03 Gestión Ventas: Buzón de Notas.
 Cambiar Lista de Precios: Procedimiento que permite desplegar una ventana que lista
todas las listas de precios que se encuentren insertadas en el sistema para asignar una
nueva a los Artículos y/o servicios. Esta opción también puede ser invocada mediante la
tecla F5. Para más información diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF
proceso Parametros Particulares procedimiento Listas de Precios.
36 |
Imagen 04 Gestión Ventas: Indique la Nueva Lista de Precios para el Cliente.
 Ajustar Columnas: Opción que permite ajustar la longitud de las columnas de la tabla que
lista los clientes al ancho de la longitud de caracteres de los mismos.
 Aplicar Retención CREE: Opción que permite aplicarle la Retención CREE al usuario
seleccionado. El sistema tiene en cuenta el valor porcentual estipulado mediante la
selección de la Actividad Económica de la empresa al momento de la creación. Dicha
retención es gestionable en el procedimiento Parametros Particulares/ Impuestos,
Descuentos y Valores. Más información Documento Manual de Usuario Helisa NIIF
proceso Parametros Particulares procedimiento Impuestos, Descuentos y Valores. El
sistema realiza la modificación de la utilización de la Retención CREE al cliente en la Hoja
de Vida correspondiente a este campo al marcar/Desmarcar el cuadro de chequeo. Más
información documento Modulo Cuentas por Cobrar procedimiento Administración de
Hojas de Vida. Esta opción puede ser invocada mediante la selección de la opción del
menú o pulsando la combinación de teclas CTRL + R.
 Ordenar: El sistema permite utilizar tres opciones de ordenar los clientes:
 Por Identidad. Combinación de teclas CTRL + I.
 Por Nombre. Combinación de teclas CTRL + N.
 Por Ciudad. Combinación de teclas CTRL + C.
NOTA: Los cambios o modificaciones aplicadas mediante las opciones anteriores, estarán
disponibles para todos los documentos del módulo Gestión Ventas.
El modulo Asentar Libros permite realizar los siguientes documentos relacionados al módulo
Gestión Ventas:
COTIZACION
Documento utilizado por la empresa para generar un informe de los valores o costos de venta de
los diferentes artículos y/o servicios que manejan. Este documento no presenta movimiento que
afecte la contabilidad ni los inventarios, es decir es únicamente de carácter informativo para un
37 |
tercero Cliente creado con anterioridad. En pocas palabras con este documento solo se informa el
valor de artículos y servicios a un cliente.
Para ejecutar este documento de manera adecuada se deben seguir los siguientes pasos:
 Luego de seleccionar el documento Cotización a utilizar, el sistema despliega la Lista de

Terceros tipo Clientes creados en el módulo Cuentas por Cobrar, para ser seleccionados
por parte del usuario mediante la tecla ENTER o doble clic.
 Al iniciar la interfaz, el sistema despliega un formulario con los siguientes atributos:
 Vendedor: Persiana de única selección que permite seleccionar el vendedor que
va a efectuar la cotización al cliente determinado. Recuerde: Este campo es
obligatorio y se debe establecer según los funcionarios seleccionados como
Vendedores en los Parametros Particulares y Gestión Ventas. Más información
documento Manual de Usuario Helisa NIIF. Para confirmar la selección presione el
botón ENTER.
 Nombre del Artículo: Columna que permite al usuario seleccionar los artículos
que harán parte de la cotización. Para desplegar la lista de Artículos presione la
combinación de teclas CTRL + ENTER.
De inmediato el sistema despliega una interfaz sobrepuesta con las siguientes
características:
 Lista de Artículos.
 Referencia.
 Formula.
 Código.
Luego de seleccionar el artículo a ingresar en la cotización, el sistema despliega en
la parte inferior derecha la selección de la bodega mediante la tecla ENTER o TAB.
Imagen 05 Gestión Ventas: Selección de Artículos.
38 |
 Nombre del Servicio: Columna que permite al usuario seleccionar los Servicios
que harán parte del Pedido. Para desplegar la lista de Servicios presione la
En esta ventana sobrepuesta a la interfaz, el sistema despliega la información de
los registros por columnas encontrados de modo informativo:
 Lista de Servicios.
 Tipo.
Imagen 06 Gestión Ventas: Selección de Servicios.
 Unidades: Columna que permite definir un valor numérico que se encarga de

establecer las unidades de los artículos cotizados por el cliente seleccionado a un
vendedor en específico.
 Valor Unitario: Campo que permite modificar el valor unitario de cada
artículo/servicio. Recuerde: El vendedor debe definir un valor Unitario según el
valor permitido de margen de negociación para el usuario en gestión. Para más
Información diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF proceso
Parametros Globales procedimiento Lista de usuarios pestaña Ventas opción
Margen de Negociación.
 Valor Total: Valor calculado por defecto por el sistema teniendo en cuenta la
cantidad de unidades a cotizar y el valor correspondiente de cada unidad.
Los valores siguientes son de carácter informativo dependiendo la configuración efectuada
por la empresa en gestión.
 % IVA.
 Valor IVA.
 % Consumo.
 Valor Consumo.
 Valor Descuento Total.
 Valor Descuento Total Adicionado.
 Valor Neto.
 Valor Base.
39 |
 Lista de Precios.
 Comisión.
 Márgenes.
 Bodega.
 Formula.
Para agregar otro artículo/servicio al final de los campos obligarlos presione ENTER y
repita el procedimiento.
El sistema dispone de una serie de funciones y acciones desplegadas con clic derecho
sobre la columna Nombre de Articulo:
 Cambiar a Servicio/Comentario/Articulo: Opción que permite cambiar el formato

de ejecución de Cotización (articulo/servicio/comentario).
 Características por Línea: Al seleccionar esta opción, el sistema despliega todas las
características que contenga el artículo. Recuerde: Estas características son
definidas por Grupos de Inventario y establecidas para cada artículo en la Cartilla
de Artículos. Para más información diríjase al documento Modulo Inventarios
proceso Crear Artículos (Cartilla de Artículos). Esta opción puede ser invocada
también mediante la tecla F7.
 Característica General: Al seleccionar esta opción, el sistema despliega la
información de la característica establecida como general o la primera que
describa el artículo. Para invocar esta opción presione la tecla F8.
NOTA: Estas características serán listadas en la Cotización en proceso.
 Eliminar: Opción que permite al usuario eliminar una transacción o fila de la
cotización en proceso. Para continuar el proceso se debe confirmar una ventana
desplegada sobrepuesta a la interfaz.
 Enviar/Llamar de Librería: Opción que permite guardar los avances realizados por
parte del usuario en el documento de cotización o realizar una copia de seguridad.
Esta opción, permite la completa gestión de los datos almacenados.
En este documento es permitido al vendedor aplicar un servicio tipo comisión a otros

servicios o artículos que se encuentren en la cotización. Recuerde: El servicio tipo comisión
se debe realizar en la última transacción realizada en el documento para tener en cuenta
los artículos y servicios ingresados anteriormente. El sistema ofrece las siguientes opciones
para realizar la respectiva relación:
 Servicios Base para Servicios Comisión: Esta opción puede ser invocada mediante
la tecla F6, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de servicios en
cotización presentes en el documento un Servicio tipo comisión que se encuentre
insertado o creado en el sistema. Para esta acción el sistema despliega la lista de
servicios al costado derecho de la interfaz para ser marcados por el usuario
mediante la tecla INSERT o doble clic, o en caso opuesto pulsando la tecla SUPR.
40 |
Imagen 07 Gestión Ventas: Servicios que hacen Base para Servicios tipo Comisión.
 Artículos Base para Servicios Comisión: Esta opción puede ser invocada mediante
la tecla F9, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de artículos
presentes en el documento cotización en creación un servicio tipo comisión
creado o insertado en el sistema con anterioridad. Para efectuar esta acción el
sistema despliega la lista de artículos incorporados en el documento de cotización
en creación al costado derecho de la interfaz para la respectiva selección mediante
la tecla INSERT o doble clic, en caso opuesto la tecla SUPR para desmarcar los
registros.
Imagen 08 Gestión Ventas: Lista de Artículos que hacen Base para servicio por Comisión.
Para agregar los artículos/servicios seleccionados en los respectivos procesos, presione la

tecla ENTER. Notara que el sistema recalculo el valor de la comisión según lo establecido
en la creación del servicio.
41 |
Al finalizar el proceso, presione la tecla ENTER en una fila en blanco. En caso de tener
Centros de Costo asociados, el sistema desplegara una ventana sobrepuesta que los lista
para la respectiva selección mediante la tecla ENTER.
Recuerde: En la parte inferior de la interfaz, se pueden visualizar todos los datos en modo
visualización respecto de las transacciones ejecutadas, se puede conocer esta parte como
Resumen del Pedido.
Imagen 09 Gestión Ventas: Selección de Centros de Costo.
Luego de esta acción se debe confirmar la inserción del documento Cotización.
NOTA: El sistema permite realizar una cotización de Artículos y Servicios, para tal objetivo
se debe cambiar la estructura luego de seleccionar el vendedor mediante la tecla TAB o
clic derecho opción Cambiar a….
PEDIDO
Documento que permite efectuar un pedido u orden de artículos/servicios a adquirir posiblemente
por parte del cliente seleccionado. Este documento no afecta el módulo de Contabilidad ni las
existencias de los artículos en las ventas, este documento es únicamente informativo para un
cliente en específico. Para efectuar el pedido de manera adecuada se deben tener en cuenta los
siguientes pasos:
 Al iniciar el formulario, el usuario debe completar los siguientes atributos de

caracterización que serán utilizados para el documento Pedido efectuado al cliente
definido anteriormente.
va a efectuar el documento Pedido al cliente determinado. Recuerde: Este campo
es obligatorio y se debe establecer según los funcionarios seleccionados como
Vendedores en los Parametros Particulares y Gestión Ventas. Más información
documento Manual de Usuario Helisa NIIF. Para confirmar la selección presione el
botón ENTER.
42 |
que harán parte del Pedido. Para desplegar la lista de Artículos presione la
características:
 Referencia.
 Formula.
 Código.
que harán parte del Pedido. Para desplegar la lista de Servicios presione la
43 |

 Tipo.
establecer las unidades de los artículos pedidos por parte del cliente seleccionado
al vendedor en específico.
cantidad de unidades pedidas y el valor correspondiente de cada unidad.
 % IVA.
 Valor IVA.
 % Consumo.
 Valor Consumo.
 Valor Neto.
 Valor Base.
 Comisión.
 Márgenes.
 Bodega.
 Formula.
sobre la columna Nombre de Articulo (algunas son aplicables para servicios):

44 |

NOTA: Estas características serán listadas en el pedido en proceso.
 Traer Cotizaciones: Opción que permite listar todas las cotizaciones realizadas por
el cliente definido a ejecutar el documento Pedido. Para utilizar la información de
las cotizaciones en un documento Pedido presione la tecla F2 o pulse la opción
que se despliega del menú. El sistema listara la interfaz con los documentos en la
parte superior a marcar y en la parte inferior los artículos o servicios que se
cotizaron. Para utilizar un artículo o servicio de un documento en específico
selecciónelo y marque el cuadro de chequeo que se encuentra al final de cada
registro y pulse el botón Continuar ubicado en la parte inferior derecha
Imagen 12 Gestión Ventas: Traer Cotizaciones.
 Eliminar: Opción que permite al usuario eliminar una transacción o fila del pedido
en proceso. Para continuar el proceso se debe confirmar una ventana desplegada
sobrepuesta a la interfaz.
parte del usuario en el documento de pedido o realizar una copia de seguridad.
Esta opción, permite la completa gestión de los datos almacenados, es decir luego
de realizar la copia se puede importar o abrirla y continuar en el punto guardado.

servicios o artículos que se encuentren en el pedido. Recuerde: El servicio tipo comisión se
debe realizar en la última transacción realizada en el documento para tener en cuenta los
artículos y servicios ingresados anteriormente. El sistema ofrece las siguientes opciones
45 |
pedido presentes en el documento un Servicio tipo comisión que se encuentre

presentes en el documento pedido en creación un servicio tipo comisión creado o
insertado en el sistema con anterioridad. Para efectuar esta acción el sistema
despliega la lista de artículos incorporados en el documento de pedido en creación
al costado derecho de la interfaz para la respectiva selección mediante la tecla
INSERT o doble clic, en caso opuesto la tecla SUPR para desmarcar los registros.
Imagen 14 Gestión Ventas: Artículos que hacen Base para Servicios tipo Comisión.
46 |

Imagen 15 Gestión Ventas: Selección de Centro de Costo.
Resumen del Pedido.
Luego de esta acción se debe confirmar la inserción del documento Pedido.
NOTA: El sistema permite realizar un Pedido de Artículos y Servicios, para tal objetivo se
debe cambiar la estructura luego de seleccionar el vendedor mediante la tecla TAB o clic
derecho opción Cambiar a….
REMISION
Documento que permite realizar el parte de las existencias definidas por el usuario para cada
artículo seleccionado. El sistema disminuye las existencias del inventario para asegurar que el
cliente obtendrá los artículos y no serán vendidos a otros terceros. Documento Remisiones solo
afecta el módulo de Inventarios directamente y el módulo de contabilidad únicamente cuando se
realiza el documento de Inventarios Traslado a Contabilidad. Para ejecutar de manera exitosa este
documento tenga presente los siguientes pasos:
Al establecer el cliente al cual va dirigido la Remisión, el sistema despliega un formato de

características y configuración de datos mediante una serie de atributos. Recuerde: El cliente debe
tener tolerancia de Mora o Cupo de crédito para poder acceder a este recurso.
47 |

va a efectuar el documento Remisión al cliente determinado. Recuerde: Este
campo es obligatorio y se debe establecer según los funcionarios seleccionados
como Vendedores en los Parametros Particulares y Gestión Ventas. Más
información documento Manual de Usuario Helisa NIIF. Para confirmar la
selección presione el botón ENTER.
que harán parte de la Remisión. Para desplegar la lista de Artículos presione la
características:
 Referencia.
 Formula.
 Código.
que harán parte de la Remisión. Para desplegar la lista de Servicios presione la
 Tipo.
48 |

establecer las unidades de los artículos Remisiones por parte del cliente
seleccionado al vendedor en específico.
cantidad de unidades remisionadas y el valor correspondiente de cada unidad.
 % IVA.
 Valor IVA.
 % Consumo.
 Valor Consumo.
 Valor Neto.
 Valor Base.
 Comisión.
 Márgenes.
 Bodega.
 Formula.
49 |

NOTA: Estas características serán listadas en la Remisión en proceso.
el cliente definido a ejecutar el documento Remisión. Para utilizar la información
de las cotizaciones en un documento Remisión presione la tecla F2 o pulse la
opción que se despliega del menú. El sistema listara la interfaz con los
documentos en la parte superior a marcar y en la parte inferior los artículos o
servicios que se cotizaron. Para utilizar un artículo o servicio de un documento en
específico selecciónelo y marque el cuadro de chequeo que se encuentra al final
de cada registro y pulse el botón Continuar ubicado en la parte inferior derecha
 Traer Pedido: Opción que permite listar todos los pedidos realizados por la
empresa al cliente anfitrión de la Remisión en proceso. Para utilizar la información
efectuada en los documentos Pedido, presione la tecla F3 o la opción
correspondiente del menú desplegado con clic derecho. El sistema desplegara una
ventana sobrepuesta que lista todos los documentos de pedidos realizados a la
50 |
fecha de la remisión en proceso en la parte superior para ser seleccionados, y en la

parte inferior de la ventana, listara los artículos y/o servicios que se pidieron por
documento. Para utilizar un registro en específico, márquelo mediante el cuadro
de chequeo ubicado al final de cada artículo y/o servicio del documento Pedido
seleccionado y presione el botón Continuar ubicado en la parte inferior derecha.
Recuerde: El sistema permite modificar el número de unidades a traer al
documento remisión.
Imagen 19 Gestión Ventas: Traer Pedido.

Remisión en proceso. Para continuar el proceso se debe confirmar una ventana
parte del usuario en el documento de Remisión o realizar una copia de seguridad.
Esta opción, permite la completa gestión de los datos almacenados, es decir luego
de realizar la copia se puede importar o abrirla y continuar en el punto guardado.

servicios o artículos que se encuentren en la Remisión. Recuerde: El servicio tipo comisión
se debe realizar en la última transacción realizada en el documento para tener en cuenta
los artículos y servicios ingresados anteriormente. El sistema ofrece las siguientes opciones
la tecla F6, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de servicios en la
Remisión presentes en el documento un Servicio tipo comisión que se encuentre
51 |
Imagen 20 Gestión Ventas: Servicios que hacen Base para Servicios Tipo Comisión.
presentes en el documento Remisión en creación un servicio tipo comisión creado
o insertado en el sistema con anterioridad. Para efectuar esta acción el sistema
despliega la lista de artículos incorporados en el documento de Remisión en
creación al costado derecho de la interfaz para la respectiva selección mediante la
tecla INSERT o doble clic, en caso opuesto la tecla SUPR para desmarcar los
registros.
Imagen 21 Gestión Ventas: Artículos que hacen Base para Servicio tipo Comisión.

52 |
Imagen 22 Gestión Ventas: Selección Centro de Costo.
Resumen de la Remisión.
Luego de esta acción se debe confirmar la inserción del documento Remisión.
NOTA: El sistema permite realizar una Remisión de Artículos y Servicios, para tal objetivo
se debe cambiar la estructura luego de seleccionar el vendedor mediante la tecla TAB o
clic derecho opción Cambiar a….
FACTURA DE VENTA
Documento que permite efectuar el descuento de existencias del inventario y efectuar un manejo
básico de contabilidad según las cuentas parametrizado para el documento en la Cartilla de
Grupos y en algunos procedimientos de Parametros Particulares como Gestión Ventas,
Contabilidad, Terceros e Impuestos, Cuentas por Cobrar, entre otros. Para efectuar la elaboración
de este documento de manera correcta debe cumplir los siguientes pasos:
 Al iniciar el formulario, el usuario debe completar los siguientes atributos de

caracterización que serán utilizados para el documento Pedido efectuado al cliente
definido anteriormente.
va a efectuar el documento Factura de Venta al cliente determinado. Recuerde:
Este campo es obligatorio y se debe establecer según los funcionarios
seleccionados como Vendedores en los Parametros Particulares y Gestión Ventas.
Más información documento Manual de Usuario Helisa NIIF. Para confirmar la
selección presione el botón ENTER.
NOTA: Luego de establecer el Vendedor, el sistema desplegara una pequeña ventana

que permite el reconocimiento del Ingreso de la Factura de Venta en proceso, para
establecer las cuentas a utilizar para el reconocimiento de Ingresos, el usuario debe
53 |
configurar los parámetros de Gestión Ventas. Más información documento Manual de

Usuario Helisa NIIF procedimiento Gestión Ventas.
Imagen 23 Gestión Ventas: Reconocimiento de Ingresos.
que harán parte de la Factura de Venta. Para desplegar la lista de Artículos
presione la combinación de teclas CTRL + ENTER.
características:
 Referencia.
 Formula.
 Código.
Luego de seleccionar el artículo a ingresar en la Factura de Venta, el sistema
despliega en la parte inferior derecha la selección de la bodega mediante la tecla
ENTER o TAB.
54 |
Luego de seleccionar un artículo en específico, el sistema ofrece una serie de opciones

invocadas mediante el menú desplegado con clic derecho.
Imagen 25 Gestión Ventas: Opciones.
 Las cuatro primeras opciones son orientadas a la organización de los

artículos en el listamiento anterior. El sistema permite organizar los
artículos por Referencia, Nombre, Código de Barras y Formulas.
 Mostrar Referencias Suplementarias: Opción que permite al usuario
visualizar los artículos que se encuentran asociados con otro. Este
procedimiento se realiza en el módulo Inventarios procedimiento Crear
Referencias Alternas. Esta opción también puede ser accedida mediante
la presión de la tecla F2.
 Lista de Precios por Vendedor: Opción que permite desplegar en la parte
inferior de la interfaz las Listas de Precios creadas en el sistema y
asignadas al vendedor en gestión, con los valores correspondientes y
equivalentes del articulo para cada una de las listas (en caso de estar
definidas). Para acceder a esta opción mediante teclado, presione F3.
Imagen 26 Gestión Ventas: Lista de Precios.
55 |
 Actualizar Artículos: Opción que permite realizar una actualización o

consulta de todos los artículos que se encuentren creados en el
inventarios. Recuerde: Esta opción solo aplica con artículos que han sido
creados pero no reconocidos en la lista. Para acceder a esta opción de
manera rápida presione la tecla F5.
 Muestra Existencias insumos Ensambles/Kits: Opción que permite
visualizar en las bodegas del sistema las existencias de los insumos que
componen los ensambles y/o kits. Recuerde: Si desea utilizar la opción, el
cuadro de chequeo debe estar habilitado.
 Ajusta Columnas: Permite reorganizar las dimensiones de las columnas a
lo ancho.
 Ver ultimas Transacciones de Venta(Articulo): Opción que al ser
seleccionada despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz que informa
de todas las transacciones o documentos efectuados al producto
seleccionado en un periodo de tiempo determinado en meses en la parte
superior de la interfaz. Recuerde: Esta opción es únicamente visual. Para
invocar la opción rápidamente presione la combinación de teclas CTRL + T.
Imagen 27 Gestión Ventas: Ultimas Transacciones de Venta (Articulo).
 Ver ultimas Transacción de Ventas (Clientes): Opción que al ser

de todas las transacciones o documentos efectuados por parte del clientes
en un periodo de tiempo determinado en meses en la parte superior de la
interfaz. Recuerde: Esta opción es únicamente visual. Para invocar la
opción rápidamente presione la combinación de teclas CTRL + P.
56 |
Imagen 28 Gestión Ventas: Ultimas Transacciones de Venta (Clientes).
que harán parte de la Factura de Venta. Para desplegar la lista de Servicios
presione la combinación de teclas CTRL + ENTER.
 Tipo.

establecer las unidades de los artículos Factura de Ventas por parte del cliente
seleccionado al vendedor en específico.
57 |

cantidad de unidades a facturar y el valor correspondiente de cada unidad.
 % IVA.
 Valor IVA.
 % Consumo.
 Valor Consumo.
 Valor Neto.
 Valor Base.
 Entre Otros.

de ejecución de la Factura de Venta (articulo/servicio/comentario).
NOTA: Estas características serán listadas en la Factura de Venta en proceso.
el cliente definido a ejecutar el documento Factura de Venta. Para utilizar la
información de las cotizaciones en un documento Factura de Venta presione la
tecla F2 o pulse la opción que se despliega del menú. El sistema listara la interfaz
con los documentos en la parte superior a marcar y en la parte inferior los
artículos o servicios que se cotizaron. Para utilizar un artículo o servicio de un
documento en específico selecciónelo y marque el cuadro de chequeo que se
encuentra al final de cada registro y pulse el botón Continuar ubicado en la parte
inferior derecha
58 |
 Traer Pedido: Opción que permite listar todos los pedidos realizados por la
empresa al cliente anfitrión de la Factura de Venta en proceso. Para utilizar la
información efectuada en los documentos Pedido, presione la tecla F3 o la opción
correspondiente del menú desplegado con clic derecho. El sistema desplegara una
ventana sobrepuesta que lista todos los documentos de pedidos realizados a la
fecha de la Factura de Venta en proceso en la parte superior para ser
seleccionados, y en la parte inferior de la ventana, listara los artículos y/o servicios
que se pidieron por documento. Para utilizar un registro en específico, márquelo
mediante el cuadro de chequeo ubicado al final de cada artículo y/o servicio del
documento Pedido seleccionado y presione el botón Continuar ubicado en la
parte inferior derecha. Recuerde: El sistema permite modificar el número de
unidades a traer al documento Factura de Venta.
Imagen 31 Gestión Ventas: Traer Pedidos.
 Traer Remisiones: Opción que permite listar todas las Remisiones realizadas por el
cliente definido a ejecutar el documento Factura de Venta. Para utilizar la
59 |
información de las Remisiones en un documento Factura de Venta presione la

tecla F4 o pulse la opción que se despliega del menú. El sistema listara la ventana
con los documentos en la parte superior a marcar y en la parte inferior los
artículos o servicios que se remisionaron o apartaron. Para utilizar un artículo o
servicio de un documento en específico selecciónelo y marque el cuadro de
chequeo que se encuentra al final de cada registro y pulse el botón Continuar
ubicado en la parte inferior derecha.
Imagen 32 Gestión Ventas: Traer Remisiones.

Factura de Venta en proceso. Para continuar el proceso se debe confirmar una
ventana desplegada sobrepuesta a la interfaz.
parte del usuario en el documento de Factura de Venta o realizar una copia de
seguridad. Esta opción, permite la completa gestión de los datos almacenados, es
decir, luego de realizar la copia se puede importar o abrirla y continuar en el punto
guardado.
 Descuentos Condicionados por Volumen: Opción que se encarga de desplegar
una ventana que lista todos los descuentos condicionados tipo volumen con los
cuales cumple la Factura de Venta en proceso. Para realizar la gestión se deben
tener en cuenta las siguientes partes de la ventana:
 Al costado derecho de la interfaz el usuario puede visualizar la lista de
descuentos condicionados que se pueden aplicar a la Factura de Venta en
proceso. Recuerde: Los Descuentos Condicionados deben encontrarse
creados en el procedimiento Descuentos Condicionados pertenecientes al
módulo Parametros Particulares opción Gestión Ventas. Para más
información, diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF. En esta
interfaz solo se listaran descuentos condicionados de tipo por Cantidad y
por Valores.
60 |
 Al costado derecho de la ventana desplegada el sistema lista los

descuentos condicionados que le aplican a la transacción.
Para asignar un descuento condicionado a una transacción en específico,
arrástrelos del costado izquierdo de la ventana a la parte derecha. En este punto
solo son aplicables los descuentos condicionados que no se encuentren vencidos y
que cumplan con las respectivas condiciones.
Imagen 33 Gestión Ventas: Aplicación de Descuentos Condicionados.

servicios o artículos que se encuentren en la Factura de Venta. Recuerde: El servicio tipo
comisión se debe realizar en la última transacción realizada en el documento para tener en
cuenta los artículos y servicios ingresados anteriormente. El sistema ofrece las siguientes
opciones para realizar la respectiva relación:
la tecla F6, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de servicios en la
Factura de Venta presentes en el documento un Servicio tipo comisión que se
encuentre insertado o creado en el sistema. Para esta acción, el sistema despliega
la lista de servicios al costado derecho de la interfaz para ser marcados por el
usuario mediante la tecla INSERT o doble clic, o en caso opuesto pulsando la tecla
SUPR.
61 |
presentes en el documento Factura de Venta en creación un servicio tipo comisión
creado o insertado en el sistema con anterioridad. Para efectuar esta acción, el
sistema despliega la lista de artículos incorporados en el documento de Factura de
Venta en creación al costado derecho de la interfaz para la respectiva selección
mediante la tecla INSERT o doble clic, en caso opuesto la tecla SUPR para
desmarcar los registros.
Imagen 35 Gestión Ventas: Artículos que hacen base para Servicios tipo Comisión.

62 |
Resumen de la Factura de Venta.
Al finalizar el proceso, presione la tecla ENTER en una fila en blanco.
De inmediato el sistema desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz para permitirle

al usuario (vendedor) establecer como se ha de realizar el pago de los artículos y/o
servicios listados en la Factura de Venta por parte del cliente seleccionado. Para efectuar
esta acción el sistema dispone de las siguientes acciones:
 En la parte superior de la ventana, nombrada Conceptos y Valores, el sistema

despliega todos los datos correspondientes al movimiento ejecutado en el
documento Factura de Venta en creación.
El sistema permite desplegara un menú de opciones en cualquier parte de la pestaña,

encargado de contener las siguientes opciones:
 Cuentas: Opción que permite visualizar las cuentas asignadas a cada Modalidad de
Pago disponible a ejecutar por parte del vendedor para un cliente específico. El
sistema despliega una pestaña de selección con las posibles cuentas a definir para
cada modalidad. En caso de estar establecidas mediante los parámetros de
Gestión Ventas el sistema las listara por defecto. Para invocar esta función,
selecciónela del menú de opciones o pulse la combinación de teclas CTRL + C.
Imagen 36 Gestión Ventas: Cuentas de Modalidades de Pago.
 Observaciones: Opción que permite al usuario realizar observaciones del

documento Factura de Venta en proceso de ejecución. Para esta opción se
dispone de un área de chequeo en la parte inferior derecha. Para invocar esta
opción, selecciónela del menú o pulse la combinación de teclas CTRL + O.
63 |
Imagen 37 Gestión Ventas: observaciones respecto de la Factura de Venta.
 Cambio Valor de Retención: Procedimiento que permite al usuario realizar un

cambio al valor de la retención que se aplicara a este documento en específico.
Para efectuar esta acción seleccione del menú la opción correspondiente o pulse
la combinación de teclas CTRL + R. El sistema desplegara una ventana sobrepuesta
a la interfaz para el cálculo debido, que contiene las siguientes columnas a
completar:
 Base: Columna que permite definir el valor de la base sobre la cual se va a
realizar el cálculo de la Retención en la Fuente de la Factura de Venta en
gestión. Recuerde: El valor a definir debe ser establecido con el valor
bruto de la factura sin IVA ni descuentos, el valor bruto de la misma.
 %: Columna que captura un valor que realizara el cálculo porcentual sobre
el valor definido anteriormente.
 Valor: Columna que muestra el valor resultante del cálculo de retención
establecido por el usuario en los campos anteriores. Recuerde: Este valor
puede ser modificado a gusto del usuario.
 Cuenta Retención: Columna que permite definir el número de cuenta a
utilizar para la Retención en la Fuente.
 Cuenta Autorretencion: Columna que permite definir el número de
cuenta que se encargara de la gestión de valores correspondientes a la
Autorretencion.
64 |
Imagen 38 Gestión Ventas: Calcular Valor de Retención.
Para la cancelación de la Factura de Venta el sistema dispone de las siguientes opciones en

la parte inferior de la interfaz:
 Efectivo: Campo de texto que permite realizar la cancelación del producto de

manera inmediata en la totalidad del valor del Documento Factura de Venta. El
sistema almacenara este valor en la cuenta establecida por el usuario al costado
derecho presionando la combinación de teclas CTRL + C.
 Tarjeta de Crédito: Campo que permite definir un valor correspondiente de pago
efectuado por el cliente por medio de una Tarjeta de Crédito. El sistema
almacenara la cantidad descrita en la cuenta correspondiente definida.
 Tarjeta de Débito: Campo de texto que permite definir el valor global o parcial de
la factura de venta pagado por parte del cliente mediante Tarjeta Debito. El
sistema almacenara la cantidad descrita en la cuenta correspondiente.
 Cheque: Campo de texto que permite al usuario definir un valor parcial o total de
la factura a ser pagado mediante esta modalidad. El sistema almacenara la
cantidad asignada en la cuenta correspondiente a esta Modalidad de Pago.
 Bonos: Campo de texto que permite al usuario establecer una valor a cancelar
mediante esta Modalidad de Pago. Para efectuar la acción de manera adecuada
defina la cuenta que contendrá los valores de Bonos.
NOTA: Estas modalidades de Pago son de Contado. Por tal motivo no se podrán
realizar pago a cuotas. El sistema permite listar una nueva ventana en caso de
presentar una cuenta correspondiente a Bancos definida en los Parametros
Particulares/Contabilidad/Cuentas a Utilizar en alguna de las modalidades de pago.
Esta ventana sobrepuesta cuenta con los siguientes atributos:
65 |
 Cuenta Bancaria: Persiana de única selección que permite definir la cuenta que
almacenara los valores de la factura de venta a cancelar. Recuerde: El usuario
debe haber creado las cuentas Bancarias por anterioridad mediante el
Administrador/Banco/Cartilla de Cuentas Bancarias. Más información
documento Modulo Administrador proceso Bancos procedimiento Cartilla de
Cuentas Bancarias.
 Número de la Operación: Campo de texto que permite definir el consecutivo o
identificación de la operación en proceso de cancelación.
 Recibí de: Campo de texto que trae por defecto el nombre del cliente al cual se
está vendiendo los artículos y/o servicios. El sistema permite modificar esta
información.
 Realizado por: Persiana de única selección que permite definir el modo en que va
a realizar el pago el cliente. Para esta acción se disponen de las siguientes
opciones:
 Oficina.
 Cheque.
 Cajero Electrónico.
 Transferencia.
Imagen 39 Gestión Ventas: Selección de Cuenta Bancaria.
El sistema dispone de una última Modalidad de Pago, encargada de permitir al usuario

establecer la forma de pago que va a utilizar para cancelar la Factura en proceso, teniendo
en cuenta los registros creados en los Parametros Globales procedimiento Formas de
Pago. Al definir un valor en esta casilla, el sistema despliega de manera automática una
ventana sobrepuesta a la interfaz con las siguientes columnas de configuración:
 Forma de Pago: Persiana de única selección que permite decidir al usuario de

Helisa el tipo de forma de pago que va a utilizar el cliente involucrado en la factura
de venta para cancelarla. Recuerde: Se deben crear las formas de Pago con
66 |
anterioridad para ejecutar esta acción. Más información documento Manual de

Usuario Helisa NIIF proceso Parametros Globales procedimiento Formas de Pago.
 Reservar: Campo de texto que permite la capturar de un valor que será utilizado
para definirlo en la última cuota a pagar por parte del cliente. Recuerde: Este
campo no tiene efecto en la Forma de Pago Manual.
 Aplicar Valor Presente Neto: Casilla de selección que al estar habilitada se encarga
de recalcular el Valor Presente Neto al total de la Factura. Para ejecutar esta
acción de manera exitosa el usuario debe haber establecido a manera satisfactoria
la forma de pago a utilizar y las cuotas a cancelar por parte del usuario.
Para establecer las cuotas de pago de la Factura de Venta por parte del cliente, el usuario
debe establecer los siguientes valores al costado derecho de la interfaz (en caso de no ser
calculados por el sistema):
 Cuotas: Columna que lista de manera vertical el número correspondiente de las

cuotas a pagar por el cliente. Esta columna es únicamente informativa.
 Días: Campo de texto que permite definir la diferencia en días para la cancelación
de la Factura de Venta, es decir las fechas que debe pagar las cuotas con el valor
correspondiente. Recuerde: La fecha establecida para una cuota debe ser superior
a la siguiente.
 Vencimiento: Columna que lista la fecha de vencimiento de cada cuota
establecida por el usuario. Este campo es únicamente informativo.
 Valor: Campo de texto que se encarga de la captura del valor a pagar por parte del
cliente e una cuota en específico.
Imagen 40 Gestión Ventas: Definición de Forma de Pago de la Factura de Venta.
Al presionar la tecla ENTER en la última cuota de pago (encontrándose sin diferencia), el

sistema despliega una ventana con la siguiente información (en caso de hallarse marcada
la opción Aplicar Valor Presente Neto):
67 |
 Tasa a Aplicar: Persiana que permite definir el VPN a utilizar para el documento
Factura de Venta en proceso. Recuerde: El sistema listara los registros creados o
insertados en el sistema. Más información documento Manual de Usuario Helisa
NIIF proceso Parametros Particulares procedimiento Contabilidad función Tasas
de Valor Presente Neto.
 Valor Futuro: Área que informa del valor total de la Factura de Venta en proceso.
 Tasa Efectiva de Interés: Campo de texto que permite modificar la Tasa de Interés
del registro VPN seleccionado en la parte superior. Sobre este valor porcentual se
realizara el cálculo del documento Factura de Venta en proceso.
 Clase de Periodos: Opción que permite definir el intervalo de tiempo en que se va
a ejecutar esta acción.
 Número de Periodos: Campo de texto que permite al usuario definir el número de
periodos en que se calculara el Valor Presente Neto de la Factura de Venta en
gestión.
 Redondear a: Persiana de única selección, que permite al usuario identificar el
tipo de redondeo a utilizar para el resultado del cálculo del Valor Presente Neto en
la Factura de Venta en gestión.
 Valor Presente: Área que informa del valor calculado según los datos concretados
anteriormente.
Imagen 41 Gestión Ventas: Definición del Valor Presente Neto.
Para confirmar la configuración establecida. Presione el botón Aceptar de la venta.
De inmediato el sistema desplegara el cálculo en cuotas de la diferencia resultante entre el

Valor Futuro y el Valor Presente Neto. Ejemplo: Si la diferencia en el cálculo es de $30.000
pesos y se manejaron 6 cuotas quiere decir que a cada mes le corresponde causar $5.000
pesos. Recuerde: Los valores pueden ser modificados a conveniencia del cliente. Esta
opción solo afectara contabilidad NIIF.
68 |
Imagen 42 Gestión Ventas: Cálculo de VPN.
En caso de tener Centros de Costo asociados, el sistema desplegara una ventana

sobrepuesta que los lista para la respectiva selección mediante la tecla ENTER.
Imagen 43 Gestión Ventas: Selección Centro de Costo.
Luego de esta acción se debe confirmar la inserción del documento Factura de Venta.
NOTA: El sistema permite realizar una Factura de Venta de Artículos y Servicios, para tal objetivo
se debe cambiar la estructura mediante la tecla TAB o clic derecho opción Cambiar a….
DEVOLUCION DE REMISION/FACTURA DE VENTA

Documento que permite al usuario vendedor capturar la devolución de un documento tipo
Remisión/Factura de Venta que se encuentran creados en el sistema con anterioridad. Este
documento afecta de manera directa el módulo de Inventarios, Gestión Ventas, Terceros e
Impuestos, Centros de Costo entre otros procesos y procedimientos y en caso del Documento
69 |
Devolución Factura de Venta el módulo de Contabilidad. Para ejecutar de manera adecuada este
procedimiento se deben tener en cuenta las siguientes acciones:
 Luego de establecer el documento a utilizar en la interfaz principal del módulo Asentar

Libros, el usuario debe establecer el cliente al cual efectuó el documento de
Remisión/Factura de Venta.
 El sistema despliega el formulario de inserción de los artículos y/o servicios que serán
devueltos mediante este documento. Para efectuar esta acción se deben realizar las
siguientes acciones:
 Seleccionar el articulo/servicio mediante la combinación de teclas CTRL + ENTER.
Se sobrepone una ventana para la selección y la bodega correspondiente en caso
de ser requerida (solo aplica para artículos).
 Luego de seleccionar el artículo se deben establecer las unidades a devolver a
través de la columna que maneja el mismo nombre. En caso de ser requerido se
debe efectuar la variación de Valor por Unidad.
 El sistema ofrece la posibilidad de realizar la devolución de una o muchas
remisiones/Factura de Venta realizadas anteriores a la fecha. Para utilizar este
procedimiento, se deben invocar las siguientes acciones:
 Devolución Puntual de Muchas Remisiones: Opción que permite efectuar
la devolución de remisiones/Factura de Venta efectuadas en un periodo
de tiempo determinado que se encuentran a partir de una fecha en
específico, esta opción también puede ser invocada mediante la tecla F2.
Al seleccionar esta opción el sistema despliega una pequeña ventana en la
parte superior izquierda que permite establecer los documentos a partir
de qué fecha se utilizaran para la gestión.
Imagen 45 Gestión Ventas: Definición de Fecha para verificar Documentos.
Nota: En caso de definir una fecha no correspondiente, se debe salir del

documento e ingresar de nuevo para realizar la búsqueda.
Luego de establecer la fecha de búsqueda de documentos tipo
Remisión/Factura de Venta, el sistema despliega una ventana que los lista
de manera ordenada para la respectiva selección de los artículos y/o
servicios que hacen parte de la Devolución de la Remisión/Factura de
Venta. En este punto, se deben marcar todos los registros a utilizar
mediante la columna Traer. Para listar los registros de transacciones en el
documento Devolución de Remisión/Factura de Venta presione el botón
Continuar ubicado en la parte inferior izquierda.
70 |
Imagen 46 Gestión Ventas: Remisiones a Devolver.
 Devolución Puntual de una Sola Remisión: Opción que permite buscar un

documento en específico de remisión/Factura de Venta teniendo en
cuenta el tipo de documento Remisión/Factura de Venta utilizado y el
consecutivo manejado por el mismo para efectuar los procesos
correspondientes. Para invocar esta opción se debe presionar la tecla F3.
De inmediato el sistema despliega una pequeña ventana en la parte
superior izquierda de la interfaz para efectuar la respectiva definición.
Imagen 47 Gestión Ventas: Selección de Documento Devolución a utilizar.
En caso de ser correctos los datos a utilizar, el sistema despliega una

ventana que lista el documento remisión/Factura de Venta con sus
respectivos artículos y/o servicios que lo componen para ser seleccionados
y realizar la devolución de alguno en específico mediante el cuadro de
chequeo ubicado en la columna Traer. En caso de ser errónea la
información del documento, el sistema informara de manera inmediata
mediante una ventana sobrepuesta a la interfaz.
Para continuar el proceso presione el botón Continuar que se encuentra

en la parte inferior derecha de la ventana, esto incluye los registros de
transacciones a devolver de la Remisión/Factura de Venta especificada.
71 |
Imagen 48 Gestión Ventas: Lista de Documentos Pendientes (Remisión, Cotización, Pedido).
 Para finalizar el documento Devolución de Remisión/Factura de Venta, presione la

tecla ENTER sobre una transacción en blanco. En caso de manejar Centros de
Costo, el sistema desplegara una ventana que se encarga de listar los registros,
para seleccionar el correspondiente y adecuado a utilizar.
 El sistema desplegara un mensaje sobrepuesto a la interfaz, que se encarga de
permitir al usuario confirmar la Devolución de los artículos/servicios
seleccionados.
Imagen 49 Gestión Ventas: Confirmación de Devolución.
72 |
GESTION COMPRAS DOCUMENTOS GESTION COMPRAS
Serie de documentos que permiten afectar de una manera directa e indirecta el módulo de
inventarios teniendo en cuenta la configuración efectuada para el módulo de Gestión Compras en
los Parametros Particulares y Globales que le apliquen y correspondan a la empresa en proceso.
Para dichas acciones se han ofrecido acciones y procesos que pueden ser aplicados tanto por el
módulo de Gestión Compras como al momento de asentar un libro relacionado. Un ejemplo claro
de la descripción anterior, es la asociación y aplicación de descuentos condicionados a las
diferentes Facturas de Compra de artículos y/o servicios que se piensan adquirir por parte de la
empresa. Recuerde: En estos documentos se podrán realizar acciones de solicitudes de Compras,
confirmación de compras y cancelación de Compras de registros pertenecientes al inventario,
como lo son artículos, kits y Ensambles o a la Cartilla de Servicios, siempre que se tenga habilitadas
las características de configuración establecidas por el sistema.
Luego de establecer la configuración requerida para Asentar un Libro o documento de Gestión

Compras, el sistema desplegara la lista de terceros o proveedores a los cuales se le adquiere un
artículo y/o servicio en específico, según asociación realizada en el módulo Gestión Compras
procedimiento Definir Proveedores. Más información, documento Modulo Gestión Compras.
Recuerde: Para seleccionar el proveedor a comprar artículos/servicios presione la tecla ENTER
sobre el registro o doble clic.
En el punto de lista de proveedores, el software Helisa NIIF dispone al usuario una lista de
opciones invocadas mediante clic derecho o con alguna tecla o combinación de teclas, para
visualizar o configurar algunas características del proveedor o la empresa en gestión:
Notas de Buzón: Opción que permite al usuario desplegara la lista de notas que han sido creadas
para el proveedor seleccionado. Recuerde: El usuario puede realizar la gestión (crear, actualizar,
eliminar) de Notas al Buzón por medio de esta opción. Para invocar esta opción basta con
presionar la tecla F2.
Ordenar: El sistema ofrece la posibilidad de organizar la lista de Proveedores de tres maneras:
 Por Identidad. Combinación de teclas CTRL + I.

 Por Nombre. Combinación de teclas CTRL + N.
 Por Ciudad. Combinación de teclas CTRL + C.
Ajustar Columnas: Opción que se encarga de reducir la longitud de las columnas al ancho de los
caracteres para ajustarlas o dejarlas a nivel con los datos que contienen respecto de los
Proveedores.
Cambiar Actividad Económica ReteCREE: Opción que permite al usuario cambiar la Actividad
Económica de la empresa en gestión para la asignación de la nueva actividad y el porcentaje de
aplicación Retención CREE que le compete. Esta opción también puede ser invocada mediante la
combinación de teclas CRTL + R, que despliega la lista de Actividades Económicas a seleccionar
(ENTER).
73 |
NOTA: Las acciones de modificación efectuadas en este procedimiento, aplicaran para todos los
documentos de Gestión Compras.
El modulo Asentar Libros permite ejecutar los siguientes documentos de afectación al módulo
Inventarios pertenecientes a Gestión Compras:
ORDEN DE COMPRA
Documento que permite al usuario efectuar una solicitud de artículos y/o servicios que maneje la
empresa en gestión a un determinado proveedor establecido en el procedimiento anterior.
Recuerde: Este documento no afecta ni el inventario ni la contabilidad de la empresa. En esta
acción, se realiza el documento Orden de Compra de manera directa.
Nota: Este documento también se puede efectuar desde el módulo de Gestión Compras
procedimiento Sugerido de Compras General y Sugerido de Compras por Artículo.
Para correr el documento de modo adecuada, se deben seguir o tener presentes los siguientes
pasos:
 Luego de seleccionar el Documento Orden de Compra a utilizar, el sistema lista de manera

ordenada (según configuración del usuario) los proveedores que se encuentren creados o
insertados en el sistema. Más información documento Modulo Cuentas por Pagar
procedimiento Administración de Hojas de Vida. Para marcar un registro de proveedor en
específico presione la tecla ENTER o doble clic.
Imagen 01 Gestión Compras: Selección de Proveedores.
 Al iniciar el formulario de la Orden de Compra, el sistema despliega los siguientes atributos

de selección:
 Nombre de Articulo: Columna encargada de la captura de un artículo y/o servicio

perteneciente al Inventario o Cartilla de Servicios que maneje la empresa y que se
encuentre asociado al proveedor definido anteriormente. Para listar las Cartillas,
74 |
presione la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulse el icono que se encuentra al

final del campo.
Imagen 02 Gestión Compras: Lista de Artículos.
En caso de requerir seleccionar un artículo en específico, presione la tecla ENTER y

seleccione la Bodega de Inventario destino. En cambio, si se desea agregar un Servicio,
selecciónelo y presione la tecla ENTER.
 Bodega: En esta columna el sistema listara la bodega seleccionada (en caso de ser
Artículo). Para modificar esta variable, despliegue la persiana de opciones y seleccione
la nueva Bodega a utilizar mediante doble clic o tecla ENTER.
 Unidades: Columna que ofrece al usuario la posibilidad de establecer un valor de tipo

numérico encargado de capturar la cantidad necesaria o requerida para el articulo en
la Orden de Compra.
 Valor Unitario: Campo que lista el valor unitario traído por defecto por el sistema,
para ser modificado o establecido por el usuario para la compra de artículos/servicios
que se deseen incluir en la Orden de Compra. Recuerde: El comprador debe definir un
valor Unitario según el valor permitido de margen de negociación para el usuario en
gestión. Para más Información diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF
proceso Parametros Globales procedimiento Lista de usuarios pestaña Ventas opción
 Valor Total: Campo que se encarga de listar el valor correspondiente a los valores
sostenidos unitarios por la cantidad de artículos/servicios a incluir en la Orden de
Compra. Este campo es modificable.
Se disponen también de las siguientes columnas de carácter informativo respecto a cada

transacción efectuada y permitida en la Orden de Compra:
75 |
 % IVA.
 Valor IVA.
 % Consumo.
 Valor Consumo.
 Valor Descuento Total.
 Valor Descuento Total Adicionado.

 Valor Neto.
 Valor Base.
 Comisión.
 Márgenes.
 Formula.
Para agregar otros artículos y/o servicios, presione la tecla ENTER en la última columna
modificable (Valor Total). El sistema dispone de una serie de Funciones que se pueden invocar
mediante clic derecho o alguna combinación de teclas en específico. Estas opciones se
despliegan en la columna Nombre de Articulo.

de ejecución de la Orden de Compra (articulo/servicio/comentario).
Imagen 04 Gestión Compras: Características por Línea.
76 |

NOTA: Estas características serán listadas en la Orden de Compra en proceso.
 Eliminar: Opción que permite al usuario eliminar una transacción o fila de la Orden
de Compra en proceso. Para continuar el proceso se debe confirmar una ventana
parte del usuario en el documento Orden de Compra o realizar una copia de
seguridad. Esta opción, permite la completa gestión de los datos almacenados.
Resumen de la Orden de Compra.
Luego de esta acción se debe confirmar la inserción del documento Orden de Compra.
NOTA: El sistema permite realizar una Orden de Compra de Artículos y Servicios, para tal
objetivo se debe cambiar la estructura luego de seleccionar el vendedor mediante la tecla
TAB o clic derecho opción Cambiar a ….
ENTRADA DE MERCANCIA
Documento que permite al usuario realizar una entrada o utilización de artículos y/o servicios en
el módulo Inventario de la empresa. Este documento no presenta ni ofrece movimiento en
Contabilidad. El documento Entrada de Mercancía por medio del módulo Gestión Compras maneja
un funcionamiento similar o parecido al documento Entrada de Mercancía por Inventario. El
sistema no permite efectuar esta acción desde modulo Gestión Compras, toca directamente por el
modulo Asentar Libros.
Para ejecutar el documento Entrada de Mercancía por Gestión Compras de manera adecuada,
debe seguir los siguientes pasos:
 Luego de seleccionar el documento Entrada de Mercancía, se debe establecer el

tercero Proveedor a utilizar, que se encuentre insertado o creado en la empresa. Para
más información diríjase al documento Modulo Cuentas por Pagar procedimiento
Administrar Hojas de Vida. Para utilizar un proveedor en específico, presione la tecla
ENTER o pulse doble clic.
77 |
Imagen 05 Gestión Compras: Selección de Proveedor.
Al iniciar el formulario de Entrada de Mercancía por Gestión Compras, el sistema despliega las
siguientes columnas para configurar y visualizar:

final del campo.

78 |

la Entrada de Mercancía.
que se deseen incluir en la Entrada de Mercancía. Recuerde: El comprador debe
definir un valor Unitario según el valor permitido de margen de negociación para el
usuario en gestión. Para más Información diríjase al documento Manual de Usuario
Helisa NIIF proceso Parametros Globales procedimiento Lista de usuarios pestaña
Ventas opción Margen de Negociación.
sostenidos unitarios por la cantidad de artículos/servicios a incluir en la Entrada de
Mercancía. Este campo es modificable.

transacción efectuada y permitida en la Entrada de Mercancía:
 % IVA.
 Valor IVA.
 % Consumo.
 Valor Consumo.
 Valor Neto.
 Valor Base.
 Lista de Precios.
 Comisión.
 Márgenes.
 Bodega.
 Formula.
modificable (Valor Total).
79 |
El sistema dispone de una serie de Funciones que se pueden invocar mediante clic derecho o
alguna combinación de teclas en específico. Estas opciones se despliegan en la columna
Nombre de Articulo.

de ejecución de la Entrada de Mercancía (articulo/servicio/comentario).

NOTA: Estas características serán listadas en la Entrada de Mercancía en proceso.
 Orden de Compra: Opción que permite al usuario traer de un documento tipo
Orden de Compra información a la Entrada de Mercancía. Para efectuar esta
acción se debe presionar la tecla F2, de inmediato el sistema despliega una
ventana sobrepuesta que lista en la parte superior de la interfaz la lista de
Órdenes de Compra y en la parte inferior los artículos y/o servicios pertenecientes
a cada documento. Para utilizar un registro en el documento Entrada de
Mercancía, seleccione los cuadros de chequeo correspondientes en la columna
Marcar.
Para confirmar la utilización de los artículos y/o servicios de la Orden de Compra
presione el botón Continuar, ubicado en la parte inferior derecha.
Entrada de Mercancía en proceso. Para continuar el proceso se debe confirmar
una ventana desplegada sobrepuesta a la interfaz.
parte del usuario en el documento Entrada de Mercancía o realizar una copia de
80 |
Imagen 07 Gestión Compras: Selección de Centro de Costo.
Resumen de la Entrada de Mercancía.
Luego de esta acción se debe confirmar la inserción del documento Entrada de Mercancía.
NOTA: El sistema permite realizar una Entrada de Mercancía de Artículos y Servicios, para
tal objetivo se debe cambiar la estructura luego de seleccionar el vendedor mediante la
tecla TAB o clic derecho opción Cambiar a ….
FACTURA DE COMPRA
Documento encargado de capturar artículos y/o servicios provenientes de Órdenes de Compra o Entradas
de Mercancías para ser cancelados mediante las formas de pago estipuladas por el usuario y afectando las
cuentas contables establecidas en la configuración del documento, de los terceros y las recurrentes a las
formas de Pago.
Para ejecutar de manera adecuada el documento Factura de Compra, el usuario gestor debe realizar los
siguientes pasos:
 Luego de establecer el Documento Factura de Compra a utilizar, se debe seleccionar un tercero tipo
Proveedor encargado de permitir utilizar una serie de artículos y/o servicios que se encuentren
asociados al registro, para utilizarlos en el documento. Para más información diríjase al documento
Modulo Cuentas por Pagar procedimiento Administrar Hojas de Vida. Para marcar o utilizar un
proveedor en específico, presione la tecla ENTER o doble clic.
Luego de esta acción, el sistema ofrece un formulario de inserción y cálculo de información que será
utilizada y generada en la Factura de Compra realizada al proveedor anteriormente seleccionado. Las
columnas del formulario son de edición y visualización:

81 |

final del campo.
Luego de seleccionar un artículo en específico, el sistema ofrece una serie de opciones

invocadas mediante el menú desplegado con clic derecho.
Imagen 09 Gestión Compras: Opciones.
 Las tres primeras opciones son orientadas a la organización de los

artículos en el listamiento anterior. El sistema permite organizar los
artículos por Referencia, Nombre, Código de Barras.
 Actualizar Artículos: Opción que permite realizar una actualización o
consulta de todos los artículos que se encuentren creados en el
inventarios. Recuerde: Esta opción solo aplica con artículos que han sido
creados pero no reconocidos en la lista. Para acceder a esta opción de
manera rápida presione la tecla F5.
82 |
 Actualizar Características del Articulo: Opción que despliega una ventana

sobrepuesta a la interfaz, encargada de listar todas las características
estipuladas para el articulo. Esta opción permite modificarlas a gusto del
usuario.
Imagen 10 Gestión Compras: Características de Articulo.
 Ajusta Columnas: Permite reorganizar las dimensiones de las columnas a

lo ancho.
 Ver ultimas Transacciones de Compras (Articulo): Opción que al ser
de todas las transacciones o documentos efectuados al producto
seleccionado en un periodo de tiempo determinado en meses en la parte
superior de la interfaz. Recuerde: Esta opción es únicamente visual. Para
invocar la opción rápidamente presione la combinación de teclas CTRL + T.
Imagen 11 Gestión Compras: Ultimas Transacciones Compras (Artículos).
83 |
 Ver ultimas Transacción de Compras (proveedores): Opción que al ser

de todas las transacciones o documentos efectuados por parte del clientes
en un periodo de tiempo determinado en meses en la parte superior de la
interfaz. Recuerde: Esta opción es únicamente visual. Para invocar la
opción rápidamente presione la combinación de teclas CTRL + P.
Imagen 12 Gestión Compras: Ultimas Transacciones Compras (Proveedores).


la Factura de Venta.
que se deseen incluir en la Factura de Venta. Recuerde: El comprador debe definir un
valor Unitario según el valor permitido de margen de negociación para el usuario en
gestión. Para más Información diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF
proceso Parametros Globales procedimiento Lista de usuarios pestaña Ventas opción
sostenidos unitarios por la cantidad de artículos/servicios a incluir en la Factura de
Venta. Este campo es modificable.
84 |

transacción efectuada y permitida en la Factura de Venta:
 % IVA.
 Valor IVA.
 % Consumo.
 Valor Consumo.

 Valor Neto.
 Valor Base.
 Comisión.
 Márgenes.
 Formula.
modificable (Valor Total).
El sistema dispone de una serie de Funciones que se pueden invocar mediante clic derecho o
alguna combinación de teclas en específico. Estas opciones se despliegan en la columna
Nombre de Articulo.

de ejecución de la Factura de Compra (articulo/servicio/comentario).
NOTA: Estas características serán listadas en la Factura de Compra en proceso.
 Orden de Compra: Opción que permite al usuario traer de un documento tipo

Orden de Compra información a la Factura de Venta. Para efectuar esta acción se
debe presionar la tecla F2, de inmediato el sistema despliega una ventana
sobrepuesta que lista en la parte superior de la interfaz la lista de Órdenes de
Compra y en la parte inferior los artículos y/o servicios pertenecientes a cada
85 |
documento. Para utilizar un registro en el documento Factura de Venta, seleccione

los cuadros de chequeo correspondientes en la columna Marcar.
Para confirmar la utilización de los artículos y/o servicios de la Orden de Compra
presione el botón Continuar, ubicado en la parte inferior derecha.
 Entrada de Mercancía: Opción que permite al usuario traer de un documento tipo
Entrada de Mercancía información a la Factura de Venta. Para efectuar esta acción
se debe presionar la tecla F3, de inmediato el sistema despliega una ventana
sobrepuesta que lista en la parte superior de la interfaz la lista de Entrada de
Mercancía y en la parte inferior los artículos y/o servicios pertenecientes a cada
documento. Para utilizar un registro en el documento Factura de Venta, seleccione
los cuadros de chequeo correspondientes en la columna Marcar.
Para confirmar la utilización de los artículos y/o servicios de la Entrada de
Mercancía presione el botón Continuar, ubicado en la parte inferior derecha.

Factura de Compra en proceso. Para continuar el proceso se debe confirmar una
ventana desplegada sobrepuesta a la interfaz.
parte del usuario en el documento Factura de Compra o realizar una copia de
servicios o artículos que se encuentren en la Entrada de Mercancía. Recuerde: El servicio
tipo comisión se debe realizar en la última transacción realizada en el documento para
tener en cuenta los artículos y servicios ingresados anteriormente. El sistema ofrece las
siguientes opciones para realizar la respectiva relación:
factura presentes en el documento un Servicio tipo comisión que se encuentre
presentes en el documento Factura de Compra en creación un servicio tipo
comisión creado o insertado en el sistema con anterioridad. Para efectuar esta
acción el sistema despliega la lista de artículos incorporados en el documento de
Factura de Compra en creación al costado derecho de la interfaz para la respectiva
selección mediante la tecla INSERT o doble clic, en caso opuesto la tecla SUPR
para desmarcar los registros.
86 |

Al finalizar el proceso, presione la tecla ENTER en una fila en blanco.
Imagen 13 Gestión Compras: Resumen Factura de Compra.
De inmediato el sistema desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz para permitirle

al usuario (comprador) establecer como se ha de realizar el pago de los artículos y/o
servicios listados en la Factura de Compra por parte del proveedor seleccionado. Para
efectuar esta acción el sistema dispone de las siguientes acciones:
 En la parte superior de la ventana, nombrada Conceptos y Valores, el sistema

despliega todos los datos correspondientes al movimiento ejecutado en el
documento Factura de Compra en creación.
El sistema permite desplegara un menú de opciones en cualquier parte de la pestaña,
encargado de contener las siguientes opciones:
 Cuentas: Opción que permite visualizar las cuentas asignadas a cada Modalidad de
Pago disponible a ejecutar por parte del comprador para un proveedor específico.
El sistema despliega una pestaña de selección con las posibles cuentas a definir
para cada modalidad. En caso de estar establecidas mediante los parámetros de
Gestión Ventas el sistema las listara por defecto. Para invocar esta función,
selecciónela del menú de opciones o pulse la combinación de teclas CTRL + C.
 Observaciones: Opción que permite al usuario realizar observaciones del
documento Factura de Compra en proceso de ejecución. Para esta opción se
dispone de un área de chequeo en la parte inferior derecha. Para invocar esta
opción, selecciónela del menú o pulse la combinación de teclas CTRL + O.
 Cambio Valor de Retención: Procedimiento que permite al usuario realizar un

cambio al valor de la retención que se aplicara a este documento en específico.
Para efectuar esta acción seleccione del menú la opción correspondiente o pulse
la combinación de teclas CTRL + R. El sistema desplegara una ventana sobrepuesta
87 |
a la interfaz para el cálculo debido, que contiene las siguientes columnas a

completar:
 Base: Columna que permite definir el valor de la base sobre la cual se va a

realizar el cálculo de la Retención en la Fuente de la Factura de Compra en
gestión. Recuerde: El valor a definir debe ser establecido con el valor
bruto de la factura sin IVA ni descuentos, el valor bruto de la misma.
 %: Columna que captura un valor que realizara el cálculo porcentual sobre

el valor definido anteriormente.
 Valor: Columna que muestra el valor resultante del cálculo de retención
establecido por el usuario en los campos anteriores. Recuerde: Este valor
puede ser modificado a gusto del usuario.
 Cuenta Retención: Columna que permite definir el número de cuenta a

utilizar para la Retención en la Fuente.
 Cuenta Autorretencion: Columna que permite definir el número de
cuenta que se encargara de la gestión de valores correspondientes a la
Autorretencion.
Para la cancelación de la Factura de Compra el sistema dispone de las siguientes opciones
en la parte inferior de la interfaz:
 Efectivo: Campo de texto que permite realizar la cancelación del producto de
manera inmediata en la totalidad del valor del Documento Factura de Compra. El
sistema almacenara este valor en la cuenta establecida por el usuario al costado
derecho presionando la combinación de teclas CTRL + C.
 Tarjeta de Crédito: Campo que permite definir un valor correspondiente de pago
efectuado por la empresa por medio de una Tarjeta de Crédito. El sistema
almacenara la cantidad descrita en la cuenta correspondiente definida.
 Tarjeta de Débito: Campo de texto que permite definir el valor global o parcial de
la factura de Compra pagado por parte de la empresa al proveedor mediante
Tarjeta Debito. El sistema almacenara la cantidad descrita en la cuenta
correspondiente.
 Cheque: Campo de texto que permite al usuario definir un valor parcial o total de
la factura a ser pagado mediante esta modalidad. El sistema almacenara la
cantidad asignada en la cuenta correspondiente a esta Modalidad de Pago.
 Bonos: Campo de texto que permite al usuario establecer una valor a cancelar
mediante esta Modalidad de Pago. Para efectuar la acción de manera adecuada
defina la cuenta que contendrá los valores de Bonos.
NOTA: Estas modalidades de Pago son de Contado. Por tal motivo no se podrán
realizar pago a cuotas. El sistema permite listar una nueva ventana en caso de
presentar una cuenta correspondiente a Bancos definida en los Parametros
Particulares/Contabilidad/Cuentas a Utilizar en alguna de las modalidades de pago.
Esta ventana sobrepuesta cuenta con los siguientes atributos:
88 |
 Cuenta Bancaria: Persiana de única selección que permite definir la cuenta que
almacenara los valores de la factura de Compra a cancelar. Recuerde: El usuario
debe haber creado las cuentas Bancarias por anterioridad mediante el
Administrador/Banco/Cartilla de Cuentas Bancarias. Más información
documento Modulo Administrador proceso Bancos procedimiento Cartilla de
Cuentas Bancarias.
 Número de la Operación: Campo de texto que permite definir el consecutivo o
identificación de la operación en proceso de cancelación.
 Número del Cheque: Campo de texto que permite definir el identificador único del
cheque.
 Fecha del Cheque: Campo de captura de variable tipo fecha que será utilizada
para la utilización del cheque.
 Páguese a la Orden de: Campo de texto que trae el nombre del proveedor
seleccionado inicialmente, este campo es modificable a gusto de la empresa.
 Documento de Identidad: Campo de texto que muestra el valor de identidad del

proveedor seleccionado anualmente al que va efectuado la acción.
 Realizado por: Persiana de única selección que permite definir el modo en que va
a realizar el pago el cliente. Para esta acción se disponen de las siguientes
opciones:
 Oficina.
 Cheque.
 Cajero Electrónico.
 Transferencia.
El sistema dispone de una última Modalidad de Pago, encargada de permitir al usuario
establecer la forma de pago que va a utilizar para cancelar la Factura en proceso, teniendo
en cuenta los registros creados en los Parametros Globales procedimiento Formas de
Pago. Al definir un valor en esta casilla, el sistema despliega de manera automática una
ventana sobrepuesta a la interfaz con las siguientes columnas de configuración:
 Forma de Pago: Persiana de única selección que permite decidir al usuario de
Helisa el tipo de forma de pago que va a utilizar para cancelar la factura de
Compra para cancelarla. Recuerde: Se deben crear las formas de Pago con
anterioridad para ejecutar esta acción. Más información documento Manual de
Usuario Helisa NIIF proceso Parametros Globales procedimiento Formas de Pago.
 Reservar: Campo de texto que permite la captura de un valor que será utilizado
para definirlo en la última cuota a pagar por parte del cliente. Recuerde: Este
campo no tiene efecto en la Forma de Pago Manual.
 Aplicar Valor Presente Neto: Casilla de selección que al estar habilitada se encarga
de recalcular el Valor Presente Neto al total de la Factura. Para ejecutar esta
89 |
acción de manera exitosa el usuario debe haber establecido a manera satisfactoria

la forma de pago a utilizar y las cuotas a cancelar por parte del usuario.
Para establecer las cuotas de pago de la Factura de Compra por parte del cliente, el
usuario debe establecer los siguientes valores al costado derecho de la interfaz (en caso de
no ser calculados por el sistema):
 Cuotas: Columna que lista de manera vertical el número correspondiente de las
cuotas en que va a realizar el pago. Esta columna es únicamente informativa.
 Días: Campo de texto que permite definir la diferencia en días para la cancelación
de la Factura de Compra, es decir las fechas que debe pagar las cuotas con el valor
correspondiente. Recuerde: La fecha establecida para una cuota debe ser superior
a la siguiente.
 Vencimiento: Columna que lista la fecha de vencimiento de cada cuota

establecida por el usuario. Este campo es únicamente informativo.
 Valor: Campo de texto que se encarga de la captura del valor a pagar por parte del
cliente de una cuota en específico.
Al presionar la tecla ENTER en la última cuota de pago (encontrándose sin diferencia), el
sistema despliega una ventana con la siguiente información (en caso de hallarse marcada
la opción Aplicar Valor Presente Neto):
 Tasa a Aplicar: Persiana que permite definir el VPN a utilizar para el documento
Factura de Compra en proceso. Recuerde: El sistema listara los registros creados o
insertados en el proceso. Más información documento Manual de Usuario Helisa
NIIF proceso Parametros Particulares procedimiento Contabilidad función Tasas
de Valor Presente Neto.
 Valor Futuro: Área que informa del valor total de la Factura de Compra en
proceso.
 Tasa Efectiva de Interés: Campo de texto que permite modificar la Tasa de Interés
del registro VPN seleccionado en la parte superior. Sobre este valor porcentual se
realizara el cálculo del documento Factura de Compra en proceso.
 Clase de Periodos: Opción que permite definir el intervalo de tiempo en que se va
a ejecutar esta acción.
 Número de Periodos: Campo de texto que permite al usuario definir el número de

periodos en que se calculara el Valor Presente Neto de la Factura de Compra en
gestión.
 Redondear a: Persiana de única selección, que permite al usuario identificar el

tipo de redondeo a utilizar para el resultado del cálculo del Valor Presente Neto en
la Factura de Compra en gestión.
 Valor Presente: Área que informa del valor calculado según los datos concretados
anteriormente.
90 |
Para confirmar la configuración establecida. Presione el botón Aceptar de la venta.

De inmediato el sistema desplegara el cálculo en cuotas de la diferencia resultante entre el
Valor Futuro y el Valor Presente Neto. Ejemplo: Si la diferencia en el cálculo es de $30.000
pesos y se manejaron 6 cuotas quiere decir que a cada mes le corresponde causar $5.000
pesos. Recuerde: Los valores pueden ser modificados a conveniencia del cliente. Esta
opción solo afectara contabilidad NIIF.
Imagen 14 Gestión Compras: Selección de Centro de Costo.
En caso de tener Centros de Costo asociados, el sistema desplegara una ventana

sobrepuesta que los lista para la respectiva selección mediante la tecla ENTER.
Resumen de la Factura de Compra.
Luego de esta acción se debe confirmar la inserción del documento Factura de Compra.
NOTA: El sistema permite realizar una Factura de Compra de Artículos y Servicios, para tal
objetivo se debe cambiar la estructura luego de seleccionar el vendedor mediante la tecla
TAB o clic derecho opción Cambiar a …..
DEVOLUCION DE ENTRADA DE MERCANCIA/FACTURA DE COMPRA

Documento que permite al usuario vendedor capturar la devolución de un documento tipo
Remisión/Factura de Compra que se encuentran creados en el sistema con anterioridad. Este
documento afecta de manera directa el módulo de Inventarios, Gestión Compras, Terceros e
Impuestos, Centros de Costo entre otros procesos y procedimientos y en caso del Documento
Devolución Factura de Compra el módulo de Contabilidad. Para ejecutar de manera adecuada este
procedimiento se deben tener en cuenta las siguientes acciones:
 Luego de establecer el documento a utilizar en la interfaz principal del módulo Asentar

Libros, el usuario debe establecer el cliente al cual efectuó el documento de Entrada de
Mercancía/Factura de Compra.
 El sistema despliega el formulario de inserción de los artículos y/o servicios que serán
devueltos mediante este documento. Para efectuar esta acción se deben realizar las
siguientes acciones:
91 |
 Seleccionar el articulo/servicio mediante la combinación de teclas CTRL + ENTER.

Se sobrepone una ventana para la selección y la bodega correspondiente en caso
de ser requerida (solo aplica para artículos).
 Luego de seleccionar el artículo se deben establecer las unidades a devolver a

través de la columna que maneja el mismo nombre. En caso de ser requerido se
debe efectuar la variación de Valor por Unidad.
 El sistema ofrece la posibilidad de realizar la devolución de una o muchas Entrada

de Mercancía/Factura de Compra realizadas anteriores a la fecha. Para utilizar
este procedimiento, se deben invocar las siguientes acciones:
 Devolución Puntual de Muchas Entrada de Mercancía/Factura de
Compra: Opción que permite efectuar la devolución de Entrada de
Mercancía/Factura de Compra efectuadas en un periodo de tiempo
determinado que se encuentran a partir de una fecha en específico, esta
opción también puede ser invocada mediante la tecla F2. Al seleccionar
esta opción el sistema despliega una pequeña ventana en la parte superior
izquierda que permite establecer los documentos a partir de qué fecha se
utilizaran para la gestión.
Nota: En caso de definir una fecha no correspondiente, se debe salir del
documento e ingresar de nuevo para realizar la búsqueda.
Luego de establecer la fecha de búsqueda de documentos tipo Entrada de
Mercancía/Factura de Compra, el sistema despliega una ventana que los
lista de manera ordenada para la respectiva selección de los artículos y/o
servicios que hacen parte de la Entrada de Mercancía/Factura de Compra.
En este punto, se deben marcar todos los registros a utilizar mediante la
columna Traer. Para listar los registros de transacciones en el documento
Devolución de Entrada de Mercancía/Factura de Compra presione el botón
Continuar ubicado en la parte inferior izquierda.
Imagen 15 Gestión Compras: Selección de Fecha para Devolución.
 Devolución Puntual de una Sola Entrada de Mercancía/Factura de

Compra: Opción que permite buscar un documento en específico de
Entrada de Mercancía/Factura de Compra teniendo en cuenta el tipo de
documento Entrada de Mercancía/Factura de Compra utilizado y el
consecutivo manejado por el mismo para efectuar los procesos
correspondientes. Para invocar esta opción se debe presionar la tecla F3.
De inmediato el sistema despliega una pequeña ventana en la parte
superior izquierda de la interfaz para efectuar la respectiva definición.
92 |
En caso de ser correctos los datos a utilizar, el sistema despliega una

ventana que lista el documento Entrada de Mercancía/Factura de Compra
con sus respectivos artículos y/o servicios que lo componen para ser
seleccionados y realizar la devolución de alguno en específico mediante el
cuadro de chequeo ubicado en la columna Traer. En caso de ser errónea la
información del documento, el sistema informara de manera inmediata
Para continuar el proceso presione el botón Continuar que se encuentra
en la parte inferior derecha de la ventana, esto incluye los registros de
transacciones a devolver de la Entrada de Mercancía/Factura de Compra
especificada.
Imagen 16 Gestión Compras: Selección de Documentos a Devolver.
 Para finalizar el documento Devolución de Entrada de Mercancía/Factura de

Compra, presione la tecla ENTER sobre una transacción en blanco. En caso de
manejar Centros de Costo, el sistema desplegara una ventana que se encarga de
listar los registros, para seleccionar el correspondiente y adecuado a utilizar.
Imagen 17 Gestión Compras: Selección Centro de Costo.
93 |
INVENTARIOS DOCUMENTOS INVENTARIOS
Serie de documentos encargados de gestionar las características y existencias de artículos que se

encuentren en la empresa ingresados en las diferentes Bodegas de la empresa que pertenezca a
un Grupo de Inventario en específico. Recuerde: La información ofrecida por cada documento
puede tener relaciones próximas o anteriores en otros módulos como lo pueden ser Gestión
Compras, Gestión Ventas, Contabilidad, entre otros, según las acciones o documentos que se
requieran ejecutar.
Al requerir afectar el módulo de inventarios por parte de la empresa anfitriona, se dispone de la

posibilidad de ejecutar los documentos por el modulo Asentar Libros o por el módulo de
Inventarios, en este punto de la guía se hará alusión a los documentos que se pueden ejecutar por
medio del módulo Asentar Libros, como lo son los siguientes:
SALDOS INICIALES DE INVENTARIO

Documento que permite establecer las cantidades y valores iniciales que se encuentran en la
empresa en una bodega y grupo de inventario en específico de los artículos creados o insertados
en el sistema. Para efectuar esta acción luego de seleccionar el tipo de documento Saldos Iniciales
Inventario, el sistema despliega el siguiente formato de captura:
 Nombre del Articulo: Columna que permite al usuario utilizar invocar los artículos a
seleccionar y definir los saldos iniciales para cada uno de los seleccionados. Para invocar
esta acción, presione la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono al final
del campo. El sistema despliega una ventana sobrepuesta que lista todos los artículos que
se encuentran creados o insertados para su respectiva selección y asignación a las bodegas
correspondientes. Para confirmar un artículo y bodega presione la tecla ENTER o doble
clic.
 Bodega: Columna que permite reasignar a la transacción del articulo anteriormente

seleccionado, la bodega a utilizar.
 Cantidad: Columna que permite definir el número de existencias que se encuentran

presentes y disponibles en el sistema para el documento Saldos Iniciales que van a ser
parte de las existencias en el Inventario de la empresa.
 Precio Unitario Local: Columna que permite definir el valor unitario de compra en
Contabilidad de Reconocimiento Local.
 Precio Unitario NIIF: Columna que permite definir el valor unitario de la compra en
Contabilidad de Reconocimiento NIIF.
94 |
Imagen 01 Inventarios: Saldos Iniciales Inventarios.
Para confirmar la transacción del artículo, presione la tecla ENTER. Si desea realizar de nuevo el
proceso anteriormente descrito. Para finalizar el documento Saldos Iniciales de Inventario
presione ENTER sobre una transacción en blanco y confirme el mensaje desplegado.
Imagen 02 Inventarios: Saldos Iniciales Inventarios.
NOTA: Este documento solo se debe realizar una vez en la empresa Al intentar ejecutarlo de
nuevo, el sistema lo tomara como una modificación teniendo en cuenta las transacciones descritas
y ejecutadas con anterioridad por el usuario. No se cambiara de consecutivo.
ENTRADA DE MERCANCIA
Documento que permite al usuario agregar una serie de existencias de artículos pertenecientes al
inventario para la gestión y comercialización en la empresa. Para ejecutar esta acción de manera
adecuada, se deben seguir los siguientes pasos:
 Luego de establecer el documento de Entrada de Mercancía a utilizar, el sistema despliega

los siguientes objetos gráficos encargados de la selección y configuración de ingreso de
existencias de artículos:
95 |
 Nombre de Articulo: Columna que permite al usuario utilizar invocar los artículos a
seleccionar y definir las existencias para cada uno de los seleccionados. Para invocar
esta acción, presione la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono al
final del campo. El sistema despliega una ventana sobrepuesta que lista todos los
artículos que se encuentran creados o insertados para su respectiva selección y
asignación a las bodegas correspondientes. Para confirmar un artículo y bodega
presione la tecla ENTER o doble clic.
 Bodega: Para definir una nueva bodega de ubicación del artículo de entrada de
existencias de la mercancías. Presione la combinación de teclas CTRL + ENTER para
desplegar las bodegas de la empresa pertenecientes al inventario y seleccione la
correspondiente a almacenar la cantidad de existencias por artículos productos de la
entrada de mercancía.
 Cantidad: Campo columna que permite la captura de un carácter de tipo numérico

que se encarga de establecer el número de existencias necesarias para un artículo
determinado.
 Valor Unidad Local: Campo de texto que trae un valor de un artículo para establecerlo
o modificarlo según las necesidades y requerimientos de Entrada de Mercancía
efectuada por el usuario.
Recuerde: Los valores por unidad ingresados solo aplican para el reconocimiento en la
Contabilidad Local en la empresa.
Imagen 03 Inventarios: Lista de Artículos.
Para insertar el documento, el usuario presionar la tecla ENTER en una transacción en blanco y
confirmar el mensaje de inserción desplegado mediante una ventana.
96 |
DEVOLUCION DE ENTRADA DE MERCANCIA

Documento que permite devolver existencias de artículos ingresados mediante un documento tipo
Entrada de Mercancía anteriores a la fecha de ejecución de la Devolución de existencias.
Recuerde: Este documento permite incluir de nuevo las existencias de artículos en las bodegas del
inventario afectadas en el documento anterior (Entrada de Mercancía). Para ejecutar de manera
adecuada este procedimiento, el usuario debe realizar los siguientes pasos:
 Al establecer el documento Devolución de Salida de Mercancía, el sistema despliega una

pestaña de única selección para marcar el Tipo de Devolución a utilizar:
 Global: Opción que permite al usuario seleccionar cualquier tipo de artículo y
efectuar la devolución de Entrada de Mercancía correspondiente. En caso de
establecer una cantidad superior a las existencias que han entrado, el sistema no
permite ejecutar el documento.
Sugerencia: Para comprobar los datos realice una Consulta del módulo
Inventarios. Más información documento Modulo Inventarios.
Para ejecutar el documento presione la tecla ENTER y el sistema de inmediato
despliega el siguiente formato por columnas:
 Nombre de Articulo: Para seleccionar un artículo a Devolver de manera
global, el usuario debe presionar la combinación de teclas CTRL + ENTER y
seleccionar de la Lista de Artículos el registro a utilizar con la tecla ENTER
o doble clic. El sistema despliega la lista de bodegas para ser seleccionada
de manera automática.
 Lista de Bodegas: Para desplegar la lista de Bodegas de Inventario del
sistema presione la combinación de teclas CTRL + ENTER y selecciónela
con la tecla ENTER o doble clic.
97 |
 Cantidad: En esta columna el usuario define el número de existencias que

serán devueltas para el artículo seleccionado en la bodega de Inventario
indicada.
 Precio Unitario Local: Columna que permite definir o establecer el valor
unitario de cada existencia de artículo seleccionado anteriormente en una
bodega específico.
Para ingresar una nueva transacción, el usuario debe presionar la tecla ENTER al
finalizar el registro. Para finalizar el documento Devolución de Entrada de
Mercancía de manera Global, presione la tecla ENTER en una transacción en
blanco.
 Puntual: Al intentar efectuar una Devolución de Entrada de Mercancía mediante
un documento de Entrada de Mercancía, el usuario debe seleccionar el Tipo de
Devolución Puntual, que despliega la lista de documentos de Entrada de
Mercancías efectuados a la fecha de la Devolución de Entrada de Mercancía. Para
devolver ciertas existencias al inventario de un documento en específico,
selecciónelo mediante la tecla ENTER o doble clic. En el formulario el sistema
desplegara la información básica de cada documento y solo permite modificar la
columna UNIDADES DEVUELTAS.
Imagen 05 Inventarios: Devolución Puntual. Lista de Documentos.
Recuerde: El valor que aquí se digita no debe ser mayor al número de Entradas de
mercancía. En caso de establecer el valor de unidades a devolver de todos los
artículos presione la tecla ENTER y acepte el mensaje de confirmación del
documento. Sugerencia: Si desea verificar las existencias devueltas, realice una
Consulta de Inventarios. Más información documento Modulo Inventarios.
98 |
AJUSTE POR INVENTARIO FISICO

Documento que permite realizar un ajuste físico entre los datos contenidos por el modulo
Inventarios y los existencias relevantes presentadas físicamente por la empresa. Para efectuar esta
acción se debe establecer la siguiente configuración:
 Luego de establecer el documento de Ajuste de Inventario Físico a utilizar, el usuario debe

definir la bodega que será afectada por parte del usuario y los artículos determinados a
variar las existencias en específico.
 Para dicha modificación de datos de existencias, el sistema despliega un formulario con las
 Nombre de Articulo: Columna que permite listar mediante una ventana sobrepuesta a
la interfaz los registros de artículos que se encuentran creados en la Cartilla de
Artículos de la empresa en gestión, para ser seleccionados y definir el número de
existencias resultantes del conteo físico efectuado por la empresa. Recuerde: Esta
acción solo afectara el artículo en una bodega determinada. No se realiza de manera
global. Para desplegar la lista de Artículos, presione la combinación de teclas CTRL +
ENTER y luego seleccione el articulo a definir el nuevo valor de conteo físico y presione
la tecla ENTER o doble clic.
De inmediato, el sistema despliega una pequeña ventana sobrepuesta que permite

visualizar y configurar los siguientes datos:
 Cantidad en Libros: Casilla que muestra la cantidad de existencias del artículo

seleccionado en los diferentes Libros realizados en el software Helisa NIIF. Es
decir, el número a visualizar despliega las existencias presentes del artículo en
una bodega determinada del módulo Inventarios. Para visualizar las
existencias fácilmente de un producto determinado, realice una Consulta
Global de Inventario.
 Conteo Físico: Campo que permite definir el valor de existencias del articulo
seleccionado en la bodega establecida resultante del conteo físico efectuado.
 Diferencia: Campo que despliega la diferencia entre las existencias en los

Libros y las existencias dadas por resultado en el Conteo Físico. Para agregar
esta caracterización en el documento presione la tecla ENTER. Este campo es
el único modificable o actualizable de la ventana.
 Costo Local: Campo que informa del valor costo del artículo en
reconocimiento Local.
 Costo NIIF: Campo que informa del valor costo del artículo en reconocimiento
NIIF.
99 |
Imagen 06 Inventarios: Ajuste por Inventarios Físico.
 Si desea realizar la asignación de un nuevo artículo incluido en el conteo físico realice el

proceso anterior para todos los registros de artículos requeridos. Para finalizar el
documento, presione ENTER en una fila de transacción en blanco y confirme el mensaje
desplegado en la ventana sobrepuesta a la interfaz.
AJUSTE AL COSTO
Documento que permite al usuario cambiar el valor de costo de un artículo en reconocimiento
Local o NIIF por medio de diferentes acciones de actualización, ya sea por ítem (registro de
articulo), Grupo de Inventario, documento de SII (Saldos Iniciales de Inventario), EM (Entrada de
Mercancía), o de forma Automática.
Para ejecutar de manera adecuada este documento se deben tener presentes las siguientes
acciones:
 Al establecer el documento a utilizar de Ajuste al Costo de Inventario por de los registros

creados en Parametros Particulares Lista de Documentos.
 Se despliegan una serie de objetos gráficos para la selección y adecuación del modo de
ejecución de la Actualización del ajuste al Costo de artículos que manejen reconocimiento
NIIF o Local. Para tal acción, se disponen los siguientes objetos:
 Efectuar por: Persiana de única selección que permite decidir al usuario el modo en
que se va a efectuar o ejecutar la actualización del costo según reconocimiento de los
diferentes artículos que sean requeridos y necesarios por la empresa anfitriona de la
información.
 Ítem: Al seleccionar esta opción, el sistema permite realizar el Ajuste al Costo de

manera particular y específica para cada artículo que se encuentre en los Libros
(Cartilla de Artículos). Para efectuar de manera adecuada de Ajuste al Costo por
artículo, el sistema despliega el siguiente formato de configuración:
100 |
 Nombre de Articulo: Columna que permite definir el articula al cual se le va a

efectuar el ajuste al Costo. Para tal acción, se debe presionar la combinación
de teclas CTRL + ENTER para desplegar la lista de Artículos a través de una
ventana sobrepuesta a la interfaz. Para seleccionar un registro en específico
presione la tecla ENTER.
Esta acción, se encarga de desplegar una ventana para definir el cálculo de

ajuste que será aplicado al artículo seleccionado, que maneja las siguientes
características de configuración:
 Modalidad: Persiana que permite definir de qué manera se va a

efectuar el Ajuste al Costo para el artículo seleccionado. Se permite
realizar ajuste del Costo Unitario del artículo o al Costo Total de todas
las existencias del artículo.
 Ajustar por: Persiana de única selección que permite al usuario definir
el modo en que se realizara el proceso de Ajuste al Costo (Unitario o
Total). El sistema ofrece dos opciones de cálculo para el ajuste al
costo:
 Porcentaje.
 Precio.
 Tipo Modalidad: Persiana que permite definir el modo en que se
afectara el costo del articulo ya sea de modo unitario o total teniendo
en cuenta el tipo de Ajuste que se va a utilizar para el cálculo. La
selección de esta opción permite establecer si el costo del artículo:
 Incremento.
 Decremento.
101 |
Para confirmar la configuración de Ajuste al Costo, presione la tecla ENTER. De

inmediato, se habilitaran las demás columnas de configuración y visualización.
 Ajuste: Según el modo de Ajuste seleccionado para el articulo (Porcentaje o

Precio), el usuario debe estipular el valor a utilizar en el Ajuste al Costo que
será calculado sobre el articulo adicionando y prestando atención al Tipo de
Modalidad a utilizar (incremento o decremento).
Imagen 08 Inventarios: Ajuste al Costo de Inventario.
El sistema despliega dos columnas de información del Costo Unitario Local/NIIF

(según selección) y Costo Total (Local/NIIF).
Luego de realizar la definición de Ajuste, el usuario puede realizar el Ajuste al

Costo de otro Artículo teniendo en cuenta las directrices establecidas
anteriormente. Nota: El usuario debe repetir el proceso anterior.
 Grupo: Al marcar esta opción, se realiza un Ajuste al Costo de todos los artículos
pertenecientes a un Grupo de Inventario en específico. Es decir, se desea realizar
un ajuste al Costo del 3% de manera Incremental, esto implica que todos los
artículos se les implementara un aumento de costo del 3 % de los pertenecientes
al grupo seleccionado. Para ejecutar esta acción de manera adecuada se deben
tener en cuenta los siguientes pasos:
 Nombre del Grupo: Campo que permite invocar la Lista de Grupos de

Inventario de la empresa, mediante la combinación de teclas CTRL + ENTER.
De inmediato, se despliega los registros de grupos de Inventarios del sistema
para ser seleccionados mediante la tecla ENTER o doble clic. Al realizar este
procedimiento, el sistema despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz que
permite el Cálculo de Ajuste que será utilizado y empleado para cada uno de
los artículos pertenecientes a un Grupo de Inventario en específico:
102 |
 Modalidad: Persiana que permite definir de qué manera se va a

efectuar el Ajuste al Costo para el Grupo de Inventario seleccionado.
Se permite realizar ajuste del Costo Unitario promedio del Grupo de
Inventario o al Costo Total de todas las existencias del artículo
pertenecientes a un Grupo de Inventario.
 Ajustar por: Persiana de única selección que permite al usuario definir
el modo en que se realizara el proceso de Ajuste al Costo (Unitario o
Total). El sistema ofrece dos opciones de cálculo para el ajuste al
costo:
 Porcentaje.
 Precio.
 Tipo Modalidad: Persiana que permite definir el modo en que se
afectara el costo del Grupo del Inventario ya sea de modo unitario o
total teniendo en cuenta el tipo de Ajuste que se va a utilizar para el
cálculo. La selección de esta opción permite establecer si el costo del
artículo:
 Incremento.
 Decremento.
Imagen 09 Inventarios: Lista de Grupos de Inventario.
Para confirmar la configuración de Ajuste al Costo, presione la tecla ENTER. De

inmediato, se habilitaran las demás columnas de configuración y visualización.
 Ajuste: Según el modo de Ajuste seleccionado para el articulo (Porcentaje o

Precio), el usuario debe estipular el valor a utilizar en el Ajuste al Costo que
será calculado sobre el articulo adicionando y prestando atención al Tipo de
Modalidad a utilizar (incremento o decremento).
103 |
Imagen 10 Inventarios: Cálculo del Ajuste.
El sistema despliega dos columnas de información del Costo Unitario Local/NIIF

(según selección) y Costo Total (Local/NIIF).
Luego de realizar la definición de Ajuste, el usuario puede realizar el Ajuste al

Costo de otro Artículo teniendo en cuenta las directrices establecidas
anteriormente. Nota: El usuario debe repetir el proceso anterior.
Recuerde: En cada modo de efectuar la acción, el sistema requiere que le definir el tipo de
reconocimiento contable que va a tener el artículo, que se realiza mediante el atributo
Realizar en, que ofrece dos opciones:
 Local.
 NIIF.
AJUSTE POR INFLACION AL INVENTARIO

Documento que permite al usuario efectuar la modificación del valor porcentual correspondiente
al Ajuste al Costo de todos los documentos y transacciones efectuadas anteriores a la fecha. Para
efectuar este documento se deben tener en cuenta los siguientes datos:
 Luego de seleccionar el documento de Ajuste por Inflación al Inventario, el sistema

despliega un pequeño formulario compuesto por la lista de meses (aunque solo habilita el
periodo actual), para establecer el valor de Ajuste por Inflación que será utilizado en el
periodo actual.
 Para confirmar el valor de ajuste digitado, presione la tecla ENTER y confirme la ventana
de confirmación, para el debido registro del documento.
104 |
Imagen 11 Inventarios: Ajuste por Inflación de Inventarios.
Nota: Los Ajustes Integrales, pueden ser calculados, en caso de no haberlos definido en
parámetros Globales o recalculados en caso de ya encontrarse definidos y se requiere una
variación porcentual. Se recomienda realizar este documento a final de cada mes en Orden
consecutivo (Enero, Febrero, Marzo…).
TRASLADO ENTRE BODEGAS

Documento que permite sustentar el traslado de existencias de uno o más artículos determinados
de una bodega X a una bodega Y determinadas por el usuario. Este documento afecta
directamente las Bodegas del Inventario y las existencias de los artículos en una Bodega
determinada. Este documento no tiene afectación en el módulo de Contabilidad. Para ejecutar de
manera adecuada este documento, tenga presente los siguientes pasos:
 Luego de seleccionar el documento de Traslado por Bodegas a utilizar, el usuario debe

establecer los siguientes atributos:
 Bodega Origen: Persiana de única selección que contiene todas las bodegas que se
encuentren creadas y vigentes en el sistema para seleccionar la que contiene las
existencias de los artículos que van a cambiar de bodega. Recuerde: Esta bodega
debe tener existencias del artículo.
 Bodega Destino: Persiana que lista todas las bodegas que se encuentran creadas
en la empresa, para determinar la bodega destino de las existencias de artículos a
trasladar.
 Para confirmar debidamente la utilización de las bodegas seleccionadas anteriormente,
presione la tecla ENTER.
 El sistema ofrece un formato para la selección de artículos y cantidades a trasladar:
 Nombre de Articulo: Columna que permite definir el artículo que va a ser
trasladado entre las bodegas anteriormente establecidas. Para efectuar esta
105 |
acción, se debe presionar la combinación de teclas CTRL + ENTER o el icono que se

encuentra al final del campo. Recuerde: El sistema listara todos los registros de
artículos que se encuentren en la Cartilla de Artículos y en modo Activado.
El sistema despliega una ventana con los registros para la selección de los mismos
mediante la tecla ENTER o doble clic.
 Cantidad: En este campo se debe definir un valor igual o inferior al número de
existencias del artículo en la Bodega Origen que van a ser trasladadas a la Bodega
Destino.
Imagen 12 Inventarios: Traslado Entre Bodegas.
Para saltar de línea presione la tecla ENTER. En caso de requerir trasladar otro artículo,
realice el proceso anterior. Si desea finalizar el documento, presione la tecla ENTER en una
transacción en blanco y confirme el mensaje desplegado.
SALIDA DE MERCANCIA
Documento que permite al usuario efectuar una modificación de manera directa a las existencias
de los artículos que aquí se determinan y así mismos afectar las cuentas reconocidas y
relacionadas para cada uno de ellos en Contabilidad. Este documento, se utiliza para marcar
salidas de mercancía del inventario e igualmente afectar los costos de los artículos de manera
contable. Recuerde: Para afectar de manera contable mediante este documento el usuario debe
tener definidas las cuentas correspondientes al documento Salida de Mercancía en el Grupo de
Inventario. Más información documento Manual de Usuario Helisa NIIF proceso Inventarios
procedimiento Grupos de Inventario.
 Luego de establecer el documento de Salida de Mercancía, el sistema despliega un

formato con las siguientes características:
 Nombre de Articulo: Columna que permite al usuario desplegar la lista de
artículos que se encuentran insertados en el sistema mediante la utilización de la
106 |
combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono que se encuentra al final

del cuadro. Para seleccionar un artículo presione la tecla ENTER o pulse doble clic
sobre el mismo. Al seleccionar un artículo, el sistema despliega de manera
inmediata la ventana de Bodegas de Inventario con las respectivas existencias de
cada uno. Más información columna a continuación.
 Bodega: Para desplegar la Lista de Bodegas del inventario, presione la
combinación de teclas CTRL + ENTER o el icono que se encuentra al final del
campo de texto, seleccionar la bodega a utilizar con la tecla ENTER o doble clic.
Recuerde: La bodega a seleccionar debe tener existencias del artículo marcado
anteriormente para darle salidas.
 Cantidad: Columna que permite al usuario definir el número de existencias de un
artículo determinado que van a salir del sistema.
Recuerde: Los valores digitados en este campo no deben ser superiores a la
cantidad de existencias del artículo que contiene la bodega.
 Para ingresar otro artículo, realice el mismo procedimiento en la transacción en blanco
desplegada en la parte inferior luego de confirmar la anterior, esto se efectúa mediante la
tecla ENTER en la columna Cantidad.
 Para finalizar el documento presione la tecla ENTER y confirme el mensaje desplegado
Imagen 13 Inventarios: Salida de Mercancía.
Sugerencia: En caso de requerir verificar la acción efectuada, realice una consulta Global de
Inventarios.
107 |
DEVOLUCION DE SALIDA DE MERCANCIA

Documento que permite al usuario registrar en el sistema la devolución de existencias de un
artículo determinado efectuada mediante el documento Salida de Mercancía. Recuerde: Este
documento permite incluir de nuevo las existencias de artículos en las bodegas del inventario
afectadas en el documento anterior (Salida de Mercancía). Para ejecutar de manera adecuada este
procedimiento, el usuario debe realizar los siguientes pasos:
 Al establecer el documento Devolución de Salida de Mercancía, el sistema despliega una

pestaña de única selección para marcar el Tipo de Devolución a utilizar:
 Global: Opción que permite al usuario seleccionar cualquier tipo de artículo y
efectuar la devolución de Salida de Mercancía correspondiente. En caso de
establecer una cantidad superior a las existencias que han salido, el sistema
tomara las restantes como una entrada de mercancía.
Ejemplo:
Salida de Mercancía: Articulo X salieron 20 existencias.
Devolución de Salida: Articulo X Devuelven 80 existencias.
El sistema realiza la devolución de 20 existencias y realice una Entrada por 60,
aunque el sistema utiliza todas como entradas de mercancía. Aunque su
movimiento se ve reflejado para este documento.
Sugerencia: Para comprobar los datos realice una Consulta del módulo
Inventarios. Más información documento Modulo Inventarios.
Para ejecutar el documento presione la tecla ENTER y el sistema de inmediato
despliega el siguiente formato por columnas:
 Nombre de Articulo: Para seleccionar un artículo a Devolver de manera
global, el usuario debe presionar la combinación de teclas CTRL + ENTER y
seleccionar de la Lista de Artículos el registro a utilizar con la tecla ENTER
o doble clic. El sistema despliega la lista de bodegas para ser seleccionada
de manera automática.
 Lista de Bodegas: Para desplegar la lista de Bodegas de Inventario del
sistema presione la combinación de teclas CTRL + ENTER y selecciónela
con la tecla ENTER o doble clic.
 Cantidad: En esta columna el usuario define el número de existencias que
serán devueltas para el artículo seleccionado en la bodega de Inventario
indicada.
 Precio Unitario Local: Columna que permite definir o establecer el valor
unitario de cada existencia de artículo seleccionado anteriormente en una
bodega específico.
Para ingresar una nueva transacción, el usuario debe presionar la tecla ENTER al
finalizar el registro. Para finalizar el documento Devolución de Salida de
Mercancía de manera Global, presione la tecla ENTER en una transacción en
blanco.
108 |
Imagen 14 Inventarios: Devolución Global.
 Puntual: Al intentar efectuar una Devolución de Salida de Mercancía mediante un

documento de Salida de Mercancía, el usuario debe seleccionar el Tipo de
Devolución Puntual, que despliega la lista de documentos de Salida de
Mercancías efectuados a la fecha de la Devolución de Salida de Mercancía. Para
devolver ciertas existencias al inventario de un documento en específico,
selecciónelo mediante la tecla ENTER o doble clic. En el formulario el sistema
desplegara la información básica de cada documento y solo permite modificar la
columna UNIDADES DEVUELTAS. Recuerde: El valor que aquí se digita no debe ser
mayor al número de salidas de mercancía. En caso de establecer el valor de
unidades a devolver de todos los artículos presione la tecla ENTER y acepte el
mensaje de confirmación del documento. Sugerencia: Si desea verificar las
existencias devueltas, realice una Consulta de Inventarios. Más información
documento Modulo Inventarios.
Imagen 15 Inventarios: Devolución Puntual.
109 |
TRANSLADO CON CONTABILIDAD

Documento que permite reconocer los movimientos de los documentos anteriores que afectan las
cuentas contables que se encuentran ligadas a los mismos mediante los Grupos del Inventario.
Recuerde: Este documento solo se debe realizar si el sistema tiene por método de Conexión a la
contabilidad por Lotes sin importar el tipo de Lote a utilizar. Luego de establecer el documento
Traslado de Contabilidad a manejar, el usuario debe tener en cuenta las siguientes características
informativas y de configuración:
 En la parte superior el sistema despliega la característica de información Contabilización

por Lotes que lista el tipo de conexión con contabilidad que está utilizando la empresa.
Más información documento Manual de Usuario Helisa NIIF proceso Inventarios
procedimiento Generalidades.
 En la parte central, se despliega un calendario del mes actual para seleccionar los días o
semanas a incluir en el Traslado a Contabilidad en proceso. Para marcar un día en
específico el usuario puede utilizar doble clic o la tecla INSERT en caso opuesto la tecla
SUPR. Para marcar o desmarcar de manera global utilice el icono ubicado en la parte
superior izquierda del calendario.
 Para iniciar el traslado a Contabilidad, se debe presionar el botón Aceptar ubicado en la
parte inferior de la interfaz. En caso de presentar inconvenientes en relacionar un
documento ejecutado por falta de cuentas contables en los grupos de Inventario realice la
modificación. Más información documento Manual de Usuario Helisa NIIF proceso
Inventarios procedimiento Grupos de Inventario.
 Para verificar la información conectada a contabilidad, realice una consulta del módulo
Administrador. Más información documento Modulo Administrador pestaña
Contabilidad.
Imagen 16 Inventarios: Traslado a Contabilidad.
110 |
Sugerencia: El documento Traslado a Contabilidad, se debe realizar antes de efectuar el cierre de

periodo. En caso de no realizarlo, el sistema no reconocerá la contabilidad afectada por el
inventario en un mes específico. Para solucionar este inconveniente, devuélvase al mes anterior,
ejecute el documento Traslado a Contabilidad. Si ya ha realizado el documento Traslado de
Contabilidad del próximo mes, diríjase a Utilitarios y elimínelo.
CONCILIACION CON CONTABILIDAD

Este documento realiza un análisis de los valores actuales de la información contable y la
encontrada en el módulo de Inventarios en el mes en que se realice el documento Conciliación
Con Contabilidad, además de efectuar un análisis de información permite realizar un ajuste o
validación de información mediante dos opciones desplegadas por el sistema luego de establecer
el documento Conciliación con Contabilidad a utilizar:
 El proceso registra las diferencias por cada cuenta contable según los valores registrados
en el módulo inventarios (En caso de descuadre entre Contabilidad e Inventarios, el
sistema siempre le dará prioridad a la información Inventarios). Los nuevos registros, de
ser necesario, se guardaran con el Tipo de Documento y Número de Documento asignado
previamente (documentos realizados anteriormente).
 Este proceso determina las diferencias de los documentos entre los módulos de Inventario
y Contabilidad reconstruyendo los asientos contables de acuerdo a los costos registrados
en el movimiento de Inventarios. Los registros contables se guardaran con el mismo
Número, Tipo y Fecha que aparecen en el Inventario las Conciliaciones y Traslados a
Contabilidad efectuados en este periodo serán remplazados por los documentos
generados en este proceso.
Luego de establecer el modo de Conciliación con Contabilidad a utilizar, presione el botón

Aceptar.
Imagen 17 Inventarios: Conciliación con Contabilidad.
111 |
IMPORTACIONES DOCUMENTOS IMPORTACIONES
Serie de documentos encargados de gestionar las características del módulo Importaciones y

afectar de manera directa los módulos de Inventarios (por los artículos a importar) y Módulo
Administrador (Valores contables de las transacciones efectuadas). Recuerde: Los documentos a
utilizar mediante el modulo Asentar Libros deben realizarse en un orden específico para que
surtan efecto en los diferentes módulos a afectar. Todas las transacciones efectuadas mediante los
documentos de Importaciones serán visualizadas mediante consultas e informes disponibles en el
módulo Importaciones, más información documento Modulo Importaciones.
ORDEN DE COMPRA
Documento que permite realizar una Orden de Compra por Importación de diferentes artículos
por parte de la empresa anfitriona. Para efectuar este documento de manera exitosa el usuario
debe tener parametrizado el modulo Importaciones en los Parametros Particulares y algunas
opciones de Parametros Globales. Más información documento Manual de Usuario Helisa NIIF.
Recuerde: Este documento no afecta el módulo de Inventarios ni el módulo de Administrador.

Tiene un funcionamiento similar al documento Orden de Compra del módulo Gestión Compras.
Al seleccionar el documento de Orden de Compra a utilizar para la gestión, el usuario debe

establecer los siguientes valores:
 COMPRADO A (*): Campo de texto que permite al usuario gestor establecer el tercero al
cual se le va a adquirir el artículo que se desea importar. Para efectuar esta acción, se
debe presionar la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsar el icono , para desplegar
la lista de Terceros que se encuentran creados o insertados a la fecha en el sistema. Al
desplegarse la lista de Terceros, seleccione el registro del proveedor mediante la tecla
ENTER o doble clic. Recuerde: Si desea más información correspondiente a la gestión de
terceros, diríjase al documento Modulo Administrador pestaña Terceros e Impuestos
procedimiento Cartilla de Nits y/o Cedulas.
 COMPRADO EN (*): Persiana de selección que permite al usuario establecer el lugar de
ubicación donde se van a adquirir los artículos parte de la importación. Para esta acción el
sistema despliega todos los registros de la Lista de países gestionados mediante los
Parametros Globales. Recuerde: Para más información de la gestión de países diríjase al
documento Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña Parametros Globales procedimiento
Lista de Países.
 IMPORTADO DESDE (*): Persiana de única selección en donde se debe establecer el país
desde donde se importan los artículos. El sistema despliega todos los registros de países
ingresados en la Lista de Países de los Parametros Globales.
 CONDICIONES (*): Campo de texto que permite definir las diferentes características y
cualidades de la Orden de Compra que se utilizaran para la importación. Para completar
de manera satisfactoria las condiciones se debe establecer los siguientes atributos:
112 |
 FECHA DE ENTERGA: Campo de texto donde se debe establecer la fecha de

entrega de los artículos que hacen parte de la Orden de Pago.
 INCOTERM (*): En este atributo el usuario debe seleccionar el tipo de Termino
Internacional de Comercio que será utilizado para llevar a cabo la negociación de
los artículos a importar. Recuerde: Cada INCOTERM maneja una funcionalidad y
operatividad diferente dependiendo la orientación y configuración establecida
para cada una de ellas. Si desea gestionar las INCOTERMS diríjase al documento
Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña Parametros Particulares procedimiento
Términos Internacionales de Comercio-INCOTERMS. Para seleccionar la
INCOTERM adecuada, el usuario debe presionar en el campo de texto la
combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono y presionar la tecla
ENTER sobre el registro adecuado.
 MONEDA DE COMPRA (*): Persiana de selección que permite establecer el tipo de
moneda de negociación que será utilizada para la compra de los artículos
mediante el documento de Importación que se encuentra en proceso de creación.
El sistema establece en esta pestaña de selección, todos los registros gestionados
por el usuario en Monedas y Tasas de Cambio. Más información, documento
Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña Parametros Particulares procedimiento
Monedas y Tasas de Cambio.
 TRM (*): Campo de texto que permite establecer el valor de la Tasa
Representativa del Mercado de la moneda seleccionada en el objeto anterior. Solo
permite la captura de texto de caracteres numéricos, que serán utilizados para
establecer el equivalente en pesos de la moneda seleccionada.
 CONDICIONES: Área de texto donde se deben establecer las condiciones para que
se efectué la importación de los artículos. Este atributo es únicamente
informativo.
 OBSERVACIONES: Área de texto que permite determinar unas observaciones
correspondientes con el documento de Importación.
Imagen 01 Importaciones: Condiciones Orden de Compra.
113 |
En la parte inferior de la interfaz, el sistema despliega una serie de columnas de información y

caracterización:
 PRODUCTO: Campo que permite definir el artículo que se va a importar mediante la
Orden de compra. Para desplegar la cartilla de artículos, presione la combinación de teclas
CTRL + ENTER o pulse el icono que se encuentra al final del campo de texto . Al listarse
los artículos, el usuario debe seleccionar el registro a utilizar en la Orden de Compra
mediante doble clic o pulsando la tecla ENTER. Más información de la gestión de los
artículos, documento Modulo Inventarios pestaña Inventario procedimiento Crear
Artículos.
 UNIDAD: Columna informativa que lista el nombre de la Unidad utilizada por el artículo.
Este valor debe ser establecido por cada registro de artículo en la Cartilla de Artículos. No
aplica para Conceptos de Importación.
 DESCRIPCION: Campo de texto que permite definir una característica especial del articulo
seleccionado.
 CANTIDAD: Campo de texto que permite definir al usuario el número de artículos que
serán llamados a importar en el documento Orden de Compra en gestión. Recuerde: Se
pueden cambiar los valores de aplicación por cantidad de los Conceptos de Importación
invocados mediante la INCOTERM seleccionada para efectuar la transacción.
 VALOR UNITARIO: Columna que permite definir el valor correspondiente para cada
Concepto de Importación y Articulo seleccionado en la Orden de Compra. El valor total
será calculado a partir de la definición del valor Unitario con las cantidades establecidas a
Importar.
 TOTAL LOCAL / TOTAL “MONEDA”: Columnas de visualización que listan los valores
correspondientes dependiendo del Valor Unitario y Cantidad establecidos.
 DOC FUENTE: Campo de texto donde se debe asignar el nombre único del documento
Fuente utilizado para efectuar la acción.
Para finalizar el documento Orden de Compra de Importaciones, el usuario debe presionar el
botón Aceptar ubicado en la parte inferior de la interfaz. Para abortar el proceso, el usuario debe
presionar el botón Cancelar o tecla ESC (Escape).
Imagen 02 Importaciones: Orden de Compra agregada.
114 |
DOCUMENTO DE IMPORTACION
Documento que se debe elaborar de manera inicial para marcar el comienzo de una importación a
realizar por parte de la empresa anfitriona. En este documento se deben establecer los diferentes
valores y características de la importación de artículos a efectuar. Recuerde: Este documento no
realiza ingreso de información al módulo Inventarios pero si afecta el módulo de Contabilidad.
Al seleccionar el Documento de Importación a utilizar, el usuario debe completar los siguientes
atributos:
 COMPRADO A (*): Campo que permite al usuario desplegar la lista de Terceros que se
encuentran creados o insertados en la empresa, para determinar el proveedor de los
artículos a importar. Para desplegar los terceros, el usuario debe presionar la combinación
de teclas CTRL + ENTER o pulsar el icono ubicado al final del campo de texto. Para
marcar el tercero se debe presionar la tecla ENTER o doble clic. Recuerde: Si desea más
información correspondiente a la gestión de terceros, diríjase al documento Modulo
Administrador pestaña Terceros e Impuestos procedimiento Cartilla de Nits y/o Cedulas.
Imagen 03 Importaciones: Lista de Terceros.
 INCOTERM (*): En este atributo el usuario debe seleccionar el tipo de Termino

Internacional de Comercio que será utilizado para llevar a cabo la negociación de los
artículos a importar. Recuerde: Cada INCOTERM maneja una funcionalidad y operatividad
diferente dependiendo la orientación y configuración establecida para cada una de ellas. Si
desea gestionar las INCOTERMS diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF
pestaña Parametros Particulares procedimiento Términos Internacionales de Comercio-
INCOTERMS. Para seleccionar la INCOTERM adecuada, el usuario debe presionar en el
campo de texto la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono y presionar
la tecla ENTER sobre el registro adecuado.
115 |
Imagen 04 Importaciones: Términos Internacionales de Comercio.
 COMPRADO EN (*): Persiana de única selección que permite definir el país donde se
encuentra ubicado el tercero seleccionado en el campo Comprado a. Recuerde: Para más
información de la gestión de países diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF
pestaña Parametros Globales procedimiento Lista de Países.
 IMPORTADO DESDE (*): Persiana de única selección que permite al usuario definir el país
de donde se va a importar los diferentes productos que se encuentran en gestión por
parte de la empresa. Recuerde: Para más información de la gestión de países diríjase al
documento Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña Parametros Globales procedimiento
Lista de Países.
 PUESTO EN: Campo de texto que permite al usuario digitar el nombre de un lugar donde
van a llegar los artículos que se desean importar.
 AGENTE DE ADUNA: Campo de texto que permite definir el nombre del tercero
correspondiente que se ha encargado de ser el agente de aduana de la importación que se
encuentra en proceso de creación. Para desplegar la lista de terceros presione la
combinación de teclas CTRL + ENTER o seleccione el icono ubicado al final del objeto.
 MONEDA DE COMPRA (*): Persiana de selección que permite establecer el tipo de
moneda de negociación que será utilizada para la compra de los artículos mediante el
documento de Importación que se encuentra en proceso de creación. El sistema establece
en esta pestaña de selección, todos los registros gestionados por el usuario en Monedas y
Tasas de Cambio. Más información, documento Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña
Parametros Particulares procedimiento Monedas y Tasas de Cambio.
 TRM (*): Campo de texto que permite establecer el valor de la Tasa Representativa del
Mercado de la moneda seleccionada en el objeto anterior. Solo permite la captura de
texto de caracteres numéricos, que serán utilizados para establecer el equivalente en
pesos de la moneda seleccionada.
 FECHA ENTREGA: Campo de texto donde se debe establecer el valor tipo fecha en el cual
se efectuara la entrega de los artículos establecidos en el Documento de Importación.
 OBSERVACIONES: Área de texto que permite determinar unas observaciones
correspondientes con el documento de Importación.
Luego de establecer los valores anteriores, el usuario debe presionar la tecla ENTER para modificar
los valores correspondientes de los Conceptos de importación utilizados mediante la INCOTERM
116 |
seleccionada para el documento de Importación. El sistema despliega las siguientes columnas de

captura y visualización de información:
 ARTICULO/CONCEPTO: Columna donde se listan todos los registros de Conceptos de

Importación que son traídos por el sistema de la INCOTERM seleccionada por el usuario
para el documento de Importación en gestión y listar todos los artículos que se
encuentren insertados o creados por la empresa en el módulo de Inventarios. Para listar
los registros, ya sean de Conceptos de Importación o Artículos el usuario debe seleccionar
el campo de texto y pulsar la tecla ENTER o el icono ubicado al final.
 UNIDAD: Columna informativa que lista el nombre de la Unidad utilizada por el artículo.
Este valor debe ser establecido por cada registro de artículo en la Cartilla de Artículos. No
aplica para Conceptos de Importación.
 PROVEEDOR: Columna que permite definir el proveedor que será utilizado para agregar el
artículo en el Documento de Importación en gestión. Recuerde: El sistema le asigna por
defecto el tercero seleccionado en el atributo Comprado a.
 CANTIDAD: Campo de texto que permite definir al usuario el número de artículos que
serán llamados a importar en el documento de Importación en gestión. Recuerde: Se
pueden cambiar los valores de aplicación por cantidad de los Conceptos de Importación
invocados mediante la INCOTERM seleccionada para efectuar la transacción.
 VALOR UNITARIO: Columna que permite definir el valor correspondiente para cada
Concepto de Importación y Articulo seleccionado en el Documento de Importación. El
valor total será calculado a partir de la definición del valor Unitario con las cantidades
establecidas a Importar.
 TOTAL LOCAL / TOTAL “MONEDA”: Columnas de visualización que listan los valores
correspondientes dependiendo del Valor Unitario y Cantidad establecidos.
 DISTRIBUIR LOCAL/NIIF COSTO POR: Persiana de única selección que permite al usuario
decidir el método de distribución de cálculos de costo de los artículos y/conceptos de
Importación mencionados en el documento de Importación.
 DOC FUENTE: Campo de texto donde se debe asignar el nombre único del documento
Imagen 05 Importaciones: Documento de Importación.
117 |
Para agregar más registros de artículos/Conceptos de Importación, el usuario debe presionar la

tecla ENTER en la última columna y repetir el proceso de asignación explicado anteriormente.
Al costado inferior izquierdo de la interfaz, el usuario puede establecer o decidir la acción a
realizar mediante los botones desplegados:
 Orden de Compra: Botón que al ser seleccionado permite desplegar la Lista de Órdenes de
Compra realizadas a la fecha por parte de la empresa. Para seleccionar una Orden de
Compra presione la tecla ENTER o selecciónela mediante doble clic para traer la
información manejada en la Orden de Compra al documento de Importación.
Imagen 06 Importaciones: Lista de Órdenes de Compra.
 Abrir Librería: Opción que despliega una ventana de navegación de directorios para la
selección de las simulaciones realizadas en el módulo de Importaciones e incluirlas en el
documento de Importación en gestión. Más información de las simulaciones, diríjase al
documento Modulo Importaciones procedimiento Simulador.
Imagen 07 Importaciones: Abrir Simulación.
118 |
 Aceptar: Botón que permite agregar el Documento de Importación al sistema. En caso de

presentar inconvenientes o inexistencias, el usuario debe visualizar la información al
costado inferior. El sistema permite la selección de cuentas de tipo NIIF en caso de no
estar definidas en los Conceptos de Importación.
Imagen 08 Importaciones: Selección de Cuentas.
Al finalizar adecuadamente el documento, el sistema despliega la siguiente ventana sobre puesta a

la interfaz:
Distribución del Valor de Conceptos al Costo Local: En esta interfaz, el sistema lista todos los
registros de artículos o servicios vinculados en el documento de Importación. El sistema despliega
los atributos de captura correspondientes a los conceptos por cada artículo. Recuerde: El valor
establecido en la interfaz de documento de Importación es unitario. Esta ventana permite
modificar únicamente los valores por artículo, es decir se tomara el valor definido en la interfaz y
se listara repartido teniendo en cuenta la cantidad por artículo.
Imagen 09 Importaciones: Distribución de Valor Conceptos al Costo Local.
119 |
Luego de realizar la distribución por artículo, el sistema despliega la ventana:

Distribución del Valor de Conceptos al Costo NIIF: En esta ventana se debe establecer los valores
correspondientes que serán utilizados por parte de la empresa para la información NIIF del
documento de Importación en gestión.
Imagen 10 Importaciones: Distribución de Valor Conceptos al Costo NIIF.
Luego de establecer la distribución de valores de los Conceptos por artículos, el usuario debe
establecer los centros de Costo que contendrán la información del documento que se encuentra
en gestión. Por ejemplo: se debe asignar la cuenta de afectación para el centro de costo de
Inventarios, y Gastos de Importación.
Imagen 11 Importaciones: Selección de Centro de Costo.
Al establecer los Centros de Costo para cada cuenta afectada en el Documento de Importación, el
sistema despliega la información Contable correspondiente con los datos establecidos mediante el
Documento de Importación, donde se debe establecer el Ajuste correspondiente.
120 |
Para finalizar el documento seleccione el botón ENTER y confirme la ventana desplegada. Esta
interfaz es de manera Local, para la información NIIF se debe efectuar de igual manera, realizando
el ajuste de Débitos y Créditos. Presione la tecla ENTER en el último registro efectuado y confirme
el mensaje desplegado en la ventana sobrepuesta para el reconocimiento del movimiento del
Documento de Importación.
Imagen 12 Importaciones: Información Contable Local.
Imagen 13 Importaciones: Información Contable NIIF.
CAUSACIÓN
La utilización del Documento de Causación, depende en gran forma del método de importación
utilizado por parte de la empresa como compradora de un artículo en específico por importación.
Para adecuar este documento, el usuario debe tener en cuenta los siguientes factores:
121 |
 Cuando se realizan los procesos de Importación mediante una SIA (Sociedad de

Intermediación Aduanera), el comprador (empresa en gestión) quien le encarga a la SIA la
importación solo conoce los costos en los que se incurrieron con la importación, solo hasta
el final del proceso, es decir, cuando la SIA entrega la mercancía y todos los documentos
soporte de los costos incurridos. Mediante este proceso, el documento de Causación no
será utilizado frecuentemente.
 Cuando se realiza el proceso de Importación es realizado por completo o gran parte por
parte del propio comprador (empre en gestión), este documento se utilizara en la medida
en la que el comprador va incurriendo en costos y va recibiendo los documentos soporte
de los mismos. En este caso, a medida que suceden o acontecen costos correspondientes
con los artículos a importa, el usuario mediante el documento de Causación ira
registrando, causando o sumando estos costos de importación o importaciones en
progreso.
Recuerde: Este documento no afectara ni registrar información en el módulo de Inventarios. El
módulo de Contabilidad se verá afectado de manera directa según las cuentas establecidas para
los Conceptos de Importación e impuestos utilizados.
Luego de establecer el documento de Causación a utilizar, el usuario debe completar los siguientes
datos:
 CONCEPTO: Columna que permite al usuario seleccionar el concepto de Importación a
incluir en el documento de Causación de costos de importación generados mediante estos
procesos. Para seleccionar el Concepto de Importación a utilizar, el usuario debe presionar
la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsar el icono ubicado al final del campo. De
inmediato el sistema despliega la lista de conceptos ingresados en el sistema. Para
seleccionar un Concepto de Importación en concreto presione la tecla ENTER o doble clic.
Más información relacionada con la gestión de Conceptos de Importación diríjase al
documento Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña Parametros Particulares
procedimiento Conceptos de Importación.
Imagen 14 Importaciones: Conceptos de Importación.
122 |
 PROVEEDOR: Columna que permite seleccionar el proveedor de un Concepto de

Importación en específico. Para seleccionar un proveedor el usuario debe desplegar la
Lista de Terceros que se encuentran registrados en el sistema, para efectuar esta acción se
debe presionar la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono . De
inmediato se despliegan los terceros, para seleccionar alguno en específico presione la
tecla ENTER o doble clic.
Imagen 15 Importaciones: Lista de Terceros.
 VALOR: Campo de texto que permite definir y distribuir el valor a pagar del Concepto de
Importación seleccionado entre los diferentes Documentos de Importación.
 IMPORTACIONES: Columna que contiene una persiana de selección que permite repartir
el valor establecido en el atributo anterior entre los diferentes Documentos de
Importación que se encuentran registrados a la fecha en el sistema que involucran el
Concepto de Importación a causar.
Imagen 16 Importaciones: Lista de Documentos de Importaciones.
 DOC FUENTE: Campo de texto donde se debe asignar el nombre único del documento
123 |
 TARIFA/VALOR IVA: Columnas de información de la tarifa y valor a causar establecido

para el concepto de importación. Recuerde: El valor de IVA será calculado dependiendo el
porcentaje definido en el Concepto de Importación.
Luego de establecer todos los Conceptos de Importación a causar mediante el documento de

Causación, el usuario debe presionar el botón Aceptar ubicado en la parte inferior derecha o por
el contrario el botón Cancelar o tecla ESC (Escape) para abortar el proceso.
Imagen 17 Importaciones: Selección de Centros de Costo.
Recuerde: En caso de manejar centros de costo, el usuario debe definirlos para cada cuenta
afectada mediante este proceso.
El sistema desplegara la información contable local para realizar el ajuste de créditos y débitos
afectados mediante la acusación de Conceptos de Importación.
Imagen 18 Importaciones: Selección de Cuentas a afectar.
124 |
Luego de establecer la información Local a afectar, el sistema despliega la información NIIF para
realizarle el mismo ajuste. Para finalizar el documento presione la tecla ENTER en una transacción
en blanco y confirme el mensaje desplegado mediante una ventana sobrepuesta a la interfaz.
Imagen 19 Importaciones: Confirmación registro de Documento de Causación de Importaciones.
NACIONALIZACIÓN
Documento de carácter obligatorio utilizado por el usuario para realizar los registros de los
procesos de nacionalización de todos y cada uno los artículos a importar mediante los documentos
de Importación para retirarlos de la aduana. Lo que realmente le interesa al programa son los
costos que se causan mediante el documento de Nacionalización como el valor del Arancel y el
valor del Impuesto al Valor Agregado, en caso de que se utilice. Hasta el momento todo lo que se
ha causado mediante los documentos de Importación y Causación son los conceptos e información
relevante de impuestos en las diferentes cuentas establecidas por el usuario de los grupos de
Inventario para las mercancías en tránsito. La contrapartida es la establecida por el usuario, ya sea
porque ocurrió un pago de mercancía, o se debe causar con una cuenta por pagar o cruzar contra
la cuenta correspondiente para los anticipos.
Al seleccionar el documento de nacionalización a utilizar, el sistema despliega los siguientes

atributos que deben ser configurados por parte del usuario gestor para llevar a cabo la
nacionalización o causación mediante los siguientes pasos:
El sistema despliega una interfaz que lista todos los registros de Documentos de Importación que
se hayan efectuado anteriores de la fecha de realización del documento de Nacionalización. En la
parte inferior de la ventana, luego de seleccionar el documento, el sistema visualizara las
características (conceptos y artículos) que le conforman. Para utilizar un documento, el usuario
debe seleccionarlo y pulsar el botón Aceptar.
125 |
Imagen 20 Importaciones: Lista de Documentos de importación.
El sistema de inmediato despliega la configuración básica que se debe efectuar para el debido
establecimiento de la nacionalización de los artículos pertenecientes al Documento de
Importación Seleccionado. Para configurar la Nacionalización de la Importación se deben
completar los siguientes atributos:
 Cambiar de “Moneda” a “Dólares” con esta TRM: Cuadro de chequeo que permite
habilitar el campo de texto para modificar el valor TRM que se va a utilizar para la
nacionalización de la Importación seleccionada. Este campo no es obligatorio. Todas las
importaciones en el caso de Colombia deben ser establecidas en Dólares.
 Valor TRM (*): Campo de texto que permite definir el nuevo valor TRM de la moneda a
utilizar por parte del usuario en la nacionalización que será el nuevo equivalente en pesos
de la moneda de negociación.
Imagen 21 Importaciones: Selección de Tercero en Nacionalización.
126 |
 Contabilizar a (*): Campo que permite establecer el tercero encargado de colaborar con la
nacionalización de la importación en gestión. Para desplegar la lista de Terceros, el usuario
debe pulsar la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsar el icono . De inmediato se
listaran todos los registros de terceros ingresados en la empresa. Más información diríjase
al documento Modulo Administrador pestaña Terceros e Impuestos procedimiento
Cartilla de Nits y/o Cedulas.
Luego de establecer los valores de monedas y terceros, el usuario debe establecer los valores
correspondientes para las siguientes filas de articulos incluidos en el documento de Importacion
que se van a nacionalizar.
 Artículo: Columna que lista el nombre de todos los artículos incluidos en el documento de
Importación seleccionado a Nacionalizar. No modificable.
 Disponible para Nacionalizar: Columna que muestra la cantidad establecida en el
Documento de Importación que hace parte de la negociación y la nacionalizada. No
modificable.
 Cantidad a Nacionalizar: Columna que permite definir un valor inferior de cantidad de
artículos a importar, teniendo en cuenta el valor establecido en el documento de
Importación (visualizado en la columna anterior al costado derecho).
 Valor Unitario: Columna que lista el valor unitario de cada artículo a importar que se ha
establecido en el Documento de Importación. No modificable.
 Valor Total: Calculo total establecido entre la cantidad de artículos a importar y el valor
unitario de artículo. No modificable.
 Arancel: Campo de texto que permite establecer el porcentaje de Arancel que será
cobrado al comprador en la Nacionalización de la Importación en proceso. Este valor se
debe establecer para cada artículo/producto a incluir en la nacionalización. Todos los
productos deben manejar la misma base arancelaria.
 IVA: Columna que informa del valor porcentual del Impuesto al Valor Agregado que será
cobrado por cada producto incluido en el documento de nacionalización.
Imagen 22 Importaciones: Nacionalización de la Importación.
127 |
En la parte inferior de la interfaz se pueden observar los diferentes valores discriminados de

costos de la Nacionalización de Mercancía en proceso.
Para finalizar el proceso de Nacionalización de la Importación, el usuario debe presionar el botón

Aceptar ubicado en la parte inferior derecha o el botón Cancelar o tecla ESC (Escape) para abortar
el proceso.
En caso de manejar Centros de Costo, el sistema desplegara la lista de centros para asignar a cada
cuenta afectada en el proceso de Nacionalización, como lo son impuestos, aranceles y conceptos
afectados.
Imagen 23 Importaciones: Selección de Centro de Costo.
Luego de establecer el Centro de Costo a afectar, el sistema despliega la información Contable

Local para realizar la contrapartida correspondiente. Para finalizar el ajuste en contabilidad Local
el usuario debe presionar la tecla ENTER en una transacción en blanco y aceptar la ventana
sobrepuesta de confirmación.
Imagen 24 Importaciones: Información de Contabilidad Local.
128 |
En caso de manejar Información Contable NIIF, el usuario debe realizar la respectiva contrapartida
para el ajuste del documento y presionar la tecla ENTER en una transacción en blanco y confirmar
la ventana sobrepuesta a la interfaz.
Imagen 25 Importaciones: Información de Contabilidad NIIF.
ENTRADA PARCIAL DE MERCANCIA

Documento que permite al usuario registrar el ingreso de mercancías encargadas en cada uno de
los documentos de Importación que se hayan efectuado, que aún se encuentren activos al
inventario sin tener que efectuar el proceso de cierre de importación, sin olvidar que este ingreso
de mercancía aun no quedara costeado definitivamente puesto que hasta el cierre de Importación
se tendrá la información completa para poder efectuar este proceso, pero este documento
permitirá tener mercancía disponible en el inventario para realizar una venta o salida de
Mercancía. Tampoco se debe olvidar que al costo al cual se registra la entrada parcial, se
modificara cuando se realice el cierre de la importación a la cual pertenece la mercancía.
Al seleccionar el documento de Entrada de Mercancía por Importación a utilizar, el sistema

despliega la siguiente ventana sobrepuesta a la interfaz:
 En la parte superior de la ventana se listan todos los documentos de Importación

realizados por la empresa en periodos anteriores a la elaboración del documento de
Entrada de Mercancía.
 En la parte inferior se listaran los conceptos y artículos que hacen parte del documento de
Importación seleccionado en la parte superior.
Para utilizar un Documento de Importación en concreto, selecciónelo y presione el botón Aceptar

ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.
129 |
Imagen 26 Importaciones: Selección de Importación (Entrada de Artículos).
De inmediato el sistema listara todos los artículos pertenecientes al Documento de Importación

con las unidades disponibles a realizar la entrada de mercancía. Para establecer la cantidad de
artículos diríjase a la columna Entrada y digite un valor igual o inferior a las unidades disponibles
mediante el Documento de Importación.
Imagen 27 Importaciones: Documento de Entrada de Mercancía.
NOTA: La única columna modificable es “Entrada”, las demás son de carácter informativo, dicha
información es establecida únicamente en el Documento de Importación.
Para confirmar la Entrada de mercancía de algunos productos, el usuario debe presionar el botón
Aceptar ubicado en la parte inferior derecha o por el contrario, el botón Cancelar o tecla ESC
(Escape) para abortar el procedimiento.
130 |
Al presionar el botón Aceptar, el sistema despliega la lista una ventana sobrepuesta a la interfaz
que permite definir la bodega destino de los artículos que van a ingresar por importación.
Recuerde: La gestión de bodegas se realiza mediante la Lista de Bodegas. Más información,
documento Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña Parametros Particulares proceso Inventarios
procedimiento Lista de Bodegas.
La ventana sobrepuesta a la interfaz Entrada de Artículos Importados, maneja la siguiente

organización:
 Ingresar a: Persiana de selección que lista todos los registros de bodegas que se
encuentren creados o insertados en el sistema para asignar en cual se van a almacenar los
artículos en Entrada por Importación en proceso. El sistema permite dos maneras de
asignar cantidad a las bodegas:
 Bodega Específica: El usuario selecciona una bodega en específico y en dicha
bodega, se debe almacenar la cantidad correspondiente de artículos a ingresar
mediante la Entrada por Importación en gestión.
 Múltiples Bodegas: Al seleccionar esta opción de la persiana, el sistema permite al
usuario distribuir la cantidad de artículos en varias bodegas de la empresa,
siempre que la sumatoria sea exactamente la cantidad total de la entrada de
Importación.
Recuerde: Sea cual sea la selección de Ingreso a, el usuario debe definir la cantidad
artículo por artículo.
Imagen 28 Importaciones: Entrada de Artículos Importados. Distribución por Bodegas.
Como el documento afecta también la contabilidad, el usuario debe seleccionar el centro de costo
correspondiente para las cuentas utilizadas.
131 |
CIERRE DE IMPORTACION
Documento que permite finalizar todo el proceso de Importación para el software Helisa NIIF. Al
realizar el Documento Cierre de Importación, el sistema simplemente cerrara y costeara la
mercancía con la información cargada mediante los demás documentos o si es el caso como
cuando se contrata con una SIA, se podrá cargar toda la información de conceptos de Importación
ocurridos durante todo el proceso de este documento para poder costear la mercancía.
Recuerde: El documento de Cierre de Importación, permite al usuario causar definitivamente los

costos y gastos efectuados en el proceso de importación de un Documento de Importación en
específico. A partir de este momento ya no se podrán realizar modificaciones ni ajustes a los
costos ni gastos ya sea en reconocimiento Local y/o NIIF.
Al seleccionar el documento de Cierre de Importación a utilizar, el usuario debe realizar los

siguientes pasos:
Selección de la Importación (Cierre): Ventana sobrepuesta a la interfaz que se encarga de listar

todos los documentos de Importación que han sido nacionalizados por parte del usuario. Para
utilizar un registro de Documento de Importación en específico, presione el botón Aceptar.
Imagen 29 Importaciones: Selección de Importación (Cierre).
El sistema desplegara la ventana de Conceptos de Importación invocados en la INCOTERM

utilizada para la importación de artículos, con la información correspondiente de Costos y Gastos
en reconocimiento Local y NIIF según tipo de contabilidad manejada por la empresa. El sistema
permite realizar una Causación de Ingresos, en este punto es modificable cualquier columna de
Costo y Gasto Local y NIIF afectada por el documento en gestión.
Recuerde: Las modificaciones afectadas en la acusación de los Conceptos de importación

utilizados alteran directamente los valores de importación de los artículos involucrados en el
Cierre de Importación (Todos los pertenecientes al Documento de Importación seleccionado).
132 |
Imagen 30 Importaciones: Conceptos de Importación.
Para modificar la acusación de Conceptos, el usuario debe dirigirse a la parte inferior de la interfaz
y seleccionar un Concepto de Importación mediante doble clic. De inmediato se desplegara una
ventana sobrepuesta a la interfaz que permite modificar los costos y gastos (Local/NIIF) utilizados
en el documento. Para confirmar los cambios realizados presione el botón Aceptar ubicado en la
parte inferior derecha de la ventana.
Imagen 31 Importaciones: Causación de Conceptos.
Recuerde: El usuario puede eliminar o adicionar Conceptos de Importación en el

documento Cierre de Importación. Para efectuar esta acción se dispone de un menú de
opciones desplegado mediante clic derecho. Para agregar un Concepto de Importación,
presione la tecla INSERT, acción que despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz que
133 |
permite configurar el nuevo Concepto a Incluir. Para agregar el concepto, el usuario debe
presionar el botón Aceptar ubicado en la parte inferior derecha.
Imagen 32 Importaciones: Agregar Concepto de Importación
Para eliminar un registro de Concepto de Importación, el usuario debe presionar la tecla

SUPR (Suprimir) o clic derecho opción Eliminar.
Para continuar el proceso de Cierre de Importación, presione el botón Siguiente ubicado en la

parte inferior derecha. El sistema desplegara la Distribución de Costos Local ejecutada por los
documentos tipo Entrada por Importación Parcial realizadas por la empresa. En esta interfaz, el
usuario puede modificarlos valores correspondientes de Nacionalización por artículo, y conceptos
de Importación utilizados según la INCOTEMR utilizada para llevar a cabo la negociación.
Imagen 33 Importaciones: Distribución de Costos Local.
134 |
Para continuar a la siguiente interfaz presione el botón Siguiente ubicado en la parte inferior
derecha. El sistema desplegara la Distribución de Costos NIIF ejecutada por la empresa en los
diferentes Documentos tipo Entrada de Importación Parcial y los que no han sido reconocidos en
la Entrada de Mercancía, en este punto se podrán efectuar modificaciones de Conceptos de
Importación por cada artículo perteneciente al documento.
Imagen 34 Importaciones: Distribución de Costos NIIF.
Para continuar el proceso, el usuario debe presionar el botón Siguiente ubicado en la parte
inferior derecha de la interfaz.
En este punto, el sistema despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz que permite asignar las
cantidades correspondientes de artículos a bodegas de Inventario específicas de la empresa. Para
confirmar la agrupación de artículos por bodegas presione el botón Aceptar ubicado en la parte
inferior derecha de la ventana.
Imagen 35 Importaciones: Entrada de Artículos Importados.
135 |
Luego de establecer debidamente las cantidades por bodega, el sistema despliega la información
Contable Local que será afectada mediante este movimiento. Para finalizar el movimiento de
Cierre de Importación, el usuario debe presionar la tecla ENTER en una transacción en blanco, y
confirmar la ventana sobrepuesta a la interfaz.
Imagen 36 Importaciones: Información Contable Local.
El sistema listara de manera sobrepuesta a la interfaz, la información Contable NIIF afectada

mediante el documento Cierre de Importación, presione la tecla ENTER en una transacción en
blanco y confirme el mensaje desplegado por el sistema.
Imagen 37 Importaciones: Información Contable NIIF.
136 |
PRESUPUESTO PRIVADO DOCUMENTOS PRESUPUESTO PRIVADO
Serie de documentos que permiten al usuario realizar una completa gestión sobre el módulo de
Presupuesto Privado. Esta condición, (privado o público) se define en la creación de la empresa
anfitriona. Para efectuar la acción de manera adecuada, es decir ingresar y gestionar la
información que se halle y corresponda al presupuesto privado, el usuario debe tener configurada
todas las opciones presentes en el Modulo Presupuesto y las establecidas en Parametros
Particulares Presupuesto. Recuerde: En este punto, el sistema utilizara las estructuras definidas
por parte del usuario los diferentes procedimientos, por ejemplo, Centros Presupuestales.
Nota: Más información correspondiente a la configuración, diríjase al documento Manual de
Usuario Helisa NIIF proceso Parametros Particulares procedimientos Presupuesto.
Toda la gestión de información de Presupuesto Privado se realiza mediante este módulo (Asentar
Libros). En el módulo Presupuesto, el sistema solo listara procedimientos de configuración y
visualización de consultas e informes de la información gestionada por este medio.
Tenga en cuenta, que los documentos se deben realizar en un orden específico para no
comprometer la integridad del presupuesto.
DEFINICION PRESUPUESTAL
Documento que permite realizar la debida asignación de los valores correspondientes a los rubros
que van a ser afectados por parte de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Este
documento se puede realizar varias veces.
Para realizar de manera exitosa el documento Definición Presupuestal, el usuario debe establecer
la configuración establecida en el Modulo de Presupuesto.
Recuerde: Si desea eliminar el documento Definición Presupuestal, diríjase al módulo Parametros

e ingrese a la pestaña Utilidades donde debe ubicar el proceso Modificación de Documentos
procedimiento Presupuesto, en este punto, el usuario debe marcar el documento Definición
Presupuestal y eliminar los registros.
Más información, documento Manual de Usuario Helisa NIIF.
Para iniciar la gestión del documento, el sistema ofrece dos opciones de tipo de Captura para el
ingreso de presupuesto:
 Transaccional: Opción que permite efectuar el proceso de selección de rubros de una

manera más específica. Al seleccionar este tipo de Captura, el sistema despliega un
documento de captura con los siguientes columnas:
 Rubro: Casilla que permite la selección de un rubro específico. Para desplegar la
Lista de Rubros ingresados en el sistema, presione la combinación de teclas CTRL +
ENTER. De inmediato el sistema desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz
con el Árbol Presupuestal para establecer un rubro en específico mediante la tecla
ENTER o doble clic.
137 |
Imagen 01 Presupuesto: Definición Presupuestal, Selección de Rubros.
 Centro Presupuestal: Columna informativa que despliega el nombre del Centro de

Costo que se encuentra asignado a un rubro en específico. Recuerde: Para
gestionar los Centros de Costo diríjase al documento Modulo Administrador
pestaña Centros de Costo. Luego de crear los Centros de Costo, el usuario los
debe asignar a cada Rubro, más información Documento Modulo Presupuesto
Privado procedimiento Árbol Presupuestal (Estructura de Presupuesto) opción
Asociar a… pestaña Centros.
 VALOR: Columna que permite establecer y distribuir el valor presupuestado para
el rubro. Más adelante se explica a manera detallada la distribución.
Recuerde: El sistema solo permite la selección de rubros auxiliares, en ningún
momento es posible elegir un rubro mayor, ya que este proceso no permite hacer
la redistribución presupuestal de esta manera. Si desea o requiere efectuarla de
esta manera, aborte el documento y seleccione por Tipo de Captura, Estructural.
 Estructural: Opción que permite realizar el proceso de asignación y distribución
presupuestal de una manera más ágil, ya que lista todos los rubros que se encuentran
creados o insertados en la empresa en gestión. Al seleccionar el tipo de captura
Estructural, el sistema despliega las siguientes columnas:
 Árbol Presupuestal: Columna que lista todos los rubros que se encuentran
creados en el sistema sin importar la Estructura Presupuestal a la cual pertenecen.
En esta columna, el sistema también lista los Centros de Costo que se encuentran
asociados a cada rubro.
 Valor: Columna que permite establecer y distribuir el valor presupuestado para el
rubro establecido. Más adelante se explicara detalladamente la distribución de
presupuesto.
Recuerde: El usuario solo puede afectar rubros auxiliares, en caso de seleccionar
un rubro mayor, el sistema le listara todos los rubros que lo componen para
realizar la respectiva distribución entre los mismos del valor presupuesto
establecido para el rubro mayor.
138 |
Imagen 02 Presupuesto: Definición Presupuestal, Estructural.
Luego de visualizar y aprender de los tipos de Captura ofrecidos para la definición Presupuestal, el
usuario debe realizar la Distribución de Valores en los periodos requeridos o necesarios.
Nota: La distribución de Valores aplica de igual manera para ambos tipos de Captura.
Al definir una cantidad en la columna valor y pulsar la tecla ENTER, el sistema desplegara una
ventana sobrepuesta a la interfaz que tiene por función la definición de los Periodos que se van a
afectar mediante el valor establecido anteriormente. La ventana está compuesta por los siguientes
atributos, tanto informativos como de configuración:
 Rubro Afectado: Informa del nombre del rubro seleccionado.

 Centro Afectado: Informa del centro que tiene asignado el rubro seleccionado.
 Valor Afectado: Visualiza el valor establecido en la interfaz principal del documento en la
columna valor.
 Periodo: Persiana de única selección que lista los meses de los próximos dos años a partir
de la fecha, es decir, si la empresa desea realizar la definición presupuestal en el mes de
enero de 2014, el sistema listara los meses hasta diciembre de 2015.
 Valor: Campo de texto que permite definir el valor presupuestado del rubro seleccionado
en el mes establecido en la columna anterior. Recuerde: El valor debe ser inferior al Valor
Afectado. Nota: Este forma de distribución es manual y puede llegar a ser desconforme
entre meses.
 Justificación: Motivo o razón por la cual se realiza la asignación de presupuesto al rubro en
el periodo de tiempo indicado. Campo únicamente informativo, no obligatorio.
Recuerde: El valor distribuido en los meses debe ser igual al Valor Afectado establecido en la
interfaz principal, en caso de no ser así, el sistema informara del acontecimiento. Para invocar el
valor diferencia en un mes correspondiente presione la tecla D.
139 |
Imagen 03 Presupuesto: Definición Presupuestal, Periodos a Afectar.
El sistema también permite realizar la definición del Valor Afectado de manera automática, para
ejecutar esta acción el usuario debe presionar clic derecho en la parte inferior de la ventana
sobrepuesta y seleccionar la opción Asignar Valores en Serie.
De inmediato se despliega una ventana de configuración para los valores en serie, que contiene los
siguientes atributos:
 Periodos: Campo que permite la captura de un número, equivalente en el número de

meses que será divido el Valor Afectado establecido por el usuario.
 Valor: Campo que despliega el valor calculado a partir del Valor Afectado y el número de
periodos establecidos. Si desea aumentar o disminuir el valor, el sistema lo permite hacer,
la única diferencia es que la sumatoria contenida en el Valor Afectado puede presentar
una variación.
Imagen 04 Presupuesto: Definición Presupuestal, Valores en Serie.
140 |
Para confirmar los cambios realizados, presione el botón Aceptar ubicado en la parte inferior
derecha de la pantalla.
Imagen 05 Presupuesto: Definición Presupuestal, Periodos a Afectar por Periodos en Serie.
Al concluir la distribución mediante la presión de la tecla ENTER en el último registro, el sistema

desplegara un mensaje de confirmación de la modificación del Valor Afectado por la sumatorio del
Valor de los Periodos o valor distribuido.
Nota: Este procedimiento se debe realizar para cada rubro que se desee incluir en la Definición
Presupuestal.
Recuerde: En caso de realizar una Definición de Presupuesto sobre rubros que ya se les ha
realizado el proceso, el sistema despliega la distribución en la parte inferior de la ventana, como se
muestra a continuación.
Imagen 06 Presupuesto: Definición Presupuestal, Documentos Registrados con el Rubro.
141 |
El sistema no permite la modificación del presupuesto, en este caso nos desplegara un mensaje de
error, informando de la existencia de la distribución de Valor Efectuado del rubro.
Imagen 07 Presupuesto: Definición Presupuestal, Restricción modificación de Rubro.
En caso de establecer el Valor a Afectar, a un rubro mayor, el sistema desplegara una pequeña
ventana que contiene todos los rubros afectables para realizar la debida distribución del valor
como se explicó anteriormente.
Imagen 08 Presupuesto: Definición Presupuestal, Ingreso de Valores a Rubros Afectables.
Recuerde: Esta tipo de configuración y asignación de valores solo se permite en el tipo de

captura Estructural.
Nota: En el costado derecho parte inferior, el sistema lista en cualquiera de los dos tipos de
captura el valor total del documento, es decir el valor efectuado que se despliega en la columna
Valor de cada rubro. El sistema realiza una sumatoria general de todos los rubros que se hayan
visto afectados por el documento en gestión.
142 |
Para finalizar el documento presione el botón Grabar ubicado en la parte inferior derecha de la
interfaz principal de la Definición de Presupuesto y confirme el mensaje desplegado.
Imagen 09 Presupuesto: Definición Presupuestal, Finalización Documento.
ADICION PRESUPUESTAL
Documento que permite agregar un valor especifico a un rubro determinado que será utilizado
para ser presupuestado como un total. El documento de Adición Presupuestal se realiza cuando un
rubro y su valor presupuestal estipulado no cubren o requiere un valor mayor para cumplir con el
objetivo planteado. El usuario debe tener presente los rubros a realizar la adición presupuestal,
estos valores los puede visualizar mediante las consultas e informes ofrecidos por el modulo
Presupuesto. Más información documento Modulo Presupuesto.
Nota: Si ha realizado el documento y desea eliminarlo, diríjase al módulo Parametros pestaña

Utilitarios proceso Modificación de Documentos procedimiento Presupuesto y seleccione el ítem
Adición presupuestal. Más información, documento Manual de Usuario Helisa NIIF.
Recuerde: Este documento se puede efectuar en cualquier momento desde que ya se haya
realizado el documento Definición Presupuestal.
Al seleccionar el documento, el sistema ofrece dos opciones de realizar el ingreso de adiciones

presupuestales a un rubro determinado, mediante tipos de captura:

documento de captura de Adiciones Presupuestales con los siguientes columnas:
ENTER o doble clic.
143 |
Imagen 10 Presupuesto: Adición Presupuestal, Selección de Rubros.

 VALOR: Columna que permite establecer y distribuir el valor adicionado para el
rubro. Más adelante se explica a manera detallada la distribución.
la redistribución presupuestal de esta manera. Si desea o requiere efectuarla de
esta manera, aborte el documento y seleccione por Tipo de Captura, Estructural.
 Estructural: Opción que permite realizar el proceso de adición y distribución presupuestal
de una manera más ágil, ya que lista todos los rubros que se encuentran creados o
insertados en la empresa en gestión. Al seleccionar el tipo de captura Estructural, el
sistema despliega las siguientes columnas:
 Valor: Columna que permite establecer y distribuir el valor a adicionar para el
presupuesto.
144 |
Imagen 11 Presupuesto: Adición Presupuestal, Estructural.
Luego de visualizar y aprender de los tipos de Captura ofrecidos para la Adición Presupuestal, el
afectar mediante el valor establecido anteriormente para adicionar. La ventana está compuesta
por los siguientes atributos, tanto informativos como de configuración:

columna valor.
de la fecha, es decir, si la empresa desea realizar la adición presupuestal en el mes de
 Valor: Campo de texto que permite definir el valor a adicionar al presupuesto del rubro
seleccionado en el mes establecido en la columna anterior. Recuerde: El valor debe ser
inferior al Valor Afectado. Nota: Este forma de distribución es manual y puede llegar a ser
desconforme entre meses.
 Justificación: Motivo o razón por la cual se realiza la adición presupuestal al rubro en el
periodo de tiempo indicado. Campo únicamente informativo, no obligatorio.
145 |

una variación.
Imagen 12 Presupuesto: Adición Presupuestal, Valores en Serie.
Nota: En la parte inferior de la ventana, el sistema dispone de un icono

para visualizar todos los movimientos de adición presupuestal que se han realizado en el rubro en
gestión.
Imagen 13 Presupuesto: Adición Presupuestal, Adiciones a Rubro.
146 |
Nota: Este procedimiento de asignación de valores a adicionar por periodos, se debe realizar para
todos los rubros que se deseen gestionar en el documento Adición Presupuestal.
Para finalizar el documento diríjase a la parte inferior derecha y presione el botón Grabar, acción
que despliega una ventana de confirmación que debe ser aceptada en caso de estar seguro de
ejecutar la acción.
Imagen 14 Presupuesto: Adición Presupuestal, Confirmación de Documento.
REDUCCION PRESUPUESTAL
Documento que permite disminuir un valor especifico a un rubro determinado que será utilizado
para ser presupuestado como un total. El documento de Reducción Presupuestal se realiza cuando
un rubro y su valor presupuestal no son requeridos o necesarios para cumplir con el objetivo
planteado. El usuario debe tener presente los rubros a realizar la reducción presupuestal, estos
valores los puede visualizar mediante las consultas e informes ofrecidos por el modulo
Presupuesto. Más información documento Modulo Presupuesto.
Nota: Si ha realizado el documento y desea eliminarlo, diríjase al módulo Parametros pestaña

Utilitarios proceso Modificación de Documentos procedimiento Presupuesto y seleccione el ítem
Adición presupuestal. Más información, documento Manual de Usuario Helisa NIIF.
Recuerde: Este documento se puede efectuar en cualquier momento desde que ya se haya
realizado el documento Definición Presupuestal.
Al seleccionar el documento, el sistema ofrece dos opciones de realizar el ingreso de adiciones

presupuestales a un rubro determinado, mediante tipos de captura:

documento de captura de Reducciones Presupuestales con los siguientes columnas:
147 |

ENTER o doble clic.
Imagen 15 Presupuesto: Reducción Presupuestal, Selección de Rubros.

 VALOR: Columna que permite establecer y distribuir el valor disminuido para el
la redistribución de reducción presupuestal de esta manera. Si desea o requiere
efectuarla de esta manera, aborte el documento y seleccione por Tipo de Captura,
Estructural.
 Estructural: Opción que permite realizar el proceso de reducción y distribución
presupuestal de una manera más ágil, ya que lista todos los rubros que se encuentran
presupuesto.
148 |

Imagen 16 Presupuesto: Reducción Presupuestal, Estructural.
Luego de visualizar y aprender de los tipos de Captura ofrecidos para la Reducción Presupuestal, el

columna valor.
 Valor: Campo de texto que permite definir el valor a reducir al presupuesto del rubro
 Justificación: Motivo o razón por la cual se realiza la reducción presupuestal al rubro en el
149 |

una variación.
Imagen 17 Presupuesto: Reducción Presupuestal, Valores en Serie.

para visualizar todos los movimientos de traslado que se han realizado con los rubros en gestión.
Imagen 18 Presupuesto: Reducción Presupuestal, Documentos Registrados.
150 |
Nota: Este procedimiento de asignación de valores a adicionar por periodos, se debe realizar para
todos los rubros que se deseen gestionar en el documento Adición Presupuestal.
Para finalizar el documento diríjase a la parte inferior derecha y presione el botón Grabar, acción
que despliega una ventana de confirmación que debe ser aceptada en caso de estar seguro de
ejecutar la acción.
Imagen 19 Presupuesto: Reducción Presupuestal, Confirmación de Documento.
TRASLADO PRESUPUESTAL
Documento que permite trasladar cierto valor de un rubro determinado para ser utilizado en otro
rubro. Para efectuar este traspaso de presupuesto entre rubros, el sistema ofrece al usuario la
posibilidad de realizar una adición y disminución de presupuesto automáticamente, ya que al
realizar traslados el sistema debe descontar de un rubro para adicionar a otro. Para ejecutar el
documento el usuario debe seleccionarlo y luego de esto, configurar las siguientes columnas del
formato del documento:
 Rubro: Columnas que permiten definir el rubro tanto de origen como destino que será
utilizado para la disminución y aumento presupuestal, respectivamente. Para desplegar el
Árbol Presupuestal que contiene los rubros, el usuario debe presionar la combinación de
teclas CTRL + ENTER o el icono ubicado al final del campo. El usuario puede seleccionar
el rubro a utilizar mediante la tecla ENTER o doble clic. Recuerde: Este procedimiento se
debe realizar tanto para el Rubro Origen como el Rubro Destino.
 Centro Presupuestal: Columna visual que informa del nombre de Centro de Costo que se
encuentra ligado con el rubro seleccionado. Recuerde: Para gestionar los Centros de Costo
diríjase al documento Modulo Administrador pestaña Centros de Costo. Luego de crear
los Centros de Costo, el usuario los debe asignar a cada Rubro, más información
Documento Modulo Presupuesto Privado procedimiento Árbol Presupuestal (Estructura
de Presupuesto) opción Asociar a… pestaña Centros.
151 |
Imagen 20 Presupuesto: Traslado Presupuestal, Selección de Rubro Origen/Destino.
Luego de establecer los dos rubros a ser afectados, el usuario debe establecer el Valor a trasladar
en la columna Valor. En este momento, el sistema despliega la ventana de distribución con las
siguientes características:

columna valor.
 Valor: Campo de texto que permite definir el valor a trasladar al presupuesto del rubro
 Justificación: Motivo o razón por la cual se realiza el traslado presupuestal al rubro destino
en el periodo de tiempo indicado. Campo únicamente informativo, no obligatorio.
152 |

meses que será divido el Valor Afectado del traslado establecido por el usuario.
una variación.
Imagen 21 Presupuesto: Traslado Presupuestal, Periodos a Afectar.

para visualizar todos los movimientos de traslados que se han realizado con los rubros en gestión.
Imagen 22 Presupuesto: Traslado Presupuestal, Documentos Registrados.
Nota: Este procedimiento de asignación de valores a trasladar por periodos, se debe realizar para
todos los rubros que se deseen gestionar en el documento Traslado Presupuestal.
153 |
Para finalizar el documento Traslado Presupuestal, el usuario debe dirigirse a una fila o transacción
en blanco y pulsar la tecla ENTER.
Imagen 23 Presupuesto: Traslado Presupuestal, Confirmación Documento.
De inmediato se desplegara un mensaje sobrepuesta a la interfaz, para la confirmación de la

inserción del documento que se encuentra en gestión. Recuerde: El sistema puede presentar
inconvenientes en los Traslados Presupuestales por el tope establecido en cada uno de ellos en la
creación por el modulo. En caso de desplegarse el mensaje, favor revisar el formulario del rubro.
Más información, documento Modulo Presupuesto procedimiento Estructura de Presupuesto
para Ingresos / Gastos y Costos.
INGRESO DE APROPIACIONES
Documento que permite realizar y establecer la apropiación a un rubro en un periodo de tiempo
determinado en meses por parte del usuario en la distribución. Al realizar un ingreso de
apropiaciones, el sistema toma el valor establecido para el rubro y lo almacena, pero igualmente
dicho valor aún no ha sido apropiado, es decir que todavía puedo utilizar el valor total de mi rubro.
Para iniciar la gestión del documento Ingreso de Apropiaciones, el usuario debe establecer el tipo
de Captura que utilizara para llevar a cabo la gestión de la apropiación:

documento de captura de Ingreso de Apropiaciones con los siguientes columnas:
ENTER o doble clic.
154 |
Imagen 24 Presupuesto: Ingreso de Apropiaciones, Selección de Rubros.

 VALOR: Columna que permite establecer y distribuir el valor apropiado para el
la redistribución de apropiación presupuestal de esta manera. Si desea o requiere
Estructural.
 Estructural: Opción que permite realizar el proceso de ingreso y distribución de la
apropiación de una manera más ágil, ya que lista todos los rubros que se encuentran
presupuesto.
155 |
Imagen 25 Presupuesto: Ingreso de Apropiaciones, Estructural.
Luego de visualizar y aprender de los tipos de Captura ofrecidos para la Ingreso de Apropiaciones,
el usuario debe realizar la Distribución de Valores en los periodos requeridos o necesarios.

columna valor.
 Valor: Campo de texto que permite definir el valor a reducir al presupuesto del rubro
 Justificación: Motivo o razón por la cual se realiza la reducción presupuestal al rubro en el
156 |

una variación.
Imagen 26 Presupuesto: Ingreso de Apropiaciones, Periodos a Afectar.

para visualizar todos los movimientos de apropiación que se han realizado con los rubros en
gestión.
Imagen 27 Presupuesto: Ingreso de Apropiaciones, Documentos Registrados.
Para finalizar el documento, el usuario debe presionar el botón Grabar ubicado en la parte inferior
derecha en el tipo de Captura por Estructura, en caso de manejar un tipo de Captura
157 |
Transaccional, el usuario debe seleccionar una línea o transacción en blanco y presionar la tecla
ENTER, en este momento en ambos tipos de captura, el sistema desplegara un mensaje de
confirmación.
Imagen 28 Presupuesto: Ingreso de Apropiaciones, Finalización Documento.
LEGALIZACION APROPIACIONES
Documento que permite apartar o hacer aplicable el Ingreso de Apropiación realizado mediante el
documento anterior que afectan los rubros establecidos en el mismo. Para ejecutar el documento
Legalización Apropiaciones, el usuario o empresa debe tener creado al menos un documento de
Ingreso de Apropiación. Para iniciar el proceso de Legalización de Apropiación, el sistema dispone
de dos tipos de captura:

documento de captura de Legalización Apropiaciones con los siguientes columnas:
ENTER o doble clic.
158 |
Imagen 29 Presupuesto: Legalización de Apropiaciones, Transaccional.

Estructural.
 Estructural: Opción que permite realizar el proceso de ingreso y distribución de la
Imagen 30 Presupuesto: Legalización de Apropiaciones, Estructural.
159 |

presupuesto.
Luego de visualizar y aprender de los tipos de Captura ofrecidos para la Legalización de

Apropiaciones, el usuario debe realizar la Distribución de Valores en los periodos requeridos o
necesarios.
Para realizar la Legalización de las apropiaciones, se deben seguir los siguientes pasos:
 Debe seleccionar cualquier rubro que se le hayan realizado un Ingreso de Apropiaciones y

pulsar la tecla ENTER.
 De inmediato se despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz, que contiene todos los
registros de documento y los valores correspondientes ingresados de apropiaciones para
el rubro seleccionado. El sistema dispone de algunas columnas a modo visual, en cambio
la última columna nombrada Valor a Legalizar es modificable; es en esta columna donde el
usuario debe establecer el valor que será legalizado de la provisión del rubro seleccionado.
Para invocar el valor total de la apropiación presione la tecla D.
Imagen 31 Presupuesto: Legalización de Apropiaciones, Lista de Apropiaciones Existentes por Rubro.
 Luego de establecer el valor a legalizar para todos los rubros requeridos, el usuario debe
dirigirse a la parte inferior derecha y presionar el botón Grabar en caso de manejar tipo de
Captura Estructural, en caso de manejar tipo de Captura Transaccional, el usuario debe
dirigirse a la última fila o transacción y pulsar la tecla ENTER.
160 |
 En este punto, el sistema despliega un mensaje de confirmación que debe ser aceptado en
caso de estar seguro de realizar la Legalización de la Apropiación.
Imagen 32 Presupuesto: Legalización de Apropiaciones, Confirmación Documento.
Recuerde: Las legalizaciones de Apropiaciones se realizan a partir de Ingresos de Apropiaciones,

en rubros en específico en ambos documentos.
LIBERACION DE APROPIACIONES
Documento que permite liberar una apropiación legalizada a un rubro específico. Este documento
permite utilizar de nuevo el valor establecido de apropiación de un rubro legalizado. Recuerde: El
usuario o empresa debe haber realizado por lo menos un documento de Legalización de
Apropiaciones para poder realizar la liberación de un rubro que se encuentre incluido en este
documento. Para iniciar el proceso de Liberación de apropiaciones, el sistema dispone de dos tipos
de captura de información:

documento de captura de Liberación Apropiaciones con los siguientes columnas:
ENTER o doble clic.
161 |
Imagen 33 Presupuesto: Liberación de Apropiaciones, Transaccional.

Estructural.
 Estructural: Opción que permite realizar el proceso de liberación y distribución de la
 Valor: Columna que permite establecer y distribuir el valor a liberar de
apropiación para el rubro establecido. Más adelante se explicara detalladamente
la distribución de presupuesto. Esta distribución solo se podrá realizar en los
documentos de Legalización Apropiación listados por el sistema.
162 |
Imagen 34 Presupuesto: Liberación de Apropiaciones, Estructural.
Luego de visualizar y aprender de los tipos de Captura ofrecidos para la Legalización de

Apropiaciones, el usuario debe realizar la Liberación de Valores según las apropiaciones existentes.
Para realizar la Liberación de las apropiaciones, se deben seguir los siguientes pasos:
 Debe seleccionar cualquier rubro que se le hayan realizado una Legalización de

Apropiaciones y pulsar la tecla ENTER.
 De inmediato se despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz, que contiene todos los
registros de documentos y los valores correspondientes ingresados de apropiaciones para
el rubro seleccionado. El sistema dispone de algunas columnas a modo visual, en cambio
la última columna nombrada Valor a Liberar es modificable; es en esta columna donde el
usuario debe establecer el valor que será liberado de la provisión del rubro seleccionado.
Para invocar el valor total de la apropiación presione la tecla D.
Imagen 35 Presupuesto: Liberación de Apropiaciones, Lista Legalizaciones Existentes por Rubro.
163 |
 Luego de establecer el valor a liberar para todos los rubros requeridos, el usuario debe
dirigirse a la parte inferior derecha y presionar el botón Grabar en caso de manejar tipo de
Captura Estructural, en caso de manejar tipo de Captura Transaccional, el usuario debe
dirigirse a la última fila o transacción y pulsar la tecla ENTER.
 En este punto, el sistema despliega un mensaje de confirmación que debe ser aceptado en
caso de estar seguro de realizar la Liberación de la Apropiación.
Imagen 36 Presupuesto: Liberación de Apropiaciones, Confirmación Documento.
Recuerde: Las legalizaciones de Apropiaciones se realizan a partir de Ingresos de Apropiaciones,

en rubros en específico en ambos documentos.
164 |

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MODULO ASENTAR LIBROS

Luego de establecer debidamente la configuración anterior, el usuario puede asentar el libro

EJEMPLO: La empresa PROAsistemas S.A. vende software contable orientado a diferentes

 Luego de crear la empresa, con la respectiva Actividad Económica a utilizar, el usuario

 Diríjase a Parametros Globales, y establezca los procedimientos necesarios:

 Luego debemos dirigirnos al módulo Inventarios, y crear nuestros artículos, productos a

 En caso de aplicar descuentos condicionados a clientes en específico, se deben crear las

Luego de tener existencias el usuario puede efectuar a cabalidad la Factura de Venta de un

Recuerde: El sistema puede presentar inconvenientes, en caso de no tener establecidos

A continuación se realiza la explicación explicita de cada módulo, con ejemplos prácticos de

CONTABILIDAD DOCUMENTOS CONTABILIDAD

 Cambio de Política Contable.

Imagen 01 Asentar Libros: Contabilidad.

NOTA: Este formato es aplicable para los siguientes documentos:

 Comprobante Cuenta de Contabilidad.

Imagen 02 Asentar Libros: Librería de Documentos.

Imagen 03 Asentar Libros: Remplazar.

 Impuestos: Opción que permite aplicarle un impuesto a cualquier cuenta que se

Imagen 04 Asentar Libros: Tabla de Impuestos.

Al visualizar de nuevo las transacciones efectuadas en el documento, se notara la inclusión

Imagen 05 Asentar Libros: Valor Base del Impuesto.

 Grabar Documento: Procedimiento que permite guardar el documento en proceso. Al

 Seleccionar el documento Captura de Provisiones.

Imagen 06 Asentar Libros: Captura de Provisiones.

Imagen 07 Asentar Libros: Captura de Provisiones Puntual.

Para almacenar la definición de provisión efectuada presione el botón Aceptar de

Imagen 08 Asentar Libros: Captura de Provisiones, selección de Centro de Costo.

El sistema de inmediato iniciara el proceso de provisión de manera automática,

Imagen 09 Asentar Libros: Captura de Provisiones, Automáticamente.

Al finalizar el procedimiento, se desplegara un mensaje de ejecución exitosa.

Imagen 10 Asentar Libros: informe de Provisión Automática.

El sistema permite ejecutar un documento tipo Cancelación de Terceros, que se encarga de

Al finalizar el proceso el sistema desplegara una ventana de “Cancelación de Terceros ha

Imagen 11 Asentar Libros: Cancelación de Terceros.

Imagen 12 Asentar Libros: Cambio Política Contable.

Al finalizar el documento, el sistema despliega un formulario parecido al presente en la gestión de

Imagen 13 Asentar Libros: Creación Políticas Contables.

Recuerde: Cada transacción de documento debe contener un centro de costo asociado.

Imagen 14 Asentar Libros: Definición de Interés Corriente.

ACTIVOS FIJOS DOCUMENTOS ACTIVOS FIJOS

Procedimiento que permite al usuario realizar los documentos correspondientes al módulo de

Imagen 01 Activos Fijos: Amortización y Depreciación.

Al seleccionar este documento, el usuario debe realizar los siguientes pasos:

 Activos Disponibles: En esta columna el sistema despliega la lista de registros de

Imagen 02 Activos Fijos: Selección de Activos a dar de Baja.

Para mover activos disponibles a la columna de Activos a Dar de Baja selecciónelos

Imagen 03 Activos Fijos: Selección de Concepto de Baja.

Imagen 04 Activos Fijos: Concepto de Baja de Activo.

Para continuar el proceso se debe presionar el botón Aceptar ubicado en la parte

Imagen 05 Activos Fijos: Movimiento Contable Baja de Activo.

Imagen 06 Activos Fijos: Selección de Opción para dar de Baja.

Al confirmar el documento en NIIF, el sistema despliega la acción a realizar, para el

Imagen 07 Activos Fijos: Selección de Compra de Activo Fijo.

Luego de seleccionar el documento Cambio de Estado, el sistema desplegara una interfaz de

Imagen 08 Activos Fijos: Selección de Activo para Cambio de Estado.

Al seleccionar la PLACA de Activo, el sistema despliega la lista de Estados Disponibles para

Imagen 09 Activos Fijos: Selección de Nuevo Estado del Activo.

 DESCRIPCION: Columna que informa del nombre de la Placa Seleccionada.

Imagen 10 Activos Fijos: Selección de Tercero.

 Luego de seleccionar el documento correspondiente al Conteo Fisco de Activos, el sistema

 En la parte superior dispone de la columna ARCHIVOS que se encarga de la