CASOS DE ESTUDIO PARA FINES ACADÉMICOS

FACULTAD DE CIENCIAS, INGENIERIAS, FISICAS Y FORMALES

CURSO: SISTEMAS DE ORGANIZACIONES INDUSTRIALES

LA FUNCION DE ORGANIZACION Y METODOS. METODOLOGIA DE LOS

PROCESOS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO.

NUEVOS AIRES S.A. - Caso de Estudio

1. NUEVOS AIRES S.A. actúa en nuestro medio desde el año 2001, realizando actividades
construcción de viviendas. La empresa comenzó su accionar en forma muy reducida pero,
con el pasaje del tiempo, debido a la calidad de sus trabajos, a la correcta atención de sus
clientes y al estricto cumplimiento en los compromisos asumidos, fue creciendo en forma
importante, transformándose en una de las más reconocidas empresas del ramo.

Su crecimiento comercial no fue acompañado de la adaptación administrativa necesaria, por

lo que desde hace aproximadamente 3 años enfrenta serios problemas de organización y
administración. El Directorio ha insistido frente a José Gonzales, Gerente General de
NUEVOS AIRES S.A., para que ponga en práctica acciones que otorguen a la empresa el
prestigio que obtuvo en sus primeros años de vida.

En realidad, las unidades organizativas existentes en la empresa no tienen claramente

determinadas sus actividades, por lo que José Gonzales entendió conveniente desarrollar dos
acciones simultáneas: en primer lugar crear una unidad interna de Organización y Métodos y
en segundo lugar listar las principales actividades que se cumplen actualmente más las que
debería cumplir, a su criterio, la unidad de Organización y Métodos.

2. El listado de actividades confeccionado por el Gerente General es el siguiente:

1. Diseñar la estructura organizativa de la empresa.
2. Confeccionar un registro de proveedores.
3. Asesorar técnicamente en la compra de nuevos computadores para la administración.
4. Analizar y diseñar los procedimientos administrativos de la empresa.
5. Determinar la dotación de personal necesaria para las distintas unidades integrantes de
la estructura organizativa de la empresa.
6. Registrar la asistencia del personal.
7. Planificar las ventas.
8. Supervisar las tareas diarias realizadas por los vendedores.
9. Presupuestar los trabajos gráficos encomendados por los clientes.
10. Facturar los trabajos realizados.
11. Cobrar las facturas y pagar a los proveedores.
12. Confeccionar un presupuesto financiero semestral.
13. Redactar un proyecto de reglamento interno de personal.
14. Coordinar las actividades entre las áreas de Producción, Ventas y Finanzas.
15. Analizar y sugerir cambios en la disposición física actual.

3. Otra de las inquietudes de José Gonzales es el continuo retraso que se produce en la ejecución
de las tareas administrativas. Las investigaciones por él realizadas le permitieron establecer
que las causas de dichos retrasos radicaban en la superposición o duplicación de actividades
en algunas unidades organizativas y en la falta de claridad en las relaciones entre las mismas.
Llegó al convencimiento también, que la indefinición del rol de cada empleado y el
desconocimiento de las tareas específicas que deben cumplir, obstaculizaba el
funcionamiento administrativo y colaboraba en los retrasos enunciados.

4. Si bien José Gonzales adoptó la decisión de crear la unidad interna de Organización y

Métodos, tenía algunas dudas respecto a los resultados a esperar de la misma. Dichas dudas
provenían de la conversación que había mantenido con su amigo Augusto Baca, que era
Gerente de Administración de una empresa similar. Baca le comentó la experiencia que vivió
su empresa, hace 3 años, cuando recurrió al asesoramiento de un joven Analista de Sistemas
 para la solución de problemas organizativos y debió rechazar el informe final presentado por
el mismo con las siguientes observaciones:
 la propuesta realizada contemplaba la incorporación de tecnología y recursos humanos
que excedían las posibilidades financieras de la empresa;
 uno de los problemas planteados -atrasos en la facturación- no había sido resuelto;
 la propuesta recomendaba una nueva estructura orgánica para la empresa pero no definía
la distribución del trabajo dentro de cada unidad;
 las funciones que se asignaban a la Gerencia General violaban los estatutos de la
sociedad anónima;
 el informe fue entregado 90 días después de la fecha prevista;

SE SOLICITA:

1) IDENTIFICAR, en la lista de actividades, las correspondientes a la función de

Organización y Métodos.

2) IDENTIFICAR a qué otras unidades de la empresa asignaría las actividades que no

corresponden a la función de Organización y Métodos.

3) EXPRESAR qué información buscaría obtener para arribar a un correcto diagnóstico de la

situación planteada en el punto 3 del caso de estudio y DETERMINAR qué método de
relevamiento utilizaría para obtener esa información.

4) IDENTIFICAR qué etapa o etapas de la metodología de mejoramiento

administrativo no ha cumplido correctamente el Analista de Sistemas, de acuerdo a lo
planteado en el punto 4 del caso de estudio, y EXPLICAR los posibles motivos del
incorrecto cumplimiento.

1. IDENTIFICAR, en la lista de actividades, las correspondientes a la

función de Organización y Métodos.

1. Diseñar la estructura organizativa de la empresa.

2. Confeccionar un registro de proveedores.
3. Asesorar técnicamente en la compra de nuevos computadores para la
administración.
4. Analizar y diseñar los procedimientos administrativos de la empresa.
14. Coordinar las actividades entre las áreas de Producción, Ventas y Finanzas.
15. Analizar y sugerir cambios en la disposición física actual.

2. IDENTIFICAR a qué otra unidad de la empresa asignaría las actividades

que no corresponden a la función de Organización y Métodos.

5. Determinar la dotación de personal necesaria para las distintas unidades

integrantes de la estructura organizativa de la empresa. (RR. HH)
6. Registrar la asistencia del personal. (RR. HH)
7. Planificar las ventas. (VENTAS)
8. Supervisar las tareas diarias realizadas por los vendedores(VENTAS)
9. Presupuestar los trabajos gráficos encomendados por los clientes. (VENTAS)
10. Facturar los trabajos realizados. (FINANZAS)
11. Cobrar las facturas y pagar a los proveedores. (FINANZAS)
12. Confeccionar un presupuesto financiero semestral. (FINANZAS)
 13. Redactar un proyecto de reglamento interno de personal. (RR. HH)
3. EXPRESAR qué información buscaría obtener para arribar a un
correcto diagnóstico de la situación planteada en el punto 3 del caso
de estudio y DETERMINAR qué método de relevamiento utilizaría para
obtener esa información

 Recopilar información acerca de que actividades realiza el personal

administrativo, y saber cuáles son las principales causas de que exista una
mala relación y comunicación entre estas unidades organizativas.
 Para tener esta información y poder utilizarla para mejorar el control de
operaciones de esta organización se debería utilizar el método del cuestionario
conjuntamente con el método de las entrevistas. El método de entrevistas es
más directo para obtener información de las actitudes y percepciones de los
individuos y las personas tienden a ser más sinceras cuando hablan a que
cuando escriben.

4. IDENTIFICAR qué etapa o etapas de la metodología de mejoramiento

administrativo no ha cumplido correctamente el Analista de
Organización y Métodos, de acuerdo a lo planteado en el punto 4 del
caso de estudio, y EXPLICAR los posibles motivos del incorrecto
cumplimiento.

Entre las etapas de la metodología de mejoramiento administrativo están:

- Preparación del estudio
- Relevamiento de información
- Diagnóstico de la situación actual
- Diseño de soluciones
- Informe final
- Implantación
El analista de organización y métodos no cumplió correctamente con una preparación
de estudio ya que no realizo un estudio a fondo del problema que se tenía en dicha
empresa. Si bien dio soluciones al problema estos generaban un gasto elevado al
que normalmente podía solventar la empresa. Por último, la entrega retrasada del
informe fue una clave para darse cuenta que las soluciones planteadas no iban a
traer mejoras en la empresa.
BIBLIOGRAFIA

LIBROS DE OYM:
JAVIER MARI, LOS PROCESOS Y LOS PROCEDIMINETOS
ADMINISTARTIVOS EN LAS ORGANIZACIONES (CURSO 2013)